DIRECTIVA N 002-2000-INADE/5101-GPC

DIRECTIVA N 002-2000-INADE/1501-GPCPg. 7

DIRECTIVA N 002-2000-INADE/5101-GPC

NORMAS PARA LA LIQUIDACION DE OBRAS POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA

1. OBJETIVO

Normar el proceso de elaboracin, presentacin y aprobacin de la Liquidacin Tcnica y Financiera de las Obras por Ejecucin Presupuestaria Directa.

2. FINALIDAD

Establecer normas y procedimientos que faciliten una correcta y adecuada Liquidacin de Obra en concordancia con los dispositivos legales vigentes.

3. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicacin obligatoria en los Programas y Proyectos Especiales del INADE.

4. BASELEGAL

Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestal del Estado.

Leyes Anuales de Presupuesto del Sector Pblico.

Reglamento de Organizacin y Funciones del INADE aprobado por el D.S. N 017-93-PRES.

Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que aprueba las Normas que regulan la Ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa.

Resolucin de Contralora N 072-98-CG, del 26.06.98 Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.

N.T.C. 600.15 Participacin de los miembros designados para la recepcin de obra.

Directiva N 01-97-INADE-3131, aprobado por R.G. N 024-97-INADE-1200 Normas para la Ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa de los Proyectos Especiales y/o Programas de Inversin a cargo del INADE.

Resolucin que acredite Propiedad de Libre Disponibilidad del Terreno.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 La Liquidacin de Obra consiste en la elaboracin del expediente en el cual se establece el Costo Real Total de la Obra por Ejecucin Presupuestaria Directa, debidamente documentada e incluye las obras complementarias, adicionales y deducciones, que debidamente justificadas hayan tenido que ejecutarse.

Se entiende por liquidacin tcnica la comprobacin, expresada en nmeros, del avance fsico ejecutado y valorizado de la Obra, compulsada con los reajustes y variaciones aplicables por Ley a los metrados realmente ejecutados. Su resultado es el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada.

La liquidacin financiera es el resultado de la suma de todos los gastos realizados, segn composicin analtica del presupuesto, para la construccin de la obra y que corresponde al Costo Total Real de la Obra.

5.2 La Comisin revisar la Memoria Descriptiva Valorizada y los Planos Post Construccin elaborados por el Ingeniero Residente o Ingeniero Inspector, que servir de base para la tramitacin de la Declaratoria de Fbrica por parte del Proyecto Especial o Programa de Inversin y de ser el caso su inscripcin en la Oficina de los Registros Pblicos correspondiente de la localidad. La documentacin de la obra ejecutada, inscrita y registrada en los Registros Pblicos se enviar a la Superintendencia de Bienes Nacionales.

5.3 Los egresos totales efectuados en las Obras por Ejecucin Presupuestaria Directa deben ser concordantes con el Presupuesto Analtico aprobado.

5.4 El Costo Total Real de la Obra por Ejecucin Presupuestaria Directa debe resultar igual o menor al monto del Presupuesto del Valor Referencial, deducida la Utilidad y debidamente actualizada, segn reajustes valorizado de obra.

5.5 Los reajustes de precios por frmulas polinmicas se efectuarn con los Indices Unificados de Precios correspondientes al mes de la valorizacin, siempre que el plazo de ejecucin sea mayor de 45 das.

5.6 La Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra se designar incluyendo a un profesional del Area Contable.

5.7 La Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra presentar en original y tres (3) copias el Acta de Recepcin Final y Liquidacin de la Obra a la Direccin Ejecutiva, quien emitir una Resolucin Directoral de aprobacin al obtener la opinin tcnica de la Gerencia de Lnea correspondiente.

5.8 La documentacin mnima que deber contener el Expediente de Recepcin y Liquidacin Final de Obra sern los indicados en los tems 6.1, 6.2 y 6.3.

