IF0000_M2AA1L1_Características Versión: Septiembre 2012 Revisor: Ma. de la Luz Mendoza

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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Características y comandos generales de un programa de ofimática

Por Ma. de la Luz Mendoza Uribe

En la actualidad existen diversos programas o aplicaciones de computadora que tienen diferentes propósitos, por ejemplo, hacer diagramas, dibujar, escribir documentos, realizar cálculos, elaborar presentaciones, crear imágenes, implementar animaciones, entre muchas otras. Estos programas son conocidos como aplicaciones y, de acuerdo con Beekman (2010), “sirven como herramientas productivas para ayudar a los usuarios a resolver sus problemas” (p. 97). Los programas de aplicación más populares son los que se utilizan en la oficina para elaborar cartas, llevar bitácoras o realizar agendas. Su finalidad es crear, modificar, almacenar y manipular la información que es necesaria para el desempeño de las actividades diarias de las personas. Al conjunto de aplicaciones que tienen como propósito apoyar el desempeño laboral se les conoce como suite ofimática, las cuales están integradas generalmente por los siguientes programas:

Figura 1. Programas que generalmente integran una suite ofimática.

Dependiendo de la marca, la suite ofimática también puede incluir programas para:

Realizar bases de datos

Realizar diagramas

Realizar publicaciones

Puedes adquirir el conjunto de programas en su totalidad o comprar cada elemento por separado para instalarlo en tu equipo de cómputo. Actualmente, dentro de las marcas comerciales más conocidas se encuentra la suite ofimática de Microsoft Office; sin embargo, también existen algunas de acceso libre como Open Office, KOffice, Gnome Office, Libre Office, entre otras.

Procesador de textos Hoja de cálculo Presentaciones

electrónicas

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Para conocer la suite ofimática que tienes instalada en tu computadora, ingresa al botón Inicio. Ahí aparecerán todos los programas con los que cuenta tu equipo, como se observa en las figuras 2 y 3.

Figura 2. Acceso a Microsoft Office (Microsoft, 2010).

En la figura 2, podrás observar los programas que componen la suite ofimática de Microsoft. Como podrás ver, existe una diversidad de programas que puedes o no tener en tu computadora, ello varía de acuerdo a la versión de la suite y a los programas que se hayan seleccionado al instalarla.

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Figura 3. Acceso a OpenOffice (Apache, 2010).

En la figura 3 la suite ofimática que se muestra es del proyecto Apache. La diferencia que tiene con la figura 2, donde aparece una suite de Microsoft (en donde debes realizar la compra de la licencia para poder utilizarla), es que esta suite es libre y puede ser descargada y utilizada por cualquier persona. Cabe mencionar que ambas suites cuentan con programas muy parecidos, que tienen funciones, elementos y herramientas similares. Como se ha mostrado en las figuras 2 y 3, la ruta más común para ingresar a la suite ofimática de una computadora es dar clic en el botón de Inicio, a continuación situarse en Todos los programas, en donde se pueden observar todos los programas que hay instalados en la computadora; después posicionarse sobre la suite por ejemplo Microsoft Office (figura 2) u OpeenOfice.org (figura 3); en donde finalmente podrás observar los diversos programas que la conforman.

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Observa en las siguientes imágenes la secuencia más común para encontrar la suite ofimática instalada en tu computadora:

Figura 4. Acceder a Microsoft Office. Paso 1 (Microsoft, 2009).

Figura 5. Acceder a Microsoft Office. Paso 2 (Microsoft, 2009).

Figura 6. Acceder a Microsoft Office. Paso 3 (Microsoft, 2010).

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La forma de acceder a un programa depende en gran medida de la versión del sistema operativo que tengas, por ello te invito a que en este momento investigues qué suite de ofimática tienes instalada en tu computadora.

Además de identificar la suite ofimática de tu equipo de cómputo, es relevante verificar la versión (año o edición del programa) de la misma; para ello deberás ingresar a la suite. Observarás que se despliega una lista de nombres de programas, en cada apartado podrás revisar la versión de los mismos. En la figura 7, se muestra el nombre del fabricante / nombre del programa /versión.

