Cuentas Por Pagar
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1
CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS
Y CUENTAS POR PAGAR
2
Requerimiento
Pago
Activo / Gasto
Compra
Ciclo de adquisiciones y pagos
3
Definición
Actividades realizadaspor la empresa con elobjeto de obtenermateriales y serviciosnecesarios para susoperaciones
4
Usuario Almacén Logística ContabilidadGerencia General
1
Solicita 2
3
6
4
5
Prepara estado actual de inventarios
Verifica y analizaopciones de compra con los proveedoreslocales
Toma decisiónadecuada
Orden decompra
OtorgaV°B° yrevisa
información > US$5,000
OtorgaV°B° yrevisa
información > US$5,000
Realiza compra aproveedores
Recepción,revisión y almacenamientode material
Se registra
Orden decompra
Flujo de comprasUnidad 5
5
Usuario Jefe Depto./ Gerencias Jefe AbastecimientoAbastecimiento
Comprador
Emite O/CCMP-0300-0400-200
Firma O/C y envía ProveedorCMP-0300-0400-400
Solicita NuevaAprobación
Rechaza S.A
Proceso Compra -- Nacionales
No
No
Si
Si Aprobar CotizaciónCMP -0300-0300-100
Si
No
Director OperacionesFinanzas
Clarificación SACMP-0300-0100-100
ComprarNo
Si
Aprobar
Aprobar Cotización
< 2.000.000CMP -0300-0300-100
O/C
GenerarCotización
CMP-0300-0200-300
Generar Ordende Compra
Abierta-EspecificaCMP-0300-0400-100
Generar S.A.CMP-0200-0100-100
SA
Niv.Aut.
Articulo Niv.Aut..
ProveedorCotizac.
SA
Cotizac.SA
Cotizac.SA
SA
SA
Riesgo+Control
Riesgo
Control
O/C
Lectura
Lectura+Escritura
Inicio
LogísticaRecepciónContabilidad
Unidad 5
6
Solicitud de requisición
Generación de un orden del inventario de materiales o servicios.
Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción
7
Modelo de solicitud de requisición
Códigoartículo Unidad Descripción
Cantidadsolicitada
Elaborado AprobadoRecibido por Revisado por
Departamento de compras
Número:
Fecha:
Código
Unidad solicitante:
REQUISICION DE MATERIALES
8
Emisión de la orden de compra
Dpto. que solicita el bien o servicio. Concepto o descripción de los
bienes o servicios. Cantidad de los biens y servicios. Costo unitario y total. Fechas de solicitud y de disposición
de los bienes y servicios. Autorizaciones necesarias.
9
Modelo de orden de compra
Cantidad
Descripción C.U. Descto. IGV Total
ORDEN DE COMPRA Numero:
Proveedor: Fecha:
Elaborado por: Aprobado por:
10
Aprobación de la orden de compra
Ejemplos:
Monto Unidad de Ejemplos
( S/.) Aprobación de compras
0 – 1,000 Solicitante Utiles de oficina
1, - 10,000 Jefe de compras Suministros
10,-50,000 Gte. Adm/Fin Suministros,A/F
50,- más Gte. Gral Suministros,A/F
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Cotización
Busca conseguir:
Mejor material y/o servicios
Mejor precio
Mejor condición de entrega
Mejor financiamiento
12
Modelo de Resumen de cotizaciones
Proveedor
Descripción
Precio Descto
IGV
Total
Entrega
“A”
“B”
“C”
Pago
Preparado por: Revisado por:
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Envío de la orden de compra al proveedor
Conocer los materiales utilizados así como a sus diferentes proveedores.
Realizar las compras según los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad.
Controlar que los materiales se reciban oportunamente.
Realizar reclamos: faltantes o calidad
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Recepción de los bienes / servicios
Almacén recibe lo requerido y envia la documentación a contabilidad para su registro.
La unidad solicitante hace el seguimiento.
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Registro del ingreso, recepción del servicio
Remitir al área decontabilidad:
Copia de la orden de compra.
Factura original del proveedor.
Informe de recepción Otros (por ejm: pólizas
de importación).
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Pago de bienes y servicios recibidos
Se origina luego de haberse emitido la
orden de pago.
Solicitante
Receptora
Tesorería $
17
Registro del pago
Debe ser efectuadoen el momento enque la empresaemite el cheque afavor del proveedoro beneficiario
Unidad 5
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Condiciones de compra
Libre a bordo puerto de embarque (FOB)
Libre a bordo puerto de destino Costo, seguro y flete (CIF) Libre al costado (FAS) Costo y flete (C&F) Contra reembolso (Cash on
delivery)
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Control interno
Integridad: registrar los b/s adquiridos y la obligación contraída
Existencia: la transacción registrada debe ser por operaciones reales
Exactitud: registro por monto exacto Autorización: realizar compras y
pagos autorizados, según política
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Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por
naturaleza
1. Deben ser independientes entre sí las siguientes funciones:
a. Departamento de compras. b. Recepción y almacenaje de
mercancías. c. Envíos. d. Comprobaciones de facturas recibidas. e. Departamento de caja.
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Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por
naturaleza
2. Las compras se ordenarán mediante pedido u orden de compra que debe ser confeccionado por el área que solicitó el material, los que deberá ser prenumerados. Los precios, condiciones de entrega y pago pactadas con los proveedores, figurarán en los pedidos, que serán autorizados por personal responsable.
3. Evidenciar que, antes de la compra, se ha consultado el kardex para justificar la compra.
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Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por
naturaleza
4. Se deberá evidenciar que la compra fue en las mejores condiciones, para ello será necesario el uso de licitaciones, cotizaciones y/o concurso de precios.
5. Una persona independiente del área de compras debe revisar periódicamente los precios de la factura y condiciones.
6. La recepción de los productos debe quedar evidenciado en documentos.
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Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por
naturaleza
7. Deberá evidenciarse que los ingresos se verificaron de acuerdo a lo solicitado (cantidad, calidad, descripción, etc.)
8. El registro deberá ser inmediato a la recepción del bien, por lo que contabilidad deberá recibir copia del ingreso, si es que no es automático.
9. El área de compras debe responsabilizarse sobre las reclamaciones que se efectúen a los transportistas o compañías de seguros por pérdidas y/o siniestros.
24
CUENTAS POR PAGAR
$
25
Definición según NIC
Provisiones, es un pasivo (obligación presente que surge de eventos pasados) de oportunidad.
Provisiones, cuando una empresa tiene una obligación presente, es probable una salida de flujos, y puede ser hecha una estimación confiable
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Control interno de Cuentas por Pagar
Llevar un registro auxiliar por cada proveedor.
Conciliar mensualmente con la cuenta de control (Mayor)
Confirmar saldos con los proveedores en forma periódica
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Procedimientos generales de control interno de las cuentas por pagar
1. En las facturas se debe evidenciar claramente que se ha realizado las siguientes comprobaciones:
a. Con la orden de compra/pedido b. Con el documento de ingreso c. Que se ha verificado la parte numérica d. Que la autorización del pago ha sido consignada por la persona responsible.
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Procedimientos generales de control interno de las cuentas por pagar
2. Normas que establezcan registros contables de todos los pasivos, contratos, etc., y en general cualquier tipo de obligación.
3. Medidas de control contable que aseguren que el registro individual de las cuentas han sido efectuadas correctamente.
4. Las facturas por pagar deberán ser conciliadas periódicamente con las cuentas del mayor y con las facturas del archivo pendiente de pago.
5. Se deben hacer confirmaciones de saldos.
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MAYOR GENERAL
Cuenta 42.001: Cuenta Control de Proveedores
550
AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR
Proveedor 1 400 Proveedor 2 100
Proveedor 3 50
Total 550
Ejemplo de conciliación - Cuenta de control con Registro auxiliar
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Modelo de Registro auxiliar (Cuenta corriente)
Codigo
Proveedor
Fecha
Docum
Cargo Abono
Saldo
US$
S/. US$
S/. US$
S/.
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Proceso de la compra de existencias
Proceso Registro1. Orden de requisición No2. Autorización No3. Cotización No4. Orden de compra No5. Autorización No6. Envío de la existencia por parte del proveedor Sí 7. Envío de la factura por proveedor (Registro de compra) Sí
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Proceso de la cancelación de la compra de existencias
Proceso Registro• Preparación de la autorización de pago No• Autorización No• Preparación del cheque Sí/No (algunas empresas registran la preparación del cheque)• Firma del cheque No• Entrega del cheque (abono en la cuenta corriente del proveedor Sí
Unidad5