Estructura, Integración y Alcance en la Administración de Proyectos.
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Estructura, Integración y Estructura, Integración y Alcance en la Administración Alcance en la Administración
de Proyectosde Proyectos
Objetivos del Objetivos del
MóduloMódulo Conocer la Conocer la Estructura [Framework][Framework] de la de la Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
Identificar y entender los procesos requeridos para
la Integración de los diferentes elementos de un proyecto, y
la administración del la administración del AlcanceAlcance del Proyecto. del Proyecto.
2
Contenido
ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Introducción Propósito de la Guía (PMBOK-2004) ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es la Administración de Proyectos? Estructura del PMBOK Áreas de especialización Contexto de la Administración de Proyectos Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto
3
NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Procesos de la Administración de Proyectos Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Interacciones de los procesos
Contenido …cont.
4
ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
Introducción Procesos de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto
(Preliminar) 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Control Integrado de Cambios 4.7 Cerrar Proyecto
Contenido …cont.
5
ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Introducción Procesos del Alcance del Proyecto Planeación del Alcance [Scope Planning] Definición del Alcance [Scope Definition] Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) [WBS, Work Breakdown Structure] Verificación del Alcance [Scope Verification] Control del Alcance [Scope Control]
BIBLIOGRAFÍA
Contenido …cont.
6
ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
IntroducciónIntroducción
El El Project Management Body of Project Management Body of Knowledge (PMBOK)Knowledge (PMBOK) es la suma de es la suma de conocimientos con la cual trabaja conocimientos con la cual trabaja la profesión de la Administración la profesión de la Administración de Proyectos.de Proyectos.
7
Project Management Body of Project Management Body of Knowledge (PMBOK)Knowledge (PMBOK)
El El PMBOKPMBOK identifica y identifica y describe el describe el conjunto de conjunto de conocimientos en conocimientos en Administración de Administración de Proyectos. Proyectos.
8
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont.
Es reconocido como una Es reconocido como una buena práctica y buena práctica y proporciona puntos de vista proporciona puntos de vista generales. generales.
9
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont.
Promueve un Promueve un lenguaje común lenguaje común para discutir, para discutir, escribir y aplicar la escribir y aplicar la Administración de Administración de Proyectos.Proyectos.
10
¿Qué es un ¿Qué es un proyecto?proyecto?
11
Respuesta:Respuesta:
Ejercicio Ejercicio #1#1
¿Qué son las ¿Qué son las operaciones?operaciones?
12
Respuesta:Respuesta:
Ejercicio Ejercicio #2#2
¿Qué es la ¿Qué es la Administración de Administración de Proyectos?Proyectos?La Administración de Proyectos es La Administración de Proyectos es
la aplicación de los la aplicación de los conocimientos, conocimientos, habilidades, herramientas y habilidades, herramientas y técnicas, técnicas, a una serie de a una serie de actividades; para cumplir con los actividades; para cumplir con los requerimientos de los proyectos.requerimientos de los proyectos.
13
¿Qué es la ¿Qué es la Administración de Administración de Proyectos? Proyectos? … cont.… cont.
Involucra la Involucra la aplicación e aplicación e integración integración de los procesos de de los procesos de iniciación, planeación, ejecución, iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control; y de cierre.monitoreo y control; y de cierre.
14
¿Qué es la Administración de Proyectos? … cont.
Considera aConsidera alas partes involucradas o las partes involucradas o
interesadas [Stakeholders]interesadas [Stakeholders]la Éticala Ética
15
Procesos de la Administración de Proyectos
16
17
Notas
18
Ejercicio #3
Escriba, dentro de los cuadros, los nombres de los Procesos de la Administración de Proyectos
Atributos de los Proyectos
Propósito único Propósito único TemporalTemporalNecesita recursos Necesita recursos
frecuentemente de otras áreas frecuentemente de otras áreas Debe tener un patrocinador Debe tener un patrocinador
principal [Sponsor] y un clienteprincipal [Sponsor] y un cliente Involucra riesgos e incertidumbre Involucra riesgos e incertidumbre
19
La Triple La Triple RestricciónRestricción
20
Estructura del PMBOKEstructura del PMBOK
SeccionesSeccionesEstructuraEstructuraNorma para la Administración de Norma para la Administración de
Proyectos de un ProyectoProyectos de un ProyectoÁreas de conocimientoÁreas de conocimiento
21
Estructura del PMBOK …cont.
