Directiva Adquisicion, Registro,Administracion Bienes de Capital Unh 2014. Aprobado Resol....

DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTO,ADQUISICION,REGISTRO Y ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES UNH.

DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTO, ADQUISICION, REGISTRO Y ADMINISTRACION DE BIENES DE CAPITAL DE LA UNH.

(Aprobado con Resolución Nº 0586 -2014 –CU-UNH) 19/08/2014

I. OBJETIVO

La presente directiva tiene por objeto, establecer, procedimientos básicos para el adecuado uso, registro y control de la recepción, entrega, transferencia, devolución, protección, conservación uso y control de los bienes patrimoniales, a fin de garantizar una gestión ordenada, planificada y transparente en la administración que permita hacer el uso eficiente de los mismos en salvaguarda de la institución de conformidad con las normas establecidas determinando las responsabilidades de las diferentes dependencias y unidades orgánicas que intervienen en su ejecución.

II. BASE LEGAL

II.1 Constitución Política del PerúII.2 Ley Nº 25265 - Creación de la UNHII.3 Ley Nº 23733 - Ley UniversitariaII.4 Ley Nº 28411- Ley General del Sistema Nacional de PresupuestoII.5 Decreto Legislativo N° 295 Ley del Código Civil.II.6 Ley Nº 30114 – Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014II.7 Ley N° 28296 – Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.II.8 Ley N° 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública.II.9 Decreto Legislativo N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado.II.10 Decreto Supremo N° 184-20008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado.II.11 Decreto Supremo N° 033-2005-PCM Reglamento de la Ley del Código de

Ética de la Función Pública.II.12 Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes

Muebles del EstadoII.13 Estatuto de la UNH.

III. ALCANCE

La presente directiva, tiene alcance a todos los miembros integrantes de los órganos estructurales de la Universidad Nacional de Huancavelica (Autoridades, Directivos, Funcionarios, Docentes y Trabajadores Administrativos Nombrados y Contratados, y otras modalidades).

IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

IV.1 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

IV.1.1 Todo servidor tiene la obligación de proteger y conservar los bienes de la UNH, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso,

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA 1


derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros emplean los bienes de la UNH, para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuáles hubieran sido específicamente destinados encontrándose en la obligación de comunicar oportunamente a la Oficina de Control Patrimonial de cualquier acción, hecho o incidencia que repercuta en el estado o uso del bien.

IV.1.2 UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE.- El Vicerrectorado Administrativo por intermedio de la Oficina de Patrimonio es el órgano responsable de la Planificación, coordinación, y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, control, supervisión de los bienes de propiedad de la UNH, y los bienes que se encuentren bajo su administración, así como de custodiar, conservar y mantener actualizado el archivo de los documentos fuente que sustentan el ingreso, baja y disposición de los indicados bienes. Asimismo deberá informar oportunamente, como mínimo una vez cada trimestre a la DUL, sobre los bienes ingresados y registrados o dados de baja para fines de inclusión o exclusión de las respectivas pólizas de seguros

IV.1.3 ADQUISICION Y REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.- Toda adquisición de bienes del activo fijo se hará a través de Ordenes de Compra, previo requerimiento, debidamente sustentados y autorizados. El responsable de la Oficina de Control Patrimonial al producirse ingresos, generará los registros de control individual contable con los detalles contenidos en el documento de recepción, tomando el valor de la Orden de Compra. En el caso de bienes adquiridos anteriormente se generarán los registros, de ser posible, con el valor de adquisición, depreciación acumulada, monto revaluado, etc. De no ser posible se registrarán con el valor actual según libros.

Los bienes del activo fijo serán clasificados e identificados de acuerdo a su naturaleza y ubicación, procediéndose en la fase de generación de registro de control de activos fijos, ordenarlos por áreas, y dentro de cada área por las cuentas y subcuentas establecidas en el Plan Contable. Adicionalmente existirá un grupo especial dónde se incluirán los registros de los activos fijos que tiene Almacén, por ser recién adquiridos, por haber sido devueltas por algunas dependencias, o por no estar en uso.

