Descripcion de Puesto
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i
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo
del Gerente Administrativo y Financiero del Departamento de
Administración del Hotel VENETUR Margarita
MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2014
ii
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo
del Gerente Administrativo y Financiero del Departamento de
Administración del Hotel VENETUR Margarita
.
MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2014.
TUTOR ACADÉMICO:
PROF. VÍCTOR MONSALVE
TUTOR EMPRESARIAL:
DAYANA MUÑOZ
AUTORA:
VIVAS SANDRA
i
DEDICATORIA
Mi trabajo especial de grado lo dedico a:
A un amigo muy especial y fiel, que con su infinito amor y sabiduria,
guio mis pasos, fortalecio mi espiritud y me brindo toda su confianza, para
lograr alcanzar una de las metas mas significativas de mi vida. Para ti Padre
Celestial con todo mi amor.
A mi amor, por darme su apoyo y fortaleza para seguir adelante y
cumplir mi sueño, esperando que este triunfo, te sirva de motivación para
que sigas adelante y consigas la sastifacion que yo siento en este momento.
A tí hijo amado por permitir que me alejara de usted, para
desarrollarme profesionalmente, espero que esta lucha en el logro de mis
metas te sirvan como ejemplo y te ayuden a vizualizar que nada en la vida es
dificil de conseguir si tu con amor dedicasion y fortaleza te lo propones.
A todos mis amigos por su apoyo y concejos, muhas gracias, que Dios
melos bendiga, este éxito es para ustedes.
ii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, agradezco a mi padre celestial por darme la fortaleza,
voluntad y sabiduría para mantenerme en pie en los momentos más difíciles
de mi vida. Por poner en mí camino a personas extraordinarias que me
apoyaron en el logro de mis metas.
A mi hijo y a su padre, por el apoyo incondicional que me ofrecieron
desde el comienzo de mi carrera hasta el final de ella, por esas frases de
motivación y cariño que siempre estuvieron allí para mí en los momentos que
sentía desvanecer.
A mi Esposo amado, por darme su mano amiga y su ayuda en todo
momento, por la sabiduría que me brinda para que siga adelante, por el amor
la paciencia y la compresión que me ofreció en el transcurso de esta lucha
para alcanzar mis objetivos.
Al CHUELAV por abrirme sus puertas y permitirme desarrollarme
como profesional en la hotelería.
A mi hija y amiga Elvimar por estar conmigo en las alegrías, en las
tristezas, en los malos momentos, por abrirme las puertas de su casa y de su
corazón por tantos años.
A todos mis amigos, hijos adoptivos y profesores, por su apoyo
incondicional, concejos y palabras de aliento que fueron de gran ayuda en el
transcurso de la carrera. En especial, Rosa, Cesar, Christopher Haideli,
Karelis, Torres, Rafaela. Profesora María Dávila, Elisabett Dávila.
iii
República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Propuesta para la Actualización de la Descripción de Cargo del Gerente
Administrativo Y Financiero del Departamento de Administración del
Hotel Venetur Margarita
RESUMEN
El presente informe, tiene como objetivo principal la actualización de la
descripción de cargo del Gerente administrativo y Financiero del
Departamento de Administración del hotel VENETUR Margarita, para lograrlo
se propone el diseño de la descripción de cargo actualizada. El estudio es de
carácter factible apoyado en una investigación de campo porque los datos se
obtuvieron directamente del objeto de estudio, asimismo es documental
porque se apoyó en bibliografías y revisión del manual de procedimientos
del Hotel. La técnica aplicada fue una entrevista estructurada que permitió la
recopilación de la información de los conocimientos de los trabajadores con
relación a la importancia del cargo y las funciones del Gerente antes citado.
Seguidamente se tomó como población a 17 trabajadores del departamento
en estudio y como muestra a seis trabajadores escogidos por conveniencia.
Por medio de los resultados obtenidos se concluyó, la necesidad de tener
una herramienta como lo es la descripción de cargo que permita ser una guía
de orientación para el ocupante del cargo.
Palabras Claves: Descripción, Cargos, Funciones, Actualización.
iv
ÍNDICE GENERAL
Dedicatoria……………………………………………………………………… i
Agradecimiento………………………………………………………………… ii
Resumen……………………………………………………………………….. iii
Índice General…………………………………………………………………. iv
Lista de Figuras………….……………………………………………………. vi
Lista de Tablas…………..…………………………………………………….. vii
Lista de Anexos……………………………………………………………….. viii
Introducción……………………………………………………………………. 1
Fase I LA EMPRESA
1.1 Identificación de la empresa…………………………………………….. 3
1.2 Estructuras organizativas del hotel VENETUR Margarita……………. 7
1.3 Descripción de las Unidades Administrativas………………………….. 9
1.4 Descripción de las funciones del Departamento de Administración… 11
Fase II ELPROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema…………………………………………….. 21
2.2 Objetivos de la Investigación
2.2.1 Objetivo general………………………………………………………… 23
2.2.2 Objetivos específicos…………………………………………………… 24
2.3 Justificación……………………………………………………………….. 24
2.4 Alcances de la Investigación…………………………………………….. 25
Fase III MARCO TEORICO
3.1 Antecedentes……………………………………………………………… 26
3.2 Bases teóricas……………………………………………………………. 28
Fase IV MARCO METODOLÓGICO
4.1 Tipo de Investigación…………………………………………………….. 32
4.2 Diseño de la Investigación……………………………………………..… 33
4.3 Investigación de Campo y Documental………………………………… 33
v
4.4 Población y Muestra………………………………………………………. 34
4.5 Técnicas de instrumentos de Recolección de la Información………... 35
Fase V Análisis y resultados que sustentan la propuesta.
5.1 Análisis de los Resultados…….…………………………………………. 43
5.2 Discusión…………………………………………………………………… 44
Fase VI La Propuesta
6.1 Presentación de la Propuesta…………………….……………………. 46
6.2 Justificación de la Propuesta………………………………………….. 46
6.3 Objetivos de la Propuesta
6.3.1 Objetivo General………………………………………………………. 47
6.3.2 Objetivos Específicos………………………………………………… 47
6.4 Estructura de la Propuesta……………………………………………… 47
6.5 Descripción de la Propuesta…………………………………………… 48
6.6 Viabilidad…………………………………………………………………. 59
Conclusión……………………………………………………………………… 60
Recomendaciones……………………………………………………………. 61
Referencias Bibliográficas…………………………………………………… 62
Anexos…………………………………………………………………………. 65
vi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Isotipo Venetur Margarita……………………………………….. 6
Figura 2. Logotipo Venetur Margarita……………………………………… 7
Figura 3. Organigrama del Hotel VENETUR Margarita………………….. 8
Figura 4. Organigrama del Departamento de Administración del Hotel
VENETUR Margarita…………………………………….……….
10
vii
LISTA DETABLAS
Tabla N°1 Entrevista dirigida a la Coordinadora de Cuentas por Pagar… 37
Tabla N°2 Entrevista dirigida al Jefe de Cuentas por Pagar……………… 38
Tabla N°3 Entrevista dirigida a la Caja General………………………….... 39
Tabla N°4 Entrevista dirigida a Auditoria Financiera………………………. 40
Tabla N°5 Entrevista a la Jefa de Tesorería……………………………….. 41
Tabla N°6 Entrevista dirigida al Subordinado del Gerente de
Administración……………………………………………………..
42
viii
Lista de Anexos
Anexo N° 1. Entrevista dirigida al personal seleccionado como muestra 67
Anexo N°2. Entrevista dirigida al ocupante del cargo de Gerente
Administración y Finanzas del hotel VENETUR Margarita………………..
69
Anexo N° 3. Cuestionario dirigido al ocupante del cargo (contador) del
hotel VENETUR Margarita…………………………………………………….
71
Anexo N° 4. Bitácoras y control de Asistencias……………………………. 76
1
INTRODUCCIÓN
Las empresas hoy en día deberían contar con un manual de
descripción de cargo actualizado, que permita mantener un orden en su
estructura organizativa ya que, según Salinas (2001), “la productividad y
competitividad de una empresa está directamente relacionada con la
descripción de cargos, debido a que esta es una herramienta que permite
dirigir el trabajo del personal de la empresa y hacerlo más eficiente.” Es decir
que esto se refiere a la importancia que posee cada cargo dentro de una
empresa u organización, por lo tanto es necesario implementar una
estructura organizativa definida, con la finalidad que la misma funcione de
manera eficiente y eficaz. El mismo debe mantenerse actualizado, para evitar
el mal funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez
liberar de sobrecarga laboral al encargado del departamento.
Por lo antes expuesto se puede acotar que en el transcurso de las
pasantías, se observó que el Hotel VENETUR Margarita, posee debilidades
en su manual de procedimientos y descripción de cargo, en el departamento
de administración, el cual surge debido al cambio de directiva y a su vez por
la disminución de algunos cargos y la creación de otros, esto ocasionó su
desactualización. Por tal razón surge la idea de desarrollar este informe con
finalidad de proponer la actualización la descripción de cargo del Gerente
Administrativo y Financiero del Hotel antes mencionado, con el propósito de
aportar una herramienta que le ayude a reforzar los conocimiento, funciones
y responsabilidades que exige el cargo, con la intención de evitar el mal
funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez liberar de
sobrecarga laboral al encargado del departamento.
2
La presente investigación se desarrolla de la siguiente manera:
FASE I: Describe la identificación de la empresa, la unidad administrativa,
las funciones del departamento y las actividades desarrollada por la pasante.
FASEII: En esta fase se desarrolla el problema, los objetivos de la
investigación, la justificación y el alcance de la investigación.
FASE III: Esta fase explica el marco teórico, que incluye los antecedentes
y las bases teóricas.
FASE IV: Desarrolla el marco metodológico, el tipo y diseño de
investigación, la población y muestra y las técnicas e instrumentos de
recolección de datos utilizados en la investigación.
FASE V: En la presente fase se desarrolla el análisis de los resultados
obtenidos de la investigación.
FASE VI: Corresponde a la presentación de la propuesta con su
respectiva, justificación, objetivos, estructura y viabilidad de la propuesta.
