Captio Gastos de Representacion Preguntas Frecuentes

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Gastos de representación: preguntas frecuentes Las empresas viajan continuamente para hacer negocios, y viajar conlleva gastar. Resolvemos las preguntas más comunes sobre qué son y cómo deben gestionarse estos gastos.

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  • Gastos de representacin: preguntas frecuentesLas empresas viajan continuamente para hacer negocios, y viajar conlleva gastar. Resolvemos las preguntas ms comunes sobre qu son y cmo deben gestionarse estos gastos.

  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 2

    Tabla de contenidosQu se entiende por gastos de representacin?

    Cmo se suelen reportar?

    Gastos comunes: la locomocin

    Cmo gestionar el fraude en los gastos de representacin?

    Qu gastos puedo reportar a mi empresa?

    Qu medios se suelen usar para el pago de los gastos?

    Cmo agilizar la gestin de los gastos de representacin?

    Qu gastos de representacin son deducibles?

    Pueden ser requeridos los gastos de representacin en una inspeccin?

    Cmo se contabilizan los gastos de representacin?

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 3

    Qu se entiende por gastosde representacin?A menudo se produce confusin en el momento de diferenciar los gastos de

    representacin de los de viaje en general. sto se debe en gran medida a las

    diferentes formas de clasificarlos que se dan en las empresas.

    Para una correcta imputacin y control de los gastos, conviene diferenciar cules estn relacionados con la captacin de clientes y fomentar la relacin ellos y cules con la operativa o forma de trabajar de la empresa. De aqu se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de representacin.

    - Gastos de viaje: son las cantidades derivadas de las actividades de un empleado en un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Un ejemplo claro sera los gastos relacionados con el desplazamiento de un empleado a las oficinas de un cliente para ofrecerle una formacin o los gastos derivados de la visita que un tcnico hara para solucionar un problema.

    - Gastos de representacin: este tipo de gastos estn destinados a que el trabajador represente, promocione, consolide o mejore la relacin e imagen de la empresa delante de los clientes, con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial y, adems, de mejorar la imagen de la empresa as como su posicionamiento. Un ejemplo de este tipo de gastos sera una reunin con un cliente, un viaje con finalidad comercial...

    Como se puede observar, el factor fundamental para diferenciar un tipo de gastos del otro es la finalidad de las acciones que el trabajador va a realizar. De todas formas, existen casos en lo que esta diferenciacin es un poco subjetiva. La empresa debe establecer de forma clara cmo diferenciar estos gastos en su poltica de gastos.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 4

    Cmo se suelen reportar?La hoja de gastos es el documento por excelencia en los procesos de gestin de los

    gastos de viaje de las empresas. En ella, los trabajadores reportan toda la

    informacin de sus gastos y los transmiten para su validacin.

    Los gastos de representacin suelen acumularse por un periodo definido por la empresa, hasta que se genera un informe para reportarlos. Las hojas de gasto se convierten en el documento resumen de lo que ha gastado un trabajador en ese periodo y que debe -si todo est en orden- serle reembolsado.

    La informacin que la hoja de gastos debe contener viene definida por la empresa. Aparte de ciertos campos estndar en la propia hoja como el periodo al que corresponde, algn cdigo de seguimiento interno, o los datos del trabajador, tambin contiene datos referidos a los propios gastos de representacin: el nombre del proveedor, el importe (por supuesto), la fecha, y otros campos como pueden ser un proyecto o cliente asociados al gasto, una justificacin de ste, etc.

    Aunque las hojas de gasto suelen gestionarse en formato de hoja de clculo que, en el momento de pasar al supervisor, se imprime para adjuntarla a un sobre con los justificantes de los gastos que incluye. No obstante, hay nuevas herramientas permiten gestionar este proceso de forma digital.

    Recordar, pedir y conservar los justificantes en papel de los gastos de representacin es necesario desde dos perspectivas. Desde la de la empresa, a nivel interno, pero tambin desde la legal. Es necesario conservar los documentos originales o con algn medio digital aceptado por la AEAT durante 4 aos. Pueden ser exigidos durante una inspeccin.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 5

    Segn estudios, en el 2013 un 55% de las empresas espaolas

    continuaban usando la hoja de gastos en formato papel

    Ya en manos del supervisor, la hoja de gastos ofrece la base sobre la que revisar los gastos de representacin. ste revisa el extracto de la informacin y comprueba que todos los registros se adhieran a la poltica de gastos definida por la empresa. En ocasiones, se cruzan los datos de la hoja de gastos con los justificantes proporcionados, aunque se trata de un proceso trabajoso.

