2

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El Examen Especial a la cuenta bienes inmuebles de propiedad del Gobierno Central,

en la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, se efectuó en cumplimiento a la

Orden de Trabajo 07 de 4 de mayo de 2009, suscrita por el Auditor General, con cargo

al Plan Anual de Actividades para el año 2009.

Objetivos del examen

Generales

- Comprobar el grado de confiabilidad de los valores registrados en los estados

financieros del Gobierno Central en la cuenta bienes inmuebles.

- Verificar si los bienes inmuebles de propiedad de las entidades del Gobierno

Central que se encuentran registrados en sus estados financieros constan

físicamente y se hallan catastrados en los respectivos municipios y registradores

de la propiedad.

Específicos

- Comprobar que los estados financieros del Gobierno Central reflejen todos los

bienes inmuebles de su propiedad.

- Verificar que procedimientos adoptó el Ministerio de Finanzas para comprobar la

consistencia de la información ingresada en el sistema de los bienes inmuebles

de propiedad de las entidades del Gobierno Central.

3

Alcance del examen

El Examen Especial, comprendió el análisis de los bienes inmuebles de propiedad de

los siguientes Ministerios: Finanzas; Trabajo y Empleo; Educación; Desarrollo Urbano

y Vivienda; Defensa Nacional; Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca;

Transporte y Obras Públicas; Minas y Petróleos; Salud Pública; Inclusión Económica y

Social; por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2008,

en base a la información proporcionada por estas entidades, Subsecretaría de

Contabilidad Gubernamental, Registrador de la Propiedad de las ciudades de Quito,

Latacunga, Ambato, Dirección Metropolitana de Catastros del cantón Quito y Catastros

de los Municipios de Latacunga, Ambato y Riobamba.

La Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna de este Portafolio,

no efectuaron ningún examen al respecto.

Base Legal

El 5 de abril de 2001, con Acuerdo Ministerial 094 publicado en el Registro Oficial 306

de 16 del mismo mes y año, se expide el Reglamento Orgánico del Ministerio de

Economía y Finanzas, con el fin de establecer su administración a base de procesos y

subprocesos.

Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002 publicado en el Registro Oficial

5 de 22 de enero de 2003, se expidió el texto unificado de la principal legislación

secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se definen los procesos

sustantivos y para su funcionamiento, se especifica los procesos directivos de apoyo y

asesoría.

El Decreto Ejecutivo 854 publicado en el Registro Oficial 253 de 16 de enero de 2008,

sustituye la denominación de Ministerio de Economía y Finanzas por el de Finanzas,

también dispone que en todo cuerpo normativo hasta con un nivel jerárquico de

decreto ejecutivo, se lo remplace con el citado nombre.

4

Estructura Orgánica

El Decreto Ejecutivo 3410 publicado el 22 de enero de 2003, contiene el Texto

Unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas,

el libro III de la Organización y Administración del Ministerio en su texto presenta a la

Coordinación de Consolidación y Evaluación de los Estados Financieros del Sector

Público, dependiente de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, con la

siguiente estructura:

PROCESOS DIRECTIVOS : Ministro de Finanzas

Subsecretaría General de Finanzas

PROCESO SUSTANTIVO : Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental

SUBPROCESO SUSTANTIVO : Coordinación Consolidación y Evaluación de

Estados Financieros del Sector Público

SUBSECRETARIA GENERAL DE FINANZAS

Misión:

Ejecutar los planes y políticas presupuestarias, fiscales, crediticias y financieras

establecidos dentro de la política económica, dirigir el sistema de administración

financiera gubernamental y optimizar la administración de los recursos públicos.

Ámbito de acción:

a) Administrar el Sistema Financiero de Gestión Pública;

b) Administrar el Presupuesto General del Estado;

c) Ejecutar los cobros y pagos del sector público;

d) Mantener registros contables;

e) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.