IV.1.4 CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES.- Las acciones de registro y control de los Bienes Patrimoniales de propiedad de la entidad, cualquiera sea la forma de adquisición (compra, donación, etc) son ingreso al patrimonio institucional o su asignación en uso y/o cesión en uso, transferencia, baja y toma de inventario. Los bienes patrimoniales que se afectan en Uso, a los funcionarios y servidores se conocen a través del inventario físico de Bienes Patrimoniales, siendo responsable de dicha acción a la Oficina de Control Patrimonial, debiendo efectuarlo como mínimo una vez al año. y la toma de inventario se efectúa recurriendo a las siguientes especificaciones, cantidad, peso, unidad de medida, ubicación, constatación física y otros dejando constancia documentada de dichos bienes, la

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depreciación mensual de los bienes muebles se efectúa ingresando la valorización de los bienes del mes correspondiente y emitiendo los reportes respectivos.

IV.1.5 VALORIZACION DE BIENES MUEBLES.- La Dirección Universitaria de Logística mediante la Oficina de Abastecimientos y la Oficina de Control Patrimonial, es responsable de valorizar, según disposiciones vigentes y cuando corresponda mediante tasación, los bienes patrimoniales que carecen de la respectiva documentación sustentatoria, de aquellos que van ser dados de baja, subastados, donados o permutados, así como de actualizar el valor de tasación para los trámites de disposición de los mismos. Para este efecto, de ser necesario, deberá disponer del apoyo de personal especializado interno o externo según sea el caso.

IV.1.6 REGISTROS: La Oficina de Control Patrimonial es responsable de llevar y mantener actualizados los siguientes registros: la información para este registro deberá estar acorde con el Catalogo Nacional de Bines Muebles del Estado, inventario mobiliario institucional proporcionado por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, así como mantenerse permanentemente actualizado.

IV.1.7 CONTROL PATRIMONIAL DE BIENES MUEBLES INMUEBLES DE LA UNH:

a) Número de Orden de Registro.b) Código Patrimonial del bien,c) Descripción de las características del bien,d) Origen y procedencia del bien,e) Número y fecha de Orden de Compra o de la Nota de Entrada al

Almacén,f) Fecha de ingreso al Almacén,g) Número y fecha del requerimiento y del comprobante de salida,h) Número y fecha del documento denominado movimiento de

bienes,i) Destino del bien (unidad orgánica o dependencia asignada),j) Ubicación física del bien,k) Valor unitario del bien,l) Estado de conservación del bien,m) Usuario responsable,n) Observacioneso) N° del Comprobante de pago y fecha,p) Valor pagado del bien.

IV.1.8 ALTAS Y BAJAS DE BIENES PATRIMONIALES.- El Alta de bienes patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la incorporación física y contable de bienes al patrimonio de la entidad, el cuál deberá efectuarse dentro de los treinta (30) días de recibidos con la documentación sustentatoria, la que se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originarón.La baja de bienes patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la extracción física y contable de bienes del patrimonio de la entidad. Se

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resuelve mediante acto resolutivo con indicación expresa de la causal que la origina.El retiro o reemplazo de todo activo fijo se hará utilizando la forma dispuesta para tal efecto, con la respectiva autorización del Jefe de la Oficina de Control Patrimonial, asimismo deberá devolverse a Almacén Central el activo fijo reemplazado o retirado, por lo que el responsable actualizará el registro del activo fijo para eliminar el activo fijo.

IV.1.9 MOVIMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES, EQUIPO INFORMATICO.- El responsable de la unidad orgánica usuaria coordinará con la Oficina de Informática y Comunicaciones, el retiro del equipo informático, considerado innecesario para el desarrollo de sus actividades, que este averiado o requiera mantenimiento, para lo cual este último, solicitará y coordinará sobre el apoyo que pudiera haber disponible para el traslado del o de los equipos a sus instalaciones.Se efectuará el traslado del equipo a las instalaciones de la citada área del Centro de Informática previa visación quienes constatarán las características y la codificación del bien.

