Anexos
83
83
Anexos
Anexos
85
85
Anexo 1. Cuestionario
Anexos
86
Anexo 2. Modelo de negocios Canvas
Anexos
87
87
Anexo 2. Modelo de negocios Canvas
Anexos
88
Anexos
89
89
Anexos
90
Anexos
91
91
Anexos
92
Anexos
93
93
Anexos
94
Anexos
95
95
Anexo 3. Manuel de procedimiento
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
Índice
1. Tabla resumen
2. Objeto
3. Alcance
4. Responsabilidades
5. Entradas
6. Salidas
7. Procesos relacionados
8. Diagrama de flujo
9. Desarrollo
9.1. Fijación de aspectos básicos
9.2. Planificación inicial y presupuesto
9.3. Programación
9.4. Organización técnica
10. Definiciones
11. Formatos y referencias
2
2
2
3
3
3
3
4
5
5
6
7
8
12
13
Fecha de entrada en vigor: Realizado: Revisado y aprobado:
Anexos
96
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
1. Tabla resumen
Sectores Servicios de ocio, diversión y cultura
Subsectores Organización de ferias, exhibiciones y congresos
Actividad (es) Actividades lúdicas
Guía (s) de Actividad (es) Organización de reuniones
Tipología del proceso Especifico
Proceso Planificación y organización de eventos
Responsables del
proceso
Organizador profesional, alta dirección (y/o
persona designada)
Procesos relacionados No aplica
Entradas Definición de objetivos
Salidas Evento planificado y organizado
2. Objeto El objeto de este procedimiento es detallar los pasos a seguir para planificar y
organizar un evento con unos fines predeterminados (transmitir un mensaje,
tratar asuntos de interés, debatir cuestiones prefijadas, anunciar avances,
acordar conclusiones, etc.) de forma satisfactoria.
3. Alcance El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran la planificación y organización logística de un evento de carácter empresarial. Actividades que afecta este proceso: actividades lúdicas
2
Anexos
97
97
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
4. Responsabilidades
Organizador profesional: se encarga de la planificación del evento y de la
organización técnica de los recursos necesarios para cumplir dicho plan.
Alta dirección (y/o persona designada): se encarga de la toma de decisiones relacionadas con este proceso, así como de la definición de las cuestiones fundamentales y de la programación del evento, bajo el asesoramiento de la empresa organizadora.
5. Entradas
El proceso comienza con la concreción de la finalidad que se persigue con la
realización del evento en cuestión.
6. Salidas
El proceso concluye con la consecución de una planificación y organización
técnica que recoja todos los requisitos necesarios para llevar a cabo el evento
con éxito.
7. Procesos relacionados No aplica
3
Anexos
98
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
8. Diagrama de flujo
Alta Dirección y/o Persona designada
Alta Dirección (y/o Persona designada) y Organizador profesional
Registro
4
Anexos
99
99
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
9. Desarrollo
9.1. Fijación de aspectos básicos
A la hora de organizar un evento se empieza por conocer en profundidad unos
puntos esenciales, tales como que tipo de acto quiere realizar la empresa
solicitante de este servicio, a quien va a ir dirigido o que objetivo se pretende
conseguir.
La empresa debe manifestar de forma clara la estrategia de comunicación que
desea adoptar, con la finalidad de dirigir mensajes claves articulados que
ejerzan una valiosa contribución al éxito del evento.
9.1.1 Objetivos a conseguir
Se empieza por averiguar cuáles son los objetivos que la empresa quiere lograr
con el evento en cuestión. Esta debe establecer tanto unos objetivos generales
como una serie de metas para poder evaluar el acto en cuanto a su eficacia y
éxito conseguido.
9.1.2 Duración, estilo y contenido
Una vez delimitado/s el/los objetivo/s, se consulta a la empresa sobre lo que
pretende hacer para lograr su propósito. La duración, el estilo y el contenido del
acto giran alrededor de esta consideración.
Primeramente debe establecer la duración del acontecimiento; que suele ir
desde los tres días a la semana (aunque puede tener cualquier otra,
dependiendo del tipo e importancia del mismo).
5
Anexos
100
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
Respecto a su estilo, hay que definir si se trata de un evento:
¿Formal o informal?
¿De gran envergadura o micro evento?
¿En un espacio abierto o cerrado?
¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo?
¿Según la temática: social, deportivo, popular, religioso, cultural,
empresarial...?
Etc.
También es necesario disponer de antemano del contenido en líneas generales
del acontecimiento.
9.1.3 Público objetivo
A continuación hay que informarse sobre el público asistente al evento. La empresa debe identificar con precisión los concurrentes, además de decidir si va a invitar a relatores y/o personalidades. Con esta información se realiza una estimación del número previsto de asistentes. Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, se deben llevar a cabo investigaciones sobre el mercado y/o encuestas.
9.2. Planificación inicial y presupuesto Con la información recopilada en esta primera aproximación a lo que pretende ser el evento, se realiza una planificación preliminar de lo que puede suponer la organización de un acontecimiento de este tipo, se presupuesta y se justifica debidamente.
6
Anexos
101
101
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
El presupuesto elaborado debe ser lo más fiel posible a la realidad. Este documento debe incluir una lista de gastos previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el beneficio esperado, si es el caso. De ser posible, este presupuesto se basará en estadísticas de experiencias anteriores. A mayores de la información proporcionada por la empresa, existen una serie de ítems a valorar para la elaboración del presupuesto, como son los que corresponden a los recursos humanos, técnicos (materiales y equipos) y de instalaciones requeridos. Tanto la planificación inicial como el presupuesto deben ser aprobados por la alta dirección de la empresa que solicito este servicio, antes de poder comenzar a trabajar en su materialización.
9.3. Programación Primeramente la empresa detalla el programa del evento siguiendo la línea de lo expuesto en la fase anterior. 9.3.1 Timing general del evento
A continuación se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas acción-tiempo, es decir, se realiza una valoración del tiempo que se va a emplear para cada actividad propuesta, además de organizar el tiempo libre y añadir un margen de seguridad.
7
Anexos
102
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
9.4. Organización técnica
En esta fase se establecen los principales puntos a desenvolver para organizar el
evento.
9.4.1 Listado de necesidades
Una vez diseñado el programa se procede a su análisis pormenorizado
elaborando un listado de necesidades en función de su contenido, empleando
como base la planificación inicial realizada. Su objetivo es averiguar qué
recursos se necesitan (evaluar las necesidades de personal, material, medios
logísticos, instalaciones, etc.), con la finalidad de adquirirlos, y comprobar de
cuales se dispone.
Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar
_ Material vario _ Personal _ Muebles _ Azafatas _ Traductores _ Señalización _ Iluminación _ Mantenimiento _ Megafonía _ Cátering _ Camareros/as _ Hoteles
_ Limpieza _ Ornamentación _ Regalos _ Secretario/a _ Fotografía _ Vídeo _ Audiovisuales _ Transporte _ Chóferes _ Identificaciones _ Imprenta _ Comunicación/prensa
_ Adaptaciones para asistentes _ Rueda de prensa _ Invitaciones _ Notas de prensa _ Cartelas, trípticos _ Autoridades _ Documentación _ Publicidad en radio / TV /
prensa escrita _ Otros
8
Anexos
103
103
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
9.4.2 Fecha de celebración
A la hora de escoger la fecha la empresa debe tener en cuenta ciertos factores que pueden hacer fracasar el evento y que deben controlarse:
Verificar si hay otro similar que se lleve a cabo durante el mismo período
de realización, y que pueda incluir los mismos asistentes.
Valorar los distintos días de la semana. Ciertos días son importantes
para tenerlos en cuenta, puesto que hay mayor disponibilidad o menos
dependiendo de cuál sea.
Comprobar si hay días festivos alrededor de la fecha del evento, puesto
que los asistentes pueden tener planes anticipados para aquellos días.
En la fecha escogida, seguramente que otros eventos se realizarán en el
mismo día, así pues conviene efectuar las reservas pertinentes y
necesarias.
Además de esto es necesario fijar fechas alternativas, por lo menos al principio de la organización. 9.4.3 Lugar de celebración
Para seleccionar acertadamente el lugar donde realizar el evento, se tienen en cuenta varios elementos clave como: tamaño del sitio, localización, accesibilidad, instalaciones para la realización de actividades, pernoctaciones, etc. Con la finalidad de ayudar a la alta dirección a tomar la decisión adecuada, se realiza una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos y realizando (si es posible) una visita de inspección, sobre todo en el caso de eventos de gran envergadura o resonancia.
9
Anexos
104
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
Las características fundamentales que debe poseer el lugar elegido consisten en:
Adecuación en función de la naturaleza del evento El lugar de celebración debe ser apropiado tanto al tipo de evento que se está organizando, como al perfil medio del público destinatario. El programa diseñado indicará el tipo de local necesario, permitiendo conocer las instalaciones requeridas y ayudando a delimitar sus características específicas.
Dimensiones necesarias El número de asistentes y las actividades previstas son los puntos clave para determinar las dimensiones que debe tener el local.
Aspectos técnicos Dependiendo de los requerimientos técnicos del evento (métodos audiovisuales, nuevas tecnologías, etc.) habrá que tener muy en cuenta las características del local en este sentido (sonido, iluminación, equipamiento,...). En el caso de que falle algún equipo, es recomendable contar con otros de recambio o con un técnico que pueda repararlo.
De igual forma que con las datas, es necesario considerar varios emplazamientos alternativos. 9.4.4 Personal
En función de las necesidades previamente detectadas se calcula el número necesario de trabajadores requeridos para el evento y si se va a utilizar personal propio o ajeno.
10
Anexos
105
105
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
Entre el personal habitualmente requerido pueden encontrarse: azafatos/as, guías oficiales, acompañantes, recepcionistas, técnicos/as, intérpretes o servicios afines, personales de seguridad y médicos, decoradores y otros. Si el número de personas asistentes es muy elevado, habrá que prever un servicio médico o socorrista, así como facilitar el máximo espacio de estacionamiento posible.
Organigrama Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su experiencia, responsabilidad y autoridad, se establece una estructura jerárquica y se designa a los responsables a quien debe reportar cada uno.
9.4.5 Restauración Al planificar las necesidades de servicio de comidas, se tienen en cuenta además de su tipo (brunch, coffee break, comida buffet, desayuno, cenas, etc.), el momento y lugar donde servirlas, que encajen en el programa y que no se pierda mucho tiempo.
Tipo de comida. Excepciones Si el acontecimiento va a reunir a personas de diversas procedencias, hay que tener muy en cuenta que algunos asistentes, por razones médicas o religiosas, no pueden comer determinado tipo de comida y por esto, deben ofrecerse menús especiales y variados para todo el público.
11
Anexos
106
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
9.4.6 Alojamiento
En el caso de que el evento sea de varios días de duración, se especifica el número de personas que requieren alojamiento y se reserva el número de habitaciones pertinente y las pernoctaciones a realizar, así como el régimen deseado (si es el caso). 9.4.7 Otros
Distribución de mensajes y material: se anuncia el evento con la debida
antelación, a través de invitaciones, programas, material escrito, mailing específico, medios de comunicación (prensa, cuñas radiofónicas, etc.).
Servicio de transporte: se realizan las reservas y alquileres oportunos (de autos, viajes de ida y vuelta estructuradas con las compañías aéreas, viajes nocturnos, tiempo libre...).
Seguridad: se protege el material de valor y se tiene en cuenta que los eventos de envergadura, o aquellos en los que participen personalidades, exigen medidas de seguridad específicas.
Seguro: se estudian todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro se va a necesitar, además de responsabilidad civil.
Instalaciones adicionales: se provee de aquellas instalaciones complementarias que el acto necesite.
Etc.
10. Definiciones
No aplica
12
Anexos
107
107
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Planificación y organización de eventos
Código Edición
11. Formatos y referencias
Hoja de planificación
Facturas, contratos y otra documentación administrativa generada
13
Anexos
108
Formato de Planificación
Evento: Fecha:
Descripción del evento: Objetivos Generales:
Objetivos Particulares:
Público destinatario:
Duración del evento Inicio: Termino:
Recursos Técnicos y Humanos: Cronograma de actividades:
Tarea a Realizar
Duración Comienzo Termino
Semana 1 Semana 2
L M M J V S D L M M J V S D
Programación __
días
Actividad 1 __
días
Actividad 2 __
días
Organización __
días
Actividad 1 __
días
Actividad 2 __
días
Actividad 3 __
días
Anexos
109
109
Anexo 4. Población Económicamente Activa del municipio de Hermosillo Sonora
Anexos
110
Anexo 5. Planta Arquitectónica amueblada del Local Comercial
Anexos
111
111
Anexo 6. Maqueta de diseño de Interior del Local Comercial
Anexos
112
Anexo 7. Presupuesto
Anexos
113
113
Anexo 7. Presupuesto
Anexo 7. Presupuesto
Anexos
114
Anexos
115
115
Anexo 7. Presupuesto
Anexos
116
Anexo 7. Presupuesto
Anexos
117
117
Anexo 8.
Anexos
118
Anexo 9.
Anexos
119
119
Anexo 10.
Anexos
120
Anexo 11.
Anexos
121
121
Anexo 12. Cuadros de Análisis Financieros
Inversión
Inversión Fija Cantidad Costo Unitario Costo ($)
Mobiliario y Equipo de Oficina $33,114.90
Escritorio 1 1,999.00 1,999.00
Silla Ejecutiva 1 1,599.00 1,599.00
Archivero 1 3,999.00 3,999.00
Sillones 3 1,999.00 5,997.00
Mesa de centro 1 2,799.00 2,799.00
Mesa de esquina 1 1,499.00 1,499.00
Teléfono 1 499.00 499.00
Cafetera 1 359.90 359.90
Refrigerador 1 3,569.00 3,569.00
Tapete decorativo 1 2,499.00 2,499.00
Biombo 1 2,499.00 2,499.00
Cesto de basura 2 99.00 198.00
Lampara pie decorativa 1 599.00 599.00
Accesorios Decorativos 1 5,000.00 5,000.00
Equipo de computo $35,046.00
Computadora 1 17,999.00 17,999.00
Multifuncional 1 2,499.00 2,499.00
No break 1 1,949.00 1,949.00
Tableta 1 12,599.00 12,599.00
Equipo de transporte $207,867.00
Automóvil 1 207,867.00 207,867.00
Total Inversión Fija $276,027.90
Inversión Diferida Cantidad Costo Unitario Costo ($)Organización y constitución de la
empresa1 5,000.00 5,000.00
Contrato de Telefono e Internet 1 549.00 549.00
Contrato de Arrendamiento 1 16,000.00 16,000.00
Diversos 1 20,495.80 20,495.80
Capital de trabajoCaja 1 5,000.00 5,000.00
Bancos 1 20,000.00 20,000.00
Total Inversión Diferida $67,044.80
Total de Inversión $343,072.70
Financiamiento Cantidad Costo Unitario Costo ($)Inversión de Socios 20% 68,614.54$
Financiamiento bancario 80% 274,458.16$
Anexos
122
Gastos de operación
Administración Mensual AnualCuotas
Infonavit 5% 675.00 8,100.00
IMSS 10% 1,350.00 16,200.00
Materiales
Limpieza 500.00 6,000.00
Suministros de cómputo 500.00 6,000.00
Papelería 500.00 6,000.00
Servicios
CFE 1,000.00 12,000.00
AGUA 100.00 1,200.00
TELMEX 549.00 6,588.00
Combustible
Vehículo 600.00 7,200.00
Varios
Renta local comercial 8,000.00 96,000.00
Mensualidad de automovil 3,586.73 43,040.76
Mensualidad de Muebles 5,680.08 68,160.96
Total de Gastos, Administración 23,040.81$ 276,489.72$
Ventas Mensual Anual
Publicidad
Volantes 250.00 3,000.00
Sección amarilla 1,200.00 14,400.00
Total de Gastos, Ventas 1,450.00$ 17,400.00$
Total de Gastos de Operación 24,490.81$ 293,889.72$
Gastos de Operación
Anexos
123
123
Sueldos y salarios
Sueldos Administrativos Mensual Unidad Anual
Coordinador de Eventos 6,000.00 1 72,000.00$
Recepcionista 4,500.00 1 54,000.00$
Total Sueldo 126,000.00$
Salario
Ayudante en General 1,500.00 2 36,000.00$
Total Salario 36,000.00$
Gasto Total $13,500.00 162,000.00
Sueldos y Salarios
Gastos Administrativos
Depreciación de activos
Concepto Inversión Tasa
DEP 1
VL 1
DEP 2
VL 2
DEP 3
VL 3
DEP 4
VL 4
DEP 5
VL 5
Depreciación
AcumuladaValor en Libros
Mobiliario y Equipo de Oficina 33,114.90 0.10
3
,31
1.4
9
2
9,8
03
.41
3
,31
1.4
9
2
6,4
91
.92
3
,31
1.4
9
2
3,1
80
.43
3
,31
1.4
9
1
9,8
68
.94
3
,31
1.4
9
1
6,5
57
.45
16,557.45 16,557.45
Equipo de Cómputo 35,046.00 0.35
1
2,2
66
.10
2
2,7
79
.90
1
2,2
66
.10
1
0,5
13
.80
1
0,5
13
.80
-
-
-
-
-
35,046.00 -
Equipo de Transporte 207,867.00 0.25
5
1,9
66
.75
##
##
##
#
5
1,9
66
.75
##
##
##
#
5
1,9
66
.75
5
1,9
66
.75
5
1,9
66
.75
-
-
-
207,867.00 -
6
7,5
44
.34
6
7,5
44
.34
6
5,7
92
.04
5
5,2
78
.24
3
,31
1.4
9
259,470.45
Depreciación
Anexos
124
Costo de Venta y Costo Marginal
Tiempo de Trabajo 8 hrs diarias
6 días x semana
Turnos 1
Produccion por turno 0.0333
Dias trabajados al mes 30
Produción Anual 12
Costos Variables
Concepto Costo diario Mensual Anual costo/ud
Mano de Obra 66.67 2,000.00 24,000.00 2,000.00
Total costos variables 66.67$ 2,000.00$ 24,000.00$ 2,000.00$
Gastos Indirectos
Concepto Costo diario Mensual Anual costo/ud
Renta 287.78$ 8,633.41$ 103,600.86$ 8,633.41$
Sueldos 175.00$ 5,250.00$ 63,000.00$ 5,250.00$
Servicios 27.48$ 824.50$ 9,894.00$ 824.50$
Cuotas 33.75$ 1,012.50$ 12,150.00$ 1,012.50$
Materiales 16.67$ 500.00$ 6,000.00$ 500.00$
Combustible 10.00$ 300.00$ 3,600.00$ 300.00$
Total Gastos Indirectos 550.68$ 16,520.41$ 198,244.86$ 16,520.41$
222,244.86$ 18,520.41$
Margen de Utilidad Precio de venta
5% 18,529.67$
Punto de equilibrio / Unidades (Q= Costo fijo / (precio de venta-costo variable)
Diario Mensual Anual
0.0298 0.9994 36.2400-
Precio de Venta y Costo Marginal
Anexos
125
125
Estado de Resultados
Ingreso por Venta 222,355.98$
(-)Costo de venta 40,520.41$
Utilidad bruta 181,835.58$
(-)Gastos de venta 1,450.00$
(-)Gastos de administración 23,040.81$
Utilidades de operación 157,344.77$ 140,824.36$ 140,824.36$ 140,824.36$ 140,824.36$
(-) Depreciación 67,544.34$ 67,544.34$ 65,792.04$ 55,278.24$ 3,311.49$
(-)Gastos financieros 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$ 32,660.52$
UAII 57,139.91$ 40,619.50$ 42,371.80$ 52,885.60$ 104,852.35$
ISR (35%) 19,998.97$ 14,216.83$ 14,830.13$ 18,509.96$ 36,698.32$
PTU (10%) 5,713.99$ 4,061.95$ 4,237.18$ 5,288.56$ 10,485.24$
Utilidad neta 31,426.95$ 22,340.73$ 23,304.49$ 29,087.08$ 57,668.79$
Año Flujo de Efectivo Inversión Inicial
Meses 1 98,971.29$ 343,072.70$
PRI = Inversión Inicial / F.E. 41.60
343,072.70-$
AÑOS Enero 8,247.61$
3.47 Febrero 8,247.61$
Marzo 8,247.61$
Abril 8,247.61$
Mayo 8,247.61$
Junio 8,247.61$
Julio 8,247.61$
Agosto 8,247.61$
Septiembre 8,247.61$
Octubre 8,247.61$
Noviembre 8,247.61$
Diciembre 8,247.61$
TMAR 15.00%
VAN 298,365.56-$
TIR 15%
0 343,072.70-$ Inversión Inicial
1 98,971.29$
2 89,885.07$
3 89,096.53$
4 84,365.32$
5 60,980.28$
VAN 51,908.15-
TIR 7.98%
Periodo de Recuperación de la Inversión
Estado de Resultados
Anexos
126
Balance General
Activo
Circulante
Caja 5,000.00$
Bancos 152,291.50$
157,291.50$
Fijo
Equipo de transporte 207,867.00$ 155,900.25$
(-)depreciciación acumulada 51,966.75$
Mobiliario y Equipo de oficina 33,114.90$ 29,803.41$
(-)depreciciación acumulada 3,311.49$
Equipo de cómputo 35,046.00$ 22,779.90$
(-)depreciciación acumulada 12,266.10$
208,483.56$
Diferidos
Gastos de organizaciòn 5,000.00$
Gastos de Instalación 20,495.80$ 25,495.80$
Total Activos 391,270.86$
Pasivo
Circulante
ISR por pagar 19,998.97
PTU por pagar 5,713.99
Total Circulante 25,712.96$
Fijo
Documentos por Pagar a largo plazo 265,516.41$
Total de Pasivos 291,229.37$
Capital Contable
Capital social 68,614.54$
Uti l idad del ejercicio 31,426.95$
Total de capital 100,041.49$
Total del Pasivo y Capital 391,270.86$
Balance General