5

SUBSECRETARIA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Misión:

Administrar el sistema de contabilidad gubernamental que permita disponer de los

estados financieros del sector público, proponer normas y directrices contables y

proporcionar asistencia técnica en materia de su competencia.

Ámbito de acción:

a) Generar, revisar y evaluar los estados financieros consolidados del sector público

no financiero;

b) Formular y mantener la normativa y directrices contables; y,

c) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.

COORDINACIÓN DE CONSOLIDACION Y EVALUACION DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS DEL SECTOR PÚBLICO

Misión:

Generar los estados financieros consolidados del sector público no financiero para

producir informes de resultados

Ámbito de acción:

a) Verificar consistencia de la información financiera presentada por las entidades del

sector público;

b) Generar y evaluar los estados financieros consolidados del sector público no

financiero;

c) Revisar y evaluar estados financieros por entidad del sector público no financiero;

6

d) Elaborar informes de los resultados de los estados financieros del sector público

no financiero; y,

e) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.

Monto de recursos analizados

El monto analizado corresponde al valor en libros e incluida en la información

proporcionada por las entidades seleccionadas como muestra, así:

ENTIDAD MONTO USD

MINISTERIO DE FINANZAS 3 294 360,99

MINISTERIO DE TRABAJO Y EMPLEO 2 581 656,92

MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA 5 629 077,77

MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL 20 995 639,85

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS 7 363 083,35

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA,

ACUACULTURA Y PESCA 3 283 753,27

MINISTERIO DE MINAS Y PETRÓLEOS 999 267,41

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 4 332 707,80

FUERZA TERRESTRE 266 362 855,02

FUERZA AÉREA 695 931 221,53

FUERZA NAVAL 1 050 249,31

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA *

MINISTERIO DE EDUCACIÓN **

TOTAL 1 011 823 873,22

* La entidad comunicó que no tiene registrado ningún valor por bienes inmuebles

** No proporcionó información de sus bienes

7

Servidores relacionados

La nómina de servidores que actuaron durante el período analizado se encuentra

detallada en anexo 1.

8

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Registro de inmuebles en el sistema de gestión financiera por parte de las

entidades públicas impide a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental

emitir observaciones al respecto

Analizada la información remitida a la Unidad de Auditoría Interna por varios

Ministerios sobre los bienes inmuebles que mantienen en sus registros, se observa

que los montos de éstos en algunos casos no guardan consistencia con el valor real

de los mismos y en otros no consta ningún valor, anexos 3 y 4, sin que la

Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental haya efectuado un análisis de la misma

y emitido observación alguna, debido a que la información de los registros y ejecución

presupuestaria de las entidades ejecutoras son ingresadas directamente por éstas al

eSIGEF, bajo la normativa del Sistema de Administración Financiera SAFI, siendo de

su entera y exclusiva responsabilidad, dificultando a la Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental el análisis de los saldos ingresados en el sistema, ocasionando que

las cuentas de bienes inmuebles de esas instituciones, así como los del Gobierno

Central se encuentren subvaloradas.

La normativa vigente durante el período analizado, en cuanto a las funciones que debe

cumplir la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, no se reformó de

conformidad con el avance tecnológico y utilización de herramientas informáticas que

automatizaron los procesos contables, manteniéndose ésta durante el período

analizado, sin embargo de que el eSIGEF fue implementado en enero de 2008.

