Conociendo unidades y sistemas de información
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CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN
EDWARD GERLEY IZAO LOZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIDADES DE INFORMACIÓN
TULUÁ
2012
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CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN
EDWARD GERLEY IZAO LOZANO
TUTORA
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIDADES DE INFORMACIÓN
TULUÁ
2012
3
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………. 4
“CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN”…………...………………... 5
BIBLIOTECA COMFANDI ALFONSO POTES ROLDÁN………………………... 6
Colecciones………………………………………………………………….…. 6
Organización de las colecciones………………………..…………………….. 7
Procesos automatizados………………………………………………………… 7
Sistema de clasificación decimal Dewey…………………………..……….…..8
Usuarios………………………………………………………………….…………8
PROCESOS FÍSICOS EN RECURSOS IMPRESOS Y AUDIOVISUALES……....10
SERVICIOS ……………………………………………………………………………...15
DOCUMENTOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS Y TERCIARIOS……………..…..18
FOTOGRAFÍAS RELEVANTES EN LA VISITA A LA BIBLIOTECA ALFONSO
POTES ROLDÁN………………………………………………………………………..19
CONCLUSIONES ……………………………………………………………………. 21
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………... 22
4
INTRODUCCIÓN
Las unidades de información comprenden esos centros del conocimiento cuyo
valor social retoma el intercambio y entrega de saberes sin importar las diferencias
generacionales, religiosas, culturales, de género y raciales. Por sí solas
representan una figura organizacional que motiva a sus usuarios a seguir sus
líneas o cánones. Cada vez que nos acercamos a una Biblioteca o centro de
documentación nos dejamos llevar por su carácter simbólico y adoptamos lo mejor
de estos, el silencio, la premura, el orden, son apenas pequeñas cualidades que
los hacen grandes.
Para conocer mejor las unidades de información haremos un recorrido por una de
ellas que nos permita observar detenidamente su organización y funcionamiento
así como también el trato que se le da a la información con cada uno de sus
documentos sean primarios, secundarios o terciarios.
En la primera parte la organización de las colecciones, su forma de catalogación y
clasificación, y los usuarios que atiende y por último en la segunda parte sus
servicios.
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“CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN”
Biblioteca Alfonso Potes Roldán
Dirección: Carrera 37 N° 28 - 48
Barrio: Panamericano
Teléfono: 2258176
Bibliotecaria: Janelly Torres
Amaya
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BIBLIOTECA COMFANDI ALFONSO POTES ROLDÁN
Colecciones
La Biblioteca Publica infantil y juvenil de Comfandi Regional Tuluá Alfonso Potes
Roldán, Sede principal, cuenta una colección amplia en la que predomina la
literatura infantil y juvenil.
Cabe aclarar que esta biblioteca es la sede central de la unidad de tres con las
que cuenta la ciudad y que sus colecciones pueden fácilmente ser consultadas y
prestadas a domicilio a solo 20 minutos en la distancia, es decir, una sola
colección distribuida en tres Bibliotecas.
En la sede central se cuenta con una colección abierta, distribuida en áreas del
conocimiento, en el segundo piso del edificio las colecciones general, referencia,
etc. y en el tercero la colección de literatura infantil y juvenil únicamente.
Las colecciones con que cuenta esta Biblioteca son:
Colección de referencia
Colección general
Colección Colombia
Colección audiovisual
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Colección hemeroteca
Colección Infantil y juvenil.
ORGANIZACIÓN DE LAS COLECCIONES
Sus estanterías se encuentran organizadas consecutivamente en áreas del
conocimiento de izquierda a derechas y de arriba hacía abajo, desde el 000 hasta
el 999 y en vitrinas o estanterías abiertas el material audiovisual o sonoro
debidamente etiquetado y consultable en Siabuc. Las PP (Publicaciones
Periódicas) se encuentran en un área especial acomodadas por fechas.
PROCESOS AUTOMATIZADOS
Catalogación con Siabuc 9: En esta Biblioteca se cuenta con este sistema que
casi que administra en la totalidad la Biblioteca. Dicho sistema posee varios
módulos:
1. Servidor
2. Análisis
3. Préstamos
4. Adquisiciones
5. Consulta
6. Inventario
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De los anteriores solo en esta Biblioteca se administran 3 que son: Préstamos,
Consulta e inventario, los demás se operan desde la ciudad de Cali pero son de
conocimiento también desde Tuluá.
Recaudo de dinero proveniente afiliaciones, multas, internet, talleres y
espacios: Comfandi cuenta con un sistema integrado de recaudo llamado
Siempre educando que es de suma importancia para la Biblioteca y que permite
administrar los dineros que circulan en ella.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY
La Biblioteca Alfonso Potes Roldán al igual que toda la unidad de Bibliotecas de
Comfandi usa DDC (Clasificación Decimal Dewey).
