Direccion de Reuniones
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COMUNICACIÓNDirección de Reuniones
Clase de Habilidades Empresariales
(Fuente: K.Kanzúa-Ucentral.cl/Ctinoco-USS.cl)
INTRODUCCIÓN
Dirección y participación en reuniones
El arte de entrevistarHablar en público
La asertividadLa negociación
El LiderazgoLa motivación de los colaboradores
La gestión de proyectos
HABILIDADES EMPRESARIALES
La Gestión
El proceso de toma de decisionesCreatividad
Introducción al cambio en las organizaciones
Herramientas de Comunicación Interpersonal La toma de decisión
OBJETIVOS• Descubrir la importancia de preparar adecuadamente las reuniones en la organización.
• Tomar conciencia de la necesidad de utilizar la reunión en su justa medida dentro de la empresa.
• Conocer las técnicas, usos y recursos par lograr reuniones eficientes y participativas en todos los ámbitos de la organización
INTRODUCCIÓN Estudiaremos la capacidad de organizar y coordinar reuniones de
éxito, como una de las habilidades directivas estratégicas.
Dicha habilidad esta muy relacionada con otras como: Liderazgo, trabajo en equipo, entre otras,
Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo reducido de personas.
El propósito es tomar decisiones, debatir problemas, informar, elaborar planes de trabajo.
LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO
LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN
La Coordinación La Comunicación durante las reuniones
Los AsistentesEl Ambiente
LA COORDINACIÓNCUALIDADES Y ACCIONES A
POTENCIARDEFECTOS Y ACCIONES A
EVITAR
Coordinar o dirigir la reunión Falta de adaptación y afinidad con los miembros del grupo
Adaptarse al grupo Deseo de demostrar superioridad
Escuchar a los demás Intento de imponer sus ideas
Demostrar que domina la situación (seguridad)
Impedir que los participantes se expresen
EL COORDINADOR ES EL QUE:CONDUCE, CLARIFICA, MOTIVA, Y DINAMIZA LA REUNIÓN
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN
La Coordinación La Comunicación durante las reuniones
Los asistentesEl ambiente
LA COMUNICACIÓN
SE FAVORECE SE DIFICULTA Si existe relación afectiva o afinidad
Si se produce escucha activa:
Mostrando interés, contacto visual, tomando notas, usando tono y volumen de voz adecuado
Indicando incentivos verbales
Utilizando frases resúmenes
Si oímos solo lo que nos interesa
Si tenemos prejuicios
Si no entendemos
Si interrumpimos
Si actuamos como expertos
PARA OBTENER UN RESULTADO EXITOSO, ES IMPRESCINDIBLE QUE EXISTA UNA
COMUNICACIÓN FLUIDA ENTRE LOS PARTICIPANTES
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN
La Coordinación La Comunicación durante las reuniones
Los asistentesEl ambiente
LOS ASISTENTES
Cada asistente cumple un rol, debido a su personalidad
Debemos ser hábiles y apoyarnos en aquellos que nos facilitarán la labor (líder, experto)
Debemos evitar entrar en el juego con aquellos desfavorables (critico, el pesimista)
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN
La Coordinación La Comunicación durante las reuniones
Los asistentesEl ambiente
EL AMBIENTE
Relaciones: Lo mas importante para un coordinador de reunión es crear y mantener un buen clima, mediante la potenciación de las relaciones entre los participantes
Entorno físico: No olvidar que si estamos a gusto, tendremos más ganas de trabajar
Duración: El tiempo justo
Reuniones Informativas
Reuniones consultivas
Reuniones formativas
Reuniones decisorias
TIPOS DE REUNIONES
Planteamiento de objetivos
Elección de los participantes
Planificación
Convocatoria
Preparación de la documentación
PREPARACIÓN
Los participantes
Los temas
Método de trabajo
Presentación problema
Lluvia de ideas
Selección solución
PRESENTACIÓN
Dirigir la reunión
Dinamizar la reunión
Aclarar las dudas
Sintetizar las ideas
Es importante contar con un secretario:– Tomar nota – Registrar los acuerdos y desacuerdos– Hacer resumen verbal– Redactar el acta
DESARROLLO
Fijar los acuerdos
Aclarar tareas y actividades para la puesta en práctica
Designar a los responsables del seguimiento y la ejecución
Asignar los recursos para cada tarea
Establecer las fechas para las tareas
Redactar un acta
OJALÁ: Evaluar la reunión (encuesta)
TÉRMINO
Es la última de la fases, y corre a cargo de los responsables e
implicados, ya que si no se lleva a cabo, los acuerdos, decisiones y tareas acordadas se podría en
juicio la efectividad de la reunión
SEGUIMIENTO
1. Prepararlas
2. Centrarse en los temas a tratar
3. Poner énfasis en los objetivos
4. Dirigir la discusión
5. Modelar los comentarios
6. Dar voz a los silenciosos
7. Proteger a los débiles
8. Templar a los exaltados
9. Mantener el foco
REGLAS PARA COORDINAR UNA REUNIÓN
INGREDIENTES
2. Unicidad en el orden del día
3. Integridad temporal
4. Inclusión en orden del día
5. Información Previa
6. Concentración en los temas más importantes en el tercio de la reunión.
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES
PARTICIPANTES
POR SU ACTIVIDAD
POR SU APERTURA MENTAL
POR SU NIVELDE CONFIANZA
POR SUEGOCENTRISMO
POR SU REACCIÓNANTE EL TRABAJO
POR SU COMPORTAMIENTO
ANTE LA CREATIVIDAD
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES
TIPOLOGÍA TIPO1 TIPO2
SU ACTIVIDAD ACTIVO PASIVO
APERTURA MENTAL INTROVERTIDOS EXTROVERTIDOS
COMPORTAMIENTO ANTE LA CREATIVIDAD
INNOVADORES RUTINARIOS
NIVEL DE CONFIANZA MANIACOS DESCONFIADOS
REACCIÓN ANTE EL TRABAJO
NO PERSEVERANTES PERSEVERANTES
EGOCENTRISMO PRIVILIGIADOS
DOMINADORES
PESIMISTAS
RESISTENTES
EL LIDER
EL MODERADOR
El ORIENTADOR
EL EXPERTO
PAPELES FACILITADORES
PAPELES FACILITADORES
EL ACLARADOR
El ACELERADOR
EL ALENTADOR
EL LIDER INSTITUCIONAL
PAPELES NEGATIVOS
EL CRITICO
El PARALIZADOR
EL PESIMISTA
EL GRACIOSO
PAPELES NEGATIVOS
EL OPONENTE SISTEMATICO
El DOMINADOR AGRESIVO
EL INDIFERENTE
EL PRESUNTUOSO
EL MANIPULADOR
RESUMEN
Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo de personas, con el fin de tomar decisiones, debatir problemas,
informar, elaborar planes de trabajo, entre otros.
Para que una reunión sea eficaz es necesario que tengamos en cuenta la coordinación, la comunicación, los asistentes y el
ambiente
Una reunión pasa por una serie de fases, las que hay que preparar si queremos asegurar el éxito
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Las Leyes de Murphy
Comiteología
1El provecho de una reunión de comité es inversamente proporcional al número de participantes y al tiempo perdido en deliberaciones.
2 La duración de una junta se eleva al cuadrado del número de personas presentes.
3El tiempo perdido en cualquier asunto de la agenda variará en proporción inversa a la cantidad abarcada.
4 Entre menos disfrute de participar en los comités, más probable será que se vea forzado a hacerlo.
5 Si un problema origina muchas juntas, finalmente éstas serán más importantes que el problema.
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GRACIAS