Sección I:Sección I: Estructura EstructuraTérminos y visión generalTérminos y visión generalOrganización y ciclo de vida de Organización y ciclo de vida de
los proyectoslos proyectos
22
Estructura del PMBOK …cont.
Sección II: Sección II: Norma para la Norma para la Administración de Proyectos de un Administración de Proyectos de un ProyectoProyecto
Grupos de procesosGrupos de procesos
23
Estructura del PMBOK …cont.
Sección III:Sección III: Áreas de conocimiento Áreas de conocimiento24
Áreas de conocimiento
La Gestión de la La Gestión de la Integración del Integración del ProyectoProyecto incluye los procesos y las incluye los procesos y las actividades necesarias paraactividades necesarias paraidentificar, definir, combinar, unificar y identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y coordinar los distintos procesos y actividades de direcciónactividades de direcciónde proyectos.de proyectos.
25
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión del La Gestión del Alcance del Proyecto Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyectoasegurar que el proyectoincluya todo el trabajo requerido, y incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requeridosólo el trabajo requerido, para , para completar el proyecto con éxito.completar el proyecto con éxito.
26
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión del La Gestión del Tiempo del Proyecto Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión dellograr la conclusión delproyecto a tiempo.proyecto a tiempo.
27
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado.
Áreas de conocimiento …cont.
28
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos para determinar la política, los objetivos y las responsabilidades relacionadas la calidad.
29
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen los miembros del equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.
30
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto.
31
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación, planificación, identificación y análisis de los riesgos;identificación y análisis de los riesgos; las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto.
32
Áreas de conocimiento …cont.
La Gestión de la La Gestión de la ProcuraciónProcuración del Proyecto del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyectofuera del equipo del proyecto para realizar el para realizar el trabajo.trabajo.
33
Áreas de conocimiento
34
Áreas de especialización (Expertise)
35
Enliste 5 áreas de especialización (Expertise) de los gerentes de proyectos
Ejercicio Ejercicio #4#4
Notas
37
Contexto de la Administración de Proyectos
Programas y su administraciónProgramas y su administraciónPortafoliosPortafolios y su administracióny su administraciónSubproyectosSubproyectosOficina de administración de Oficina de administración de
proyectos (PMO)proyectos (PMO)
39
Relaciones de los Relaciones de los PortafoliosPortafolios, con los , con los ProgramasProgramas y con los y con los ProyectosProyectos
40
Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo.
41
Oficina de administración de proyectos (PMO)
Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto
Ciclo de vida del proyectoCiclo de vida del proyectoPartes involucradas / interesadas Partes involucradas / interesadas
[Stakeholders][Stakeholders] Influencias organizacionalesInfluencias organizacionales
42
Ciclo de Vida del Proyecto
43
Ciclo de Vida del Proyecto
44
Ciclo de Vida del Proyecto
45
Ciclo de Vida del Proyecto
46
Stakeholders
47
Stakeholders
Personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto; o cuyos intereses pueden verse afectados o beneficiados como resultado de la ejecución del proyecto.
48
Influencias Organizacionales
Generalmente, los proyectos son parte de una Generalmente, los proyectos son parte de una organización, la cual es mayor que el proyecto. organización, la cual es mayor que el proyecto.
Algunos ejemplos de organizaciones son: Algunos ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de salud, los organismos las instituciones de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones internacionales, y las asociaciones profesionales.profesionales.
49
Estructura Organizacional
50
Organización funcional
51
Organización por Proyectos52
Organización matricial débil53
Organización matricial balanceada54
Organización matricial fuerte55
Organización compuesta56
NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicasherramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.
57
Procesos de la Administración de Proyectos
IniciaciónIniciaciónPlaneaciónPlaneaciónEjecuciónEjecuciónMonitoreo y ControlMonitoreo y ControlCierreCierre
58
Procesos de la Administración de Proyectos
59
Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos
60
Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont.
61
Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont.
62
Límites de los Proyectos
63
Interacción de Grupos de Procesos
Nivel de Actividad
Inicio TerminaciónTiempo
Proceso de inicio
Proceso de planeación
Proceso de ejecución
Proceso de cierreProceso
de control
64
Notas
65
ADMINISTRACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL INTEGRACIÓN DEL
PROYECTOPROYECTO66
Estructura de la Administración de la Integración del Proyecto67
La Gestión de la Integración del La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de los distintos procesos y actividades de la gestión de proyectos.la gestión de proyectos.