6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 Comisin de Recepcin y Liquidacin

a) Dentro de los 30 das anteriores a la fecha cierta o probable del trmino de la obra, el ingeniero residente y/o inspector solicitar a su superior inmediato gestione la designacin de la Comisin de Recepcin y Liquidacin correspondiente.

b) La Direccin Ejecutiva del Proyecto emitir la Resolucin pertinente, debiendo disponer necesariamente lo siguiente:

La Comisin estar constituida por lo menos por tres (03) miembros, debiendo ser presidida por un Ingeniero Civil o Arquitecto con un mnimo de 3 aos de experiencia en la especialidad que exige la obra.

Uno de los miembros deber ser un profesional Contable con un mnimo de un (01) ao de experiencia en valorizaciones, anlisis de costos, reajustes y liquidaciones.

A la Comisin se integrar en calidad de asesor, el Ingeniero Residente o Inspector de la Obra, segn sea el caso.

El plazo de la Comisin para realizar su cometido se especificar en un numeral de la Resolucin y no deber ser mayor de 30 das, bajo responsabilidad. En casos especiales, se podr fijar un plazo mayor, de acuerdo a la complejidad de la obra.

c) La Comisin llevar un libro de actas, donde se har constar la fecha de su instalacin, la fecha del cierre del cuaderno de obra, la formulacin precisa de las observaciones, plazos de subsanacin de las mismas y los acuerdos internos que adopten con relacin al cometido de su propsito.

d) Las comunicaciones administrativas a los beneficiarios de la obra, podrn ser suscritas por el Presidente de la Comisin para efectos de inauguraciones, comunicacin de observaciones pendientes, postergaciones y otras similares.

e) De formularse observaciones a la obra, la Comisin podr disponer la regularizacin pertinente siempre y cuando sta no requiera de un plazo mayor de ocho (08) das y no afecte el presupuesto asignado. Caso contrario, comunicar por escrito a la superioridad esta circunstancia, dando por concluidas sus funciones.

f) Verificada la entrega de la obra sin observaciones, la Comisin proceder a la liquidacin correspondiente dentro de un plazo mximo de 30 das contados a partir de la fecha de la mencionada entrega.

g) Los miembros de la Comisin que no cumplan con los plazos y condiciones previstas por la presente directiva, incurrirn en responsabilidad administrativa y sern sancionados conforme a las normas vigentes.

6.2 Liquidacin Tcnica

a) Ejecucin de la Obra

El Inspector o Ingeniero Residente de Obra presentar dentro del plazo de quince (15) das calendario a la fecha de trmino de la obra, toda la informacin mensual y acumulada del avance fsico ejecutado y que ha determinado el Costo Total Valorizado de la Obra, tomando los metrados realmente ejecutados, con los precios unitarios aprobados y reajustados de acuerdo a la(s) Frmula(s) de Reajuste de Precio que fuera (n) de aplicacin de ser procedente; as como de la deduccin de la Valorizacin de Metrados sobrantes (Deductivos de Obra).

Esta informacin se presentar mediante un documento que contendr lo siguiente:

1. Nombre de la Obra y Cdigo del Componente.

2. Ubicacin de la Obra: Indicar el distrito, provincia y departamento donde se encuentre ubicada la Obra.

3. Unidad Ejecutora.

4. Funcionarios Responsables de la Ejecucin: indicar los nombres y apellidos del Ingeniero Supervisor, del Ingeniero Residente o Inspector del Asistente Administrativo e incluir las Resoluciones Directorales de designacin respectivas.

5. Naturaleza de la Obra (tipo de Proyecto).

6. Fuente de Financiamiento: indicar el Presupuesto Analtico Asignado y el Valor Referencial de la Obra.

7. Plazo de Ejecucin: indicar la Fecha de Inicio de Obra y la Fecha de Trmino de Obra.

8. Acta de Instalacin de Terreno.

9. Memoria Descriptiva: debe contener por lo menos los siguientes puntos:

i) Antecedentes.

ii) Base Legal

iii) Alcance de los Trabajos y Metas

iv) Descripcin de las Partidas Ejecutadas.

v) Procedimientos Constructivos empleados

vi) Cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas.

vii) Descripcin de Obras Adicionales Ejecutadas.

viii) Comentarios de las principales ocurrencias del Cuaderno de Obra respecto de los materiales utilizados, personal de campo por categoras, equipo mecnicos utilizado en obra, estado de operatividad, comentarios por los cuales no se alcanzaron las metas previstas, de ser el caso, etc.

