Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el ...
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Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el proceso de la gestión documental, al
personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S.
Profesional en Diseño Visual
Susan Paola Núñez Vargas
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
Profesional en Diseño Visual
Tutor:
Carlos Mario Gómez
Línea de Investigación
Diseño y Gestión para la Comunicación
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Comunicación
Diseño Visual
Virtual
2017
2
Agradecimientos
En primera instancia, agradezco a Dios por poner en mi camino las personas indicadas para
poder culminar con éxito mi carrera profesional de Diseño Visual y por darme la sabiduría
necesaria para desarrollar de la mejor manera mi proyecto de grado.
Agradezco a mi hija quién siempre respeto mis espacios para estudiar y a su padre, mi
compañero y amigo gracias al cual tomé la iniciativa de estudiar esta carrera y de quién obtuve
apoyo incondicional en todo este tiempo.
Agradezco a mi familia y amigos por su apoyo durante estos 5 años en los que siempre me
respaldaron y fortalecieron con sus palabras en momentos de dificultad logrando que continuará
con la carrera hasta terminar.
Agradezco a la universidad y a los profesores quienes aportaron de sus conocimientos durante
este tiempo y gracias a los cuales pude desarrollar esta investigación.
Agradezco a mi profesor de tesis quien me apoyo en todo este proceso y siempre estuvo
dispuesto a realizar las correcciones pertinentes para lograr un excelente proyecto de grado.
Agradezco a la empresa Control Online S.A.S. y sus directivas quienes me dieron el espacio y
apoyo para aplicar mi proyecto de grado en sus instalaciones.
Finalmente agradezco a las personas que estuvieron a mi lado en el desarrollo de mi proyecto de
grado, quienes me hicieron aportes positivos en todo momento.
3
Declaración
El autor del presente trabajo declara que es de su autoría y no se ha incurrido de ninguna
manera en plagio ya que se tuvieron en cuenta los estándares establecidos en el manual APA
(American Psychological Association) sobre las normas de creación, citación y formato para la
presentación de un trabajo de investigación científica.
Está permitido consultar y reproducir parcialmente el contenido del presente trabajo de
investigación titulado Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el proceso de la
gestión documental, al personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S.,
siempre y cuando se de crédito al trabajo y su autor haciendo debidamente la citación
bibliográfica del presente.
Autor
Susan Paola Núñez Vargas
CC. 52.997.710 de Bogotá
Carlos Mario Gómez Ruiz
Tutor
4
Resumen
El objetivo principal de este proyecto es el diseño de piezas visuales como estrategia para
sensibilizar al personal administrativo en el proceso de gestión documental en la empresa
Control Online S.A.S , lo anterior direccionado al manejo del papel de manera más amigable con
el ambiente, ya sea con la implementación de papel ecológico o reciclado o por medio de cero
papel. Para cumplir dicho objetivo se creó un video el cual debe ser pasado cíclicamente en la
empresa para mantener la idea constante hasta que ésta se convierta en un hábito; para ello se
tienen en cuenta las técnicas de color y el método de las 5 s.
Se parte con una revisión de los conceptos globales de la metodología de las 5 s y las
herramientas principales que se utilizan, pese a ello no se indica una metodología de
implementación, porque no existe un patrón de comportamiento definido, dado que la
metodología genera una dinámica propia de mejora adaptada al ambiente laboral y debe ser
descrita paso a paso. Posteriormente se realizó un análisis de la encuesta en la empresa para
conocer las condiciones y hábitos a favor y en contra de proyecto, con la finalidad de tomar
acciones previas, para que la implementación sea eficaz y eficiente.
Palabras claves: Gestión documental, cero papel, método de las 5s, papel reciclado y ecológico.
5
Abstract
The main objective of this project is the designing of visual pieces as strategy to sensitize the
administrative personnel in the document management process in Control Online SAS, the
previous addressed to the handling of the paper in a way more environment friendly either with
the implementation of ecological or recycled paper or through zero paper. To achieve this goal,
was created a video which must be cyclically passed in the company to keep the idea constant
until it becomes a habit; For this, the color techniques and the 5 s method are taken into account.
It starts with a review of the global concepts of the methodology of the 5 s and the main tools
which are used, despite this does not indicate an implementation methodology, because there is
no defined behavior pattern, since the methodology generates a dynamic own improvement
adapted to the work environment and must be described step by step. Subsequently an analysis of
the survey was be carried out in the company to know the conditions and habits for and against
the project, with the purpose of taking previous actions, so that the implementation is effective
and efficient.
Keywords: Document management, zero paper, method of 5s, recycled and ecological paper.
