DuPont E-Sourcing Participación del proveedor - RFX Enero 2012.

DuPont E-Sourcing Participación del proveedor - RFX

Enero 2012

Tabla de Contenidos

Introducción Diapositiva 3

Definiciones Diapositiva 4

Registro del proveedor Diapositiva 5

Ingreso a DuPont E-Sourcing Diapositiva 6

Términos y Condiciones para usar el sistema Diapositiva 10

Área de trabajo del proveedor Diapositiva 13

RFX – RFI; RFP; RFQ Diapositiva 17

Herramientas del sistema Diapositiva 28

12/14/2011 2E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – Participación del Proveedor - Introducción


E-Sourcing es una aplicación localizada en el internet, que permite a los compradores de DuPont y a los proveedores seleccionados, colaborar electrónicamente (en línea) y hacer más eficiente el proceso de suministro.

El comprador puede crear diferentes tipos de eventos electrónicos (mercados):

Solicitud de Información (RFI por sus siglas en inglés)

Solicitud de propuesta (RFP por sus siglas en inglés)

Solicitud de cotización (RFQ por sus siglas en inglés)

Subasta

Negociación

Aquellos eventos o documentos del tipo RFI, RFP y RFQ, son también denominados RFX, es decir una solicitud de X, donde X significa información, propuesta o cotización.

Este documento se enfocará en mostrar cómo deben responder los proveedoresa una Subasta.

DuPont E-Sourcing – ¿Qué es un RFx?

¿Qué es un RFx? RFx es un término genérico que se refiere a un evento de suministro de cualquier tipo

en eSourcing. Este término puede ser aplicado a una Solicitud de Información (RFI), una solicitud de propuesta (RFP), o una solicitud de cotización (RFQ.)

Una RFx puede ser entendida como un mecanismo general que permite a los compradores y proveedores llegar a un acuerdo; generalmente se refiere al intercambio de ciertos artículos específicos por un precio específico, pero también aplica para el intercambio de información, tal como capacidad disponible o intensión de llegar a un acuerdo.


DuPont E-Sourcing – Registro del proveedor


Ingreso al portal de DuPont E-Sourcing

El proveedor deberá primero obtener acceso a la red externa de DuPont, en la cual se localiza el portal de E-Sourcing. El comprador deberá iniciar este proceso de acceso, mediante el pre-registro del proveedor en la aplicación DuPont E-Sourcing.

¿Qué recibirá el proveedor?

El comprador enviará al proveedor un formato, el cual debe ser completado con cierta información básica sobre la compañía y sobre la persona que actuará como contacto del proveedor, durante su participación en el evento electrónico.

Una vez el proveedor ha regresado este formato lleno, y el comprador completa el proceso de registro del proveedor, el sistema enviará a la persona de contacto del proveedor varios correos con la dirección (hyperlink) del sitio electrónico y con los códigos de usuario y contraseña. Asimismo, se le enviará otro correo con los detalles de la invitación al evento electrónico en específico.

¿Cómo ingresar a DuPont E-Sourcing?



Ingreso inicial a E-Sourcing

El contacto del proveedor deberá confirmar de inmediato que puede ingresar al sistema utilizando la “liga electrónica”, el usuario y contraseña recibidos vía correo electrónico. En caso de que se presente algún problema para ingresar, el proveedor podrá comunicarse con el Soporte Global a Usuarios de DuPont. La información de contacto se encuentra disponible en el Centro de atención de proveedores de DuPont.

Ingresando al evento electrónico

La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga electrónica” https://strategicsrc.dupont.com

Para ingresar a DuPont E-Sourcing, siga los pasos mostrados en la siguiente

diapositiva.

DuPont E-Sourcing – Ingresando al sistema de E-Sourcing

https://strategicsrc.dupont.com/

Paso Acción1. Conéctese a E-Sourcing seleccionando el hyperlink que se muestra dentro de la invitación

recibida por correo, o vía https://strategicsrc.dupont.com Aparecerá la siguiente pantalla:

2. Ingrese su código de usuario y su contraseña

DuPont E-Sourcing – Acceso del proveedor


https://strategicsrc.dupont.com/

Paso Acción3. Se mostrará una segunda pantalla de ingreso.