El numeral 5.2.4.1 del Decreto 3410 con el cual se Expide el texto unificado de la

principal legislación secundaria del Ministerio de Finanzas en el 2003, establece los

ámbitos de acción para la Coordinación de Consolidación y Evaluación de los Estados

Financieros del Sector Público, de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental,

los literales a) y c) señalan:

9

“… a) Verificar consistencia de la información financiera presentada por las entidades del sector público; .- c) Revisar y evaluar estados financieros por entidad del sector público no financiero;…” El Auditor General mediante oficios requirió a las entidades sujetas a estudio, nos

informen si la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, efectuó alguna

observación a los valores presentados en sus estados financieros, en comunicaciones

recibidas afirman que la citada Subsecretaría no emitió ninguna opinión al respecto,

para mayor ilustración transcribimos parte de lo señalado por el Ministerio de

Educación, en oficio 035-DIRFIN-CONT de 6 de julio de 2009, suscrito por la Directora

Nacional Financiera:

“… En lo referente a si hubo alguna observación a los valores presentados en los estados financieros por parte de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, comunico que no se realizó ninguna observación…” Con oficio DAIMF-2009-622 de 23 de diciembre de 2009, el Auditor General solicitó a

la Coordinadora de Tecnología Informática, nos comunique si el módulo de inventarios

del eSIGEF se encuentra en funcionamiento y que tipo de reportes financieros entrega

este sistema para que la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, elabore los

estados financieros del Gobierno Central, en respuesta recibimos el oficio MF-SA-CTI-

2010-0005 de enero 6 de 2010, en donde manifiesta:

“…Con memorando N° MF-CTI-2009-1319, del 7 de diciembre de 2009, se solicita a la Subsecretaría Administrativa el reinicio del proceso de Contratación del Desarrollo del sistema de Gestión y Administración de Bienes del Sector Público. En este memorando constan los términos de referencia y alcance del mencionado sistema. El desarrollo e implementación de este sistema tiene un tiempo de duración de doce meses, a partir de la firma del contrato, incluido la implantación de varios pilotos en diferentes Instituciones Públicas… -Por todo lo indicado, en el transcurso del año 2010 se podría salir a producción con el Sistema de Gestión y Administración de Bienes del Sector Público…” Hecho subsecuente

Con Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición Especial de 13 de julio

de 2010, se expide la reforma al “Libro Tercero de la Organización y Administración

del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410, el numeral 2.2.5.5 establece las

10

atribuciones y responsabilidades de la Dirección de la Administración de Bienes y

Existencias del Sector Público, perteneciente a la Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental, los literales 1, 2 y 5, señalan:

“…1. Administrar el subsistema e-SICOBE para el control de los bienes de larga duración, existencias y especies valoradas. -2. Dirigir la capacitación a los responsables de la custodia de los activos en el uso permanente del subsistema e-SICOBE y atender consultas sobre la materia;… -5 Solicitar a las Entidades Públicas, información y documentación complementaria que sustente los registros contables…” Conclusión

Los montos por bienes inmuebles de propiedad de varias entidades del sector público

mantienen en sus registros contables, no guardan consistencia con el valor real de los

mismos, ocasionando que las cuentas por inmuebles se encuentren subvaloradas

tanto en las instituciones como en las del Gobierno Central.

Recomendación

El Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:

1. En consideración a los nuevos roles establecidos para el Ministerio de Finanzas,

solicitará a las entidades públicas remitan la información de los bienes inmuebles

de su propiedad con valores actualizados y documentación de soporte, a fin de

validar la misma e incorporar en los estados financieros del Gobierno.

Entidades públicas no son administradas como un solo ente contable

Varios Ministerios con ámbito a nivel nacional, como: Educación, Defensa, Transporte

y Obras Públicas, Salud y Agricultura, no cuentan con una sola unidad financiera que

consolide la ejecución de su presupuesto y por ende sus estados financieros como un

solo ente contable, de conformidad con lo que establece el artículo 11 de la Ley

Orgánica de Administración Financiera y Control, que señala:

11

“… Organización de la unidad financiera.- En cada entidad y organismo se establecerá una sola unidad administrativa responsable de su gestión financiera total. -.La unidad financiera será organizada según las características y necesidades de la entidad u organismo respectivo y dependerá directamente de la alta dirección...” La normativa del Sistema de Administración Financiera publicada en el Suplemento

del Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008, el numeral 1.1.1, define a los entes

financieros en los siguientes términos:

“… Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente, que administran recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estará el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera. Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional…” Lo expuesto se presenta por cuanto la normativa del Sistema de Administración

Financiera, SAFI, faculta el establecimiento de varios entes contables en una misma

entidad pública, en contraposición a lo que establece la Ley Orgánica de

Administración Financiera y Control, ocasionando que las entidades no consoliden la

información contable en un estado financiero único.