6
Contenido
1 Planteamiento del problema………………………………………………………………10
1.1 Descripción del problema ............................................................................................ 10
1.2 Pregunta de Investigación ........................................................................................... 11
2 Introducción ........................................................................................................................ 12
3 Justificación ......................................................................................................................... 13
4 Objetivo General ................................................................................................................. 14
4.1 Objetivos Específicos.................................................................................................... 14
5 Marco Referencial ............................................................................................................... 15
5.1 Marco conceptual ......................................................................................................... 15
5.2 Marco contextual .......................................................................................................... 18
5.3 Marco antecedentes ...................................................................................................... 19
5.4 Marco legal.................................................................................................................... 23
6 Diseño Metodología ............................................................................................................. 27
6.1 Tipo de investigación .................................................................................................... 27
6.2 Población ....................................................................................................................... 28
6.3 Tipo de muestreo .......................................................................................................... 29
6.4 Muestra: ........................................................................................................................ 29
6.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos....................................................... 29
6.5.1 Encuesta: ................................................................................................................ 29
7
6.5.2 Formato de observación: ...................................................................................... 29
6.6 Procedimiento y trabajo de campo .................................................................................. 29
6.6.1 Etapa de Organización ......................................................................................... 30
6.6.2 Etapa de ejecución e implementación ................................................................. 31
7 Resultados ............................................................................................................................ 32
8 Conclusiones ........................................................................................................................ 42
9 Recomendaciones ................................................................................................................ 43
Referencias Bibliográficas .......................................................................................................... 44
Anexos .......................................................................................................................................... 47
8
Lista de Imágenes
Imagen 1. Que son las 5S ______________________________________________________ 18
Imagen 2. Elementos del Mapa de Flujo de Valor ___________________________________ 22
Imagen 3. Organigrama Control Online S.A.S. ______________________________________26
Imagen 4. Porcentaje de hombre y mujeres encuestados _______________________________31
Imagen 5. Rangos de edad______________________________________________________ 32
Imagen 6. Relación de estudios realizados__________________________________________32
Imagen 7. Tipo de papel que es utilizado en la empresa en el área administrativa___________ 33
Imagen 8. Como se manejan los documentos que tienen algún defecto o error_____________ 33
Imagen 9. Cantidad de resmas por semana, empleadas en el área administrativa __________ 34
Imagen 10. Se realiza la impresión en las dos caras del papel___________________________34
Imagen 11. Es necesaria una sensibilización acerca del tema del uso del papel para tener un
óptimo manejo _______________________________________________________________35
Imagen 12. Pantallazo video ____________________________________________________36
Imagen 13. Pantallazo video ____________________________________________________37
Imagen 14. Pantallazo video ____________________________________________________38
Imagen 15. Pantallazo video ____________________________________________________38
Imagen 16. Pantallazo video ____________________________________________________39
Imagen 17. Pantallazo video ____________________________________________________39
Imagen 18. Pantallazo video ____________________________________________________40
Imagen 19. Pantallazo video ____________________________________________________40
Imagen 20. Pantallazo video ____________________________________________________41
Imagen 21. Pantallazo video ____________________________________________________41
9
Lista de Tablas
Tabla 1. Relación de normas colombianas-proceso gestión documental ___________________23
10
1 Planteamiento del problema
1.1 Descripción del problema
Hoy por hoy no es un secreto el estado en el que se encuentra el medio ambiente, ya sea por el
aumento en la demanda del consumidor, el mal uso de los recursos o la falta de conciencia en el
manejo de los desechos, cualquiera que sea la razón la degradación del mismo va en aumento,
uno de los efectos más lamentables y catastróficos, es el cambio climático, como lo expone
Botero (2015) en su estudio sobre el cambio climático:
“El aumento de las emisiones y de la temperatura pueden conducir a mayores tasas de
evopotranspiración en las humedades reduciendo su humedad del suelo, lo cual afecta su extensión
ocasionando que se emitan grandes cantidades de gases de efecto invernadero como consecuencia del
cambio climático (IPCC, 2013). Todo ello contribuiría a exacerbar el problema del cambio climático”.
(Botero, 2015, p.21)
Ahora bien, si se estudian los efectos de manera puntual, el daño al medio ambiente afecta la
calidad de vida de las personas de tal manera que los productos básicos de la canasta familiar
aumentan, la desertificación disminuye la producción de algunos alimentos, la radiación solar es
cada vez mayor incrementando la aparición de enfermedades como el cáncer de piel, el consumo
de agua potable en algunas regiones del país, como La Guajira, es casi imposible, la tala de
árboles indiscriminada produce un fenómeno de desertificación acabando con los cultivos; sin
arboles la producción de oxigeno disminuye, la formación de materia orgánica desaparece y con
ella la formación de suelos productivos. Lo cierto es que cerca del 40% de toda la madera talada
para usos industriales en el mundo se destinó a la producción de papel. Worldwatch Institute.
(2000). La situación del mundo. (2000). Greenpeace Madrid. (2004). El 25% son cortas directas
para la industria del papel, mientras que el otro 15% restante procede de subproductos de otros
sectores (aserrío, fabricación de tableros, etc.).
11
Las fuentes de esas fibras, según los tipos de masas forestales son las siguientes: 17% procede
de Bosques Primarios (bosques vírgenes), sobre todo en regiones boreales; el 54% de bosques
secundarios; por último, el 29% de plantaciones forestales. Worldwatch Institute. (2000). Signos
Vitales. (2000). Bakeaz y Gaia Proyecto (2050). Greenpeace Madrid. (2004).
Actualmente en Control Online S.A.S. no existe un buen uso de recursos en el proceso de
Gestión de Documental, utilizando papel blanco en lugar de ecológico y/o reciclado.
1.2 Pregunta de Investigación
¿Cuáles son las características de una solución visual, que permita sensibilizar al personal
administrativo de la empresa Control Online S.A.S. sobre el uso responsable de papel en el
proceso de gestión documental.?
12
2 Introducción
Los cambios en la industria por el desarrollo de las nuevas tecnologías y la preocupación de
las naciones por el cambio climático que afronta nuestro planeta, han llevado a la creación de
nuevas y mejores políticas, las cuales buscan definitivamente despertar en las sociedades el
interés la preocupación por el cuidado del medio ambiente. En el estudio realizado por el Foro
Nacional Ambiental: “Cambio climático: lo que está en juego” podemos encontrar en detalle el
por qué debemos tomar acción sobre estos cambios. Desde el área del diseño se ha venido
trabajando en varias técnicas para la sensibilización de las personas con respecto al cuidado del
medio ambiente, entre las técnicas y metodologías se encuentra la gestión visual.
