UNIVERSIDAD FERMÍN TORO VICE-RECTORADO ACADÉMICO

F FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

EN ESTE NÚMERO TRATAREMOS TODO LO RELACIONADOCON CONTROL DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Cabudare, Abril 2015

Control de la Gestión

EDITORIAL

La Administración Pública según la Constitución, se encuentra al

servicio de los ciudadanos y ciudadanas, se rige por los principios de

honestidad, participación, celeridad, eficiencia, transparencia, rendición de

cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública con

sometimiento pleno a la ley y al derecho.

        Se hace necesario dentro de los organismos públicos nacionales,

estadales o municipales establecer mecanismos de control que permitan

detectar a tiempo posibles desviaciones y corregirlas oportunamente. Los

dispositivos de control se ven materializados de diversas formas tales como:

planes operativos anuales, manuales (normas, procedimientos, cargos,

funciones, entre otros), reglamentos y resoluciones internas.

En nuestra primera edición disfrutaremos de unos excelentes artículos al

respecto editados por nuestra reportera estrella MARIA LAURA RAMIREZ

RAMIREZ, bajo la dirección de la Prof. Marbella Marcano. Preparate a

disfrutar de un viaje al saber…

El control es un proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y

permanente, los recursos de la Organización para el logro de los objetivos definidos por

la estrategia. "El Control en la gestión es un proceso de observación y medida a través de la

comparación sistemática de los objetivos previstos con los resultados obtenidos. Es un

proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la estrategia y la estructura

organizacional." Uvalle, Ricardo (2004:46).

Si consideramos al Control como una etapa del Proceso Administrativo, en este se

verifica la relación de las acciones realizadas con los resultados esperados, de tal forma de

poder corregir tendencias o prácticas erróneas.

Control de Gestión en la Administración Pública

La evaluación del desempeño es una tarea mucho más difícil y controvertida en el

sector público que en el ámbito privado, debido, fundamentalmente, a que la evaluación del

desempeño funciona mejor cuando existe claridad sobre qué se está midiendo y por qué.

Este tipo de claridad es característica del sector privado ya que el objetivo que persiguen

los gestores privados es claro e indiscutible: las compañías privadas existen para hacer

beneficios y generar valor a sus propietarios. Hay modos bien reconocidos para medir si

una empresa privada está alcanzando estos objetivos: se pueden revisar indicadores como

los beneficios, ingresos, precio de las acciones, cuota de mercado, etc.

Sin embargo, la medida del desempeño en el sector público es una tarea

diametralmente distinta, ya que las organizaciones del sector público existen por razones

distintas a las de las privadas. Los gobiernos se rigen por el objetivo de mejorar las vidas de

los ciudadanos en modos que no pueden ser fácilmente valorados en miles de euros. Para

los empleados públicos y los programas que gestionan, existe a menudo mucha ambigüedad

sobre cuál es el objetivo último. Dicha ambigüedad crea una situación que nunca se observa

en el sector privado: espacio para el desacuerdo sobre qué constituye un “resultado” y

“desempeño” y, por tanto, espacio para el desacuerdo sobre la forma adecuada de

evaluación del desempeño.

Organismos públicos sujetos a control de gestión

1. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional.

2. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.

3. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los

Distritos y Distritos Metropolitanos.

4. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal

y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica de Régimen

Municipal.

5. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los

Territorios Federales y Dependencias Federales.

6. Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales.

7. El Banco Central de Venezuela.

8. Las universidades públicas.

9. Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y

municipales.

10. Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren

los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que

se constituyan con la participación de aquéllas.

11. Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos

públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales

anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los

aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario

por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores

representen el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto.

Órganos encargados de llevar a cabo el Control de Gestión

Contraloría General de la República y a los demás órganos del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

Los instrumentos que regulan los sistemas de control implementados por los

organismos públicos se encuentran normados por la Ley Orgánica de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal conjuntamente con las Normas de

Control Interno emanadas por el órgano rector de Control en el país como es la Contraloría

General de la República.

