Documentación de Los Procesos en Un Sistema de Gestión de Calidad

7/18/2019 Documentacin de Los Procesos en Un Sistema de Gestin de Calidad

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ASESTRA Asesoras estratgicas

DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS

EN UN SISTEMA DE GESTION DECALIDAD

POR: JOSE ANTONIO RIASCOS GONZALEZ

ALAS2000


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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMADE GESTIN DE CALIDAD

Necesidad de evidenciar la planifcacindel SGC

Complejidad de los procesos y actividadesde la organizacin

Necesidad de defnir y comunicar lasInteracciones de los procesos

Garantizar una adecuada comunicacin de

las disposiciones del SGC Cambios y rotacin del personal

Falencias en la competencia del personal

Herramienta de entrenamiento


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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMADE GESTIN DE CALIDAD

Apoya el cumplimiento y la evidencia dereuisitos obligatorios

Necesidad de defnir los criterios de laauditor!a interna

"reservacin del saber y #acer de laorganizacin

$nifcacin en el en%oue y la ejecucin de

las actividades y procesos No lo #ago porue no sab!a&&&&&&&&&&&&&&&&

Si con documentos se presentan

problemas de dispersin' como ser( sinellos)


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LA EMPRESA

ENTRADAS SALIDA

S

Etapa1 nEtapa 2

e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e


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C

L

I

EN

T

E

S

C

L

I

E

N

T

ES

Re

quisitos

Satisfa

ccin

Sistema de Administracin de la CalidadMejoramiento Continuo

! Res"onsa#ilidadgerencial

$! Administracinde recursos

%! Mediciones&an'lisis&

mejoramiento

(! Ela#oracindel "roducto)*o ser+icio

Sistema de Administracinde la

Calidad

Entradas Salidas ,roductosser+icios

-igura./ Modelo de "roceso de Administracin de la CalidadIS0*C12 344.52444


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LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS ENISO 9001-2000

*&+&, Control de documentos

*&+&* Control de registros

-&+&+ Auditor!a de calidad

-&, Control pdto no con%orme

-&.&+ Acciones correctivas

-&.&, Acciones preventivas

*&+ /anual de calidad

*&+ "ol!tica de calidad y 0bjetivosde calidad


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MANUAL DE CALIDAD

Alcance del sistema de gestin de lacalidad

Detalles y justificacin de exclusiones

Referencia o rocedimientos del sistema de

gestin de la calidad Descricin de la interaccin entre los

rocesos


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POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIN

Alguna !POSIBILIDADES" #a$a la a%&'(')a)*)* a)*%ua%'+n #u*)* *$,

Integracin del comit1 gerencial&

2alidar las metas organizacionales 2alidar la identifcacin de reuisitos ye3pectativas de los clientes

2alidar la identifcacin de reuisitos legalesasociados al producto

2alidacin de la pol!tica de calidad 2alidar o defnir objetivos de calidad 4ntrenamiento en IS0 56667+666 en laorganizacin


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POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIN

4valuacin del SGC respecto a la norma IS056687+66-

2alidar la identifcacin de los procesosnecesarios para suministrar el producto a susclientes Actualizar la documentacin del SGC

Implementar las nuevas disposiciones para elSGC

Auditor!a interna con los reuisitos de la normaIS0 5668

9efnicin e implementacin de accionescorrectivas en el SGC

:evisin gerencia del SGC con los reuisitosIS0 56687+66-&

Solicitar la actualizacin de la Certifcacin


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4.2.3 Control de do!"ento#

4.2.4 Control de re$%#tro#

&.2.2 A!d%tor%' de 'l%d'd

&.3 Control de (rod!to

no on)or"e&.*.2 A%one# orret%+'#

&.*.3 A%one# (re+ent%+'#

4.2 M'n!'l de 'l%d'd

4.2 Pol,t%' - o/et%+o#

de '%d'd

DOCUMENTOS REUERIDOS EN ISO 1002000


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TITULO DEL MANUAL

ASESTRA

A#e#or,'# E#tr't$%'#

Control


Al'ne

E5l!#%one#

D%#e6o

Pro(%ed'd dell%ente


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MAPA DE LOS PROCESOS

DESCRIPCI7N DE LOS PROCESOS

CARACTERIZACI7N DE LOS PROCESOS



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MERCA1E0

67ENTAS

IN7ESTI8ACI0N6 1ESARR0LL0

A1MINISTRACI0N

-INANCIER0

L08ISTICA

PROCESOS EN LA EMPRESA

C0M,RAS

PRO8EEDOR

CLIENTES

1ESARR0LL09:MAN0

CALI1A1


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E;T

ERNAL

C:ST0

M ER

E;T

ERNAL

C:ST0

M ER

MANA8EMENT,R0CESS AS:,,0RT

MANA8EMENT,R0CESS sumos del "roceso& losde"artamentos in+olucrados etc!