USUARIOS
La Biblioteca atiende usuarios del centro de educación Alfonso Potes Roldán
(Colegio sede primaria, educación superior y arte y cultura usuarios de Comfandi)
y público en general de la ciudad de Tuluá, que tiende a distinguirse por ser
grupos de estudiantes en todos los niveles de escolaridad y autosuficientes,
producto de una formación constante por parte de los auxiliares y profesionales
de la Biblioteca, entendidos del funcionamiento de la base de datos y las
herramientas de SB (Servicio Bibliotecario) en Siabuc 9, que se comunican de
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PROCESOS FÍSICOS EN RECURSOS IMPRESOS Y AUDIOVISUALES.
Hace varios años esta Biblioteca pertenecía a la Caja de compensación familiar
“Comfamiliar Tuluá”, los procesos físicos eran llevados en la misma ciudad y con
Siabuc 8 se podía desarrollar todo tipo de tareas con el fin de buscar eficacia y
calidad en nuestros servicios. Desde el año 2011 y después de haberse fusionado
con Comfamiliar andi “Comfandi” la Biblioteca de la ahora Regional Tuluá
evolucionó hacia una visión orientada a los servicios.
En la actualidad se cuenta con la última versión de Siabuc, la número 9 que ofrece
un software más potente y renovado con una arquitectura orientada a los servicios
como lo dice su página web y lo confirman los hechos.
En la ciudad de Cali donde se encuentra la Biblioteca central de Comfandi se
llevan procesos en el modulo de análisis y adquisiciones y los materiales llegan
listos para ser forrados, etiquetados y organizados en las estanterías. En la misma
ciudad un grupo de personas realiza labores de digitalización y especialistas para
la administración de la red y configuración de servidores brindan confiabilidad y
soporte a más de 15 Bibliotecas que integran la Unidad de Bibliotecas de
Comfandi desde el modulo de servidor. En la ciudad de Tuluá la Biblioteca Alfonso
Potes Roldan lidera un grupo de tres Bibliotecas entre las que se encuentran:
Biblioteca Chiminangos y Biblioteca El Lago. Desde allí y con ayuda del personal
de las tres Bibliotecas se hace proceso de selección de materiales, se revisan
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costos, se hacen pedidos, presupuestos, atienden sugerencias de usuarios y se
vela porque las colecciones se mantengan al día, tal cual como si se tuviera
acceso a los módulos de análisis y adquisiciones, pues se conserva autonomía en
decisiones y gastos. Las políticas de selección y descarte son las mismas en toda
la unidad de Bibliotecas de Comfandi.
Para acercarnos mejor a estos procesos cito una situación de la vida real que
conozco a la perfección y fue mencionada por la Bibliotecaria que atendió mi
visita:
Todos los días los usuarios de las Bibliotecas de Comfandi se encuentran con
“una mano amiga”, así lo dice el slogan de esta caja de compensación y es el día
a día de sus trabajadores en todas sus dependencias, supermercados, IPS,
subsidio, educación y cultura, etc. Una mañana una usuaria de 16 años llega a la
Biblioteca con la idea de que quiere leer el último libro de la saga de “Crepusculo”
de Stephenie Meyer, La segunda vida de Bree Tanner, ella es conocedora de que
puede hacer la sugerencia de compra a través de Siabuc 9 desde el módulo de
consulta como lo ha explicado alguna vez la Bibliotecaria. La chica hace la
sugerencia pero aun así se dirige hacia el mostrador de una de las auxiliares de la
Biblioteca y hace extensiva su solicitud.
Antes de referirse a la auxiliar se indagó si el ejemplar existía en otra de las
Bibliotecas de Comfandi y busco en la base de datos en la opción todas las
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escuelas. Desafortunadamente no obtuvo resultados, de haberlos tenido el libro no
habría tardado más de dos día en llegar hasta Tuluá.
En otro momento una persona desde la ciudad de Cali esta atenta de las
sugerencias de compra hechas desde “Consulta”, se pondrá en contacto con
Biblioteca Tuluá y revisarán juntos si hay presupuesto para comprar el ejemplar, si
puede ser de interés a varios usuarios, si comprar el ultimo libro de una saga
como esta puede marcar un impacto en el préstamo y se mirará posteriormente el
historial de préstamos de esa saga.
Son casi nulas las veces en que no se hace compra de libros por sugerencias,
pues con una colección tan grande distribuida en el valle del cauca en los
municipios de Cartago, Tuluá, Buga, Yumbo, Jamundí, Cali y Buenaventura se
agotan las posibilidades de no tener un ejemplar o capacidad de suplir las
necesidades de los usuarios. La solicitud es aprobada y se busca con las
editoriales el libro que llega siempre al poco tiempo de ser pedido. Se gestiona a
través de Adquisición el pago de facturas desde las fuentes de financiamiento
hasta el control de pagos, inmediatamente el libro llega hasta uno de los analistas
que lo digitaliza por lo general en un tiempo no mayor a 15 minutos, esto incluye
elaborar una nueva ficha o importarla, digitar las etiquetas Marc e informar para
que desde cada Biblioteca se impriman códigos de barra y respaldo. El libro es
enviado a la Biblioteca donde fue adquirido el mismo día o al siguiente, se le hace
todo el proceso de forrado o empastado, etiquetado y sellado y se reporta por
13
correo electrónico o telefónicamente para que la usuaria tenga en sus manos el
libro: La segunda vida de Bree Tanner.
La anterior situación aplica para libros, aunque el proceso es similar en
publicaciones seriadas y recursos audiovisuales. Cabe enfatizar que Siabuc 9
integra PP (Publicaciones Periódicas) y audiovisuales en el mismo módulo de
análisis con el que se catalogan libros, folletos, tesis, etc. Aquí lo que varía es que
estos últimos dos tienen un proceso de selección y sugerencia de compra o
afiliación por cantidad de usuarios que reporten en sugerencias consulta desde
siabuc 9, que debe ser alto.
El proceso de selección y mantenimiento de las colecciones ha asegurado que los
materiales se encuentren siempre en buen estado y que las políticas de descarte
sean tomadas cada año o rara vez salvo de situaciones particulares donde los
usuarios hacen mal uso de los materiales. En el caso la información
desactualizada, poco uso, desgaste en la hojas, des encuadernación o mutilación,
cd´s rayados, videos VHS con baja calidad de audio o imagen, etc. Estos son
apartados de la colección hasta que el comité de descarte se reúna y decida si
descartarlos definitivamente o repararlos.
Los inventarios son realizados de forma automatizada cada año con Siabuc 9,
cada colección es inventariada por aparte y se hacen reparaciones, se forra y
corrigen errores de clasificación si los hay. Todos los funcionarios de la Biblioteca
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toman parte en el proceso y se hace de manera controlada evitando fallas y
errores. Con la última versión del Siabuc se garantiza un inventario impecable a
diferencia del 8 con el que había muchas veces fugas o fichas que no eran leídas
por el lector de códigos de barras.
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SERVICIOS
APOYOS PEDAGÓGICOS
Visitas escolares
Refuerzo escolar
Orientación de tareas
Bebetecas
FOMENTO A LA LECTURA Y LA INVESTIGACIÓN
Club de lectura “Rayuela”
Club de lectura fácil (Para personas en situación de discapacidad)
Talleres y Jornadas de promoción lectora:
Hora del cuento
Vacaciones formativas
Carnaval del libro
Lectudivirtiendo (Talleres para maestros)
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Proyectos de extensión Bibliotecaria.
Cajas viajeras (En instituciones educativas)
Bibliotecas viajeras (En barrios, veredas y corregimientos de la
ciudad)
Fomento y divulgación cultural
Cine club infantil
Cine infantil “Abre los ojos”
APOYO A PROGRAMAS ESPECIALES Y COMPLEMENTARIOS
Talleres empresariales
Crezco como maestro
J.E.C.: Apoyo Pedagógico (Clubes juveniles y Refuerzo escolar)
A.I.N.: Apoyo pedagógico
ADEMÁS CUENTA CON LOS SERVICIOS DE:
Sala de consulta
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Sala de lectura infantil
Internet
Hemeroteca
Fonoteca
Videoteca
Sala de audiovisuales
Consulta en la base de datos Siabuc 9
Consulta en el OPAC (Catalogo en línea)
Reprografía
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DOCUMENTOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS Y TERCIARIOS.
Los documentos tienen un rango de importancia de acuerdo a la calidad, validez y
tiempo de publicación. Estos están clasificados en tres categorías: Documentos
primarios, secundarios y terciarios. Los primeros son los que poseen información
de primera mano y sirven como soporte a un área del conocimiento hasta llegar a
los que contienen información recopilada de los anteriores.
Un ejemplo de estos tres tipos de documentos es el siguiente.
Documento primario
El coronel no tiene quien le escriba
Autor: Gabriel García Márquez, Colombia; Norma, 2002
Documento secundario.
Análisis de: el coronel no tiene quien le escriba
Autor: Miguel Ángel Flórez, Colombia; Panamericana.
Documento terciario
Diccionario de literatura colombiana en el cine
Autor: Jaime García Saucedo, Colombia; Panamericana, 2003
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CONCLUSIONES
Se identifico cada una de las etapas en el proceso de la información en una
unidad de información (Biblioteca Alfonso Potes Roldán) teniendo como resultado
un detallado análisis de sus procesos organizacionales que le permiten día a día
tener un buen posicionamiento en la ciudad de Tuluá.
Se ha analizado cada una de las actividades que giran en torno a las unidades de
información comprendiendo de forma simple como deben moverse para que la
información beneficie a los usuarios de esta.
Con este trabajo nos podemos detener en ante los dos principios básicos de su
estructura organizacional como lo son los procesos técnicos y los servicios al
usuario que son la razón de ser de estos espacios.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Sobre la Biblioteca central de Comfandi:
http://www.comfandi.com.co/centro_cultural_comfandi.php
Para conocer más acerca de Siabuc 9,
http://siabuc.ucol.mx/siabuc9/apFlash/index.html
Documentos consultados en la Biblioteca para este trabajo:
El coronel no tiene quien le escriba, García Márquez, Gabriel. Colombia;
Norma, 2002
Análisis de: el coronel no tiene quien le escriba, Flórez, Miguel Ángel.
Colombia; Panamericana.
Diccionario de literatura colombiana en el cine, Saucedo, Jaime García.
Colombia; Panamericana, 2003
Enlace para ir al documento en calaméo: