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Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad; 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados, Paseo los Estudiantes San José, Costa Rica – Tels.: (506) 2256-9669 / 2256-9678 / 2256-9644 – Correo: [email protected] – Pág. Web www.hacienda.go.cr

DIRECTRIZ DGABCA-0014-2017 PRESENTACIÓN DEL INFORME ANUAL DE BIENES DEL PERIODO 2017

DE: Fabián David Quirós Álvarez

Director General PARA: Ministros(as)

Ministerios del Poder Ejecutivo Máximos Jerarcas Órganos Desconcentrados de la Administración Central

Cc: Encargados de Bienes Áreas de Administración de Bienes Proveedurías Institucionales Ministerios del Poder Ejecutivo y Órganos Desconcentrados de la Administración Central Miembros, Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, Ministerio de

Hacienda FECHA: 05 de diciembre de 2017 ASUNTO: Presentación del Informe Anual de Bienes del periodo 2017

Conforme con lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131, y el artículo 142 de su Reglamento, se comunica el recordatorio sobre la obligación de presentar ante esta Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), el Informe Anual de Bienes correspondiente al Ejercicio Económico 2017. La fecha límite establecida para la presentación del Informe es el 15 de enero del 2018. El Informe Anual de Bienes deberá ser remitido en formato electrónico únicamente, al correo electrónico [email protected], debidamente firmado digitalmente por el jerarca de la institución. El documento que se remite en formato Pdf, también deberá incluirse en formato Word y en Excel los reportes de respaldo, según corresponda. Con fundamento en las potestades conferidas a la DGABCA, en el artículo 99 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131, y concordantes de su Reglamento, así como otra normativa conexa, a continuación se establecen los lineamientos para la elaboración el Informe Anual de Bienes y se detalla la información que debe contener, puntos que deberán ser observados sin excepción por las instituciones.

http://www.hacienda.go.cr/

mailto:[email protected]

DIRECTRIZ DGABCA-0014-2017 San José, 05 de diciembre de 2017

Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad, 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados. Paseo de los Estudiantes San José, Costa Rica – Tel:(506) 2256-9669 / 2256-9678 / 2256-9644 – Correo: [email protected] – Pág. Web: www.hacienda.go.cr

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1. INFORMACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES DEL PERIODO 2017 Y SUS VARIACIONES. 1.1. Detalle del inventario actualizado de los bienes de la institución, acumulado al 31 de diciembre del

2017; aportando los reportes generados del sistema SIBINET, que respalden esta información y toda la que se incorpore al Informe, originada del sistema, a saber:

Reporte Bienes Patrimoniables por Clase, con corte al 31/12/2017. Reporte Bienes Patrimoniable por Clase, con corte al 31/12/2016. Reporte Detalle de Bienes por Tipo -uso anual-, con corte al año presupuestario 2017. Reporte Detalle de Bienes por Tipo Comparativo con el año anterior -uso anual-, con corte

al año presupuestario 2017. Los datos deben ser veraces, completos, y estar debidamente depurados, de conformidad con los comunicados y coordinaciones realizadas por esta DGABCA. Los reportes indicados pueden accederse en la dirección http://172.18.190.50/reportserver, seleccionando la opción ”Reportes para presentación de informes DGABCA”, como se muestra a continuación:


http://172.18.190.50/reportserver

http://172.18.190.50/reportserver/?%2fReportes+para+presentaci%c3%b3n+de+informes+DGABCA&rs:Command=ListChildren



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La veracidad de la información registrada en el sistema SIBINET y remitida a este órgano rector, es responsabilidad exclusiva de cada institución; por lo que es fundamental recordar que la normativa es clara sobre las responsabilidades de las áreas encargadas de la administración de bienes en las instituciones de la Administración Central, en mantener actualizado el registro en el sistema SIBINET, de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de su institución, desde el momento de su recepción hasta su descargo, con toda la información que permita su clara identificación. Asimismo, se reitera que la información contenida en el Informe y en las certificaciones emitidas, debe estar basada en los registros del sistema SIBINET.

