estandares de adquisición

MANUAL SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S),

HARDWARE(S) Y SERVICIOS TECNOLOGICOS

Identificador PRO-036-05 Revisión 1

Fecha Creación 14/03/2006

Estado APROBADO

Fecha Aprobación 14/03/2006

I.- INTRODUCCIÓN:

El presente manual contiene las políticas, normas, procedimientos como soporte del proceso "Solicitud y Evaluación para la

Adquisición de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnológicos" del Banco de Reservas.

Para la elaboración de esta documentación contamos con la participación de un equipo multidisciplinario, integrado por las áreas

de: Contraloría, Auditoria de Sistemas, Tecnología, Seguridad Bancaria, Dirección Proyectos Especiales y representante del área

solicitante.

Esperamos que este manual satisfaga las necesidades de apoyo a las actividades que deberán realizarse, siguiendo las políticas

establecidas en los mismos.

III.- AREAS Y PUESTOS DE TRABAJO RELACIONADOS:

COMISIÓN DE SELECCIÓN:

Representantes de las áreas de:

- Contraloría

- Auditoria de Sistemas

- Dirección General de Tecnología

- Dirección Proyectos Especiales

- Dirección de Seguridad Bancaria

- Área Usuaria o Solicitante

OTRAS ÁREAS QUE INTERVIENEN:

- Dirección General Administrativa.

- Dirección de Organización y Sistemas.

- Consultoría Jurídica

IV.- POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS:

1. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS

TECNOLOGICOS - POLÍTICAS GENERALES (POLITICA) (BRD-DGA-POL-00000008) 2. SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE O SERVICIOS TECNOLÓGICOS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-

00000014)

3. SOLICITUD DE PROPUESTAS DE LOS SUPLIDORES (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000010) 4. EVALUACIÓN DE LOS SUPLIDORES Y LAS PROPUESTAS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000009)

V.- PUESTOS POR PROCEDIMIENTOS:

1. SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE O SERVICIOS TECNOLÓGICOS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-

00000014)

Director General Administrativo

Director General de Tecnología

Director Proyectos Especiales

VI.- RESPONSABLES POR PROCEDIMIENTOS:

1. SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE O SERVICIOS TECNOLÓGICOS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-

00000014)

AREA SOLICITANTE

COMISION EVALUADORA

COORDINADOR DE LA COMISIÓN:

DIRECTOR GENERAL ADMINISTRATIVO

DIRECTOR GENERAL DE TECNOLOGIA

DIRECTOR PROYECTOS ESPECIALES:

2. SOLICITUD DE PROPUESTAS DE LOS SUPLIDORES (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000010)

DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA

3. EVALUACIÓN DE LOS SUPLIDORES Y LAS PROPUESTAS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000009)

COMISION DE EVALUACIÓN

COMISION DE SELECCIÒN., DIRECCIÒN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS:

COMISION EVALUADORA

COODINADOR, COMISIÓN DE SELECCIÓN

COORDINADOR, COMISION DE EVALUACIÓN

VII.- GLOSARIO DE TERMINOS:

1. Comisión de Evaluación

Estructura Ad-hoc o personal movible constituida por representantes de diferentes áreas que darán soporte al proceso de

evaluación para la adquisición.

2. Estructura Ad-hoc

Estructura provisional para el logro de un fin.

3. Informe Evaluación Técnica

Formato establecido para elaborar el informe de resultados del proceso de evaluación.

4. Matriz de Evaluación

Control establecido para evaluar numéricamente las propuestas y proveedores, para presentar los resultados.

5. RFP

Solicitud de la Propuesta.

VIII.- REFERENCIA DE APROBACIÓN:

Aprobado por la Contraloría Mediante Comunicación CON 03-252-06 de fecha 14/03/2006.

