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Anexos

83

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Anexos

Anexos

85

85

Anexo 1. Cuestionario

Anexos

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Anexo 2. Modelo de negocios Canvas

Anexos

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Anexo 2. Modelo de negocios Canvas

Anexos

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Anexos

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Anexos

90

Anexos

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Anexos

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Anexos

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93

Anexos

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Anexos

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Anexo 3. Manuel de procedimiento

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Planificación y organización de eventos

Código Edición

Índice

1. Tabla resumen

2. Objeto

3. Alcance

4. Responsabilidades

5. Entradas

6. Salidas

7. Procesos relacionados

8. Diagrama de flujo

9. Desarrollo

9.1. Fijación de aspectos básicos

9.2. Planificación inicial y presupuesto

9.3. Programación

9.4. Organización técnica

10. Definiciones

11. Formatos y referencias

2

2

2

3

3

3

3

4

5

5

6

7

8

12

13

Fecha de entrada en vigor: Realizado: Revisado y aprobado:

Anexos

96



Código Edición

1. Tabla resumen

Sectores Servicios de ocio, diversión y cultura

Subsectores Organización de ferias, exhibiciones y congresos

Actividad (es) Actividades lúdicas

Guía (s) de Actividad (es) Organización de reuniones

Tipología del proceso Especifico

Proceso Planificación y organización de eventos

Responsables del

proceso

Organizador profesional, alta dirección (y/o

persona designada)

Procesos relacionados No aplica

Entradas Definición de objetivos

Salidas Evento planificado y organizado

2. Objeto El objeto de este procedimiento es detallar los pasos a seguir para planificar y

organizar un evento con unos fines predeterminados (transmitir un mensaje,

tratar asuntos de interés, debatir cuestiones prefijadas, anunciar avances,

acordar conclusiones, etc.) de forma satisfactoria.

3. Alcance El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran la planificación y organización logística de un evento de carácter empresarial. Actividades que afecta este proceso: actividades lúdicas

2

Anexos

97

97



Código Edición

4. Responsabilidades

Organizador profesional: se encarga de la planificación del evento y de la

organización técnica de los recursos necesarios para cumplir dicho plan.

Alta dirección (y/o persona designada): se encarga de la toma de decisiones relacionadas con este proceso, así como de la definición de las cuestiones fundamentales y de la programación del evento, bajo el asesoramiento de la empresa organizadora.

5. Entradas

El proceso comienza con la concreción de la finalidad que se persigue con la

realización del evento en cuestión.

6. Salidas

El proceso concluye con la consecución de una planificación y organización

técnica que recoja todos los requisitos necesarios para llevar a cabo el evento

con éxito.

7. Procesos relacionados No aplica

3

Anexos

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Código Edición

8. Diagrama de flujo

Alta Dirección y/o Persona designada

Alta Dirección (y/o Persona designada) y Organizador profesional

Registro

4

Anexos

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99



Código Edición

9. Desarrollo

9.1. Fijación de aspectos básicos

A la hora de organizar un evento se empieza por conocer en profundidad unos

puntos esenciales, tales como que tipo de acto quiere realizar la empresa

solicitante de este servicio, a quien va a ir dirigido o que objetivo se pretende

conseguir.

La empresa debe manifestar de forma clara la estrategia de comunicación que

desea adoptar, con la finalidad de dirigir mensajes claves articulados que

ejerzan una valiosa contribución al éxito del evento.

9.1.1 Objetivos a conseguir

Se empieza por averiguar cuáles son los objetivos que la empresa quiere lograr

con el evento en cuestión. Esta debe establecer tanto unos objetivos generales

como una serie de metas para poder evaluar el acto en cuanto a su eficacia y

éxito conseguido.

9.1.2 Duración, estilo y contenido

Una vez delimitado/s el/los objetivo/s, se consulta a la empresa sobre lo que

pretende hacer para lograr su propósito. La duración, el estilo y el contenido del

acto giran alrededor de esta consideración.

Primeramente debe establecer la duración del acontecimiento; que suele ir

desde los tres días a la semana (aunque puede tener cualquier otra,

dependiendo del tipo e importancia del mismo).

5

Anexos

100



Código Edición

Respecto a su estilo, hay que definir si se trata de un evento:

¿Formal o informal?

¿De gran envergadura o micro evento?

¿En un espacio abierto o cerrado?

¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo?

¿Según la temática: social, deportivo, popular, religioso, cultural,

empresarial...?

Etc.

También es necesario disponer de antemano del contenido en líneas generales

del acontecimiento.

9.1.3 Público objetivo

A continuación hay que informarse sobre el público asistente al evento. La empresa debe identificar con precisión los concurrentes, además de decidir si va a invitar a relatores y/o personalidades. Con esta información se realiza una estimación del número previsto de asistentes. Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, se deben llevar a cabo investigaciones sobre el mercado y/o encuestas.

9.2. Planificación inicial y presupuesto Con la información recopilada en esta primera aproximación a lo que pretende ser el evento, se realiza una planificación preliminar de lo que puede suponer la organización de un acontecimiento de este tipo, se presupuesta y se justifica debidamente.

6

Anexos

101

101



Código Edición

El presupuesto elaborado debe ser lo más fiel posible a la realidad. Este documento debe incluir una lista de gastos previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el beneficio esperado, si es el caso. De ser posible, este presupuesto se basará en estadísticas de experiencias anteriores. A mayores de la información proporcionada por la empresa, existen una serie de ítems a valorar para la elaboración del presupuesto, como son los que corresponden a los recursos humanos, técnicos (materiales y equipos) y de instalaciones requeridos. Tanto la planificación inicial como el presupuesto deben ser aprobados por la alta dirección de la empresa que solicito este servicio, antes de poder comenzar a trabajar en su materialización.

9.3. Programación Primeramente la empresa detalla el programa del evento siguiendo la línea de lo expuesto en la fase anterior. 9.3.1 Timing general del evento

A continuación se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas acción-tiempo, es decir, se realiza una valoración del tiempo que se va a emplear para cada actividad propuesta, además de organizar el tiempo libre y añadir un margen de seguridad.

7

Anexos

102



Código Edición

9.4. Organización técnica

En esta fase se establecen los principales puntos a desenvolver para organizar el

evento.

9.4.1 Listado de necesidades

Una vez diseñado el programa se procede a su análisis pormenorizado

elaborando un listado de necesidades en función de su contenido, empleando

como base la planificación inicial realizada. Su objetivo es averiguar qué

recursos se necesitan (evaluar las necesidades de personal, material, medios

logísticos, instalaciones, etc.), con la finalidad de adquirirlos, y comprobar de

cuales se dispone.

Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar

_ Material vario _ Personal _ Muebles _ Azafatas _ Traductores _ Señalización _ Iluminación _ Mantenimiento _ Megafonía _ Cátering _ Camareros/as _ Hoteles

_ Limpieza _ Ornamentación _ Regalos _ Secretario/a _ Fotografía _ Vídeo _ Audiovisuales _ Transporte _ Chóferes _ Identificaciones _ Imprenta _ Comunicación/prensa

_ Adaptaciones para asistentes _ Rueda de prensa _ Invitaciones _ Notas de prensa _ Cartelas, trípticos _ Autoridades _ Documentación _ Publicidad en radio / TV /

prensa escrita _ Otros

8

Anexos

103

103



Código Edición

9.4.2 Fecha de celebración

A la hora de escoger la fecha la empresa debe tener en cuenta ciertos factores que pueden hacer fracasar el evento y que deben controlarse:

Verificar si hay otro similar que se lleve a cabo durante el mismo período

de realización, y que pueda incluir los mismos asistentes.

Valorar los distintos días de la semana. Ciertos días son importantes

para tenerlos en cuenta, puesto que hay mayor disponibilidad o menos

dependiendo de cuál sea.

Comprobar si hay días festivos alrededor de la fecha del evento, puesto

que los asistentes pueden tener planes anticipados para aquellos días.

En la fecha escogida, seguramente que otros eventos se realizarán en el

mismo día, así pues conviene efectuar las reservas pertinentes y

necesarias.

Además de esto es necesario fijar fechas alternativas, por lo menos al principio de la organización. 9.4.3 Lugar de celebración

Para seleccionar acertadamente el lugar donde realizar el evento, se tienen en cuenta varios elementos clave como: tamaño del sitio, localización, accesibilidad, instalaciones para la realización de actividades, pernoctaciones, etc. Con la finalidad de ayudar a la alta dirección a tomar la decisión adecuada, se realiza una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos y realizando (si es posible) una visita de inspección, sobre todo en el caso de eventos de gran envergadura o resonancia.

9

Anexos

104



Código Edición

Las características fundamentales que debe poseer el lugar elegido consisten en:

Adecuación en función de la naturaleza del evento El lugar de celebración debe ser apropiado tanto al tipo de evento que se está organizando, como al perfil medio del público destinatario. El programa diseñado indicará el tipo de local necesario, permitiendo conocer las instalaciones requeridas y ayudando a delimitar sus características específicas.

Dimensiones necesarias El número de asistentes y las actividades previstas son los puntos clave para determinar las dimensiones que debe tener el local.

Aspectos técnicos Dependiendo de los requerimientos técnicos del evento (métodos audiovisuales, nuevas tecnologías, etc.) habrá que tener muy en cuenta las características del local en este sentido (sonido, iluminación, equipamiento,...). En el caso de que falle algún equipo, es recomendable contar con otros de recambio o con un técnico que pueda repararlo.

De igual forma que con las datas, es necesario considerar varios emplazamientos alternativos. 9.4.4 Personal

En función de las necesidades previamente detectadas se calcula el número necesario de trabajadores requeridos para el evento y si se va a utilizar personal propio o ajeno.

10

Anexos

105

105



Código Edición

Entre el personal habitualmente requerido pueden encontrarse: azafatos/as, guías oficiales, acompañantes, recepcionistas, técnicos/as, intérpretes o servicios afines, personales de seguridad y médicos, decoradores y otros. Si el número de personas asistentes es muy elevado, habrá que prever un servicio médico o socorrista, así como facilitar el máximo espacio de estacionamiento posible.

Organigrama Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su experiencia, responsabilidad y autoridad, se establece una estructura jerárquica y se designa a los responsables a quien debe reportar cada uno.

9.4.5 Restauración Al planificar las necesidades de servicio de comidas, se tienen en cuenta además de su tipo (brunch, coffee break, comida buffet, desayuno, cenas, etc.), el momento y lugar donde servirlas, que encajen en el programa y que no se pierda mucho tiempo.

Tipo de comida. Excepciones Si el acontecimiento va a reunir a personas de diversas procedencias, hay que tener muy en cuenta que algunos asistentes, por razones médicas o religiosas, no pueden comer determinado tipo de comida y por esto, deben ofrecerse menús especiales y variados para todo el público.

11

Anexos

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Código Edición

9.4.6 Alojamiento

En el caso de que el evento sea de varios días de duración, se especifica el número de personas que requieren alojamiento y se reserva el número de habitaciones pertinente y las pernoctaciones a realizar, así como el régimen deseado (si es el caso). 9.4.7 Otros

Distribución de mensajes y material: se anuncia el evento con la debida

antelación, a través de invitaciones, programas, material escrito, mailing específico, medios de comunicación (prensa, cuñas radiofónicas, etc.).

Servicio de transporte: se realizan las reservas y alquileres oportunos (de autos, viajes de ida y vuelta estructuradas con las compañías aéreas, viajes nocturnos, tiempo libre...).

Seguridad: se protege el material de valor y se tiene en cuenta que los eventos de envergadura, o aquellos en los que participen personalidades, exigen medidas de seguridad específicas.

Seguro: se estudian todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro se va a necesitar, además de responsabilidad civil.

Instalaciones adicionales: se provee de aquellas instalaciones complementarias que el acto necesite.

Etc.

10. Definiciones

No aplica

12

Anexos

107

107



Código Edición

11. Formatos y referencias

Hoja de planificación

Facturas, contratos y otra documentación administrativa generada

13

Anexos

108

Formato de Planificación

Evento: Fecha:

Descripción del evento: Objetivos Generales:

Objetivos Particulares:

Público destinatario:

Duración del evento Inicio: Termino:

Recursos Técnicos y Humanos: Cronograma de actividades:

Tarea a Realizar

Duración Comienzo Termino

Semana 1 Semana 2

L M M J V S D L M M J V S D

Programación __

días

Actividad 1 __

días

Actividad 2 __

días

Organización __

días

Actividad 1 __

días

Actividad 2 __

días

Actividad 3 __

días

Anexos

109

109

Anexo 4. Población Económicamente Activa del municipio de Hermosillo Sonora

Anexos

110

Anexo 5. Planta Arquitectónica amueblada del Local Comercial

Anexos

111

111

Anexo 6. Maqueta de diseño de Interior del Local Comercial

Anexos

112

Anexo 7. Presupuesto

Anexos

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113



Anexos

114

Anexos

115

115


Anexos

116


Anexos

117

117

Anexo 8.

Anexos

118

Anexo 9.

Anexos

119

119

Anexo 10.

Anexos

120

Anexo 11.

Anexos

121

121

Anexo 12. Cuadros de Análisis Financieros

Inversión

Inversión Fija Cantidad Costo Unitario Costo ($)

Mobiliario y Equipo de Oficina $33,114.90

Escritorio 1 1,999.00 1,999.00

Silla Ejecutiva 1 1,599.00 1,599.00

Archivero 1 3,999.00 3,999.00

Sillones 3 1,999.00 5,997.00

Mesa de centro 1 2,799.00 2,799.00

Mesa de esquina 1 1,499.00 1,499.00

Teléfono 1 499.00 499.00

Cafetera 1 359.90 359.90

Refrigerador 1 3,569.00 3,569.00

Tapete decorativo 1 2,499.00 2,499.00

Biombo 1 2,499.00 2,499.00

Cesto de basura 2 99.00 198.00

Lampara pie decorativa 1 599.00 599.00

Accesorios Decorativos 1 5,000.00 5,000.00

Equipo de computo $35,046.00

Computadora 1 17,999.00 17,999.00

Multifuncional 1 2,499.00 2,499.00

No break 1 1,949.00 1,949.00

Tableta 1 12,599.00 12,599.00

Equipo de transporte $207,867.00

Automóvil 1 207,867.00 207,867.00

Total Inversión Fija $276,027.90

Inversión Diferida Cantidad Costo Unitario Costo ($)Organización y constitución de la

empresa1 5,000.00 5,000.00

Contrato de Telefono e Internet 1 549.00 549.00

Contrato de Arrendamiento 1 16,000.00 16,000.00

Diversos 1 20,495.80 20,495.80

Capital de trabajoCaja 1 5,000.00 5,000.00

Bancos 1 20,000.00 20,000.00

Total Inversión Diferida $67,044.80

Total de Inversión $343,072.70

Financiamiento Cantidad Costo Unitario Costo ($)Inversión de Socios 20% 68,614.54$

Financiamiento bancario 80% 274,458.16$

Anexos

122

Gastos de operación

Administración Mensual AnualCuotas

Infonavit 5% 675.00 8,100.00

IMSS 10% 1,350.00 16,200.00

Materiales

Limpieza 500.00 6,000.00

Suministros de cómputo 500.00 6,000.00

Papelería 500.00 6,000.00

Servicios

CFE 1,000.00 12,000.00

AGUA 100.00 1,200.00

TELMEX 549.00 6,588.00

Combustible

Vehículo 600.00 7,200.00

Varios

Renta local comercial 8,000.00 96,000.00

Mensualidad de automovil 3,586.73 43,040.76

Mensualidad de Muebles 5,680.08 68,160.96

Total de Gastos, Administración 23,040.81$ 276,489.72$

Ventas Mensual Anual

Publicidad

Volantes 250.00 3,000.00

Sección amarilla 1,200.00 14,400.00

Total de Gastos, Ventas 1,450.00$ 17,400.00$

Total de Gastos de Operación 24,490.81$ 293,889.72$

Gastos de Operación

Anexos

123

123

Sueldos y salarios

Sueldos Administrativos Mensual Unidad Anual

Coordinador de Eventos 6,000.00 1 72,000.00$

Recepcionista 4,500.00 1 54,000.00$

Total Sueldo 126,000.00$

Salario

Ayudante en General 1,500.00 2 36,000.00$

Total Salario 36,000.00$

Gasto Total $13,500.00 162,000.00

Sueldos y Salarios

Gastos Administrativos

Depreciación de activos

Concepto Inversión Tasa

DEP 1

VL 1

DEP 2

VL 2

DEP 3

VL 3

DEP 4

VL 4

DEP 5

VL 5

Depreciación

AcumuladaValor en Libros

Mobiliario y Equipo de Oficina 33,114.90 0.10

3

,31

1.4

9

2

9,8

03

.41

3

,31

1.4

9

2

6,4

91

.92

3

,31

1.4

9

2

3,1

80

.43

3

,31

1.4

9

1

9,8

68

.94

3

,31

1.4

9

1

6,5

57

.45

16,557.45 16,557.45

Equipo de Cómputo 35,046.00 0.35

1

2,2

66

.10

2

2,7

79

.90

1

2,2

66

.10

1

0,5

13

.80

1

0,5

13

.80

-

-

-

-

-

35,046.00 -

Equipo de Transporte 207,867.00 0.25

5

1,9

66

.75

##

##

##

#

5

1,9

66

.75

##

##

##

#

5

1,9

66

.75

5

1,9

66

.75

5

1,9

66

.75

-

-

-

207,867.00 -

6

7,5

44

.34

6

7,5

44

.34

6

5,7

92

.04

5

5,2

78

.24

3

,31

1.4

9

259,470.45

Depreciación

Anexos

124

Costo de Venta y Costo Marginal

Tiempo de Trabajo 8 hrs diarias

6 días x semana

Turnos 1

Produccion por turno 0.0333

Dias trabajados al mes 30

Produción Anual 12

Costos Variables

Concepto Costo diario Mensual Anual costo/ud

Mano de Obra 66.67 2,000.00 24,000.00 2,000.00

Total costos variables 66.67$ 2,000.00$ 24,000.00$ 2,000.00$

Gastos Indirectos

Concepto Costo diario Mensual Anual costo/ud

Renta 287.78$ 8,633.41$ 103,600.86$ 8,633.41$

Sueldos 175.00$ 5,250.00$ 63,000.00$ 5,250.00$

Servicios 27.48$ 824.50$ 9,894.00$ 824.50$

Cuotas 33.75$ 1,012.50$ 12,150.00$ 1,012.50$

Materiales 16.67$ 500.00$ 6,000.00$ 500.00$

Combustible 10.00$ 300.00$ 3,600.00$ 300.00$

Total Gastos Indirectos 550.68$ 16,520.41$ 198,244.86$ 16,520.41$

222,244.86$ 18,520.41$

Margen de Utilidad Precio de venta

5% 18,529.67$

Punto de equilibrio / Unidades (Q= Costo fijo / (precio de venta-costo variable)

Diario Mensual Anual

0.0298 0.9994 36.2400-

Precio de Venta y Costo Marginal

Anexos

125

125

Estado de Resultados

Ingreso por Venta 222,355.98$

(-)Costo de venta 40,520.41$

Utilidad bruta 181,835.58$

(-)Gastos de venta 1,450.00$

(-)Gastos de administración 23,040.81$

Utilidades de operación 157,344.77$ 140,824.36$ 140,824.36$ 140,824.36$ 140,824.36$

(-) Depreciación 67,544.34$ 67,544.34$ 65,792.04$ 55,278.24$ 3,311.49$

(-)Gastos financieros 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$

UAII 57,139.91$ 40,619.50$ 42,371.80$ 52,885.60$ 104,852.35$

ISR (35%) 19,998.97$ 14,216.83$ 14,830.13$ 18,509.96$ 36,698.32$

PTU (10%) 5,713.99$ 4,061.95$ 4,237.18$ 5,288.56$ 10,485.24$

Utilidad neta 31,426.95$ 22,340.73$ 23,304.49$ 29,087.08$ 57,668.79$

Año Flujo de Efectivo Inversión Inicial

Meses 1 98,971.29$ 343,072.70$

PRI = Inversión Inicial / F.E. 41.60

343,072.70-$

AÑOS Enero 8,247.61$

3.47 Febrero 8,247.61$

Marzo 8,247.61$

Abril 8,247.61$

Mayo 8,247.61$

Junio 8,247.61$

Julio 8,247.61$

Agosto 8,247.61$

Septiembre 8,247.61$

Octubre 8,247.61$

Noviembre 8,247.61$

Diciembre 8,247.61$

TMAR 15.00%

VAN 298,365.56-$

TIR 15%

0 343,072.70-$ Inversión Inicial

1 98,971.29$

2 89,885.07$

3 89,096.53$

4 84,365.32$

5 60,980.28$

VAN 51,908.15-

TIR 7.98%

Periodo de Recuperación de la Inversión

Estado de Resultados

Anexos

126

Balance General

Activo

Circulante

Caja 5,000.00$

Bancos 152,291.50$

157,291.50$

Fijo

Equipo de transporte 207,867.00$ 155,900.25$

(-)depreciciación acumulada 51,966.75$

Mobiliario y Equipo de oficina 33,114.90$ 29,803.41$


Equipo de cómputo 35,046.00$ 22,779.90$


208,483.56$

Diferidos

Gastos de organizaciòn 5,000.00$

Gastos de Instalación 20,495.80$ 25,495.80$

Total Activos 391,270.86$

Pasivo

Circulante

ISR por pagar 19,998.97

PTU por pagar 5,713.99

Total Circulante 25,712.96$

Fijo

Documentos por Pagar a largo plazo 265,516.41$

Total de Pasivos 291,229.37$

Capital Contable

Capital social 68,614.54$

Uti l idad del ejercicio 31,426.95$

Total de capital 100,041.49$

Total del Pasivo y Capital 391,270.86$

Balance General

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