Marco Legal del Control de Gestión

La Ley de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control

Fiscal, establece en su Artículo No. 2: La Contraloría General de la República es un órgano

del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalización de

los ingresos, gastos y bienes públicos, así como de lasoperaciones relativas a los mismos,

cuyas actuaciones se orientarán a la realización de auditorias, inspecciones y cualquier tipo

de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control.

            La Contraloría, en el ejercicio de sus funciones, verificará la legalidad, exactitud y

sinceridad, así como la eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones

y de los resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a su control.

Corresponde a la Contraloría ejercer sobre los contribuyentes y responsables, previstos en

el Código Orgánico Tributario, así como sobre los demás particulares, las potestades que

específicamente le atribuye esta Ley

El artículo 315 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

establece que “En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles de

gobierno, se establecerá de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo

específico a que esté dirigido, así como los resultados concretos que se espera obtener y los

funcionarios públicos o funcionarias públicas responsables para el logro de tales

resultados”. 

El artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal establece que “ Las unidades de auditoría interna en el

ámbito de sus competencias, podrán realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones,

exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el

ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus

operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las

acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su

gestión”.

El artículo 15, Numeral 8 de Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración

Aduanera y Tributaria, establece que se debe “Evaluar, con base en los indicadores de

gestión, el desempeño del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

Tributaria”.

Características de un Sistema Eficaz de Control de Gestión

Aceptación por los miembros de la organización

Exactitud

Oportunidad

Concentración en puntos estratégicos de control

Objetividad y claridad

Flexibilidad

Centrase en las zonas primordiales de desempeño

Coordinación con la corriente de trabajo

Indicadores de Gestión

Un indicador es una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, y que

por medio de estas permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias de cambio

generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas o ya

indicadas. De igual modo hay que tener presente que los indicadores de gestión son un

medio y no un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber como se encuentra la

organización.

¿Por qué medir y para qué?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se

puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

A partir de las últimas décadas del siglo XX, las empresas están experimentando un

proceso de cambios revolucionarios, pasando de una situación de protección regulada a

entornos abiertos altamente competitivos. Esta situación, de transformaciones constantes

del ambiente de negocio hace necesario que las empresas, para mantener e incrementar su

participación de mercado en estas condiciones, deban tener claro la forma de cómo analizar

y evaluar los procesos de su negocio, es decir deben tener claro su sistema de medición de

desempeño.

La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de

acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En

la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su definición no es una tarea

fácil dado que este concepto envuelve elementos físicos y lógicos, depende de la visión del

cuerpo gerencial, de la composición y estructura jerárquica y de los sistemas de soporte de

la empresa.

Entonces, ¿Por qué medir?

Por qué la empresa debe tomar decisiones.

Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha

"a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).

Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.

Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos

puntos donde se está más débil.

Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa

(eficiencia o ineficiencia)

¿Para qué medir?

Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.

Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos.

Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus

consecuencias en el menor tiempo posible.

Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.

Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.

Para direccionar o re-direccionar planes financieros.

Para relacionar la productividad con el nivel salarial.

Para medir la situación de riesgo de la empresa.

Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.

Tipos de indicadores

Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia,

de eficacia e indicadores de gestión. Como un ejemplo vale más que mil palabras este se

realizará teniendo en cuenta los indicadores que se pueden encontrar en la gestión de un

pedido.

Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con

la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con

las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo:

cumplimiento del programa de pedidos.

Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se

obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están

relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras

fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso

de gestión de pedidos.

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con

la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de

recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que

indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo:

Tiempo fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.

Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o

propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que

indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado

de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con

administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o

trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados

con las razones que permiten administrar realmente un proceso.

Ejemplo: administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de

fabricación y de los cuellos de botella.

Clases de Indicadores:

El contenido de los indicadores puede agruparse en función de sus diferentes

características de multitud de formas. Tomando la clasificación que presenta Lourdes

Torres, 2002 (v. Bibliografía), presentamos el siguiente esquema:

a) indicadores de inputs, outputs y outcomes

- indicadores de inputs: los indicadores de medios, inputs, son unidades de medida que

permiten conocer la naturaleza y cuantía de los factores que directa o indirectamente

utilizan las entidades para llevar a cabo su actividad. Son la base para la evaluación de la

economía y de la eficiencia en la gestión de programas y servicios públicos. Gran parte de

la información necesaria para elaborarlos proviene de la contabilidad de costes. De ahí la

importancia de su implantación. Ejemplos de este tipo de indicadores son el coste de

atención médica, gastos presupuestarios, personal empleado en un programas, horas

empleadas en desarrollar una actuación, etc.