Introducción
68
Incluye características de Incluye características de unificación, consolidación, unificación, consolidación, articulación y acciones de articulación y acciones de integraciónintegración que son que son cruciales para concluir el cruciales para concluir el proyecto.proyecto.
Gestión de la Integración del Proyecto
69
La integración, en el La integración, en el contexto de la dirección de contexto de la dirección de un proyecto, consiste en un proyecto, consiste en tomar decisionestomar decisiones sobre sobre dónde concentrar recursos dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, y esfuerzos cada día, anticipando las posibles anticipando las posibles polémicas.polémicas.
Integración del Proyecto
70
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyectodel Proyecto
4.2 Desarrollar el Enunciado del 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) Alcance del Proyecto (Preliminar)
4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del ProyectoProyecto
Procesos de la Integración del Proyecto
71
4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del ProyectoProyecto
4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyectodel Proyecto
4.6 Control Integrado de Cambios4.6 Control Integrado de Cambios
4.7 Cerrar Proyecto4.7 Cerrar Proyecto
Procesos de la Integración del Proyecto … cont.
72
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
73
Un iniciador o patrocinador, Un iniciador o patrocinador, externo a la organización del externo a la organización del proyecto, a un nivel proyecto, a un nivel apropiado para la apropiado para la financiación del proyecto, financiación del proyecto, emite el acta de constitución emite el acta de constitución del proyecto.del proyecto.
Acta de Constitución del Proyecto
74
Figura 4-3. Desarrollar el Acta de Constitución Figura 4-3. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Herramientas y del Proyecto: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y SalidasTécnicas, y Salidas
75
ContratoContrato (cuando corresponda) es (cuando corresponda) es una entrada si el proyecto se realiza una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo. para un cliente externo. El enunciado del trabajo (SOW)El enunciado del trabajo (SOW) es es una descripción narrativa de los una descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. suministrados por el proyecto.
Entradas
76
Factores Ambientales de Factores Ambientales de la Empresala Empresa
Entradas
Cultura y estructura de la organización o Cultura y estructura de la organización o empresaempresa Normas gubernamentales o industrialesNormas gubernamentales o industriales Bases de datos comercialesBases de datos comerciales Sistemas de información de la gestión de Sistemas de información de la gestión de proyectosproyectos
77
Activos de los Procesos de la Activos de los Procesos de la Organización Organización
Procesos y procedimientos de la Procesos y procedimientos de la organización. organización.
Base de conocimiento corporativa Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y de la organización para almacenar y recuperar información.recuperar información.
78
Entradas
Métodos de Selección de ProyectosMétodos de Selección de Proyectos
Herramientas y Técnicas
Métodos de medición de beneficios, que Métodos de medición de beneficios, que son enfoques comparativos, modelos de son enfoques comparativos, modelos de calificación, contribución de beneficios o calificación, contribución de beneficios o modelos económicos. modelos económicos. Modelos matemáticos que usan Modelos matemáticos que usan algoritmos de programación lineal, no lineal, algoritmos de programación lineal, no lineal, dinámica, entera o de objetivos múltiples. dinámica, entera o de objetivos múltiples.
79
Metodología de Dirección Metodología de Dirección de Proyectos de Proyectos
Herramientas y Técnicas
Define un conjunto de Grupos Define un conjunto de Grupos de Procesos de Dirección de de Procesos de Dirección de Proyectos, sus procesos Proyectos, sus procesos relacionados y las funciones de relacionados y las funciones de control relacionadas; que se control relacionadas; que se consolidan y combinan en un consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. todo funcional y unificado.
80
Sistema de Información de la Gestión de Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS) Conjunto de herramientas disponibles Conjunto de herramientas disponibles dentro de la organización e integradas en dentro de la organización e integradas en un sistema. un sistema. Sirve para respaldar la generación de un Sirve para respaldar la generación de un acta de constitución del proyecto, facilitar la acta de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el retroalimentación a medida que se refina el documento, controlar los cambios en el documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar acta de constitución del proyecto y publicar el documento aprobado.el documento aprobado.
Herramientas y Técnicas
81
Juicio de Expertos Juicio de Expertos
Juicio que se brinda sobre la base Juicio que se brinda sobre la base de la de la experiencia en un área de experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria u otrasdisciplina, industria u otras; según ; según resulte apropiado para la actividad resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo.que se está llevando a cabo.