3
1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Hotel VENETUR Margarita S.A, ubicado en la Calle Los Uveros con
Urape, Urbanización Costa Azul, Sector playa Moreno, municipio Mariño,
Porlamar, Apartado Postal 480, Estado Nueva Esparta, Venezuela.
Esta empresa hotelera está clasificada como un hotel de categoría
cinco estrellas con perfil de negocios y vacacional.
El hotel cuenta con una moderna infraestructura conformada por dos
torres: La torre Margarita de 10 pisos de 245 habitaciones y la torre suites
que posee 15 pisos en los que se encuentran 165 suites y 56 habitaciones
hoteleras.
El establecimiento posee 487 cómodas habitaciones y suites hoteleras
distribuidas de la siguiente manera:
166 sencillas.
156 dobles.
10 suites.
75 suites juniors.
apartamentos tipo estudio.
9 presidenciales.
para discapacitados.
Las habitaciones gozan de placenteras camas, cerradura magnética,
Aire acondicionado, TV por cable, Caja de seguridad, Baño privado,
Teléfono con discado directo, Servicio de habitación entre otros.
4
También, el Hotel VENETUR Margarita cuenta con espaciosas salas
de reuniones, restaurantes, áreas comunes, y todo lo que requiere el
visitante para vivir unas vacaciones colmadas de recreación y esparcimiento
en la consentida Perla del Caribe, un destino turístico por excelencia.
Los restaurantes del hotel son:
Los Uveros: Ambiente climatizado, servicio estilo buffet o a la carta
con menú internacional. Capacidad para 140 personas.
Las Marinas: Conjunto de churuatas adyacentes a la piscina de la
torre este, ofrece servicio de almuerzo estilo buffet o a la carta, con
menú internacional. Capacidad para 70 personas.
La Scala: restaurante Gourmet, abierto para eventos especiales.
(Bodas, cenas institucionales, desayunos corporativos, grupos).
Capacidad para 120 personas.
Los bares:
La Pérgola: Snack Bar ubicado en el área de la piscina de la torre
Oeste. Capacidad indefinida.
Lobby Bar: Coctelería y snacks en ambiente climatizado. Capacidad
para 60 personas.
Salones de usos múltiples para capacitación charlas y conferencias
Salón Bicentenario Capacidad para 600 personas, 1200 máximo
Se Dividen en:
Salón Bicentenario A. Capacidad para 190 personas.
Salón Bicentenario B. Capacidad para 190 personas.
Salón Bicentenario C. Capacidad para 190 personas.
Salón Santiago Mariño. Capacidad máxima para 1800 personas
paradas / 900 sentadas. Utilizado comúnmente para bodas y eventos
corporativos. 1 tarima, 2 bares, área para Buffet.
5
Salón Nueva Cádiz completo. Capacidad para 300 personas.
Se divide en:
Salón Nueva Cádiz Occidente. Capacidad para 30 personas.
Salón Nueva Cádiz Oriente. Capacidad para 240 personas.
Meeting 2000
Manzanillo. Capacidad para 48 personas.
El Tirano. Capacidad para 30 personas.
La Restinga. Capacidad para 20 personas.
Macanao. Capacidad para 20 personas.
Guayamurí. Capacidad para 20 personas.
Paraguachí. Capacidad para 20 personas.
Guaiquerí. Capacidad para 30 personas.
El Yaqué Capacidad para 15 personas.
1.1.2 LOGO DE LA EMPRESA HOTELERA
1.1.3 Isótopo: Petroglifo indígena que simboliza la fusión de las razas que
conforman el mestizaje de nuestro pueblo, como lo son: la indígena, la
europea y la africana. Esto como rescate de nuestro patrimonio ancestral
reflejado en los códigos y símbolos de comunicación que utilizaban nuestros
antepasados para expresar su cultura, ideales y modos de vida. (Ver figura
N° 1)
6
Figura N° 1 Isótopo Venetur Margarita
Fuente: Hotel VENETUR Margarita
1.1.4 Logotipo: Está constituido por la palabra VENETUR, siglas de
la empresa estatal Venezolana de Turismo S.A., el Logotipo reposa sobre
una línea de base que denota una mejora visual al nombre que va
acompañado de las 5 estrellas que definen la categoría de nuestro hotel.
Figura N° 2 Logotipo VENETUR Margarita
Fuente: VENETUR Margarita
7
1.2. Estructuras organizativas del hotel VENETUR Margarita
A continuación se presenta la Estructura organizacional del Hotel
VENETUR Margarita la cual es de vital importancia ya que identifica los
niveles jerárquicos así como, las líneas de mando de cada departamento.
(Ver Figura N°3)
8
GERENCIA DE
OPERACIONES
AUDITORÍA
GERENCIA DE TALENTO
HUMANO
GERENCIA DE CONSULTORÍA
JURÍDICA
JEFATURA DE
COMPUTACIÓN
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFATURA DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE SEGURIDAD GERENCIA DE A Y B
JEFATURA DE AMA DE
LLAVES
JEFATURA DE
RECEPCIÓN
JEFATURA DE
ACTIVIDADES
RESERVACIONES
JEFATURA DE
RELACIONES
PÚBLICAS
JEFATURA DE VENTAS JEFATURA DE
TRANSPORTE
SUPERVISORES COCINA
BANQUETES
BARES
RESTAURANTES
UTILERÍA
ROOM SERVICES
CAMARERAS
ASEADORES
LENCERÍA
LAVANDERÍA
RECEPCIÓN
ATENCIÓN AL
HUESPED
CENTRAL TELEFÓNICA
BOTONES
DISEÑO GRÁFICO
COMUNICACIÓN
SOCIAL
GERENCIA
NOCTURNA
GERENCIA DE
INGENIERÍA
JEFES DE INGENIERÍA
SUPERVISOR DE
INGENIERÍA
COORD. PERS. ESPEC.
Y OPERADORES
COORD. TELF Y
ELECTRÓNICA
COORD.
ELECTROMECÁNICO Y
REFRIG.
SUPERVISOR DE
JARDINES
COORD. DE JARDINES
HERRERÍA,
CARPINTERÍA,
PLOMEROS
OPERADORES,
PINTORES
DRYWOLLERO
TÉCNICO TLF ELECTROMECÁNICO,
ELECTRICISTA Y TECN
REFRIG.
JARDINEROS
SECRETARIA
COORDINADORES
OFICIALES
COBRANZAS
ATENCIÓN AL CLIENTE
SECRETARIA
JEFE DE TIEMPO
COMPARTIDO
ANALISTAS
COORDINADOR
JUNTA DIRECTIVA HOTEL VENETURMARGARITA
Fuente: VENETUR MARGARITA (2014)
Figura N° 3. Organigrama del Hotel
VENETUR Margarita
9
1.3. Descripción de las Unidades Admistratrativas
El desarrollo de las pasantías administrativas se ejecutó en el
departamento de administración, dichas prácticas profesionales son de vital
importancia en el ámbito hotelero ya que estas funciones permiten tener
conocimientos en la parte financiera de la empresa útil para llevar el control
financiero de la misma.
Las prácticas administrativas se distribuyeron en las áreas de tesorería y
auditoría financiera en un periodo comprendido de 18 semanas, dividido en
9 en el primer departamento y las restantes en el segundo. Cabe señalar que
dichas áreas pertenecen al departamento de administración.
El departamento de administración se divide en varias áreas y estas a su
vez se subdividen en otras como, se puede observar en el organigrama de
la figura número 4. Dicho departamento se encuentra ubicado en la parte
posterior del lobby, y está dotado de 15 escritorios con sus respectivas
computadoras, 12 teléfonos, 01 impresora, entre otros equipos utilizados en
las horas laborales.
10
Figura N°4 Organigrama del departamento de administración del Hotel VENETUR Margarita.
Fuente: VENETUR Margarita (2014)
GERENTE DE ADMINISTRACION
JEFE DE COSTOS
SECRETARIA
9 CAJEROS
CONTADOR
COORD. DE COSTOS
2 ANALISTAS
JEFE DE COMPRAS JEFE DE ALMACEN JEFE DE TESORERIA JEFE DE CTAS. POR
COBRAR
COORD. DE
ALMACEN
AUDITOR DE INGRESO
DIURNO Y NOCTURNO
1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
2 ANALISTAS
1 Coordinador 2 COORDINADORES
2 AYUDANTES 1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
JEFE DE BIENES NACIONALES
COORD. DE INGRESOS COORD. FINANCIERO COORD.
CONTABLE
CAJERO DPTAL. COORD. CTAS POR
PAGAR
1 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
2 ANALISTAS
ALMACENISTA
AUDITOR
FINANCIERO CAJERO GENERAL
RECIBIDOR DE
MERCANCIA
11
1.4 Descripción de las Funciones del Departamento de
Administración del HOTEL VENETUR Margarita
Es de vital importancia mencionar que este departamento es el
encargado de planear coordinar, organizar, controlar, todo lo relacionado con
los recursos financieros de la empresa y a su vez trabaja en conjunto con
otras aéreas especializadas para llevar con efectividad todos los procesos
esenciales para la entidad.
Cabe señalar, que en dicha estructura organizativa se observan
discrepancias ya que se encuentra desactualizada por modificaciones de
cargo, por esta razón se nombraran algunas de las funciones que fueron
facilitadas por el departamento de administración.
1.4.1 Cargo Gerencia administrativa
Su principal responsabilidad y objetivo es supervisar y dirigir las
actividades financieras del hotel, salvaguardar los activos y preparar
todos los reportes financieros de de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
1.4.2 Funciones
Monitorea y aprueba todas las ventas, compras, salarios y gastos del
hotel
Analiza los datos financieros de las operaciones para así educar y
aconsejar a los miembros de equipos y gerentes en el valor y los
beneficios del control interno y el mantenimiento de una operación
eficiente.
Prepara las revisiones y presenta el reporte mensual de operaciones.
12
Prepara las proyecciones y presupuestos mensuales, trimestrales y
semestrales a lo largo del año.
Seleccionar y adiestrar el personal del departamento.
Asegurarse que todas las licencias, permisos y pólizas de seguros están vigentes y en orden con las leyes del país, estado y municipio.
Proveer reportes de expansión de capital a los dueños y gerentes, entre otras funciones.