    Gastos comunes: la locomocinUno de los gastos de representacin ms comunes son los relacionados con los

    desplazamientos. Visitas a clientes, reuniones los medios de transporte se usan a

    menudo, y tienen sus gastos asociados.

    Los gastos de locomocin son comunes en cualquier nota de gastos que se precie. El uso del coche (ya sea particular o de empresa) o de otros tipos de transporte es de primera necesidad en los viajes de empresa. Los gastos de locomocin estn formados pues, por cualquier concepto que se pueda asociar con un desplazamiento por trabajo. Gastos de aparcamiento, peajes, taxis, billetes de tren...

    El kilometraje, sin embargo, suele tener una gestin particular asociada, ya que comprende aquellos costes que una empresa reembolsa al trabajador relacionados con el desgaste y consumo que el vehculo.

    Conceptos comprendidos en los gastos de kilometraje

    A pesar de que lo primero que viene a la cabeza cuando se habla de kilometraje es el precio de

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 6

    la gasolina, este concepto es slo uno de los que comprenden los gastos de kilometraje.

    Combustible: representa el 60% de los gastos de locomocin. Uno de los conceptos relacionados por excelencia con el kilometraje.

    Desgaste del vehculo: costes ocasionados por el desgaste del vehculo as como posibles averas.

    Impuestos: dentro del precio por kilmetro tambin se tienen presentes los gastos de matriculacin, circulacin, etc. del vehculo.

    Seguro: el seguro del coche es otro de los gastos que cubren los costes de kilometraje. Este concepto se debe tener presente por las implicaciones legales que puede tener para la compaa.

    El kilometraje son aquellos costes que una empresa reembolsa al trabajador

    relacionados con el desgaste y consumo que el vehculo haya tenido

    durante un viaje relacionado con el mbito laboral

    Todos estos conceptos, se acaban sumando en una nica cifra que se paga al trabajador. Se convierte entonces en una especie de precio por kilmetro que el trabajador percibe.

    Cmo gestionar el fraude en losgastos de representacin?Se considera fraude en declaraciones de notas de gastos aquellas incorrecciones en

    la elaboracin de las mismas que se realizan con el conocimiento del trabajador y

    que afectan a la empresa.

    El incumplimiento de la poltica de viajes de la empresa, del cdigo de conducta de la compaa o cualquier infraccin que implique una irregularidad econmica y un incumplimiento de la poltica de gastos son consideradas acciones de fraude.

    Independientemente de su causa, implica un conflicto entre la empresa y el trabajador. Es muy importante encontrar la solucin ms adecuada para detectar estas irregularidades de forma

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 7

    efectiva y rpida. As, el conflicto puede resolverse en su etapa ms primaria evitando que el problema vaya a ms con el tiempo, haciendo difcil su resolucin.

    Por otra parte, es importante diferenciar entre el fraude real y la excepcin de gastos. Aunque una accin inicialmente puede ser considerada como fraude, la excepcin de gastos es un desembolso diferente al resto, que debidamente justificado y tratado deja de ser considerado como algo irregular.

    Detectar y actuar ante el fraude

    Una de las preocupaciones de las empresas es detectar las situaciones de fraude y saber cmo actuar frente a las mismas. El fraude puede provocar situaciones tensas y complicadas entre el empleado que lo realiza y la compaa.

    Para detectar el fraude, una de las piezas fundamentales es la figura del controlador de gastos o auditor. De l, o ella, depende la deteccin de irregularidades en las hojas de gastos. ste debe analizar y comprobar de forma minuciosa que todos los gastos sean justificados y coincidan con los comprobantes que entregan los trabajadores. An as, dado que la revisin de gastos es un proceso tedioso, se pasan por alto algunas irregularidades difciles de detectar.