Figura 7. Procedimiento para identificar la versión de un programa. Ejemplo 1 (Microsoft, 2010).

La identificación de la versión varía de acuerdo al programa. En casos como el de OpenOffice, la versión viene junto al nombre del fabricante. Puedes corroborar esta información observando la figura 8.

Figura 8. Procedimiento para identificar la versión de un programa. Ejemplo 2 (Apache, 2010).

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Es momento de que identifiques, además de la suite que tienes instalada en tu computadora, la versión de la misma. Es muy importante realizar esta recomendación debido a que cada versión cuenta con características distintas.

Finalmente, para acceder al programa que quieres puedes seguir alguna de las siguientes rutas:

Una opción es dar clic en el botón Inicio, a continuación dar clic en Todos los programas

(según sea el caso), posteriormente hacer clic en la carpeta Microsoft Office y por último dar

clic sobre el programa deseas abrir, por ejemplo, Microsoft Word 2010. En ese momento se

abrirá el procesador de textos y podrás comenzar a trabajar en él.

Otra opción es dar clic en el botón Inicio, a continuación dar clic en Todos los programas (según

sea el caso), clic en la carpeta OpenOffice y por último clic sobre el programa que se deseas

abrir, por ejemplo, OpenOffice.org Writer. En ese momento se abrirá el procesador de textos y

podrás trabajar en él.

En tu computadora puedes tener instalada una suite de ofimática distinta a las que han aparecido en esta lectura. Por esta razón, debes identificar cuál es la que tienes.

Comandos generales

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Dentro de la mayoría de las suites o programas ofimáticos existe una variedad de comandos que se utilizan de forma general, es decir, esos comandos son comunes entre los procesadores de textos, hojas de cálculos, programas para realizar presentaciones, entre otros. Generalmente estos conjuntos de comandos se encuentran dentro de una barra de herramientas en la parte superior del programa. Aunque también puedes encontrarlos dentro de algún menú o cinta de opciones, como se muestra en las figuras 9 y 10.

Figura 9. Cinta de opciones (Microsoft, 2010).

Figura 10. Menú y barra de herramientas estándar (Apache, 2010).

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En la barra de herramientas estándar o en el menú Archivo puedes encontrar comandos para realizar operaciones básicas en tu documento como abrir un documento existente, guardar un documento, enviar, entre otras. La ubicación de los botones que te permiten manipular y administrar archivos y el programa en sí varían de acuerdo a la versión del programa y al fabricante del mismo. En este momento es importante que abras algún programa de tu suite de ofimática y reconozcas la ubicación de los comandos que te permiten la administración de documentos y del programa en sí. Cada comando tiene un botón, un nombre y características que lo identifican. En la tabla 1 aparecen los comandos más utilizados y comunes de algunos programas para la administración de archivos.

Botón Nombre del comando

Descripción

o Nuevo Permite crear un documento nuevo.

o

Abrir Permite abrir documentos que se encuentran en diversas ubicaciones dentro de la computadora o en algún dispositivo conectado a la misma.

o

Guardar Guarda el documento que se encuentra activo con su nombre actual. Si el documento no tiene asignado un nombre, se te va a presentar el cuadro de diálogo Guardar como para que se lo asignes.

o

Correo electrónico

Permite enviar un correo electrónico de tu documento actual. Recuerda: para utilizar esta opción es necesario tener configurado el correo con el programa determinado (por ejemplo: Microsoft Outlook) de la suite de ofimática.

o

Imprimir Imprime todas las páginas del documento. Para seleccionar las opciones de impresión haz clic en imprimir en el menú Archivo.

o

Vista preliminar Muestra la apariencia de un archivo antes de imprimirlo.

o

Ortografía y gramática

Ayuda a revisar la escritura el documento en busca de errores ortográficos y gramaticales haciendo uso de un diccionario español estándar.

o

Cortar Elimina texto o gráficos seleccionados del documento y los almacena en el portapapeles.

