Control de d. 2.2
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Tipos de documentación y características
legal
es aquella que contiene la información normativa
emanada por dependencias gubernamentales
Es necesario conservar los documentos para cumplir
con los requisitos de diferentes leyes o
reglamentos
contratosSon documentos de carácter
legal donde se estipulan derechos y obligaciones
Títulos de crédito
Son documentos que también tiene características
eminentemente legales
Entre los créditos mas usuales son los
siguientes:
Cheques
Pagares y
Letras de cambio
Están dirigidos por la ley general de títulos
y operaciones de crédito
Se utiliza para las realización de las
operaciones o transacciones legales
mercantil
Es aquella que se utiliza para documentar las
operaciones comerciales
facturas
Es un documento mercantil que ampara y garantiza la propiedad
que se especifica en ella
recibo
Es un documento mercantil que se utiliza para las transacciones
comerciales
Contra recibos
Es el documento mercantil que ampara
provisionalmente la documentación
Contiene la siguiente información: fecha de expedición, concepto,
descripcion,fecha de pago, sello, otros requisitos legales
Nota de remisión
Es un comprobante mercantil para el comprador o el consumidor que
ampara la compra de un producto
Contiene la información siguiente:
Fecha, numero de remisión,
descripcion,monto o cantidad y sello.
presupuestos
Son cantidades estimadas que dicha empresa debe de gastar en un determinado tiempo o periodo
Estados financieros
Son documentos contables que reflejan la situación económica de la empresa en un tiempo determinado
Contable financiera
Es fundamental ya que esta se toman las decisiones de carácter financiero o económico que afecte a la empresa
organizacional
Manual de organización
Es el documento técnico de la
empresa
Refleja la estructura orgánica .
Manual de procedimiento
Es donde se describe como se lleva a cabo
las funciones
administrativas
informesDescriben loa avances
y resultados de la empresa
cartasDocumento por medio se manda información confidencial o publica
•Escrito por el cual una persona pide realizar alguna actividad
•Comprobante interno provisional de algo que se entrego y garantizar la acción
•Medio que se da a conocer por escrito el precio de algún objeto de la empresa
•Comunicación escrita que se utiliza para recordar uno o mas asuntos
memorándum cotizaciones
solicitudesvales
Archivadores de correspondencia
Gabinetes especiales para archivo
Para guardar cheques, documentos legales, y
oros materiales de oficina
Archivador de disquetes
Son cajas pequeñas sirven para proteger
discos de forma ordenada
• Son tubos para proteger mapas y planos
Tubos para
mapas
• Son de plástico en los extremos y se utiliza para proteger los mapas.
Mapoteca horizontal
marbetes
Es una tarjeta donde se coloca los datos del
destinatario
guíasSon la clave de un
archivo vertical eficiente
Sirven como postes de señales para
agilizar la búsqueda de un archivo
Carpetas para archivo
Hojas de cartulina que sirven para guardar correspondencia en
los archiveros
tarjeteros
es un conjunto de tarjetas de registro
ordenado
Cedulas de catalogación
• Son muy parecidos a los tarjeteros y tiene la misma función
ordinaria
• Es aquella correspondencia que llega cotidianamente
urgente
• Es correspondencia de forma inmediata a su destinatario por varias razones
confidencial
Es aquella correspondencia que
solo puede leer al destinatario
Se entrega personalmente en un
sobre sellado
Procedimiento de recepción
Se recibe toda la correspondencia y se
separa por áreas administrativas
Normalmente se registra el control de
recepción de correspondencia
Procedimiento de despacho
La correspondencia de la oficina pude ser
enviada ala unidad administrativa
Registrara el control correspondiente y
distribuirla a las áreas correspondientes
papel
Cintas magnéticas
microformas
• La información generada y recibida debe conservarse los archiveros
• Deben conservarse en sus respectivas cajas para evitar la perdida o daño en las cintas
• Se debe custodiar en cajas ya que contiene una imagen microfilmada en el documento y resguardar en lugares seguros
• Se utiliza en lugares oscuros y en cajas guardadas evitando su deterioro
videocintas
• Son datos que contiene la información cinta debe conservarse en lugares secos y de máxima seguridad
audio cintas
Discos flexibles
Son datos que son generados en los
archiveros de discos
Discos durosEs el dispositivo de almacenamiento
secundario de datos
Discos ópticos compactos
Es similar al disco compacto que se utiliza para grabar
música
mesas
Es la unidad mínima de mando de una
entidad pude contar con algunas personas
secciones
Es la unidad de mando que le
sigue a las mesas
Tiene mas personas a su
cargo y un mayor nivel de decisión
oficinas
Es la unidad de mando con mayor
jerarquía
Tiene mayor numero de
personas que dependen de ella
Oficialas de partes
Es el lugar encargado Relacionado a la mensajería de la
empresa
Sistemas de cargo
Se establece para controlar el acceso y
retiro de los documentos
• Pueden variar dependiendo de cada empresa o institucióncomponentes
• Los documentos pueden solicitar por telefono,correo,mensajero o persona
Formulario o tarjeta de
requisición
• Se colocan en el lugar de los documentos prestados
Formulario de salida
Sistema de seguimiento
Procedimiento para la localización de
expedientes
Es un sistema manual para tratar de localizar
los documentos extraviados
Protección de la información
Es imperativo el tener que prestar material
conservado en un disco
Guías para la conservación de la
información
Los sistemas electrónicos facilitan el archivo innecesario de
documentos
Eliminar de forma rutinaria aquellos
documentos que no tiene aplicación
Realizar copias resguardadas de
documentos importantes
Medidas y sistemas de control de acceso
Solo el personal autorizado puede
tener acceso al material archivado
Son esenciales para al protección de los archivos electrónicos
Es la medida mas importante para la protección de la información de archivos electrónicos
Medidas de protección para archivos electrónicos
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica (Conalep)
Plantel Iztacalco 1
Módulo: Control de Documentación
Profesora Myriam Ramírez Orozco
Tema 2.2