Gestión por procesos: la Gestión por Procesos constituye ...
Coordinación General de Gestión Estratégica · DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD...
Transcript of Coordinación General de Gestión Estratégica · DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD...
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
GESTIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción.
No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright.
FOTOCOPIAR ES DELITO.
Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 2 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 1
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5
3.- Responsables............................................................................................................................ 5
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 7
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 8
6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos ........................................................................ 8
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 9
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 10
8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .................... 10
8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos . 10
8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos
................................................................................................................................................. 11
8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .. 12
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos .................................................................................................................................. 13
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos ................................................................................................... 14
8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ............................ 15
8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ......... 15
8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ... 15
8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........... 16
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos ....................................................................................................................... 17
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 3 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos ....................................................................................................................... 19
8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 20
8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 20
8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de
procesos documentados ......................................................................................................... 20
8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 21
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de la implementación
de procesos documentados .................................................................................................... 22
8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados ......................................................................... 24
8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección ............................................................. 25
8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección .......................................... 25
8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección .................................... 25
8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección............................................ 26
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la Dirección ....................... 26
8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental de la Dirección ....... 28
8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ....................... 29
8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .... 29
8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
................................................................................................................................................. 29
8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ..... 30
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro
en GPR ..................................................................................................................................... 31
8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ............... 32
9.-Anexos ................................................................................................................................. 33
9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos............................................................. 33
9.2 Matriz de Priorización de Procesos .................................................................................. 33
9.4 Matriz Cronograma de trabajo ......................................................................................... 34
9.5 Flujo AS-IS .......................................................................................................................... 35
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 4 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.6 Flujo TO-BE ........................................................................................................................ 35
9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento ........................................................................... 36
9.8 Material para socialización ................................................................................................ 36
9.9 Informe de socialización .................................................................................................... 37
9.10 Ficha de Procesos ........................................................................................................... 38
9.11 Matriz aclaratoria ............................................................................................................ 39
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 40
9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos 40
9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos .................................................................................................................................. 41
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 42
9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........ 42
9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos . 43
9.13 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 44
9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 44
9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la implementación de
procesos documentados ......................................................................................................... 45
9.14 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 46
9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección......................................... 46
9.15 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 48
9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .. 48
9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
................................................................................................................................................. 49
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 5 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
El manual de Gestión de Procesos tiene como finalidad identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos, asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua
1.2 Objetivos específicos
Satisfacer las necesidades de los clientes internos, mediante la respuesta
oportuna a sus requerimientos.
Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los
procesos identificados en el catálogo de procesos institucional.
Levantar y documentar los procesos institucionales identificados en el catálogo
de procesos.
Informar a los servidores/as públicos acerca de los procesos institucionales,
además de poner a su disposición los manuales de procesos aprobados, así
como los formatos de sus registros.
2.- Alcance
El proceso de Gestión por Procesos, comprende el levantamiento y
documentación del procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, ya
sea por requerimiento de autoridades o por planificación interna de la
Dirección de Servicios, Procesos y Calidad, la socialización y capacitación a las
servidoras y servidores públicos al respecto de los procesos documentados y
aprobados y la evaluación de la eficiencia y/o eficacia de los procesos
institucionales con base del resultado de los indicadores de procesos en GPR.
3.- Responsables
Coordinador de la Unidad Requirente
Director/a de Servicios, Calidad y Servicios
Director/a de la Unidad Requirente
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 6 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
Analista de la Unidad Requirente
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Líder metodológico
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
GPR Gobierno por Resultados
MIDUVI Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
DSPC Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
TIC´S Tecnologías de la información y comunicación
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Administración por Procesos
La administración por Procesos es un conjunto de actividades realizadas en la institución, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de su operación pata proveer servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario.
Disparador Evento o condición que causa el inicio o actividad del proceso.
Diagrama de Flujo Representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso.
Entradas Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformado durante la ejecución del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan valor.
Indicador Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada.
Línea Base Conjunto de mediciones del desempeño de un proceso tomadas en un momento determinado. Una línea base se compone de registro de los resultados del proceso en una fecha específica. Es usada usualmente para comparar estados de un proceso y determinar el impacto de los proyectos de mejora.
Macro proceso Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los requisitos explícitos e implícitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios.
Proceso Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para el cliente externo o interno. Los procesos interrelacionados con otros procesos y las relaciones interinstitucionales.