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CLASI!ICACI2N DE L%S

$R%CES%S.! Seg=n su jerarqua

2! Seg=n su funcin?! ,or la com#inacin de am#os


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SE,3N SU )ERAR.U4A

Tercer Nivel:Proed%"%ento# At%+%d'de#; T're'#=

Segundo Nivel:Proe#o# - S!(roe#o#.

Primer Nivel:

M'ro(roe#o

Cuarto Nivel:Re$%#tro#


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SE,3N SU )ERAR.U4AN86 $rocedimiento5 -orma es"ecifica de lle+ar a

ca#o una acti+idad! En muc@os casos los"rocedimientos se e>"resan en documentos!

N86 Acti9idad1Es la suma de tareas o acciones quese de#en desarrollar "ara lograr los "roductos!normalmente se agru"an en un "rocedimiento "ara

facilitar su gestin! La secuencia ordenada deacti+idades da como resultado un su#"roceso o un"roceso! Normalmente se desarrolla en unde"artamento o funcin!


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SE,3N SU !UNCI2N

CONTROLOPERACIN

APOYO/SOPORTE CONTINGENCIA


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%eracin1,rocesos in+olucrados directamente en latransformacin "ara la realiacin del "roducto o ser+icioque el cliente desea! Ej5

,rocesos relacionados con el cliente! 1iseDo ) desarrollo de "roductos! Com"ras ,roduccin ) "restacin del ser+icio

,reser+acin del "roducto

Control5 ,roceso cu)o o#jeti+o es +erificar los resultadosde los "rocesos o"erati+os ) de so"orte! Ej5

Medicin ) Seguimiento del "roducto Auditora Re+isin "or la 1ireccin E+aluacin del ser+icio


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CARAC&ER4S&ICAS DE L%S$R%CES%S1

Se "ueden descri#ir las entradas ) las salidas! El ,roceso crua uno o +arios limites organiati+os

funcionales!

Se requiere @a#lar de metas ) fines en +e deacciones ) medios! :n "roceso res"onde a la"regunta F:E& no al C0M0!

El "roceso tiene que ser f'cilmente com"rendido "or

cualquier "ersona de la organiacin!


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CARAC&ER4S&ICAS DE L%S

$R%CES%S1 El nom#re asignado a cada "roceso de#e ser

sugerente de los conce"tos ) acti+idades incluidos

en el mismo! Tienen un res"onsa#le Tienen limites #ien definidos Tienen interacciones ) res"onsa#ilidades internas

#ien definidas Tienen "rocedimientos documentados ) requisitos

de entrenamiento!


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2. ELABORACIN DE LA

RED DE PROCESOS

GERENCIA DE PROCESOS


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JERARUIA DE LOS PROCESOS

SISTEMA

MACROPROCESO

TAREA

ACTI8IDAD

PROCESO

G.P

T.C

D.E

GERENCIA DE PROCESOS

CADENA DE VALOR

CICLO PHVA

ANLISIS YEVALUACINDE PROCESOS

MTODO Y ANLISISDE SOLUCIN DE

PROBLEMASESTANDARIZACIN


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9erramienta "ara el reconocimientode los "rocesos de la em"resa

La Cadena de *alor


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Cadena de 7alor 8enrica

Infraestructura

Administracin de Recursos 9umanos

1esarrollo Tecnolgico

A#astecimiento

LogsticaInterna

0"eracio/nes

LogsticaE>terna

Mercado/tecnia )7entas

Actividades de Apoyo

Actividades Primarias

Marg

en

Ser+icioMargen


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Identificar los "rocesos a tra+s de la

Cadena de 7alor cont!B

,rocesos

Su#"rocesos

Acti+idades


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CLASIFICACIN !E LS PRCESS

!IRECCI"N

A#RE#AR $ALRA#RE#AR $ALR

AP% AP%AP% AP%


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Procesos #enerales o de conducci&n

Procesos y actividades de apoyo

Planeaci&n estrat'gicay del Sistema de #esti&n

de la calidad

Control de la gesti&ny revisi&n gerencial

Cliente Cliente

#esti&nComercial

Mercadeoy ventas

Plani(ica)ci&n y*odise+o

deproducto

Compras,Recepci&n

t'cnica

inspecci&ny Almac'n

Reali-aci&nproducto

o servicio

Entregadel

productoo servicio

#esti&n.umana

Mantenimiento/ metrolog0a

Control dedocumentos

Auditor0asinternas

#esti&n dela me1ora


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Identificar los "rocesos a tra+s de la

Cadena de 7alor cont!BMacro"roceso1ocencia

8! Insc!Asignaturas 8!Matrcula 8!1ocencia 8!E+aluacin

8!Inscri"cin

8!Seleccin

8!Curricular

8!Titulacin

8!,rofesionales,rocesos

Su#"rocesos

8eneracin TurnosEntrega de Turnos

!!!