Mediante oficio DAIMF-2009-152 de 4 de mayo de 2009, el Auditor General solicitó al

Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, información relacionada con los

estados financieros del Gobierno Central, en respuesta recibimos el oficio MF-SCG-

UAP-2009-0418 de 22 del mismo mes y año, el que entre otras señala lo siguiente:

“… En base al nuevo Modelo de Gestión Financiera que se implementó en todas las entidades que conforman el Gobierno Central (3049 Unidades Ejecutoras), se ha requerido efectuar varias actividades en coordinación con el Proyecto de Administración Financiera SIGEF; para cumplir con los objetivos trazados… - Cada Unidad Ejecutora ingresa la información de los hechos económicos que han generado y el sistema de acuerdo a su estructura informática genera los Estados Financieros del Gobierno Central, automáticamente. Esto constituye ni más ni menos que otro software de contabilidad como una herramienta de apoyo a la Gestión Financiera…” Por otra parte, con oficio circular DAIMF-2009-167 de 8 de mayo de 2009, el Auditor

General solicitó a las entidades sujetas a estudio, nos remitan información referente a

los bienes inmuebles de su propiedad, en respuesta recibimos el oficio SGF-12-0181-

12

2009 de 29 de mayo de 2009, suscrito por la Directora de Gestión Financiera del

Ministerio de Salud Pública, la que entre otras, manifiesta lo siguiente:

“… Cabe mencionar, que la Planta Central del Ministerio de Salud Pública debe realizar el registro y control observando las disposiciones de leyes vigentes para el efecto. En lo referente a la Subsecretaría Regional Costa Insular, Unidades Ejecutoras: SNEM, INH, Direcciones Provinciales de Salud, Hospitales, Áreas de Salud, los registros contables e inventarios de Bienes, son de responsabilidad de cada una de ellas, por ser Unidades Ejecutoras descentralizadas…” Hecho subsecuente

El numeral 2.2.5.1 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición

Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la

Dirección de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del Sector Público,

de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, los literales 2 y 4, establecen:

“… 2. Dirigir la recepción de la información financiera para validación y análisis como requisito para elaborar los estados financieros consolidados trimestrales de las Entidades del Sector Público;… -Supervisar procesos de asistencia técnica y capacitación a las entidades del Sector Público…” Conclusión

Entidades del sector público, no cuentan con una unidad administrativa que consolide

su información financiera como un solo ente contable, debido a que la normativa del

SAFI faculta la descentralización de las actividades contables, ocasionando que los

saldos por bienes inmuebles en la administración central de las entidades no se

encuentre con montos reales.

Recomendación

Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:

2. Considerando a lo establecido en la normativa del SAFI, respecto de los entes

contables en el sector público, asesorará a los funcionarios financieros de las

entidades, sobre esta materia.

13

Bienes inmuebles en las entidades públicas se encuentran subvalorados

En la información relacionada con los bienes inmuebles registrados en las cuentas de

varias entidades públicas, proporcionada a la unidad de auditoría de este Portafolio, se

verificó que en unos casos estos valores no se ajustan a la situación actual del país,

en otros no se refleja ningún monto, además, existen bienes inmuebles que no han

ingresado a sus registros, tal es el caso de los bienes del Ministerio de Obras Públicas:

Direcciones de Cotopaxi y Guayas; Ministerio de Educación, Ministerio de Inclusión

Económica y Social en varias provincias; Ministerio de Defensa Nacional en las

Fuerzas Aérea y Naval y Ministerio de Salud Pública, (anexos 3 y 4).