IX.- ELABORADORES/APROBACIONES POR PROCEDIMIENTOS:


TECNOLOGICOS - POLÍTICAS GENERALES (POLITICA) (BRD-DGA-POL-00000008)

APROBADO POR CONTRALORÍA ()

2. SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE O SERVICIOS TECNOLÓGICOS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-

PRT-00000014)


3. SOLICITUD DE PROPUESTAS DE LOS SUPLIDORES (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000010)


4. EVALUACIÓN DE LOS SUPLIDORES Y LAS PROPUESTAS (PROCEDIMIENTO) (BRD-DGA-PRT-00000009)


Final del Manual.

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE O SERVICIOS TECNOLÓGICOS

(PROCEDIMIENTO)

Identificador BRD-DGA-PRT-00000014 Versión 1

Manual de Procedimientos SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y

SERVICIOS TECNOLOGICOS

Departamento Taller de Reparaciones (Gerencia Asuntos Administrativos DGT )

Clasificación Administrativo


Estado APROBADO


Inicio Vigencia 14/03/2006

Próxima Revisión 01/12/2008

I.- PROPÓSITO/OBJETIVO:

Describe los pasos a seguir, para el trámite de las necesidades tecnológicas requeridas por las diferentes áreas del Banco; de

acuerdo a las políticas y normas establecidas.

II.- ALCANCE:

Todo el Banco.

III.- POLÍTICAS:

NUMERAL DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA

1. La Dirección General de Tecnología, requerirá anualmente en el mes de octubre, a las unidades del Banco, las

necesidades de Hardware(s), Software(s) o Servicios Tecnológicos, a fin de consolidarse en el Plan de Inversión del

próximo año fiscal.

2. La Dirección General de Tecnología, deberá identificar dentro del plan de inversión, las especificaciones técnicas de

cada necesidad.

3. Toda solicitud de adquisición Hardware(s), Software(s) o Servicios Tecnológicos deberá estar descrito en el Plan

Estratégico del Banco y a su vez en el Plan de Inversión del año Fiscal. Estas serán canalizadas a través de la

Dirección General Administrativa. En caso de que la solicitud no esté contemplado en ninguno de estos planes, el

área usuaria deberá tramitar el sometimiento al Comité Administrativo.

4. Toda solicitud deberá describir objetivos a alcanzar, análisis de las necesidades, utilidad y beneficios de la solución.

5. La Dirección General Administrativa deberá poseer una relación actualizada de los criterios y especificaciones

técnicas definidas y disponibles en el área, para la adquisición de la solicitud del Softwares, Hardwares y/o

Servicios Tecnológicos.

6. La Dirección General Administrativa deberá poseer las especificaciones (alto costo, impacto en operaciones del

Banco, alto riesgo, especificaciones complejas, etc.) que identifican cuando la solicitud requiere de una evaluación

de una Comisión.

7. Las solicitudes que impliquen la evaluación de la Comisión, la Dirección General Administrativa, deberá solicitar

el análisis técnico a la Dirección General de Tecnología, previo al proceso de evaluación, y los resultados del mismo

serán emitidos a la Dirección de Proyectos Especiales para la gestión y administración de la Comisión de

Evaluación.

8. Las solicitudes de equipos para oficinas (Pcs, Impresoras, entre otros), que no impliquen evaluación por parte de la

Comisión, la Dirección General Administrativa procederá con la adquisición de acuerdo a los procedimientos de

compras establecidos.

9. La Dirección Proyectos Especiales solicitará vía comunicación formal, a las áreas que conformarán la Comisión de

Evaluación, la designación de un representante, para formar parte del equipo de evaluación. Dicha comunicación

debe especificar los objetivos y alcance del proyecto.

10. Una vez conformado el equipo, la Dirección de Proyectos Especiales deberá emitir un comunicado a las áreas

representadas con la lista de todos los recursos asignados a la Comisión de Evaluación.