La gestión visual tiene como objetivo fundamental simplificar la comunicación, separando lo
importante de lo que no lo es, es decir, los focos que requieren más atención del resto. Herrero
(2013).
Por otro lado, en la industria se trata hoy de sensibilizar a la sociedad sobre el uso adecuado
del papel y el proceso de cero papel en algunos trámites, esto teniendo en cuenta el gran cambio
que ello representa para todas las actividades; dado lo anterior, es importante implementar
estrategias como la gestión del cambio a través de la gestión visual, que permitan tener claridad
sobre la importancia del manejo de recursos, en este caso la gestión documental dentro de las
empresas.
En este trabajo se diseñará una estrategia que permita a la empresa mejorar sus procesos de
gestión documental mediante la implementación del uso de papel ecológico y/o reciclado, por lo
que se pretende a través de las técnicas de investigación establecidas llevar a cabo los objetivos
planteados en él.
13
3 Justificación
Urge proteger los árboles, sembrar más, talar menos, hacer un consumo racional de los
mismos, de lo contrario el efecto invernadero terminará por completo con la capa de ozono y con
ella la vida como se conoce hasta ahora, por ello y teniendo en cuenta todo lo anterior se plantea
diseñar una estrategia que ayude al cambio de mentalidad de las personas dentro del entorno
administrativo de Control Online S.A.S., por medio de la sensibilización acerca del problema y
la solución, planteando como solución el uso del papel ecológico y reciclado, entendiéndose este
último como el papel fabricado con otros papeles reciclados y no de la corteza del arboles éste
papel ahorra un 74% de gases que contaminan la atmósfera y genera un 35% menos de
contaminación en las aguas. Greenpeace, Madrid (2005). La implementación de tecnologías,
como software, en la gestión de documentos en el proceso de cero papel por medio de la gestión
visual como herramienta de comunicación clara, eficiente y eficaz. Al implementar las técnicas
de gestión visual, se resalta la información que se considera más importante, se alerta y ayuda a
exponer, prevenir y eliminar desperdicios, evita la sobre carga de información ya que solo se
transmite lo más importante, se reduce el tiempo necesario para entender la información y
aumenta la rentabilidad y mejoramiento en los procesos de la empresa, así mismo al hacer uso
del papel ecológico en los procesos de Gestión Documental que se requiera, la empresa Control
Online S.A.S. podrá observar una mejora en el manejo de sus recursos y estará contribuyendo al
cuidado del medio ambiente.
14
15
4 Objetivo General
• Diseñar una solución visual que permita sensibilizar al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S. sobre el uso responsable de papel en el proceso de gestión
documental.
4.1 Objetivos Específicos
Identificar los procesos empleados por el área administrativa en el uso del papel y el manejo
de software en la gestión de documentos, priorizando las actividades en las cuales es
imprescindible el uso de papel
Proponer una solución visual que permita sensibilizar sobre el uso de papel ecológico y/o
reciclable.
16
5 Marco Referencial
5.1 Marco conceptual
A continuación, se relacionan y describen los principales conceptos que abordan la presente
investigación:
“El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción
ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y
medios electrónicos.” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2014.
p.8)
Por otra parte, la Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General
de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
La gestión visual, del inglés visual management, es una estrategia de trabajo que consiste en
aplicar distintas técnicas y herramientas basadas en gráficos y colores en los procesos, de tal
manera que las personas puedan comprender más rápidamente el significado o el estado de la
información que se quiere transmitir. Herrero (2013).
La gestión visual tiene como objetivo fundamental simplificar la comunicación, separando lo
importante de lo que no lo es, es decir, los focos que requieren más atención del resto. Esto se
puede conseguir de distintas maneras, basándose la gestión visual en el aspecto gráfico, usando
17
códigos de colores, dibujos significativos y otras técnicas de diseño que son fácilmente
asimiladas por las personas. Herrero (2013)
Kaizen es el concepto de mejora continua mencionando como clave dentro de los conceptos
del Lean Manufacturing. La mejora continua se basa en la lucha persistente contra el desperdicio.
El pilar fundamental para ganar esta batalla es el trabajo en equipo bajo lo que se ha venido en
denominar espíritu Kaizen, verdadero impulsor del éxito del sistema Lean en Japón. Kaizen
significa “cambio para mejorar”; deriva de las palabras KAI-cambio y ZEN-bueno. Kaizen es el
cambio en la actitud de las personas. Es la actitud hacia la mejora, hacia la utilización de las
capacidades de todo el personal, la que hace avanzar el sistema hasta llevarlo al éxito.
Lógicamente este espíritu lleva aparejada una manera de dirigir las empresas que implica una
cultura de cambio constante para evolucionar hacia mejores prácticas, que es a lo que se refiere
la denominación de “mejora continua”. Hernández, M., Vizán, A., (2013).
Así mismo, Las 5 s es la técnica utilizada para la mejora de las condiciones del trabajo de la
empresa a través de una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo.
Hernández, M., Vizán, A. (2013). La relación de las 5 s se muestra en la figura 1.
18
Imagen 1.