10. Valor Referencial de la Obra (Presupuesto del Expediente Tcnico).

11. Cronograma de Avance de Obra Programada.

12. Frmula Polinmica de Reajuste de Precios.

13. Ampliaciones de Plazo: Justificacin Tcnica y Resoluciones Directorales.

14. Adicionales de Plazo: Justificacin Tcnica y Resoluciones Directorales.

15. Deductivos de Obra: Justificacin Tcnica y Resoluciones Directorales.

16. Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra (Formato VM-1).

17. Valorizaciones Adicionales Mensuales de Avance de Obra (Formato VM-1).

18. Planos de Obra Post Construccin.

b) Liquidacin Tcnica Actualizada

La Comisin con la informacin presentada por el Ing. Inspector o Ingeniero Residente procesar la liquidacin actualizada, determinando el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada, mediante la aplicacin de los siguientes formatos:

1. Metrados Realmente Ejecutados (Formato N 01-LT).

2. Resumen de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra Actualizados (Formato N 02-LT).

Clculo de los Factores de Reajuste Mensuales (Formato N 03-LT).

Clculo de los Reintegros Mensuales (Formato N 04-LT).

3. Resumen de Valorizaciones Adicionales Mensuales de Avance de Obra Actualizado (similar Formato N 02-LT).

4. Resumen Costo Total Valorizado de Obra Actualizada (Formato N 05-LT).

5. Cronograma Real de Adquisicin de Materiales (Formato N 06-LT).

6. Calendario de Avance de Obra Programado y reprogramado (Formato N 07-LT).

El Costo Total Valorizado de Obra Actualizada es el costo resultante de la suma de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra debidamente reajustada y actualizada con los Indice Unificados de Precios del mes correspondiente de cada Valorizacin.

6.3 Liquidacin Financiera

a) Ejecucin del Gasto

Previo a la Liquidacin Financiera el Ing. Inspector o Ingeniero Residente de Obra y el Asistente Administrativo encargado, dentro del plazo establecido en el Item 6.2.a, deber entregar toda la informacin de gastos ejecutados en la construccin de la obra, segn el presupuesto analtico, los estados de almacn, movimiento de bancos y conciliaciones bancarias de Cta. Cte., y dems informaciones pertinentes.

Se presentar, por lo menos la siguiente informacin:

1. Presupuesto Analtico Asignado.

2. Relacin de Gastos Mensuales segn Partidas Especficas del Analtico por Fuente de Financiamiento. (Adjuntar copias del Libro Auxiliar Estndar).

3. Ejecuciones Analticas Presupuestales Mensuales por Partida Especfica del Gasto o por Fuente de Financiamiento. (Formato EAP-1).

4. Ejecuciones Analticas Presupuestales Mensuales con Costos Directos y Gastos Generales por Fuente de Financiamiento (Formato EAP-2).

5. Resmenes Ejecuciones Analticas Presupuestadas, Mensuales con Costo Directo y Gastos Generales por Fuente de Financiamiento (Formato EAP-3).

6. Resmenes de Acumulado de Ejecucin Analtica Presupuestal (Formato EAP-4).

7. Resmenes de Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual Real (Formato EAP-5).

8. Resmenes de Ejecucin Analtica Presupuestal Acumulado Real (Formato EAP-6).

9. Movimientos de Bancos Mensuales por Fuente de Financiamiento.

10. Conciliaciones Bancarias Mensuales por Fuente de Financiamiento.

11. Resumen del Consumo Mensual de Almacn Valorizado (Formato EAP-7).

12. Resumen General de Movimiento de Almacn (Formato EAP-8).

13. Resumen de Maquinaria Propia Mensual (Formato EAP-9).

14. Resumen de Maquinaria Contratada Mensual (Formato EAP-9).

15. Horas Trabajadas Mensual de Maquinaria Propia (Formato EAP-10).

16. Horas Trabajadas Mensual de Maquinaria Alquilada (Formato EAP-10).

17. Consumo de Combustible, Lubricantes, Repuestos y Otros de Maquinaria Propia Mensual (Formato EAP-11).

18. Relacin de Personal Mensual y Total Empleados por categoras (Formato EAP-12).

En el caso de obras que utilicen fuente de financiamiento externo adems de los Recursos Ordinarios, los formatos especificados se utilizarn para ambos casos, debindose establecer un formato Resumen de Consolidacin de Gasto (R.O/E.E.).