11. La Comisión evaluadora deberá elaborar un RFP (Solicitud de Propuesta) basados en el documento anexo (Modelo

Genérico RFP), y emitir a la Dirección General Administrativa para remitir a los suplidores.

12. La Comisión de Evaluación deberá preparar el documento de la Matriz de Evaluación, basado en modelo anexo.

Esta matriz contiene los aspectos a evaluar del RFP a través de todas las actividades del proceso de evaluación.

13. Cualquier solicitud que no cumpla con estos lineamientos, será retornada al área solicitante, pues el cumplimiento

de estas disposiciones es de carácter obligatorio.

Carta múltiple CON-03-592 d/f 5-11-2004

IV.- PROCEDIMIENTOS:

NUMERAL RESPONSABILIDAD DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD Nùm. 1: TRAMITAR SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE Y


1.1 AREA SOLICITANTE Elabora solicitud, sobre la necesidad de adquisición de Hardware(s), Software(s) o

Servicios Tecnológicos y emite a la Dirección General Administrativa.

1.2 DIRECTOR GENERAL

ADMINISTRATIVO

Recibe solicitud.

1.3 Verifica si la solicitud está considerada en el Plan de Inversión del año Fiscal.

1.3.1 No está considerada, canaliza al Comité Administrativo, especificando que no está

considerada en el Plan de Inversión, y notifica al solicitante.

1.3.2 Si está considerada, verifica si la solicitud está definida en la relación de las

especificaciones técnicas para las adquisiciones:

1.3.2.1.1 Sí, procede con la compra de acuerdo a los procedimientos establecidos. (Termina

el proceso).

1.3.2.1.2 No, requiere análisis técnico a la Dirección General de Tecnología.

1.4 DIRECTOR GENERAL DE Recibe solicitud de análisis técnico.

TECNOLOGIA

1.5 Realiza análisis técnico, de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.

1.6 Emite resultados a la Dirección General Administrativa.

1.7 DIRECTOR GENERAL

ADMINISTRATIVO

Recibe resultados del análisis técnico.

1.8 Verifica los criterios y especificaciones que identifican si requiere evaluación de

una comisión:

1.8.1 No requiere, procede con la compra de acuerdo a los procedimientos establecidos.

1.8.2 Si requiere, solicita evaluación a la Dirección de Proyectos Especiales, anexándole

la solicitud del área solicitante y el análisis técnico.

1.9 DIRECTOR PROYECTOS

ESPECIALES:

Recibe solicitud de evaluación por parte de la Dirección General Administrativa.

1.10 Realiza las actividades de la administración y control del proyecto, de acuerdo a

las políticas y procedimientos definidos.

1.11 Solicita designación de representantes de las áreas definidas, comunicando la

siguiente información:

1.12 Conforma la Comisión de Evaluación incluyendo un representante.

1.13 Convoca a los demás miembros de la Comisión de Evaluación.

1.14 Entrega copia de la relación de especificaciones técnicas, lista de los integrantes de

la Comisión de Evaluadora y fecha límite de entrega del informe final de

evaluación.

1.15 COMISION EVALUADORA Establece programa de actividades a seguir.

1.16 Elabora el documento RFP (Solicitud de Propuesta) basado en el Modelo Genérico

RFP.

1.17 Remite documento del RFP a la Dirección General Administrativa, para solicitar

las propuestas a los suplidores.

1.18 Prepara Matriz de Evaluación, basada en el modelo genérico.

1.19 COORDINADOR DE LA

COMISIÓN:

Entrega a cada integrante de la Comisión de Evaluación, copia de la Matriz de

Evaluación, para ser utilizada en las actividades siguientes.

V.- ANEXOS:


TECNOLÓGICOS - APROBACIÓN DE LA CONTRALORÍA CON-03-252 - DOCUMENTO (CON-03-252-06)

VI.- GLOSARIO DE TÉRMINOS:

1. Estructura Ad-hoc

Estructura provisional para el logro de un fin.

2. Comisión de Evaluación

Estructura Ad-hoc o personal movible constituida por representantes de diferentes áreas que darán soporte al proceso de

evaluación para la adquisición.

3. RFP

Solicitud de la Propuesta.

4. Matriz de Evaluación

Control establecido para evaluar numéricamente las propuestas y proveedores, para presentar los resultados.

5. Informe Evaluación Técnica

Formato establecido para elaborar el informe de resultados del proceso de evaluación.

VII.- REFERENCIA DE APROBACIÓN:



Final del Procedimiento.

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PROPUESTAS DE LOS SUPLIDORES (PROCEDIMIENTO)







Estado APROBADO





Establece los pasos a seguir para llevar a cabo el primer contacto con todos los suplidores del mercado (interno y externo), y

obtener las propuestas a ser evaluadas.

II.- ALCANCE:

Dirección General Administrativa y Comisión de Evaluación.

III.- POLÍTICAS:


1. La Dirección General Administrativa, deberá identificar a las compañías o suplidores de Software(s), Hardware(s)

o Servicios Tecnológicos.

2. La Dirección General Administrativa, deberá comprobar que los suplidores a contactar estén legalmente

constituidos.

3. La Comisión de Evaluación deberá remitir el documento de RFP a la Dirección General Administrativa a fin de

obtener las propuestas de los suplidores.

4. La Dirección General Administrativa deberá requerir a los suplidores la propuesta, remitiendo el RFP.

5. La Dirección General Administrativa, al recibir los sobres lacrados de las propuestas de los suplidores, deberá

remitir las propuestas técnicas a la Comisión Evaluadora y las propuestas económicas al Comité Administrativo.



ACTIVIDAD Nùm. 1: SOLICITAR Y OBTENER PROPUESTAS DE LOS

SUPLIDORES

1.1 DIRECCION GENERAL

ADMINISTRATIVA

Recibe solicitud documento del RFP (Solicitud de Propuesta) enviada por la

Comisión de Evaluación.

1.2 Realiza recolección de la información de los suplidores por diferentes vías y

selecciona los que serán contactados.

1.3 Remite lista de suplidores identificados a la Comisión de Evaluación.

1.4 Prepara solicitud de propuesta, anexando el documento del RFP (Solicitud de

Propuesta), y remite a los suplidores identificados.

1.5 Recibe propuestas de los suplidores.

1.6 Distribuye las propuestas técnicas a la Comisión Evaluadora y las propuestas

económicas al Comité Administrativo.

V.- ANEXOS:



VI.- REFERENCIA DE APROBACIÓN:



Final del Procedimiento.

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE LOS SUPLIDORES Y LAS PROPUESTAS (PROCEDIMIENTO)







Estado APROBADO





Consiste en la calificación y evaluación de los suplidores preseleccionados, y la emisión de los resultados de la evaluación de las

propuestas de acuerdo a las políticas y normas vigentes.

II.- ALCANCE:

Comisión de Selección, Dirección General Administrativa, Dirección de Organización & Sistemas y Comité Administrativo.

III.- POLÍTICAS:


1. La Comisión de Evaluación calificará las propuestas de los suplidores recibidas por la Dirección General

Administrativa, a través de la Matriz de Evaluación establecida (anexa), descartando todas aquellas cuya

calificación resulten inferior a 80%.

2. La Comisión Evaluadora solicitará a los suplidores calificados, una demostración de sus propuestas, a los fines de

valorar los resultados de las mismas en la Matriz de Evaluación establecida (anexa).

3. La Comisión de Evaluación, al final de la demostración de los suplidores calificados, podrá realizar entrevistas a

estos, a fin de requerir aclaraciones de posibles discrepancias entre la propuesta y la demostración. Las aclaraciones

deben ser enviadas a la comisión por escrito, teniendo en cuenta que no afecten la propuesta económica.

4. La Comisión de Evaluación, deberá convocar a la Dirección de Organización & Sistema a participar en las

demostraciones de propuestas para la evaluación del impacto en políticas, procedimientos y estructuras de la

Institución.

5. En los casos necesarios, se deberá realizar visita a las instalaciones de los suplidores, para entrevistas,

observaciones y evaluaciones.

6. La Comisión de Evaluación deberá realizar encuesta a los clientes de los suplidores, especificados en la propuesta.

La misma deberá ser realizada antes de visitar a los clientes.

7. Los clientes de los suplidores a visitar, deberán ser seleccionados prefiriendo a los que presenten las siguientes

características:

- Rama financiera como actividad principal.

- Similares al Banco en cuanto a estructuras y operaciones.

- Que no tenga relación directa con el suplidor evaluado.

- Entre otros.

8. Los aspectos considerados en las demostraciones de las propuestas de los suplidores y las entrevistas a clientes de

los referidos suplidores, deberán evaluarse en la Matriz de Evaluación establecida (anexa) por la Comisión de

Evaluación, para lo obtención del total de los resultados.

9. Serán presentadas al Comité Administrativo las propuestas evaluadas cuyo puntaje final iguale o supere el 80%.

10. Para la presentación de los resultados, la Comisión de Evaluación deberá utilizar el formato establecido del

Informe de Evaluación Técnica, para registrar las informaciones identificadas durante el proceso de la evaluación.

11. El formato del Informe de Evaluación Técnica estará disponible en el intranet adjunto al manual de procedimientos

12. El informe de evaluación técnica, deberá contener una descripción de los riesgos que presenta cada uno de los

suplidores recomendados, para ser utilizado como insumo para la decisión del Comité Administrativo y de la

Consultoría Jurídica para las especificaciones de cláusulas en los contratos.

13. El informe de evaluación técnica, deberá ser remitido al Comité Administrativo, firmado por los integrantes de la

Comisión de Evaluación, anexando los siguientes documentos:

- Relación de Requerimientos

- Propuestas técnicas de los suplidores.

- Documento de RFP.

- Matriz de evaluación.

9. El Comité Administrativo deberá comparar la propuesta económica contra la propuesta seleccionada evaluada, a

fin comprobar que no existan discrepancias entre las informaciones.

10. La Dirección General Administrativa, al recibir los resultados del Comité Administrativo, emitirá copia de los

resultados de la selección al área dueña e instruirá a Consultoría Jurídica para la confección del contrato.

11. Si el caso presentado ante el Comité Administrativo excede el límite autorizado para este Comité, este deberá

informar al área requeriente que debe tramitarlo al Consejo de Directores, con copia a las Direcciones Generales:

Administrativa, Tecnología y la Dirección de Proyectos Especiales.

12. La Dirección General Administrativa, al recibir el contrato de Consultoría Jurídica, procederá con la adquisición de

acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.



ACTIVIDAD Nùm. 1: CALIFICAR LAS PROPUESTAS DE LOS SUPLIDORES

1.1 COMISION EVALUADORA Recibe de la Dirección General Administrativa lista de los suplidores

preseleccionados.

1.2 Elabora cronograma del proceso de evaluación.

1.3 Recibe de la Dirección General Administrativa los sobres con las propuestas

técnicas de cada suplidor.

1.4 Realiza calificación aplicando la Matriz de Evaluación, según instructivo.

1.5 Verifica que cada oferta recibida cumpla con un mínimo de un 80% de acuerdo a

los resultados de la calificación.

1.5.1 No cumple, desestima suplidor.

1.5.2 Si cumple, continúa con el punto siguiente.

1.6 Pasa a la siguiente actividad.

ACTIVIDAD Nùm. 2 : SOLICITAR Y VALORAR DEMOSTRACIONES DE LOS

SUPLIDORES CALIFICADOS

2.1 COODINADOR, COMISIÓN

DE SELECCIÓN

Solicita a los suplidores calificados una demostración de la propuesta.

