EntrevistasCualquier metodologa es inviable sin involucrar tanto a los usuarios como a los diferentes grupos de trabajo. Necesitamos OBTENER INFORMACIN sobre:* Requisitos de usuario. * Funcionamiento del Sistema actual * Organizacin de la unidad. * Responsables y funciones de los usuarios. Para desarrollar el futuro sistema utilizamos las entrevistas para obtener la informacin necesaria y conseguir una buena base del desarrollo, es decir, necesitamos conocer QUE realiza el sistema actual y QUE deber realizar el futuro sistema. Las entrevistas son muy importantes porque permiten definir con claridad el desarrollo del nuevo sistema.

Las entrevistas pueden ser: "CARA A CARA".- Es la entrevista entendida del modo tradicional que realizamos a un usuario. "REUNIONES EN GRUPO".- En este caso las reuniones son con un grupo de usuarios especializados en las funciones a tratar por el sistema. Las reuniones en grupo tienen ciertas ventajas sobre las entrevistas "cara a cara", por ejemplo si el sistema est destinado para distintos sectores de la organizacin, una reunin con usuarios responsables de cada sector permitir que que se estandaricen determinados procedimientos y se unifiquen criterios.

La realizacin de entrevistas es algo personal, pero se pueden dar algunas recomendaciones sobre su realizacin: PREPARACIN Es muy importante preparar las entrevistas a conciencia mediante un guin que nos ayude tanto a nosotros como al entrevistado o entrevistados a aprovechar mejor el desarrollo de la entrevista, esta afirmacin es un poco de sentido comn, si se quiere obtener informacin de alguien es imprescindible conocer que informacin necesitamos y como debemos estructurarla.

CONSOLIDACIN Es necesario verificar con el usuario que hemos comprendido bien las especificaciones, en definitiva comprobar que hemos profundizado en el contenido de la entrevista en cuestin.

PREPARACIN DE GUIONES Es IMPRESCINDIBLE enviar al usuario (al responsable del grupo de usuarios o a los distintos usuarios del grupo si se trata de reuniones de grupo) un guion sobre los puntos a tratar en la entrevista. Este guion debe ser detallado, pero tampoco debe ser tan extenso que abrume al usuario, se trata de indicar al usuario los puntos importantes de trabajo, para que l al igual que nosotros se prepare la entrevista, debemos tener presente que la entrevista vive de la dualidad entrevistador-entrevistado, y la sintona entre ambos es clave para el aprovechamiento de la misma con mayor o menor amplitud.

A QUIN VAMOS A ENTREVISTAR?El tipo de entrevista vara segn la persona (o grupo) a quien vaya dirigida, es importante destacar que distinguimos dos perfiles fundamentalmente: -RESPONSABLES DE REA. - RESTO DE USUARIOS. Segn el perfil del entrevistado varan las consideraciones sobre las cuales gira el contenido de la entrevista:1.- ENTREVISTAS A LOS RESPONSABLES DE REA. 1.1.- Funciones que realiza su departamento o grupo. 1.2.- Sistemas de informacin actuales (ya sean manuales o mecnicos) - Entradas, salidas, funcionalidad. 1.3.- Relaciones o salidas a otros sistemas, definiendo: - Destino de los datos. - Datos enviados a otros sistemas. - Medios empleados. - Frecuencia.1.4.- Nivel de satisfaccin tcnica con el sistema de informacin actual, es necesario evaluar los siguientes aspectos: - Disponibilidad de los sistemas de informacin - Tiempos de respuesta. - Facilidad de uso. 1.5.- Identificar al resto de los usuarios del departamento.Es conveniente elaborar un documento resumiendo todos los puntos tratados y entregarlo a todos los participantes.

2.- ENTREVISTAS AL RESTO DE LOS USUARIOS.Se trata de describir aspectos funcionales ms concretos. El guion deber contemplar: 2.1.- Situacin actual.Descripcin de los sistemas de informacin actualmente implantados (es igual que para los responsables de rea, pero a un nivel ms cercano al usuario) 2.1.1.- Entorno fsico/ lgico existente. 2.1.2.- Tipos de entradas por cada tipo: - Origen de la entrada, esto es, de donde viene. - Datos involucrados. - Soporte utilizado. - Frecuencia. 2.1.3.- Procesos y funciones realizados por dichos sistemas. 2.1.4.- Tipos de salida. Por cada uno: - Destino. - Datos involucrados. - Soporte. - Frecuencia. 2.1.5.- Volumen de informacin manipulada. 2.1.6.- Detallar los sistemas de almacenamiento involucrados en cada sistema de informacin y especificar para cada uno: - Tipos de datos implicados. - Identificar para cada dato si es identificativo o significativo. 2.1.7.- Principales ventajas e inconvenientes. 2.1.8.- Nivel de satisfaccin tcnica con los sistemas actuales. - Disponibilidad de los sistemas de informacin - Tiempos de respuesta. - Facilidad de uso. - Tiempos de espera. 2.2.- Requisitos del Nuevo sistema. 2.2.1.- Nuevos procesos/funciones a realizar. 2.2.2.- Prioridades de esos procesos/funciones. 2.2.3.- Nuevas consultas deseadas, incluyendo: - Datos involucrados. - Origen y destino de esos datos. - Frecuencia. 2.2.4.- Nuevos informes deseados. 2.2.5.- Necesidades de seguridad sobre los datos. 2.2.6.- Factores crticos de xito.

CONSOLIDACIN DE LA ENTREVISTA.Como hemos visto, con la tcnica de la entrevista tratamos de obtener informacin, pero una vez realizada la entrevista es necesario volver sobre su contenido para depurar consolidar los resultados, es decir, hemos obtenido la informacin requerida con la consolidacin volvemos sobre esa informacin para verificar que se han comprendido BIEN las especificaciones de usuario tanto sobre el sistema actual como sobre el sistema a desarrollar. Para consolidar la entrevista debemos realizar una interpretacin de la informacin que hemos obtenido del usuario, esta representacin puede ser por ejemplo un grfico de libre desarrollo que ayude al usuario a comprobar que nuestra interpretacin coincide con la suya. Adems si se disponen de las herramientas necesarias podremos elaborar prototipos del nuevo sistema, en estos prototipos debe figurar: - Pantallas de que consta. - Informes a obtener. - Simulacin de las funciones. - Apariencia externa. En esta nueva "vuelta de tuerca" sobre la entrevista el usuario podr concretar las especificaciones y sus necesidades.

CONSIDERACIONESTodo lo dicho es bastante general y depender mucho de las circunstancias del propio desarrollo del sistema de informacin. Es interesante abordar los temas a tratar desde un punto de vista general para centrarse poco a poco en aspectos ms detallados, en una especie de desarrollo TOP-DOWN.