b) Liquidacin Financiera

La Comisin con la informacin presentada por el Ing. Inspector o Ing. Residente y Asistente Administrativo procesar la Liquidacin Financiera, consistente en la verificacin del movimiento financiero y la determinacin del Costo Total Real de la Obra que comprende todos los gastos realizados en el pago de la mano de obra, materiales de consumo (incluye utilizacin de saldos de otras obras y la deduccin de los saldos actuales de almacn), maquinarias y equipo (alquiler y/o depreciacin) y gastos generales atribuibles a la ejecucin de la obra; adems, deber considerar los compromisos pendientes de pago (Devengados), si los hubiere.

1. Verificacin del Movimiento Financiero

La Comisin verificar la concordancia de la informacin presentada en los Movimientos de Bancos y Conciliaciones Bancarias Mensuales con los Libros Auxiliares Estndares de la Entidad, estableciendo un Resumen del Movimiento Financiero y determinando el saldo disponible del total asignado.

Comprender la presentacin de los siguientes formatos:

Resumen de Ejecuciones Analticas Presupuestales Mensuales y Acumulado Total segn Naturaleza del Gasto (Formato N 01-LF).

Resumen de Ejecuciones Analticas Presupuestales, Mensuales y Acumulado Total (Formato N 02-LF).

Resumen del Movimiento Financiero (Formato N 03-LF).

2. Costo Total Real de Obra

El Costo Total Real de Obra corresponde a la suma de las Ejecuciones Analticas Presupuestales Mensuales, a los cuales incluyen el costo de los materiales e insumos transferidos de otros proyectos concluidos, el costo estimado de las depreciaciones de equipos y maquinarias propias del P.E. que han intervenido en la obra, los compromisos dependientes de pago (Devengados), si los hubiere, y la deduccin del saldo de almacn de los materiales e insumos que quedan al concluir la obra.

Se presentar el siguiente formato:

Costo Total Real de Obra (Formato N 04-LF).

6.4 Evaluacin Tcnica - Financiera

La evaluacin Tcnica Financiera resulta de la comparacin entre el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada (Liquidacin Tcnica) con el Costo Total Real de la Obra (Liquidacin Financiera). El Costo Total Real de la Obra en ningn caso debe ser mayor al Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. Si se presentar el caso, ste deber ser justificado tcnicamente por el Ingeniero Residente o Ingeniero Inspector responsable.

La buena decisin en la construccin de la obra por Ejecucin Presupuestal Directa se determina cuando el Costo Total Real de la Obra es igual o inferior al Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. En caso contrario, la Direccin Ejecutiva del Proyecto Especial notificar al Ingeniero Residente de Obra o al Ingeniero Inspector responsable sobre la deficiencia observada, a fin de que presente una justificacin tcnica por el mayor gasto realizado, dentro del plazo de quince (15) das de notificado.

La evaluacin tcnico-financiera se expresar con el formato indicado y se adjuntar la justificacin correspondiente, de ser el caso:

Balance del Costo Total Valorizado de Obra versus Costo Total Real de Obra (Formato N 05-LF).

Justificacin tcnica del mayor gasto realizado.

La Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra evaluar la justificacin Tcnica presentada y de haber indicios de responsabilidad emitir un informe a la Direccin Ejecutiva para que sta determine las acciones que corresponda.

En el caso de obras que utilicen fuente de financiamiento externo, adems de los Recursos Ordinarios, la liquidacin se efectuar utilizando los formatos especificados para cada fuente de financiamiento y establecer un formato resumen de consolidacin del gasto (R.O./E.E.).