Salidas Productos o servicios, provistos o transformados con valor agregado por la institución en la ejecución del proceso.
Gobierno por Resultados Es el conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permiten orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento del objetivo y resultados esperados en el marco de mejoras prácticas de gestión.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 7 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
En las reuniones de trabajo que resulte de la gestión por Procesos se debe generar la
respectiva acta de reunión.
Los Analistas de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignados para el
levantamiento de los procesos obligatoriamente deben mantener un expediente físico
y digital actualizado, de toda la documentación obligatoria que se genera como
resultado de la gestión de proceso.
El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, para el
levantamiento de procesos tiene la obligación de utilizar como insumo el catálogo de
procesos vigente.
Los manuales de procesos y/o procedimientos a ser aprobados, son remitidos a la
autoridad competente dueña del proceso, para la revisión y la firma de aprobación de
dicho manual.
El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, responsable de la
documentación de procesos tiene la obligación de mantener el archivo digital
actualizado de los procesos aprobados, en la carpeta compartida.
La socialización se lo realiza con el analista de la Dirección de Servicios, Procesos y
Calidad asignado, el responsable del proceso y este a su vez es el encargado de la
planificación de la socialización del manual.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 8 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos
Proceso:
Gestión por Procesos
Código del Proceso: CGPGE-DSPC-GP
Descripción:
PROPÓSITO:
Identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos; asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua.
DISPARADOR:
Estatuto Orgánico por Procesos
Solicitud del Director/a del levantamiento
ENTRADAS:
Matriz de Definición de Procesos
SUBPROCESOS:
1. Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos
2. Elaboración del manual de Procesos y/o Procedimientos
3. Socialización y Coordinación de la Implementación de Procesos Documentados
4. Gestión documental de la Dirección
5. Seguimiento de la Información de Procesos Registrados en GPR
Productos/Servicios del Proceso:
Catálogo de Procesos
Manual de Procesos y/o Procedimientos
Informe de Socialización
Archivo documental físico y digital
Indicadores de Gestión evaluados
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 9 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
Tipo de cliente: Interno
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión
Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma Técnica de Administración por
Procesos
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 10 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos
8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
Subproceso:
Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos
Código del Subproceso:
CGPGE-DSPC-GP-01
Descripción:
PROPÓSITO:
Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto.
DISPARADOR:
Estatuto orgánico por procesos aprobado
Norma Administración por Procesos N°-1580
ENTRADAS:
Matriz de levantamiento de procesos
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Identificar los nombres de los procesos y subprocesos
Priorizar procesos
Catálogo de procesos
Productos/Servicios del Proceso:
Catálogo de Procesos
Matriz de levantamiento
Matriz de priorización
Cronograma
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Tipo de cliente: Interno
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 11 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 12 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 13 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Identificar
nombres de
procesos y
subprocesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con el estatuto orgánico por procesos se
procede a realizar una propuesta en la
matriz de levantamiento de procesos
identificando los nombres de los procesos y
subprocesos de las unidades.
Matriz de levantamiento del catálogo de procesos Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-01
2 Revisar y validar
propuesta
Analista de la
unidad requirente
Revisa la propuesta con el estatuto
orgánico y sus competencias; valida la
propuesta y si se encuentra correcto pasa a
la actividad 3 caso contrario a la actividad
13.
3
Enviar por correo
institucional
aprobado
Director/a unidad
requirente
Revisa la propuesta validada y aprueba
enviando un correo con la matriz de
levantamientos de procesos y subprocesos
al Director/a de Servicios, Procesos y
Calidad.
Matriz de
levantamiento
de procesos
llena Ref.:
Código: MAT-
CGPGE-DSPC-
01
4
Unificar los
procesos y
subprocesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Unifica los procesos y subprocesos de las
unidades designadas y consolida.
5 Priorizar procesos
a levantar
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se realiza una matriz de priorización
evaluando cuál de los procesos debe ser
levantado y poniendo un orden dando
prioridades.
Matriz de priorización Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-02
6 Codificar procesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se coloca nomenclatura y numeración
correspondiente a lo establecido por la
Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
en los procesos y subprocesos.
7
Elaborar catálogo
de Procesos de la
unidad
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Definir el catálogo de las unidades del
MIDUVI.
Matriz de
Catálogo por
Procesos Ref.:
Código: MAT-
CGPGE-DSPC-
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 14 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación,
Estandarización y Documentación de Procesos
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad
de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas
Número de matrices de levantamiento de procesos aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de procesos solicitadas *100
Porcentaje Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Catálogo aprobado
Anuales
03
8 Revisión y
aprobación
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Revisa y aprueba el catálogo presentado, si
se encuentra correcto pasa a la actividad 9,
caso contrario a la actividad 14.
9
Definir
cronograma y
fecha de
levantamiento de
procesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Una vez aprobado el catálogo se envía a la
unidad y se solicita se defina un
cronograma para levantamiento de las
actividades de los procesos y/o
subprocesos.
Cronograma de
trabajo Ref.:
Código: MAT-
CGPGE-DSPC-
04
10
Asignar
contraparte de
levantamiento
Director/a unidad
requirente
Asigna a un analista para que apoye
proporcionando la información requerida
para el levantamiento de los procesos y/o
subprocesos.
11 Coordinar el
levantamiento
Analista de la
unidad requirente
El analista de acuerdo al cronograma se va
levantando la información con la
contraparte.
12
Elaboración de
manual de
procesos y/o
procedimientos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se elabora el manual de procesos y/o
procedimientos.
13
Definir
nuevamente el
nombre de
procesos y
subprocesos
Analista de la
unidad requirente
Si no se encuentra correcta la información
se define con base a sus atribuciones,
competencias y productos, servicios de su
unidad.
14 Enviar a corregir
catálogo
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Si no se encuentra correcto el formato o
alguna información incorrecta se procede a
enviar con observaciones y a corregir.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 15 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
Subproceso:
Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimiento
Código del Subproceso:
CGPGE-DSPC-GP-02
Descripción:
PROPÓSITO:
Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos.
DISPARADOR:
Catálogo de Procesos aprobado
ENTRADAS:
Cronograma de levantamiento
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Levantamiento de información del proceso y/o subproceso
Diagramar flujos AS-IS y TO-BE
Elaborar el manual
Productos/Servicios del Proceso:
Flujograma AS-IS y TO-BE
Ficha de procesos
Matriz aclaratoria
Manual de procesos y/o procedimientos
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Tipo de cliente: Interno
8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 16 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 17 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del
Proceso y/o Procedimientos
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar
información del
proceso
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Solicitar con base al catálogo y cronograma
las actividades que realiza para poder
obtener el producto final.
2 Entregar
información
Analista unidad
requirente
Se proporciona la información solicitada en
el orden que debe realizarse.
3 Consolidar
información
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se consolida la información que fue
proporcionada para proceder a diagramar.
4 Diagramar AS-IS
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con la información que el analista de la
contraparte proporciona, se diagrama el
flujo AS-IS y se envía para revisión.
Flujo AS-IS
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-01
5 Revisar y validar Analista unidad
requirente
Revisa la información y valida el flujo, si se
encuentra correcto, pasa a la actividad 6
caso contrario a la actividad 18.
6 Diagramar TO-BE
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se procede a diagramar el flujo TO-BE con
las mejoras propuestas.
Flujo TO-BE
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-02
7 Elaborar fichas de
procesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con la información proporcionada por el
analista de la unidad requirente se procede
a elaborar la ficha de proceso
Fichas de Procesos Ref.: Código: FIC-CGPGE-DSPC-01
8 Elaborar Matriz
aclaratoria
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con la información proporcionada por el
analista de la unidad requirente se procede
a elaborar la matriz aclaratoria de cada
actividad que se realiza para obtener el
producto.
Matriz aclaratoria Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-05
9 Revisar y enviar a
validar
Analista unidad
requirente
El analista revisa la o las fichas y la matriz o
matrices aclaratorias de los procesos y/o
procedimientos y valida, si se encuentran
correctas pasa a la actividad 10, caso
contrario a la actividad 6.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 18 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
10
Validar y firmar
Fichas, Matrices
y flujogramas
Director/a de la
unidad requirente
Revisa y firma las fichas y matrices
aclaratorias de los procesos y/o
procedimientos.
Documentos
firmados
11
Elaborar manual
de procesos y/o
procedimiento
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con las fichas y matrices validadas y
aprobadas, se procede a elaborar el
manual de procesos y/o procedimientos.
Manual de
Procesos y/o
Procedimientos
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-03
12 Revisar manual Analista unidad
requirente
El analista de la unidad requirente revisa
detalladamente el manual y valida la
información, si se encuentra correcto pasa
a la actividad 13, caso contrario pasa a la
actividad 19.
13 Revisa y validar Director/a de la
unidad requirente
Revisa, valida la información del manual y
si se encuentra acorde a la realidad en
funciones, tiempos y productos o servicios
obtenidos en las actividades, si se
encuentra correcto pasa a la actividad 14,
caso contrario a la actividad 11.
14 Remitir el manual
con firmas
Director/a de la
unidad requirente
Si se encuentra correcto, remite el manual
con las firmas respectivas.
Manual oficial
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-03
15 Firmar manual
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Una vez revisado por los dueños del
proceso y firmados, firma el Director/a.
16
Enviar manual y
memorando de
entrega oficial
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se envía el manual con memorando de
entrega oficial a la unidad requirente con
dos CD´S.
Memorando de
entrega
(Manual y
CD´S)
17
Recibir y realizar
circular de
oficialización del
manual
Director/a de la
unidad requirente
Se recibe manual físico y con 2 CD´S, y se
procede a la elaboración de la circular para
reasignarlo al Coordinador/a de la unidad
requirente, para que se reasigne a la
Máxima Autoridad.
17.1
Socialización y
coordinación de la
implementación
de procesos
documentados
Director/a de la
unidad requirente
Se realiza el subprocesos de socialización y
coordinación de la implementación de
procesos documentados.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 19 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual
del Proceso y/o Procedimientos N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad
de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados
Número total de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados
Unidad Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Memorando Trimestral
17.2
Remitir circular
para oficialización
por parte de la
Máxima
Autoridad
Coordinador/a de la
unidad requirente
Reasigna circular a la Máxima Autoridad,
para que sea enviado desde ahí a las
unidades que intervienen en el proceso
para comunicar de la socialización y
conocimiento del manual.
18 Solicitar cambios Analista unidad
requirente
Se solicita se hagan los cambios necesarios
para la validación nuevamente del
diagrama AS-IS, pasa a la actividad 4.
19 Enviar con
observaciones
Analista unidad
requirente
Se envía para las correcciones y cambios
necesarios pasa a la actividad 4.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 20 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de
procesos documentados
8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados
Subproceso:
Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados
Código del Subproceso:
CGPGE-DSPC-GP-03
Descripción:
PROPÓSITO:
Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros.
DISPARADOR:
Disposición de la Máxima Autoridad
ENTRADAS:
Manual de procesos y/o procedimientos aprobado
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Preparar información para socialización
Socializar con las unidades involucradas con el proceso
Elaborar informe de socialización
Productos/Servicios del Proceso:
Memorando de socialización
Informe de socialización
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Tipo de cliente: Interno
8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 21 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 22 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de
la implementación de procesos documentados
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Elaboración del
manual de
procesos y/o
procedimientos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Elaborar el manual de procesos y/o
procedimientos, aprobado.
Manual de
procesos y/o
procedimientos
aprobado Ref.:
Código: FOR-
CGPGE-DSPC-
03
2
Preparar
información para
socialización
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se realiza una presentación con los puntos
necesarios para la explicación del proceso
del manual levantado y aprobado.
3
Revisar
información para
socializar
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Revisa la información que se encuentra en
la presentación si se encuentra correcta
pasa a la actividad 6, caso contrario a la
actividad 15.
4
Solicitar preparar
información para
socialización
Director /a de la
unidad requirente
Se solicita se realice una presentación con
la información necesaria para la
socialización del manual aprobado.
5
Preparar la
información para
la socialización
Analista de la
unidad requirente
Realiza la presentación con base al manual
aprobado con la información necesaria que
sea clara para los asistentes.
6
Consolidar
información para
socialización
Analista de la
unidad requirente
Se consolida la información tanto de la
unidad requirente con la información
enviada por el/la analista de la Dirección de
7 Revisar material
de socialización
Director /a de la
unidad requirente Revisar la información para la socialización.
Material para
socialización
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-04
8
Elaborar
memorando para
socialización y
preparación de
equipos
Analista de la
unidad requirente
Se elabora el memorando que va dirigido a
las unidades que intervienen en el proceso
para la socialización del manual aprobado,
y lo reasigna.
Memorando de
socialización
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 23 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9
Revisar
memorando para
socialización
Director /a de la
unidad requirente
Revisa el memorando para enviar a las
unidades involucradas, si se encuentra
correcto continua con la actividad 10, caso
contrario a la actividad 8.
10
Remitir
memorando para
enviarlo
Director /a de la
unidad requirente
Reasigna el memorando para que sea
enviado a las unidades por parte del
Coordinador de la unidad requirente.
11
Enviar a las
unidades que
interviene en el
proceso
Coordinador/a de la
unidad requirente
Envía el memorando para la socialización
del manual aprobado para la asistencia de
las unidades involucradas.
11.1
Coordinar con el
área requirente
para la
preparación de
equipos, fechas y
horas
Analista de la
dirección de
tecnología de
comunicación
Se coordina con la unidad de TIC´S para la
instalación de equipos para la socialización
con las unidades que intervienen en el
proceso.
Documento con
imprint de
pantalla con la
lista de los
asistentes
11.2
Realizar la
socialización con
las unidades
involucradas con
los procesos y la
DSPC.
Director /a de la
unidad requirente
La Dirección de Servicios, Procesos y
Calidad conjuntamente con la unidad
dueña del proceso levantado, realiza la
socialización con la información
previamente validada con las unidades que
se encuentran involucradas con el proceso.
12
Elaborar Informe
de socialización
del manual del
procesos y/o
procedimiento
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Con el documento que TIC´S proporciona y
con la información que se presentó en la
socialización se procede a elaborar el
informe y se envía para revisión.
Informe de
socialización
Ref.: Código:
FOR-CGPGE-
DSPC-05
13
Enviar para
revisión y
aprobación
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se envía al Director/a para la revisión y
validación del informe.
14 Revisar y validar
el informe
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Revisa el informe y valida, si se encuentra
correcto se archiva el informe con el
manual, caso contrario pasa a la actividad
12.
15 Enviar
observaciones
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se envía a que se realicen las correcciones
o cambios.
16 Enviar
observaciones
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se envía a que se realicen las correcciones
o cambios.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 24 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y
coordinación de la implementación de procesos documentados
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Porcentaje de manuales de procesos socializados
Número de manuales de procesos socializados/ Total de manuales de procesos entregados*100
Porcentaje Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Informe de socialización aprobado
Trimestral
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 25 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección
8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección
Subproceso:
Gestión documental de la Dirección
Código del Subproceso:
CGPGE-DSPC-GP-04
Descripción:
PROPÓSITO:
Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la codificación establecida para tener una mayor facilidad de acceder a estos.
DISPARADOR:
Documentos generados por la unidad
ENTRADAS:
Informe de socialización de manual de procesos y/o procedimientos
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Identificar la documentación
Inscribir los documentos con el nombre completo
Archivar documentos físicos
Almacenar documentos digitales
Productos/Servicios del Proceso:
Documentos digitales almacenados
Documentos físicos archivados
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Tipo de cliente: Interno
8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección
ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 26 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la
Dirección
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Identificar la
documentación
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Identificar todos los documentos que se
generaron en el transcurso de elaboración
del manual de procesos y/o
procedimientos.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 27 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
2
Revisar que la
información este
completa
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Identificados los documentos se revisa si se
encuentran completos.
3 Escanear en
archivos PDF
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Todos los archivos se escanean y se los
guarda en archivos PDF.
4
Inscribir el archivo
con el nombre del
documento
completo
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Los archivos deben ser guardados con
nombres completos para poder
identificarlos.
5 Codificar los
documentos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se codifican con la nomenclatura y
numeración de acuerdo a lo dispuesto por
la Dirección.
6
Completar matriz
de entregables de
la Dirección
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Completar la matriz de entregables de la
Dirección que se encuentra almacenada en
la carpeta compartida con los datos de los
manuales oficializados y con su codificación
respectiva.
6.1
Archivar
documentos
físicos de acuerdo
el código del
documento y
notificar
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Los documentos físicos se archivan con
base a la codificación acuerdo a lo
dispuesto por la Dirección, y se informa que
se encuentra archivado.
Correo de
notificación al
Director/a
6.2 Almacenar en la
carpeta digital
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Los archivos digitales se almacenan con
base a la codificación de acuerdo a lo
dispuesto por la Dirección en la carpeta
compartida, y se informa que se encuentra
archivado.
6.2.1
Actualizar registro
de archivo y
entregables de la
DAP
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Una vez almacenados los archivos, se
prosigue actualizar el registro de archivos
de la Dirección y si se tiene manuales
almacenados se actualiza en los
entregables de la DAP
Registro
archivo Ref.:
Código: REG-
CGPGE-DSPC-
01
6.2.2
Comunicar que se
encuentra
almacenado la
información
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se informa que se encuentra almacenado
en la carpeta compartida de acuerdo a lo
dispuesto por la Dirección.
7 Recibir la
notificación que la
Director/a de
Servicios, Procesos
Recibe la notificación de archivados y
almacenados los documentos codificados.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 28 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental
de la Dirección
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Número de archivos registrados
Número de archivos registrados
Unidad Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Registro archivo
Trimestral
información se
encuentra
cargada y
archivada
y Calidad
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 29 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en
GPR
8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos
registro en GPR
Subproceso:
Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
Código del Subproceso:
CGPGE-DSPC-GP-05
Descripción:
PROPÓSITO:
Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales.
DISPARADOR:
La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales.
ENTRADAS:
Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos aprobados
Productos/Servicios del Proceso:
Indicadores de Gestión evaluados
Responsable del Proceso:
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Tipo de cliente: Interno
8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de
procesos registro en GPR
ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 30 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos
registro en GPR
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 31 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información
de procesos registro en GPR
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Revisar catálogo
de procesos
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Una vez aprobado el catálogo se carga en
la herramienta de GPR.
Catálogo de
procesos
aprobado Ref.:
Código: MAT-
CGPGE-DSPC-
03
2
Cargar
información a la
herramienta GPR
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se carga información de indicadores a la
herramienta de GPR.
3
Revisar
información
cargada en
herramienta GPR
Director/a de
Servicios, Procesos
y Calidad
Una vez cargada la información a la
herramienta de GPR, se procede a revisar.
4
Informar al líder
metodológico
que la
información está
cargada
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se informa que se encuentra cargada por
parte de la Dirección, para revisión por
parte del líder metodológico.
5
Revisar
información
cargada
Líder metodológico
Revisa la información que está cargada en
la herramienta y si se encuentra correcta y
completa, si está de acuerdo a los
lineamientos solicitados pasa a la actividad
7, caso contario a la actividad 8.
6
Informar que se
encuentra
correcto
Líder metodológico Informa a la dirección que se encuentra
correcta y completa lo solicitado.
7 corregir
observaciones
Analista de la
Dirección de
Servicios, Procesos
y Calidad
Se realiza la corrección respectiva y pasa a
la actividad 3.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 32 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos
registro en GPR
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Porcentaje de procesos registrados
Procesos registrados/ total de procesos registrados *100
Porcentaje Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Correo Institucional
Semestral
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 33 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.-Anexos
9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-01
MACROPROCESO
¿EL NOMBRE DEL
MACROPROCESO
ES CORRECTO?
OBSERVACIONES PROCESO
¿EL NOMBRE DEL
PROCESO ES
CORRECTO?
OBSERVACIONES SUBPROCESO
¿EL NOMBRE DEL
SUBPROCESO ES
CORRECTO?