IV.1.10 La Oficina de Informática y Sistemas recibirá el equipo, firmará y archivará una copia del documento usado en el traslado y remitirá el original del mencionado formato a la Oficina de Control Patrimonial, quién deberá verificar la ubicación física y registrar el movimiento.En caso de que el equipo se encuentre en estado operativo, el área de Centro de Informática en coordinación con la Oficina de Patrimonio, informará la existencia de dicho equipo en el depósito, para ser nuevamente asignado.La Oficina de Control Patrimonial deberá verificar el estado, la ubicación, física del bien y actualizará sus registros y emitirá oportunamente el informe técnico para la baja del bien.De tratarse de mantenimiento o reparación del equipo, la Oficina de Informática y Comunicaciones en coordinación con la Oficina de Control Patrimonial, coordinará su entrega con la respectiva unidad orgánica o dependencia, para lo cual este último emitirá y firmará la hoja de movilización, disponiendo el traslado del equipo.El Jefe de Oficina de Control Patrimonial dispondrá el traslado del equipo. De tratarse de una movilización u otro local, con la respectiva unidad orgánica o dependencia, para lo cual firmará la hoja de movilización, disponiendo el traslado del equipo.El Jefe de la Oficina de Control Patrimonial verificará el retorno del bien a la respectiva unidad orgánica o dependencia tomando como base la documentación mencionada y actualizará sus registros.Movimiento de vehículos.- Con relación al movimiento interno de vehículos, la responsabilidad del control recaerá en la Dirección Universitaria de Obras y Mantenimiento y Logística, siendo responsabilidad de la Oficina de Control Patrimonial la actualización y la asignación de las unidades vehiculares que debe ser patrimonizada.

IV.2 DE LA PERDIDA, SUSTRACCION Y RECUPERACION DE LOS BIENES, ASIGNADOS EN USO.

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IV.2.1 Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel jerárquico, condición laboral o contrato, velar por la permanencia y cuidado, de los bienes patrimoniales asignados a su uso, este siempre debe tener presente que: en caso de sustracción de alguno de los bienes asignados en uso, la persona responsable de la custodia del bien procederá a efectuar la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntará copia de la misma al informe por escrito que deberá presentar a la Oficina de Control Patrimonial de inmediato organizará un expediente administrativo que contenga las investigaciones efectuadas por el Jefe de la Unidad orgánica a la cuál pertenecía el bien sustraído, tramitando la copia certificada de la denuncia policial respectiva y en el caso de bienes faltantes por negligencia tramitará los antecedentes correspondientes al vicerrectorado Administrativo o a la unidad orgánica que haga sus veces a efectos que se promueva el procedimiento correspondiente, para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa según sea el caso.

IV.2.2 Los bienes patrimoniales asignados en uso a los funcionarios y servidores de la UNH cualquiera su nivel jerárquico o condición laboral o contrato, para el normal desempeño de sus funciones, que resulten perdidos o sustraídos, malogrados o dañados, será repuestos y/o reparados por lo que resulten responsables producto de una investigación que determine la negligencia, mala intención u otros factores y con fondos de su propio peculio en el plazo de 30 días calendarios para reponer el bien o cubrir el valor de la prima de seguro.

IV.2.3 En tal sentido los bienes perdidos o sustraídos, malogrados o deteriorados será repuestos por quien o quienes resulten responsables luego de la investigación realizada antes mencionada, con bienes de modelo, tipo y características similares al que tenían los primeros, en un plazo máximo de treinta días (30) calendario, contados a partir de la perdida y luego de la evacuación del informe con los resultados de la investigación que se remitirá en el expediente al Vicerrectorado Administrativo, para la aplicación de los descuentos correspondientes de los valores actualizados de los bienes. Es preciso indicar que en el proceso de investigación se deberá solicitar a los involucrados sus descargos por escrito y ellos deben responder de la misma forma en concordancia con los artículos N° 1 y 2 de la Constitución Política del Estado.

