Código: Versión: 13 Vigencia: 2017-04-28 MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE... · 2017-05-17 ·...

REVISADO POR: Julian Cañizales Benitez APROBADO POR: Oriana Mendoza Vidal

CARGO: Director Administrativo CARGO: Presidente Ejecutivo

MANUAL DE FUNCIONES

Código: DAM-01 Versión: 13

Vigencia: 2017-04-28

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Funciones, ha sido elaborado con el propósito de reflejar

los Objetivos, líneas de responsabilidad y autoridad, así como las principales

funciones de los cargos que hacen parte de la estructura orgánica de la CAMARA

DE COMERCIO DEL CAUCA, a fin de suministrar una herramienta necesaria para

el buen desarrollo de las funciones de los colaboradores de la Entidad y

contribuir así con el logro de los objetivos trazados.

Dada la importancia de las actividades desempeñadas por la Cámara de

Comercio del Cauca, se hace necesario contar con un documento de evaluación y

control que se asume como referencia formal y que es producto de la

Planificación Administrativa y Organizacional, además que sirve para regular la

posición y los campos de acción de cada instancia específica.

De esta manera, el actual manual se convierte en una herramienta de apoyo

para la efectiva Gestión de la Entidad que requiere del respaldo de todos los

miembros de la Organización, no solo para su aplicación sino para su permanente

actualización de acuerdo a la dinámica Institucional y a los cambios que se

presenten en el Entorno. Consecutivamente se da respuesta a los requisitos de la

Norma NTC ISO 9001: 2015 aplicable a competencia.

Por último es importante señalar que la utilidad de un documento de esta

naturaleza depende de la validez de la información que contiene. Por tal motivo

deberá mantenerse permanentemente actualizado, efectuándose revisiones y

recomendaciones del mismo con la frecuencia que la necesidad lo demande.



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COMPETENCIAS TRANSVERSALES.

TRABAJO EN EQUIPO: conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten trabajar sinérgicamente con otros. PENSAMIENTO SISTÉMICO: Conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permite analizar una situación o evento desde diferentes perspectivas, para tomar un curso de acción adecuado de acuerdo al contexto. LIDERAZGO: Conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permite inspirar y motivar el desarrollo potencial de otros y de sí mismo, para el cumplimiento de los objetivos comunes. APERTURA AL CAMBIO: Conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permite adaptarse proactivamente a los cambios del entorno. ORIENTACIÓN AL LOGRO: Conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permite encaminar las acciones al logro de los objetivos organizacionales, administrando los procesos determinados por la empresa, estableciendo metas ambiciosas mediante el logro de mayor eficiencia en nuestras actividades.



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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Direccionamiento Estratégico.

Cargo Presidente Ejecutivo.

Número de cargos 01

Superior Inmediato Presidente Junta Directiva.

Cargo de manejo y confianza.

SI

Personal a cargo Todos los trabajadores de la Cámara de Comercio del Cauca.

II. PROPOSITO GENERAL

Desarrollar labores de Representación Legal y responsable de los servicios de la Institución, en cumplimiento de la plataforma estratégica de la Entidad y ejecutando las decisiones que tome su Junta Directiva de conformidad con los Estatutos Sociales de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA y la Ley.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES

Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Ejercer la representación legal de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA de conformidad con lo establecido en el artículo 78 del Código de Comercio.

Efectuar la convocatoria de la Junta Directiva en las oportunidades que corresponda.

Proponer a la Junta Directiva el Plan Estratégico de la entidad, así como el plan anual de acción.

Presentar a consideración de la Junta Directiva la evaluación de cumplimiento de las metas de los programas y acciones contempladas en el plan de acción de cada año.

Presentar a consideración de la Junta el presupuesto de ingresos, gastos e inversión de cada año incluidos las estimaciones de recursos públicos y privados.



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Ordenar los gastos y dirigir el manejo financiero de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA en aplicación de las normas que regulan la materia.

Celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro de las funciones y objetivos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA o que se relacionen directamente con su existencia y funcionamiento y que por su cuantía le estén atribuidos directamente, o cuya celebración o ejecución le corresponda con ocasión de lo previsto en el presente artículo, o cuya celebración o ejecución hayan sido autorizadas por la Junta Directiva, de conformidad con los presentes estatutos. El Presidente Ejecutivo podrá celebrar directamente o ejecutar todo acto, contrato o convenio, de la siguiente manera:

CARGO LIMITE DE ATRIBUCIONES

Presidente Ejecutivo Hasta cien (100) SMMLV

Presidente Ejecutivo con aprobación de la Presidencia de la Junta Directiva

Mayores a cien (100) SMMLV y hasta ciento cincuenta (150) SMMLV

Junta Directiva Superiores a ciento cincuenta

(150) SMMLV

Por derecho propio formar parte de todos los comités de la Entidad.

Representar a la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA como organismo vocero de la comunidad empresarial regional y promover permanentemente la capacidad de liderazgo de la entidad en materia cívica y de desarrollo general, dentro de los objetivos institucionales con el propósito de procurar el mejoramiento de la calidad de vida.

Adoptar las medidas necesarias para la protección y conservación de los bienes y el patrimonio de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Nombrar y remover libremente el personal al servicio de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA dentro de la organización general y aquellos temporales que se requieran para el correcto funcionamiento de la Entidad.

Conformar y convocar el comité de afiliación.

Dirigir el funcionamiento de todas y cada una de las áreas de trabajo de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, en coordinación con los empleados respectivos para garantizar el desempeño centralizado y armónico de la



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Entidad.

Dirigir la organización de exposiciones, seminarios, conferencias, mesas redondas sobre temas económicos, jurídicos o culturales que sean de interés para el comercio, la industria, el empresario agropecuario o para la comunidad en general.

Editar o imprimir estudios, libros, informes o cualquier otro tipo de publicaciones que promocionen la labor de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA o de la región u orienten a la comunidad en función de nobles objetivos de progreso.

Rendir a la Junta Directiva informes periódicos de sus labores.

Vigilar la conducta administrativa de la organización a su cuidado y el rendimiento o eficiencia del personal al servicio de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, imponer las sanciones debidas.

Presentar para aprobación de la Junta Directiva los estados financieros de fin de ejercicio.

Delegar en otros empleados de la institución y bajo su responsabilidad las funciones que se le asignan, de conformidad con la reglamentación que para el efecto exista.

Presentar anualmente a los afiliados un informe de labores.

Definir, aprobar, reformar y realizar las modificaciones necesarias a los manuales y procedimientos de la entidad.

Otorgar poderes especiales o generales cuando lo estime necesario o pertinente e informar con posterioridad a la Junta Directiva. Para otorgar facultades de disposición sobre los bienes inmuebles de la entidad requiere de autorización previa de la Junta Directiva.

Las demás que sean asignadas por la ley, por los estatutos o por la Junta Directiva.

IV. CONDICIONES Y AMBIENTE

Horario de trabajo N/A



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Tipo de Contrato Contrato laboral a término fijo.

Disposiciones generales de seguridad y salud en el trabajo.

Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y locativos.

V. COMPETENCIA

Educación. Profesional en Derecho, Economía, Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, Administración de Empresas, Comercio Internacional o carreras afines, con educación postgradual en temas inherentes a las funciones del cargo.

Formación - Conocimientos específicos.

Normas NTC ISO 9001.

Planeación estratégica.

Formulación de Proyectos.

Direccionamiento Estratégico.

Gestión de Talento Humano.

Indicadores de gestión.

Aspectos legales relacionados con Seguridad y Seguridad y salud en el trabajo.

Manejo de Paquete office.

Experiencia. Mínimo Tres (3) años en cargos directivos similares.

VI. RESPONSABILIDAD Contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

Impacto: PRIMARIO: Responsable único de algún resultado final, donde la responsabilidad compartida con otros es subordinada.

Libertad para actuar: GUÍA ESTRATÉGICA: Estrategia global, sólo sujeta a las restricciones de la Junta Directiva.

I. IDENTIFICACION

Proceso Direccionamiento Estratégico.

Cargo Secretaria de Presidencia.


Superior Inmediato Presidente Ejecutivo.


No

Personal a cargo Ninguno




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Realizar el ejercicio de apoyo a las actividades de la Presidencia Ejecutiva con confiabilidad, profesionalismo y oportunidad a través de comunicación fluida utilizando como herramientas básicas las políticas, estrategias y objetivos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.



Coordinar las citas y reuniones internas y externas de la Presidencia Ejecutiva.

Relacionar y enviar citaciones y documentos a los miembros de la Junta Directiva de la Entidad.

Coordinar la operatividad de las actividades de la Junta Directiva.

Apoyar a la Presidencia Ejecutiva en la coordinación de los compromisos y demás asuntos a través de los medios tecnológicos a su alcance.

Llevar el archivo de las citaciones y actas de reunión ordinaria y extraordinaria de Junta Directiva.

Elaborar documentos relacionados con la Presidencia Ejecutiva y la Junta Directiva de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA que le sean encomendados.

Manejar la correspondencia y archivo de la Presidencia Ejecutiva.

Recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de la Presidencia Ejecutiva de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Coordinar con la Dirección Administrativa, los trámites relacionados con viáticos, gastos de viaje y transportes de la Presidencia Ejecutiva y de los miembros de la Junta Directiva.

Realizar el envío oportuno del resumen de las actas aprobadas por la



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junta directiva, mediante el medio autorizado por la Súper intendencia de Industria y Comercio.

Ejercer el autocontrol en las funciones asignadas.

Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en ejercicio de sus funciones.


Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 pm, con una hora y media de almuerzo.



Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y locativos principalmente.

V. COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

Educación Técnico o tecnólogo en áreas de secretariado ejecutivo o estudiante de sexto semestre en adelante de áreas administrativas, contables o afines.

Formación-conocimientos específicos

Normas NTC ISO 9001

Técnicas de protocolo

Técnicas de Archivo

Administración Documental

Atención al Cliente

Manejo de herramientas ofimáticas.

Experiencia Mínimo un (1) año en cargos similares


Impacto: REMOTO: Servicios de información, registros o incidentales para ser utilizados por otros con relación a algún resultado

Libertad para actuar:

ESTANDARIZADA: Instrucciones, prácticas y procedimientos estandarizados. Supervisión sobre el avance del trabajo y sus resultados parciales. Establecimiento de prioridades, sujetas a la aprobación del supervisor. Supervisión periódica después de los hechos.



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I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión de Calidad - Control Interno

Cargo Coordinador de Calidad y Control Interno II


Superior Inmediato Presidente Ejecutivo


SI

Personal a Cargo Auxiliar de Control Interno I


Coordinar las labores de documentación, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad. Garantizar la ejecución de las actividades de Control Interno Institucional, orientándose hacia el logro de los Objetivos Estratégicos y al cumplimiento de la legislación aplicable a la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.


Funciones de Gestión de Calidad:


Mantener actualizados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.

Vigilar el cumplimiento de las tareas operativas del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.

Asistir a la Presidencia Ejecutiva en las actividades operativas de coordinación para el manejo del Sistema de Gestión de Calidad.

Controlar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad.

Garantizar la recolección, distribución y publicación de documentos, administrando las herramientas dispuestas para tal fin.

Coordinar con cada responsable de Proceso los documentos relativos al



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sistema de Gestión de Calidad, para que una vez aprobados sean publicados.

Garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad se mantenga de acuerdo a los requisitos establecidos en las normas ISO 9001.

Asistir a todo el personal en temas relacionados con la Gestión de calidad.

Garantizar el reporte de las PQR´s que ingresen a la Entidad, en el software de gestión documental implementado y realizar el seguimiento a la toma de las acciones pertinentes.

Asistir y participar de las reuniones de los diversos comités internos y en

los demás órganos funcionales que la Entidad le delegue.

Realizar la supervisión oportuna y eficaz, de contratos y convenios que

por competencia le sean asignados por la Entidad.

Velar por el manejo correcto, administración, sistematización y archivo de la información y conocimiento producido a propósito de la gestión del Área, de acuerdo con las directrices institucionales y la normatividad aplicable.

Funciones de Control Interno:

Implementar y mantener actualizado el Sistema de Control Interno.

Realizar seguimiento al cumplimiento de los Planes de Trabajo (actividades, presupuesto e indicadores) de cada área de la Entidad.

Coordinar la implementación, mantenimiento y actualización del mapa de riesgos institucionales.

Coordinar durante cada vigencia las auditorías internas de manera selectiva a los procesos contables y financieros de la Entidad, basadas en las normas internacionales de auditoría financiera.



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Realizar y/o garantizar la realización de arqueos de caja, caja menor y tesorería.

Orientar todas las actuaciones de las áreas de la Entidad hacia el cumplimiento de la normatividad vigente.

Emitir informes para entes de control previa aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera.

Realizar procesos disciplinarios a empleados de la Entidad, autorizados por Presidencia Ejecutiva.

Verificar la labor de reporte de novedades de nómina, por concepto de créditos de mercados la respectiva orden de servicios dentro del tiempo correspondiente.


Dirigir y controlar al personal a su cargo, velando por el cumplimiento de las funciones asignadas.




Tipo de Contrato Contrato laboral a término fijo

Disposiciones Generales de seguridad y salud en el trabajo

Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y locativos principalmente.


Educación Profesional en Ingeniería Industrial, Derecho, Administración de Empresas o carreras afines.

Formación –Conocimientos específicos

Diplomado en NTC ISO 9001:2015

Planeación estratégica

Auditor Interno certificado

Indicadores de gestión

Administración de talento Humano.

Normas internacionales de auditoría.

Herramientas ofimáticas.



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Impacto: COMPARTIDO: Participa con otros dentro o fuera de su unidad de organización en la obtención de resultados finales.

Libertad para actuar: DIRECCIÓN ESPECÍFICA: Prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes y políticas funcionales. Consecución de resultados concretos. Dirección gerencial.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Control Interno

Cargo Auxiliar de Control Interno I


Superior Inmediato Coordinador de Calidad y Control Interno II.


NO



Realizar actividades de seguimiento y Control Interno a los procesos, programas y/o proyectos de la Entidad, mediante metodologías como gestión de riesgos orientadas al logro de Objetivos Organizacionales y al cumplimento de la legislación y normatividad aplicable a la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.



Desarrollar actividades metodológicas propias del programa de Control Interno de la Entidad, en las sedes de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de trabajo de cada responsable al interior de la Institución, generando los informes correspondientes de acuerdo a la periodicidad estipulada.



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Apoyar actividades de actualización del mapa de riesgos institucionales, enfocado a la identificación de riesgos que afecten el logro de los objetivos institucionales, garantizando la toma de acciones para el control de los mismos.

Realizar las auditorías internas de manera selectiva, a los procesos contables y financieros de la Entidad, basadas en las normas internacionales de auditoría financiera.

Apoyar en el seguimiento a las acciones emprendidas por los diferentes procesos para el control de riesgos identificados en la Entidad, evaluando su efectividad.

Realizar arqueos de caja general, caja menor y tesorería.

Apoyar la verificación del cumplimiento normativo en todas las actuaciones de los trabajadores de la Entidad.

Emitir informes periódicos de actividades de control interno realizadas según programación interna, con destino a Presidencia Ejecutiva y/o entes de control, previa aprobación de la Coordinación de Calidad y Control Interno.

Apoyar labores de seguimientos disciplinarios a colaboradores de la Entidad, que el Coordinador de Calidad y Control Interno le encomiende.

Apoyar la verificación de actividades y recursos, garantizando que estén orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Apoyar en la realización de seguimiento basados en los puntos críticos de control establecidos en los diferentes procesos.

Realizar la radicación de las PQR´s en el software de gestión documental implementado, apoyar el seguimiento a las acciones que se deriven.

Realizar la labor de reporte de novedades de nómina al área financiera de manera oportuna, por concepto de créditos de mercados y realizar la respectiva orden de servicios dentro del tiempo correspondiente.



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Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, y locativos principalmente y de seguridad.


Educación Técnico o Tecnólogo en Contabilidad, estudiante de noveno semestre de Derecho, Economía, Administración de Empresas o carreras afines.

Formación – Conocimientos específicos

Fundamentos del Sistema de Gestión de Calidad bajo la NTC ISO 9001.

Herramientas de Control Interno.

Normas de auditoría.


Experiencia Mínimo un año en cargos similares



Libertad para actuar: ESTANDARIZADA: Instrucciones, prácticas y procedimientos estandarizados. Supervisión sobre el avance del trabajo y sus resultados parciales. Establecimiento de prioridades, sujetas a la aprobación del supervisor. Supervisión periódica después de los hechos.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Direccionamiento Estratégico

Cargo Coordinador área de Comunicaciones I



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SI

Personal a cargo Promotor de Comunicaciones II Auxiliar en Diseño y Comunicación I


Proporcionar información clara, veraz y oportuna sobre los servicios, programas, proyectos y demás actividades, incluyendo la promoción publicitaria que adelanta la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, a través de los diversos medios de comunicación, logrando optimizar cada día más la labor de comunicar, entre los públicos internos y externos. Lo anterior en cumplimiento del direccionamiento estratégico de la entidad.



Propender, por el ambiente de colaboración y compromiso, entendiendo las tareas de la Cámara como de responsabilidad común, mejorando el desempeño laboral de acuerdo a las capacitaciones que ofrece la entidad y responder por el mejoramiento permanente de las competencias laborales.

Estructurar e implementar estrategias de comunicación interna, a través de los diferentes medios de comunicación con los que cuenta la entidad.

Llevar la vocería de la entidad a distintos medios de comunicación cuando el Presidente Ejecutivo así lo delegue.

Elaborar y ejecutar las actividades que le correspondan, del Plan estratégico anual de medios y de comunicación de la Entidad, con el apoyo del promotor de comunicaciones y el Auxiliar en diseño y comunicación.

Colaborar con los proyectos que propendan por la construcción de estrategias de posicionamiento territorial, mediante marcas de ciudad.

Leer el correo institucional y re direccionarlo a las áreas



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correspondientes.

Coordinar el Comité Informativo con el Presidente Ejecutivo, Directores y coordinadores.

Coordinar y garantizar la actualización de datos permanentes en la página Web de la Entidad e información relacionada con temas como: comunicados de prensa, actividades y eventos del Centro de conciliación y de las sedes Santander de Quilichao y el Bordo.

Supervisar la calidad del contenido de la información publicada en el sitio web por los colaboradores habilitados para tal fin.

Supervisar que se aplique correctamente por las diferentes áreas, el manual de identidad corporativa en: publicaciones, papelería, pendones, publicidad y medios de comunicación, entre otros.

Presentar, cuando se requiera, los diferentes eventos que realice la Entidad.

Apoyar los eventos que promuevan las relaciones empresariales, organizados por las diferentes áreas de la Entidad, teniendo en cuenta los recursos técnicos y humanos asignados al área de comunicaciones

Hacer acompañamiento desde procesos de comunicación interna y externa para las diferentes áreas y coordinaciones de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Organizar ruedas de prensa para eventos tanto internos como externos y convocar periodistas a los mismos cuando se requiera.

Elaborar y ejecutar el plan de medios con cada área.

Redactar comunicados y boletines de prensa.

Coordinar la suscripción a periódicos.

Organizar en compañía del proceso de Talento Humano el evento anual institucional Reconocimiento Cameral



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Coordinar la publicidad en los medios y elaborar los formatos de orden de publicidad, así como generar las órdenes de pago de estos proveedores.

Coordinar la elaboración y socialización el Portafolio de Servicios de la Entidad.

Coordinar la elaboración y socialización del Boletín Informativo interno institucional.