1.2. Certificación del registro en el sistema SIBINET, del 100% de los bienes de la institución, tanto

muebles como inmuebles, detallando cantidades y valores, según el formato que se adjunta en el Anexo 1. Deberá ser firmada digitalmente por el Encargado de Bienes, como responsable de la información que consigna este documento.

Se hace énfasis en que la información registrada en el sistema SIBINET, debe corresponder al 100% de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución.

1.3. Con base en el reporte consolidado (Reporte Detalle de bienes por Tipo -uso anual-), debe

presentarse un informe sobre la situación de los bienes de la institución en el año 2017; para las variables: Cantidad, valor de adquisición, depreciación acumulada y valor en libros, utilizando el formato presentado en el Anexo 2.




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NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

REPORTE TOTAL DE BIENES PARA EL PERIODO 2017

DETALLE CANTIDAD VALOR

ADQUISICIÓN DEPRECIACIÓN

ACUMULADA VALOR EN

LIBROS

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES

1.4. Detalle de los cambios, aumentos o disminuciones reales por depreciación, revaloración o

agotamiento de los bienes de la institución, con respecto al periodo anterior (2016).

1.5. Con base en el reporte comparativo Reporte Detalle de Bienes por Tipo Comparativo con el Año Anterior (uso anual) debe realizarse el análisis y explicaciones de las variaciones que tuvo el inventario de bienes, con relación al periodo anterior (2016), es decir, el origen de los cambios, ya




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sea por altas (especificando y detallando si se debe a compras, donaciones, etc.); o bajas, igualmente detallando qué tipo de bajas; en ambos casos con las respectivas cantidades y montos. Se solicita utilizar el formato presentado en el Anexo 3.

Se reitera que debe aportarse el informe donde se analice y explique la situación de los bienes de la institución para el periodo 2017, detallando los cambios generados en el inventario y las razones que motivan esos cambios, haciendo un análisis comparativo de las variaciones que se dieron

NOMBRE DE LA INSTITUCION

RESUMEN COMPARATIVO DE INVENTARIO 2016 - 2017

DETALLE CANTIDAD VALOR EN LIBROS

2.016 2.017 2.016 2.017

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES




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entre los inventarios del año pasado (2016), y los del presente periodo (2017).

1.6. Detalle de los bienes inmuebles adquiridos, vendidos, dados de baja, traslados o cualquier cambio que se haya realizado durante el periodo 2017, por la institución. Si no tiene bienes inmuebles, o teniendo, no hubo variación alguna de los mismos, debe indicarse expresamente.

1.7. Los ministerios que tienen órganos adscritos, que reportan sus bienes a través del inventario del respectivo ministerio, deberán presentar la información tanto en forma separada como consolidada. Para los efectos, el sistema SIBINET cuenta con el reporte que permite dicha separación, que se detalla a continuación.




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2. INFORMACIÓN ADICIONAL QUE DEBE PRESENTARSE EN EL INFORME ANUAL DE BIENES. 2.1. Informe de Obras o Construcciones en Proceso. Se debe presentar un informe, con la documentación de soporte del caso, de los movimientos de activos de la cuenta “Construcciones en Proceso”, que contenga la información acumulada de la totalidad de bienes relacionados con este rubro, con corte al 31 de diciembre del 2017, de conformidad con el documento “MODELO DE LA MATRIZ OBRAS EN PROCESO” adjunto a la Circular DGABCA-0153-2015/DCN-01-2015, comunicada el 19 de noviembre del 2015. 2.2. Informe de Inventario de Armas. Se deberá presentar un informe acorde con las indicaciones de la Directriz DGABCA-010-2015/DCN-003-2015, considerando lo establecido en el Directriz DGABCA-011-2017, de fecha 20 de noviembre del 2017. 2.3. Informe de Bienes Dados en Concesión. Las instituciones que tengan bienes dados en concesión, deberán informar al respecto, detallando cuáles son y bajo qué número y descripción se encuentran registrados en el SIBINET, conforme indicaciones dadas en la Directriz DGABCA-010-2014/DCN-007-2014. 2.4. Informe de baja de Bienes dados en Donación y Destrucción. Las instituciones de la Administración Central deberán presentar el informe de baja de bienes dados en donación y destrucción, de acuerdo con la Directriz DGABCA-002-2013, del 26 de abril del 2013 y DGABCA-002-2017, del 21 de marzo del 2017. 3. OTRAS INDICACIONES Se reitera que es el máximo Jerarca de la Institución, el que debe suscribir el Informe Anual de Bienes del 2017, tal como lo establece la normativa vigente, por lo que se recomienda tener presente la planificación operativa requerida, los tiempos para firmas y demás formalidades que se deban atender sin que ello comprometa la oportunidad en la remisión del Informe que nos ocupa. Se reitera que no se deben presentar informes impresos, sino a través del correo electrónico [email protected].