Acti+idades


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GERARF:IA 1E L0S ,R0CES0S

!

MACR0,R0CES0

,R0CES0

S:


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Bases para Documentarlos Procesos


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Ca$a%&*$'a%'+n )* l. #$.%*.

"roceso7;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

;0bjetivo7;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;


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D%CUMEN&ACI2N DE$R%CES%S6

Es lle+ar a formas gr'ficas ) escritas elmodo de @acer el tra#ajo!


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CARAC&ERIS&ICAS DE LA

D%CUMEN&ACI2N6 Actualidad de la informacin6 Integridad de la informacin! ,rinci"io a fin del

"roceso Claridad y simlicidad! -'cilmente

com"rendidos "or todos en la organiacin !lexi"ilidad5 Ada"ta#les a cam#ios! Res"onsa#les!

Cumlir el ciclo $+*A


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CARAC&ERI;ACI2N DE

$R%CES% 1escri#e en forma

resumida las

acti+idades& entradas )salidas& clientes )"ro+eedores de un"roceso!


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Caracteriacin del ,rocesoNom#re del ,rocesoHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

Res"onsa#leHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

0#jeti+o ) alcanceHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

$ro9eedorEntradas Acti9idades $ro9eedorEntradas

Controles al

$roceso

RECURS%

Maquinaria Informacin,ersonas


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!%RMA&%S

Son documentosdonde se consignan

los datos o#tenidos enel desarrollo de unaacti+idad&con+irtindose en

registros que dane+idencia de unaacti+idad ejecutada!

6 6 6 6 8

6 6 6 6 +

6 6 6 6 ,

6 6 6 6 *


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Solicitud de -acturacin

Solicitante CargoTelfono E/mail

>ECBA

Em"resa

Contacto

1ireccin

Conce"to

7alor

0#ser+aciones

-ec@a Rece"cin

-ec@a Realiacin

-actura


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$R%CEDIMIEN&%S

Conjunto de "asos quee>"lican la forma de

lle+ar a ca#o unaacti+idad! 1e#e es"ecificar el

F:E se @ace& el

C0M0 se @ace )quien es elRES,0NSA


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,R0CE1IMIENT0-ec@a HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

Macro"roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH,roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHSu#"roceso HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH0#jeti+o HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHAlcance HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

1efinicionesHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

No! .u< +ace .uien lo =ace Como lo=ace

.u< Registrodeja

.

2


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INS&RUC&I*%S

Son documentos que

am"lan ) detallan la

informacin de unaacti+idad!

A " : 0 B A 9 0

PROCESO COMPRAS


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PROCESO COMPRAS

O9JETI8O: Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos re2ueridos con lasespeci(icaciones solicitadas, de3 manera oportuna, en la cantidad pedida ymanteniendo los niveles de inventario estipulados4

Pro+eedor Entr'd' Proe#o S'l%d' Cl%ente

#erenciaPol0tica, o51etivos

y metas "rdenes decompra ProveedoresAlmac'nIngenier0a deproducto

Proveedores

Fic.as t'cnicas demateriales

6ase de datos deproveedores, Preciosy coti-aciones,

Especi(icaci&n deproducto4

Log0stica Niveles deinventario ypuntos de reorden

Manu(actura4

Mantenimientoy serviciosgenerales

DUEO:

Re2uisiciones

Facturas ProveedoresAlmac'n

Productocomprado

Almac'n

In(ormes dedesempe+o

#erencia

CMPRAS

Re(erencia alos documentos2ue descri5enm'todos deoperaci&n ycontrol delproceso

7e(e de compras SEGUIMIENTO MEDICI7N:Ind%'dore#=

)Cumplimiento en re2uisiciones)8ndice de rotaci&n de

inventarios )!evoluciones a

proveedores )"rdenes decompra completas

$R%CES%1 1IRECCI0NAMIENT0 ESTRAT8IC0


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RES$%NSA(LE1

%()E&I*% ' ALCANCE1

EN&RADAS $R%*EED%R SALIDAS CLIEN&E

Informacin del medio! ,roceso del sistema ,lanes de accin ,rocesos que

Necesidades de recursos! de 8estin de calidad definidos en la re+isin! @acen "arte del

Informacin "ara la re+isin! ) clientes Recursos asignados! Sistema de 8estin,oltica ) o#jeti+os de de Calidad!

calidad!