Relación de las 5 S
Fuente: https://vladocean.wordpress.com/2011/01/17/las-5s/
Las 5S:
Seiri (separar) Seiton (organizar)
Seiso (limpieza)
Seiketso (estandarizar)
Shitsuke (disciplina y hábito)
19
El papel ecológico consiste en que su producción y obtención haya cumplido los criterios de
sostenibilidad y hayan sido respetuosos con el medio ambiente. Alguno de los procesos
ecológicos a tener en cuenta en la fabricación de papel puede ser el proceso de blanqueamiento
del papel sin la utilización del cloro gas, para ello utilizan métodos como el dióxido de cloro o el
oxígeno, el ozono u otros. (Copier, 2017).
De la misma manera, se tiene que Cervagraf, en su artículo sobre las diferencias entre papel
ecológico y reciclado, describe el papel ecológico como el papel: “en cuyo proceso de
producción se han tenido en cuenta criterios de sostenibilidad y de respeto al medio ambiente,
con el fin de minimizar el impacto ambiental que, como todo proceso industrial, tiene la
fabricación del papel.” (Cervagraf, p.1, 2015).
Por su parte, la base del papel reciclado consiste en fibras de celulosa, estas fibras se
consiguen mediante el proceso de recuperación del papel ya utilizado. El papel ya utilizado o
desechos pueden proceder de papel pre-consumo o post-consumo. Los desechos pre-consumo
consisten en recortes de fábrica, sobrantes o materiales que han sido rechazados. Mientras que
los desechos post-consumo consisten en material de papel ya utilizado que se recupera a través
de la recogida selectiva y que tiene que ser tratado con un proceso destintado. (Copier, 2017)
“El papel reciclado es pues, aquél que se fabrica a partir de fibras ya utilizadas previamente”
(Cervagraf, p.1, 2015). Para producir papel reciclado no es necesario talar árboles.
5.2 Marco contextual
La empresa Control Online S.A.S. constituida el 13 de Febrero de 1998, surge como solución
a las necesidades de empresas colombianas que desean estructurar y preservar la documentación
20
vital contenida en los documentos que allí se generan a través de soluciones técnicas y
profesionales para el manejo y control de la documentación en áreas como: centros de radicación
y distribución de correspondencia, archivos de gestión, intermedios e históricos, centros de
documentación, bibliotecas generales y especializadas entre otras. Control Online S.A.S se ha
especializado en el manejo de la información y documentación, con el fin de generar numerosas
soluciones y beneficios que tiene como objetivo aumentar la calidad y eficiencia en los procesos
mediante la integración de un recurso humano altamente calificado. La experiencia de Control
Online S.A.S se basa en la implantación de tecnología de punta, en el manejo de flujo de la
información y los documentos. Los servicios de Control Online S.A.S. contemplan las normas y
procedimientos para la digitalización de archivos físicos, ajustándose a las necesidades y
estructura de la organización para la aplicación de procesos de organización, clasificación,
almacenamiento y recuperación de la información.
Misión Control Online S.A.S. Es una organización sólida, especializada en el desarrollo,
comercialización e implantación de soluciones integrales para el modelamiento, automatización
y mejora de procesos, aplicando metodologías estándares y tecnológicas innovadoras,
sostenibles, competitivas y rentables; con un equipo de trabajo multidisciplinario especializado,
competente y comprometido con la calidad y excelencia, que permite la satisfacción y
generación de valor a nuestros clientes, colaboradores y accionistas.
Visión Control Online S.A.S. Ser para el año 2022 uno de los líderes del mercado regional
ofreciendo soluciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y Gestión Estratégica,
enfocados en el modelamiento, automatización, mejora de procesos con calidad y compromiso,
siendo amigables con el ambiente, la sostenibilidad de los recursos, orientados a la satisfacción y
21
generación de valor a nuestros clientes para lograr su fidelización, impulsando el crecimiento
personal y profesional de nuestros colaboradores.
5.3 Marco de Antecedentes.
Según Sepúlveda 2008, en su trabajo sobre el ciclo de maduración de una empresa, la gestión
visual no solo es empleada exitosamente en el control de procesos sino como herramienta del
lean management, denominada Mapa de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en inglés “Value
Stream Map”), siendo útil para la transición por etapas a una implantación Lean, dado que
considera este flujo en su totalidad y lo representa, analiza y, por supuesto, mejora, etapa a etapa.
El Mapa de Flujo de Valor fue desarrollado por Toyota como parte de su sistema de
producción, el sistema en el que se basa, por completo, el Lean Manufacturing. Al VSM Toyota
lo llamó “Material and Information Flow Mapping”, y con él ha estado representando desde hace
bastante tiempo, de forma muy visual, la situación actual y la ideal a alcanzar, para un sistema
productivo a convertir en una implantación Lean, incluyendo los grandes flujos: el de materiales
y el de información (el tercer gran flujo, el del personal, no interviene en el VSM).
La enorme difusión que está teniendo esta herramienta en la actualidad, tuvo su inicio cuando
Peter Hines y Rich Nick lo dieron a conocer en su artículo “The Seven Value Stream Mapping
Tools” en 1997. Pero si el Lean Manufacturing se basa en la consideración del flujo completo,
desde el aprovisionamiento hasta el cliente y se vale de las herramientas de gestión visual, el
mapa de flujo de valor, necesariamente ha de tener un papel muy importante. La Figura 2
muestra los elementos que incluye la representación de un sistema productivo mediante esta
herramienta, así como los posibles flujos representados
22
Imagen 1.