Lo señalado se presenta debido a que los funcionarios de las entidades públicas

encargados del registro contable, no actualizaron los valores de los bienes inmuebles

en su oportunidad, tampoco han efectuado procedimientos administrativo –

financieros, para revalorar a base de peritazgos los bienes inmuebles de su propiedad,

proceso que debió efectuarse en razón del cambio monetario que se produjo en el

país el año 2000, sumándose a esto que las entidades no cuentan con unidades

técnicas especializadas en valoración y revaloración de activos, tampoco las máximas

autoridades de las instituciones públicas, efectuaron los trámites pertinentes en el

Ministerio de la Vivienda, con el fin de que el titular de esa Cartera de Estado,

disponga a la DINAC, unidad técnica especializada en este proceso, efectúe un

estudio que permita valorar y revalorar los bienes inmuebles de las entidades del

Gobierno Central y sus resultados sean presentados a fin de que ingresen en los

registros institucionales, ocasionando que los saldos de las cuentas de bienes

inmuebles en las entidades y en la contabilidad del Gobierno Central se encuentren

subvalorados.

El artículo 18 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público, establece los avalúos de bienes inmuebles en los

siguientes términos:

“… El avalúo de los bienes inmuebles lo realizará la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros, para lo cual se tomará en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los bienes que vayan a incluirse … con sus valores comerciales…”

14

Las Normas Técnicas de Corrección Monetaria y Depreciación, publicadas en el

Registro Oficial 249 de 22 de enero de 2001, establecen los criterios técnicos para

actualizar las cifras lo más cercano a su valor de realización de las cuentas de Activo y

Pasivo no monetarios, a ser aplicadas en las entidades del sector público, respecto de

los bienes de larga duración, señala:

“… El valor contable de las inversiones en bienes de larga duración de similar naturaleza y condición, se actualizarán a los precios de mercado vigentes a fines de diciembre del 2000… - El procedimiento de actualización mediante el reavalúo en base a los precios vigentes en el mercado se aplicará sin restricción alguna a todos los bienes… constante en el Acuerdo No. 106 expedido por el Ministro de Economía y Finanzas, publicado en el Registro Oficial No. 131 del 31 de julio del 2000. – Para los bienes inmuebles se mantendrá la actualización realizada según el literal b) del numeral 19 del Acuerdo antes precisado…” La normativa del Sistema de Administración Financiera, publicada en el Suplemento

del Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008, el numeral 3.1.6 de los Principios de

Contabilidad Gubernamental, define a la reexpresión contable en los siguientes

términos:

“… El costo reexpresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. -Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación…” Por otra parte, el Decreto Ejecutivo 1479 de 12 de diciembre de 2008, publicado en el

Registro Oficial 495 del mismo mes y año, crea la Unidad de Gestión Inmobiliaria del

Sector Público, INMOBILIAR adscrita a la Presidencia de la República, unidad

encargada de la administración y desarrollo del Catastro Único de Bienes Inmuebles

del Sector Público, CUBE, el artículo 3 de este decreto, establece las funciones de

esta unidad, el literal 9, señala:

“… Coordinar con la Dirección de Avalúos y Catastros de las Municipalidades, y en las que no tengan lo realizará a través de la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros para la elaboración de avalúos para compra, venta, permutas, comodatos, subastas o remates, donaciones o arriendos de bienes para instituciones públicas a las que se refiere el artículo 2 de este decreto;…”

15

Con oficio circular DAIMF-2009-167 de 8 de mayo de 2009, el Auditor General solicitó

a las entidades sujetas a estudio, nos remitan información referente a los bienes

inmuebles de su propiedad, en respuesta recibimos el oficio 035-DIRFIN-CONT de 6

de julio de 2009 suscrito por la Directora Nacional Financiera del Ministerio de

Educación al que adjunta el memorando 756-DNA de 23 de junio de 2009, por otra

parte el Ministerio de Salud Pública envía el oficio SGF-12-0181-2009 de 29 de mayo

de 2009, suscrito por la Directora de Gestión Financiera, los que entre otras,

manifiestan lo siguiente:

Memorando 756-DNA:

“… Comunico a usted que viene realizando las gestiones necesarias para realizar un levantamiento de todos los predios tanto urbanos como rurales, al igual que las instituciones públicas en general, desafortunadamente no cuentan con la información real de sus bienes patrimoniales lo que restringe las posibilidades de desarrollar planificadamente planes, programas y proyectos de ésta Secretaría de Estado…” Oficio SGF-12-0181-2009:

“… La Dirección Financiera no tiene registro alguno de bienes inmuebles; a pesar, de haber realizado múltiples trámites ante la Dirección de Gestión Administrativa, misma que de conformidad a la estructura orgánica vigente, es responsable del control correspondiente de Bienes Muebles e Inmuebles institucionales; sin embargo, no se ha recibido respuesta favorable alguna…”

El Registrador de la Propiedad del cantón Quito, en oficio 20 R.P.Q. de 15 de enero de

2010, manifiesta que a nombre de los Ministerios de Educación y de Salud se

encuentran registrados varios inmuebles, anexo 5.

Hecho subsecuente

El numeral 2.2.5.2 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición

Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la

Dirección de Gestión del Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas,

de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, el literal 12, señala:

16

“…12. Supervisar que las Entidades Públicas, remita información y documentación complementaria que sustente los registros contables o los saldos reflejados en los estados financieros;…”

Conclusión

Los saldos de las cuentas de bienes inmuebles en los registros de varias entidades, no

se ajustan a la situación económica actual del país en unos casos y en otros, no se

refleja ningún valor por este concepto, afectando directamente a las cuentas de

inmuebles de las entidades y por ende a los estados financieros del Gobierno Central.

Recomendaciones

Al Ministro de Finanzas:

3. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a las unidades

financieras de su ámbito, depuren y actualicen los saldos de las cuentas de bienes

inmuebles, para ello realizarán las gestiones pertinentes en las unidades de

catastros de los municipios o en el Ministerio de la Vivienda a fin de que se

proceda con el avalúo y reavalúo de los bienes inmuebles de su propiedad y los

valores obtenidos reflejen en sus registros y en los estados financieros del

Gobierno Central.

Los resultados por la valoración y revaloración de bienes inmuebles, serán puestos

en conocimiento de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,

INMOBILIAR, a fin de que ésta cuente con datos reales de los bienes que le

corresponde administrar y controlar.

Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:

4. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del

Sector Público, asesore técnicamente a los Directores Financieros en los

procedimientos contables que deben adoptar las entidades públicas para regular y

ajustar las cuentas de bienes inmuebles.

17

Propiedad de varios bienes inmuebles no se encuentra legalizada

Del análisis a la documentación de bienes inmuebles proporcionada por los siguientes

Ministerios: Obras Públicas, Defensa y Agricultura, se determinó que algunos de sus

bienes la situación jurídica no es adecuada respecto de la posesión efectiva de los

mismos, afectando directamente a los saldos de las cuentas de inmuebles de las

entidades y estados financieros del Gobierno Central, pues se desconoce si los bienes

descritos en sus comunicaciones son públicos o privados y a que entidades

pertenecen.

La falta de legitimación de los bienes inmuebles, se presenta por que en su

oportunidad las entidades públicas a través de las máximas autoridades, no

dispusieron el seguimiento de los trámites pertinentes en forma satisfactoria a los

intereses institucionales hasta concluir con el proceso y así poder determinar la

propiedad legítima de los mismos, para luego ingresar los resultados en sus estados

financieros y los del Gobierno Central, con el fin de que los saldos de la cuenta bienes

inmuebles de las entidades reflejen la realidad de los mismos.