- indicadores de outputs: los indicadores de outputs permiten medir el nivel de servicios

prestados por un programa. Su determinación exige un análisis detallado de éste y conocer,

de forma pormenorizada, la totalidad de sus actividades.

A diferencia de las organizaciones orientadas al beneficio, resulta complicado

encontrar una medida única de logros y realizaciones de las entidades públicas puesto que

sus metas son más difíciles de concretar. Como ejemplo, podemos mencionar la estancia

media de un paciente en un hospital, el número de delitos investigados por la policía, el

número de llamadas atendidas en el servicio de atención al cliente.

- indicadores de outcomes: los indicadores de outcomes representan la contribución o

impacto social de una agencia, departamento, programa o servicio público, en términos no

monetarios. Se conocen también como indicadores de eficiencia social, ya que miden

logros en el cumplimiento de los objetivos públicos, así como la percepción que tienen los

ciudadanos de las mejoras de su calidad de vida, tras la implantación de un determinado

programa. Por ello, estos indicadores se obtienen de los resultados de estadísticas o

encuestas que reflejan el incremento, objetivo o subjetivo en el bienestar social y la

satisfacción personal de los destinatarios de la actividad pública, en términos de aumento de

sus condiciones de empleo o de sus conocimientos –en programas de educación-, de mejora

de su salud y condiciones de vida –en programas de sanidad-, etc. Ejemplos de indicadores

de outcomes son el índice de mortalidad de los pacientes de un hospital, satisfacción de los

ciudadanos, porcentaje de delitos resueltos, etc.

b) indicadores presupuestarios y contables, de organización, sociales, de entorno y de

impacto

- indicadores presupuestarios y contables: partiendo del presupuesto de la entidad se

obtienen una serie de ratios o indicadores que permiten visualizar, de forma sencilla,

proporciones e índices que completarán la información obtenida de la liquidación del

presupuesto.

- indicadores de organización: la organización de una entidad pública variará en función

de diversos parámetros como su actividad, dimensión, localización, carácter central o

territorial, etc. Para elaborar indicadores sobre la misma, se analizará su organigrama

funcional, incluyendo los órganos de dirección, de ejecución, a administración y los

órganos de control.

- indicadores sociales: son instrumentos que valorarán el impacto social de las actuaciones

de la entidad, expresados en unidades no monetarias. Pueden ir referidos a los usuarios de

los servicios y contribuyentes (creación de puestos de trabajos, becas, etc.) o a los

trabajadores (duración de la jornada semanal, rotación, despidos, temperatura del despacho,

ayudas a los estudios del personal, etc.).

- indicadores de entorno: Los elementos constitutivos del entorno de un programa forman

parte del medio exterior no controlado por éste. Aspectos demográficos como la evolución

de la población, económicos como las variaciones en el precio de la energía, culturales

como los cambios en las preferencias de los ciudadanos, medioambientales que pueden

influir en programas de infraestructuras públicas, etc., pueden incidir de forma más o

menos decisiva en los logros o resultados de un programa.

- indicadores de impacto: Los efectos que la aplicación de un programa o política pública,

o la actividad de una entidad provocan en la sociedad o en la economía, si son relevantes,

deben ser conocidos por los usuarios de la información. Ejemplos son los resultados de

exámenes en cada área de conocimiento o el número de licenciados con un puesto de

trabajo acorde a su formación.

c) indicadores de economía, eficiencia y eficacia

Los indicadores posibilitan un control selectivo de la información clave y de su

evolución en el ente que pretende evaluar su gestión. Para ello, es necesario seleccionar los

que resulten más significativos. En la determinación del grado de economía, eficiencia y

eficacia de una entidad, programa o servicio, tomaremos como base la definición de estos

conceptos hechos en el punto 2 del presente documento.

Tomando como ejemplo el ámbito policial, el sentimiento de seguridad de los

ciudadanos es un indicador de eficacia; el ratio de arrestos un indicador de eficacia y el

coste real de un rescate un indicador de economía.

Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión

Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa

un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de

medición debe satisfacer los siguientes objetivos:

Comunicar la estrategia.

Comunicar las metas.

Identificar problemas y oportunidades.

Diagnosticar problemas.

Entender procesos.

Definir responsabilidades.

Mejorar el control de la empresa.

Identificar iniciativas y acciones necesarias.

Medir comportamientos.

Facilitar la delegación en las personas.

Integrar la compensación con la actuación.

Metodología para Desarrollar Indicadores de Gestión

Conocido también como direccionamiento estratégico, es importante que la empresa desarrolle e implemente indicadores de gestión. Tal vez suene para algunos algo tedioso, para otro totalmente interesante. Lo cierto es que es absolutamente necesario hacerlo porque lo que no se mide, no se mejora. Si usted quiere hacer crecer su empresa, ganar mercado, aplastar a la competencia, pero no implementa indicadores de gestión, no podrá saber si lo que usted hace es lo correcto, si su producto es tan aceptado en el mercado como usted cree y si cuenta con el respaldo de su cliente externo e interno.

Para hacerlo es importante que se tengan en cuenta algunos aspectos claves de la empresa:

Su cliente externo es decir, el mercado objetivo. Clima organizacional. Objetivos financieros de la compañía y su presupuesto. Planeación estratégica.

El cliente externo:

La empresa vive por los clientes y para el cliente; es decir que trabajan para el bien de las personas que compran y/o demandan sus productos o servicios; por tal razón es importante saber que piensan ellos de lo que ofrece la organización en el mercado.

La mejor forma de saber la posición del cliente externo frente a usted es a través de la encuesta, todos lo saben, pero puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido. Básicamente se trata de una encuesta de imagen, ya que esta es la voz de sus clientes y puede resultar una herramienta útil para conocer fortalezas, debilidades de su empresa, producto o servicio.

Clima organizacional:

El clima organizacional comprende a su cliente interno, ya que no basta con tener personas trabajando si usted no sabe y no conoce la posición de ellos frente a la organización jerárquica de la empresa; de misma manera es importante indagar al clientes externos, es importante implementar una encuesta a nivel interno de la empresa.

Si las cosas no están funcionando no basta con saber que salió mal el desempeño de la organización, descargando la culpa con el departamento encargado o las áreas que mostraron registros negativos; sino que hay que realizar una retroalimentación para saber por que las cosas no están funcionando de la manera adecuada

Sin duda alguna la elaboración de las encuestas del cliente interno y externo son claves para poder lograr los objetivos de unos indicadores de gestión correctos; para esto, hay que tener presente que un indicador de gestión es la medición cuantitativa de un producto o servicio, que permite conocer el estado actual de la empresa; de tal manera es importante elaborar preguntas abiertas para lograr una adecuada retroalimentación.

Otro aspecto importante es que los empleados tengan la oportunidad de realizar la encuesta de forma anónima y si lo hacen mencionando su nombre, debe existir una política que garantice que los jefes no llegarán a tomar medidas contrarias contra determinado empleado; ya que el objetivo primordial de una encuesta interna es para ver los errores, conocer al empleado, saber si los jefes son excelentes o no, y tomas medidas correctivas que garanticen el mejoramiento del clima organizacional y por ende, el crecimiento de la empresa.

Planeación estratégica:

Identificar los puntos más representativos de la organización buscando en las débiles, fortalezas, oportunidades y las amenas, por lo cual se realiza un análisis DOFA, y con base en los resultados, definir los objetivos generales, por áreas, y de esta manera desarrollar estrategias para cada uno de estos.

Sin planeación no existe futuro, es como querer viajar sin saber a dónde se va, con cuánto se viaja, cuánto tiempo se estará en determinado sitio, cómo llegará etc.

Una vez realizado un plan estratégico con todo lo que esto implica, haga seguimiento y control de las actividades. Recuerde que el futuro de la empresa está en manos de quienes la lideran.

Referencias Bibliográficas

http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CLAD/clad0047601.pdf

http://www.geocities.ws/luci051268/acp6163/073/t5.html

http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic2_ven_anexo_34_sp.pdf