Departamentalización Estructuras Tipo

Enero 2007

Fuente: Koontz, H., Wehlrich,H., “Administración”, Mc Graw Hill, 1994, pág. 266-289

Mg CPC Patricio Roberto Harvey Elguera

Departamentalización

Permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido vs. la limitación del tramo de dirección

No existe forma perfecta de departamentalización, válida para todas las organizaciones o todas las situaciones

El patrón utilizado dependerá de la situación en particular y el estilo de los directivos

Departamentalización por números simples Fue un método importante en la organización de tribus,

clanes y ejércitos Está en desuso, pero puede tener ciertas aplicaciones en

la Sociedad Moderna Los grupos integrados por personal especializado son más

eficientes que los basados simplemente en números Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los

mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. El hecho esencial no es lo que hacen estas personas, donde trabajan o con qué trabajan; el éxito depende sólo del número de personas que participan en él

Departamentalización por tiempo

Una de las formas más antiguas, utilizadas generalmente en los niveles inferiores de la organización, consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo

El uso de turnos de tareas es común en muchas empresas donde por razones económicas, tecnológicas u otras, el día normal de trabajo no es suficiente

Departamentalización por tiempo Ventajas y desventajas

Ventajas Se pueden prestar servicios más

allá del horario cotidiano de trabajo normal de 8 horas

Posibilidad de usar procesos ininterrumpidos, que requieren un ciclo continuo

El equipo de capital caro se puede utilizar más de 8 horas al día, al utilizar varios turnos de trabajo

Desventajas Puede faltar supervisión en el turno

de la noche El factor fatiga afecta a las

personas al cambiar el turno (día/noche)

Problemas de coordinación y comunicación cuando hay varios turnos

El pago de tasas de tiempo extra puede aumentar el costo del producto/servicio

Departamentalización por funciones de la empresa

El agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente

Ya que todas se dedican a la producción de algo útil que desean otros, sus funciones básicas son: compras, producción, ventas, financiamiento

Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniería, producción, marketing, aseguramiento y finanzas

Departamentalización Funcional

Dpto. Balancey D istribución

Alm acenes

Dpto. Com pras

Aseguram iento

Dpto.D iseño

Dpto. Mecánica

Dpto. E léctrica

Dpto. Contro lde Calidad

I ngeniería

Dpto. P laneación

Dpto. Montaje

Dpto. ProducciónG eneral

Producción

Dpto. P laneaciónFinanciera

Dpto. ContabilidadG eneral

Dpto. Contabilidadde Costos

Estadísticay Procesam iento

de Datos

Finanzas

Dpto. I nvestigaciónde m ercados

Dpto. P laneaciónde m arketing

Dpto. Prom oción

Dpto. Ventas

M arketing

D irectorG eneral

Departamentalización por funciones Ventajas y desventajas

Ventajas Es el reflejo lógico de las

funciones Mantiene el poder y prestigio

de las funciones principales Sigue el principio de la

especialización ocupacional Simplifica la capacitación Proporciona medios de

control estricto en la alta dirección

Desventajas Resta importancia a los objetivos

globales de la empresa Exagera la especialización y reduce

los puntos de vista del personal clave Reduce la coordinación entre las

funciones La responsabilidad de las utilidades

se encuentra sólo en la alta dirección Adaptación lenta a los cambios del

entorno Limita el desarrollo de gerentes

generales

Departamentalización Territorial o Geográfica

Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas amplias

Es especialmente atractiva para grandes empresas cuyas actividades se encuentren física o geográficamente diseminadas

Es posible que en una empresa concentrada se establezca una regionalización por áreas para determinada función, asignándoles un gerente al frente. Ej. Tiendas por departamento, existen superintendentes por pisos

Departamentalización territorial o geográfica

M arketing Personal R egiónOeste

R egiónSuroeste

R egiónEste

I ngeniería Producción

Personal Ventas

Contabilidad

R egiónCentral

R egiónSureste

Com pras Finanzas

D irectorG eneral

Departamentalización Territorial o Geográfica. Ventajas y desventajas

Ventajas Coloca la responsabilidad en

un nivel inferior Insiste en los mercados y

problemas locales Mejora la coordinación en

una región Aprovecha las economías de

las operaciones locales Proporciona un campo de

capacitación mesurable para los gerentes generales

Desventajas Requieren más personas

con capacidades de gerente general

Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional

Aumenta el problema del control de la alta dirección

Departamentalización por clientes o mercados Es común esta forma de agrupamiento de

actividades en aquellas empresas que reflejan un interés principal en los clientes o en los mercados donde operan

