EL OFICIO

Es una comunicación escrita de carácter oficial que una autoridad emisora envía a una autoridad receptora. Es una comunicación de uso interno y externo. Esta comunicación se utiliza para impartir normas, dar instrucciones, comunicar decisiones, pedir información, entregar información, hacer peticiones, conceder o denegar peticiones.

Según la Real Academia Española de la Lengua: “Es una comunicación escrita referente a los asuntos del Servicio Público en las dependencias del Estado, y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ella”.

Clasificación de los Oficios

1. Oficio Ordinario: Es aquel que puede ser leído por cualquier persona, ya que su contenido es de incumbencia general.

2. Oficio Reservado: Es aquel que puede ser conocido sólo por un determinado departamento, oficina o sección, puesto que las materias que tratan son de exclusivo interés o incumbencia de una de las determinadas dependencias señaladas.

3. Oficio Secreto: Es aquel que debe ser conocido solamente por las personas a las que va dirigido, las que deben realizar su estudio o resolución.

Este Oficio además de las disposiciones señaladas para el Oficio Ordinario y Reservado, al redactarlo se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Se deberá indicar, antes de la clasificación, el número de hojas y de ejemplares.2. No se debe colocar las iniciales de responsabilidad, en su lugar, se debe indicar

el número de hojas y de ejemplares.3. En la distribución, se debe señalar el número de copias que se enviarán al

destinatario o destinatarios.

Estructura

a) Membrete.b) Clasificación:- Ordinario (ORD.)- Reservado (RES.)- Secreto (SEC.)

c) Antecedente (ANT.): Nombre de los documentos enviados anteriormente que están relacionados con la misma materia.

d) Materia (MAT.): Resumen del motivo que originó el Oficio.e) Inclusos (INCL.): Documentos que acompañan al Oficio.f) Lugar y fecha.g) Cargo de la autoridad que emite el Oficio. DE:_________________________h) Cargo de la autoridad receptora: A:__________________________________i) Contenido:- Los párrafos deben ir numerados.- Cada idea debe ir en un párrafo diferente.- Se debe tratar un solo tema en un oficio, en caso contrario, se redacta otro

Oficio.j) Frase de salutación: Debe ser sobria.k) Firma:- Rúbrica.- Nombre (un nombre y los dos apellidos).- Profesión, especialidad y categoría.- Cargo.- Iniciales de responsabilidad.l) Distribución: la palabra distribución escrita toda con letra mayúscula.

REPÚBLICA DE CHILE MINISTERIO SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA

ORD. Nº 27/2009 ANT. No hay

MAT. Informa deterioro de un mueble

SANTIAGO, 8 de febrero de 2009

DE: JEFE COMISION INVENTARIO

A: INTENDENTE DE PALACIO

1.- Informo a Ud. que el escritorio Nº 1.540 de la Of. 1.806 de esta Casa de Gobierno, se deterioró en su traslado al 5º piso.

2.- Agradeceré a Ud. disponer su reparación o reemplazo.

Saluda a Ud.,

JUAN VILLEGAS PEREZEmpleado Grado 5º

Jefe de la Comisión Inventario

JVP/rrv

Distribución: _____________ - Intendente de Palacio - Archivo