Elementos del Mapa de Flujo de Valor
Fuente: Aplicación de lean management al ciclo de maduración en una empresa industrial
Otro de los campos donde se ha empleado con éxito las herramientas de gestión visual en la
transformación de un equipo de desarrollo de software; Como la implementación de la
metodología Lean por parte de Quint Wellington Redwood dio lugar a la transformación de un
equipo de desarrollo de software: al principio del ensayo, el personal del equipo de desarrollo de
software tenía la sensación constante de trabajar demasiado y bajo presión. A ojos de sus clientes
internos, eran lentos, la calidad de la producción era baja y, por si todo eso no fuera suficiente, lo
normal era que no cumpliesen los plazos. Como cabría esperar, el departamento se consideraba
demasiado caro. Nuestro desafío: convertir al luchador patito feo que era el equipo de desarrollo
23
de software en un grácil cisne rentable en menos de seis semanas, según lo acordado con la
dirección.
Este ensayo de seis semanas puso de manifiesto dos elementos de especial importancia:
• La necesidad de una actitud comunicativa y asertiva por parte de todos los miembros del
equipo durante las reuniones diarias y semanales.
• La efectividad de un cambio de mentalidad concentrado en la capacidad de iniciativa,
demostrada al trabajar con objetivos semanales y preguntas específicas, como: “¿qué hay que
hacer?”, “¿cuánto tiempo hace falta?”, “¿qué necesito?” o “¿quién depende de esto?”.
La expresión “trabajamos bien juntos” era ahora de lo más común el equipo de desarrollo de
software logró mejorar enormemente su rendimiento y su actitud, convenciendo con ello a la
dirección de la organización para que adoptase aún más principios Lean.
La anterior experiencia, estudio de caso, deja claro como la implementación de la gestión
visual puede lograr cambios en las actitudes de equipos de trabajo. (Case Study. 2014)
Pero no solo se logra mejorar los equipos de trabajo, también provee una base conceptual
sobre el progreso de la producción y permite controlar con mayor frecuencia la ejecución de las
labores, debido a la comprensión instantánea de la información. No obstante, frente a los
pronósticos resultantes es necesario tomar acciones correctivas o de mantenimiento. Por esta
razón, las negociaciones entabladas frente a los informes gráficos son el paso culminante para el
éxito del trabajo; las palabras: el poder de la conversación y los intercambios verbales, apoyan la
eficiencia de las representaciones gráficas al establecer un marco común de interpretación,
facilitando la toma de decisiones. Entre los beneficios notables que reciben las empresas que
implantan este tipo de programas está: la prevención de riesgos, la mejora de los tiempos de
respuesta, un análisis más profundo de los problemas técnicos, la innovación de procesos, el
24
estudio detallado de los defectos de calidad, así como la revisión eficiente de procedimientos y
estándares.
Según el estudio realizado por Lina Castro en el 2010:
“Going Visual” es una publicación del año 2005, autoría de Gerard Goldstein, donde se
muestran las grandes posibilidades que ofrece la comunicación visual dentro de las empresas en
el incremento la productividad y agilización la toma de decisiones. Esta obra es fundamental
dentro del desarrollo de este trabajo, pues sirvió como principal apoyo conceptual.
5.4 Marco legal
A continuación, se presentan las Normas que rigen la gestión de documentos y el uso de
papel.
Es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual
se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión
documental está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las
funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca
el Archivo General de la Nación.”
Tabla 1.
Relación de normas colombianas-proceso gestión documental
Normas colombianas relacionadas Descripción
Ley general de archivos 594 de 2000. Igualmente se define el proceso en la gestión
documental para empresas de diferentes
índoles
Ley 527 de 1999 Producción Documental
Artículo 7 Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
25
Artículos 218 a 228 Sobre las disposiciones relacionadas con
falsificación de documentos públicos
Artículo 231 Sobre reconocimiento y copia de objetos y
documentos
Artículo 261 Sobre el valor probatorio de documento
público
Artículos 262 a 263 Sobre el valor probatorio del documento
privado
Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14 Pautas para la administración de
comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones
públicas
Artículo 15. Párrafo 3 La correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. Solo
pueden ser interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. (Reforma
Acto Legislativo 02 de 2003).
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32
Supresión de autenticación de documentos
originales y uso de sellos, ventanilla única
Ley 58 de 1982 Reglamentación tramite peticiones
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho
de petición
Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo
Ley anti trámites
Ley 4 de 1913 Sobre régimen político y municipal
Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad de la presentación de las
T.R.D
Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen para la
liquidación de las entidades públicas de orden
nacional
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional
de Archivos, se establece la red nacional de
archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y
se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del estado
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artículo 18.
A “Reglamento General de Archivos” que
crea el comité evaluador de Documentos en
los departamentos, determina su integración y
le fija funciones.
Acuerdo AGN 041 de 2002 Reglamenta la entrega de archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen, supriman
o privaticen
Acuerdo AGN 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
26
funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos, Ley General de
Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003 Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de
2002 en relación con la integración del
Comité de Archivo de las entidades públicas
en proceso de liquidación
Acuerdo AGN 02 de 2004 Establece los lineamientos para la
organización de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organización y
Conservación de los documentos de archivo
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden
Nacional. Circular AGN 01 de 2003
Organización y Conservación de los
documentos de archivo
Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003 Organización de historias laborales
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004 Organización de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar
Resolución AGN 147 de 1997 Por la cual se crea el Comité de
Transferencias
Consulta de documentos.
Constitución Política
Ley 4 de 1913
Sobre régimen político y municipal
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27
Sobre publicidad y acceso a documentos
públicos
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo, sobre el
derecho a la petición de la información
Decreto 2126 de 1992.