1.4.3 Funciones: Secretaria del Gerente administrativo
Redactar memos internos y externos.
Realizar reservaciones de pasajes.
Requisiciones
Revisar la pre nómina y viáticos
Formalizar citas con los promovedores
Llevar el control de la agenda y llamadas telefónicas entre otras funciones
1.4.4 Funciones: Contador
Revisar que se cumplan los principios de contabilidad de aceptación
general.
Proveer todos los elementos necesarios y facilitar el trabajo a la
Gerencia de Administración.
Asistir y resolver inquietudes y problemas diarios del equipo de Trabajo
Velar que se lleven todos los movimientos o registros contables al
Programa que es el software utilizado por el Hotel.
Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la
información suministrada por la organización y por el cliente.
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Administrar las cuentas, Claves y designación de los niveles de Acceso
del sistema Administrativo-Contable.
Crear las cuentas y conceptos contables de acuerdo a las necesidades
de la operación, entre otras funciones
1.4.5 Funciones: Coordinador Contable
Facturar anticipos de reservaciones.
Recibir soportes de pago (depósito y/o transferencia) junto con la
reservación por parte del área de reservación y verificar que el soporte
coincida con dicha reservación.
Remitir a tesorería soportes de pago para su verificación.
Contabilizar la nómina de empleados y obreros.
Contabilizar los aportes de Paro Forzoso, IVSS y LPH.
Contabilizar las provisiones de prestaciones sociales, intereses sobre
prestaciones sociales y utilidades en el sistema.
1.5. Coordinador de Cuentas por Pagar
1.5.1 Funciones:
Supervisar el pago de las facturas que cumplan con los estándares
establecidos y debidamente autorizadas.
Inspeccionar que todas las órdenes de pago estén autorizadas y que
contengan adjunto toda la documentación que respalda dicha
transacción que integran el legado de pago.
Coordinar que se emitan los cheques para todos los pagos vencidos
según la cartera de proveedores, ya sean estos inmediatos o
regulares, y enviarlos al contralor (junto con documentación de
soporte) para su revisión y aprobación.
14
1.6. Auxiliar de Cuentas por Pagar
Las principales responsabilidades y objetivos del cargo son: mantener
un registro y control de todas las cuentas de los proveedores y pagos en
general.
1.6.1 Funciones:
Contabilizar todas las facturas recibidas tanto de inventario y gastos.
Emitir diarios contables para todas las facturas de proveedores.
Preparar semanalmente cheques para los pagos, sean estos
inmediatos o regulares y enviar los cheques, copias de depósitos y los
documentos de soporte al contralor Financiero para su respectiva
revisión y aprobación.
Realizar un reporte de los informes de proveedores mensualmente
para los registros de cuentas por pagar.
Elaborar reportes para pagos de impuesto, entre otras funciones
1.7. Funciones Auditor Financiero
Mantener actualizada toda la información necesaria para realizar la
conciliación de todas las cuentas bancarias
Reporta alguna anomalía en los pagos realizados de los proveedores
Enviar información necesaria a tesorería para realizar reclamos de
tarjetas no abonadas por los bancos Venezuela, Bicentenario y Bod.
Hacer seguimiento a todos los reclamos de tarjetas de crédito.
Archivar las conciliaciones bancarias y la documentación que respalda
los saldos.
15
Revisar que los movimientos estén cargados en sistema a la fecha y
de forma correcta, e informar al área de Tesorería y Caja General
sobre los registros faltante, si fuera el caso.
Revisar diariamente el reporte diario de caja y comparar el físico con
lo que está cargado en Excel.
Registrar en sistema los depósitos por reintegro de: viáticos y
proveedores
Registrar en el sistema los pagos realizados a empleados y obreros
de:
Vacaciones, Nominas, Anticipo de prestaciones, Anticipo de utilidades
y Bonos
1.8. Funciones del Cajero General
Apertura y registro contable de las cajas a diario.
Preparar la remesa a diario del efectivo y entregar a empresa de
valores para ser depositado.
Pago de propinas a cajeros departamentales y pago de restituciones
a recepcionistas.
Proporcionar a todos los cajeros con cambios requeridos, incluyendo
cambios extras para fines de semana largos y ocasiones especiales.
Custodiar fondo de la caja chica
Registró contable de facturas de servicios de la caja chica, entre otras
funciones.
16
1.9. Funciones de Costos
Revisión del registro en el sistema computarizado de las requisiciones
(salidas) de todos los Almacenes (Alimentos, Bebidas, Suministros e
Ingeniería) del día anterior.
Controlar las salidas de carnes del almacén a través de la conciliación
de los meat tag (tarjetas de carnes).
Elaborar los registros de comensales del Restaurant de Empleados en
los diferentes turnos (desayunos, almuerzos, cenas y sobrecenas).
Realizar control de las ventas de bebidas de Banquetes en los Shows,
entre otras funciones.
1.10 Funciones: Jefe de Tesorería
Realizar transferencias de pagos en sistema on line del Banco de
Venezuela.
Descargar e imprimir estados de cuentas bancarios.
Confirmar cheques emitidos a los bancos.
Interacción continúa con las entidades bancarias y consulta de los
movimientos realizados como notas de debito y crédito por medio de
Usuarios regulares a través de portales y medios electrónicos.
Verificar que los expedientes de pagos estén completos según el
concepto de pago a efectuarse.
Solicitar certificaciones y referencias bancarias a cada una de las
entidades bancarias con quien se mantiene relación.
Desembolsar los pagos que efectúe Hotel Venetur margarita, S.A.
1.11. Analista de Tesorería
Elaborar órdenes de pago.
17
Resguardar la documentación de todos y cada uno de los registros
emitidos mediante orden de pago así como los soportes que acompañan
a cada expediente.
Realizar la búsqueda de firmas para los cheques efectuados y fotocopiar
los mismos.
Realizar comprobantes de retención de ISLR y timbre fiscal, e imprimir en
triplicado para entregar al cliente, nuestro soporte y el tercero para
proporcionarlo al coordinador de impuestos con los cuatros a fin de mes.
Contabilizar los gastos bancarios, transferencias, ingresos por interés,
cheques devueltos.
1.12. Funciones: Auditoría de Ingresos
Elaborar Reporte del porcentaje de Servicio de A y B, Banquetes,
Lavandería y Mini Bares. “Semanal” la información debe ser procesada
en un máximo de 2 días para no afectar la operación de las otras áreas
que reciben la información para el proceso del pago de la nomina.
Realizar Reporte de caja para verificar y conciliar el efectivo remitido
por los cajeros y elaborar relación de los sobrantes y faltantes. “Diario”
Revisión diaria de la Auditoría Nocturna ( adicional Notas -Comentarios
del Auditor Nocturno)
Relacionar ajustes que afecten los ingresos del Hotel, clasificado por área
de venta.
Relacionar las notas de consumos de los funcionarios autorizados.
Relacionar los saldos a favor identificados por el número de Folio
señalado en cada reserva del huésped, se debe indicar nombre, apellido,
monto a favor, fecha del registro del mismo y numero de la reserva de
donde proviene, adicional se deberá ubicar los soportes del registro del
pago y realizar nota de cobro a la factura emitida, entre otras funciones.
18
1.13. Principales responsabilidades del Jefe de Cuentas por Cobrar
Gestionar, controlar, evaluar y registrar todos los consumos causados a
crédito por los procedimientos y actividades prestadas del Hotel.
1.14. Principales responsabilidades de la Analista de Cuentas por
Cobrar: Revisar la facturación emitida por el departamento de recepción y
Gestionar la cobranza de todos los clientes.
1.14.1 Funciones Generales
Crear perfiles de clientes en el sistema Administrativo-Contable con sus
respectivos datos fiscales, para las futuras facturaciones.
Recibir carpetas de grupos que envían Ventas-Banquetes verificando
que cumplan con la documentación.
Verificar información de las carpetas de grupos para luego proceder a
emitir la facturación. Comparar lo establecido en el contrato de servicios,
con los servicios materializados por el cliente.
Verificar información de las carpetas de grupos para luego proceder a
emitir la facturación. Comparar lo establecido en el contrato de servicios,
con los servicios materializados por el cliente.
Emitir facturación dentro de los primeros 5 días de cada mes, a los
arrendatarios.
Emitir facturación mensual del PM de Venetur Comercializadora y PM de
PDVSA y sus filiales, este es con frecuencia, exigir folios a recepción de
ambos PM.
Realizar constantes gestiones de cobranzas y programar visitas a
clientes que se encuentre fuera y dentro de la Isla, caso especifico las
filiales de PDVSA encontradas en refinería Oriente-Puerto La Cruz. Entre
otras funciones.
19
1.15. Descripción de las Actividades Desempeñadas por él
Pasante
1.15.1. Área de Tesorería
ordenar y archivar documentos por fecha y código de banco.
Registro en sistema de las retenciones de impuesto sobre la renta y
del timbre fiscal con sus respectivos soportes, los mismos fueron
impresos y archivados con sus concernientes facturas.
cotejó los expedientes con su orden de pago, los mismos fueron
archivados y resguardados.
Verificar, archivar y resguardar los soportes con sus respectivas notas
de pago de los avances de nómina de diversos meses 2014, así como
también se imprimieron registros de formularios ya registrados.
Verificar, archivar y resguardar los soportes con su respectiva nota de
pago, de diversos proveedores del año 2012, 2013 y 2014.
Registrar en el sistema (CQR) los avances de diversas semanas y
cotejo de los mismos.
Verificación y registro de los pagos a proveedores, por factura
cancelada, o por orden de pago o servicio prestado a la empresa,
Organización del depósito de archivos.
Registro de las liquidaciones realizadas al concluir el contrato
establecido por la empresa.
Realización de comprobantes de cancelación de sueldos y salarios de
empleados fijos
Verificar, archivar y resguardar los soportes con su respectiva nota de
pago, de diversos proveedores.
Certificación de pagos por transferencia y depósitos, los mismos se
buscan en el estado de cuentas, una vez verificados se registran en el
sistema.
20
1.15.2. Área de Auditoría Financiera
Cargo en el sistema de la nómina de obreros y empleados, aunado a
esto las vacaciones ya pagadas a cada beneficiario
Conciliación bancaria con movimientos de libro mayor.