4. Ingrese nuevamente su código de Usuario y su Contraseña.

DuPont E-Sourcing – Supplier Access


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones

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DuPont solicita a todos sus proveedores que acepten tres documentos: los Términos y Condiciones del sitio web de DuPont, una Acuerdo de Confidencialidad y un Acuerdo del Proveedor. El contacto del proveedor deberá aceptar todos los documentos para poder avanzar en el sistema. La aceptación de estos documentos solamente deberá realizarse la primera vez que el proveedor ingrese al sistema. En el caso de que el contacto del proveedor ya haya aceptado previamente los Términos y Condiciones, el Acuerdo de Confidencialidad y el Acuerdo del Proveedor, el sistema lo llevará directamente al área de trabajo del usuario.

Haga click en el siguiente documento para visualizar los Términos y Condiciones que deberán ser aceptados por el proveedor

Terms & Condition of E-Sourcing

E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar.

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de SAP.


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de DuPont.


Área de trabajo del proveedor


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor

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Después de haber ingresado exitosamente, y haber aceptado los términos y condiciones, aparecerá la pantalla con el área de trabajo (workbench) del proveedor. Aquí se muestra un ejemplo de la porción superior del área de trabajo.


Haga click en las fechas del calendario para visualizar los eventos cuya fecha límite, es ese día específico.

Haga click en el título del evento para ingresar y ver los detalles.

La sección de Alertas del proveedor, muestra la actualización de las tareas realizadas.

DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor - continuación

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Aquí se muestra un ejemplo de la segunda parte del área de trabajo del Proveedor.


Información de contacto para que el proveedor obtenga ayuda.

La sección de reportes mostrará los reportes que el proveedor tiene disponibles.

La sección de actividad muestra el status y la liga a los eventos activos.

DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor - continuación

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Aquí se muestra un ejemplo de la última parte del área de trabajo del proveedor.


La sección de Asignación muestra las ligas a los eventos que han sido asignados al proveedor.

La sección Nuevas Discusiones muestra el resumen de las discusiones activas, que se hayan iniciado durante los eventos.

La sección de Contratos activos y tableros de control no esta siendo utilizada por DuPont actualmente.

RFX – Solicitud de:InformaciónPropuesta Cotización


Paso Acción1. En el área de trabajo del proveedor, haga click en la liga del evento apropiado. Se

mostrará un ejemplo utilizando un evento del tipo Solicitud de Información (RFI)

El evento se abrirá.

DuPont E-Sourcing – Localizando el evento

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Haga click en la liga del evento.


DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento

Paso Acción

2. Una vez el evento haya sido seleccionado, se mostrará la siguiente pantalla. Haga click en la liga del evento ubicada bajo la columna Respuesta al RFx (RFx Response), para ver los detalles del evento.


DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del eventoPaso Acción

3. Los detalles del evento se mostrarán en diferentes pestañas: «Header», «Schedule», «Information» y «questions». Es importante revisar todas las pestañas para entender los requerimientos del evento.Las pestañas de herramientas, ubicadas en el renglón superior, se refieren a funcionalidades adicionales que serán explicadas en las últimas diapositivas de este documento.

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Pestañas de herramientas

Pestañas del evento


DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento

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La pestaña Encabezado (header) muestra información general sobre el evento y su status.

La pestaña Tipo de Cambio (exchange rate) muestra la tasa de conversión cambiaria que aplica en el evento.

La pestaña Programa (Schedule) muestra los detalles del horario del evento.

La pestaña Información (information) contiene información correspondiente al alcance y especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.

La pestaña Preguntas (questions) contiene las preguntas que el proveedor debe responder como parte del evento.

La pestaña Posiciones (line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la propuesta y/o la cotización.

