Contenido

1. Presentación ........................................................................................................................ 3

2. Antecedentes ...................................................................................................................... 3

3. Descripción del Proceso .................................................................................................... 3

3.1 Descarga del Módulo .................................................................................................. 3

3.2 Ingreso al Módulo ........................................................................................................ 3

3.2.1 Datos Institución ................................................................................................. 4

3.3 Subir Pliegos ................................................................................................................ 8

3.4 Abrir Pliegos ................................................................................................................ 9

3.5 Creación de Pliego ................................................................................................... 11

3.5.1 Datos Generales ................................................................................................ 11

Presupuesto Referencial Individual y total sin IVA ......................................................... 16

Formas de Pago ................................................................................................................. 19

Información (Varios) ........................................................................................................ 20

3.6 Especificaciones Técnicas o Términos de referencia ......................................... 23

3.6.1 Términos de Referencia .................................................................................. 23

3.7 Generación de Pliegos ............................................................................................. 31

3.7.1 Condiciones Particulares ................................................................................. 31

3.7.2 Cronograma ....................................................................................................... 35

3.7.3 Evaluación .......................................................................................................... 38

3.8 Aprobación de Pliegos ............................................................................................. 40

3.8.1 Validación .......................................................................................................... 40

3.9 Anexos ........................................................................................................................ 42

3.10 Vista Previa del Pliego ............................................................................................. 44

1. Presentación

El presente manual le guiará al usuario en la generación correcta de los Pliegos

Electrónicos, los mismos que constan de diferentes secciones y etapas que deberán

ser registradas para proceder a la generación de un archivo que deberá utilizar para

subir al portal institucional www.compraspublicas.gob.ec .

2. Antecedentes

Contar con información electrónica de los Pliegos que generan las diferentes

Entidades Contratantes así como también disminuir el nivel de carga de archivos en

los servidores de la Institución.

3. Descripción del Proceso

3.1 Descarga del Módulo

En el portal institucional www.compraspublicas.gob.ec podrá descargar el módulo

que le permitirá la generación de los Pliegos electrónicos, descargue y proceda a

instalar localmente en su equipo, posteriormente podrá trabajar desde un

navegador.

3.2 Ingreso al Módulo

Para ingresar a la opción de Elaboración de pliegos, debe dar clic sobre la opción

“Pliegos”, que se indica en la siguiente imagen.

Imagen 1

3.2.1 Datos Institución

Una vez que haya ingresado al sistema deberá ingresar los datos referentes a su

institución para lo cual, debe detallar la siguiente información.

• Datos Generales

• Dirección

• Datos Autoridad

• Datos Delegado

Imagen 2

DATOS GENERALES

En la sección de Datos generales, deberá ingresar la información en los siguientes

campos:

• Número de RUC

• Número de RUP

• Nombre de la Entidad Contratante

• Logo de la Institución

Imagen 3

DIRECCIÓN

En la sección de Dirección, se deberá detallar la información en los siguientes

campos:

• Provincia

• Cantón

• Parroquia

• Calle principal

• Intersección

• Número

• Referencia más cercana

• Código Postal

Imagen 4

DATOS AUTORIDAD

Dentro de la sección Datos Autoridad, para lo cual deberá presentar ingresar la

siguiente información:

• Nombre de la Máxima Autoridad

• Cargo de la Máxima Autoridad

• Cédula de la Máxima Autoridad

• Nombre del Representante Legal

• Cédula del Representante Legal

Imagen 5

DATOS DELEGADO

Para ingresar los datos del delegado, deberá dar clic sobre el ícono , para que de

esa manera se desplieguen los campos correspondientes.

Imagen 6

Al momento se despliegan los datos correspondientes al Delegado:

• Cédula del Delegado

• Nombre del Delegado

• Cargo del Delegado

• Número de Resolución

• Fecha de Resolución

Imagen 7

Una vez que se hayan ingresado la información de todos los campos de Datos de la

Institución, deberá dar clic sobre el botón “Grabar”.

Imagen 8

Es importante recalcar que al momento de que se graba la información, se quedará

registrada, la misma que podrá ser utilizada para los posteriores pliegos a elaborarse.

3.3 Subir Pliegos

Para el caso que los usuarios no hayan terminado la creación de los pliegos y

desea compartir con otro funcionario del área para que continúe con su

elaboración se presiona sobre la opción subir pliego y debe dar clic sobre el

ícono , el mismo que se ubica en la parte superior derecha de la

pantalla.

Imagen 9

El sistema despliega una pantalla en donde permitirá cargar el archivo generado del

pliego, para lo cual debe dar clic sobre el botón “Examinar”, para buscar el archivo

en la ruta en donde se guardó el documento.

Una vez que se presente el archivo a subir, debe pulsar el botón “Subir Archivo”.

Imagen 10

Una vez cargado el Archivo lo puede acceder por medio de la opción Abrir Pliegos,

que se presenta dentro de la pantalla inicial.

3.4 Abrir Pliegos

Si desea buscar pliegos de fechas anteriores, para el ingreso a la opción debe

presionar sobre el botón “Abrir Pliegos”.

Imagen 11

El sistema despliega la Lista de pliegos ingresados anteriormente, de los cuales no ha

finalizado su ingreso.

Imagen 12

En la pantalla se despliegan los iconos de Editar o Eliminar , para

continuar con la edición de los pliegos realizados, debe dar clic sobre el botón

“Editar”.

Imagen 13

3.5 Creación de Pliego

3.5.1 Datos Generales

Una vez ingresados todos los datos sobre la institución, puede proceder a la creación

del Pliego, dando clic sobre el botón “Nuevo”

Imagen 14

Presione sobre el Botón Nuevo y se despliega una pantalla donde la entidad deberá

ingresar la descripción del Pliego a crear.

Imagen 15

A continuación debe ingresar los Datos generales sobre los pliegos, en donde debe

seleccionar: tipo de compra, tipo de contratación y presupuesto referencial sin IVA

Imagen 16

Dentro de Tipo de compra se puede observar las siguientes opciones:

• Bien

• Consultoría

• Fármacos

• Obras

• Seguros

• Servicio

Una vez seleccionado el Tipo de Compra, el sistema habilitará las opciones

correspondientes en Tipo de Contratación.

Proceda ingresar el Presupuesto Referencial sin IVA y presione sobre el botón

“Guardar”

Imagen 17

Si el presupuesto referencial ingresado no se encuentra dentro del rango permitido

para cada uno de los tipos de contratación, el sistema despliega el siguiente mensaje

de advertencia donde se indica que el presupuesto no corresponde al Tipo de

Contratación seleccionada.

Imagen 18

A continuación, el sistema solicitará ingresar información relacionada con:

• Justificación Tipo Contratación: En esta opción se deberá ingresar la razón

por cuál se escogió el Tipo de Contratación.

• Área Requirente: Quien requiera la realización de adquisición.

• Datos correspondientes a: requirente, responsable del área y de la solicitud:

Deberá ingresar el número de cédula y nombre de los responsables.

• Objeto de la Contratación: Descripción del objeto de la contratación.

• Antecedente: Describa

• Situación Actual o Justificación: Deberá ingresar la razón por la adquisición

del bien, servicio, obra y consultoría.

• Descripción del Procedimiento: Ingresará un resumen del requerimiento o

de lo que se pretende contratar.

• Plazo de Ejecución: Días límite para entrega del objeto del proceso desde la

firma del contrato. Debe indicar si es en días, Meses o Años.

• El contrato inicia en: Seleccione de las siguientes opciones.

o Desde la fecha de firma del contrato

o Desde la fecha de notificación que el anticipo se encuentra disponible

o Otra condición de acuerdo a la naturaleza del contrato.

• Vigencia de la oferta: Días en que la oferta deberá estar vigente. Incluir

hasta la suscripción del contrato.

• Tipo de adjudicación: De acuerdo al tipo de contratación el sistema

habilitará la opción correspondiente (Parcial, Total) automáticamente.

• Reajuste de precios: Seleccionará la opción si se realizará reajuste de

pliegos.

Imagen 19

Datos Proveedor

También se habilita la opción para agregar el Proveedor al que se le va enviar la

invitación tal como se indica a continuación.

Para agregar los datos de los proveedores, debe dar clic sobre el botón “Agregar”

Imagen 20

Al presionar sobre el botón “Agregar” el sistema solicitará ingrese los datos de Razón

Social y Ruc, finalmente presione sobre el botón Guardar.

Imagen 21

Una vez que se agregue los datos sobre los proveedores se presenta una tabla

resumen sobre los proveedores a ser invitados.

Imagen 22

Para el caso de Consultoría por Concurso Público, Concurso Público por

Contratación Directa Desierta y Concurso Público por Lista Corta Desierta el

sistema no solicitará información de proveedores.

Una vez ingresada la información del proveedor para el tipo de contratación

que lo requiera se solicita que se confirme los siguientes datos sobre:

• Referencia – Plan Anual de Contratación

• Proyecto BID (Si lo requiere)

• Presupuesto Referencial (sin IVA)

Imagen 23

Presupuesto Referencial Individual y total sin IVA

Para ingresar el presupuesto Referencial Individual y total sin IVA del procedimiento

de Contratación deberá dar clic sobre el botón “Agregar”

Imagen 24

El sistema despliega una pantalla en donde se presentan los siguientes campos:

• Partida Presupuestaria/Cuenta Contable

• Descripción de la partida Presupuestaria

• Presupuesto Referencial Unitario

• CPC (Clasificación de Producto)

• Descripción del Lote (CPC Nivel 5)

Los datos del CPC y Descripción del Lote se generarán automáticamente, al momento

de pulsar el botón “Buscar CPC”.

Imagen 25

El sistema despliega una pantalla donde deberá ingresar la palabra clave del bien,

servicio, obra o consultoría a adquirir y una vez que se despliegue los resultados

deberá escoger el correspondiente a su objeto de contratación, para finalmente dar

clic sobre el botón “Guardar”

Imagen 26

Al momento de completar el ingreso de los datos en los campos correspondientes

pulse el botón “Guardar”.

Imagen 27

Y dentro de la pantalla inicial se despliega el detalle ingresado en el Presupuesto

Individual sin IVA, así como también te permite Editar y Eliminar el contenido

seleccionado.

Imagen 28

Formas de Pago

El sistema solicita el ingreso de la formas de pago que se realizarán para el contrato

en mención, de tal manera que deberá detallar la correspondiente Forma de Pago,

para lo cual debe dar clic sobre el botón “Agregar”.

Imagen 29

Se despliega una pantalla donde deberá ingresar lo siguientes datos:

• Tipo: en donde se despliegan las siguientes opciones:

o Anticipo

o Otra- Revisar Términos de Referencia

o Pago a 30 días

o Pago a 40 días

o Pago Contra entrega de Servicio, Consultoría y Obras en Cotización

o Pago por Otro Concepto

o Pago por Planilla

o Pago por Fases

• Descripción: Donde debe detallará la forma de pago escogida

• Valor: Porcentaje de Pago que se realizará según el tipo escogido.

Una vez que finalice el ingreso de datos, deberá pulsar el botón “Guardar”

Imagen 30

El detalle ingresado dentro de Forma de Pago, se despliega en la siguiente imagen.

Además el sistema permite editar y eliminar el contenido de la tabla Forma de Pago.

Imagen 31

Información (Varios)

Además se debe ingresar información acerca de:

• Proyectos de inversión: Donde deberá seleccionar si el objeto de contratación

forma parte de un Proyecto de Inversión.

• Costo de levantamiento de texto, reproducción de edición de los pliegos: Donde

digitará el valor estipulado para la contratación a realizar.

Cuando concluya con el ingreso de todos los datos, en la parte inferior, se podrán

visualizar tres botones, lo cuales permiten: Guardar, Validar y Regresar. De Tal

manera que debe pulsar el botón “Guardar”

Imagen 32

El sistema despliega una pantalla en donde confirma que la información se Guardó de

manera Exitosa, además una pantalla que recuerda cual es el siguiente paso, en

donde debe pulsar el botón “Aceptar”.

Imagen 33

Si desea validar la información antes ingresada, lo puede realizar dando clic sobre el

botón “Validar”.

Imagen 34

El sistema despliega una ventana de alerta indicando que la información generada

para el pliego debe estar cargada para continuar, deberá dar clic sobre el botón

“Aceptar”.

Imagen 35

El sistema validará si tienes errores, y presenta el siguiente mensaje en donde se

despliegan los campos a llenar o campos a validar.

Imagen 36

Al momento que todos los errores fueron corregidos y los datos ingresados

correctamente, el sistema despliega la siguiente pantalla; de esta manera permitirá

continuar con el siguiente paso.

Imagen 37

3.6 Especificaciones Técnicas o Términos de referencia

Se incluirán las especificaciones técnicas o términos de referencia, considerando

todos los rubros a contratarse, de existir los estudios y diseños previos, completos,

definitivos y actualizados correspondientes; y, de ser el caso, los estudios de

prevención/mitigación de impactos ambientales, para lo cual la Entidad deberá

cumplir la normativa ambiental aplicable respecto de la contratación.

Es importante recalcar, que en la contratación se estipula que tiene componente

contratación de servicios, por tal motivo el sistema habilitará en la parte inferior un

menú en donde se especifica Requerimiento de contratación TDR y ET si se trata

solamente de un bien el sistema solo habilitará ET.

Imagen 38

3.6.1 Términos de Referencia

Al momento de acceder a la opción TDR, se despliega los siguientes campos a ser

ingresados por parte de la entidad, en donde describe la información del proceso.

Imagen 39

Los campos que se deberán describir según el proceso de contratación escogido, son:

1. Antecedentes

2. Objetivos

3. Alcance

4. Metodología de Trabajo

5. Información que Dispone la Entidad

6. Productos o Servicios Esperados

Imagen 40

7. Personal Técnico Clave: Se solicita la información a detalle del personal técnico

clave, para el cumplimiento del contrato, para ingresar estos datos debe dar clic

sobre el botón “Agregar”

Imagen 41

Los campos a ser llenados son:

• Cargo: Carrera obtenida.

• Instrumento: Información necesaria que avale los conocimientos del personal

clave.

• Nivel de Estudio: Información de nivel académico del personal que se

requiere.

• Descripción: Información sobre los conocimientos que se requieren por parte

de ese técnico.

• Cantidad: Número de personas con el perfil detallado.

Al momento de completar los campos solicitados, puede pulsar el botón “Guardar”.

Imagen 42

Dentro del sistema se despliega la información agregada y además permite añadir

más información pulsando el botón “Agregar”

8. Experiencia mínima del personal técnico: La Entidad Contratante deberá definir

cuál es la experiencia que cada uno de los miembros del personal técnico mínimo

deberá acreditar como mínimo, ya sea en años, número o monto de proyectos en los

que haya participado.

Se reconocerá la experiencia adquirida en relación de dependencia, si el certificado

emitido por el contratista o el representante legal de la Entidad Contratante

demuestra su participación efectiva, como empleado privado o servidor público, en

la ejecución de determinado objeto contractual.

Para cada caso se establecerá el instrumento o medio por el que se comprobará la

experiencia adquirida.

Imagen 43

9. Índice Financiero y de Patrimonio: Especificar cuál(es) es (son) el (los) índice(s) a

evaluar y cuál el valor mínimo/máximo a justificar.

Los índices regularmente aceptados son: Índice de Solvencia (mayor o igual a 1,0;

Índice de Endeudamiento (menor a 1,5). Los factores para su cálculo estarán

respaldados en la correspondiente declaración del impuesto a la renta del ejercicio

fiscal correspondiente y los balances presentados al órgano de control respectivo.

Para ingresar los datos correspondientes, debe dar clic sobre el botón “Agregar”

Imagen 44

El sistema despliega un formulario de ingreso de Índices Financieros y de Patrimonio,

en el cual se puede visualizar los siguientes campos a ingresar:

• Tipo de Índice: Índice Financiero, Índice de Patrimonio

Imagen 45

• Descripción de Índices: Índice de Solvencia, Índice de Endeudamiento.

Imagen 46

• Valor: Valor correspondiente al índice establecido.

Una vez ingresados lo datos solicitados, debe dar clic sobre el botón “Guardar”

Imagen 47

Al guardar la información, se despliega de la siguiente manera.

Imagen 48

10. Metodología y Cronograma de la Ejecución del Proyecto: Se definirá cual es la

metodología de trabajo a ejecutarse para el proyecto, una vez definida debe dar clic

sobre el botón “Agregar”

Imagen 49

El sistema despliega una pantalla en donde se deberán describir la metodología de

trabajo.

Imagen 50

La presentación de la información que ingresa se presentará dentro de la siguiente

tabla:

Imagen 51

11. Otros Parámetros de Evaluación: Se deberá ingresar cuales parámetros

adicionales se van a tomar en cuenta, una vez definida debe dar clic sobre el botón

“Agregar”

Imagen 52

Se despliega una pantalla en donde se presenta la información sobre:

• Nombre

• Descripción

• Indicador

• Medios

Imagen 53

Se despliega a la información, sobre lo ingresado.

Imagen 54

Una vez finalizado el ingreso, en la parte final se desplegarán los botones de

Guardar, Validar y Regresar.

Imagen 55

Para el caso de Consultoría Contratación Directa dentro de los Términos de

Referencia, solamente se solicitará información relacionada con: Antecedentes,

Objetivos, Alcance, Metodología de Trabajo, Información que Dispone la Entidad,

Productos o Servicios Esperados y Otros Parámetros de Evaluación.

Al momento de pulsar el botón guardar, el sistema despliega un mensaje informativo,

en donde señala que puede seguir con el siguiente paso:

Imagen 56

Además puede realizar la Validación de los datos ingresados, pulsando el botón

“Validar”, el sistema desplegará un mensaje en donde indica que todos los datos

fueron ingresados correctamente.

3.7 Generación de Pliegos

Una vez culminada la Fase 2 de Requerimiento de Contratación, deberá completar

los datos para la Generación de los Pliegos, en la cual tiene los siguientes pasos:

• Condiciones Particulares

• Cronograma

• Evaluación

3.7.1 Condiciones Particulares

Dentro del menú que se despliega en la parte inferior de la pantalla, de clic sobre el

botón “Condiciones Particulares”.

Imagen 57

El sistema despliega una pantalla en donde se requiere ingresar información

correspondiente al proceso de contratación a ejecutar, es importante mencionar que

algunos de los datos ya ingresados anteriormente se desplegarán automáticamente,

los datos a ingresar serán:

• Código del Proceso: Código para control interno de la Entidad Contratante (Ej

SERCOP-001-2013).

• Presupuesto Referencial (números): Presupuesto Referencial Total del Proceso

de Contratación. No incluye IVA.

• Presupuesto Referencial (letras)

• Descripción del Proyecto: Ingresar una descripción del proceso administrativo

del proyecto.

• Fecha de entrega electrónica

• Hora entrega electrónica

Imagen 58

CIUDAD DONDE SE REALIZARÁ LA CONVOCATORIA

Además se deberá ingresar la información sobre la Ciudad en donde se realizará la

convocatoria, para la cual se deben ingresar los datos de provincia, cantón y

parroquia.

Imagen 59

DIRECCIÓN APERTURA DE OFERTAS

En los siguientes campos se debe detallar : Calle Principal, Calle Secundaria y el

Número.

Imagen 60

OBLIGACIÓN DE LAS PARTES

La entidad debe ingresar la información sobre:

• Número de días para solución de peticiones y problemas

• Número de días para celebrar los contratos complementarios

• Número de días para proporcionar al contratista los documentos, accesos e

información relevante relacionada con los trabajos de consultoría.

• Firmas Pliego

o Autoridad

o Delegado

Imagen 61

Finalizado el ingreso a los datos de la Sección de Condiciones Particulares, se

visualizan tres botones en donde permite:

• Guardar: Continua con el siguiente paso

• Validar: Revisa los errores cometidos en el ingreso de información

• Regresar: retornar al paso anterior.

Imagen 62

Al momento de pulsar el Botón “Guardar”, se despliega un mensaje indicado el

Siguiente Paso.

Imagen 63

3.7.2 Cronograma

A continuación, es sistema presenta la pantalla en la que podrá ingresar la fecha

inicial y hora inicial, al momento que finalice de clic sobre el botón “Guardar”.

Imagen 64

Al momento de pulsar el botón Guardar, se desplegará la información Etapas del

Cronograma, en donde en sistema permitirá cargar la información mediante dos

escenarios:

• Máximo: Se visualizarán las fechas de cada etapa según los limites máximo.

• Mínimo: Se visualizarán las fechas de cada etapa según los limites inferiores.

Después de realizar debido análisis para este ingreso puede pulsar el botón

“Máximo”, además deberá escoger si tiene etapa de convalidación de errores.

Imagen 65

Si desea realizar el cambio en la carga de datos según el escenario Mínimo, el

sistema desplegará el siguiente mensaje de alerta, si está de acuerdo con el cambio,

pulse el botón “Aceptar”.

Imagen 66

El sistema desplegará la nueva información con las nuevas fechas según la opción

solicitada.

Imagen 67

Si requiere cambiar alguna información, el sistema presenta dos botones junto a la

fecha de Editar y Limpiar.

Imagen 68

CONVALIDACIÓN DE ERRORES

Las fechas de convalidación también se asignarán de acuerdo al escenario escogido

dentro de la sección anterior.

Además en la parte inferior se presente un mensaje indicando “Se recomienda que el

pliego se suba al PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS al menos con 60 minutos de

anticipación a la fecha y hora de publicación indicada en el cronograma”.

Imagen 69

Una vez que se encuentre seguro del ingreso de las fechas, el sistema permite

continuar con la siguiente sección de Evaluación, al momento que pulse el botón

“Continuar”

Imagen 70

3.7.3 Evaluación

Finalmente dentro de la fase de Generación de pliegos, se deber ingresar la

información sobre la Evaluación a realizar:

En este punto falta verificar el parámetro Estudios de diseño para fiscalización

(10) puntos que exige para todas las consultorías.

Imagen 71

Para el caso de Cotización los parámetros de calificación son los que se indican a

continuación:

Imagen 72

De igual manera para Licitación los parámetros de calificación son diferentes que los

solicitados en los otros procedimientos como se indica en la siguiente Imagen:

Imagen 73

Al finalizar debe guardar la información solicita para acceder a la siguiente fase, que

es Aprobación de Pliegos.

3.8 Aprobación de Pliegos

3.8.1 Validación

Para ingresar a la sección Validación deberá dar clic sobre el botón “Validación” que

se despliega dentro del menú en la parte inferior, para de esta manera desplegar las

opciones correspondientes.

Imagen 74

Si después de haber validado cada una de las fases, al momento de pulsar el botón

“Validación”, el sistema presenta un mensaje que la información esta validada y que

puede continuar para la generación del Pliego y Firma Electrónica.

Imagen 75

GENERACIÓN DE PLIEGOS

Cuando se realiza la validación final de la información ingresada, puede generar su

pliego dando clic sobre el botón “Generar Pliego”.

Imagen 76

Se despliega una pantalla, donde se puede escoger si desea Abrir o Guardar el

documento.

Imagen 77

Al momento de pulsar el botón Guardar, se despliega la opción para escoger la ruta

en donde deberá guardarse el archivo.

FIRMA ELECTRÓNICA

En esta opción la Entidad Contratante su Representante Legal o Delegado procederá

a firmar electrónicamente los Pliegos generados para que posteriormente puedan ser

usados por el proveedor.

3.9 Anexos

La entidad podrá cargar los archivos adicionales para la generación de los pliegos, los

cuales los puede cargar dentro del sistema. Para lo cual debe pulsar el botón

“Anexos”, que se presenta en el menú que se despliega en la parte inferior.

Imagen 78

Si desea agregar más archivos al Pliego, pulse el botón “Subir Archivos”

Imagen 79

Se presenta una pantalla en donde debe ingresar la descripción para el documento

que va a cargar y el botón “Examinar”, para buscar el documento en la ruta en donde

lo guardo. Una vez que finalice la carga de clic sobre el botón “Agregar”.

Imagen 80

El sistema despliega la pantalla donde se visualiza el archivo cargado.

Imagen 81

3.10 Vista Previa del Pliego

Para realizar una vista previa del documento que se está generando antes de

proceder con la impresión del mismo, es posible que acceda al documento dando clic

sobre el icono .

Imagen 82