Cruces de Cuentas en Excel, se realiza una serie de pasos para
determinar que la información bajada del mayor concuerde con las
transacciones efectuadas por los bancos.
Rectificar y Revisar los Soportes Físico de las Tarjetas y Trasferencias
suministrados por los Cajeros del Hotel a la Caja Departamental y
Auditoria.
Cargo de nómina en el sistema de prestaciones sociales, utilidades,
paro forzoso, entre otros, de empleados y obreros.
Cargar en sistema las diferencias de impuesto sobre la renta y
comisiones de los lotes del mes agosto del banco Bicentenario y
Realización de los ajustes de depósitos por identificar mes septiembre
Banco Venezuela.
Cargo en sistema las diferencias de impuesto sobre la renta y
comisiones de los lotes de diverso meses del banco Venezuela y Bod.
Verificación de las diferencias que existen entre el Banco Venezuela y
caja general de los diversos pagos realizados a través de depósitos.
21
FASE II
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad, la mayoría de las empresas hoteleras tanto públicas
como privadas, se trazan metas y objetivos enmarcados en lograr sus
propósitos; sin embargo hoy en día las mismas han sufrido dificultades
producto de los cambios continuos de la sociedad. Dichos cambios han
provocado que muchas organizaciones, se vean obligadas a actualizar y
optimizar los procesos con la intención de mantener su liderazgo y
competitividad en el mercado.
Los dirigentes en conjunto con la administración de personal se rigen
por mantener una estructura organizativa, que le permita identificar cada uno
de los cargos que posé la organización, delegando funciones y
responsabilidades en cada uno de los profesionales. Para ello buscan
reclutar y seleccionar personal idóneo que cumplan con sus expectativas,
para tener los más altos estándares que le permita ofrecer a la entidad un
servicio de calidad.
El constante crecimiento y expansión de las empresas provocan
modificaciones en su estructura organizativa y por ende en las funciones, y
exigencias de los cargos. Por tal razón, es imprescindible que la entidad
hotelera cuente con un manual de descripción de cargo actualizado ya que
según Castillo (2006),
Los cargos se modifican frecuentemente, ya sea por aparición de nuevas tareas, promociones o exigencias del medio externo (mercado, proveedores, gobierno, comunidad, etc.). Cada vez que ocurren cambios
importantes se deben analizar los cargos y modificar sus descripciones para mantener actualizado el manual; de no ser así, este instrumento organizativo dejaría de ser fuente de información válida para la fundamentación de la gestión de personal. (p. 100)
22
Siguiendo la definición de Castillo (2006) “la revisión del manual de
cargo constituye una buena oportunidad para que los integrantes de la
empresa refresquen mentalmente los objetivos y funciones por los cuales
son responsables”. (p.101). Este le servirá de guía a los trabajadores para
conocer a cabalidad cuáles son las labores que le corresponde cumplir
dentro de la organización, evitando así que se realice un trabajo deforma
empírica.
Sin embargo, el Hotel VENETUR Margarita, anteriormente conocido
como Hotel Hilton Margarita & Suites. Posee debilidades en su manual de
procedimientos y descripción de cargo, en el departamento de
administración, el cual surge debido al cambio de directiva y a su vez por la
disminución de algunos cargos y la creación de otros, esto ocasionó su
desactualización por completo. Aunado a ello, dicho manual aún no se
encuentra aprobado por la máxima autoridad. Lo cual, trae como
consecuencia que el personal que allí labora, no cuente con un instrumento
que le brinde ayuda en cuanto al conocimiento de las funciones que debe
realizar en su cargo o cuando por algún motivo algún subordinado tenga que
cumplir con las labores de su jefe inmediato.
Por tal razón surge la idea de desarrollar este informe con finalidad de
proponer la actualización la descripción de cargo del Gerente Administrativo
y Financiero del Hotel antes mencionado, con el propósito de aportar una
herramienta que le ayude a reforzar los conocimiento, funciones y
responsabilidades que exige el cargo, con la intención de evitar el mal
funcionamiento de los procesos que allí se desarrollan, y a su vez liberar de
sobrecarga laboral al encargado del departamento.
Cabe destacar que, la investigación se delimito solo a la antes
nombrada propuesta por diversos factores, como el tiempo, espacio y área
de trabajo que restringieron el nuevo caso de estudio.
23
La presente investigación permite formular las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual del cargo del Gerente de
Administración y Finanzas del Hotel VENETUR Margarita?
¿Qué factores inciden en el óptimo desempeño de sus labores?
¿A través de que instrumento la Gerencia de Talento Humano y
Gerencia General contribuyen a optimizar el cumplimiento de
las funciones del Gerente de Administración?
2.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.2.1Objetivo General
Proponer la actualización de la descripción de cargo del gerente
Administrativo y Financiero del Departamento de Administración del
Hotel VENETUR Margarita.
24
2.2.2Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la gerencia de administración en
materia del cumplimiento de funciones.
Determinar qué factores inciden en el óptimo desempeño de la
gerencia de Administración.
Describir el perfil de cargo del Gerente de Administración y Finanzas
del Departamento de Administración del Hotel VENETUR Margarita.
2.3 JUSTIFICACIÓN
Toda empresa hotelera hoy en día debe asumir la responsabilidad de
tener un manual de descripción de cargo actualizado, que le permita el buen
desenvolvimiento de los trabajadores, como de la organización. Según
Salinas (2001), “la productividad y competitividad de una empresa está
directamente relacionada con la descripción de cargos, debido a que esta es
una herramienta que permite dirigir el trabajo del personal de la empresa y
hacerlo más eficiente”. La descripción de cargo viene siendo una guía
descriptiva imprescindible, para todo trabajador, por esta razón, la presente
investigación tiene como propósito, estudiar la importancia de mantener
actualizada la descripción de cargos que, le permita a los ocupantes del
cargo conocer todo lo relacionado con las labores que se debe cumplir
dentro de la organización.
En este sentido, esta investigación tiene el objetivo de actualizar la
descripción de cargo del Gerente de Administración y Finanzas del Hotel
VENETUR Margarita, a través de un diseño que le permita visualizar el
correcto manejo de sus labores, para lograr así la efectividad en el
desarrollo de los procesos que allí se realizan y a su vez aportar una guía
25
para el desarrollo de las demás actualizaciones de la descripción de cargos
de su departamento y así poder agilizar las actividades o funciones que se
ejecutan en el mismo con el fin de brindar la información necesaria que
permita optimizar su estructura laboral.
2.4. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
Con la presente investigación se pretende solventar la problemática ya
antes planteada en el departamento de Administración del Hotel VENETUR
Margarita. El mismo presenta las descripción de los cargo desactualizado,
pero debido a los factores que delimitan la investigación, como el tiempo,
espacio y área de trabajo, se limita solo en proponer la actualización de la
descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas. Con la
finalidad dar un aporte al ocupante del cargo y a su vez a la organización
para que a través de la misma mejorar su gestión laboral.
26
FASE III
MARCO TEÓRICO
3.1. Antecedentes.
Los antecedentes son todos aquellos trabajos que se escudriñan para
esclarecer, estudios o investigaciones posteriores, donde se logra tener una
idea clara del nuevo caso de estudio. Según Arias (2012) “los antecedentes
reflejan los avances y el Estado actual del cocimiento en un área
determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones”.
(p.106).
A continuación se muestran algunas investigaciones que tienen referencia
directa e indirecta con el tema:
Banderela (2013) en su trabajo final de grado del Colegio Universitario
Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (CUHELAV) titulado, “Propuesta
para la creación del perfil de cargo de jefe de ama de llaves en el Hotel el
Serrano C.A.” Se plantea evaluar la estructura de funcionamiento del
departamento de ama de llaves en el Hotel el Serrano C.A. Esto surge de la
problemática existente que el autor observó y analizó a través de un
diagnostico que mostró las fallas y discrepancias presentadas en la gerencia
de alojamiento debido a la falta del cargo de la gobernanta, figura
fundamental en dicha estructura organizativa. Por esta razón, Concluye que
el perfil de cargo es una herramienta vital para reclutar el personal idóneo
indispensable que realice las funciones del departamento de una manera
óptima. Por tal motivo el autor propone la creación y diseño del cargo antes
mencionado, con la finalidad de brindar a la empresa excelencia en la calidad
de los servicios ofrecidos. Dicho estudio se sustenta en una investigación de
proyecto factible, apoyado en una investigación de campo.
27
El trabajo de Banderela, contribuye en la presente investigación ya
que hace mención al perfil de cargo como una herramienta vital, es decir,
que cada área debe contar con el personal capacitado que conozca bien sus
funciones, para que toda la organización cumpla con los procesos precisos
que garanticen su buen funcionamiento. Así mismo aportó información
relevante que permitió sustentar el nuevo caso de estudio como proyecto
factible, apoyado en una investigación de campo.
Por otra parte Guevara (2011) en su informe especial de grado,
titulado: “Diseño de la estructura de cargos y definición de funciones
dirigidas al área de alimentos y bebidas del nuevo Hotel Coromoto”, tuvo
como objetivo analizar la estructura organizativa actual y las funciones del
área antes mencionada, con el propósito de establecer mecanismos para
agilizar y optimizar los procesos operativos y administrativos de la
organización, para ello se fundamentó en teorías de diversos autores; para
describir la estructura de cargos y sus funciones. Su investigación se basó en
primer lugar en una investigación de tipo proyectiva, luego se enmarco en un
diseño de campo, de nivel descriptivo lo que generó como resultado la
propuesta de una estructura básica que permita mejorar el desempeño del
área en estudio.
Se toma en consideración este autor por presentar relación con el nuevo
caso de investigación, porque hace mención con el análisis de la estructura
organizativa y funcionamientos de una empresa, como proceso fundamental
de gran importancia que permite la integración del personal adecuado para
la ejecución de cada cargo, así como también las líneas de mando y
comunicación, para optimizar la ejecución de las operaciones para el logro
de los objetivos de la misma.