    Ante ello, la mejor opcin para las empresas y una gran ayuda para los controladores de gastos es automatizar el proceso con un software de deteccin de fraude. Este tipo de software no pretende sustituir a la figura del auditor sino que se debe entender como una herramienta que complementa y facilita su trabajo, ofreciendo las siguientes ventajas:

    Automatizacin del parte del proceso, haciendo la tarea ms rpida y gil. Facilitan el trabajo al auditor ya que estas herramientas se adaptan a las polticas de

    gastos de la empresa y a sus parmetros, detectando los casos de fraude por si solas. Facilitan la comunicacin y sincronizacin entre los implicados en el proceso, avisando,

    de forma automtica y adaptada.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 8

    Una pieza fundamental en la deteccin del fraude es la figura del

    controlador de gastos o auditor, ya que de ella depende la deteccin de

    irregularidades en las hojas de gastos

    Solucionar una situacin de fraude

    Buscar solucin y evitar las situaciones de fraude entre los empleados es uno de los objetivos que se deben marcar las compaas. Una vez detectada una situacin de fraude, y buscando una solucin lo ms rpida posible, se establecen cuatro pasos a seguir: informar del fraude que se ha cometido al trabajador, y dependiendo de la gravedad de la falta, a los superiores; demostrar la causa del fraude ante el trabajador y/o superiores el motivo por el que se considera fraude; ajustar la nota de gastos y finalmente elaborar un informe, por escrito, que refleje lo ocurrido.

    Qu gastos puedo reportar a miempresa?La poltica de gastos es una de las piezas clave para establecer un buen programa

    de viajes. Se trata del documento que regula y ordena todos los conceptos

    relacionados con los gastos de representacin. Si dudas ante un gasto, deberas

    empezar por comprobar este documento.

    Marcar una poltica de gastos dentro de una organizacin establece las reglas del juego entre la empresa y el trabajador en relacin a los gastos de la compaa. Se trata de un documento corporativo donde se exponen las reglas y principios generales a los cuales se acoge la empresa en relacin a los gastos de sus trabajadores, estableciendo las normas bsicas acerca del comportamiento que se espera de los empleados en relacin a los gastos.

    La poltica de gastos deben adaptarse a las necesidades de cada empresa, sin embargo realizar una lo ms simple y concisa posible facilitar tanto su aplicacin como control. Tambin debera contener informacin sobre aspectos transversales del proceso de gestin de gastos: cada cundo se presentan, cuando se reembolsan, quines son los encargados de

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 9

    supervisar y aprobar los gastos...

    En definitiva, la poltica de gastos establece un marco para regular todo el proceso de gestin de gastos, tanto para los trabajadores como para la administracin de la empresa.

    Estableciendo la poltica de gastos

    El contenido de la poltica de gastos debe informar claramente a los trabajadores de las reglas que la empresa quiere que sigan en el mbito de los gastos. Para sto, es necesaria la identificacin, por parte de la direccin, de todos los mbitos donde se pueden incurrir en gastos e indicar las pautas concretas a seguir en cada rea. Por ejemplo, el mximo que se puede gastar un empleado en comidas con clientes, en desplazamientos, etc.

    Una vez elaborado el contenido, la poltica de gastos tiene que comunicarse a toda la compaa. Este paso es el que crea ms confusin, ya que en muchas ocasiones los trabajadores desconocen la poltica de gastos de la compaa y dnde la pueden consultar. Normalmente, se redacta un documento para que los empleados tengan un completo conocimiento de la poltica que marca la

    empresa y as cumplirla segn las normas establecidas, evitando errores e irregularidades y garantizando su efectividad.

    Para garantizar el cumplimiento del contenido de la poltica de gastos se tiene que realizar un control diario del uso que hacen los trabajadores y de si stos se adaptan a las pautas establecidas adems de comprobar todos los gastos reportados por parte de los empleados. No establecer un control de su uso podra suponer un abuso de la misma por parte de los trabajadores o una incorrecta implantacin. Un control estricto reduce al mnimo estos riesgos ya que los empleados tienen constancia de que se les controla de forma estricta.

    Marcar una poltica de gastos dentro de una organizacin establece las

    reglas del juego entre la empresa y el trabajador en relacin a los gastos

    de la compaa

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 10

    Qu medios se suelenusar para el pago de losgastos?Existen varios mecanismos y formas de proceder habituales para gestionar los

    gastos de representacin a nivel econmico. Te ofrecemos informacin sobre los

    ms comunes.

