Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del ...
Clasificacion documento de archivo
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Asignatura: Organización de Archivo Docente : Ruth Liseth López Becerra
Alumna: Angie Nicol Porras PérezGrado: 10ªc
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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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SEGÚN EL SOPORTE
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Esta clase de documentos son los que mas se emplean en la gestión empresarialEjemplos: Notas, borradores, apuntes rápidos
TEXTUALES
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Permiten visualizar de manera rápida la información y el modelo empleado depende de la actividad y el requerimiento especifico EjemplosMapas, dibujos y los planos
GRÀFICOS
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Refleja y/o evidencia la información plasmada en texto con gráficos, por lo general se realiza a través de recuadros EjemplosFotos, diapositivas, las presentaciones
IMAGEN
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Son aquellos medios audiovisuales que buscan , de una manera dinámica , motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personasEjemplos: Los videos, los pizarrones magnéticos, y cintas magnéticas
CINTAS
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SEGÚN SU PRODUCTO O ACTOR
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PRIVADOSon aquellos que se realizan sin la intervención de un informe estatal, por lo general con un formato libre y propio de las partes que intervienen para su realización.
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Se entiende por documento publico aquel instrumento que se tramita ante un funcionario publicoEjemplo:Registro civil, acta de matrimonio, y acta de defunción
PUBLICO
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SEGÚN SU
FINALIDAD
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Encontramos normas, reglamentos o pronunciaciones que esperan ser acatados o cumplidos Ejemplos:Acuerdos, resoluciones
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS
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Se llaman de esta manera a todos los documentos, tanto del sector publico como privado, que contribuyen sus contenidos como su soporte, prueba o evidencia ante alguna situación especifica.Ejemplo:Actas, escrituras, contratos
DOCUMENTOS TESTIMONIALES
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Son aquellos fundamentados en la gestión empresarial, que como su nombre lo indica propenden por el desarrollo de las comunicacionesEjemplos:Cartas, memorandos, circulares
DOCUMENTOS INFORMATIVOS
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SEGÚN SU DIFUSIÓN EN EL
TIEMPO
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Se contribuyen como documentos que constantemente son fuertes de consulta, información y soporte de una acción actualEjemplos:Escrituras, diseños, nominas
VITALES
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Son aquellos cuya información a pesar del paso de los años siguen constituyendo una reserva de gran valorEjemplos:Soportes contables
IMPORTANTES
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Son aquellos que por lo general tienen vigencia y apoyan la gestión de los procesos diarios que ocurren dentro y fuera de la organización.
ÚTILES
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Son aquellos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas ejemplos:Circulares, cartas, boletines
NO ESPECIALES
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SEGÚN SU FUNCIONALIDAD
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Son aquellos que soporten las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas Ejemplos:Programas de horarios de atención, rotación de turnos , agenda de vuelos.
SUSTANTIVO O ESPECÍFICO
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Son aquellos que además de apoyar la gestión empresarial , también hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones Ejemplo:Nominas, libros contables y hojas de vida .
FACILITATIVOS O COMUNES
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FIN