o

Copiar Copia texto o gráficos seleccionados del documento y los almacena en el portapapeles.

o

Pegar Inserta el contenido del portapapeles en la posición del punto de inserción.

o

Copiar formato Selecciona un texto con un formato predeterminado, al dar clic sobre este botón se copia el texto con su formato para

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ponerlo en otro texto.

o

Deshacer Invierte el último comando o elimina la última entrada que hayas escrito. (Algunos comandos no se pueden deshacer).

o

Rehacer Rehace el último comando o agrega la última entrada que hayas invertido. (Algunos comandos no se pueden rehacer).

o

Insertar hipervínculo

Permite hacer un vínculo a otra parte del documento, a otro archivo o a un sitio Web.

o

Zoom Permite aumentar o disminuir el tamaño de tu hoja sólo para visualizarla.

o Buscar o Buscar y remplazar

Permite realizar la búsqueda de un texto y remplazarlo por otro texto.

o

Ayuda Muestra la ayuda del programa.

Tabla 1. Comandos de la barra de herramientas estándar (Microsoft, 2010 y Apache, 2010).

Existen también comandos que te permitirán dar formato al texto o celdas. Son conocidos comúnmente como comandos de formato y se encuentran ubicados dentro de la cinta de opciones Inicio, en el Menú formato o en la barra de herramientas formato. Las figuras 11 y 12 muestran un ejemplo de éstos.

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Figura 11. Cinta inicio (Microsoft, 2010).

Figura 12. Menú formato (Apache, 2010).

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Los principales comandos de formato que puedes identificar en la mayoría de los procesadores de texto se muestran en la Tabla 2, que aparece a continuación.

Botón Nombre Descripción

Fuente Permite cambiar el tipo de letra por los tipos que hay en esta opción.

Tamaño Cambia el tamaño de la letra en el documento.

o

Negrita Permite resaltar texto con negrita.

o

Cursiva Permite dar formato al texto en cursiva.

o

Subrayado Permite dar formato al texto en forma subrayada.

o

Alinear a la izquierda

Alinea un párrafo a la izquierda.

o

Centrar Centra un párrafo en tu documento.

o

Alinear a la derecha

Alinea un párrafo a la derecha.

o

Justificar Justifica tu párrafo en el documento.

o

Reducir sangría Reduce la sangría del párrafo seleccionado previamente.

o

Aumentar sangría

Aumenta la sangría del párrafo seleccionado previamente.

o

Numeración Inserta una lista numerada.

o

Viñetas Inserta una lista con viñetas.

o

Resaltar Te permite resaltar con un color de fondo el texto seleccionado.

o

Color de letra Permite cambiar el color de la letra seleccionada previamente.

Tabla 2. Comandos de la barra de herramientas formato (Microsoft, 2010 y Apache, 2010).

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Considera que la ubicación de los botones dentro de las barras de herramientas o cintas de opciones varía, es decir, en un programa se pueden encontrar botones como cortar, copiar y pegar en el menú Edición, y en algunos programas se encuentran éstos comandos pero en la cinta de opciones Inicio.

Ahora es momento de que ingreses a tu computadora y abras el procesador de texto (Microsoft Word, OpenOffice Writer o iWork Pages®). Identifica en dónde se encuentran ubicados los comandos que se han revisado. Busca los que administran archivos y los que permiten dar formato a tu texto. Recuerda que la ubicación de estos comandos varía de acuerdo a la suite ofimática que utilices y al programa en sí. La mayoría de los comandos que se han revisado en esta lectura son los más comúnmente utilizados en los programas de una suite ofimática.

Referencia

Beekman, G. (2010). Informática I. México: Pearson Educación. Recuperado de la base de datos Bibliotechnia de la Biblioteca Digital UVEG.

Referencias de las imágenes

Apache. (2010). OpenOffice 3.2 Estados Unidos: Autor

Microsoft. (2009). Windows Versión 7. Estados Unidos: Autor.

Microsoft. (2010). Microsoft Office 2010. Estados Unidos: Autor.