Red de "rocesos )

organigrama!

Informacin requerida actualiada ) com"leta! Fue se tenga unas directrices claras!

Fue se generen "lanes de accin "ara mejorar ) se

suministren los recursos!

8erente 8eneral& 1irectores de Mercadeo ) 7entas& 1ocumentacin referencia ,rocedimiento Re+isin "or la direccin

,roduccin ) los Gefes de La#oratorio& Com"ras ) "ara la re+isin & com"utador& AC,.4!

,rogramacin ) el re"resentante de la direccin )

Coordinador del sistema de gestin de calidad!

Fue se realice la re+isin seg=n la frecuencia! Re"resentante de la direccin! Teniendo en cuenta la frecuencia es"ecificada

en el "rocedimiento de re+isin "or la direccin!

Fue se cum"la la "oltica ) o#jeti+os de calidad! Re"resentante de la direccin! 1efiniendo acti+idades a realiar& res"onsa#les

) "laos ) registrando en el acta de re+isin!

Fue la estructura organiacional se mantenga Re"resentante de la direccin! Analiando la estructura organiacional frente

a la realidad!

Fue se ajuste el sistema de gestin de calidad a Re"resentante de la direccin! Analiando los cam#ios en el momento en que

los cam#ios& se tengan los recursos "ara mejorarlo se "resentan "ara definir los "lanes de accinnecesarios!

+igente!

) se mejoren los "rocesos!

F: F:IN CJM0

C%N&R%LES AL $R%CES%

,ERS0NAS IN-RAESTR:CT:RA IN-0RMACIJN

RECURS%S

8erente 8eneral

1efinir los lineamientos de la organiacin

RE.UISI&%S DE LAS EN&RADAS E>$EC&A&I*AS DEL CLIEN&E

DIRECCIONAMIENTOESTRATEGICO


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INDICE CONTENIDO DEL

MANUAL DE PROCESOSIntrod!%n

O/et%+oCone(to# 9@#%o#

U#o; Ut%l%F'%n - Lo'l%F'%ndel M'n!'l

ASPECTOSGENERALES

DEL MANUAL


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INDICE CONTENIDO DELMANUAL DE PROCESOS

E#tr't$%o#

Cl'+e# o >!nd'"ent'le#

So(orte o A(o-o

IN8ENTARIODE PROCESOS

No"re

O/et%+o

D%'$r'"' de9lo

>ronter'#

In#!"o# -

E5#!"o#In+ol!r'do#

Cl%ente#

Proe#o#

9'#e Le$'l

>or"!l'r%o#

8ISION GENERALDELMACROPROCESO


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INDICE CONTENIDO DELMANUAL DE PROCESOS

8ISION GENERAL

DEL PROCESO

No"re

O/et%+o

D%'$r'"' de9lo

>ronter'#

In#!"o# -E5#!"o#

In+ol!r'do#Cl%ente#

S!(roe#o#

9'#e Le$'l

>or"!l'r%o#

8ISION GENERALDEL

SU9PROCESO

No"re

O/et%+o

D%'$r'"' de9lo

>ronter'#

In#!"o# -

E5#!"o#In+ol!r'do#

Cl%ente#

At%+%d'de#T're'#

9'#e Le$'l

>or"!l'r%o#Proed%"%ento#

D%'$r'"' de>l!/o

Documentacin del


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Manual de,rocedimientos

Documentacin del

Sistema de Calidad

,olticas )

0#jeti+os de laCalidad

Manual de

Calidad

1ocumentos5M,& 1-,& 1,&

Instrucc!Tra#!&!!!etc

Registros deCalidad "orIS0 3444


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Manual de0rganiacin,olticas )


Manual deCalidad

Manual de,rocesos

Manual de

,rocedimientos


strucc!Tra#!&!!!!etc


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Manual de0rganiacin,olticas )


Manual deCalidad

Manual de,rocedimientos


strucc!Tra#!&!!!!etc

ManualesAdministrati+os

Manual de0rganiacin


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E7EMPL !EL MAN9AL

"


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i

HGRACIAS POR SUATENCIN

FIN !E LA EPSICI"N

Documentación de Los Procesos en Un Sistema de Gestión de Calidad

Documents

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