28
Finalmente Morlés, (2013) en su investigación titulada “Propuesta de
actualización de la descripción de los cargos adscriptos al departamento de
recepción y reservas”. El cual tiene como objetivo analizar la descripción de
los cargos existentes en el manual y reservas del Hotel VENETUR Mérida y
las bases legales correspondientes a la descripción de los cargos en el
sector público. Dicha investigación surgió de la necesidad que tiene toda
empresa de actualizar sus documentos, motivo que surge al efectuarse
nuevos cargos que no se encontraban dentro de la unidad, lo que motivó al
autor a desarrollar dicha propuesta. El presente informe se soporta en un
estudio documental Por consiguiente estas últimas investigaciones guardan
estrecha relación con el objeto de estudio, las mismas coinciden con la
importancia de actualizar los documentos, base para la organización de una
empresa, sin embargo algunas de ellas toman dichos documentos a la ligera
es decir no les dan la importancia que estos ameritan para el buen
funcionamiento de su estructura organizativa.
Argumentativo, descriptivo, que busca descubrir la situación
observada en el presente estudio. Llegando a la conclusión que es
importante tener definidas y actualizadas cada una de las funciones, de los
departamentos ya que esto evitara confusiones dentro del área de trabajo.
3.2. BASES TEÓRICAS.
Las bases teóricas son esos conceptos básicos que permiten
fundamentar la investigación, con el propósito de respaldar el tema de
estudio. Según Arias (2012) “las bases teóricas implican un desarrollo amplio
de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque
adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado”. (P.107), por tal
razón se presentan los conceptos que guardan relación con el estudio.
29
3.2.1 Descripción de cargo.
La descripción de cargo es un documento descriptivo donde se
consignan de manera detallada totas las características que debe
poseer un ocupante de un cargo. Según Chiavenato (1999)
La descripción de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos
aplicados para la ejecución de funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (porque lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y los deberes y responsabilidades que comprende. (p.331)
Por lo antes expuesto se puede decir que la descripción de cargo
es un proceso que se elabora antes de hacer un análisis de cargo, ya
que este trata de enumerar, definir y diseñar cada una de las
características que el individuo debe conocer para realizar su labor
como por ejemplo sus tareas funciones, responsabilidades, métodos
que emplea, tiempo, objetivos, en resumen son todos los aspectos que
identifican el cargo.
3.2.2. Diseño del cargo.
En el diseño se reflejan las actividades específicas de un cargo como
por ejemplo: el contenido del cargo, los métodos, procedimientos,
responsabilidades y autoridad, del ocupante del cargo, Chiavenato (1999)
define “El diseño de cargos es la especificación del contenido, de los
métodos y de las relaciones de cargo, en el sentido de cumplir requisitos
tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo.”
(p.28). Básicamente el diseño de cargo es un proceso de organización, cuyo
30
objetivo es estructurar las tareas o atribuciones que se deben cumplir, las
responsabilidades, es decir a quien le reportar y da información, y a su vez la
autoridad que ejerce en los subordinados que supervisa.
3.2.3. Perfil de Cargo.
El perfil de cargo es la descripción que debe poseer cada trabajador
cumpliendo con los estándares requeridos por la empresa. Siguiendo la
definición Guzmán (1994) dice que un “perfil de trabajo o cargo formado por
una relación pormenorizada del cargo y las funciones y actividades
requeridas en términos de habilidades, destrezas y conocimientos necesarios
para el normal desempeño de dicho cargo” (p. 37).
En relación a lo citado se entiende que es un documento que contiene
la característica y rasgos de competencia, personalidad, tareas, experiencias,
entre otros, aspectos que debe poseer el ocupante del cargo para cumplir
con las metas del mismo.
3.2.4. Análisis de cargo.
Son los procedimientos para determinar las tareas y requisitos de
aptitudes de un cargo se le denominan análisis de cargo, método
fundamental para la evaluación y clasificación de los cargos; su objetivo
radica en definir de forma clara y sencilla, los aspectos de especificación,
que facilite a la empresa el reclutamiento y selección del personal idóneo
determinado cargo. Según, Chiavenato (1998)
El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos, estas informaciones son registradas, inicialmente en las descripciones de cargo. Para hacer el análisis, cada cargo es dividido y estudiado con base en las partes o
31
elementos componentes, que son los llamados factores
de especificaciones”. Esto tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir con los requisitos que el cargo requiere de su ocupante; siendo el mismo la base para la evaluación y la clasificación de los cargos. (p.276)
En conclusión son todas aquellas vías que se recorren para lograr
obtener una visión clara y muy bien determinada en cuanto al perfil que debe
cumplir un individuo. Cabe destacar que, este perfil cambiará de acuerdo a
las políticas de cada empresa, debido a que el mismo será calificado de
acuerdo a las necesidades de la misma. Por otra parte, es importante decir
que la utilidad de este proceso se ve reflejada al momento de adquirir capital
humano en la misma, ya que como se dijo anteriormente el perfil se califica
de acuerdo a las necesidades de la empresa y si se adquiere un personal
que no cumpla este perfil, obviamente no se cubrirán las necesidades de la
empresa.
32
FASE IV
MARCO METODOLÓGICO
La metodología de la investigación indica el tipo de estudio al que está
referida dicha investigación, Según Arias (1999) “El marco metodológico “es
el cómo” se realiza el estudio para responder el problema planteado”. (p.19).
Es decir que son los procedimientos, técnicas, y pasos que se emplean para
seleccionar la información precisa y puntual para argumentar el estudio.
Por consiguiente, para cumplir los objetivos planteados se hizo
indispensable basarlos en hechos y datos que provengan de la realidad, el
cual nos permitirá esclarecer la investigación. En tal sentido los mismos se
describen a continuación.
4.1 Tipo de investigación
La propuesta planteada se considera un proyecto factible o
investigación proyectiva, partiendo del desarrollo de la investigación se
ajusta a este tipo de estudio debido a que se ubica en brindar una posible
solución a través de la actualización del cargo del Gerente de
administración y finanzas del departamento de administración del Hotel
VENETUR MARGARITA. Según UPEL, (1998):
El proyecto factible consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales que pueden referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener a apoyo de una investigación de tipo documental, y de campo, o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.16).
33
De acuerdo a lo antes expuesto, se busca solucionar una realidad que
afecta de manera global tanto al departamento de administración, como a los
demás cargos que le presiden, ocasionando un descontrol en la organización
que puede afectar el los recursos económicos de la empresa hotelera.
4.2 Diseño de la investigación.
El diseño de investigación son las estrategias que maneja el autor
para responder al problema planteado en el estudio. Álvarez (2005)
argumenta que “El diseño contiene las estrategias que guían todo el proceso
desde el momento de la recolección de los datos hasta la obtención de los
resultados definitivos, todo ello de acuerdo con los objetivos fijados para la
investigación”. (p.50). Es decir, que en él se determina el tipo de
investigación que se requiere efectuar para la indagación del tema,
enfocando a su vez el tipo de instrumento y la manera de analizar los datos
recaudados.
4.3 Investigación de Campo y Documental
El diseño planteado es de campo y documental por ser un proyecto
factible. De campo porque, según Arias (1993) dice que una investigación de
campo es aquella en la cual “los datos se recolectan directamente de la
realidad donde ocurre los hechos, sin manipular o controlar variable
alguna.”(p.34). El autor se basó en hechos reales donde se recopiló y
seleccionaron datos directamente del objeto de estudio, es decir donde se
formuló el problema, en este caso en el departamento de Administración del
Hotel VENETUR Margarita.
34
4.3.1 Investigación Documental.
En cuanto al diseño de tipo documental es de vital importancia para
entender y desarrollar el nuevo caso de estudio, utilizar material como
referencia siguiendo la definición de Arias (1999) es “aquella que se basa
en la obtención y análisis de los datos provenientes de materiales
impresos u otros tipos de documentos”. (p.34).Por ello se tomó como
ejemplo el manual de procedimientos y descripción de cargo del Hotel
VENETUR, para describir y desarrollar la actualización de la descripción
del cargo antes expuesto.
4.4 Población y muestra.
4.4.1 Población
La población en una investigación es importante, ya que la misma
es la selección de los individuos que se toman para un estudio. Tomando
en cuenta la definición de población de Arias (1999) el cual describe que la
población “es el conjunto de elementos con características comunes que
son objeto de análisis y para los cuales serán válidas las conclusiones de
la investigación” (p.98). De acuerdo a esto la población son los elementos
de los que se pretende conocer algo especificó, por lo tanto se tomada
para el objeto de estudio a 17 personas del departamento de
Administración del Hotel VENETUR Margarita.
4.4.2 Muestra
La muestra que se seleccionó para este estudio se tomó por
conveniencia, ya que según la definición de Arias (2006) “Cuando por
diversas razones resulta imposible abarcar la totalidad de los elementos
que conforman la población accesible, se recurre a la selección de una
muestra”. ( En este caso la muestra está compuesta por un número de 6
35
personas, debido a que por observación previa se llegó a la conclusión
que estos elementos, eran los que poseían el criterio necesario para
calificar idóneamente la posición actual del Gerente Administrativo y
Financiero, puesto que trabajan directamente con él. Por tal razón el
personal que se tomó para la entrevista fueron los siguientes:
Un (01) Contador
Un (01) Jefe de Tesorería
Un (01) Coordinador de Cuentas por Cobrar
Un (01) Auditor Financiero
Un(01) Jefe de Cuentas por pagar
Un (01) Caja General.
4.5 Técnicas de instrumentos de recolección de la información.
Toda investigación amerita el uso del instrumento y recolección de
datos, o cualquier otro recurso que le permita al investigador aproximarse
al fenómeno en estudio, con el objetivo de recopilar información valiosa al
tema. Según Arias (1999), menciona que “que las técnicas de recolección
de datos son las distintas formas de obtener información”. (p.53).
Las técnicas utilizadas en la presente investigación para recoger la
información del departamento de administración, consistieron en la
observación directa, entrevista y cuestionarios, el autor aplica estas técnicas
con el propósito de obtener a través de la misma información valiosa al tema
de estudio.
4.5.1 Observación Directa.
Para formular una propuesta es necesario aplicar técnicas que
permitan recabar información, por lo que en primer lugar fue necesario
36
aplicar la observación directa como técnica a través de la cual se obtuvo la
información que se planteó en el tema antes mencionado.