OBSERVACIONES DESDE HASTA
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué)
MATRIZ DE LEVANTAMIENTO DE CATÁLOGO DE PROCESOS "……"
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por
qué)
(Escriba aquí el por qué)
9.2 Matriz de Priorización de Procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-02
EL im
pact
o de
los p
roce
sos a
los
serv
icios
críti
cos d
e la
Inst
itució
n es
:
La re
perc
usió
n en
el c
lient
e in
tern
o y
exte
rno
es:
El re
sulta
do d
e la
impo
rtanc
ia vs
. El
dese
mpe
ño d
e lo
s pro
ceso
s es:
El im
pact
o po
lítico
/ soc
ial d
e lo
s
proc
esos
a m
ejor
arse
es:
DIRECCIONES PROCESOS 30% 15% 10% 10% TOTAL PRIORIDAD
ALTO ALTA BUENO ALTO
1 1 0,25 1
30% 15% 3% 10%
ALTO ALTA MUYBUENO ALTO
1 1 0 1
30% 15% 0% 10%
MEDIO MEDIA BUENO BAJO
0,5 0,5 0,25 0,25
15% 8% 3% 3%
ALTO ALTA REGULAR ALTO
1 1 0,50 1
30% 15% 5% 10%
MEDIO MEDIA BUENO MEDIO
0,5 0,5 0,25 0,50
15% 8% 3% 5%
MEDIO ALTA MUYBUENO ALTO
0,5 1 0 1
15% 15% 0% 10%
BAJO MEDIA REGULAR BAJO
0,25 0,5 0,50 0,25
8% 8% 5% 3%
ALTO ALTA BUENO ALTO
1 1 0,25 1
30% 15% 3% 10%
MEDIO MEDIA BUENO MEDIO
0,5 0,5 0,25 0,50
15% 8% 3% 5%
MEDIO MEDIA BUENO BAJO
0,5 0,5 0,25 0,25
15% 8% 3% 3%
1
44%
56%
74%
76%
71%
39%
44%
CRITERIOS DE SELECCIÓN:
74%
Coordinación General
46%
46%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 34 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.3 Matriz de Catálogo de procesos
Código: MAT-CGPGE-DSPC-03
CATÁLOGO DE PROCESOS
DIRECCIONES /
MACROPROCESOSCODIFICACION CAMBIOS REALIZADOS A LA FECHACODIFICACION CODIFICACIONCODIFICACION SUBPROCESOS ÁREAS PROCESOS CODIFICACION PROCEDIMIENTO
9.4 Matriz Cronograma de trabajo Código: MAT-CGPGE-DSPC-04
ACTIVIDAD / ACCIÓN RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
ACTIVIDAD
FIN SEMANA Y FERIADOS
PLANIFICADO
CUMPLIDO
EN PROCESO
ENERO
CRONOGRAMA DE TRABAJO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 35 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.5 Flujo AS-IS Código: FOR-CGPGE-DSPC-01
9.6 Flujo TO-BE Código: FOR-CGPGE-DSPC-02
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 36 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento Código: FOR-CGPGE-DSPC-03
9.8 Material para socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-04
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 37 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.9 Informe de socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-05
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 38 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.10 Ficha de Procesos Código: FIC-CGPGE-DSPC-01
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 04/06/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-P-02
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha:
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
90%
REGISTROS
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha:
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO (según
corresponda)DIRECCIÓN FINANCIERA
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Código
ENTRADAS
Fecha:
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Aprobado por: Ing. Edison CalvopiñaRevisado por: Ing. Silvia Gomez
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 39 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.11 Matriz aclaratoria Código: MAT-CGPGE-DSPC-05
Tipo de
proceso:
MACRO PROCESO Código:
PROCESO Fecha:
SUBPROCESO Versión:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Fecha: Fecha: Fecha:
Elaborado por:
00/01/1900
RESPONSABLEREGISTRO
CONTROL/ BASE
NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
OBSERVACIONESCARGO UNID. EJEC.
MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA
MANUAL DE PROCESOS Adjetivo
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 1,0
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
00/01/1900 00/01/1900
Revisado por: Aprobado por:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 40 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso
9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 24/02/2016
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Oficinas
Equipos de computación
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa
Fecha: 24/02/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Fecha: 24/02/2016
Matriz de priorización
Cronograma
Catálogo aprobado
INDICADOR No. 2
REGISTROS
Matriz de levantamientoCatálogo de Procesos
PROVEEDORES
Matriz de levantamiento
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
90%
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 24/02/2016
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS
IDENTIFICACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
RECURSOS
Norma Administración por Procesos N°-1580
Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de
procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto.
CLIENTES
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Internet
Analista de la Unidad Requirente Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El alcance del subproceso de identificación, estandarización y documentación incia DESDE la aprobación del estatuto orgánico y la matriz de levaantamiento
de procesos HASTA la elaboración del catálogo de procesos.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Estatuto orgánico por procesos aprobado
ENTRADAS
Interno
Director/a de la Unidad Requirente
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas
Número de matrices de levantamiento de procesos
aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de
procesos solicitadas *100
Matriz de priorización
Anual
Áreas Requirentes Matriz de levantamiento de procesos
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona
Catálogo de Procesos
DENOMINACIÓN Código
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 41 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 42 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso
9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 24/02/2016
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-02
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Oficinas
Equipos de computación
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa
Fecha: 24/02/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Áreas Requirentes Cronograma de levantamiento
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona
Flujograma AS-IS y TO-BE
DENOMINACIÓN Código
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregadosNúmero de manuales de Procesos y/o procedimientos
entregados
Manual de procesos y/o procedimientos
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El alcance del subproceso de Elaboración de manual de procesos y/o procedimientos inicia DESDE la aprobación del catálogo de procesos HASTA la
elaboración del Manual del proceso y/o procedimiento.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Catálogo de Procesos aprobado
ENTRADAS
Interno
Director/a de la Unidad Requirente
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos.