mailto:[email protected]



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Cualquier consulta puede ser canalizada a través del respectivo funcionario enlace de la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes de esta DGABCA. Se solicita a todos los jerarcas y encargados de las Áreas de Bienes, tomar las medidas pertinentes para que al 31 de diciembre del año en curso, se incluyan en el sistema SIBINET todos los bienes adquiridos en los últimos meses del año 2017; no obstante, se informa que el sistema permanecerá habilitado los días lunes 8 y martes 9 de enero del 2018, únicamente, con el fin que si por alguna eventualidad las instituciones tengan pendiente algún registro, que no pudieron incluir antes del 31 de diciembre del 2017, puedan concluirlo. A partir de las 8:00 horas del día 10 de enero del 2018, se inhabilitará el sistema SIBINET. Por otra parte, se les recuerda que una vez generados los correspondientes reportes de bienes detallados anteriormente, en el punto 1, no deberán realizar ningún movimiento en el sistema. Esta DGABCA comunicará oportunamente la fecha en que se habilitará nuevamente el sistema SIBINET.




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4. INFORMACIÓN PARA CONTABILIDAD NACIONAL A SER PRESENTADA POR LOS MINISTERIOS.

Por otra parte, en el Informe Anual de Bienes se requiere que los ministerios del Poder Ejecutivo, únicamente, sin considerar los órganos desconcentrados; presenten la información que se detallará en este apartado, para ser entregada a la Contabilidad Nacional. La información deberá organizarse en forma clasificada y totalizada por clase de activo, conforme información contenida en el sistema SIBINET. Para los efectos, se adjuntan a esta Directriz las tablas con los formatos requeridos, en formato Excel. Si para cada uno de los casos que se citarán, la institución no tiene ningún activo en esa situación, debe indicarlo expresamente.

4.1. Propiedad, planta y equipo que están afectos como garantía al cumplimiento de determinadas obligaciones. Se refiere a activos que están dados en garantía como respaldo de alguna operación bancaria u otra deuda.

4.2. Valor en libros de los activos fijos que se encuentran temporalmente fuera de servicio. Se refiere a aquellos activos que no están en uso por alguna razón, por ejemplo, a la espera de un repuesto para reparar algún vehículo, maquinaria o equipo; o que no se haya brindado la capacitación necesaria a los funcionarios, sobre el manejo de un equipo, entonces, mientras tanto el mismo esté sin uso. Para clasificar los activos bajo este título, se debe tener la certeza que una vez corregida la situación, dejarán de estar ociosos.

4.3. Valor de bienes que estando totalmente depreciados están todavía un uso. Se refiere al valor de adquisición con que registró el bien.

4.4. Activos dados en concesión. Brindar el detalle de los bienes que se encuentran en esta condición.

4.5. Detalle de activos donados por la institución. Aclarar si existen bienes no patrimoniables donados, que no afectan los registros contables, además, aportar el número de Acta de donación, el beneficiario de la donación y el listado de los bienes donados en el periodo correspondiente.

4.6. Los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones.

4.7. Las partidas de propiedad, planta y equipo que hayan sufrido pérdidas por deterioro. Se refiere a bienes que por alguna razón no están siendo utilizados, y como consecuencia se están deteriorando, pero que podrían ser reutilizados si fueran reparados. Se diferencian de los bienes temporalmente fuera de servicio, en el hecho que éstos no generan pérdida por deterioro.




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ANEXO 1

CERTIFICACIÓN DE BIENES

INFORME ANUAL DE BIENES 2017

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN)

Quien suscribe, XXXXXX, XXXXX, (calidades) ___________, certifica: PRIMERO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100% del inventario de bienes muebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el sistema SIBINET. El 100% del inventario de bienes muebles de la Institución consta de _______ bienes,1 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________2, depreciación acumulada de ¢_________________3 y valor en libros de ¢_______________4,. SEGUNDO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100 % del inventario de bienes inmuebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el SIBINET El total del inventario de bienes inmuebles de la Institución consta de _______ bienes,5 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________6, depreciación acumulada de ¢_________________7 y valor en libros de ¢_______________8. TERCERO: Certifico que toda la información contenida en el Informe Anual de Bienes, al que se adjunta la presente certificación, es veraz, confiable y actualizada, sobre los bienes patrimoniales con que cuenta la Institución que represento.

Se extiende la presente certificación a solicitud de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en la ciudad de XXXX, a las XXX horas del ___________ de enero del dos mil dieciocho, para efectos de acreditar la exactitud y veracidad de la información del inventario de bienes de esta Institución, registrado en el sistema SIBINET.

_________________________________________________

NOMBRE Y CARGO DE QUIEN FIRMA (Firma y sello del Encargado de Bienes de la Institución o representante de la Institución)

1 Indicar cantidad total de bienes muebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 2 Indicar valor de adquisición total de los bienes muebles registrados en SIBINET. 3 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes muebles registrados en SIBINET. 4 Indicar valor en libros acumulado de los bienes muebles registrados en SIBINET. 5 Indicar cantidad total de bienes inmuebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 6 Indicar valor de adquisición total de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 7 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 8 Indicar valor en libros de los bienes inmuebles registrados en SIBINET.




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ANEXO 2

FORMATO PARA INFORME CONSOLIDADO POR INSTITUCIÓN

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN) A continuación se presenta la información consolidada de los bienes de la Institución al 31 de diciembre del 2017, registrados en el sistema SIBINET.

AQUÍ SE INCLUYE EL CUADRO CONSOLIDADO GENERADO DEL SISTEMA El Ministerio XXX (o Institución) cuenta con un total de bienes muebles e inmuebles (SI APLICA) de XXX, de los cuales XXX corresponden a bienes muebles, representando un XXX% del total de sus bienes, y XXX bienes inmuebles, que representan el XXX% del total de bienes de la Institución.

El valor de adquisición del total de los bienes es de ¢XXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. La depreciación acumulada del total de los bienes es de ¢XXXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. El valor en libros del total de los bienes es de ¢ XXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. Los bienes muebles están conformados por:

Otros Bienes Muebles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Semovientes: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Vehículos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.




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SI EL RUBRO DE VEHÍCULOS INCLUYE OTRO EQUIPO DE TRANSPORTE, SE DEBE SEPARAR Y REALIZAR LAS ACLARACIONES CORRESPONDIENTES.

Se aclara que el rubro de vehículos refleja un total de XXXX, no obstante, entre éstos se encuentran XXX bienes (Detallar según el caso. Ejemplos: perras, bote inflable, motores fuera borda, cuadraciclo), que si bien se clasifican en la partida de equipo de transporte, no corresponden propiamente a vehículos automotores. Estos bienes representan ¢XXXXXX del valor de adquisición del rubro de vehículos, ¢XXXXX de la depreciación acumulada y ¢XXXXXX del valor en libros.

Intangibles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

CUANDO LA INSTITUCIÓN TENGA BIENES INMUEBLES.

Los bienes inmuebles de la Institución están conformados por:

Terrenos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes inmuebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Otros (edificios, XXXX): con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes inmuebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

ADEMÁS, SI LA INSTITUCIÓN TIENE BIENES EN DESUSO, DEBE INDICAR LAS GESTIONES QUE REALIZA PARA DARLOS DE BAJA DEL SISTEMA. SI HUBIERA ALGUNA OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE QUE DEBA SER INCORPORADA O EXPLICADA, A CRITERIO DE LA INSTITUCIÓN, SE INCLUYE.




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ANEXO 3

FORMATO PARA INFORME COMPARATIVO POR INSTITUCIÓN

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN) De conformidad con la información generada del sistema SIBINET, para establecer los cambios en el inventario del Ministerio de XXXXXX (o Institución), entre el periodo 2016 y el periodo 2017, se tiene lo siguiente:

AQUÍ SE INCLUYE EL CUADRO COMPARATIVO GENERADO DEL SISTEMA En el cuadro anterior se observa que en el año 2016, se reportó una cantidad total de bienes de XXX, con un valor en libros total de ¢XXXXXX. En el año 2017 la cantidad total de bienes es de XXX, con un valor en libros total de ¢XXXXXX. Por lo tanto, se dio un incremento (disminución) en el total de bienes de XXX entre los periodos 2016 y 2017, representando un XXX%; asimismo, un incremento (disminución) de ¢XXXXX en el valor en libros total, entre un año y otro, representando un XXX%.

Variación de los bienes reportados en el periodo 2017, en relación con el informe de bienes reportados en el año 2016.

Es importante señalar que el total de bienes reportados en el Informe Anual de Bienes del año 2016 fue de XXX, reflejándose ahora un total de XXX, por lo tanto, existe una diferencia de XXX bienes (más o menos). Esta situación se genera por altas (inventario inicial, donaciones) o bajas (donación, destrucción, hurto, entre otras) registradas durante el año 2017, que afecta el inventario de bienes reportado al 31 de diciembre del 2016.

SE INCLUYE LA JUSTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN PARA DICHAS VARIACIONES

Variación de los bienes entre los periodos 2016 y 2017.

- BIENES MUEBLES. El total de bienes muebles tuvo una variación en cantidad entre el 2016 y 2017 de XXX bienes, representando un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXXXX%.




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A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes muebles.

SE DEBE ANALIZAR CADA RUBRO E INDICAR LA VARIACIÓN Y A QUÉ SE DEBE. SE PUEDE UTILIZAR LA SIGUIENTE SECUENCIA.

Otros Bienes Muebles: El rubro con mayor variación fue el de XXXXX, pasando de XXX a XXX

bienes, con un incremento del XXX%. Asimismo, el valor en libros pasó de ¢XXXXX a ¢XXXXX, con un incremento (disminución) del XX%. Esto se debe a XXXXXXX.

Semovientes: Por otra parte, los semovientes tuvieron un incremento de XXXX, un XXX%

Vehículos: Los vehículos se incrementaron en XXXX bienes, un XXX%, lo cual se justifica en XXXXXX.

Intangibles:

- BIENES INMUEBLES. El total de bienes inmuebles tuvo una variación en cantidad entre el 2016 y 2017 de XXX bienes, un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXX %. A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes inmuebles.

Terrenos: XXXXXXXX

Otros (edificios, XXX): XXXXX PARA TODO CAMBIO O MOVIMIENTO REALIZADO AL RUBRO DE TERRENOS Y EDIFICACIONES, COMO TRASLADOS, VENTAS, BAJA POR DUPLICIDAD, MODIFICACIÓN AL VALOR ADQUISITIVO, SE DEBERÁ INDICAR EL NÚMERO DE PLACA DEL BIEN QUE FUE AFECTADO Y LA JUSTIFICACIÓN DE RESPALDO DEL MOVIMIENTO.


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