Nota: La pestaña Posiciones no se muestra en todos los tipos de evento


DuPont E-Sourcing – Preparación para el evento

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El paso más importante es la preparación para el evento. El tiempo puede ser limitado, una vez que el evento empiece a aceptar ofertas, por lo que es conveniente para el proveedor haber definido una estrategia de oferta con anticipación.

El proveedor debe prepararse, durante el periodo de Vista Preliminar, en caso de que exista, revisando la información y la pestaña «Posiciones»; y dependiendo de los requerimientos del Comprador, deberá realizar algunas de las siguientes acciones:

descargar documentos adjuntos.

utilizar el pizarrón de discusión en línea para realizar preguntas específicas al comprador.

determinar el rango de precios para ofertar.

estudiar las especificaciones de los productos / servicios.

preparar las especificaciones que correspondan a la oferta realizada.

verificar la capacidad y disponibilidad de ofertar los bienes, servicios, materias primas, etc.


DuPont E-Sourcing – Respondiendo a un RFI

Paso Acción

4. En un RFI las respuestas necesariamente deben ser colocadas en la pestaña Preguntas.

Haga click en la liga dentro de la sección de preguntas, para ver y responder a las preguntas. Recuerde continuar hasta responder todas las preguntas, y después haga click en el botón Salvar (save).

5. Una vez que todas las preguntas hayan sido respondidas, cierre la sección de preguntas. Para cerrar la sección, deberá hacer click sobre la liga previa de la ruta o en la X ubicada en la esquina superior derecha, para regresar a la pantalla principal de la solicitud de información.


DuPont E-Sourcing – Enviando las respuestas a un RFI

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Paso Acción

6. Una vez que este listo para enviar su respuesta, haga click en la pestaña Enviar (submit).

Algunos eventos pueden haber sido definidos para solicitar al proveedor el envio de una oferta inicial y de una oferta final. En estos casos, será necesario hacer dos envios; uno para la oferta inicial y otro para la oferta final.

7. Una notificación por correo electrónico será enviada al comprador para notificarle que la respuesta del proveedor ha sido enviada. El comprador informará al proveedor en el caso de que información adicional sea necesaria.


DuPont E-Sourcing – Respondiendo a un RFP o a un RFQ

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Paso Acción

8. Un RFP y un RFQ necesitarán tanto información de precios como respuestas a las preguntas definidas. Ingrese al evento y revise las pestañas para obtener la información necesaria para la generación de la propuesta o cotización.

La pestaña Encabezado muestra información general sobre el evento y su status.

La pestaña Tipo de Cambio muestra la tasa de conversión cambiaria que aplica en el evento.

La pestaña Programa muestra los detalles del horario del evento.

La pestaña Información (information) contiene información correspondiente al alcance y especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.

La pestaña Preguntas (questions) contiene las preguntas que el proveedor debe responder como parte del evento.

La pestaña Posiciones (line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la propuesta y/o la cotización.


DuPont E-Sourcing – Respondiendo a un RFP o a un RFQ

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Paso Acción

9. Utilice la pestaña de Posiciones (Line Item) para ingresar sus propuestas o cotizaciones.

Los proveedores deben ingresar los valores de sus propuestas o cotizaciones, para las posiciones correspondientes, para todos los bienes y/o servicios solicitados


DuPont E-Sourcing – Enviando una Propuesta o una Cotización

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Paso Acción

10. Una vez que este listo para enviar su respuesta, haga click en la pestaña Enviar (Submit)

Algunos eventos pueden haber sido definidos para solicitar al proveedor el envio de una oferta inicial y de una oferta final. En estos casos, será necesario hacer dos envios; uno para la oferta inicial y otro para la oferta final.

11. Una notificación por correo electrónico será enviada al comprador para notificarle que la respuesta del proveedor ha sido enviada. El comprador informará al proveedor en el caso de que información adicional sea necesaria.


E-Sourcing –

Herramientas del sistema


Herramientas del sistema – visión general de los RFx (RFI, RFP y RFQ)

E-Sourcing tiene algunas herramientas para facilitar el proceso dentro de un RFx. En esta sección se mostrarán estas herramientas.

La barra de herramientas al inicio del evento incluye lo siguiente:

Salvar (save)

Deshacer (undo)

Documento (document)

Acciones (actions)

Reportes (reports)

Documentos adjuntos (attachments)

Discusiones (discussions)

Chat

Status

Solicitar (submit)


Herramientas del sistema para los RFx

La primera pestaña corresponde a la funcionalidad de Salvar (save). Esta pestaña permite al proveedor salvar su trabajo una vez que todos los campos requeridos han sido completados. Salvar el documento no significa que el documento haya sido enviado, solamente implica que la información ha sido salvada desde el punto de vista del proveedor.

La pestaña Deshacer (undo) permite al proveedor cancelar la última acción que haya realizado.

La pestaña Documentos (Document) no se utiliza para eventos del tipo RFx

La pestaña Acciones (Actions) permite al proveedor generar un documento no editable (tipo PDF) con el contenido e información del evento.


Herramientas del sistema – Reportes para los RFx

La pestaña de Reportes direcciona al proveedor con las preguntas del evento para las que aún no ha dado aún respuesta. También incluye una liga para visualizar un Resumen de los cambios (Round Change Summary.)


Herramientas del sistema – Documentos adjuntos a los RFxLa herramienta Documentos Adjuntos (Attachment) direcciona al proveedor a una sección en la cual podrá acceder a todos los documentos adjuntos que el comprador haya incluido en el evento.

Dentro de esta sección, el proveedor podrá también adjuntar archivos, utilizando el botón Adjuntar Archivos (Attach Files) 12/14/2011 32

Haga click en la liga del documento para visualizar el documento adjuntado


Herramientas del sistema – Discusiones para los RFx

La herramienta Discusiones (Discussions) permite al comprador y al proveedor comunicarse, con respecto a preguntas o problemas relativos al evento.

Después de que el proveedor hace click en la pestaña Discusiones, se abrirá una nueva ventana. El proveedor deberá hacer click en el botón Nuevo Mensaje (new message) para inicializar el proceso de envío del mensaje. En esta pantalla el proveedor podrá también visualizar los mensajes enviados por el comprador.


Herramientas del sistema - Chat para los RFx

La función del Chat trabaja de manera similar a los sistemas de mensajes instantáneos. Para visualizar los mensajes del Chat, haga click en la pestaña Chat

Se mostrará la siguiente pantalla:

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El proveedor podrá responder o enviar un nuevo mensaje, escribiéndolo en el campo de texto que se proporciona y haciendo click en el botón Enviar (send).


Herramientas del sistema – pestaña de Status para los RFx

La pestaña o botón de Status mostrará en todo momento la fase en la que se encuentre el evento. Al hacer click sobre la pestaña (en este ejemplo la que contiene la leyenda “In Progress”) el proveedor será llevado a la ventana de Cambio de fase (Change Phase). Los proveedores podrán cambiar la fase de su respuesta haciendo click en los cuadros resaltados que muestren un color azul..

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Cuadros activos


Herramientas del sistema – Enviando una oferta/propuesta para un RFx

El botón/pestaña enviar permite al proveedor enviar su respuesta al comprador, para el RFx correspondiente. Para algunos eventos, el proveedor deberá enviar una oferta inicial y una oferta final en firme; esto dependerá de la manera en que el comprador haya preparado el evento. Dado lo anterior, en ocasiones el proveedor deberá enviar su respuesta dos veces, una para oferta inicial y otra para la oferta final.

Funcionalidad adicionalHay dos recomendaciones adicionales útiles para el proveedor. (1) Siempre que el proveedor quiera salir de una ventana, al hacer click sobre el icono lo llevará a la ventana previa. (2) Hacer click sobre las ligas de la ruta utilizada, en la parte superior de la pantalla, también lo ayudará a navegar a través del evento.

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Las ligas de la ruta utilizada, lo direccionan a las páginas previas.


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