Apoyar la celebración de días de interés Institucional.

Coordinar las actividades del Diseñador gráfico y Pasantes de Comunicación social al interior de la Entidad.

Realizar la supervisión oportuna y eficaz, de contratos y convenios que por competencia le sean asignados por la Entidad.









Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y de seguridad.

V. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y ESPECIFICAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

Educación Profesional en Comunicación Social y Periodismo.

Formación – NTC ISO 9001



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conocimientos específicos

Comunicación Organizacional

Planeación estratégica.

Administración de páginas Web

Indicadores

Administración de Talento Humano. Paquete Office

Experiencia Mínimo un año en cargos similares.




I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión de Comunicaciones

Cargo Promotor de Comunicaciones II


Superior Inmediato Coordinador de Comunicaciones I


NO



Brindar apoyo al área de comunicaciones en las funciones asignadas al área en temas de comunicación interna y externa, así como en la elaboración y registro del material fotográfico y audiovisual que los diferentes procesos soliciten, propendiendo a satisfacer las necesidades del cliente interno y externo mediante el servicio oportuno, teniendo como herramientas básicas las políticas, estrategias y objetivos de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.


Realizar su trabajo siempre enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .



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Hacer la producción y posproducción de productos audiovisuales para emitir en medios internos de la Entidad. Así mismo redacción de textos y guiones para pauta radial y de TV como videos y comerciales que se requieran.

Elaborar y mantener actualizado el archivo fotográfico y de video de la Entidad, lo cual implica asistencia a los eventos y actividades de la Entidad propios y externos, selección y retoque del mejor material fotográfico, organización en carpetas dedicadas en el archivo digital de la Coordinación de comunicaciones, publicación en carpeta compartida de la Entidad cuando se requiera.

Actualizar permanentemente los diferentes medios de comunicación virtuales (Perfiles y cuentas en redes sociales) que tiene la Entidad. Publicar en ellos noticias, fotografías y videos de las actividades, eventos y programase e implementar estrategias de comunicación permanente con las audiencias internas y externas de la Entidad a partir del uso de medios digitales y redes sociales más importantes.

Ejecutar las actividades que le correspondan, del Plan estratégico anual de medios y de comunicación de la Entidad.

Elaborar boletines informativos electrónicos.

Garantizar la presencia de la imagen Institucional en los eventos que la Entidad realice dentro y fuera de sus instalaciones.

Organizar el archivo de los artículos publicados en la prensa.

Apoyar en materia de comunicaciones, en eventos que requiera la Entidad o en los que ésta participe.

Renovar directorio de colaboradores y darlo a conocer en la red.

Solicitar de cotizaciones de pauta publicitaria y de impresión de productos y participación en la selección de las mejores propuestas.

Colaborar en la redacción de contenido para la versión virtual del boletín informativo interno Institucional.



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Colaborar en la redacción de contenido para la Revista Cámaractiva dirigida a los comerciantes y stakeholders externos.

Realizar la agenda semanal de actividades de la entidad y publicarla oportunamente ante el público de interés.

Hacer acompañamiento desde procesos de comunicación interna y externa para las diferentes áreas y coordinaciones de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Apoyar las actividades de Bienestar institucional que se programen.

Propender por el ambiente de colaboración y compromiso, entendiendo las tareas de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, como de responsabilidad común, mejorando el desempeño laboral de acuerdo a las capacitaciones que ofrece la entidad y responder por el mejoramiento permanente de las competencias laborales.


Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en ejecución de sus funciones.


Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am. A 6:00 pm, con hora y media de almuerzo.





Educación Profesional en Comunicación Social y Periodismo

Formación-Conocimientos específicos

NTC ISO 9001.

Manejo de Sistemas (paquete Office)

Redacción periodística

Registro fotográfico

Programas de grabación y edición audiovisual

Manejo del programa ADOBE PREMIER.

Experiencia Mínimo un año de experiencia en cargos similares.



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Impacto: CONTRIBUTORIO: Servicio de análisis y/o valor agradado que influyen significativamente en la toma de decisiones.

Libertad para actuar: ESTANDARIZADA Instrucciones, prácticas y procedimientos estandarizados. Supervisión sobre el avance del trabajo y sus resultados parciales. Establecimiento de prioridades, sujetas a la aprobación del supervisor. Supervisión periódica después de los hechos.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión de Comunicaciones

Cargo Auxiliar en Diseño y Comunicación I


Superior Inmediato Coordinador de Comunicaciones I


NO


II. PROPOSITO GENERAL DEL CARGO

Brindar apoyo al área de comunicaciones en la elaboración del material gráfico y multimedia que los diferentes procesos soliciten, propendiendo a satisfacer las necesidades del cliente interno y externo mediante el servicio oportuno, teniendo como herramientas básicas las políticas, estrategias y objetivos de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.


Realizar su trabajo siempre enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Diseñar para los programas, áreas y proyectos de la Entidad (en todas sus sedes) elementos promocionales como: volantes, pasacalles, afiches, invitaciones, etc.

Ejecutar las actividades que le correspondan, del Plan estratégico anual



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de medios y de comunicación de la Entidad.

Diseñar productos multimediales (boletines electrónicos, entre otros) para los programas, áreas y proyectos de la entidad en todas sus sedes.

Realizar la edición y/o mejoramiento de presentación de documentos como informes, reportes, etc. de relativa importancia para las áreas de la entidad o para entidades de control.

Brindar apoyo en la elaboración de productos gráficos o branding para los convenios que celebre la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Realizar la actualización del sitio Web de la entidad que le solicite el jefe inmediato.

Monitorear permanentemente la Intranet de la Entidad, informando al área de tecnología las novedades para actualización de información y publicación del boletín institucional.

Propender por el ambiente de colaboración y compromiso, entendiendo las tareas de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA como de responsabilidad común, mejorando el desempeño laboral de acuerdo a las capacitaciones que ofrece la entidad y responder por el mejoramiento permanente de las competencias laborales.


Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en ejecución de sus funciones.


Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am. A 6:00 pm con una hora y media de almuerzo.





Educación Técnico o Tecnólogo en diseño e integración de multimedia, Tecnólogo Producción Multimedial.

Formación- NTC ISO 9001.



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Conocimientos específicos

Manejo de Sistemas (paquete Office)

Diseño multimedial

Programas de diseño

Autocad.





I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión Administrativa

Cargo Director Administrativo




SI

Personal a cargo Coordinador Área de Talento Humano y Contratación I, Asistente Administrativo, Auxiliar de Talento Humano I, Auxiliar de Almacén II, Recepcionista, Administrador Documental, Archivista II, Mensajero, Auxiliar de Servicios Generales, Aprendiz Sena.


Dirigir, organizar, adoptar y controlar planes, programas y proyectos para garantizar la efectividad Administrativa de la Entidad, mediante el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos para tal fin, en concordancia con las directrices organizacionales y legislación aplicable a la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.



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Coordinar la preparación de los planes de trabajo y su posterior remisión en versión final a la Dirección Financiera, como insumo para la elaboración de presupuesto de ingresos, gastos y plan de adquisición de propiedad, planta y equipo.

Participar en la elaboración del presupuesto anual de ingresos y gastos y del plan de adquisición de propiedad, planta y equipo de la Entidad.

Apoyar a las demás áreas, en sus necesidades logísticas y de infraestructura.

Administrar los recursos físicos de la Entidad y velar por su adecuada conservación.

Coordinar la generación y envío oportuno de la información interna que se requiera por parte de los entes de control de la Entidad.

Recepcionar las solicitudes de los trabajadores acerca de auxilios educativos, realizando la verificación preliminar de la documentación de acuerdo al reglamento establecido, para su posterior análisis por parte del comité designado para tal fin.

Controlar y autorizar la ejecución del presupuesto bajo la responsabilidad de la Dirección a su cargo y el de los programas pertenecientes al área Administrativa.

Autorizar cheques mediante firma y pagos de las cuentas institucionales mediante transferencias electrónicas, a través de los portales de internet de las instituciones bancarias.

Coordinar con la Presidencia Ejecutiva la presentación de informes ante la Junta Directiva y Entes de Control.

Coordinar con la Presidencia Ejecutiva, asuntos puntuales que afecten el



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desarrollo institucional en materia Administrativa.

Ejercer el control administrativo, diseñar y evaluar en asocio con la Coordinación de Calidad Control Interno, los controles requeridos para el adecuado funcionamiento de la Entidad en asuntos Administrativos.

Garantizar la revisión y actualización de los documentos internos, inherentes el Área Administrativa, de acuerdo a las exigencias y requisitos de Ley y acorde a las políticas de mejoramiento continuo Institucional.

Evaluar necesidades de adquisición, construcción, conservación, mantenimiento y dotación de la infraestructura física de la Entidad y realizar gestión ante las instancias pertinentes para su ejecución.

Controlar el registro de seguros y garantías que amparan los bienes de la Entidad y velar por la actualización y el pago oportuno de las primas correspondientes. Así mismo, velar por el cumplimiento y renovación de las diferentes pólizas de seguros que amparen la Institución de los riesgos identificados.

Preparar en coordinación con la Presidencia Ejecutiva y las demás Direcciones de Área, el proyecto de plan de adquisición de propiedad, planta y equipo de la Entidad así como sus modificaciones, llevando control y seguimiento oportuno.

Controlar la ejecución de las partidas presupuestales del plan de adquisición de propiedad, planta y equipo de la Entidad y de los programas adscritos al Área Administrativa e informar a la Presidencia Ejecutiva en forma permanente sobre el particular.

Coordinar, controlar y gestionar todo lo referente a la adquisición de productos y servicios suministrados externamente, requeridos por la Entidad.

Garantizar la implementación y mantenimiento del programa de gestión documental según parámetros legales y las necesidades internas.

Realizar la revisión previa de documentos contractuales, para la firma del Representante Legal.



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Apoyar a la Presidencia Ejecutiva, en el manejo y preparación de

reuniones de Junta Directiva, coordinando la ejecución de actividades

solicitadas por este ente y realizar seguimiento a las mismas.

Coordinar la elaboración del Informe Anual de Gestión o Labores con destino a la Junta Directiva de la Entidad y entes de control y efectuar su radicación y publicación respectiva ante las instancias pertinentes.

Llevar a cabo la autorización de las facturas de servicios públicos, para su posterior pago.

Recibir y dar trámite a las diversas solicitudes que llegan a la Entidad en

relación a temas administrativos y de personal, ya sea internos o externos.

Autorizar la salida de equipos y demás activos de la Entidad, para ser

utilizados en gestiones Institucionales por fuera de las instalaciones de la

Cámara de Comercio.

Atender las visitas de los diferentes entes de control cuando así lo delegue la Presidencia Ejecutiva.

Supervisar las actividades de inventario (Nuevo y existente) y de baja de

activos institucionales.

Realizar la supervisión oportuna y eficaz, de contratos y convenios asignados por la Entidad.

Aprobar las diferentes órdenes de Compra y/o Servicio que se generen y que afecten el presupuesto asignado al Área Administrativa.

Efectuar las evaluaciones de desempeño del personal asignado al Área

Administrativa.

Efectuar la verificación y autorización inicial de solicitudes de viáticos de

personal del área y eventualmente de las demás áreas de la Entidad,

cuando así se requiera.





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Realizar la Autorización de órdenes de trabajo adicional.

Llevar a cabo el proceso de evaluación y actualización de las políticas de

remuneración salarial de la Entidad.

Velar por el cumplimiento de las directrices del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad, según la legislación vigente.


Dirigir y controlar al personal a su cargo, velando por el cumplimiento de

las funciones asignadas.






Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos y físicos principalmente.


Educación Profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Financiera, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial o carreras afines, con educación postgradual en temas Administrativos.

Formación –Conocimientos específicos

Normas NTC ISO 9001



Conocimiento de aspectos legales de seguridad y seguridad y salud en el trabajo.


Manejo de herramientas office.

Experiencia Mínimo tres (3) años en cargos directivos similares.



Libertad para actuar: ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA:



MANUAL DE FUNCIONES



Estrategia general de la empresa con gran volumen de recursos, sujetos a una guía muy general de la Presidencia Ejecutiva.

I. IDENTIFICACION

Proceso Gestión de Talento Humano y Contratación.

Cargo Coordinador área de Talento Humano y Contratación I.


Superior Inmediato Director Administrativo

Cargo de manejo y confianza. NO

Personal a cargo Auxiliar de Talento Humano I.


Coordinar, ejecutar y controlar las labores tendientes al fortalecimiento de gestión de Talento Humano de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA en aspectos corporativos, funcionales y personales mediante la aplicación sistemática de los procedimientos establecidos para tal fin. Desarrollar actividades de Contratación General de la Institución.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el código de ética.

Atender oportunamente los requerimientos solicitados por los diferentes entes vigilantes como Ministerio de Trabajo, SENA, ARL etc.

Diseñar y proponer a la Dirección Administrativa los planes, programas y proyectos para el desarrollo del factor humano y la administración de los recursos de apoyo.

Difundir y vigilar en asocio con la Dirección Administrativa el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo y demás normas y disposiciones que establezca la organización para su normal funcionamiento.

Coordinar los procesos de selección, contratación e inducción de personal.



MANUAL DE FUNCIONES



Garantizar el desarrollo eficaz del plan de inducción, de capacitación y desarrollo del Talento Humano de acuerdo con el direccionamiento estratégico, roles de trabajo y normatividad vigente.

Realizar análisis para determinar necesidades de actualización de la documentación del proceso de talento humano y contratación en cumplimiento de los objetivos contractuales.

Planear, coordinar y desarrollar actividades de bienestar dirigidas a los empleados de la Institución, en socio con el comité de Bienestar de la Entidad, Incluyendo los reconocimientos Institucionales.

Realizar los procesos de selección, siguiendo los procedimientos establecidos por la Entidad para tal fin.

Verificar con el área de Tecnología el ingreso al sistema de registro dactilar de nuevos trabajadores y llevar el control de personal de ingreso y salida según el horario establecido por la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Realizar labores de trámites legales de: vacaciones, cesantías, licencias y/o encargos, garantizando la actualización las evidencias en la hoja de vida del trabajador, así como es la expedición de las resoluciones y suspensión de vacaciones, licencias, encargos y reanudación de las mismas.

Garantizar en asocio con el Auxiliar de Talento Humano la emisión y recibo de los preavisos oportunamente para los Contratos Laborales.

Garantizar la realización de las actividades de vinculación, verificando la conformidad de la documentación legal de todos los trabajadores: afiliaciones EPS, ARL, Caja de Compensación, fondos de pensiones y cesantías, así como la desvinculación a los mismos en los casos de retiro.

Coordinar las gestiones de suministro de dotación o vestido de labor al personal de acuerdo a las disposiciones legales.

Coordinar en asocio con la Dirección Administrativa la aplicación periódica de evaluaciones de personal (Desempeño, Clima Laboral y Competencias).



MANUAL DE FUNCIONES



Verificar el desarrollo a conformidad del programa de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo a las disposiciones de ley.

Garantizar la asignación de supervisores tanto a convenios y contratos como a pasantías y aprendices SENA.

Realizar apoyo jurídico y seguimiento a los diferentes casos que se presentan en los colaboradores por padecimiento de enfermedades o sufrimiento de accidentes de trabajo que generen incapacidad.

Verificar que la desvinculación de trabajadores cumpla con la totalidad de la documentación requerida como paz y salvo y constancias laborales.

Asegurar la oportuna recuperación de los rubros, que por concepto de incapacidades y/o licencias adeuden a la Cámara, las Entidades Promotoras de Servicios de Salud o la Administradora de Riesgos Laborales correspondiente.

Coordinar las gestiones y garantizar el suministro de dotación o vestido de labor al personal de la Entidad, de acuerdo a las disposiciones legales.

Garantizar el reporte a las entidades correspondientes, de acuerdo a las disposiciones legales, con motivo a los diferentes casos que se presentan con los trabajadores por eventos como: accidentes de trabajo o enfermedades laborales.

Registrar y liquidar las novedades de nómina en el software contable de la Entidad, de acuerdo a la información suministrada, llevando a cabo un control sobre la veracidad de las mismas.

Diligenciar y liquidar la planilla asistida, con las novedades presentadas por los empleados de la entidad, entre ellas la información suministrada por concepto de incapacidades, para el posterior pago de autoliquidación de aportes en seguridad social y parafiscal, por parte de Tesorería.

Remitir oportunamente al área financiera con fines de revisión y pago, tanto la liquidación de la nómina de la Entidad, como la planilla única totalmente diligenciada, dentro de la periodicidad estipulada.



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CONTRATACIÓN:

Elaborar las minutas dentro de los tiempos establecidos de: contratos laborales, otro si, convenios y demás contratos que den lugar de acuerdo a solicitudes realizadas mediante los formatos establecidos para tal fin, los cuales deben recibirse debidamente diligenciados y aprobados.

Revisar la conformidad de los requisitos exigidos en materia de contratación y emitir el visto bueno en las órdenes de servicios y/o compras provenientes de los diferentes programas.

Ser veedor en los comités de COPASST, brigada de emergencia y Comité de Convivencia laboral, monitoreando el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a cada uno en particular.

Garantizar la numeración de los contratos laborales, otro si, convenios y demás documentos suscritos por la Cámara de Comercio del Cauca en concordancia con las normas aplicables al particular.

Revisar la necesidad de actualización del manual de contratación y minutas contractuales, de acuerdo a las disposiciones de ley, en asocio con la Dirección Administrativa.

Programar capacitaciones e inducción al personal en general, buscando la correcta ejecución de los procedimientos establecidos por la Entidad, los cuales son de cumplimiento transversal.

Velar por la custodia y archivo de la información propia del área de Talento Humano y Contratación de acuerdo a los procedimientos internamente establecidos.

Elaborar las formas y documentos necesarios sobre los procesos administrativos siguiendo los procedimientos internos, como la adquisición de bienes y servicios.

Asesorar a la Presidencia ejecutiva y demás colaboradores en aspectos contractuales para la elaboración, ejecución y liquidación de contratos y/o convenios.




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IV. CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO



Disposiciones generales de seguridad y salud en el trabajo

Los peligros a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y locativos.


Educación Profesional en Derecho, carreras administrativas o afines.


NTC ISO 9001

Seminarios de actualización en legislación Laboral y Contratación.

Aspectos legales de Seguridad y salud en el trabajo

Indicadores

Administración de Talento Humano.

Conocimientos en selección de personal

Manejo de Office.







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I. IDENTIFICACION

Proceso Gestión de Talento Humano y Contratación.

Cargo Auxiliar de Talento Humano I


Superior Inmediato Coordinador área de Talento Humano y Contratación I.


Personal a cargo N/A


Ejecutar y dar soporte a la Coordinación de Gestión de Talento Humano y Contratación de manera oportuna, eficiente y eficaz, de acuerdo con la reglamentación vigente y las políticas establecidas en la entidad, contribuyendo con el desarrollo de las competencias del personal a fin de lograr la máxima productividad dentro de un buen clima de trabajo, en pro de la competitividad organizacional.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el código de ética.

Apoyar el normal desarrollo del programa de capacitación y entrenamiento de personal de la Entidad.

Velar por el cumplimiento del proceso de inducción y re inducción del personal, incluyendo evaluación del mismo.

Apoyar los procesos de vinculación, siguiendo los procedimientos establecidos por la Entidad y una vez finalizado el proceso contractual realizar el reporte oportuno al área de tecnología para lo de su competencia.

Apoyar a la Coordinación de Talento Humano y Contratación en la aplicación periódica de evaluaciones de personal (Desempeño, Clima



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Laboral, Competencias), efectuar la medición y seguimiento a la toma de acciones según el resultado del análisis y recomendaciones emitidas para la mejora.