Según Arias (2006) “la observación directa es una técnica que
consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que produzca en la naturaleza o
en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos (p.69).
4.5.2 Cuestionario
El cuestionario es otro método que se utilizó con el objeto de
obtener información necesaria para la realización del nuevo caso de
investigación.Hurtado (1998) señala que el “cuestionario es un instrumento
que agrupa una serie de preguntas relativas a un evento o temática
particular, sobre el cual el investigador desea obtener información”.
(p.449).El instrumento será aplicado al Gerente Administrativo y financiero.
Para confirmar si él está en pleno conocimiento de las tareas y funciones
que le competen en su cargo.
4.5.3 Entrevista
La entrevista es una conversación entre dos o más personas, con la
finalidad de indagar sobre una problemática, o sencillamente para conocer
algún tipo de información. El propósito de utilizar este método es porque
arroja información detallada sobre el tema. Para este estudio se planteó la
entrevista estructurada, en ella el investigador establece las preguntas
antes de aplicarlas, estableciendo la definición de Arias (2006) el cual
argumenta que la entrevista “puede ser estructurada cuando previamente
se ha determinado de manera sistemática y organizativa el orden de las
preguntas, o no estructurada cuando a través del dialogo el encuestador
obtiene la información deseada”. (p.198).
37
Fase V
Análisis de resultados que sustentan la información.
En esta fase se analizaron los resultados obtenidos de las
entrevistas que se les aplicó a los individuos tomados como objeto de
estudio para la presente investigación, los mismos fueron evaluados a
través de una serie de preguntas estructuradas, con la intención de
indagar los conocimientos que estos posean acerca de la problemática
existente en el departamento, a su vez, se realiza una entrevista
personalizada al ocupante del cargo de Gerente Administrativo y
Financiero, así como un cuestionario con una serie de ítems con la
intención de recaudar toda la información posible acerca del tema en
estudio..
A continuación se presentan unas tablas descriptivas donde se
encuentran las preguntas y respuestas que permitirán realizar el análisis,
para dar solución a la presente investigación:
38
Tabla N°1 Entrevista dirigida a la Coordinadora de cuentas por pagar
Preguntas Respuestas
¿Por qué es necesario que el
departamento de Administración del
hotel VENETUR Margarita, cuente
con un gerente de Administración y
Finanzas?
“Porque esta figura permite mantener
una determinada organización en las
áreas”
“Es la base de todo”
¿Conoce usted algunas de las
funciones del Gerente de
Administración y Finanzas del hotel
VENETUR Margarita?
“Controla y gestiona las finanzas del
hotel”
“Es el vigilante de los fondos del hotel”
¿Qué tipo de recarga en
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede tener
el contador como subordinado de
gerente de Administración y
Finanzas?
“Asume las responsabilidades del
gerente, por la ausencia de esta figura”
¿Considera usted que las funciones
que realiza son utilidad para el
departamento de administración y
Finanzas?
“Si, puesto que él representa la guía de
los procedimientos que se deben hacer
en cada área”
Fuente: Elaboración propia. (2014)
39
Tabla N° 2
Entrevista dirigida al Jefe de cuentas por cobrar
Pregunta Respuesta
¿Por qué es necesario que el
departamento de Administración
del hotel VENETUR Margarita,
cuente con un gerente de
Administración y Finanzas?
“Porque es necesario tener una
figura que represente liderazgo en el
departamento”
¿Conoce usted algunas de las
funciones del gerente de
administración y finanzas del
hotel VENETUR Margarita?
“Aprobación de nóminas”
“Aprobación de pagos de tesorería”
“Aprobar créditos”
¿Qué tipo de recarga en
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede
tener el contador como
subordinado de gerente de
Administración y Finanzas?
“Aprobación de nóminas”
“Aprobación de pagos”
“Firmar requisiciones”
¿Considera usted que las
funciones que realiza son utilidad
para el departamento de
administración y Finanzas?
“Por supuesto, porque al momento
de incumplir sus funciones las
demás áreas se paralizan”.
Fuente: Elaboración Propia. (2014)
40
Tabla N°3
Entrevista dirigida a Caja General
Pregunta Respuesta
¿Por qué es necesario que el
departamento de Administración
del hotel VENETUR Margarita,
cuente con un Gerente de
Administración y Finanzas?
“Para que no exista sobrecarga de
trabajo en el contador”
¿Conoce usted algunas de las
funciones del Gerente de
Administración y Finanzas del
Hotel VENETUR Margarita?
“Toma de decisiones”
“Aprobación de órdenes de compra”
“Dar respuesta a solicitudes
externas (ejemplo: casa matriz)”
“Evaluación de la información
administrativa para la toma de
decisiones”
¿Qué tipo de recarga en
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede
tener el contador como
subordinado de gerente de
Administración y Finanzas?
“El hecho de asumir todas las
funciones del Gerente de
Administración y Finanzas”
¿Considera usted que las
funciones que realiza son utilidad
para el departamento de
administración y Finanzas?
“Por supuesto, ya que es el punto
final de todas las operaciones
administrativas. Es aquel que
ejecuta todas las actividades antes
mencionadas”
Fuente: Elaboración Propia. (2014)
41
Tabla N° 4
Entrevista dirigida a Auditoría Financiera
Pregunta Respuesta
¿Por qué es necesario que el
departamento de Administración
del hotel VENETUR Margarita,
cuente con un gerente de
Administración y Finanzas?
“Porque gestiona la parte financiera
y con ello toma decisiones
imprescindibles para el
funcionamiento del departamento”
¿Conoce usted algunas de las
funciones del gerente de
administración y finanzas del
hotel VENETUR Margarita?
“Chequear órdenes de compra”
“Examinar prioridades”
“Evaluar expediente”
“Relación de pagos”
¿Qué tipo de recarga en
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede
tener el contador como
subordinado de gerente de
Administración y Finanzas?
“Asumir las actividades extras que
no le corresponden, las cuales
producen un atraso a nivel
financiero”
¿Considera usted que las
funciones que realiza son utilidad
para el Departamento de
Administración y Finanzas?
“Sí, porque si este no elabora los
análisis de los estados financieros a
tiempo el gerente no podrá saber el
estado actual del hotel”
Fuente: Elaboración Propia. (2014)
42
Tabla N° 5
Dirigida a la Jefa de Tesorería
Pregunta Respuesta
¿Por qué es necesario que el
departamento de Administración
del hotel VENETUR Margarita,
cuente con un gerente de
Administración y Finanzas?
“Porque gestiona, apoya y asesora
en actividades financieras a la
gerencia general”
¿Conoce usted algunas de las
funciones del gerente de
administración y finanzas del
hotel VENETUR Margarita?
“Supervisar el control de la gestión
de las áreas”.
“Optimiza y supervisa las políticas
fiscales de la empresa”.
“Gestiona actividades financieras”.
¿Qué tipo de recarga en
cumplimiento de sus funciones ha
considerado usted que puede
tener el contador como
subordinado de gerente de
Administración y Finanzas?
“El asumir actividades extras como
operaciones del hotel y gestiones
administrativas”.
¿Considera usted que las
funciones que realiza son utilidad
para el departamento de
administración y Finanzas?
“Sí, porque es quien lleva todo el
control de toda la parte contable y
elabora los estado financieros que son
la guía para la toma de decisiones”.
Fuente: Elaboración Propia. (2014)
43
Tabla N° 6
Entrevista dirigida al subordinado de Gerente de Administración y
Finanzas.
Preguntas Respuestas
¿Conoce usted actualmente su
descripción y perfil de cargo?
“No está diseñado literalmente”.
¿Cómo considera usted su
desempeño actualmente?
Optimo(x) Deficiente( )
Regular( ) Inapropiado ( )
¿Qué factores pudieran estar
influyendo en el desempeño de
sus funciones?
“Organización”.
“El retraso en la nómina
(llegada)”.
“El asumir la responsabilidad de
que el personal obtenga su
remuneración a tiempo”.
¿Considera usted que tiene
recarga de funciones?
“Sí, debido a que el personal que
está bajo mi cargo le falta
capacidad de análisis y
conocimiento para resolver
diferentes situaciones, a pesar de
tener mucho interés en hacerlo”.
¿Sabe usted si el manual de
descripción de cargo está
aprobado por la junta directiva?
“No se encuentra aprobado”.
Fuente: Elaboración Propia (2014)
44
5.1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Dentro de este marco de investigación se percibió a través de las
entrevistas que el departamento de administración del Hotel VENETUR
Margarita, existe la necesidad de la presencia del Gerente de Administración
y Finanzas, ya que realizado el análisis de las tablas descriptivas, se puede
observar claramente que en la interrogante N° 1, por la variedad de motivos
que van desde firmar requisiciones, hasta mantener una buena toma de
decisiones. Se considera indispensable la presencia de esta figura ya que es
de gran importancia en el departamento.
En la interrogante N° 2 se hace un análisis del conocimiento que el
personal posee acerca de las funciones del Gerente de Administración y
Finanzas, observando que si conocen alguna de las sus funciones del
Gerente y al mismo tiempo manifestando la importancia de dichas funciones
en el mismo.
En la pregunta N° 3, se manifiesta que de una o de otra manera
existe una sobrecarga en la persona que está desempañando el cargo de
contador y a su vez el de Gerente de Administración y Finanzas, por el alto
grado de responsabilidad que le corresponde asumir actualmente.
En la pregunta N° 4 manifiesta que, es importante la labor que está
asumiendo el Contador como Gerente, sin embargo, se hace imprescindible
que el departamento cuente con una persona capacitada, que asuma éste
cargo, ya que sus funciones son de gran relevancia en el manejo de los
recursos financieros del departamento, entre otras labores vitales para la
organización. Es decir, por encima de todo en el departamento se necesita
de la presencia del Gerente de Administración y Finanzas, como figura líder
que pueda mantener una determinada organización dentro del mismo.
45
Por otra parte, analizando la entrevista hecha al contador se logró
determinar que el mismo posee conocimientos muy básicos con respecto a
las funciones específicas del cargo como Gerente, es decir, esto indica que
existe la necesidad de implementar la descripción del cargo del Gerente de
Administración y Finanzas para que al momento de éste ausentarse, su
subordinado haga su trabajo de la mejor manera posible.