2.2 Convoca a la Dirección de Organización y Sistemas, a participar junto a la

comisión evaluadora, para la evaluación del impacto en las políticas,

procedimientos y estructuras de la Institución.

2.3 COMISION DE SELECCIÒN.,

DIRECCIÒN DE

ORGANIZACIÓN Y

SISTEMAS:

Asisten a la demostración.

2.4 Valora la presentación en la Matriz de Evaluación.

2.5 Verifica que no exista discrepancia entre la propuesta y la demostración:

2.5.1 Si existe discrepancia: solicita por escrito aclaraciones.

2.5.2 No existe discrepancia: continúa con el paso siguiente

2.6 Verifica puntuación obtenida:

2.6.1 Es inferior a 80%: desestima propuesta.

2.6.2 Es inferior al resultado de la calificación: evalúa desestimación.

2.6.3 Es superior: continúa con la siguiente actividad.

2.7 Continúa con la actividad siguiente.

ACTIVIDAD Nùm. 3: VISITAR A LOS SUPLIDORES CALIFICADOS

3.1 COORDINADOR, COMISION

DE EVALUACIÓN

Contacta a los clientes seleccionados luego de la evaluación de la presentación para

coordinar visita a sus instalaciones, para entrevistarlos, observar y evaluar los

procesos.

3.2 COMISION DE

EVALUACIÓN

Realiza visita.

3.3 Valora las especificaciones de visita al suplidor en la Matriz de Evaluación.

3.4 Continúa con la actividad siguiente.

ACTIVIDAD Nùm. 4: ENCUESTAR Y VISITAR A LOS CLIENTES DE LOS

SUPLIDORES CALIFICADOS

4.1 COMISION DE

EVALUACIÓN

Prepara encuesta para valorar la calidad del suplidor y la propuesta.


DE EVALUACIÓN

Realiza los contactos con los clientes a fin de aplicar la encuesta.

4.3 COMISION DE

EVALUACIÓN

Valora encuesta, y registra los resultados en la Matriz de Evaluación.

4.4 Selecciona clientes de los suplidores a visitar, acorde a los resultados de las

encuestas y a los criterios de selección establecidos en la política.


DE EVALUACIÓN

Contacta a los clientes seleccionados para coordinar visita a sus instalaciones, para

entrevistarlos, observar y evaluar los procesos.

4.6 COMISION DE

EVALUACIÓN

Realiza visita.

4.7 Evalúa visita, y registra los resultados en la Matriz de Evaluación.

ACTIVIDAD Nùm. 5: RECOMENDAR PROPUESTAS Y SUPLIDORES

EVALUADOS

5.1 COMISION DE

EVALUACIÓN

Obtiene resultados del total de las evaluaciones en la Matriz de Evaluación,

conforme al instructivo.

5.2 Selecciona las propuestas que obtuvieron al menos 80%.

5.3 Compara las ventajas y desventajas entre las ofertas evaluadas.

5.4 Elabora el informe final, según el modelo establecido cumpliendo las

especificaciones definidas en las políticas, y remite al Comité Administrativo, vía

la Dirección General Administrativa, con copias a las áreas representadas en la

Comisión de Evaluación.

V.- ANEXOS:

1. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS - MATRIZ

EVALUACIÓN - DOCUMENTO (BRD-DAM-DOC-00000004) 2. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS - MODELO

INFORME - DOCUMENTO (BRD-DAM-DOC-00000005) 3. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS - PLANILLA

RFP - DOCUMENTO (BRD-DAM-DOC-00000006) 4. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS-

INTRUCTIVO - DOCUMENTO (BRD-DAM-DOC-00000007) 5. SOLICITUD Y EVALUACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN SOFTWARE(S), HARDWARE(S) Y SERVICIOS


VI.- REFERENCIA DE APROBACIÓN:



estandares de adquisición

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