CLIENTES
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Internet
Analista de la Unidad Requirente Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Trimestral
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 24/02/2016
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
PROVEEDORES
Ficha de procesos
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
90%
REGISTROS
Matriz aclaratoriaFicha de procesos
Coordinador de la Unidad Requirente
Fecha: 24/02/2016
Matriz aclaratoria
Manual de procesos y/o procedimientos
Memorando
INDICADOR No. 2
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 43 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso
y/o Procedimientos
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 44 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.13 Fichas técnicas y diagramas de proceso
9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 24/02/2016
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-03
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Oficinas
Equipos de computación
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa
Fecha: 24/02/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Manual de procesos y/o procedimientos
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona
Memorando de socialización
DENOMINACIÓN
Analista de la Dirección de Información de Tecnología
Fecha: 24/02/2016
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Porcentaje de procesos evaluadosNúmero de procesos evaluados/ Número de procesos
implementados
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El alcance del subproceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados inicia DESDE la aprobación del Manual de
procesos y/o procedimientos y la disposición de la máxima autoridad HASTA el informe de la socialización.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Disposición de la Máxima Autoridad
CLIENTES
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
ENTRADAS
Interno
Director/a de la Unidad Requirente
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Internet
Analista de la Unidad Requirente Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Áreas Requirentes
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS
SOCIALIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o
procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros.
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Trimestral
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 24/02/2016
Coordinador de la Unidad Requirente
REGISTROS
Informe de socializaciónMemorando de socialización
Código
PROVEEDORES
Informe de socialización aprobado
INDICADOR No. 2
90%
Informe de socialización
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 45 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 46 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.14 Fichas técnicas y diagramas de proceso
9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 24/02/2016
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-04
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Oficinas
Equipos de computación
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa
Fecha: 24/02/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
informe de socialización del Manual de procesos y/o
procedimientos
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona
Memorando de socialización
DENOMINACIÓN
Fecha: 24/02/2016
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Administración del archivo primario Número de archivos registrados
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El alcance del subproceso de Gestión documental de la dirección inicia DESDE el informe de socialización del Manual de procesos y/o procedimientos HASTA
el archivo documental físico y digital.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Documentos generados por la Unidad
CLIENTES
ENTRADAS
Interno
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Internet
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Áreas Requirentes
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la
codificación establecida para tener una mayor facil idad de acceder a estos.
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Trimestral
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 24/02/2016
REGISTROS
Informe de socializaciónMemorando de socialización
Código
PROVEEDORES
Correo Institucional
INDICADOR No. 2
90%
Informe de socialización
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 47 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.14.2 Diagramas de proceso de Gestión documental de la Dirección
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 48 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.15 Fichas técnicas y diagramas de proceso
9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de
procesos registro en GPR TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 24/02/2016
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-05
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Oficinas
Equipos de computación
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa
Fecha: 24/02/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Áreas RequirentesReportes GPR de los procesos y/o procedimientos
aprobados
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona
Indicadores de Gestión evaluados
DENOMINACIÓN
Fecha: 24/02/2016
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Porcentaje de procesos registrados Procesos registrados/ total de procesos *100
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El alcance del subproceso de Seguimiento de la información de procesos resgistrado va DESDE la aplicación de mejora continua HASTA obtener indicadores de
gestión evaluados.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales
Código
ENTRADAS
Interno
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Internet
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS
SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROCESOS REGISTRADOS
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales.
CLIENTES
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
Semestral
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 24/02/2016
Líder metodológico
REGISTROS
Indicadores de Gestión evaluados
PROVEEDORES
Correo Institucional
INDICADOR No. 2
90%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 49 de 49
32232101011211111101050
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de
procesos registro en GPR