5.2 Discusión.
De acuerdo a los resultados obtenidos en las entrevistas y después de
haber realizado los análisis, se pudo evidenciar que el cargo de Gerente de
Administración y Finanzas es de suma importancia en el departamento, por
lo que se hace evidente la actualización de la descripción de cargo como una
herramienta fundamental para el ocupante del cargo y para el posible
aspirante al puesto, dado que esta le permitirá estar al tanto de las
exigencias que amerita dicho cargo, evitando así, que realice sus labores de
forma improvisada, ya que esto podría ocasionar fallas que repercutirían de
forma negativa tanto en el departamento como en la empresa hotelera.
Aunado a ello, las interrogantes realizadas al subordinado del cargo
donde se pretende saber si hay una descripción de cargo o un manual de
descripciones, fueron confusas, ya que el mismo responde que su
descripción de cargo no está diseñada literalmente y al mismo tiempo opina
que existe un manual pero no está aprobado por la gerencia, por
consiguiente se toma como interés proponer la actualización de la
descripción del cargo del gerente de administración y finanzas como una
solución a la problemática arrojada por los análisis.
46
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Diseño de la Actualización y Descripción del Cargo del Gerente
Administrativo y Financiero para Hotel VENETUR Margarita.
Mérida, Noviembre de2014
47
FASE VI
6.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta que se presenta a continuación, tiene como objetivo la
actualización de la descripción de cargo del Gerente Administrativo y
Financiero del departamento de administración del hotel VENETUR
Margarita, la misma está enfocada en ofrecer a través de dicha actualización,
el diseño de un formato que servirá de guía para la actualización de los
demás cargos en el manual y descripción de cargo que contenga toda las
especificaciones del cargo del antes referido gerente con la finalidad de
brindarle a este, un documento que le sirva de apoyo en la coordinación y
realización de sus labores.
De igual forma servirá como aporte para la empresa o el departamento
de recursos humanos para el reclutamiento y selección de nuevos
candidatos al cargo, a su vez es una guía significativa para el subordinado
que le toque asumir por diversas razones, el antes mencionado cargo, ya
que este le proporcionará el conocimiento de cuáles son las actividades y
responsabilidades y exigencias que se ameritan para cumplir dicha labor.
Contribuyendo así a la gestión de la empresa.
6.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
La finalidad de diseñar la descripción de cargo del Gerente
Administrativo y Financiero del antes mencionado hotel, surge del análisis
que arrojaron las entrevistas donde se pudo certificar que era de vital
importancia la realización de dicha propuesta, debido a que el departamento
en la actualidad no cuenta con un Gerente Administrativo, el contador es
quien está asumiendo dicho cargo, por ende el mismo refleja un
48
conocimiento muy básico con respecto a las funciones del cargo, esto indica
que hay una necesidad, de un instrumento que le sirva de apoyo al mismo
para que cumpla su labor de la mejor manera posible.
6.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
6.3.1 Objetivo General.
Diseñar la descripción de cargo del gerente Administrativo y
Financiero del departamento de administración del Hotel VENETUR
Margarita
6.3.2 Objetivo Específicos.
Determinar los requisitos necesarios para la actualización del cargo
del Gerente Administrativo y Financiero.
Especificar las funciones correspondientes al cargo.
Diseñar el formato que especificará todos los aspectos de la
descripción del cargo.
6.4 Estructura de la Propuesta.
El diseño de esta propuesta se basó en el estudio de las fases
anteriores, que permitieron el desarrollo de la descripción del cargo, el cual
se estructurará en una serie de paso representado en un formato donde se
especificará: contenido, introducción, propósito, estructura del cargo,
posición del cargo en el organigrama, descripción de cargo y referencias
consultadas.
49
Modelo de descripción de cargo
Actualización de la
Descripción de cargo del
Gerente Administrativo y
financiero de Hotel
VENETUR Margarita, S A
FECHA:
Noviembre 2014.
Propuesta para la Actualización de la Descripción de
Cargo del Gerente Administrativo y Financiero del
Departamento de Administración del Hotel VENETUR
Margarita
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
50
Actualización de la
Descripción de cargo del
Gerente Administrativo y
financiero de Hotel
VENETUR Margarita, S A
FECHA: Noviembre
2014.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………..3
PROPOSITO……………………………………………………………………….4
POSICIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA……………………............5
ESTRUCTURA DEL CARGO……………………………………………………6
GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ……………………………..7
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
51
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 03
FECHA: Noviembre
2014.
INTRODUCCIÓN
La descripción de cargo es un documento donde se especifican diversos
aspectos como las funciones, responsabilidades, requisitos
indispensables, entre otros, que son fundamentales en los procesos
laborales de los trabajadores dentro de una organización, con la finalidad
de optimizar las funciones y facilitar información a los ocupantes del cargo
así como permitirá que la empresa sea más competente en su
organización, porque tendrá al personal idóneo para cada puesto de
trabajo.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
52
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 04
FECHA: Noviembre
2014.
PROPOSITO: Brindar un aporte al departamento de Administración a
través de este diseño que le sirva de guía para la actualización de los
demás cargos, para que la empresa sea competitiva en su organización.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
53
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 05
FECHA:
Noviembre 2014.
Estructura del cargo
La estructura del cargo está conformada por distintos aspectos
como lo son:
*Posición del cargo en el organigrama.
*Identificación y nombre del cargo
*Supervisor inmediato
*Objetivo general y responsabilidades.
*Funciones
*Perfil de ocupación del cargo.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
54
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 06
FECHA:
Noviembre 2014.
POSICIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
55
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 07
FECHA: Noviembre
2014.
*Identificación del cargo: Gerente de Administración y Finanzas
* Nombre del cargo: Departamento de de Administración y Finanzas
* Supervisor inmediato: Gerente General.
PERSONAL QUE SUPERVISA: Contador, Jefe de Costos., Jefe de Almacén,
Jefe de Tesorería Coordinador de Auditoría de Ingreso, Coordinador de Caja
Departamental, Cajero General Coordinador de Cuentas por Pagar, Jefe de
Cuentas por Cobrar.
Objetivo general del cargo y responsabilidades: planificar, ejecutar,
supervisar y controlar el proceso de ingreso y egreso de los recursos
financieros del hotel. Gestionar de forma eficiente el departamento de
administración y finanzas, responsabilizándose de su organización, dirección
y control, así como del reporte y asesoría entregada a la dirección en materia
administrativa; proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las
operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
56
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 08
FECHA: Noviembre
2014.
FUNCIONES
*Negociación con proveedores para términos de compras, descuentos
especiales, formas de pago, créditos. Encargado de los aspectos financieros
de todos los campos que se realizan en la empresa.
*Aprobación de diversos pagos de nómina, proveedores, y otros egresos.
*Optimización y supervisión de las políticas fiscales de la empresa.
*Selección y adiestramiento del personal del departamento.
*Supervisar y responsabilizarse por el buen funcionamiento de las unidades
que se encuentran bajo su mando.
*Preparar las revisiones y presentar el reporte, mensual de operaciones.
Preparar las proyecciones y presupuestos mensuales, trimestrales y
semanales a lo largo del año.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
57
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 09
FECHA: Noviembre
2014.
FUNCIONES
Asegurarse que todas las licencias, permisos y pólizas de seguro están vigentes y en orden con las leyes del país, estado y municipio.
Proveer reportes de expansión a los dueños y gerentes.
Negociar con los clientes, en temas relacionados con créditos y pagos de proyectos.
Emitir a gerencia los reportes e informes sobre la situación financiera del hotel para la toma de decisiones
Coordina sus acciones con los distintos departamentos de la organización
Conoce y cumple con los reglamentos internos del hotel y del departamento
Conoce y cumple con las disposiciones de seguridad industrial relacionada
con su cargo, así como también las disposiciones de conservación
ambientales de la empresa.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
58
Actualización de la Descripción
de cargo del Gerente
Administrativo y financiero de
Hotel VENETUR Margarita, S A
Pág. 10
FECHA: Noviembre
2014.
PERFIL DE OCUPACIÓN
EDUCACION: Licenciado en administración o contaduría
Experiencia : Tres (3) años en experiencias similares
Conocimientos: Del idioma inglés, dominio de los programas de Word o
Excel, experiencia en hotelería.
Requisitos físicos: Buena presencia, gozar de buena salud, agudeza
visual
Habilidades en:
*Capacidad de dirección *Trabajo en equipo
*Iniciativa y actitud positiva *Relaciones interpersonales
*Capacidad de comprensión *Habilidad numérica
*Capacidad de síntesis *Expresión escrita y verbal.
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
59
Actualización de la Descripción de
cargo del Gerente Administrativo y
Financiero de Hotel VENETUR
Margarita, S A
Pág. 11
FECHA: Noviembre
2014.
Referencias Consultadas
Manual de procedimientos y descripción de cargos del hotel VENETUR
Margarita.
Gobierno de Chile (2007) ORIENTACIÓN METODOLÓGICA PARA LA
ELABORACIÓN DEPERFILES DE TERCEROS NIVELES JERARQUICOS EN
LOS SERVICIOS PÚBLICOS. Disponible en:
http://www.serviciocivil.gob.cl/sites/default/files/Orientaciones%20Elaborac
ion%20Perfiles.pdf
Torres (2014) manual de descripción de cargos y funciones para el
departamento de Almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA.
Trabajo de grado. Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes
Venezolanos
Elaborado por:
Vivas Sandra.
Revisado por:
Víctor Monsalve
Aprobado por:
Fuente: Elaboración propia (2014)
60
6.6. Viabilidad
La viabilidad de una propuesta toma en consideración tres (3)
aspectos importantes, los recursos financieros, materiales y humanos que se
ameritan para la realización de la misma. Por tal motivo se puede decir, que
esta propuesta se considera factible, porque no requiere muchos recursos
para su elaboración, ya que lo que se pretende hacer son algunos cambios
pertinentes en la descripción de cargo del gerente administrativo y financiero
del Hotel VENETUR MARGARITA, que se encuentra en el manual de
procedimientos y descripción de cargos del antes nombrado hotel, con la
finalidad de actualizarlo y adecuarlo a la realidad.