La Norma de Control Interno 110–13 CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES,

vigente durante el período analizado establece lo siguiente:

“… La máxima autoridad de cada entidad del sector público dispondrá la formulación de procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos, compromisos y garantías que no afecten su estructura patrimonial…” El artículo 3, literal 3 del Decreto Ejecutivo 1479 de 12 de diciembre de 2008,

establece como función de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,

INMOBILIAR, la siguiente:

“… Establecer la situación técnico - jurídica de los bienes inmuebles de las instituciones señaladas en el artículo 2 de este decreto, no solo sobre los cuales se ha establecido o consolidado el derecho de dominio sino también de aquellos que se encuentran invadidos, abandonados, arrendados, entregados en comodato, en posesión de otras personas, en posesión de la entidad; o aquellos que falten por regularizar su situación jurídica; en definitiva de aquellos que se tengan la expectativa legítima de acceder al dominio o que se encuentren bajo cualquier otra modalidad

18

contemplada en las leyes. Esta función se extiende a las cuotas de participación fiduciaria que representen derecho de dominio para las instituciones a las que se refiere este instrumento…” El artículo 8 del Decreto ibídem, señala como competencia de las instituciones

públicas la defensa jurídica de sus bienes en los siguientes términos:

“… Es de competencia de cada institución pública la defensa jurídica relacionada al derecho de dominio y demás derechos que procedan en materia de inmuebles y de la Procuraduría General del Estado de conformidad con la Ley…” El artículo 27 de la Ley para la Promoción de la Inversión y la Participación Ciudadana,

incluye luego del artículo 64 de la Ley de Modernización del Estado el siguiente:

"… Los bienes inmuebles que estén en posesión material de buena fe, no interrumpida, de las instituciones del Estado por más de cinco años, y que carecieren de títulos de propiedad legalmente inscritos a nombre de dichas instituciones, pasarán, por mandato de esta Ley, a ser de propiedad de las posesionarias. Los registradores de la propiedad de los cantones en los que dichos inmuebles se hallaren ubicados inscribirán las transferencias de dominio, previo auto que, al efecto, expedirán los jueces competentes, a petición de parte…" Conclusión

Entidades públicas no tienen legalizada la posesión efectiva de varios bienes

inmuebles, sin que las autoridades de turno de esas instituciones hayan realizado los

trámites respectivos, para definir la situación de los mismos, lo que implica que las

cuentas de inmuebles se encuentren subvaloradas aspecto que afecta a los saldos de

los estados financieros del Gobierno Central.

Recomendación

Al Ministro de Finanzas

5. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a sus unidades

jurídicas, iniciar o continuar según el caso, con los trámites legales pertinentes,

hasta su conclusión con el objeto de definir la situación de los bienes inmuebles,

19

los resultados serán incluidos en sus registros, procedimiento que permitirá contar

con saldos reales en las cuentas de bienes inmuebles institucionales y estados

financieros del Gobierno Central. Las acciones adoptadas y los resultados

obtenidos serán puestos en conocimiento de la Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental y de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,

INMOBILIAR, con el fin de que actualice su base de datos.

Dificultad en el seguimiento de bienes inmuebles de las entidades públicas

Auditoría a fin de confirmar, se procedió a solicitar información de los bienes

inmuebles que se encuentran inscritos en los libros de los Registradores de la

Propiedad de los cantones: Quito, Latacunga, Ambato y Riobamba y en las unidades

de catastro de los municipios de estas ciudades, recibiendo en respuesta que es

necesario identificar a las entidades con los nombres que a través del tiempo se las

conocía, a fin de que la información se ajuste a la realidad histórica de cómo están

registradas en estas instituciones.

Luego de revisada la información enviada por la Unidad de catastros del Municipio del

cantón Quito y del Registrador de la Propiedad de este mismo cantón, se puede

verificar que en sus registros constan bienes a nombre de instituciones cuya razón

social ya no se halla vigente, como son los ministerios de: Bienestar Social, Previsión

Social y Trabajo, Trabajo y Bienestar Social e Industrias, Comercio, Integración y

Pesca, esta situación dificulta la identificación y seguimiento de los bienes inmuebles

así como poder determinar a que entidad pertenece el bien inmueble, esto debido a

que los Ministerios sujetos a estudio han sufrido cambios en sus razones sociales por

la división de varios de ellos, sin que las nuevas instituciones hayan actualizado la

información de los bienes inmuebles en las entidades registradoras, tampoco

efectuaron procedimientos tendientes a legalizar la propiedad de los mismos,

afectando directamente a los saldos de la cuenta bienes inmuebles de las instituciones

y estados financieros del Gobierno Central.

La Norma de Control Interno 110-13 CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES,

VALORES Y DOCUMENTOS, vigente durante el período analizado señala lo

siguiente:

20

“…La máxima autoridad de cada entidad del sector público dispondrá la formulación de procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos, compromisos y garantías que no afecten su estructura patrimonial. – Los bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, serán controlados administrativamente, identificando a su propietario, el origen de los mismos y el motivo de la custodia…” La Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las

personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos 406-01,

Unidad de Administración de Bienes, en vigencia, señala:

“… Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración…” Cabe señalar que en la Jefatura de Avalúos y Catastros del Municipio de Latacunga no

se encuentra registrado el edificio del MIES de esa ciudad; en Chimborazo este

Ministerio nos informó respecto de 4 bienes inmuebles de su propiedad, sin embargo,

la unidad de catastros del Municipio de Riobamba nos comunica únicamente el

registro de dos, desconociéndose la situación de los otros dos.

El Registrador de la Propiedad del cantón Ambato, en oficio 47 de 8 de diciembre de

2009, manifiesta que se encuentran registrados 5 bienes inmuebles a nombre de

varios Ministerios cuya razón social ya no está vigente, como son los siguientes:

Previsión Social; Industrias, Comercio, Integración y Pesca; y, Obras Públicas y

Comunicaciones.

Igualmente, el Registrador de la Propiedad del cantón Quito, con oficio 20 R.P.Q. de

15 de enero de 2010, manifiesta, que han revisado los índices de los Registros de

Propiedad desde el año de 1965 hasta el 2010, y se encuentran registrados 18

inmuebles a nombre de los siguientes Ministerios: Bienestar Social; Industrias,

21

Comercio, Integración y Pesca; Previsión Social y Trabajo; Trabajo y Bienestar Social;

Previsión Social.

Hecho subsecuente

El numeral 2.2.5.5 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición

Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la

Dirección de la Administración de Bienes y Existencias del Sector Público,

perteneciente a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, los literales 3 y 4,

disponen:

“…3. Supervisar la identificación de los bienes de larga duración productivos e improductivos del Sector Público, formulando una estrategia para la enajenación de los activos improductivos; -4. Dirigir la elaboración de Manuales de procedimientos y políticas para el manejo de los activos…” Conclusión

Los cambios de razones sociales por la división de las entidades públicas ocasionan

dificultad en la identificación de los bienes inmuebles, toda vez que de acuerdo a la

información remitida por los Registradores de la Propiedad y Unidades Catastrales

Municipales no se puede determinar en que institución se encuentran registrados

estos activos, afectando a los estados cuentas de inmuebles de las instituciones y

estados financieros del Gobierno Central.

Recomendación

Al Ministro de Finanzas

6. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios sujetos a estudio,

dispongan a las unidades responsables del control de bienes, elaboren un catastro

de los bienes inmuebles y actualicen los datos en las entidades registradoras de la

22

propiedad y catastros municipales de los respectivos cantones en donde se hallen

ubicados los mismos.

Dr. Romeo Olalla AUDITOR GENERAL