Cada uno de los bienes o servicios que produce por clientes o mercados es gestionado por un jefe de departamento

Departamentalización por clientes

B anca de la co -m unidad-ciudad

B ienes raícesP réstam o s

B ancaC o rpo rativa

B ancaA graria

B ancaI nstitucio nal

P residente

Departamentalización por clientes o mercados. Ventajas y desventajasVentajas Estimula la concentración

sobre las necesidades del cliente

Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor comprensivo (banquero)

Desarrolla destrezas en el área de la clientela

Desventajas Es difícil coordinar las

operaciones entre demandas opuestas del consumidor

Requiere gerentes generales y “staff” expertos en los problemas de los clientes

No siempre están definidos con claridad los grupos de clientes

Departamentalización por Proceso o por Equipo

En este tipo de departamentalización, se reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. La

mayoría de las empresas industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o de un tipo

de equipo

Departamentalización por equipos

I ngeniería

Tornería Fresado Sodadura

Producción M arketing Finanzas Personal

D irectorG eneral

Departamentalización por equipos o procesos. Ventajas y desventajas

Ventajas Logra ventajas económicas Usa sistemas técnicos

especializados Utiliza habilidades

especializadas Simplifica la capacitación

Desventajas Es difícil la coordinación de los

departamentos La responsabilidad por las

utilidades está en la alta dirección

Es inadecuado para desarrollar gerentes generales

Departamentalización por producto

Esta forma de agrupamiento ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas con múltiples líneas

Permite que la alta dirección delegue una amplia autoridad en un ejecutivo de la división sobre las funciones de producción, ventas, servicios e ingeniería que se relacionan con un producto o línea de producto

Las empresas que adoptaban esta forma estaban organizadas funcionalmente, con el crecimiento y la mayor complejidad; el tramo de administración limitaba la capacidad de los gerentes para aumentar el número de administradores subordinados inmediatos

Agrupamiento Organizacional por producto

CultivosVarios

CultivoArrocero

G anaderíaPorcina

G anaderíaAvícola

Piscicu ltura

PresidenteCooperativa

Departamentalización por producto o línea de producto

Ventajas Coloca la atención y el esfuerzo sobre

la línea de producto Facilita el uso de capital, instalaciones,

habilidades y conocimientos especializados

Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios

Mejora la coordinación entre actividades funcionales

Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división

Capacitación para gerentes generales

Desventajas Requiere más personas con

habilidades de gerente general

Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos

Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia

Organización Matricial

Otro tipo es la organización matricial, de rejilla, dirección por proyecto o producto

La esencia de este tipo de organización es la combinación de patrones funcionales y de proyectos o de productos de la departamentalización en la misma estructura organizacional

Existen gerentes funcionales a cargo de determinadas funciones y un grupo de gerentes de proyecto que tienen la responsabilidad del producto final

Esta clase de organización se encuentra con frecuencia en la construcción, aunque hoy día se ha generalizado su utilización a otros sectores

Organización Matricial

G erenteProyecto A

G erenteProyecto B

G erenteProyecto C

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaEláctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

Directorde

Ingeniería

Organización Matricial

Ventajas Orientación hacia los

resultados finales

Se mantiene la

identificación profesional

Determina con precisión la

responsabilidad sobre las

utilidades del producto

Desventajas Existe conflicto en la

autoridad de la organización

Existe la posibilidad de falta

de unidad de mando

Requiere de un administrador

eficaz en relaciones humanas

Organización por Proyecto

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaEláctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

G erenteProyecto A

G erenteProyecto B

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaEláctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

G erenteProyecto C

Directorde

Ingeniería

Organización por Proyectos

Ventajas Orientación hacia los

resultados finales Se dirime el conflicto en la

autoridad de la organización

Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto

Desventajas Es bastante costosa No se mantiene la

identificación profesional de los especialistas por el tiempo que dura el proyecto

Requiere de un Líder