    Aunque el trabajador que se desplaza en un viaje de negocios suele hacerlo con algunos de los conceptos del viaje ya reservados y pagados por la empresa -como por ejemplo un billete de avin o las noches de hotel- siempre existen otros que debe afrontar durante el mismo viaje. Una carrera de taxi, un desayuno, una comida con un cliente todo son ejemplos de pequeos gastos menos planificables pero sin duda necesarios para el desarrollo de las tareas del trabajador.

    Las empresas ponen diferentes mecanismos para que los trabajadores afronten estos gastos.

    Que el trabajador pague sus gastos en efectivo es quizs la forma ms habitual de funcionar respecto a los gastos de empresa. Por supuesto, esto conlleva gestionar los procesos de reembolso.

    Los anticipos se usan para proveer a los trabajadores de una cantidad en efectivo para hacer frente a sus gastos. Suelen ir asociados a un viaje o intervalo temporal, si al fin de ste, no se ha consumido (justificadamente) la cantidad total, debe devolverse a las arcas de la empresa. Son particularmente utilizados en los casos de viajes al extranjero, cuando se suele proporcionar al trabajador cierta cantidad de divisas en efectivo.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 11

    Una herramienta comn son las tarjetas que la empresa pone a disposicin de algunos trabajadores. Simplifican la gestin, ya que no son necesarios los reembolsos; sin embargo, slo suelen proporcionarse a ciertos cargos o posiciones de confianza, ya que la empresa queda expuesta en mayor medida a un mal uso de sus recursos. Otro punto a tener en cuenta es que las tarjetas no son siempre aceptadas y que a menudo no sirven para los pequeos gastos. Por otra parte, la informacin de los justificantes no es esencial, ya que la empresa la recibe en el extracto bancario. Sin embargo, los justificantes originales siguen siendo necesarios a nivel fiscal, o sea que es necesario conservarlos.

    Las llamadas tarjetas de viajes son muy usadas para gestionar los gastos relacionados con los desplazamiento. Combustible, reparaciones, peajes y compras en las tiendas de las gasolineras. El proceso de gestin del gasto queda en manos de la empresa, pero es habitual que el trabajador proporcione el comprobante de cualquier modo.

    Independientemente de si el mecanismo usado para el gasto es o no reembolsable, la empresa requiere los justificantes al trabajador, as como la redaccin de una hoja de gastos. En el caso de los gastos reembolsables, el trabajador acabar recibiendo de vuelta su dinero una vez administracin lo haya aprobado.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 12

    Cmo agilizar la gestin de losgastos de representacin?La gestin de los gastos de empresa sigue, a da de hoy, siendo un proceso poco

    optimizado en la mayora de empresas. Los papeles, los sobres con tiques y las

    notas de gastos picadas a mano continan siendo de uso comn.

    Cualquiera que se haya visto en la necesidad de tener que redactar una hoja de gastos interminable despus de volver de un viaje de negocios, con decenas de tiques en la cartera y sin tener demasiada idea de qu es cada cosa ser consciente de los problemas que plantea el papel en el escenario de los gastos de viaje.

    Si en algn momento te has preguntado si existe una forma mejor de gestionar los gastos de representacin, te alegrar saber que s que existen soluciones que sacan provecho de las nuevas tecnologas y de los dispositivos mviles para facilitar este proceso.

    Estas plataformas permiten dejar atrs el papel como parte integral del proceso de gestin de gastos de empresa, llevndolo al mundo digital y haciendo posible la automatizacin de muchas tareas que antes deban realizarse manualmente.

    Juegan un papel clave los dispositivos mviles (smartphones o tablets), que actan como puerta de entrada al mundo digital para los gastos. Capturando la imagen del justificante y subindola a la nube, el papel deja de ser necesario en todos los aspectos, tambin en el legal.

    Este cambio de paradigma aporta beneficios tanto para el trabajador que reporta gastos, como para la empresa, que debe gestionarlos. stos son los principales.

    Ahorro de tiempo por parte del trabajador en generar sus hojas de gastos. Facilita el trabajo del supervisor, ya que la informacin puede ser pre-procesada para

    validarla ms fcilmente. Tiempos de aprobacin y reembolso ms cortos.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 13

    Mejora de la productividad y satisfaccin de los trabajadores, descargandolos de tareas administrativas.