Diseñar y proponer a la Coordinación de Talento Humano y Contratación planes, proyectos y programas para el desarrollo y fortalecimiento de las competencias del personal, así como proponer mejoras a los programas y políticas en materia de bienestar.

Apoyar la actualización del manual de funciones conforme a la planta de cargos vigentes y de acuerdo a los análisis ocupacionales y de cargas de trabajo.

Diseñar y ejecutar en asocio con la Coordinación de Talento Humano y Contratación campañas y/o estrategias enfocadas hacia el fomento de los valores institucionales.

Proponer estrategias del modelo de gestión de Talento Humano de la entidad de acuerdo con el Direccionamiento Estratégico.

Realizar seguimiento al desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven del área administrativa, como la medición de clima organizacional y propender por actividades de mejoramiento continuo.

Realizar el proceso de vinculación oportuna de aprendices SENA, de acuerdo a la cuota aplicada para la Entidad, incluyendo el apoyo de éste proceso en las seccionales.

Elaborar las formas y documentos necesarios sobre los procesos administrativos siguiendo los procedimientos internos, como la adquisición de bienes y servicios.

Llevar el registro de ausentismo laboral de la Entidad y garantizar el análisis del mismo para la toma de acciones pertinentes, en asocio con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

Elaborar constancias laborales, y demás certificaciones a solicitud de interesado para la firma de la Dirección Administrativa y/o Presidencia Ejecutiva.



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Apoyar el proceso de ingreso tanto de las novedades de nómina, en el software contable de la Entidad, como el diligenciamiento de la Planilla única asistida, de manera oportuna y eficaz.



IV. CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO

Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 a 6:00 Pm con una hora y media de almuerzo.



Los peligros a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos y locativos.


Educación Técnico o Tecnólogo en Asistencia Administrativa o estudiante de noveno semestre en adelante de carreras afines.

Formación-conocimientos específicos en:

NTC ISO 9001

Técnicas de Archivo

Procesos de Selección de personal

Diplomado en Seguridad y salud en el trabajo (SGSST).

Actualizaciones en aspectos legales de Seguridad y salud en el trabajo.

Experiencia Mínimo un año de experiencia tanto en funciones de Talento Humano como en seguridad y salud en el trabajo.

VI. RESPONSABILIDAD Contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales

Impacto:

CONTRIBUTORIO: Servicio de análisis y/o valor agradado que influyen significativamente en la toma de decisiones.

Libertad para actuar: SUPERVISIÓN GENERAL Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y



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procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, Revisión de resultados finales."

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Asistente Administrativo



Cargo de manejo y

confianza.

NO



Planear e Implementar las actividades del Sistema de Gestión Seguridad y

Salud en el Trabajo de acuerdo a las características propias en materia de

seguridad y salud de la Cámara de Comercio del Cauca, con el fin de contribuir

al mejoramiento de la salud física y mental del talento humano de la entidad.

Realizar actividades de apoyo de orden administrativo, en cumplimiento de los

parámetros y políticas internas, aportando a la gestión y mejoramiento del

área Administrativa de la Entidad.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el

Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los

estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Coordinar, verificar y controlar, los servicios de aseo, cafetería,

garantizando el suministro de elementos tanto de limpieza como de

protección personal.

Controlar el consumo de los elementos utilizados por el personal de

Servicios Generales para la ejecución de su labor.

Brindar apoyo en cuanto a la gestión requerida para la realización de las



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labores de mantenimiento de infraestructura en las sedes.

Proyectar oficios y documentos relacionados con la Dirección Administrativa

y Financiera.

Apoyar los procesos de compras relacionados con el Área Administrativa y

Financiera y eventualmente brindar apoyo en ésta actividad a las demás

áreas.

Realizar las Órdenes de Compra y de Servicios relacionadas con el programa

de Seguridad y Salud en el Trabajo y brindar apoyo en la Generación de las

órdenes del Área Administrativa.

Verificar el cumplimiento de los requisitos en los procesos de compras de

productos y/o servicios estipulados en los procedimientos establecidos por

la Entidad.

Realizar la liquidación de los viáticos solicitados por los trabajadores de la

entidad, conforme con la resolución vigente aplicable a ellos y realizar

trazabilidad a los mismos.

Dar apoyo en las actividades de verificación de existencia y distribución de

activos fijos.

Verificar la actualización del registro de seguros y garantías que amparan

los bienes de la entidad mediante las diferentes pólizas que amparen la

Institución de los riesgos identificados.

Apoyar en la realización de informes del Área con destino a los Entes de

Control, con la periodicidad requerida por la Dirección Administrativa.

Presentar informes de las actividades realizadas, según cronograma de

trabajo.

Planear e Implementar las actividades del Sistema de Gestión Seguridad y

Salud en el Trabajo, de acuerdo a las características propias en materia de



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seguridad y salud, de la Cámara de comercio del Cauca.

Mantener actualizado el programa de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

Realizar intervención, seguimiento y control de los factores de riesgo de

mayor prevalencia en la Entidad, según la matriz de factores de riesgo,

mediante sistemas de Vigilancia Epidemiológica.

Realizar el reporte a las entidades correspondientes, de acuerdo a las

disposiciones legales, con motivo a los diferentes casos que se presentan

con los colaboradores por eventos por accidentes de trabajo o

enfermedades profesionales que se generen y realizar la respectiva

investigación.

Coordinar con la Administradora de riesgos Laborales, la asesoría y

capacitación enfocada a la prevención de los accidentes de trabajo y

posibles enfermedades laborales de la entidad en sus tres sedes.

Realizar la recuperación de cartera oportuna y eficaz que por concepto de incapacidades y/o licencias adeuden a la Cámara, las Entidades Promotoras de Servicios de Salud o la Administradora de Riesgos Laborales correspondiente, realizando el proceso desde la trascripción hasta el cobro de las mismas, de acuerdo a la información suministrada por la Auxiliar de Talento Humano.


Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en el ejercicio de sus funciones.








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Educación Técnico, tecnólogo, profesional o estudiante de mínimo sexto (6°) semestre de Administración de Empresas, Administración Financiera o áreas afines


Conocimientos en la NTC ISO 9001.


Manejo de Inventarios.

Gestión documental.

Conocimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo. (Mínimo 50 horas)

Experiencia Mínimo un (1) año en cargos similares.




I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión Administrativa.

Cargo Auxiliar de Almacén II




NO



Brindar apoyo logístico a las diferentes áreas de la entidad y administrar el inventario de activos fijos de la Entidad, de acuerdo a los parámetros establecidos para ello.




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Realizar los procesos de compras relacionados con el Área Administrativa y Financiera y brindar apoyo en ésta actividad a las demás áreas.

Realizar en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, la elaboración de pedidos de papelería y elementos y de aseo de acuerdo a las necesidades de la Entidad.

Verificar la conformidad de los elementos adquiridos, respecto a los requisitos pactados.

Efectuar la administración de inventarios de insumos de almacén.

Realizar la entrega de insumos de almacén de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Administrar y custodiar las copias de llaves de las oficinas de la Entidad.

Gestionar el mantenimiento de las Instalaciones de la Entidad, realizando las actividades correspondientes, de acuerdo a las directrices de la Dirección Administrativa y Financiera.

Asignar, verificar y actualizar el inventario de activos fijos de la Entidad en sus tres (3) sedes.

Efectuar el alquiler de los auditorios o préstamo debidamente autorizado de los mismos de la Entidad, de acuerdo a los requerimientos externos e internos.

Garantizar la realización oportuna de las labores logísticas relacionada con el alquiler o préstamo de auditorios, desde el inicio de los eventos hasta su finalización, incluyendo el funcionamiento de los equipos.

Actuar como responsable por el uso y mantenimiento de los auditorios y sus elementos (equipos, mobiliarios, etc.).

Ejecutar o coordinar las actividades de mantenimiento de las edificaciones



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de la Entidad.









Educación Técnico, tecnólogo en áreas relacionadas con Administración afines.


Norma NTC ISO 9001


Manejo de Inventarios.

Experiencia Mínimo un (1) año en cargos similares.



Libertad para actuar: CONTROLADA: Rutinas de trabajo establecidas. Se permite la reorganización de la secuencia de tareas con base en cambios en las situaciones de trabajo. Supervisión estrecha.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Archivista II




NO




MANUAL DE FUNCIONES




Establecer y documentar las pautas, lineamientos y procedimientos que permitan cumplir con los programas de Gestión Documental para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación, disposición final y consulta de documentos internos y externos de la Entidad.



Salvaguardar la información interna y externa de la entidad.

Radicar la documentación que llega a la Entidad.

Organizar los documentos de la Entidad.

Foliar los documentos y realizar labor de retiro de ganchos, click y grapadoras.

Organizar los documentos en unidades de conservación.

Ubicar documentos en estanterías.

Realizar patinajes o trámites de los documentos internos, conservando total discreción con respecto a su contenido.

Despacho de documentos internos y externos.

Elaborar instrumentos de control para la consulta o préstamo de los documentos de archivo central.

Garantizar el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales.

Apoyar la implementación del programa de gestión documental de la Entidad, su mantenimiento y actualización.

Elaborar y aplicar un plan de conservación documental, presentando un



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informe semestral al comité de archivo de la Entidad.

Garantizar el cumplimiento de lo estipulado para el proceso de ventanilla única (Trámite documental: Recepción, radicación, registros y Distribución de las comunicaciones).

Dar cumplimiento a los tiempos para la entrega de la correspondencia o comunicaciones externas, verificando el diligenciamiento de la planilla de entrega.







Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, biológicos y locativos.


Educación Técnico o Tecnólogo en Archivo/Archivística o Gestión Documental.


NTC ISO 9001

Técnicas de Archivo y correspondencia.

Atención al Cliente.

Gestión documental.

Legislación en archivo.





Libertad para actuar: RESTRINGIDA Instrucciones directas y detalladas que establecen paso por paso la secuencia de tareas a ser completadas. Supervisión estrecha.



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I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Recepcionista




NO



Brindar información personal y telefónica efectiva a los usuarios y público en general que requieran ser direccionados u orientados hacia cualquiera de las dependencias de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, aportando a la buena imagen de la Entidad.



Atender personal o telefónicamente a los usuarios de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, orientándolos conforme a sus requerimientos.

Recibir, radicar e ingresar al sistema de gestión documental, la correspondencia que llega a la Entidad, garantizando la distribución de la misma de manera oportuna, dando prioridad a requerimientos de atención inmediata por vencimiento de términos legales.

Informar al superior Inmediato, acerca de las novedades que corresponda a todo acto que pueda causar un perjuicio a la Entidad o a su personal.

Controlar el ingreso y salida de usuarios y visitantes de la Entidad, informando al área antes de autorizar el ingreso de los mismos.

Mantener el orden en el puesto de trabajo, portar el carnet, las prendas del uniforme y demás elementos suministrados que hacen parte de la imagen de la entidad.



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Conservar total discreción con respecto al contenido de la correspondencia y asuntos relativos a la empresa, manteniéndose al margen de cualquier hecho.

Garantizar la atención durante el horario laboral asignado y aun cuando no haya sido relevado, en cuyo caso debe informar la circunstancia al superior jerárquico.

Brindar apoyo ante las solicitudes de las demás áreas siempre que no obstaculicen el desarrollo de las funciones propias del cargo, en dicho caso dar a conocer la circunstancia al jefe inmediato.









Educación Técnico, tecnólogo o estudiante de programas de áreas Administrativas.

Formación - Conocimientos específicos

Norma NTC ISO 9001

Servicio al Cliente

Gestión documental




Impacto: SEMIRUTINA Las situaciones son resueltas considerando diferentes rutinas posibles, sujeto a la guía del supervisor o a procedimientos y ejemplos bien definidos.

Libertad para actuar: MODELOS



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Situaciones semejantes en las que la solución requiere elección entre cosas aprendidas, las cuales se presentan en patrones claramente establecidos.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Mensajero




No



Apoyar la gestión de la Cámara de Comercio, a través de la realización de labores de mensajería, soporte operativo a las diferentes áreas, en especial al área financiera cuando así se requiera.



Distribuir la correspondencia generada en las diversas dependencias de la Entidad, de acuerdo con la programación que para ello determine el colaborador delegado para tal fin.

Consignar los dineros producto de ingresos diarios, conforme a la política establecida por la entidad para tal fin.

Realizar los pagos de aportes, proveedores, servicios públicos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA y todos aquellos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad.

Reclamar correspondencia en otras Entidades, con destino a cualquiera de las dependencias de la Institución.

Conservar total discreción con respecto al contenido de la correspondencia y asuntos relativos a la empresa, manteniéndose al



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margen de cualquier hecho.

Apoyar las labores operativas del área Administrativa y Financiera, o a las áreas que lo requieran y que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Realizar desplazamientos en el medio de transporte autorizado por la Entidad, enmarcados dentro de las funciones propiamente asignadas al cargo.







Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, de seguridad y locativos.


Educación Estudiante de programas técnicos o tecnológicos.


Norma NTC ISO 9001 Técnicas de Archivística Licencia de Conducción (Motocicleta)




Libertad para actuar: RESTRINGIDA: Instrucciones directas y detalladas que establecen paso por paso la secuencia de tareas a ser completadas. Supervisión estrecha.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Servicios Generales




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NO



Mantener en óptimas condiciones de aseo e higiene las instalaciones locativas de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA y apoyar los aspectos operativos de los eventos que se realicen en la Entidad.



Realizar el aseo general de las instalaciones de la Entidad, respetando la normatividad sanitaria vigente.

Recolectar, clasificar y transportar al interior de la Entidad, las bolsas con los residuos según su naturaleza en sitios temporales de acuerdo con los procedimientos establecidos y las políticas de la entidad.

Atender las reuniones programadas en la Entidad mediante el apoyo operativo a las mismas.

Conservar total discreción con respecto a asuntos relativos a la empresa, manteniéndose al margen de cualquier hecho.

Realizar labores propias de cafetería, incluyendo desplazamientos para tal fin.

Reportar oportunamente al responsable de la gestión, acerca de los daños de las locaciones para su debido mejoramiento y arreglo.




Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 pm, con una hora



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y media de almuerzo.



Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, biológicos, locativos y de seguridad.


Educación. Bachiller


Norma NTC ISO 9001

Aseo Institucional o en su defecto hospitalario.

Manipulación de alimentos

Seguridad y salud en el trabajo, manejo de residuos.

Servicio al cliente.

Experiencia. Mínimo un año en cargos similares



Libertad para actuar: LIMITADA: Instrucciones explicitas para realizar tareas simples. No se mueven sin instrucciones. Supervisión continua

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión Administrativa.

Cargo Aprendiz

Número de cargos Según cuota SENA



NO



Realizar la practica correspondiente a la formación adquirida en la institución donde cursó sus estudios, y proporcionar sus conocimientos en pro de la optimización de los procesos de la Entidad a los cuales sea asignado de conformidad con lo estipulado en el contrato de aprendizaje.



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Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Las funciones asignadas a la persona contratada para adelantar prácticas bajo la modalidad de aprendizaje al interior de la Entidad, serán fijadas de acuerdo a la especialidad que se identifique en las instituciones que en el mercado proporcionan este tipo de Talento Humano.


Horario de trabajo Horario establecido por la ley para contratos de aprendizaje.

Tipo de Contrato Contrato de aprendizaje


Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, y locativos.


Educación Egresado de instituciones aceptadas por el gobierno nacional como proveedora de aprendices para empresas.


Aquellos que estén relacionados con el objeto social de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Experiencia N/A

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión Financiera

Cargo Director Financiero




SI

Personal a cargo Contador, Tesorero, Auxiliar Contable II.




MANUAL DE FUNCIONES



Velar por el correcto manejo financiero de la Entidad, garantizando la eficacia de los procesos de Contabilidad y Tesorería, en cumplimiento de la legislación vigente, políticas y procedimientos aplicables a la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, planteando alternativas para su mejoramiento y retroalimentando esta información oportunamente a las directivas de la Entidad para la toma de decisiones.



Analizar e interpretar la información contable y financiera de la Entidad, y proponer ante la Presidencia Ejecutiva alternativas de mejoramiento de manera oportuna, para la toma de decisiones.

Planear, coordinar, ejecutar y controlar las normas para el manejo de la contabilidad de la Entidad.

Realizar parametrización del software contable al inicio y fin de cada periodo contable y cuando así se requiera en el desarrollo de las actividades de la Entidad.

Creación de servicios solicitados por las diferentes áreas en el desarrollo de las actividades dentro de los programas desarrollados por la Entidad o convenios suscritos por la misma.

Contabilizar diariamente los ingresos de la Entidad reportados en la plataforma del SII, al software contable de la Entidad.

Revisar y garantizar la presentación dentro de los plazos establecidos, las declaraciones Tributarias de la Entidad, en el aplicativo establecido para tal fin.

Coordinar la elaboración de los Estados Financieros con corte semestral y de fin de ejercicio, con destino a la Junta Directiva y entes de control.

Revisar los Estados Financieros básicos o de propósito general y



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eventualmente, elaborar los de propósito especial, según requerimientos.

Realizar y analizar informes con destino a las directivas de la Entidad, a los diferentes entes de control (Mensuales, bimestrales, trimestrales, anual o cuando lo requieran) y demás entidades.

Elaborar flujos de fondos, proyecciones y demás informes financieros dirigidos a Presidencia Ejecutiva para la toma de decisiones, con el respectivo análisis de alternativas de inversión de excedentes de tesorería.

Revisar los cheques girados por la tesorería de la Entidad, antes de ser enviados para la firma, así como las transacciones electrónicas requeridas y notas bancarias elaboradas por tesorería para realizar la aprobación de pagos electrónicos, verificando que cumpla con los requisitos establecidos.

Revisar y analizar las conciliaciones bancarias, garantizando que se tomen las acciones derivadas de las mismas.

Revisar la liquidación y contabilización del pago de nómina, registro de vacaciones y liquidaciones laborales, así como pagos de seguridades sociales y parafiscales, según la información proporcionada por el área de Talento Humano y Contratación.

Revisar informes contables de los diferentes proyectos o convenios, suscritos por la Entidad, cuando así se requiera.

Participar en la preparación de los planes de trabajo y velar por su inclusión dentro del presupuesto anual de ingresos y gastos, así como dentro del plan de adquisición de propiedad, planta y equipo.

Coordinar la elaboración del presupuesto anual de ingresos, gastos y el plan de adquisición de propiedad, planta y equipo de la Entidad, garantizando el envío de la información final aprobada a todos los responsables de los programas presupuestales.

Hacer seguimiento y control periódico de la ejecución presupuestal total de ingresos, gastos y plan de adquisición de propiedad planta y equipo, emitiendo alertas a los responsables de manera oportuna y remitiendo



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informe consolidado a la Presidencia Ejecutiva.

Coordinar modificaciones al presupuesto de ingresos, gastos y plan de adquisición de propiedad, planta y equipo, de la entidad durante la vigencia en curso, para su presentación a la Junta Directiva.

Coadyuvar y revisar la información exógena de la Entidad y de convenios suscritos por ésta, de acuerdo a requerimientos normativos.

Atender requerimientos y prestar asesoría, de acuerdo a solicitudes internas y externas relacionadas con el tema contable y financiero de la Entidad.

Revisar y verificar la información generada por el tesorero, auxiliar contable, contador y conciliador bancario.

Coordinar la depuración de cuentas y generar informes para la correcta aplicación de Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF.