7. APROBACION DE LA LIQUIDACION FINAL DE OBRA

La Liquidacin Tcnica-Financiera de obra deber ser aprobada por la Entidad mediante Resolucin Directoral, en la que se consignar el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada que corresponde al Costo de Obra segn los metrados realmente ejecutados, incluyendo adicionales y mayores metrados, con los precios unitarios del Expediente Tcnico y con la actualizacin de los clculos de reajustes de las Valorizaciones de Obra; y el Costo Total Real de Obra que corresponde a los gastos realizados en el pago de la mano de obra, materiales o insumos, equipos y maquinarias y gastos generales atribuibles a la ejecucin de la obra; adems, deber considerarse la adicin de los materiales e insumos transferidos de otras obras, el costo de la depreciacin de maquinarias y equipos propios del Proyecto Especial que han intervenido en la obra, los compromisos pendientes de pago (Devengados), si lo hubiere, as como la deduccin del saldo de almacn de los materiales e insumos que quedan al concluir la obra, si se presentara el caso.

Una vez liquidada la obra y aprobada mediante Resolucin Directoral, la Entidad de ser el caso proceder a su Inscripcin en los Registros Pblicos de su jurisdiccin y en el Registro Margesi de Bienes Nacionales. Posteriormente dispondr la entrega de la obra al Sector correspondiente que se encargar de la Operacin y Mantenimiento, o la transferencia de la obra.

8. RESPONSABLES

1. Los Directores de Obras o Infraestructura o los que hagan sus veces, as como los Ingenieros Residentes y/o Inspectores, Administradores de Obra y/o Administrativos de los Proyectos Especiales, son responsables de la correcta aplicacin de la presente Directiva.

2. La omisin y/o aplicacin incorrecta de la presente directiva por parte de los funcionarios responsables constituye falta administrativa sancionable, de conformidad con los dispuesto por las normas vigentes.

3. Las Oficinas de Auditora Interna de los Proyectos Especiales son responsables de supervigilar la correcta y oportuna aplicacin de la presente Directiva.

ANEXOS

I. FORMATOS

1.1 Ejecucin de la Obra

VM-1: Valorizacin N Obra Principal o Adicional.

1.2 Ejecucin del Gasto

EAP-1: Ejecucin Analtica Presupuestal por Especfica del Gasto.

EAP-2:Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual con Costo Directo y Gastos Generales.

EAP-3: Resumen de Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual.

EAP-4: Resumen Acumulado de Ejecucin Analtica Presupuestal.

EAP-5: Resumen de Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual Real.

EAP-6: Resumen de Ejecucin Analtica Presupuestal Acumulado Real

EAP-7:Resumen Consumo Mensual Almacn Valorizado Costo Directo/Gastos Generales

EAP-8: Resumen General de Movimiento de Almacn.

EAP-9: Resumen de Maquinaria Contratada/Propia Mensual.

EAP-10: Maquinaria Alquilada/Propia.

EAP-11: Consumo de Combustible.

EAP-12: Relacin de Personal Mensual y Total Acumulado Empleado por Categoras.

1.3 Liquidacin Tcnica

Formato N 01-LT: Metrados Realmente Ejecutados.

Formato N 02-LT:Resumen de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra Actualizados.

Formato N 03-LT:Clculo del factor de Reajustes K Mensuales.

Formato N 04-LT:Clculo de Reintegros.

Formato N 05-LT:Resumen Costo Total Valorizado de Obra.

Formato N 06-LT:Cronograma Real de Adquisicin de Materiales.

Formato N 07-LT:Calendario de Avance de Obra Reprogramado.

1.4 Liquidacin Financiera

Formato N 01-LF:Resumen Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual y Acumulada Total Segn Naturaleza del Gasto.

Formato N 02-LF:Resumen Ejecucin Analtica Presupuestal Mensual y Acumulada Total.

Formato N 03-LF:Resumen del Movimiento Financiero.

Formato N 04-LF:Costo Total Real de Obra.

Formato N 05-LF:Balance del Costo Total Valorizado Versus Costo Total Real de Obra.

Marzo 2 000

NORMAS PARA LA LIQUIDACIN DE OBRAS POR EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA