Control y Almacenamiento de Documentos
-
Upload
rodrigo-sergio-carmona-rojas -
Category
Documents
-
view
212 -
download
0
description
Transcript of Control y Almacenamiento de Documentos
INDICE
CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
CdigoPG-01
Revisin0
Fecha01-05-2012
INDICE
Pg.
21OBJETIVO
22ALCANCE
23RESPONSABILIDADES
34DEFINICIONES
45MODO OPERATIVO
6 REFERENCIAS..67 ANEXOS 69 HISTORIAL DE MODIFICACIONES6
Realizado por:Revisado por:Aprobado por:
CargoAsesor en Prevencin de Riesgos. Representante de GerenciaRepresentante de Gerencia
Firma
1 OBJETIVOEl objeto de este procedimiento es establecer las pautas para controlar, modificar, distribuir, reponer y eliminar los documentos del Sistema de Gestin sometidos a control, asegurando que las ediciones actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestin de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Comunidad de la empresa AS&OL Ltda2 ALCANCE
El presente procedimiento se aplica a los documentos desarrollados para el Sistema de Gestin Integrado de AS&OL Ltda3 RESPONSABILIDADES
Gerente General, es responsable de:
Aprobar las modificaciones al Manual del Sistema de Gestin
Aprobar las modificaciones que sean requeridas de acuerdo a auditorias internas y revisiones del Sistema de Gestin
Representante de Gerencia, es responsable de:
Revisar el Manual del Sistema de Gestin
Revisar y Aprobar los procedimientos operativos (generales y especficos) Aprobar los instructivos de trabajo.
Encargado de sistema de Gestion.
apoyar en la elaboracin de los procedimientos operativos ( generales y especficos), en conjunto con los responsables revisar instructivos de trabajo la revisin y coordinacin de las solicitudes de modificaciones, de los diferentes niveles de documentacin. La distribucin, reposicin, codificacin, control, archivo y eliminacin de la documentacin Encargados de rea. usuario de los documentos antes mencionados, son responsables de:
Enviar las propuestas de modificacin al Encargado del Sistema
Mantener actualizada la documentacin del sistema, en el rea de su responsabilidad. Realizar procedimientos operativos o instructivos propios con apoyo del encargado del sistema 4 DEFINICIONES
Copia controlada: procedimiento de distribucin controlado, de modo que asegura que es la ltima versin del documento (oficial), mediante documento de acuse de recibo. Puede ser de origen interno o externo Copia no controlada: procedimiento de distribucin no registrado, de carcter informativo. En caso de que se precise hacer uso de una copia no controlada para alguna actividad, deber consultarse previamente al Encargado del Sistema cual es la revisin vigente. Documento Obsoleto : documento obsoleto, mantenido en archivo por periodo de tiempo preestablecido ( generalmente asociado al original) que se mantiene como antecedente histrico del sistema
Memorando interno: Facsmil, correo electrnico, carta.
Documento Original documento del sistema que ha sido oficializado, la cual se obtienen copias para su distribucin. Memorando interno : facsmile , correo electrnico, carta.
Realizadores: Personal que realiza los documentos.
5 MODO OPERATIVO
5.1 Elaboracin, revisin y aprobacin de un documento
La documentacin del Sistema de Gestin AS&OL Ltda es elaborada, revisada y aprobada por la Gerencia. Una vez revisado y aprobado el documento por las personas autorizadas (firmas), este se constituye en un documento oficial. Los documentos originales, cuya custodia es de responsabilidad del Encargado del Sistema.5.2 Distribucin y almacenamiento de documentos. Una vez aprobado un documento, ste es distribuido formalmente por el Encargado del Sistema a los integrantes de la Lista Maestra de Documentos Controlados (anexo 1).
5.3 Eliminacin
El encargado del sistema Al momento de entregar copia actualizada de los documentos que hayan experimentado algn cambio, procede a retirar los documentos obsoletos para su destruccin. Solo se mantendr una copia magntica de la versin anterior a la vigente.5.4 Revisin de Documentos
La revisin de la documentacin involucrada en el Sistema de Gestin, es responsabilidad del Encargado del Sistema y se realiza anualmente para revisar el estado de la documentacin, vigencia, nmero de revisin, etc., o cuando sea necesario.
6 REFERENCIASNo aplica
7 ANEXOS
Anexo 1: Lista Maestra de Documentos Controlados
8 rEGISTROS
CdigoNombreAlmacenamientoMantencinLugarResponsable
R1/PG-06Lista Maestra de DocumentosElectrnico
PapelIndefinidoGerencia Gerencia
9 HISTORIAL DE MODIFICACIONES
RevisinFechaDescripcin de la ModificacinResponsable
Anexo 1:
Lista Maestra Documentos Controlados CdigoNombre del Documento Estado N Rev.Fecha de AprobacinNmero de Copias
GGRGESCPJA
Nomenclatura : GG : GERENTE GENERAL RG : REPERSENTANTE DE GERENCIA
ES : ENCARGADO SISTEMA
CP : CORRDIANDOR DE PRODUCCION
JA : JEFE ADMINISTRATIVA :
O : DOCUMENT ORIGINAL
C : COPIA CONTROLADA.
R 1 /PG-06
PAGE Pg. 6 de 8