Elaborar y actualizar políticas contables según normas internacionales de Información Financiera-NIIF.

Elaborar y actualizar memorandos de NIIF.

Garantizar el cumplimiento de la realización de arqueos a los responsables del manejo de efectivo en la entidad, por parte del equipo de trabajo de esta Dirección.

Coordinar la generación de la información financiera requerida por los entes de control.

Controlar y autorizar la ejecución del presupuesto asignado a las labores de la Dirección y los programas presupuestales a cargo.

Coordinar con la Presidencia Ejecutiva la presentación de informes ante la Junta Directiva y Entidades de Control, relacionadas con el área financiera.

Diseñar y evaluar en asocio con el área de Control Interno, los controles requeridos para el adecuado manejo financiero de la Entidad.



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Autorizar la apertura de cajas (General de registros públicos y cajas menores) según procedimiento estipulado en el Manual Financiero, garantizando la designación de un responsable por sede.

Garantizar la realización de los diferentes pagos y/o contribuciones a los entes de control de manera oportuna

Supervisar las actividades de avalúo de bienes muebles e inmuebles.

Efectuar las evaluaciones de desempeño del personal asignado al Área

Administrativa.

Garantizar la actualización de los diversos documentos inherentes al

funcionamiento del Área.





Dirigir y controlar al personal a su cargo, velando por el cumplimiento de

las funciones asignadas.


Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en

ejercicio de sus funciones.




Disposiciones Generales de seguridad y salud en el trabajo.

Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto son: psicosociales, biomecánicos y físicos principalmente.


Educación Profesional en Contaduría Pública, con estudios



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postgraduales en temas afines al cargo.


NTC ISO 9001

Actualizaciones Tributarias

Indicadores de Gestión


Conocimiento Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Experiencia Mínimo tres (3) años en cargos Similares



Libertad para actuar: DIRECCIÓN GENERAL: Políticas funcionales generales, dirección general amplia para el logro de metas. Amplia discreción dentro de las políticas funcionales.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Contador


Superior Inmediato Director Financiero


NO



Ejecutar la aplicación, análisis e interpretación de la Información Contable y Financiera de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA con la finalidad de diseñar e implementar instrumentos y mecanismos de apoyo a las directivas de la organización en el proceso de toma de decisiones, a la vez que orienta la aplicación eficiente de los recursos.





MANUAL DE FUNCIONES



Apoyar en el control del manejo de la contabilidad de la Entidad.

Elaborar las declaraciones Tributarias de la Entidad.

Elaborar los Estados Financieros básicos o de propósito general (anual) y los de propósito especial (informes trimestrales).

Brindar apoyo en la elaboración de informes con destino a las directivas de la Entidad, a los diferentes entes de control (Mensuales, bimestrales, trimestrales, anual o cuando lo requieran) y demás entidades.

Revisar los soportes y las imputaciones generados por causaciones contables.

Revisar los cheques girados por la tesorería de la Entidad, antes de ser enviados para la firma, así como las transacciones electrónicas requeridas y notas bancarias elaboradas por tesorería para realizar la aprobación de pagos electrónicos, en ausencia del Director Financiero.

Anular recibos de caja cundo sea requerido, (transacciones de cajeros de registros públicos).

Revisión del registro de novedades para la liquidación y pago de nómina y liquidaciones laborales, remitidas por el área de Talento Humano y Contratación.

Elaboración y/o revisión de informes contables de los diferentes proyectos o convenios que se tienen en la Entidad.

Brindar apoyo en la elaboración y presentar la información exógena de la Entidad y de convenios en forma mensual y/o anual de acuerdo a requerimientos, previa revisión de la Dirección Financiera.

Brindar asesoría a los colaboradores de la Entidad en temas relacionados con el con el área contable, en ausencia del Director Financiero.

Realizar arqueos aleatorios a las personas encargadas del manejo de efectivo en la entidad, de acuerdo directriz dada por la Dirección financiera.



MANUAL DE FUNCIONES



Apoyar la depuración de cuentas y generación de informes para la implementación de normas internacionales de Información Financiera-NIIF.

Participar en la elaboración de políticas contables.

Participar en la elaboración y actualización de memorandos, asignados por la Dirección financiera.

Realizar la impresión de los libros contables, previa revisión de la información.

Participar en la implementación de nuevos software contables.

Atender en asocio con la Dirección Financiera los requerimientos y solicitudes internas y externas relacionadas con el tema contable y financiero de la Entidad.

Guardar la debida reserva de toda la información.




Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 Pm, con una hora y media de almuerzo.



Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, ergonómicos, físicos y de seguridad.


Educación Profesional en Contaduría Publica

Formación NTC ISO 9001

Manejo del sistema SEGA

Actualizaciones Tributarias

Indicadores de Gestión.

Conocimiento Normas Internacionales de



MANUAL DE FUNCIONES



Información Financiera (NIIF).

Experiencia Mínimo un año en cargos Similares




IDENTIFICACIÓN


Cargo Tesorero




NO



Llevar de manera organizada y eficiente todas las gestiones relacionadas con el recaudo, desembolso y custodia del efectivo y títulos valores de la Institución, para suministrar información clara y oportuna a la Presidencia Ejecutiva y a la Dirección Financiera, utilizando los insumos a su disposición en forma objetiva y con responsabilidad ética, Institucional y social.



Conservar, custodiar y controlar los títulos valores de la CÁMARA DE



MANUAL DE FUNCIONES



COMERCIO DEL CAUCA.

Confrontar cuadre de caja para la elaboración de las consignaciones bancarias y adjuntar el informe resumen diario de ingresos.

Realizar diariamente la entrega de base a cajeros.

Tener disponible sencilla para el cambio de efectivo a los cajeros.

Recibir el recaudo diario por cajero parcial y al final de la jornada y diligenciar los formatos de consignación bancarias.

Efectuar arqueos en forma imprevista a los cajeros y a los responsables de los fondos de caja menor, de acuerdo a las directrices dadas por la Dirección Financiera.

Recibir y radicar las facturas y cuentas de cobro por pagar, verificando que cumplan los requisitos internos y de Ley, registrando la información correspondiente en el formato DFF-03 y entregarlas inmediatamente para causación.

Manejar libro de Bancos sistematizado y control de sus saldos (control de consignaciones, giros y saldos en Bancos) y mantener la reciprocidad entre cuentas, para evitar sobregiros y elaboración de cheques sin fondos.

Informar los vencimientos de CDTs entregando con anterioridad cuadro que incluya cotizaciones de tasas ofrecidas por las diferentes entidades bancarias.

Custodiar, manejar y controlar chequeras y formas continúas de cheques de las cuentas de la Entidad.

Elaborar pagos y responsabilidades de la Entidad, previamente autorizados con sus respectivos soportes. (Giro de cheques, elaboración de notas contables y realización de transferencias electrónicas, previo diligenciamiento del formato de proveedores).

Verificar la aplicación de pagos electrónicos e imprimir el soporte.

Realizar el giro de los diferentes pagos laborales e imprimir los soportes de pago.



MANUAL DE FUNCIONES



Controlar si los pagos y consignación de recaudos se deben efectuar con cargo a recursos de origen público o de origen privado; con el objeto de conservar el origen del gasto o del ingreso respectivamente.

Efectuar llamadas a los proveedores para entrega de cheques y elaborar listado para entregarlo a la recepción de la Entidad.

Entregar cheques acatando los procedimientos establecidos para tal fin.

Realizar la apertura de cuentas bancarias a nombre de la Entidad cuando se requiera, según autorizaciones.

Revisar y solicitar la aprobación para el pago de la planilla única asistida para autoliquidación de aportes en seguridad social y parafiscal, con las novedades generadas desde el área de Talento Humano y contratación.

Entregar al archivo los comprobantes de egreso con sus respectivos soportes: nomina, cuadres de caja, conciliaciones bancarias, notas de contabilidad, etc.

Colocar la orden de compra y/ó servicios en estado pagado en la herramienta Conexcauca, esto una vez realizado el pago.

Elaborar facturas solicitadas y enviarlas por correo certificado o entregarlas al responsable.

Recuperar y controlar el pago de cheques girados a la Entidad y dar informe bimestral a dirección financiera de las gestiones realizadas.

Controlar y gestionar la recuperación de las cuentas por cobrar de la cartera vencida y entregar informe trimestral a Dirección Financiera.

Conciliar a diario los auxiliares de las cuentas por pagar de la Entidad (códigos contables 13, 22,23 y 24).

Entregar información de recaudos de efectivo a la asistente administrativa para elaboración de póliza de transporte de valores.

Participar en la implementación de nuevos software contable.



MANUAL DE FUNCIONES



Apoyar a las diferentes actividades del área financiera.




Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 Pm, con una hora y media de almuerzo.





Educación Profesional en Contaduría Publica


NTC ISO 9001

Paquetes contables

Paquete Office





Libertad para actuar: SUPERVISIÓN-GENERAL: Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, revisión de resultados finales.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar Contable II



Cargo de manejo y NO



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confianza.



Apoyar eficientemente el desarrollo de las actividades operativas de la contabilidad y las finanzas de la Institución, utilizando tecnología adecuada para mejorar continuamente los procesos de organización, control de documentos y archivo de las operaciones financieras. Suministrar información actualizada, oportuna y veraz, conforme a los requerimientos legales y estatutarios, en un ambiente de respeto, compromiso institucional y beneficio mutuo.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética.

Crear proveedores en la base de datos de CONEXCAUCA y en el software contable de la Entidad (previa presentación del R.U.T.).

Realizar causaciones y registros contables de los diferentes hechos económicos de la Entidad, verificando que los soportes cuenten con los requisitos internos y de ley.

Elaborar notas de contabilidad, con el visto bueno de su jefe inmediato.

Apoyar en la elaboración de informes con destino a las directivas de la Entidad, a los diferentes entes de control (Mensuales, bimestrales, trimestrales, anual o cuando lo requieran) y demás entidades.

Informar a su jefe inmediato las sobre ejecuciones que se puedan presentar al momento de contabilizar un gasto.

Registrar las respectivas consignaciones de la Entidad y controlar los ingresos diarios.

Conciliar a diario el Balance General (Recursos públicos y privados)



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Elaborar certificados de ingresos y retenciones de los Empleados y Proveedores.

Conciliar a diario los movimientos relacionados con la Entidad y Registro Único Empresarial y Social RUES.

Realizar la depuración de cuentas para la implementación de normas internacionales de Información Financiera-NIIF.

Apoyar la implementación de nuevos software contable.

Preparar y elaborar informes y demás tareas que sean solicitados por el superior inmediato.







Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, ergonómicos, físicos y de seguridad.


Educación Técnico o Tecnólogo en Contabilidad, o estudiante de sexto semestre en delante de Contaduría.


NTC ISO 9001

Paquetes Contables.


Actualizaciones tributarias.



Impacto: REMOTO: Servicios de información, registros o incidentales para ser utilizados por otros con relación a algún



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resultado

Libertad para actuar: CONTROLADA: Rutinas de trabajo establecidas. Se permite la reorganización de la secuencia de tareas con base en cambios en las situaciones de trabajo. Supervisión estrecha.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros Públicos.

Cargo Director de Registros Públicos y Gerente CAE.




SI

Personal a cargo Coordinador CAE III, Abogado Auxiliar, Coordinador Jurídico II, Promotor de Formalización Empresarial I, Abogado Centro de Conciliación, Auxiliar de Registro I, Auxiliar de Registro II y judicante (s).


Direccionar la gestión operativa, jurídica, estratégica del área de Registros públicos y la encaminada a satisfacer eficazmente las necesidades de los usuarios y proteger los intereses de la Entidad, en cumplimiento de la normatividad vigente.



Coordinar y supervisar el cumplimiento de las funciones públicas delegadas por el Gobierno Nacional en materia de registros Públicos.

Coordinar y dirigir comités Jurídicos como una forma de capacitación a los empleados adscritos a los procesos de Registros Públicos de la Entidad.

Gerencia el funcionamiento del CAE y los registros públicos de todas las sedes de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Diseñar y ejecutar el programa de capacitación interna de normas y temas



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jurídicos que regulen las actividades de los registros públicos.

Garantizar el trámite oportuno a los recursos que se interpongan contra los actos del Registro.

Elaborar los certificados históricos y especiales.

Proponer y garantizar la ejecución del programa anual de trabajo del área de registros públicos.

Realizar el seguimiento asociado a dicho programa, verificar y analizar los Indicadores de gestión de acuerdo a las fechas establecidas, garantizando la toma de acciones pertinentes.

Aprobar el informe de los registros públicos para presentar a la Superintendencia de Industria y Comercio, según la periodicidad establecida por ella misma.

Asistir a reuniones y jornadas de capacitación del CAE y de los Registros Públicos cuando se requiera y transmitir a los colaboradores las determinaciones que se tomen en las mismas.

Garantizar el trámite a los derechos de petición del área de registros públicos.

Realizar revisión y registro de medidas cautelares.

Coordinar la rendición de informes del área, a los distintos entes de control.

Aprobar la documentación asociada al proceso CAE / registros públicos.

Velar por la vigencia y cumplimiento de los convenios suscritos para la operatividad del CAE.

Velar porque se disponga de material y recursos adecuados para el funcionamiento del área.

Realizar las inscripciones, renovaciones y actualización de los Registros Públicos.



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Asesorar a la presidencia ejecutiva en materia legal, respecto a las responsabilidades atinentes a la delegación de funciones públicas por parte del Gobierno Nacional a la Cámara de Comercio del Cauca.

En materia de protección de datos personales, obrar como Oficial Mayor de acuerdo con las funciones establecidas en la legislación vigente aplicable al particular.

Controlar y autorizar la ejecución del presupuesto asignado a los programas de registros públicos de la sede principal.

Coordinar la programación y ejecución de las jornadas de descentralización en las sedes de la Cámara de Comercio.

Garantizar la atención oportuna de las necesidades del área de registros públicos respecto a inconvenientes en el sistema.

Coordinar, en conjunto con la Dirección de Promoción y Desarrollo, las acciones del programa de formalización de la Cámara.

Garantizar la realización de la gestión referente a suscripción de los convenios de colaboración mutua entre la Cámara de Comercio del Cauca y los municipios de su jurisdicción, en cumplimiento de la legislación vigente aplicable.








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Educación Profesional en Derecho, con estudios postgraduales en derecho Comercial o afines.


Norma NTC ISO 9001

Manejo de Registros Públicos


Legislación Comercial


Administración de talento Humano

Manejo de herramientas ofimáticas

Experiencia Mínimo tres años en cargos similares



Libertad para actuar: ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA: Estrategia general de la empresa con gran volumen de recursos, sujetos a una guía muy general de la Presidencia Ejecutiva.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros Públicos

Cargo Coordinador Jurídico II


Superior Inmediato Director de Registros Públicos y Gerencia CAE


NO

Personal a Cargo N/A


Apoyar a la Dirección de Registros Públicos y Gerencia CAE en todos los aspectos relacionados con el Proceso, garantizando el control jurídico y



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operativo del mismo.



Realizar actividades de control de legalidad (doble intervención) a todos los documentos que ingresen dentro del Proceso CAE y los procedimientos de registros públicos.

Coordinar las capacitaciones en los temas relacionados con los Registros públicos.

Identificar e interpretar objetivamente las necesidades del empresario, para ofrecerle una asesoría caracterizada por su oportunidad, profundidad y calidad.

Colaborar en la Recepción, asesoría y acompañamiento a los usuarios en los trámites relacionados con temas de conciliación.

Propender por el cumplimiento de los tiempos de servicios pactados con el cliente de tal manera que como resultado de su gestión se garantice oportunidad y efectividad en la prestación del servicio y por ende la satisfacción del cliente.

Elaborar y promover la firma de los convenios de colaboración mutua entre la Cámara de Comercio del Cauca y los municipios de su jurisdicción, dando cumplimiento a la Ley 232 de 1995 y demás legislación vigente concordante.

Colaborar en el análisis del cumplimiento de metas establecidas por el proceso de registros públicos.

Identificar y proponer acciones de mejoras dentro de los procesos de los registros públicos.

Alistar, escanear e indexar etiquetas de proponentes con información reportada por entidades Estatales.



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Horario de trabajo Lunes a viernes de 8:00 am a 6:00 pm, con hora y media de almuerzo.




V. COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO.

Educación Profesional en Derecho.

Formación- Conocimientos específicos

NTC ISO 9001.

Derecho Comercial


Herramientas informáticas office.

Entrenamiento en Manejo de los Sistema de Registros Públicos.

Experiencia Mínimo un año de experiencia relacionada con las funciones del cargo.




DIRECCIÓN ESPECÍFICA: Prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes y políticas funcionales. Consecución de resultados concretos. Dirección gerencial.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros Públicos.

Cargo Coordinador CAE III


Superior Inmediato

Director de Registros Públicos y Gerente CAE




MANUAL DE FUNCIONES



confianza.



Velar por la operatividad permanente y eficiente del CAE, a través del establecimiento y conservación de líneas de comunicación directa y permanente con las entidades involucradas dentro del proceso CAE.



Proponer y ejecutar acciones para el funcionamiento, seguimiento y mejoramiento del CAE.

Monitorear el desempeño del proceso CAE y gestionar la prestación del servicio de acuerdo al modelo único nacional.

Proponer a su jefe inmediato, la reasignación de funciones del personal de registros públicos, en momentos coyunturales con el objeto de garantizar la calidad del servicio a los usuarios, así como comunicar oportunamente al área de tecnología las novedades contractuales de continuidad o no del personal adscrito al área, para lo relacionado claves y usuarios requeridos en los sistemas de registros públicos.

Acompañar a la dirección del área en la gestión de programas de capacitación y actualización permanente del equipo de trabajo de registros públicos, así como de los colaboradores de las instituciones involucradas en el proceso.

Consolidar y presentar los informes respectivos en relación con los indicadores asociados al CAE y a Registros Públicos.

Apoyar al Director de Registros Públicos y Gerente CAE, en el establecimiento y seguimiento a la ejecución de la programación anual, teniendo en cuenta las necesidades internas y externas de los usuarios, estableciendo Indicadores y seguimiento de los mismos.



MANUAL DE FUNCIONES



Gestionar la realización de estadísticas mensuales y semestrales con base en la información registral.

Atender solicitudes de los afiliados de la Cámara de Comercio del Cauca.

Verificar y gestionar el buen funcionamiento del portal CAE www.crearempresa.com.co y comunicar a Confecámaras la información pertinente.

Generar y enviar la información pertinente a las instituciones vinculadas al proceso CAE (Alcaldía, Gobernación, etc.)

Cotizar y generar listado de bases de datos solicitados por los usuarios de la Entidad.

Garantizar la disponibilidad de formatos e instructivos de Registros Públicos para los usuarios.

Generar los indicadores del área de registros públicos, realizar su análisis y toma de acciones de manera oportuna.









Educación Profesional en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Derecho o afines a las funciones del cargo.


Norma NTC ISO 9001

Indicadores


http://www.crearempresa.com.co/



MANUAL DE FUNCIONES



Entrenamiento en Manejo de los Sistema de Registros Públicos.





SUPERVISIÓN-GENERAL: Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, Revisión de resultados finales.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Abogado Auxiliar


Superior Inmediato Director de Registros y Gerente C.A.E.


NO



Realizar las labores de asesorar e informar a los usuarios sobre los diferentes trámites del área de registros públicos, y realizar el estudio de legalidad de los documentos presentados por los usuarios para su inscripción o registro.



Realizar actividades de control de legalidad a todos los documentos que ingresen dentro del Proceso CAE y los procedimientos de registros públicos.

Elaborar oficios de abstención de inscripción y traslado de documentos.



MANUAL DE FUNCIONES



Orientar a los usuarios sobre los motivos de devolución.

Recepcionar y atender los requerimientos relacionados con el proceso de constitución de empresa (consulta de homonimia, consulta uso de suelos, la formalización del RUT, trámites posteriores, entre otros), para el posterior suministro de información sobre los pasos que se deben surtir para su constitución de manera eficiente y eficaz.

Identificar e interpretar objetivamente las necesidades del empresario, para ofrecerle una asesoría oportuna, con profundidad y calidad.

Brindar información complementaria al empresario sobre las obligaciones y responsabilidades que adquiere con la creación de empresa.

Promover e informar a los empresarios sobre los canales de relacionamiento con que cuenta el CAE, en particular sobre los medios virtuales, dispuestos para los diferentes trámites y consultas necesarias para la constitución de la empresa.

Verificar el alistamiento de los componentes de su puesto de trabajo, contribuyendo así a la prestación de un servicio eficiente y eficaz.

Propender por el cumplimiento de los tiempos de servicio establecidos, de tal manera que se garantice oportunidad y efectividad en la prestación del servicio y por ende la satisfacción del cliente.




Horario de trabajo.

Lunes a viernes de 8:00 am a 6:00 pm, con hora y media de almuerzo.







MANUAL DE FUNCIONES



I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Registro I


Superior Inmediato

Director de Registros Públicos y Gerente CAE.


NO



Administrar la información pertinente a la jurisdicción de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA de forma oportuna, reportada y registrada en los portales relacionados con los registros públicos (RUE) y velar por la corrección de la información registrada en los certificados emitidos desde el Área.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización certificado bajo los

Educación Profesional en Derecho


Norma NTC ISO 9001

Derecho Comercial

Indicadores

Manejo de Herramientas Ofimáticas.

Entrenamiento en Manejo de Sistema Integrado de Registros Públicos.

Experiencia Mínimo un año de experiencia en el área del derecho comercial.




SUPERVISIÓN GENERAL: Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, Revisión de resultados finales.



MANUAL DE FUNCIONES



estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Tramitar las solicitudes de creación de usuarios para las entidades estatales en los portales de información de Confecámaras, verificando que contenga información completa y debidamente diligenciada.

Revisar semanalmente el Boletín de Noticia Mercantil.

Elaborar y gestionar la aprobación del oficio y certificación de publicación del Boletín de Noticia Mercantil en la página Web de la Entidad, para su posterior envió a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Elaborar informe y realizar él envió vía E-mail del movimiento de las casas de cambio a la DIAN.

Realizar transacciones RUE nacional, como Cámara receptora y como Cámara responsable.

Elaborar el reporte de información exógena anual de sociedades constituidas y liquidadas para envío a la DIAN.

Atender y gestionar de manera oportuna, las necesidades o inconvenientes reportados con respecto al sistema requerido para los diferentes trámites de los registros públicos.

Realizar corrección de certificados.










MANUAL DE FUNCIONES




Educación Técnico o tecnólogo de sistemas o electrónica.


Norma NTC ISO 9001

Servicio al Cliente



Entrenamiento en manejo de los Sistema de Registros Públicos.



Impacto: DIVERSIFICADO: Procedimientos diversificados. De acuerdo con las condiciones se elige cual de muchos procedimientos es el más adecuado dentro de gran diversidad de opciones.


MODELOS: Situaciones semejantes en las que la solución requiere elección entre cosas aprendidas, las cuales se presentan en patrones claramente establecidos.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Registro II - Auxiliar de Registro II temporal.


Superior Inmediato Director de Registros y Gerente C.A.E.


NO



Contribuir con el funcionamiento del Área de Registros Públicos desde cualquiera de las funciones asignadas específicamente para su desempeño.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética.

Suministrar información relacionada con los servicios ofrecidos en la Cámara



MANUAL DE FUNCIONES



de Comercio del Cauca.

Verificar el alistamiento de los componentes de su puesto de trabajo, contribuyendo así a la prestación de un servicio eficiente y eficaz.

Propender por el cumplimiento de los tiempos establecidos, garantizando oportunidad y efectividad en la prestación del servicio.

Promover e informar a los empresarios sobre los canales de relacionamiento con que cuenta el CAE, en particular sobre los medios virtuales, dispuestos para los diferentes trámites y consultas necesarias para la constitución de la empresa.

Ejercer el autocontrol en las funciones asignadas. Funciones de Digitación

Verificar que la información registrada esté correctamente diligenciada, grabada y finalizada.

Digitar y grabar formularios de matrículas y renovaciones con sus anexos e impresión de etiquetas.

Digitar y grabar el texto de constituciones, reformas y nombramientos.

Realizar el Registro de libros.

Cambiar de estado la matricula correspondiente para su posterior corrección, digitación y revisión para pasar a estado 6 (Personas naturales, Sociedades, Entidades Sin Ánimo de Lucro y libros).

Elaborar certificados de prendas de no matriculados.

Elaborar y remitir oficios a las entidades públicas ejecutivas y de control. Funciones de Ventanilla -Caja

Realizar la apertura y cierre de caja.

Recibir y verificar el correcto diligenciamiento de la documentación propia



MANUAL DE FUNCIONES



de los trámites de constitución de empresa.

Atender en caja las solicitudes relacionadas con los registros públicos y los servicios CAE.

Vender formularios del Registro Único Empresarial y Social.

Generar e imprimir los certificados de matrícula, de existencia y representación legal, de libros, de prenda, de cancelaciones y certificados nacionales.

Realizar la recepción, revisión y cobro de los documentos de los registros públicos.

Foliar los documentos que ingresan mediante enumeración de las hojas de los mismos.

Entregar al usuario los documentos devueltos por los abogados y hacer la anotación correspondiente en el libro de devoluciones.

Verificar que los trámites previos al proceso CAE se hayan realizado.

Hacer control de homonimia a nivel local, regional y nacional.

Recepcionar y entregar los libros de comercio con su respectivo registro de anotación.

Realizar el cuadre parcial y final de caja.

Realizar el registro y grabación de las novedades en personas naturales y jurídicas.

Realizar mutaciones, registros de prendas, contratos de arrendamiento y traspasos.

Efectuar el pedido de formularios en el formato requerido.

Sellar los libros o imprimirlos cuando el usuario así lo requiere. Funciones de archivo e indexación.



MANUAL DE FUNCIONES



Recoger documentos a cajeros, alistarlos y escanearlos, seleccionar matriculas, renovaciones, mutaciones y oficios para asignarlos por medio del sistema.

Seleccionar, alistar y escanear documentos con códigos de barras para dirigir a los abogados.

Sacar copias que solicitan los usuarios externos e internos

Crear códigos de barras con autorización de la Dirección de Registros Públicos.

Escanear documentos RUE para enviar a diferentes Cámaras.

Organizar y digitalizar todos los documentos asociados a los Registros Públicos.

Archivar documentos indexados en libros especiales para llevar al archivo inactivo.

Asignar códigos de barras para trámites de los registros públicos, a los abogados del Área de Registros Públicos.

Alistar, escanear e indexar, documentos de registros públicos, inscritos por los abogados del Área de Registros.

Entregar documentos devueltos por los abogados auxiliares e imprimir oficios de devolución.

Recibir oficios de entidades públicas y privadas para asignar a cajeros y abogados según corresponda.

Alistar, seleccionar e indexar documentos RUES que vienen de otras Cámaras de Comercio.

Alistar, escanear e indexar etiquetas de proponentes con información reportada por entidades Estatales.

Corregir los posibles errores en el escaneo de los documentos sujetos a



MANUAL DE FUNCIONES



algún trámite en los Registros Públicos.

Recibir y archivar libros de archivo que vienen de las seccionales de la Cámara de Comercio del Cauca.

Administrar el archivo histórico del Área de Registros Públicos, con el fin de facilitar su revisión y actualización de la base de datos, así como su verificación por usuarios internos y externos.

Llevar el inventario de formatos e instructivos de Registros Públicos.


Funciones de Gestión Documental:

Administrar y conservar el acervo documental de la entidad de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para asegurar el adecuado funcionamiento administrativo de la misma.

Dirigir, ejecutar y controlar el plan operativo anual del Programa de Gestión Documental.

Apoyar la actualización y realización de políticas y directrices del proceso de gestión documental en pro del buen funcionamiento del sistema.

Sensibilizar al colaborador generador de documentos sobre el manejo, almacenamiento y administración adecuada de los mismos, tanto en el aplicativo docxflow como en los documentos físicos.

Promover la correcta utilización de las normas, políticas y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión Documental.

Coordinar las actividades archivísticas a nivel general de la entidad.

Coordinar el adecuado funcionamiento de la Unidad de correspondencia de la Cámara de Comercio del Cauca.

Coordinar y controlar el recibo, selección y clasificación de la documentación de acuerdo a la tabla de retención aprobada y vigente.



MANUAL DE FUNCIONES



Coordinar y dar trámite oportuno a las solicitudes de información provenientes de las diferentes dependencias.

Cumplir con lo establecido por los sistemas: gestión de calidad, gestión documental de la entidad.

Hacer seguimiento a la implementación de los documentos generados por el aplicativo del Sistema de Gestión Documental de la entidad.

Reportar los PQR´s en el aplicativo docxflow de Gestión Documental en los tiempos establecidos y realizar seguimiento al mismo, con el fin de tomar acciones oportunas si es del caso.

Identificar y proponer acciones correctivas, preventivas y/o mejora que conlleven al mejoramiento continuo del (los) proceso (s) al (los) que pertenezca y así mismo proponer planes de acción para el tratamiento de éstas.

Ser el secretario del Comité de Archivo de la Organización y llevar los Registros correspondientes.

Proponer al Comité de Archivo medidas ágiles y seguras para el manejo adecuado de la información de la entidad.

Asistir a seminarios, reuniones y eventos de interés que ayuden al mejoramiento continuo del proceso como lo dicta la norma archivística.

Coordinar el mantenimiento, orden y limpieza de los lugares destinados para los depósitos documentales.







Educación Técnico, tecnólogo o estudiante de carreras



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administrativas.


Norma NTC ISO 9001

Servicio al Cliente



Entrenamiento en manejo de los Sistemas de Registros Públicos.





CONTROLADA: Rutinas de trabajo establecidas. Se permite la reorganización de la secuencia de tareas con base en cambios en las situaciones de trabajo. Supervisión estrecha.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Promotor de Formalización Empresarial I


Superior Inmediato

Director de Registros Públicos y Gerente C.A.E


NO


II. PROPÓSITO GENERAL DEL CARGO

Diseñar, proponer y apoyar la ejecución, de las acciones a seguir en materia de formalización empresarial, en coordinación entre la Dirección de Registros Públicos y la Dirección de Promoción y Desarrollo de la Cámara de Comercio del Cauca.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización, certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética.



MANUAL DE FUNCIONES



Participar de los programas de descentralización y formalización para el cumplimiento de las metas de la Dirección de Registros Públicos

Presentar estrategias para el cumplimiento de metas.

Realizar análisis de resultados de los programas y/o proyectos de formalización Empresarial de la Entidad.

Identificar y proponer acciones de mejora en los programas de descentralización y de formalización de los Registros Públicos.

Realizar un proceso de crítica a la información presentada por los promotores, esta actividad consiste en verificar que la información solicitada en los formatos que le serán entregados a los promotores por parte de la Cámara de Comercio del Cauca se encuentran diligenciados en un 100% o en su defecto, que cuentan con la observación y/o comentario que justifican la omisión de información en los formatos.

Devolver al promotor los formatos que no hayan sido diligenciados en su totalidad para reprogramar una nueva visita que permita obtener la totalidad de la información requerida.

Diligenciar la información obtenida por los promotores en labores de trabajo de campo, en formatos Excel, para lo cual se debe mantener un archivo general consolidado y un de reporte semanal, que serán entregados a la coordinación del programa de formalización.

Archivar y conservar la información, archivos, formatos, encuestas, correspondencia y demás que se obtengan del programa de formalización.

Presentar un reporte semanal sobre la cantidad de visitas de sensibilización realizadas y sobre la cantidad de formalizaciones efectuadas por cada promotor.

Realizar arqueo diario a cada promotor sobre el valor de las transacciones realizadas y llevar control digital de las mismas.

Apoyar las actividades de seguimiento y monitoreo a la información reportada por los brigadistas.

Realizar comprobación aleatoria de los registros, planillas y formatos entregados por los promotores.



MANUAL DE FUNCIONES



Realizar llamadas de seguimiento a los microempresarios que hayan manifestado interés en formalizarse y concertar con ellos citas para el proceso de formalización.

Apoyar la organización de las actividades transversales relacionadas con capacitación y eventos para los empresarios que se formalicen.

Hacer seguimiento a la renovación efectuada por los empresarios formalizados y apoyar labores de telemercadeo para incentivar la renovación mercantil.

Reportar a la Dirección del proyecto las falencias, dificultades e inconvenientes que se presenten en la ejecución de las labores propuestas y que llegaran a ser causal de incumplimiento de las metas establecidas.

Velar por el cuidado y la conservación de los equipos y elementos que le sean entregados para el correcto desarrollo de sus funciones.




Horario de trabajo Lunes a Viernes de 8:00 a 6:00 pm, con una hora y media para almuerzo.



Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, y locativos.


Educación Profesional, técnico, tecnólogo, estudiante de carrera universitaria (mínimo 9° semestre) de Administración de Empresas o carreras afines.


Manejo de paquete Office, correo electrónico e Internet.

Manejo de paquete office.

Manejo de indicadores.

Servicio al cliente.

Experiencia Un año de experiencia en el desempeño de funciones



MANUAL DE FUNCIONES



similares.





I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Abogado Centro de Conciliación.


Superior Inmediato

Director de Registros Públicos y Gerente C.A.E


NO

Personal a cargo Judicante


Utilizar los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, poniendo a su disposición talento humano especializado y los mejores recursos que aseguren servicios oportunos, ágiles y con plenos efectos legales. A través del Centro de Conciliación, se ofrece un espacio donde se facilita la solución de conflictos derivados de las relaciones de negocios, organizacionales y familiares, de una manera rápida, económica, especializada y eficiente.



Asesorar a los usuarios acerca de la forma y alcance de los servicios del



MANUAL DE FUNCIONES



Centro.

Atender los trámites previstos que se requieran para la iniciación de una conciliación.

Llevar los libros oficiales de conciliadores del Centro.

Llevar el registro de las solicitudes de conciliación radicadas en el Centro.

Mantener al día el archivo del centro de acuerdo a lineamientos archivísticos.

Expedir y rubricar las actas de conciliación realizadas por el centro.

Verificar el desarrollo de las audiencias de conciliación y del cumplimiento de los deberes de los conciliadores designados por el centro, elaborando los informes pertinentes.

Coordinar y facilitar la consecución de los elementos físicos y logísticos que se requieran para adelantar y cumplir los deberes y funciones del Centro.

Velar porque la prestación del servicio del Centro se lleve de manera efectiva y conforme a la ley, al reglamento del Centro de Conciliación y normas Institucionales.

Organizar el programa de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Expedir las constancias que acrediten la calidad de conciliador inscrito en el Centro.

Verificar que los aspirantes a integrar la lista oficial de conciliadores cumplan con los requisitos señalados por la Ley y por el reglamento del centro.

Dar trámite a las solicitudes de abogados que deseen formar parte de la lista de conciliadores del Centro de Conciliación de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, ante el Presidente Ejecutivo.

Presentar al Director de Registros Públicos y Gerente C.A.E para que por su



MANUAL DE FUNCIONES



conducto se decida la exclusión de los conciliadores que integran la lista de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Aplicar el Reglamento Interno de Conciliación de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA y para el efecto dispondrá de todas las facultades necesarias.

Presentar informes periódicos sobre las actividades del Centro a la Dirección de Registros Públicos y Gerente C.A.E y Presidente Ejecutivo de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Presentar las modificaciones que estime necesarias dentro del proceso del Centro de Conciliación.









Educación Profesional en Derecho

Formación Diplomado en Conciliación y preferiblemente en arbitraje.

Experiencia Mínimo un año de experiencia en cargos directivos similares.

Conocimientos específicos

NTC ISO 9001.

Mecanismos de Conciliación y Arbitraje

Indicadores

Administración de Talento Humano.

Paquete Office




MANUAL DE FUNCIONES





SUPERVISIÓN GENERAL Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, revisión de resultados finales.

I. IDENTIFICACIÓN

Macro Proceso Promoción y Desarrollo

Cargo Director de Promoción y Desarrollo


Superior Inmediato

Presidente Ejecutivo


SI

Personal a cargo Coordinador Área de Comercio II, Coordinador Área de Desarrollo Empresarial I, Coordinador Área de Cultura y Turismo II, Coordinador de Competitividad II, Promotor DE Comercio II, Promotor de Desarrollo Empresarial I.


Planear, dirigir, ejecutar y controlar estrategias para la promoción, fomento y fortalecimiento empresarial en el Cauca, a través de los instrumentos específicos definidos para cada una de las áreas funcionales a su cargo, así como de proyectos en materia de emprendimiento, formalización, fortalecimiento empresarial y, en general, para el mejoramiento de la productividad y competitividad empresarial en la Región.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización, certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Dirigir y controlar el funcionamiento general de las áreas de Promoción y Desarrollo.



MANUAL DE FUNCIONES



Realizar seguimiento y supervisión, directa o delegada, a convenios y contratos que involucren las áreas de Promoción y Desarrollo.

Efectuar seguimiento a la ejecución técnica y presupuestal de los planes, programas y/o proyectos de las áreas de Promoción y Desarrollo.

Coordinar de forma sinérgica y articulada las actividades de todas las áreas que hacen parte de Promoción y Desarrollo.

Planear administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros de las áreas a su cargo.

Gestionar recursos económicos o institucionales para apoyar la labor de las diferentes áreas en proyectos, programas y/o actividades inherentes a la gestión institucional que desarrollan.

Formular y presentar propuestas, iniciativas o proyectos de interés para el empresariado de la región.

Planear, organizar, gestionar y hacer seguimiento a la realización de estudios e investigaciones de carácter económico y social.

Servir de interlocutor por parte de las áreas de Promoción y Desarrollo ante las directivas de la institución cuando así se requiera.

Coordinar la gestión y seguimiento efectivo de los programas y proyectos, adelantados en las sedes de la Entidad, que sean competencia de Promoción y Desarrollo.

Servir de enlace entre la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA e instituciones del orden municipal, departamental y nacional, para el desarrollo de programas y proyectos de interés para el empresariado caucano.

Diseñar, implementar y hacer seguimiento a las iniciativas para la promoción de la cultura empresarial en el Departamento, en coordinación con las demás áreas de la Entidad.

Diseñar, implementar y hacer seguimiento a estrategias para la visibilización de las acciones y resultados de la gestión del Área tanto



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para públicos internos como externos de la Entidad, como elementos para el fortalecimiento de las acciones desarrolladas en cada una de ellas.

Representar a la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA en el desarrollo de convenios interinstitucionales, cuando así se le delegue por parte de la Presidencia Ejecutiva.

Diseñar estrategias para la identificación de las necesidades y requerimientos del empresariado caucano y formular planes de acción e iniciativas concordantes con los mismos.

Elaborar y presentar informes de gestión, ejecución o resultados, según le sea requerido y de acuerdo a las responsabilidades de su cargo.





Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato en ejercicio de sus funciones.









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Educación

Profesional Administración de Empresas, Economía, Administración Publica o afines, con estudios postgraduales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Formación y Conocimientos Específicos

NTC ISO 9001

Formulación, ejecución y evaluación de proyectos

Planeación

Indicadores

Administración de talento humano.






ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA: Estrategia general de la empresa con gran volumen de recursos, sujetos a una guía muy general de la Presidencia Ejecutiva.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador Área de Comercio II


Superior Inmediato

Director de Promoción y Desarrollo


NO

Personal a cargo Promotor de Comercio II


Planear, promover y ejecutar proyectos y programas encaminados a la promoción, fomento y fortalecimiento de la formalidad y la gestión comercial de los empresarios en el departamento del Cauca.



MANUAL DE FUNCIONES





Participar activamente en la planeación de programas y proyectos conjuntamente con las otras dependencias de la Dirección y de la Entidad y ejecutarlos en concordancia con los objetivos del Área y las políticas institucionales.

Proponer e implementar mecanismos de comunicación con los empresarios, para la identificación de sus intereses y necesidades y fortalecimiento de los programas en marcha.

Diseñar e implementar metodologías y estrategias eficientes para la promoción, fomento y fortalecimiento de la formalidad y la gestión comercial de los empresarios caucanos.

Administrar de manera eficiente los recursos asignados al Área, de acuerdo con los procedimientos y políticas institucionales determinadas para ello.

Coordinar la ejecución de los programas, proyectos e iniciativas establecidas en la planeación del Área, de acuerdo con los recursos, plazos y metas de la misma.

Participar, según se le sea delegado, en reuniones internas y externas, teniendo como parámetro para ello lo establecido en la plataforma estratégica de la Entidad y velando por su buen nombre y prestigio.


Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de los programas y proyectos desarrollados en la Entidad y que por su naturaleza le sean delegados.

Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de las labores del



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personal a su cargo, de acuerdo con las directrices institucionales.





Las demás tares que le sean asignadas por el superior inmediato en ejercicio de sus funciones.





Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, y de seguridad


Educación Profesional en Comercio Internacional, Administración de Empresas, Economía o carreras afines.



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NTC ISO 9001

Ejecución de proyectos

Comercialización y exportaciones

Logística de eventos

Planeación

Indicadores

Administración de recursos humanos

Atención al cliente

Herramientas ofimáticas





DIRECCIÓN ESPECIFICA: Prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes y políticas funcionales. Consecución de resultados concretos. Dirección gerencial.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador de Desarrollo Empresarial I


Superior Inmediato

Director de Promoción y Desarrollo


NO

Personal a cargo Promotor de Desarrollo Empresarial I


Planear, promover y ejecutar proyectos y programas encaminados a la promoción, fomento y fortalecimiento empresarial en el departamento del Cauca.



MANUAL DE FUNCIONES






Proponer e implementar mecanismos de comunicación con los empresarios, para la identificación de sus intereses y necesidades y fortalecimiento de los programas en marcha.

Diseñar e implementar metodologías y estrategias eficientes para la promoción, fomento y fortalecimiento empresarial.






Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de las labores del personal a su cargo, de acuerdo con las directrices institucionales.

Realizar la supervisión oportuna y eficaz, de contratos y convenios que por



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competencia le sean asignados por la Entidad.









Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, y de seguridad.


Educación Profesional en Administración de Empresas, Economía, Comercio Internacional o afines.


NTC ISO 9001

Ejecución de proyectos

Pedagogía y didáctica


Planeación

Indicadores

Administración de talento humano






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DIRECCIÓN GENERAL: Políticas funcionales generales, dirección general amplia para el logro de metas. Amplia discreción dentro de las políticas funcionales.

I. IDENTIFICACIÓN

Macro Proceso Promoción y Desarrollo.

Cargo Promotor de Desarrollo Empresarial I

Número de cargos

5

Superior Inmediato Coordinador Área de Desarrollo Empresarial I


NO



Realizar actividades de promoción, mercadeo y las demás labores asociadas a los programas del proceso de desarrollo empresarial de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, relacionadas con la planeación del Área y las políticas institucionales.



Realizar mercadeo de los Programas propuestos dentro del marco del Programa de desarrollo empresarial.



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Realizar inscripción y cancelación de participantes de acuerdo a Procedimientos internos.

Coordinar la logística para el desarrollo de los eventos.

Realizar la evaluación de los eventos y elaborar los informes de gestión de acuerdo al Procedimiento.

Segmentar la base de datos de los empresarios a invitar.

Actualizar y administrar la base de datos.

Redactar los oficios y correos electrónicos que sean necesarios para la convocatoria a los eventos.

Organizar y preparar el material publicitario para su distribución.

Apoyar logística para la entrega de la correspondencia que sea necesaria, utilizando para ello el formato de control de correspondencia.

Actualizar la base de datos de los clientes de acuerdo a los reportes de Mensajería entregados.

Solicitar propuestas para la contratación de servicios (Refrigerios, hoteles, alimentación).

Realizar el telemercadeo de acuerdo con los reportes de Mensajería entregados.

Solicitar y concretar citas con los empresarios para promoción de eventos.

Realizar visitas a las empresas cuando sea necesario.

Solicitar auditorios, equipos, aseo y demás elementos relacionados con la logística del evento.

Dirigir charlas de acuerdo a la directriz dada desde la Coordinación del área.

Organizar, imprimir, fotocopiar y entregar material o memorias a los



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participantes.

Entregar a los participantes el formato de evaluación de actividades de capacitación y eventos.

Elaborar y entregar a los participantes, los certificados de participación debidamente firmados por el conferencista y el Presidente Ejecutivo de la Entidad.

Elaborar los informes de gestión de los eventos y entregar al coordinador del área para su respectivo aval.

Contribuir al mejoramiento continuo de los programas y actividades desarrolladas desde el Área.

Coordinar y hacer seguimiento efectivo, a la ejecución de los programas, proyectos, contratos o convenios, desarrollados en la Entidad y que por su naturaleza le sean delegados.

Velar por el correcto manejo, administración, sistematización y archivo de la información y conocimiento producido a propósito de la gestión del Área, de acuerdo con las directrices institucionales y la normatividad aplicable.









Educación Tecnólogo, o estudiante de mínimo 9° semestre de carreras universitarias.



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NTC ISO 9001

Servicio al cliente

Mercadeo o ventas

Organización de eventos

Herramientas pedagógicas-(Manejo de grupos).


Experiencia Mínimo un año en cargos o labores similares.





I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Promotor de Comercio II

Número de cargos 1

Superior Inmediato Coordinador Área de Comercio II.


NO



Apoyar la ejecución de las actividades operativas propias de los programas del proceso de Comercio, de acuerdo a las directrices que para ello determine su superior inmediato, relacionadas con la planeación del Área y las políticas institucionales.




MANUAL DE FUNCIONES




Actualizar las bases de datos de los empresarios y el público en general, sujeto o interesado en los servicios del Área, de acuerdo las disposiciones organizaciones y normativas aplicables.

Ejecutar labores de promoción y difusión de las actividades del Área, de acuerdo con las estrategias pertinentes dispuestas para ello.

Archivar y custodiar la documentación emanada y resultante de las actividades desarrolladas en el Área.

Ejecutar las labores logísticas, operativas y de apoyo, requeridas para el desarrollo de las acciones del Área, de acuerdo a los lineamientos que para ello le sean impartidos por su superior inmediato.

Contribuir al mejoramiento continuo de los programas y actividades desarrolladas desde el Área.









Educación Técnico, Tecnólogo o estudiante de carreras universitarias.



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NTC ISO 9001

Servicio al cliente

Mercadeo o ventas


Experiencia Mínimo un año en cargos o labores similares





I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador Área de Cultura y Turismo II


Superior Inmediato Director de Promoción y Desarrollo


NO



Planear, promover y ejecutar proyectos y programas encaminados a la promoción, fomento y fortalecimiento del empresariado del turismo en el departamento del Cauca, así como diseñar, implementar y apoyar campañas y eventos en pro de la cultura del emprendimiento, la formalidad y, en general, todas aquellas expresiones que apoyen directa e indirectamente los postulados estratégicos de la Cámara de Comercio y el mejor interés de los empresarios del Departamento.




MANUAL DE FUNCIONES





Proponer e implementar mecanismos de comunicación con los empresarios, para la identificación de sus intereses, necesidades y fortalecimiento de los programas en marcha.

Diseñar e implementar metodologías y estrategias eficientes para la promoción, fomento y fortalecimiento del empresariado de los sectores cultura y turismo en el Cauca.





Coordinar y hacer seguimiento efectivo, a la ejecución de los programas, y proyectos, desarrollados en la Entidad y que por su naturaleza le sean delegados.


Velar por el manejo correcto, administración, sistematización y archivo de



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la información y conocimiento producido a propósito de la gestión del Área, de acuerdo con las directrices institucionales y la normatividad aplicable.


Apoyar la realización de eventos y actividades de índole cultural, relacionados con los postulados estratégicos de la Cámara de Comercio y el mejor interés de los empresarios del Departamento.








V. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y ESPECIFICAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

Educación Profesional o Tecnólogo Administración Turística, Administración de Empresas y afines



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NTC ISO 9001

Formulación y ejecución de proyectos

Normatividad turística


Planeación

Indicadores








DIRECCIÓN ESPECÍFICA Prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes y políticas funcionales. Consecución de resultados concretos. Dirección gerencial.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador de Competitividad II


Superior Inmediato Director de Promoción y Desarrollo


NO





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Planear, promover y ejecutar proyectos y programas encaminados a la promoción, fomento y fortalecimiento de la competitividad de las empresas de la región, tanto desde lo atinente a su estrategia particular, como a aquellos factores de contexto que la afectan. Propender por la generación y disponibilidad de información socioeconómica veraz y pertinente para la Entidad y la Región.



Ejercer la secretaría técnica de la Comisión Regional de Competitividad, en conjunto con la Gobernación del Cauca y otras instituciones si fuera necesario, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.


Proponer e implementar mecanismos de comunicación con empresarios, instituciones y, en general, organismos del orden nacional e internacional, para articular trabajo conjunto en pro del mejoramiento de las condiciones de competitividad en la región y sus sectores productivos.

Diseñar e implementar metodologías y estrategias eficientes para la promoción, fomento y fortalecimiento de la productividad y la competitividad de las empresas caucanas.



Participar, según se le sea delegado, en reuniones internas y externas, teniendo como parámetro para ello lo establecido en la plataforma



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estratégica de la Entidad y velando por su buen nombre y prestigio.






Proponer, formular, gestionar y hacer seguimiento a la elaboración de estudios socioeconómicos de interés para la Entidad y la Región.

Coordinar la elaboración y posterior publicación en medios escritos o virtuales, de documentos que proporcionen información oportuna y veraz, dejando a disposición de la población en general, herramientas objetivas y pertinentes para la toma de decisiones a nivel empresarial y gubernamental.








MANUAL DE FUNCIONES






Educación Profesional en Administración de Empresas, Economía o carreras afines.


NTC ISO 9001

Formulación y ejecución de proyectos

Metodología de investigación

Planeación

Indicadores








I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Gestión de Tecnología

Cargo Director de Tecnología




SI

Personal a cargo Coordinador de Sistemas III, Auxiliar de Soporte Técnico I.



MANUAL DE FUNCIONES




Administrar y coordinar la sistematización de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, garantizando la seguridad y disponibilidad de la información, mediante la óptima utilización de la tecnología.



Propender por el ambiente de colaboración y compromiso, entendiendo las tareas de la Cámara como de responsabilidad común, mejorando el desempeño laboral de acuerdo a las capacitaciones que ofrece la entidad y responder por el mejoramiento permanente de las competencias laborales.

Dirigir los procesos técnicos y administrativos de la Direccion de Tecnología, administrando los recursos, a fin de satisfacer las necesidades de la Entidad.

Elaborar, presentar y gestionar la Planeación de la Dirección de Tecnología con el fin que esté permanentemente alineada con los objetivos, metas y normatividad vigente de la Entidad.

Asesorar a la Entidad en la determinación de objetivos y metas tecnológicas.

Liderar la gestión necesaria para proveer los recursos tecnológicos, garantizando su confiabilidad, disponibilidad y oportunidad para apoyar y extender las estrategias y objetivos organizacionales.

Coordinar los Planes de Contingencia relacionadas con los sistemas de Comunicación entre las sedes de la Entidad.

Colaborar en la parte técnica del desarrollo de proyectos que contribuyan a mejorar la calidad y productividad de la Entidad.

Coordinar el desarrollo para la implementación de proyectos relacionados con tecnología para facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial, administrativo, operacional, entre otros.

Dirigir la administración del software y hardware con que cuenta la



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Entidad.

Garantizar el soporte técnico a los usuarios en la operación de los equipos de cómputo y los aplicativos.

Garantizar la seguridad de los equipos e integridad de la información que manejan las diferentes áreas de la Entidad mediante el control y administración adecuados.

Planear, dirigir y evaluar las actividades y el presupuesto de la Direccion de Tecnología.

Actualizar o gestionar ante la Entidad correspondiente, los programas o datos que se requieran para el normal funcionamiento de la Institución de acuerdo a los requerimientos de ley.

Coordinar las actividades que en materia de tecnologías de la información se realicen en las diferentes áreas de la Entidad.

Establecer políticas, procedimientos y restricciones (políticas de seguridad informática) en conjunto con la Dirección Administrativa y Financiera, para determinar la utilización de los recursos informáticos de la Entidad (equipos de cómputo, impresoras, software, acceso a Internet, correo electrónico, telefonía Ip, etc.).

Coordinar la actualización y administración de las bases de datos para garantizar un servicio de información accesible, confiable y oportuna.

Coordinar y verificar las copias de seguridad de datos mensual de datos y programas, en lo concerniente al Sistema de Registros Públicos e información relevante de los otros Sistemas de Información que maneja la Entidad.

Coordinar y administrar los sistemas de información que posee la Entidad (creación de usuarios, claves de acceso, programas, datos, etc.), para asegurar su efectivo funcionamiento y modificaciones; así como, la implementación y desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades con recursos internos o bien, coordinando el desarrollo externo.

Colaborar en el desarrollo de nuevas aplicaciones software para la entidad.

Coordinar y administrar la red de datos de la Entidad.



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Administrar la seguridad informática de la Entidad.

Administrar y gestionar la infraestructura de comunicaciones de la Entidad, accesos entre sedes (POPAYAN-STDER, POPAYAN-EL BORDO, POPAYAN-BOGOTA (RUE), accesos a INTERNET, etc.)

Autorizar el acceso al centro de datos y servidores de la Direccion de Tecnología.

Presentar a la Presidencia Ejecutiva informes de la gestión del área, en el momento que se requiera.












Educación Profesional en Ingeniería de Sistemas, ingeniería Electrónica o afines, con estudios postgraduales en temas relacionados con las funciones del cargo.


NTC ISO 9001

Manejo de SIREP y SEGA

Unix, Linux, Windows 98/ME/XP/2000.



MANUAL DE FUNCIONES



Programación avanzada


Administración de talento Humano

Paquete office





ORIENTACIÓN-ESTRATÉGICA: Estrategia general de la empresa con gran volumen de recursos, sujetos a una guía muy general de la Presidencia Ejecutiva.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador de Sistemas III


Superior Inmediato

Director de Tecnología


NO



Brindar apoyo a la Dirección de Sistemas en el desarrollo e implementación de las diversas aplicaciones tecnológicas requeridas en la Entidad así como proporcionar apoyo a los Usuarios de la Institución con el mantenimiento y necesidades puntuales en materia de sistemas.



Propender por el ambiente de colaboración y compromiso, entendiendo las tareas de la Cámara como de responsabilidad común, mejorando el desempeño laboral de acuerdo a las capacitaciones que ofrece la entidad y



MANUAL DE FUNCIONES



responder por el mejoramiento permanente de las competencias laborales.

Planear y colaborar en la ejecución de los mantenimientos preventivos y correctivos de toda la infraestructura hardware y software incluyendo todas las sedes de la entidad.

Coordinar y colaborar la actualización y mantenimiento de todos los equipos de cómputo y software utilizados en la Entidad.

Hacer cumplir el cronograma de mantenimiento de toda la infraestructura hardware y software de la Entidad.

Administrar, mantener y desarrollar las aplicaciones de la Intranet.

Coordinar y verificar las copias de seguridad de datos diaria, de datos y programas, en lo concerniente al Sistema de Registros Públicos e información relevante de los otros Sistemas de Información que maneja la Entidad.

Colaborar en actividades de soporte operativo y técnico (configuración y revisión de los equipos de usuario) de todos los Sistemas de Información que se manejan en la Entidad (SIREP, Sistema Contable, Sistema de Imágenes, RUE, Gestión Documental, Sistema de Cámaras de Seguridad, etc.).

Coordinar y colaborar en actividades de capacitación y soporte técnico a usuarios finales en todas las herramientas tecnológicas (internas y externas) utilizadas en la Entidad.

Coordinar y colaborar con el Auxiliar de Soporte Técnico las actividades de administración y mantenimiento de la red de datos (actualización de antivirus, verificación de copias de seguridad, etc.).

Controlar el acceso al centro de datos y servidores de la Direccion de Tecnología.

Verificar el correcto funcionamiento del sitio web de la Entidad.

Coordinar la atención y corrección de problemas de comunicaciones en la Entidad, ante el respectivo proveedor, como por ejemplo comunicación entre las sedes (actualmente TELEFONICA-TELECOM) y/o INTERNET (actualmente ETB y UNE).

Coordinar la atención y corrección de problemas en las redes inalámbricas



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que posee la entidad.

Administrar la parte física de la red de datos de la Entidad, incluido el soporte técnico.

Velar por el correcto funcionamiento de los UPS., para garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos de cómputo de toda la Entidad en caso de cortes de energía.

Colaborar en la implementación técnica de proyectos de gran importancia para la entidad.

Colaborar con el desarrollo de proyectos relacionados con la Direccion de Tecnología, dependiendo de la prioridad de la necesidad y los recursos que se dispongan.

Gestionar el soporte a los sistemas que se utilizan en la Dirección de Registros Públicos con Confecamaras por medio de Tickets.

Presentar los informes mensuales a la Direccion de Tecnología sobre la gestión realizada con los tickets tramitados con Confecamaras.

Dar soporte a usuarios en lo referente a las transacciones electrónicas realizadas por el SII en lo referente a desbloqueos por número de recuperación y pagos en caja.

Coordinar labores de soporte en conjunto con el Auxiliar de Soporte Técnico en Sistemas al Sirep-SII, Sistema de Gestión Documental-Modulo de Registro, Digiturno, cuando estas sean requeridas.










MANUAL DE FUNCIONES




Educación Profesional Ingeniería de sistemas, Ingeniería Electrónica o afines.


NTC ISO 9001

Manejo de SIREP y SEGA

Unix, Linux, Windows 98/ME/XP/2000.

Programación avanzada


Administracion de Recursos Humanos.

Paquete Office






I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Soporte Técnico I

Número de cargos 1

Superior Inmediato Director de Tecnología


NO



Brindar apoyo a la Dirección de Tecnología en el desarrollo e implementación de las diversas aplicaciones tecnológicas requeridas en la Entidad así como proporcionar apoyo a los Usuarios de la Institución con el mantenimiento y necesidades puntuales en materia de sistemas.




MANUAL DE FUNCIONES





Brindar el servicio de soporte técnico, mantenimiento y supervisión de todos los equipos y software en las diferentes áreas, al igual que dar apoyo cuando las circunstancias lo ameriten a los diferentes sistemas implementados en la Entidad.

Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo, que se planee en conjunto con el Coordinador del Área de Sistemas, de toda la infraestructura hardware y software incluyendo todas las sedes de la entidad.

Realizar actividades de soporte a usuarios finales en las herramientas tecnológicas básicas utilizadas en la entidad (aplicación de correo electrónico, Windows, Office, Internet, etc.)

Colaborar en actividades actualización y mantenimiento de la red de datos (actualización de antivirus, verificación de copias de seguridad, actualización del Sistema Operativo).

Registrar las actividades de mantenimientos y actualizaciones realizadas, en las aplicaciones de la Intranet.

Ejecutar actividades asignadas de soporte operativo (configuración y revisión de los equipos de usuario) y técnico, capacitar a usuarios en todos los Sistemas de Información que se manejan en la Entidad (SIREP, Sistema Contable, Sistema de Imágenes, RUE, Gestión Documental, Sistemas de Cámaras de Seguridad, etc.).

Velar por la conexión y operatividad entre los sistemas que se manejan en la Dirección de Registros Públicos (SII /Sistema de Gestión Documental).

Gestionar mediante tickets la atención y corrección de problemas de comunicaciones en la Entidad, ante el respectivo proveedor, como por



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ejemplo comunicación entre las sedes.

Realizar la atención y corrección de problemas en las redes inalámbricas que posee la Entidad.

Ejecutar y verificar los planes de Contingencia que garanticen la operatividad de la atención al público entre las sedes en caso de ser necesarios.

Realizar el montaje y configuración de nuevos puestos de trabajo, en cuanto a hardware y software de los equipos informáticos (Equipo de cómputo, Software, Impresora, Teléfono IP, Escáner).

Ejecutar labores de soporte en conjunto con el Coordinador del Área de Sistemas al Sirep-SII, Sistema de Gestión Documental-Modulo de Registro, Digiturno.

Ejecutar actividades asignadas de administración y mantenimiento de la red de datos (actualización de antivirus, verificación de copias de seguridad, etc.), operación y mantenimiento de los sistemas informáticos, redes y enlaces de telecomunicaciones de la Entidad.

Configurar y dejar operativas las copias de seguridad en los equipos de los usuarios internos, al mismo tiempo de velar por que las realicen de forma correcta según lo estipulado en las políticas de seguridad informática.

Verificar las copias de seguridad de los usuarios internos de la Entidad, y mediante los formatos establecidos para tal fin.

Gestionar el soporte al Sistema de Gestión Documental y de impresión de la Entidad por medio de Tickets.

Realizar visitas periódicas a todas las sedes de la entidad para realizar labores de soporte y mantenimiento.








MANUAL DE FUNCIONES






Educación Técnico o Tecnólogo en Sistemas o Afines


NTC ISO 9001

Manejo de Sistemas Operativos Windows 98/ME/XP/2000/Vista

Office 2000/XP/2003/2007.

Conocimientos técnicos en mantenimientos preventivos y correctivos de equipos de cómputo (mantenimientos HW y SW) e impresoras (matriz de punto, inyección de tinta y LASER)

conocimientos en manejo de herramientas como Copia de Seguridad de Windows, Antivirus (preferiblemente NORTON).






I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros Públicos-Promoción y Desarrollo.

Cargo Director Oficina Seccional Santander de Quilichao.


Superior Inmediato Presidente Ejecutivo.


SI

Personal a cargo Abogado Auxiliar, Coordinador Área Promoción y



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Desarrollo II, Coordinador de Fortalecimiento Empresarial II, Promotor I, Auxiliares de Registro II, Auxiliar de Servicios Generales, Personal Temporal y Aprendiz Sena.


Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Oficina Seccional Santander de Quilichao de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, buscando un mejor funcionamiento y desempeño de la Entidad en el área de su jurisdicción dentro de los municipios que comprenden el Norte del Departamento.



Generar alianzas efectivas que permitan apoyar los programas y/o proyectos institucionales. (Convenios).

Liderar la formulación de proyectos estratégicos institucionales. (manejar agenda público – privada).

Planear, organizar y ejecutar eventos de alto impacto Regional.

Coordinar el despliegue efectivo de los programas y/o proyectos de Promoción y Desarrollo.

Acompañar en la planeación al equipo de trabajo.

Apoyar al equipo de trabajo en reuniones claves.

Coordinar y dirigir actividades relacionadas con el proceso de Registros Públicos que garanticen el cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley a las respectivas Cámaras de Comercio.

Atender consultas en general requeridas en la oficina Seccional.

Informar oportunamente sobre los nuevos puestos de trabajo, reemplazos o terminación de los mismos para efectuar las respectivas actividades tanto en procesos administrativos como el proceso de sistemas.



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Determinar las necesidades tecnológicas de la seccional y transmitirlas a la dirección de sistemas para evaluar la viabilidad de conseguirlas.

Informar y colaborar con la gestión de la solución de problemas en la sede relacionados con la infraestructura tecnológica (HW, SW y comunicaciones)

Realizar seguimiento al cumplimiento de las políticas aprobadas en la entidad (seguridad informática, comunicaciones etc.).

Cumplir con lo descrito en el manual de contratación, garantizando entrega de Información oportuna a la Coordinación de talento Humano y contratación de la documentación acorde al contrato a celebrar, la solicitud de renovación, cancelación de contratos y convenios.

Verificar el reporte de ingreso y salida de personal y remitir la información a la coordinación de Talento Humano y contratación.

Retroalimentar al personal de la oficina acerca de las actividades a desarrollar, sus responsabilidades y resultados obtenidos según los planes de trabajo establecidos.

Liderar el mejoramiento de los diferentes procesos mediante la implementación de acciones.

Verificar el cumplimiento de metas y actividades desarrolladas por el personal a cargo.

Mantener comunicación continua con los diferentes procesos de las sedes.

Elaborar, revisar y autorizar con su firma, las solicitudes de elementos de consumo, las órdenes de compra y de servicios requeridos en desarrollo de las actividades de la seccional.

Brindar asesoría especializada a los usuarios.

Reemplazar al abogado auxiliar en los casos que sea necesario.

Realizar capacitaciones en temas jurídicos al personal de la seccional en



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coordinación con el abogado auxiliar.

Asistir a todas las reuniones donde la Entidad deba hacer presencia.

Registrar proponentes.

Responder todas las acciones jurídicas.

Garantizar la implementación y mantenimiento del programa de gestión documental según parámetros legales.












Educación Profesional en derecho, Administración de Empresas, Economía o carreras afines con estudios postgraduales en temas afines con el cargo.


NTC ISO 9001

Procesos y Procedimientos Administrativos y de Planeación



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Derecho comercial

Indicadores


Paquete Office

Experiencia Mínimo tres (3) años en cargos similares.




ORIENTACIÓN-AMPLIA: Guía general por parte de la más Alta Dirección. Determinan los resultados empresariales a alcanzar. Son el alto nivel en la toma de decisiones de la organización.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Abogado Auxiliar


Superior Inmediato Director Oficina Seccional Santander de Quilichao.


No



Ejecutar las actividades propias de la función registral, orientar al comerciante, a potenciales comerciales y demás usuarios en lo relacionado con la diligencia en sus trámites legales sin contratiempo y brindar apoyo a la Dirección de Registros Públicos y Gerencia C.A.E.



Recepcionar y atender los requerimientos relacionados con el proceso de constitución de empresa (consulta de homonimia, consulta uso de suelos, la formalización del RUT, trámites posteriores, entre otros), para el posterior



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suministro de información sobre los pasos que se deben surtir para su constitución de manera eficiente y eficaz.


Realizar labores de Control de legalidad a las actas de constitución y estatutos de las entidades sin ánimo de lucro.

Adelantar Control de legalidad a las actas de los órganos de administración de entidades sin ánimo de lucro.

Realizar el Registro y devolución de actas de las Entidades sin ánimo de lucro.

Elaborar oficios de devolución.

Dar respuesta a los derechos de petición presentados por los usuarios en cuanto a las Entidades sin ánimo de lucro.

Elaborar oficios de abstención de Inscripción.

Elaborar oficios de traslado de documentos.

Revisar informe de constituciones y reforma de estatutos de entidades sin ánimo de lucro trimestralmente.

Dictar charlas a los asociados de las entidades sin ánimo de lucro, respecto a la elaboración de actas de los distintos órganos de estas entidades.

Llevar acabo la Revisión de todo tipo de Documentos cuando el jefe de registro lo designe.

Desarrollar la Revisión y elaboración de informe trimestral a las entidades de control.

Orientar a los comerciantes y demás usuarios de los registros Públicos en todo lo referente a los trámites legales.



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Coordinar y dictar las capacitaciones en los temas relacionados con los Registros públicos.

Recepcionar las PQRs y darle trámite en el menor tiempo posible.

Orientar a los usuarios en los en los documentos que hayan sido motivo de devolución por parte de los abogados.

Realizar bimensualmente la Bienvenida de os comerciantes matriculados.

Suministrar Información trimestral al auxiliar de registro I sobre las peticiones quejas y reclamos, para la rendición de informes a la súper Intendencia de industria y comercio.

Atención a los usuarios referente a la corrección de Certificados, diligenciando los formatos establecidos por el SGC de la Entidad.

Realizar labores de revisión y control de calidad de la Documentación Digitalizada del Archivo Activo del departamento de Registros Públicos.









Educación Profesional en derecho, con especialización o maestría en derecho comercial o afines.


Profesional en derecho NTC ISO 9001

Procesos y Procedimientos Administrativos y de Planeación

Derecho comercial

Indicadores

Paquete Office

Experiencia Mínimo tres años en cargos similares.


Impacto: CONTRIBUTORIO: Servicio de análisis y/o valor



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agradado que influyen significativamente en la toma de decisiones.


SUPERVISIÓN-GENERAL: Planes y programas establecidos, concretos y definidos, prácticas y procedimiento basados en precedentes o políticas funcionales claramente definidas, Revisión de resultados finales.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador Área de Promoción y Desarrollo




NO

Personal a cargo Promotor I


Planear, ejecutar y controlar proyectos y programas, enfocados a generar procesos de desarrollo del tejido empresarial de la región.



Coordinar actividades dirigidas al fortalecimiento comercial, tales como: capacitaciones, ruedas de negocios, misiones comerciales, ferias y exposiciones a nivel local.

Planear y dirigir, en asocio con el Coordinador de Fortalecimiento Empresarial, las tareas asignadas al personal que desarrolle actividades operativas, relacionadas con los programas bajo su responsabilidad, garantizando el cabal cumplimiento de las mismas.

Ejecutar proyectos, campañas, planes y programas de índole cultural, en el marco de los lineamientos estratégicos de la Entidad y que obedezcan a las necesidades de los empresarios del norte del Departamento.



MANUAL DE FUNCIONES



Diseñar e implementar programas para el fomento y fortalecimiento de los empresarios del sector turístico.

Coordinar y socializar programas de gobierno que sean abanderados por la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, relacionados con los programas que están bajo su responsabilidad.

Preparar informes de gestión y controlar el presupuesto de ingresos y gastos relacionados con los programas que están bajo su responsabilidad.

Apoyar acciones dirigidas al fomento y promoción de la Competitividad del tejido empresarial del norte del Cauca.

Identificar necesidades y evaluar la pertinencia de las acciones del programa de Descentralización de los servicios empresariales, en la jurisdicción de la seccional.

Garantizar el crecimiento y sostenimiento del programa de Aliados Plus en los municipios que integran la jurisdicción de la seccional.

Coordinar y ejecutar actividades de formación, de acuerdo a la pertinencia de los programas que están bajo su responsabilidad.








Disposiciones Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto



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generales de seguridad y salud en el trabajo.

principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, y de seguridad


Educación Profesional en Administración de Empresas, Economía, Comercio Internacional o carreras afines.


• NTC ISO 9001 • Atención al cliente • Planeación estratégica de proyectos • Indicadores • Administración de Recursos Humanos

Paquete Office






I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador de Fortalecimiento Empresarial II.




NO

Personal a cargo Promotor I


Planear, promover y ejecutar proyectos, programas y servicios encaminados al fomento y fortalecimiento empresarial en el norte del Cauca. Realizar estudios socioeconómicos encaminados a proporcionar información oportuna y veraz para la toma de decisiones de quienes integran el tejido empresarial de la región.




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Formular y presentar propuestas iniciativas o proyectos de interés para el empresariado caucano.

Coordinar proyectos y programas de desarrollo regional.

Coordinar actividades dirigidas al fortalecimiento comercial, tales como: capacitaciones, ruedas de negocios, misiones comerciales, ferias y exposiciones, a nivel Nacional e Internacional.

Planear y dirigir, en asocio con el Coordinador de Promoción y Desarrollo, las tareas asignadas al personal que desarrolle actividades operativas, relacionadas con los programas bajo su responsabilidad, garantizando el cabal cumplimiento de las mismas.

Realizar estudios socioeconómicos de interés regional y velar por su divulgación.

Realizar actividades encaminadas a la promoción, fomento y fortalecimiento del emprendimiento en los municipios de la jurisdicción de la seccional.

Coordinar y socializar programas de gobierno que sean abanderados por la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, relacionados con los programas que están bajo su responsabilidad.

Preparar informes de gestión y controlar el presupuesto de ingresos y gastos relacionados con los programas que están bajo su responsabilidad.





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Educación Profesional en Administración de Empresas, Economía, Comercio Internacional o carreras afines.


• NTC ISO 9001 • Atención al cliente • Planeación estratégica de proyectos • Indicadores • Administración de Recursos Humanos

Paquete Office





DIRECCIÓN ESPECIFICA: Prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes y políticas funcionales. Consecución de resultados concretos. Dirección gerencial.

I. IDENTIFICACION


Cargo Promotor I


Superior Inmediato Coordinador Área de Promoción y Desarrollo y Coordinador de Fortalecimiento Empresarial.




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confianza.



Realizar la promoción, mercadeo, actividades logísticas y las demás labores asociadas que demanda de los programas de Promoción y Desarrollo de la seccional.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y del código de Ética.

Realizar mercadeo de los Programas de propuestos dentro del marco del Programa de conexión empresarial.

Realizar inscripción y cancelación de participantes de acuerdo al Procedimiento.

Coordinar la logística para el desarrollo de los eventos

Realizar la evaluación de los eventos y elaborar los informes de gestión de acuerdo al Procedimiento.

Coordinar la contratación del diseño de material publicitario y de impresión litográfica, previa solicitud de cotizaciones.


Actualizar y administrar la base de datos.

Diseñar las estrategias de mercadeo y de comunicaciones (Conjuntamente con la Coordinación del Área de Comunicaciones) para cada uno de los eventos.

Redactar los oficios y correos electrónicos que sean necesarios para la convocatoria a los eventos.

Organizar y preparar el material publicitario para su distribución.



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Contactar mensajeros y coordinar la entrega de la correspondencia que sea necesaria, utilizando para ello el formato de control de correspondencia.





Realizar visitas a las empresas cuando sea necesario.

Realizar inscripciones de acuerdo con el formato orden de inscripción.


Registrar durante el evento a los participantes utilizando el formato listado de asistencia.

Preparar el material para entregar al participante.

Organizar, imprimir, fotocopiar y entregar material o memorias a los participantes.

Entregar a los participantes el formato de evaluación de eventos.

Elaborar y entregar a los participantes en el evento, los certificados de participación debidamente firmados por el conferencista y el Presidente Ejecutivo de la Entidad.

Elaborar la evaluación de los eventos.

Elaborar los informes de gestión de los eventos y entregar al coordinador



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del área para su respectivo aval.

Archivar toda la documentación de los eventos.

Asistir a las reuniones informativas de la Entidad y demás reuniones internas y externas.

Planear, organizar, gestionar y ejecutar en conjunto con el Coordinador el programa de Formación Empresarial.









Educación Tecnólogo, profesional o estudiante de Gestión Empresarial, Administración de Empresas, Economía o carreras afines.


• NTC ISO 9001 • Servicio al cliente • Mercadeo

Paquete office





ESTANDARIZADA: Instrucciones, prácticas y procedimientos estandarizados. Supervisión sobre el avance del trabajo y sus



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resultados parciales. Establecimiento de prioridades, sujetas a la aprobación del supervisor. Supervisión periódica después de los hechos.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Registro II –Auxiliar de Registro II temporal.


Superior Inmediato Director Oficina seccional Santander de Quilichao.


NO



Realizar las labores asignadas de manera efectiva para lograr la total satisfacción de los usuarios del servicio público de los registros y demás usuarios de la Entidad, apoyados en la plataforma tecnológica y en la demás infraestructura presente en la Institución.


Realizar su trabajo de las funciones descritas a continuación enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética.

Ejercer el autocontrol en las funciones asignadas FUNCIONES DIGITACIÓN:

Llevar a cabo las actividades de Control de Homonimia a nivel Local, regional y Nacional.

Grabar formularios de matrículas establecimientos.

Imprimir de etiquetas de los formularios de inscripción, actualización y renovación del registro de proponentes.

Grabar formularios de constitución de personas jurídicas, establecimientos de comercio, sucursales y agencias.

Grabar texto de sociedades Constituciones, Reformas y Nombramientos.

Grabar Texto de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Constituciones, Reformas



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y nombramientos.

Digitar texto cambio de domicilio de personas naturales

Revisar solicitudes de certificados en los diferentes registros para expedir certificados y enviar oficios con los certificados solicitados.

Actualizar reformas.

Digitar poderes y otro sí.

Elaborar certificados de prendas de no matriculados.

Remitir oficios a las entidades de control Fiscalías, Juzgados, Das, policía nacional, DIAN, en Popayán y otras ciudades.

Entregar informe mensual de aseguradora

Brindar información y entregar cheques a proveedores.

Brindar información telefónica a los usuarios y público en general.

Reimprimir recibos de caja.

Realizar el buen manejo de caja menor mediante la labor de pagos a proveedores, realización de recibos, facturas equivalentes y su respectivo reembolso con respecto a los requisitos estipulados en el manual financiero relacionados con el manejo de caja menor.

Realizar actividades de Cuadre final de caja y recaudar el dinero recibido por los cajeros, dar información a Popayán del recaudo de cada uno de ellos, imprimir informe detallado de cada uno de los cajeros, realizar las consignaciones diarias y entrega de dinero con destino al banco.

Diligenciar los formatos de ingresos públicos y privados diariamente (formato DFF-01).

Enviar por el medio estipulado por el área financiera las respectivas consignaciones diarias de la seccional.

Llevar y manejar archivo de los movimientos de caja de la Seccional y archivar recibos caja menor.

Realizar los oficios que sean necesarios de documentos relacionados con tesorería.

Revisar expedientes que estén en estado 3 y pasarlos a 6.

Recuperar los expediente de libros.

Revisar los certificados que entren por reclamos revisar el expediente y así mismo contestar si se procede o no al reclamo.

Enviar de correspondencia interna.

Realizar el envío de libros para archivo general

Llevar el informe de formularios (entregados y recibidos)

Llevar el control e informe de papel seguridad.

Brindar atención personalizada al usuario interno y externo cuando es requerido.



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FUNCIONES DE ARCHIVO

Realizar el Registro de libros Comercial y Entidades Sin Ánimo de Lucro e imprimir etiquetas.

Recoger documentos a los cajeros seleccionarlos y repartir a digitación.

Asignar códigos de los documentos a abogados.

Ordenar y codificar documentos para escanear.

Scanear todos los documentos del Registro Mercantil, Entidades Sin Ánimo de Lucro y Único de proponentes.

Indexar documentos de los diferentes registros (Mercantil, ESAL, Proponentes).

Archivar los documentos de los tres registros en sus respectivos libros y enviarlos a la Sede principal.

Realizar doble intervención a los documentos trabajados por digitación.

Elaborar informe de doble intervención.

Scanear los documentos solicitados por otras áreas de la Seccional (viáticos, órdenes de servicios, incapacidades, consignaciones, etc.)

Actualizar información publicada en cartelera interna.

Archivar correspondencia general.

Imprimir el oficio de devolución de los documentos y adjuntarlo para luego ser entregado a caja.

Enviar por correo electrónico imágenes de los documentos que ingresan por el RUE a Popayán.

Descargar imágenes de los expedientes para enviar por correo electrónico a otras Cámaras de Comercio (cambios de domicilio).

Brindar información telefónica acerca de los trámites de registros públicos.

Atender al usuario interno y externo cuando es requerido

Llevar el control de papelería o insumos para la oficina Seccional y requisición de ellos.

Desbloquear usuarios del SIREP.

Reimprimir recibos de caja.

Efectuar actualización de Antivirus a equipos a cargo

Realizar copia de seguridad a equipos a cargo. FUNCIONES DE CAJA:

Realizar la apertura de caja y entrega de avances y dinero a la persona encargada.

Realizar la venta de formularios de Registro Mercantil, de Proponentes y cartillas.



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Realizar la venta de certificados de matrícula, de existencia y representación legal, de libros Especiales de prenda, de cancelaciones, certificados nacionales, certificados especiales y de no figura.

Llevar a cabo la entrega de documentos devueltos por los abogados.

Realizar la Revisión y cobro de inscripciones y renovaciones de persona natural Jurídicas, Entidades Sin Ánimo de Lucro, sucursales, agencias.

Llevar a cabo el cobro de la inscripción, renovación y actualización de proponentes.

Realizar la revisión y cobro de prendas, embargos, compraventas, contratos de Preposición, mutaciones, poderes, acuerdos de reestructuración, situaciones de control depósitos de estados financieros, contratos de arrendamiento, franquicia de establecimientos, reformas, nombramientos, disoluciones, liquidaciones, cancelación automática de persona natural y establecimientos, cobro de fotocopias, alquiler de videos, arrendamiento de locales comerciales, mutaciones de dirección por caja automática de Registro Mercantil y Entidades Sin Ánimo de Lucro y demás servicios que estén sujetos a cobro.

Llevar a cabo las actividades de Control de Homonimia a nivel Local, regional y Nacional.

Llevar a cabo la actividad de Recepción y entrega de libros de contabilidad con su respectivo registro de anotación.

Llevar a cabo la recepción de documentos que ingresan ya foliados por el usuario.

Llevar a cabo la alimentación y desbloquear la impresora de emisión de certificados.

Efectuar el pedido de formularios, previo diligenciamiento del formato requerido, ante el Auxiliar de Almacén II.

Solicitar insumos en el almacén para el óptimo funcionamiento de los Registros Públicos.

Grabar formularios de matrículas y renovaciones con sus anexos.

Realizar el Registro y grabación de las mutaciones en personas naturales y jurídicas.

Imprimir certificados de no matriculados.

Expedir copias que solicitan los usuarios.

Colocar sello a libros.

Actualizar información publicada en cartelera externa.

Radicar la correspondencia externa.

Desbloquear usuarios del SIREP.




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Educación Tecnólogo, profesional o estudiante de carreras universitarias


• NTC ISO 9001 • Atención al cliente • Mercadeo • Administración Documental • Digitación y Paquete office






I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros públicos

Cargo Auxiliar de Servicios Generales




NO



Mantener en óptimas condiciones de aseo e higiene las instalaciones locativas



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de la Seccional, así como realizar labores de soporte operativo a las diferentes áreas de la sede, relacionadas con mensajería, apoyo en aspectos operativos de los eventos y consignaciones cuando así se requiera.



Realizar el aseo general de las instalaciones de la Entidad.

Apoyar los servicios de limpieza y desinfección de las instalaciones locativas de acuerdo con los procedimientos estándar de las empresas y normatividad sanitaria vigente.

Recolectar, clasificar y transportar las bolsas con los residuos según su naturaleza en sitios temporales de acuerdo con los procedimientos establecidos y las políticas de la entidad.

Atender las reuniones programadas en la Entidad mediante la colaboración en aspectos logísticos.

Realizar labores propias de cafetería.

Realizar aseo permanente de baterías sanitarias

Fomentar prácticas seguras y saludables de autocuidado en los sitios de trabajo, incluyendo el uso permanente tanto de la dotación y como el uso correcto de los elementos de protección personal.

Reportar a su jefe inmediato, los daños en las locaciones para su debido mejoramiento y arreglo.

Realizar labores de soporte operativo a las diferentes áreas de la sede, relacionadas con mensajería y consignaciones cuando así se requiera.


Las demás tareas que le sean asignadas por el superior inmediato en



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ejercicio de sus funciones.


Horario de trabajo Lunes a Viernes: De acuerdo al horario asignado por su jefe inmediato. Con hora y media de almuerzo.



Los factores de riesgo a los que puede estar expuesto principalmente son: psicosociales, biomecánicos, físicos, biológicos, locativos y de seguridad.


Educación Bachiller


• NTC ISO 9001 • Higiene y Manipulación de alimentos

Bioseguridad y manejo de residuos





RESTRINGIDA: Instrucciones directas y detalladas que establecen paso por paso la secuencia de tareas a ser completadas. Supervisión estrecha.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Dirección Oficina Seccional Santander de Quilichao.

Cargo Aprendiz

Número de cargos Según cuota SENA





Realizar la practica correspondiente a la formación adquirida en la



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institución donde cursó sus estudios, y proporcionar sus conocimientos en pro de la optimización de los procesos de la Entidad a los cuales sea asignado de conformidad con lo estipulado en el contrato de aprendizaje.



Las funciones asignadas a la persona contratada para adelantar prácticas bajo la modalidad de contrato de aprendizaje al interior de la Entidad, serán fijadas de acuerdo a la especialidad que se identifique en las instituciones que en el mercado proporcionan este tipo de Talento Humano.

I. IDENTIFICACIÓN

Proceso Registros Públicos-Promoción y Desarrollo.

Cargo Director Oficina Seccional El Bordo




SI

Personal a cargo Auxiliar de Registro II, Auxiliar de Registro II Temporal y Promotor I


Dirigir y coordinar el manejo administrativo, financiero, operativo y de mercadeo de la oficina seccional en El Bordo, Municipio de Patía, para cumplir con la misión institucional y con los objetivos preestablecidos; mediante un esquema organizacional consecuente con los cambios y tendencias de su entorno y los requerimientos de sus usuarios; aplicando tecnología gerencial de avanzada sobre planeación, organización y control; utilizando racionalmente los recursos humanos y financieros; proyectando un sólido liderazgo al interior y exterior de la empresa, con responsabilidad, ética, social e institucional.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo



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los estándares de la NTC ISO 9001 y el Código de Ética .

Generar alianzas efectivas que permitan apoyar los programas y/o proyectos institucionales. (Convenios).

Liderar la formulación de proyectos estratégicos institucionales (manejar agenda público – privada).

Apoyar, planear, organizar y ejecutar eventos de alto impacto Regional.

Coordinar el despliegue efectivo de los programas y/o proyectos de Promoción y Desarrollo.

Liderar y acompañar en la planeación al equipo de trabajo.

Liderar y apoyar al equipo de trabajo en reuniones claves.

Coordinar y dirigir actividades relacionadas con el proceso de Registros Públicos que garanticen el cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley a las respectivas Cámaras de Comercio.

Coordinar, atender y delegar resolución de consultas en general requeridas en la oficina Seccional.

Informar oportunamente sobre los nuevos puestos de trabajo, reemplazos o terminación de los mismos para efectuar las respectivas actividades tanto en procesos administrativos como el proceso de sistemas.

Determinar las necesidades tecnológicas de la seccional y transmitirlas a la dirección de sistemas para evaluar la viabilidad de conseguirlas.

Informar y colaborar con la gestión de la solución de problemas en la sede relacionados con la infraestructura tecnológica (HW, SW y comunicaciones)

Realizar seguimiento al cumplimiento de las políticas aprobadas en la entidad (seguridad informática, comunicaciones etc.).

Cumplir con lo descrito en el manual de contratación, garantizando



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entrega de Información oportuna a la Coordinación de talento Humano y contratación de la documentación acorde al contrato a celebrar, la solicitud de renovación, cancelación de contratos y convenios.

Verificar el reporte de ingreso y salida de personal y remitir la información a la coordinación de Talento Humano y contratación.

Retroalimentar al personal de la oficina acerca de las actividades a desarrollar, sus responsabilidades y resultados obtenidos según los planes de trabajo establecidos.

Liderar el mejoramiento de los diferentes procesos mediante la implementación de acciones.

Verificar el cumplimiento de metas y actividades desarrolladas por el personal a cargo.

Elaborar los informes de gestión de la seccional.

Mantener comunicación continua con los diferentes procesos de las sedes.

Elaborar, revisar y autorizar con su firma, las solicitudes de elementos de consumo, las órdenes de compra y de servicios requeridos en desarrollo de las actividades de la seccional.



Revisar y autorizar con su firma, los diferentes gastos realizados mediante recibos de caja menor por la persona encargada de su manejo. Así mismo, revisar y autorizar con su firma las solicitudes de reembolso de caja menor.

Realizar arqueos de caja general y de caja menor al personal encargado de su manejo.

Coordinar y verificar la efectiva aplicación de medidas de seguridad en



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el manejo de dineros que ingresen a través de los cajeros y de sus respectivas consignaciones (Protocolos – Caja fuerte).

Garantizar la implementación y mantenimiento del programa de gestión documental según parámetros legales.












Educación Profesional en derecho, Administración de Empresas, Economía o carreras afines, con estudios postgraduales en temas afines con el cargo.


NTC ISO 9001.

Procesos y Procedimientos Administrativos y de Planeación.

Gestión de Proyectos

Direccionamiento Estratégico

Indicadores

Aspectos legales de Seguridad y Seguridad y salud en el trabajo



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Experiencia Mínimo tres años en cargos similares.




ORIENTACIÓN-AMPLIA: Guía general por parte de la más Alta Dirección. Determinan los resultados empresariales a alcanzar. Son el alto nivel en la toma de decisiones de la organización.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Auxiliar de Registro II - Auxiliar de Registro II temporal.


Superior Inmediato Director Oficina seccional El Bordo


NO



Realizar las labores asignadas de manera efectiva para lograr la total satisfacción de los usuarios del servicio público de los registros y demás usuarios de la Entidad apoyados en la plataforma tecnológica y en la demás infraestructura presente en la Institución.



Realización de pre-RUT y certificación de RUT de persona natural y jurídica.

Realizar la apertura y cierre de caja y hacer el cuadre diario.

Entregar formatos de requisitos de Registro Mercantil, Entidades Sin Ánimo de Lucro y proponentes.



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Vender formularios de Registro Mercantil.

Imprimir certificados solicitados, previa verificación y cancelación en caja de los mismos.

Registrar en el Libro de devoluciones los documentos devueltos por los abogados.

Recepcionar formularios diligenciados de matrículas y renovaciones de los comerciantes y realizar el cobro.

Recepcionar formularios de proponentes y realizar inscripción, renovación y/o actualización de proponentes y realizar el cobro.

Recepcionar los documentos de inscripción y reformas de E.S.A.L y hacer el cobro.

Recepcionar documentos y solicitudes de copias de documentos inscritos, realizar cobro e imprimir copias.

Recepcionar documentos de mutaciones, realizar el cobro e inscribir los cambios que sean procedentes.

Recepcionar las solicitudes de registro de libros, hacer el cobro, foliar e inscribir.

Solicitar formularios al auxiliar de almacén (formato)

Grabar formularios de matrículas y renovaciones de comerciantes.

Grabar texto de personas jurídicas (Constituciones, Reformas y Nombramientos de sociedades comerciales, E.S.A.L, etc).

Asignar códigos de los documentos a los abogados.

Ordenar, codificar y escanear documentos de los 3 registros.

Entrega de dineros para consignaciones.



MANUAL DE FUNCIONES



Envío de consignaciones vía e-mail y por correo físico.

Envío, recepción y radicación de correspondencia interna y externa.

Registro de ingreso y salida de colaboradores.

Manejo de caja fuerte.

Manejo de archivo.

Realizar consolidado mensual del movimiento del Registro mercantil.

Realizar jornada de descentralización en los Municipios del Sur del Cauca.

Correo a entidades oficiales sobre certificados solicitados








V. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Y ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA EL CARGO.



• NTC ISO 9001 • Atención al cliente • Mercadeo • Administración Documental • Digitación de textos y Paquete office




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I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Promotor I


Superior Inmediato Director Oficina Seccional El Bordo


NO



Realizar la promoción, el mercadeo, las actividades logísticas y las demás labores asociadas que demanda el programa de Formación Empresarial de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.



Realizar mercadeo de los Programas propuestos dentro del marco del Programa de Formación empresarial, en el Municipio de Patía y Municipios vecinos.

Realizar inscripción y cancelación de participantes (Seminarios pagos).

Coordinar la logística para el desarrollo de los eventos, en el Municipio de Patía y Municipios vecinos.

Realizar la evaluación de los eventos y elaborar los informes de gestión.



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Manejo de caja menor, dando cumplimiento al manual financiero de la Entidad.

Apoyo en el área de Registro cuando sea necesario.

Manejo de los sistemas de información de Registros cuando sea necesario.

Realizar consignaciones bancarias cuando se requiera.


Actualizar y administrar la base de datos de los clientes y/o proveedores de acuerdo a la legislación vigente.

Diseñar las estrategias de mercadeo y de comunicaciones (Conjuntamente con la Coordinación del Área de Comunicaciones) para cada uno de los eventos o servicios.

Redactar los oficios y correos electrónicos que sea necesarios para la convocatoria a los eventos o servicios.

Organizar y preparar el material publicitario para su distribución, incluyendo la elaboración de etiquetas.

Contactar mensajeros y coordinar la entrega de la correspondencia que sea necesaria.





Realizar visitas a los clientes interesados en participar.



MANUAL DE FUNCIONES



Realizar inscripciones.


Registrar durante el evento o servicio a los participantes.

Preparar el material para entregar al participante.

Organizar, imprimir, fotocopiar y entregar material o memorias a los participantes.

Entregar a los participantes el formato de evaluación de eventos o servicio.

Realizar seguimiento durante la ejecución de las actividades programadas, con el fin de garantizar cumplimiento de temáticas, tiempos y calidad del servicio.

Elaborar y entregar a los participantes los certificados de participación debidamente firmados por el conferencista y el Presidente Ejecutivo de la Entidad.

Elaborar la evaluación de los eventos o servicios utilizando el formato de producto no conforme.

Elaborar los informes de los eventos o servicios y entregar al Director de la Seccional para su respectivo aval.

Archivar toda la documentación del evento o servicio.

Utilizar el formato lista de chequeo para garantizar el cumplimiento de todos los procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

Asistir a las reuniones informativas de la Entidad y demás reuniones y actividades a las cuales se le convoque.

Realizar la supervisión oportuna y eficaz, de contratos y convenios que



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por competencia le sean asignados por la Entidad.



Las demás tareas asignadas por el superior inmediato en ejercicio de sus funciones.









• NTC ISO 9001. • Servicio al cliente • Mercadeo • Administración Documental • Paquete office





ESTANDARIZADA: Instrucciones, prácticas y procedimientos estandarizados. Supervisión sobre el avance del trabajo y sus resultados parciales.



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Establecimiento de prioridades, sujetas a la aprobación del supervisor. Supervisión periódica después de los hechos.

I. IDENTIFICACIÓN


Cargo Coordinador Oficina Receptora Guapi I


Superior Inmediato Director de Registros Públicos y Gerente C.A.E.


NO



Ejercer las labores asignadas de manera eficiente y eficaz con el fin de lograr la total satisfacción de los usuarios tanto de los Registros públicos como de eventuales actividades de los programas de Promoción y Desarrollo, en cumplimiento del actuar misional institucional y de los objetivos preestablecidos; mediante un esquema consecuente con los cambios y tendencias de su entorno, apoyado en la plataforma tecnológica y en la demás infraestructura presente en la Institución, aplicando a cabalidad las normas internas y el marco legal.


Realizar su trabajo enmarcado dentro de los parámetros que establece el Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Certificado bajo los estándares de la NTC ISO 9001y el Código de Ética .

Realización de pre-RUT y certificación de RUT de persona natural y jurídica.

Realizar la apertura y cierre de caja y hacer el cuadre diario.

Entregar formatos e instructivos de requisitos de los registros RUES



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(enmarcados dentro del Registro Mercantil, Entidades Sin Ánimo de Lucro y proponentes.)

Recaudar el valor correspondiente a la venta de formularios del Registro Único Empresarial y Social RUES.

Imprimir certificados solicitados, previa verificación y cancelación en ventanilla de los mismos.

Registrar en el Libro de devoluciones los documentos devueltos por los abogados.

Recepcionar formularios diligenciados de matrículas y renovaciones de los matriculados e inscritos y realizar el cobro.

Recepcionar formularios de inscripción, renovación, actualización y cancelación del registro Único de Proponentes y realizar el cobro.

Recepcionar los documentos de inscripción y reformas de E.S.A.L y hacer el cobro.

Recepcionar documentos y solicitudes de copias de documentos inscritos, realizar cobro e imprimir copias.

Recepcionar documentos de mutaciones, realizar el cobro e inscribir los cambios que sean procedentes.

Recepcionar las solicitudes de registro de libros, hacer el cobro, foliar e inscribir.

Grabar formularios de matrículas y renovaciones de comerciantes.

Grabar texto de personas jurídicas (Constituciones, Reformas y Nombramientos de sociedades comerciales, E.S.A.L, etc.).

Asignar códigos de los documentos a los abogados.

Ordenar, codificar y escanear documentos de los registros públicos que conforman el RUES.



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Entregar de dineros para consignaciones.

Enviar de consignaciones vía e-mail y por correo físico.

Enviar, recepción y radicación de correspondencia interna y externa.

Manejar de caja fuerte.

Manejar el archivo, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Entidad.

Realizar consolidado mensual del movimiento de los Registros Públicos. APOYO A ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO.

Apoyar la gestión dentro del marco de los programas de promoción y desarrollo.

Realizar inscripción y cancelación de participantes a seminarios y eventos del programa de formación empresarial.

Coordinar la logística para el desarrollo de los eventos que se programen, según directrices de la desde la sede principal Popayán.

Elaborar los informes solicitados desde la sede principal Popayán, de los eventos o servicios.

Realizar la evaluación de los eventos y archivar debidamente toda la documentación los mismos.

Utilizar el formato lista de chequeo para garantizar el cumplimiento de todos los procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad en el Proceso de Desarrollo Empresarial.

Asistir a las reuniones y actividades a las cuales se le delegue desde la sede Principal.




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• NTC ISO 9001 • Atención al cliente • Mercadeo • Archivo • Digitación de textos y Paquete office.





DIRECCIÓN GENERAL: Políticas funcionales generales, dirección general amplia para el logro de metas. Amplia discreción dentro de las políticas funcionales.

Cambio de Versión: Actualización general de cargos frente al organigrama PED-06 V: 11 y funciones, incluyendo cambios de la norma ISO 9001:2015, referente a competencia, no contempla el ítem habilidades, se incluye el ítem VI. Responsabilidades.

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