Artículo 51
Reserva Archivo Ministerio de Relaciones
Exteriores
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos de consulta
Ley 80 de 1993.
Artículo 39
Segundo Párrafo. Las entidades estatales
establecerán las medidas que demanden la
preservación, inmutabilidad y seguridad de
los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de
microfilm en los archivos y se concede valor
probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados
Decreto 3354 de 1954 Podrán microfilmarse los documentos y
expedientes que han sido sometidos al trámite
normal y los que encontrándose en trámite,
por su importancia merezcan un especial
cuidado en la conservación y autenticidad;
pero no podrán ser destruidos sus originales
hasta cuando haya transcurrido el tiempo que
27
la prudencia y la costumbre aconsejen en cada
caso, de acuerdo con su naturaleza. Al
someter a la microfilmación cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que
quede copiado en la cinta íntegramente y con
absoluta fidelidad, de tal modo que queda
prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con
pena de perder su valor probatorio.
NTC 3723. Micrografía Microfilmación de documentos sobre
películas de tipo gelatina y sales de plata de
16 mm y 35 mm. Técnica de operación
NTC 4080. Micrografía Símbolos gráficos para su uso en microfilme
con su significado, aplicación y localización
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de
microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238 Micrografía: microfilmación de series:
Procedimientos de operación.
Fuente: Propia. 2017.
28
5 Diseño Metodología
6.1 Tipo de investigación
El alcance de la investigación es proyectivo. El tipo de investigación se define con base en
el objetivo general; los tipos de investigación según Hurtado (2008) son entre otras proyectiva.
“En la investigación proyectiva se trabajan relaciones de causa efecto, pues para diseñar una propuesta
que permita modificar la situación es necesario primero explicar por qué y cómo ocurre tal situación;
de otra manera la propuesta no resultaría efectiva.” Hurtado (2008)
Debido a que se va a trabajar en el cambio de actitud del grupo administrativo de la empresa
empleando herramientas visuales, transmitiendo a través de ellas información sobre el manejo
adecuado del papel y los procesos cero papel, dentro de cada dependencia, para finalmente
obtener sensibilización sobre el tema y demostrar con cifras la pertinencia de la gestión visual
como método de sensibilización en la solución de problemas, la técnica de análisis seleccionada
para llevar a cabo esta investigación es cualitativa.
Cuando las técnicas de análisis se basan en datos numéricos y pertenecen al campo de la
estadística se les denominan “técnicas cuantitativas”, y cuando se basan en datos verbales se les
denomina “técnicas cualitativas”. Esto permite comprender que los términos “cualitativo” o
“cuantitativo” no aluden modelos epistémicos, paradigmas ni a tipos de investigación, ni a
métodos, ni a diseños, sino a las técnicas que se utilizan en los análisis de la investigación.
Hurtado (2008). Recuperado de: http://investigacionholistica.blogspot.com.co/2008/03/acerca-
de-lo-cualitativo-y-lo.html
29
6.2 Población
Personal del área administrativa de la Empresa de gestión documental Control Online S.A.S.,
incluyendo presidencia. En la siguiente figura se relaciona el organigrama de la empresa:
Imagen 3.
Organigrama de la empresa.
Fuente: Control Online S.A.S.
30
6.3 Tipo de muestreo
No probabilístico, para la selección de la muestra se considera la gestión de documentos como
actividad principal en la medición del uso del papel
6.4 Muestra:
Personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S. (6 personas).
Para llegar al diseño de la estrategia que permita sensibilizar al personal administrativo de una
empresa, en este caso Control Online S.A.S., se plantean las siguientes actividades según los
objetivos específicos.
6.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos
6.5.1 Encuesta:
Se realizará una encuesta por medio de un cuestionario impreso que, estará compuesto de 5
preguntas, estas serán realizadas por el investigador del presente proyecto. Las preguntas irán
dirigidas a obtener un resultado fiable acerca del manejo real del papel en la gestión documental
dentro de la empresa Control Online S.A.S.
6.5.2 Formato de observación:
Se verificará que la información levantada con las encuestas sea confiable.
6.6 Procedimiento y trabajo de campo
El procedimiento para el desarrollo del proyecto se realizará en etapas divididas de la
siguiente forma:
31
6.6.1 Etapa de Organización
En esta etapa se llevarán a cabo actividades para cumplir el primer objetivo específico el cual
es:
•Definir los procesos empleados en el área administrativa para el uso del papel y el manejo de
software en la gestión de documentos, priorizando las actividades en las cuales es imprescindible
el uso de papel
Actividades:
Revisión bibliográfica: estado del arte sobre los estudios realizados para tener en
cuenta las metodologías, el alcance y los resultados obtenidos por otros autores en las
diferentes áreas donde se halla implementado la gestión visual.
Realizar una visita a la empresa para identificar como se realiza el manejo del papel y
cuáles son las áreas donde se presenta mayormente el uso inadecuado del mismo.
Crear una encuesta de máximo cinco preguntas, para obtener información acerca del
manejo empleado en la gestión de los documentos y tramites de la empresa a nivel
interno y externo, teniendo en cuenta la prioridad que representan los documentos
impresos y el papel utilizado para ello. El tipo de encuesta es descriptiva y las
preguntas de la encuesta se encuentran se en el anexo No. 1 de este documento.
En este punto del proyecto se estará implementado el concepto de mejora continua y
Kaizen en segundo plano, empezando el empalme para la siguiente etapa.
32
6.6.2 Etapa de ejecución e implementación
Habiendo empezado la sensibilización y presentado el tema de un mejor manejo del papel,
ante el personal de la empresa se empiezan las actividades para lograr los dos últimos objetivos:
• Optimizar el uso del papel, implementado papel reciclado y/o ecológico e integrando
tecnologías cero papel en la gestión de documentos, por medio del análisis de la información
obtenida.
• Disminuir constantemente el uso de papel, promoviendo actividades que permitan
desarrollar hábitos de cero papel, por medio campañas visuales de sensibilización ambiental.
Al finalizar la etapa de ejecución e implementación, se entregará en la empresa un documento
con el análisis de los resultados obtenidos, la estrategia empleada, el video de sensibilización, el
diseño de los tableros descritos en la etapa de ejecución y la carpeta con las imágenes para el
fondo de pantalla de los computadores.
El análisis de los datos se realiza por computadora empleando una matriz en Excel para obtener
con el mismo programa los resultados en porcentajes representados en gráficos circulares,
teniendo en cuenta el procedimiento llevado a cabo, se define la técnica de análisis como una
técnica cuantitativa en donde, según Sampieri, “el análisis de datos se efectúa sobre la matriz de
datos utilizando un programa computacional”
33
7 Resultados y Análisis de resultados
Al desarrollar las actividades propuestas en el presente trabajo, se obtuvieron los siguientes
resultados:
En la encuesta para definir el manejo y tipo de papel dentro de la gestión documental en la
empresa, se presentó lo siguiente:
El personal administrativo de la empresa al que se le realizó la encuesta fue una muestra de 8
personas entre las que se encuentran el presidente y los líderes de las diferentes áreas; formado
de 50% hombre y 50% mujeres (ver imagen 5) con edades entre los 28 y 52 años, identificados
como se muestra en la imagen 6 y los niveles de estudios presentados en la imagen 7
Imagen 4. Porcentaje de hombre y mujeres encuestados
Imagen 5. Rangos de edad
50%50%
% de mujeres y hombres encuestados
Mujeres Hombres
34
Imagen 6. Relación de estudios realizados
Por otro lado al obtener los resultados de las encuestas y hacer el análisis se pudo determinar
que el papel empleado en la gestión de documentos no es papel ecológico ni reciclado (ver
imagen 8), el uso del mismo es poco amigable con el ambiente ya que, como se muestra en la
imagen 9, los documentos defectuosos en su mayoría son desechados; teniendo en cuanta lo
12,5%
37,5%37,5%
12,5%
Rango de edades
Entre los 25 años y los 30 años Entre los 30 años y los 40años
Entre los 40 años y los 50 años Mayores de 50 años
12,5%
75,0%
12,5%
Nivel de estudios
Tecnologo Profesional Especialista
35
anterior se ha determinado que el uso del papel en la gestión documental de la empresa Control
Online S.A.S. es ineficiente, lo cual se puede evidenciar en las imágenes 10 y 11.
Imagen 7. Tipo de papel que es utilizado en la empresa en el área administrativa
Imagen 8. Como se manejan los documentos que tienen algún defecto o error
Imagen 9. Cantidad de resmas por semana, empleadas en el área administrativa
0
20
40
60
80
100
Blancoconvencional
Blanco ecologico Ecologico
% u
tiliz
ado
Tipo de papel
Papel utilizado en la empresa
Series1
-
20,0
40,0
60,0
80,0
Reciclados Reutilizados Basura
%
Destino del papel usado
36
Imagen 10. Se realiza la impresión en las dos caras del papel
Finalmente, al preguntarle al personal administrativo si consideraban pertinente una
sensibilización sobre el uso eficiente del papel implementando herramientas visuales, en su
totalidad estuvieron de acuerdo en que es necesaria como se muestra en la imagen 12
Imagen 11. Es necesaria una sensibilización acerca del tema del uso del papel para tener un
óptimo manejo
0%
10%
20%
30%
40%
50%
De 1 a 3 DE 4 a 6 Mas de 6 Menos de 1
Resmas por semana
25%
75%
Impresión doble cara
si no
37
En el video realizado para sensibilizar sobre el uso de papel ecológico y/o reciclado en la
gestión documental se presenta inicialmente el problema, seguido de la solución y los beneficios
de esta. Se utilizo animación grafica en movimiento (Motion Graphics) y tipografía de la familia
sans-serif llamada Relaway semi bold.
A continuación, se muestra la tipografía utilizada e imágenes correspondientes al video:
A B C D E F G H I J K L M a b c d e f g h i j k l m
N O P Q R S T U V W X Y Z n o p q r s t u v w x y z
1234567890
¡”#$%&/()=?¡*¨[];:_
100%
0%
Es necesaria una sensibilización sobre el uso del papel
Si No
38
Imagen 12.
Imagen 13.
39
Imagen 14.
Imagen 15.
40
Imagen 16.
Imagen 17.
41
Imagen 18.
Imagen 19.
42
Imagen 20.
Imagen 21.
43
8. Conclusiones
Finalmente, luego del análisis de los resultados obtenidos en la encuesta realizada al personal
administrativo de la empresa, se puede concluir que:
- El tipo de papel empleado en la gestión documental no es ecológico ni reciclado.
- El paso a seguir en las oficinas cuando un documento tiene algún error o su información
no es relevante, es desecharlo como basura en lugar de cortarlos para memos o
reutilizarlo para imprimir documentos que permitan dicho manejo.
- Las impresiones sin importar la relevancia del documento se realizan en una sola cara
- Los procesos de gestión documental en cuanto al manejo adecuado del papel son
ineficientes e ineficaces.
- Es necesario cambiar los hábitos de uso del papel, por tanto, se presenta un video como
herramienta de sensibilización.
- El video realizado debe ser pasado cíclicamente para lograr sensibilizar al personal
administrativo de la empresa Control Online S.A.S. sobre el uso de papel reciclado y/o
ecológico y se pueda llegar a la mejora continua en sus procesos de gestión documental.
44
9. Recomendaciones
Teniendo en cuenta el análisis de resultados y las conclusiones se recomienda:
1. Hacer una encuesta al 100% del personal de la empresa Control Online S.A.S.
2. Aplicar la encuesta en las diferentes sedes a nivel nacional de la empresa.
3. Ver el video cíclicamente para lograr sensibilizar a todo el personal de la empresa sobre
el uso de papel ecológico y/o reciclado.
4. Implementar el uso de papel ecológico y/o reciclado en los procesos de gestión
documental.
5. Establecer fondos de pantalla con las imágenes del análisis del resultado.
6. Proyectar la presente investigación en diferentes empresas de tecnología.
45
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http://blog.sage.es/economia-empresa/gestion-visual-para-trabajar-de-manera-maseficiente/
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Recuperado de: http://www.greenpeace.org/espana/Global/espana/report/other/el-papel.pdf
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46
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http://www.resilientedigital.com/de-piezas-graficas-a-propuestas-de-comunicacion-visual/
Wong, W. (2011). Fundamentos del diseño. Barcelona. Gustavo Gili, SL.
Hurtado, J. (2005). Cómo formular objetivos de investigación. Caracas. Quirón Ediciones.
Hernández, R., Fernández, C., Baptista, P. (2014) Metodología de la Investigación. México. Mc
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47
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http://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/39855/S1501295_en.pdf;jsessionid=C19
D0C6C11D0539B67622B2AE7B473DB?sequence=1
Cervagraf, (2015). Diferencia entre papel ecológico y reciclado. Recuperado de:
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Reflexiones en torno a lo cualitativo y lo cuantitativo. Recuperado de:
http://investigacionholistica.blogspot.com.co/2008/03/acerca-de-lo-cualitativo-y-lo.html
Guía no. 1 Cero Papel en la Administración Pública. Buenas Prácticas para reducir el consumo
de papel. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Recuperado de:
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8257_papel_buenaspracticas.pdf
48
Anexos
Anexo 1. Formato de la encuesta
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestador: _____________________________________________
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: ___ Femenino ___Masculino Edad __
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: ________________________
Antigüedad: ________
49
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
__ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
__ 1-3 __4-6 __ más de 6
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si __No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel en la gestión documental dentro de la empresa Control
Online S.A.S.?
___ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: ______________ a las ________, al personal administrativo de
la empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.1
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
50
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Paola Nieto
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: __x_ Femenino ___Masculino Edad: 28 años
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista _x_ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Directora de Talento Humano
Antigüedad: 7 años
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
51
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
_x_ Si __No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
_x_ Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de Noviembre a las 11.20 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.2
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
52
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Diego Zarate
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 36 años
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo _x_ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder Desarrollo de Software
Antigüedad: 15 años
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
53
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _x_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo _x_ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11.20 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.3
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
54
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: José Moreno
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 34 años
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo _x_ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder soporte Software
Antigüedad: 8 años
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
55
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _x_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo _x_ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de Noviembre a las 11:00 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.4
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
56
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: YOLANDA MILENA VANEGAS
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: _X__ Femenino ___Masculino Edad: 46 AÑOS
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional _X_ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: LIDER DE PROYECTOS
Antigüedad: 9 AÑOS
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_X_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
57
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
__ 1-3 _X_4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _X_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo _X_ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_X__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 DE NOVIEMBRE a las 11:10 AM, al personal administrativo
de la empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.5
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
58
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Carlos Julio Nieto
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 52 AÑOS
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo _x_ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Presidente
Antigüedad: 19
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
59
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
__ 1-3 __4-6 __ más de 6 _x _ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
_x_ Si __No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
_x_ Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:00 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
Anexo 1.6
60
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Hableydi Zea
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: _x__ Femenino ___Masculino Edad: 32
Nivel de estudios: __ Técnico _x_ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder contabilidad
Antigüedad: 4 años
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
61
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _x_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo __ Votarlo _x_ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:00 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
62
Anexo 1.7
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Yenni Celeita
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: _x__ Femenino ___Masculino Edad: 45 años
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo _x_ Profesional __ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder Comercial
Antigüedad: 1 año
63
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
__ 1-3 _x_4-6 __ más de 6 __ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _x_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo _x_ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:05 am, al personal administrativo de
la empresa Control Online S.A.S
64
Anexo 1.8
ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.
Buenos días:
Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la
gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual
que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.
Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las
respuestas.
Nombre del encuestado: Mauricio Baldón
Cuestionario:
Marcar con una x:
Género: ___ Femenino __x_Masculino Edad: 45 años
Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional _x_ Especialista __ Master __
Doctorado
Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Asesor Jurídico Presidencia
Antigüedad: 1 año
65
1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?
_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico
2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?
__ 1-3 _ _4-6 __ más de 6 _x_ menos de 1
3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?
__ Si _x_No
4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?
__ Reutilizarlo _x_ Votarlo __ Reciclarlo
5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para
sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa
Control Online S.A.S.?
_x__ Si ___ No
Muchas gracias por su atención
Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:21 am, al personal administrativo de la
empresa Control Online S.A.S
66