Dropbox y Google docs para el trabajo colaborativo

Dropbox es una herramienta que tiene como función principal el permitirle al usuario un acceso permanente a sus archivos disponibles en la red, así, el uso de las memorias se vuelve obsoleto. Además puedes compartir documentos o consultarlos desde cualquier computadora o smartphones con solo tener conexión a internet. Otras ventajas son que tiene opciones para la galería de fotos, se puede tener un respaldo de disco duro de forma virtual, así si se llegara a descomponer la computadora o a perder la memoria usb, la información estaría segura en la red, y puedes acceder a ella desde cualquier otra computadora o desde un smartphone con conexión a Internet. Un punto importante es que la información que se guarde en este sitio, solo puede ser vista por el usuario si así lo decide, pero también tiene la opción de invitar a otros a ver algún documento o archivo o poner todos sus archivos visibles sin necesidad de invitarlos, si así se desea.

Google docs es una herramienta digital gratuita para los usuarios con cuenta de correo electrónico de gmail. Las ventajas de utilizar google docs es que se pueden editar documentos de forma individual o simultánea, facilitando el trabajo colaborativo y a distancia.También se pueden hacer diapositivas para presentaciones, sin necesidad de estar en forma presencial con otras personas, cada quien en distintos lugares. Nunca te ha pasado que estas haciendo un trabajo y de repente se va la luz... y ¡zas! te das cuenta de que no lo habías guardado.... pues con esta herramienta que ofrece google, vas escribiendo y automáticamente se van guardando todos los cambios que haces en los documentos, por lo que representa una gran ventaja para aquellos “bajones de luz” De manera general las ventajas que tienen estas aplicaciones son:

● Es una herramienta digital gratis; sólo requiere abrir una cuenta en Gmail.● Crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.● Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real. Así pueden estar trabajando

varios usuarios en paralelo, al mismo tiempo, mientras que esta herramienta manejará los cambios y evitará las colisiones. Igualmente, permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si fuera necesario.

● Almacena y organiza el trabajo en equipo de forma segura, siempre a disposición de cada uno de los miembros del grupo, y organizados mediante carpetas de fáciles modificaciones.

● Controla quién puede accesar los documentos allí guardados. Basta con escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y enviarles una invitación.

● Crea documentos básicos desde el inicio. Pero también sube archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, RTF, PDF, PPT...

● Ofrece posibilidades de crear formularios útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o suscripciones y también gráficos personalizados.

● Permite insertar videos de YouTube para presentaciones y reproducirlos directamente desde allí.

Conclusiones: Estas herramientas nos serán de gran utilidad para trabajos colaborativos, ya que nos permite interactuar con otras personas aun cuando estas no estén físicamente presentes en un mismo lugar, ampliando el acceso para compartir información y conocimientos. Serán de gran utilidad para cuando necesitemos guardar documentos importantes, ya que estos no se perderán. Google docs cuenta con una serie de herramientas que te permitirán hacer documentos sencillos más o menos con el formato de word.

¡Ahora que ya sabes esto, aprovecha las ventajas que te ofrecen estas dos herramientas!