IV.2.4 La reposición del bien por parte del responsable se suscribirá mediante un acta de entrega recepción entre la persona que ha repuesto el bien y el Jefe de la Oficina de Control Patrimonial quién elaborará el informe correspondiente dirigido al Vicerrectorado Administrativo.

IV.2.5 Los bienes que son repuestos serán ingresados por el Almacén e incorporados al patrimonio de la UNH,, como Alta de bienes, debiendo los bienes remplazados ser dados de baja en base a lo dispuesto por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales y de conformidad con la normativa vigente.

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IV.2.6 Transcurrido el plazo señalado, sin que la persona responsable hubiera cumplido con la reparación o reposición del bien malogrado, sustraído o perdido, la Oficina de Control Patrimonial informará al Vicerrectorado Administrativo para que adopte las medidas pertinentes.

IV.2.7 En caso especifico de cese, renuncia definitiva o destitución del trabajador cualquiera sea su modalidad o nivel jerárquico o condición laboral, deberá hacer entrega del cargo mediante un Acta de Entrega - Recepción con el correspondiente inventario físico practicado por la Oficina de Control Patrimonial, de no encontrarse conforme se remitirá el informe correspondiente para el debido descuento por la dependencia encargada habiendo sido valorizados por el área correspondiente.

IV.3 DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD.

IV.3.1 El personal a quién se le asignó el bien es responsable pecuniaria y administrativamente respecto de la pérdida, daño, deterioro, negligencia o impericia en el manejo de los bienes de la unidad orgánica en la que trabaja siempre en cuando producto de una investigación se llegue a determinar en forma sustentada su responsabilidad.

IV.3.2 La investigación de los hechos (faltantes por pérdidas, deterioro u otros) estará a cargo de una comisión designada por el Vicerrectorado administrativo, la cuál deberá contar con dos miembros.En caso los involucrados fueran personal de las unidades orgánicas antes citadas, el Vicerrectorado Administrativo, designará al personal de otras unidades orgánicas, y en el caso de personal contratado, asi como practicantes, estarán sujetos a la aplicabilidad del Código Civil o Penal, según sea el caso.

IV.4 ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES.IV.5

Las enajenaciones de los bienes patrimoniales dados de baja se ejecutarán a través de dos (02) modalidades:- Venta de Subasta Pública- Venta Directa.

Las enajenaciones que se realicen será autorizadas por el Vicerrectorado AdministrativoLa Oficina de Control Patrimonial elevará al Vicerrectorado Administrativo el expediente administrativo que contendrá lo siguiente:a) La resolución de aprobación de baja de los bienes muebles.b) El informe de Tasaciónc) La relación lotizada de los bienes muebles, que debe especificar el

código patrimonial, la denominación el detalle técnico, el estado de conservación, la ubicación y el precio por cada lote.

d) El informe Técnico Legal elaborado.El proceso de venta en Subasta Pública o Venta Directa, se realizará conforme a las disposiciones establecidas en el D.S. N° 007-2008-

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VIVIENDA “Reglamento de la Ley N° 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales” y en la Directiva N° 002-2005/SBN “Procedimientos para la Venta de los Bienes Muebles dados de baja por las Entidades Públicas”, El martillero público deberá recaudar el dinero obtenido por la venta, entregar las Pólizas de Adjudicación a los postores que obtengan la Buena Pro, elaborar el Acta de Subasta Pública y la Oficina de Control Patrimonial organiza y dirige el proceso de venta.