El Hotel VENETUR cuenta con el talento humano dispuesto y
capacitado para desarrollar la descripción de cargo correspondiente al
departamento en estudio, asimismo cuenta con el espacio designado a la
oficina de administración, que está conformada con diferentes áreas donde
se desarrollan diversas labore que permiten delegar funciones y lograr
distribuir el trabajo.
De esta manera, se puede destacar que existen las condiciones
adecuadas y pertinentes para desarrollar la propuesta anteriormente
mencionada, y así lograr optimizar y establecer las funciones específicas
para cada cargo dentro de la estructura organizativa del departamento de
administración del Hotel VENETUR Margarita.
61
CONCLUSIÓN
De acuerdo a lo investigado en este informe, se concluye que toda
organización de la índole que sea necesita de un manual de descripción de
cargo que le permita optimizar las funciones y facilitar información a los
ocupantes del cargo, para que estos tengan claros cuales son las exigencias
del cargo que ocupan.
Por esta razón, la propuesta de la actualización de la descripción del
cargo del Gerente administrativo y financiero del hotel VENETUR Margarita,
surge de la necesidad de dar una dirección a los procesos y funciones que
realizan en el departamento, donde de observó que es imprescindible tener
definidas las funciones del cargo, no solo del antes mencionado Gerente así
como también de todo el departamento, ya que esto evitara confusiones en
los ocupantes del cargo.
A su vez el diseño de la actualización servirá como guía para que el
antes citado Gerente conozca cuales son las exigencias indispensables de
su labor, aunado a ello le ayudara como base para que realice las demás
descripciones del cargo ya que esto es algo que le compete a él como
máxima autoridad en su departamento. También permitirá que la empresa
seleccione y reclute el personal idóneo para el puesto de trabajo permitiendo
que la misma sea más competente en su organización.
62
RECOMENDACIONES
AL HOTEL VENETUR MARGARITA
Actualizar el manual de descripción de cargos de todo el
departamento para un mayor funcionamiento de la organización.
Ajustar la descripción de los cargos de la empresa a las normas y
reglamentos de las funciones públicas.
Cubrir la vacante del cargo del Gerente de Administración y finanzas,
para evitar la sobre carga de funciones en el subordinado del gerente
Reestructurar el organigrama del departamento según las líneas de
mando
Anexar la descripción de cargo de la Jefa de Tesorería
63
REFERNCIAS CONSULTADAS
Álvarez, I. (2005) CÓMO HACER UNA TESIS EN BACHILLERATO. Editorial:
CES, SA. Caracas – Venezuela.
Arias, F. (1999) EL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: Guía para su
elaboración. Tercera edición, Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela
Arias, F. (2006) El proyecto de investigación Introducción a la Metodología
Científica. (6ta ed.)Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela.
Arias, F (2012) El proyecto de investigación Introducción a la Metodología
Científica. (6ta ed.)Editorial: Episteme. Caracas – Venezuela
Banderela, A (2013) Propuesta para la creación del perfil de cargo de jefe de
ama de llaves en el Hotel el Serrano C.A. Trabajo de grado, Colegio
Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. Mérida - Venezuela.
Castillo, A (2006) ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL: UN ENFOQUE
HACIA LA CALIDAD. [Libro en Línea] Consultado el 20 de octubre de 2014
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Chiavenato, l. (1998) Adiestramiento de recursos Humanos, Tercera edición,
Editorial: MC GRANW HILL. México.
Chiavenato, I. (1999) Administración de Recursos Humanos. México.
Editorial Mc Graw-Hill Hispanoamericana
Guevara. (2011) Diseño de una estructura de cargos y funciones en el área
de Alimentos y Bebidas del Nuevo Hotel Coromoto. Trabajo de grado,
64
Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. . Mérida –
Venezuela.
Guzmán, G. (1994) FIGURAS SOBRESALIENTES DE LA COMUNICACIÓN
SOCIAL UN PERFIL DE EJEMPLARIDA DE LOS COMUNICADORES. [Libro
en Línea] Consultado el 22 de octubre de 2014 en
http://books.google.es/books?id=uwQbv349huUC&pg=PA37&dq=PERFIL+D
E+CARGO&hl=es&sa=X&ei=5HFvVLSsKcakgwSNxoCoAw&ved=0CDkQ6w
EwBDgK#v=onepage&q=PERFIL%20DE%20CARGO&f=false
Hurtado, J. (1998) Metodología de la INVESTIGACIÓN HOLÍSTIA. (2da
edición). Editado por Fundación SYPAL. CA. Caracas- Venezuela.
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Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. . Mérida –
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Salinas, (2001) La descripción y el análisis de cargo. Consultado
el 23 de octubre de 2014 en
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Torres (2014) manual de descripción de cargos y funciones para el
departamento de Almacén del LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE MARGARITA.
Trabajo de grado. Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes
Venezolanos.
65
UPEL (Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de
Investigación y Posgrado (2005). Manual de Trabaos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Edición FEDUPEL.
67
República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y
Tecnología Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Entrevista
Descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas
Dirigida al Jefe de Tesorería, Coordinadora de Cuentas por Pagar, Jefe de Cuentas por Cobrar, Auditoría Financiera, Caja General.
El presente cuestionario, tiene como objeto obtener información necesaria
para la realización del nuevo caso de investigación titulado proponer la
actualización de la descripción de cargo del Gerente de Administración y
Finanzas del Hotel VENETUR Margarita. Dicho instrumento será aplicado al
Gerente Antes mencionado. Por tal motivo se le pide que:
Instrucciones: a continuación se le presentaran una serie de preguntas
estructuradas abiertas que deberá responder según sea su criterio y
experiencia, recuerde que su opinión es importante.
1- ¿Porque es necesario que el departamento de administración del
hotel VENETUR MARGARITA, cuente con un gerente de
administración y Finanzas?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
68
2- ¿Conoce usted algunas de las funciones del gerente de
administración y finanzas del departamento de administración del
Hotel VENETUR Margarita?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
3- ¿Qué tipo de recarga en el cumplimiento de sus funciones a
considerado usted que puede tener el contador como subordinado del
departamento de administración?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
4- ¿Considera usted que las funciones que realiza son de utilidad para la
gerencia de administración y Finanzas?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Fuente: Elaboración propia (2014)
69
República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
Entrevista
Dirigida al subordinado del Gerente de administración y finanzas del
HOTEL VENETUR MARGARITA
Instrucciones: a continuación se le presentaran una serie de preguntas
estructuradas abiertas y mixtas, que deberá responder según sea su criterio
y experiencia, recuerde que su opinión es importante.
1- ¿Conoce usted actualmente su descripción y perfil de cargo?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
2- ¿Cómo considera su desempeño actualmente?
a)Optimo b)Deficiente
c)Regular d)Inapropiado
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
70
3- ¿Qué factores pudieran estar influyendo en el desempeño de sus
funciones?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
4- ¿Considera usted que tiene recarga de funciones?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
5- ¿Sabe usted si el manual de descripción de cargo está aprobado por
la junta directiva?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Fuente: Elaboración propia (2014)
71
República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología
Ministerio del Poder Popular para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.
CUESTIONARIO
Descripción del cargo del Gerente de Administración y Finanzas Dirigida al ocupante del cargo.
El presente cuestionario, tiene como objeto obtener información necesaria para la
realización del nuevo caso de investigación titulado proponer la actualización de la
descripción de cargo del Gerente de Administración y Finanzas del Hotel Venetur
Margarita. Dicho instrumento será aplicado al Gerente Antes mencionado. Por tal
motivo se le pide que:
1- Lea cuidadosamente el cuestionario
2- Responda según sus conocimientos, sin tomar en cuenta la opinión de
otros.
3- Tenga presente todos los requisitos necesarios para el desempeño del
cargo.
72
1- Identificación del cargo.
__________________________________________________________________
2- Nombre del departamento __________________________________________________________________
3- ¿Cuál es su supervisor inmediato? __________________________________________________________________
4- ¿cargos que supervisa directamente?
__________________________________________________________________
5- ¿Objetivo del cargo?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6- ¿Cuáles son las funciones del cargo?
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
73
______________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________
7- Marque con una “X” las responsabilidades implícitas del cargo. Materiales, herramientas y/o equipos ____ Dinero, títulos, valores o documentos____ Información confidencial ____ Supervisión de áreas de trabajo_____ Otras especifique___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8- De acuerdo al cargo que ocupa en la organización y a los requerimientos
intelectuales exigidos; marque con una “X” el nivel de instrucción adecuado
para el cargo
Grado de Instrucción Completo Incompleto
Nivel Universitario x
Nivel Técnico Medio
Nivel Diversificado
Nivel Básico
Otros Niveles
¿Cuál es su grado de instrucción?
74
9- Para desempeñar el cargo se requiere conocimientos en:
a. Procedimientos _____
b. Idiomas _____
c. Leyes _____
d. Alguna tecnología _____
e. Reglamentos______
f. Otras _____
Especifique ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10- ¿Cuál es la experiencia que necesita para desempeñar el cargo?
a. 1 Año ________
b. 4 Años______
c. Años _______
d. 5 Años o mas_____
e. Años ________
f. Ninguno_____
11-Marque con una “X” los requisitos físicos esenciales del ocupante del cargo.
a. Agudeza visual _________
b. Cultura general ______
c. Capacidad de comprensión _____
d. Habilidades numéricas _____
e. Capacidad de análisis ______ f. Capacidad de síntesis ______
g. Expresión escrita _______
h. Expresión verbal _______
i. Relaciones interpersonales _____
j. Capacidad organizativa _____
75
12- ¿Cómo son las condiciones en el ambiente de trabajo?
a. Poco espacio ______
b. Deficiencia de limpieza ____
c. Iluminación inapropiada____
d. Temperatura agradable _____
e. Trabajo en equipo_____ f. Trabajo individual ______
g. Otros ____ Especifique
____________________________________________________________
____________________________________________________________
13-¿Cómo es el ruido en su lugar de trabajo?
a. Excesivos ____
b. Alto ____
c. poco _____
14- ¿Cuáles son los riesgos en su lugar de trabajo?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
Fuente: Elaboración propia (2014)