    Se evita el papel, haciendo ms fcil el almacenamiento de los justificantes y se evitan prdidas de los mismos o su deterioro.

    Mejor control de los errores y reduccin de las situaciones de fraude y gasto abusivo. Acceso a las herramientas de gestin desde cualquier parte, incluso durante el propio

    viaje. Se hace posible una visin global de los gastos de los equipos de trabajo, facilitando

    acciones de ahorro y mejora del programa de viajes de la empresa.

    A pesar de las ventajas de la automatizacin, en 2013, un 55% de las notas de gasto seguan realizndose en papel. Una cifra elevada, considerando el grado de digitalizacin de otros procesos y la tasa de penetracin de smartphones y tablets en el mundo de la empresa. De cualquier modo, el crecimiento en la implantacin de herramientas para la automatizacin de gastos de empresa indica una tendencia clara hacia la digitalizacin del proceso.

    Qu gastos derepresentacin sondeducibles?Por su propia definicin, un gasto de representacin tiene una finalidad comercial

    para la empresa, por lo que en principio lo hara deducible si cumple con los

    requisitos formales. Sin embargo, el concepto de finalidad comercial suele ser

    demasiado flexible. Por eso se regula especficamente.

    La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que los gastos de representacin deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Sin embargo, en la realidad, distinguir esto no es tan sencillo. Se tienden a

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 14

    considerar gastos de naturaleza opcional para el desarrollo del negocio como fundamental para l. La Agencia Tributaria marca una serie de pautas para que un gasto pueda ser considerado deducible.

    Aparte de que el justificante relacionado cumpla ciertos requisitos formales, para que un gasto sea deducible ste debe ser imputable de forma contable, es decir, debe de estar contabilizado y debe aparecer en la cuenta de prdidas y ganancias del ejercicio. Esto estar vinculado a que sea un gasto con un objetivo puramente empresarial. Adems tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y deber estar justificado en

    soporte documental: facturas completas, recibos, nminas, etc. La justificacin es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto.

    La ley del Impuesto sobre Sociedad en relacin a los gastos de

    representacin

    La ley del impuesto sobre Sociedad es la encargada de regular, entre otras cosas, qu gastos de representacin son deducibles y cules no. Dentro del mbito legal, se consideran gastos de representacin deducibles aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deber justificar en una inspeccin tributaria. Segn el artculo 14 del Real Decreto Legislativo 4/2004 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, establece que los gastos de representacin deducibles son los siguientes:

    Los gastos por relaciones pblicas con clientes o proveedores. Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efecten con respecto al

    personal de la empresa. Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o

    la prestacin de servicios. Los gastos que se correlacionen con los ingresos.

    Dentro del mismo artculo, se establece que los gastos de representacin no deducibles sonlos siguientes:

    Los que representen una retribucin de los fondos propios.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 15

    Los derivados de la contabilizacin del Impuesto sobre Sociedades. No tendrn la consideracin de ingresos los procedentes de dicha contabilizacin.

    Las multas y sanciones penales y administrativas, el recargo de apremio y el recargo por presentacin fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones. Si sern deducibles los intereses de demora puesto que no tienen carcter sancionador.

    Las prdidas del juego. Los donativos y liberalidades no especificados como deducibles en este mismo artculo

    14 del Real Decreto Legislativo 4/2004. Las dotaciones a provisiones o fondos internos para la cobertura de contingencias

    idnticas o anlogas a las que son objeto del texto refundido de la Ley de Regulacin de los Planes y Fondos de Pensiones.

    Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en pases o territorios calificados reglamentariamente por su carcter de parasos fiscales, o que se paguen a travs de personas o entidades residentes en stos, excepto que el sujeto pasivo pruebe que el gasto devengado responde a una operacin o transaccin efectivamente realizada.

    Pueden ser requeridos los gastos derepresentacin en una inspeccin?Los procesos de auditora o las inspecciones siempre acaban llegando. Los gastos

    de representacin suponen un rea sensible dentro de la informacin a auditar, ya

    que los procesos relacionados suelen estar muy basados en el papel. Esto conlleva

    varios inconvenientes.

    Una auditora suele representar una situacin tensa para las empresas. Los auditores examinan procesos, actividades y documentos para confirmar que todo est en orden y las reglas se cumplan.

    Los gastos de representacin -como cualquier otro- pueden verse afectados por una auditora y ser requeridos durante ella. Sin embargo, la naturaleza de stos hace que sean especialmente sensibles a algunos efectos que pueden afectar negativamente al proceso. Desorden, descontrol, prdidas Para que este tipo de gastos no estropeen una auditora se

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 16

    recomienda seguir los siguientes puntos:

    Los gastos de representacin tienen que estar justificados mediante el comprobante original o duplicado mediante un proceso que la Agencia Tributaria haya validado.

    Se debe recordar que los justificantes, por ley, se deben guardar un perodo de 4 aos.

    Hay que vigilar con el papel. El uso de tiques en este formato es peligroso para la conservacin de la informacin. El papel trmico se degrada rpidamente con el paso del tiempo.

    Si la gestin de gastos est dividida en varias sedes y hay un desplazamiento de los comprobantes, hay que tener cuidado con posibles extravos.

    Tener la documentacin a mano y bien organizada es fundamental en una auditora. Tener todos los comprobantes y hojas de gasto en orden y localizables es esencial.

    Recordar que una auditora no est prevista, a no ser que sea interna. Siempre se tiene que estar preparado.

    Si se encuentra alguna irregularidad puede repercutir en una infraccin tributaria. Se clasifican en leves, graves o muy graves, y comportan sanciones proporcionales a su gravedad. Los resultados de auditoras internas pasan a figurar en el Registro Mercantil.

    Los gastos de representacin tienen que estar justificados mediante el

    comprobante original. Es necesario conservarlo.

    En definitiva, el punto clave para facilitar las auditoras de los gastos de representacin es la eliminacin del papel en el proceso. Si se dispone de archivos virtuales con los comprobantes digitalizados, el proceso de bsqueda y justificacin se ve enormemente facilitado, ya que se evitan las prdidas y el deterioro de la informacin. Sin embargo, antes de digitalizar hay que tener en cuenta un factor clave: la validez legal del sistema a usar.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 17

    Cmo se contabilizan losgastos de representacin?La ltima fase del proceso de gestin de gastos de viaje es su contabilizacin. Para

    sto, normalmente se usa el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad.

    Bsicamente, existen dos mecanismos mediante los cuales un trabajador puede pagar sus gastos de representacin durante el viaje. El primero es la tarjeta de empresa, en este caso no es necesario reembolsar el gasto, ya que corre de la cuenta de la propia empresa. El otro es el efectivo, en el cual el trabajador paga de su bolsillo (a menos que est usando efectivo anticipado para tal fin por la empresa) un gasto asociado al desarrollo de su labor.

    Los gastos de representacin se reembolsan en concepto de gastos y habitualmente aparte del salario del trabajador, ya que no suponen una remuneracin para el empleado sino que se reembolsa una cantidad pagada previamente. El caso ms habitual en el que se incluyen los gastos de representacin en el salario es cuando la empresa los reembolsa a trabajadores autnomos.

    Contabilizar los gastos de representacin

    Para contabilizar los gastos de representacin, se tiene que prestar atencin al Plan General de Contabilidad, que es el texto que regula legalmente la contabilidad de las empresas en Espaa, en concreto, el Real Decreto 1514/2007, aprobado en 2007, que busca adaptarse a la normativa contable europea y elaborar un texto contable flexible, abierto y adaptado a las Normas Internacionales de Informacin Financiera.

    Los gastos de representacin se contabilizan, habitualmente, en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en concreto a las cuentas 62, perteneciente a Servicios Exteriores. No obstante, puede tener alguna variacin segn el criterio de cada empresa y su contabilidad.

    Este grupo de cuentas son utilizadas para reflejar las operaciones de compra y gasto realizadas por la

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 18

    empresa en el devenir de sus actividades comerciales. La cuenta 62 agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, as como distintas contribuciones.

    Los subgrupos de la cuenta 62 son los que mayoritariamente albergan los gastos de representacin, como por ejemplo los gastos que tienen su origen en sostener una actividad comercial como es una comida de un comercial con un cliente, son gastos en Publicidad, propaganda y RRPP, cuenta 627, o gastos en viajes y dietas, cuenta 629, Otros Servicios.

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  • GastosderepresentacinPreguntas frecuentes 19

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