IV.5.1 DISPOSICION FINAL DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA.-La Oficina de Control Patrimonial es responsable de registrar y controlar la entrega de los bienes donados, transferidos, permutados, vendidos directamente o subastados, así como la eliminación (incineración o destrucción), debiendo preparar y suscribir el Acta de Entrega-Recepción, el Acta de incineración o destrucción según corresponda, para lo cuál deberá dar cumplimiento a las disposiciones establecidas.

IV.5.2 ACCIONES POR SINIESTROS, HECHOS DELICTIVOS O PERDIDAS OCURRIDAS A BIENES MUEBLES PATRIMONIALES.-En el caso de producirse la destrucción parcial o total, robo, pérdida o sustracción de un bien mueble, deberá tomarse en cuenta las medidas correctivas.

IV.5.3 El usuario que tenga en uso un vehículo de la entidad deberá informar al Vicerrectorado Administrativo de cualquier defecto, avería o problema de funcionamiento que se presente y de ser necesario deberá evitar el funcionamiento del vehículo hasta que se proceda a su reparación a fin de restaurar su funcionamiento.

Los vehículos una vez concluida la jornada laboral deberán ser guardados en los ambientes de la institución y/o cochera dispuesta por la entidad.Los vehículos de propiedad de la UNH deberán llevar el pintado en un lugar visible, el logotipo y el nombre de la institución, por autorización del Titular de la entidad y en casos excepcionales se dispondrá la liberación de esta obligación.Cualquier pérdida de equipos y repuestos de los vehículos de la institución, por negligencia o descuido comprobado, es de entera responsabilidad del usuario asignado debiendo reponer el usuario del vehículo, debiendo de pagar dentro de las 24 horas de producida la infracción.La Dirección Universitaria de Obras y Mantenimiento y el encargado de la Oficina de Control Patrimonial, llevará un registro actualizado de todos los vehículos que constituyen el parque automotor de la entidad. Asimismo deberá efectuarse el cierre de cada ejercicio fiscal, un inventario valorizado de dichos bienes, para su inclusión en la Contabilidad, debiendo velar porque las pólizas de seguros contra accidentes se encuentran vigentes.El registro contendrá lo siguiente:a) Número de documentob) Colorc) Número de placa de rodajed) Marca

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e) Tipo 8auto,camioeta, minibús, bus, motocicleta, etc) condición: operativo, inoperativo, deteriorado, o averiado) asignado a:

f) Unidad orgánica, nombre/persona responsable, número de:g) Tarjeta de Propiedadh) Asegurado: número de póliza.La Dirección Universitaria de Obras y Mantenimiento es el órgano encargado de entregar los vehículos a los usuarios que disponga la Alta Dirección (Vicerrectorado Administrativo)previo inventario detallado de las partes y el estado actual del vehículo,Mediante informe por autorización del Vicerrectorado Administrativo, la Dirección Universitaria de Logística y la Unidad de Almacén Central serán los encargados de dotar y establecer en forma mensual o diaria combustible por cada vehículo a utilizar, tomando en cuenta las necesidad existentes y la disponibilidad presupuestal, de acuerdo a una medida de consumo mensual del vehículo y en concordancia con las funciones que cumplen los usuarios de las diferentes unidades orgánicas de la UNH.

IV.6 DISPOSICIONES FINALES

IV.6.1 La presente directiva será aprobada mediante acto resolutivo y entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación..

IV.6.2 El Vicerrectorado Administrativo, la Dirección Universitaria de Logística, Dirección Universitaria de Obras y Mantenimiento, Dirección Universitaria de Economía y Finanzas, la Oficina de Control Patrimonial evaluarán el cumplimiento estricto de lo dispuesto en la presente directiva informando permanentemente a las instancias respectivas según corresponda.

IV.6.3 Todo lo no previsto en la presente directiva será analizado y resuelto por Consejo Universitario en forma coordinada con las instancias correspondientes.

IV.6.4 Deróguese toda norma que se oponga a la presente directiva.

Huancavelica, Febrero del 2014.

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