Herramientas y Técnicas
82
Acta de Constitución del ProyectoActa de Constitución del Proyecto
Documento que autoriza formalmente Documento que autoriza formalmente un proyecto.un proyecto. Confiere al director del proyecto la Confiere al director del proyecto la autoridad para autoridad para aplicar recursos de la aplicar recursos de la organizaciónorganización a las actividades del a las actividades del proyecto.proyecto.
Salidas
83
4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)
84
El enunciado del Alcance del Proyecto incluye:
Objetivos del proyecto y del producto Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del Requisitos y características del producto o servicio producto o servicio Criterios de aceptación del producto Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables Requisitos y productos entregables del proyecto del proyecto
85
El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont.
Restricciones del proyecto Restricciones del proyecto Suposiciones del proyecto Suposiciones del proyecto Organización inicial del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos definidos al inicioRiesgos definidos al inicio Hitos del cronograma Hitos del cronograma
86
El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont.
EDT (WBS) inicial EDT (WBS) inicial Estimación de costos de orden de Estimación de costos de orden de magnitudmagnitud Requisitos de gestión de la Requisitos de gestión de la configuración del proyectoconfiguración del proyecto Requisitos de aprobaciónRequisitos de aprobación
87
Figura 4-4. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Entradas, Herramientas y Salidas
88
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Incluye las acciones necesarias Incluye las acciones necesarias para para definir, integrar y coordinar definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.un plan de gestión del proyecto.
89
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto … cont.
Este proceso da como resultado un Este proceso da como resultado un plan de gestión del proyecto que se plan de gestión del proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan Control Integrado de Cambios. El plan de gestión del proyecto define cómo de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto.se cierra el proyecto.
90
Figura 4-5. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y salidas
91
PMIS
El sistema de El sistema de gestión de la gestión de la configuraciónconfiguración es un subsistema del es un subsistema del sistema de información de la gestión sistema de información de la gestión de proyectos general. Incluye el de proyectos general. Incluye el proceso para presentar los cambios proceso para presentar los cambios propuestospropuestos
92
PMIS … cont.
El sistema de El sistema de control de cambioscontrol de cambios es un conjunto de procedimientos es un conjunto de procedimientos formales documentados que definen formales documentados que definen cómo se controlan, se cambian y se cómo se controlan, se cambian y se aprueban los productos entregables aprueban los productos entregables y la y la documentación del proyecto. Es un documentación del proyecto. Es un subsistema del sistema de gestión de subsistema del sistema de gestión de
la configuración.la configuración.
93
94
Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Requiere que el director del Requiere que el director del proyecto y el equipo del proyecto proyecto y el equipo del proyecto realicen varias acciones para ejecutar realicen varias acciones para ejecutar el plan de gestión del proyecto y el plan de gestión del proyecto y cumplir con el trabajo definido en el cumplir con el trabajo definido en el enunciado del alcance del proyecto. enunciado del alcance del proyecto.
95
4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto … cont.
Requiere la implantación de: Requiere la implantación de: Acciones correctivas Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones preventivas Solicitudes de reparación de Solicitudes de reparación de defectosdefectos
96
Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
97
Entregables (Deliverables)
98
Notas
99
Notas
100
Información sobre el Rendimiento del Trabajo
101
Notas
102
Notas
103
4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
104
Figura 4-7. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
105
Gestión del Valor Ganado
Mide el rendimiento del proyecto a Mide el rendimiento del proyecto a medida que avanza desde la iniciación medida que avanza desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del del proyecto hasta el cierre del proyecto. proyecto. Proporciona un medio para hacer una Proporciona un medio para hacer una proyección del rendimiento futuro sobre proyección del rendimiento futuro sobre la base del rendimiento pasado.la base del rendimiento pasado.
106
4.6 Control Integrado de Cambios
107
4.6 Control Integrado de Cambios
Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades:
Identificar un cambio que debe Identificar un cambio que debe producirse o que ya se ha producido. producirse o que ya se ha producido. Influir sobre los factores que podrían Influir sobre los factores que podrían sortear el control integrado de cambios, sortear el control integrado de cambios, de forma que solamente se implementen de forma que solamente se implementen los cambios aprobados. los cambios aprobados. Revisar y aprobar los cambios Revisar y aprobar los cambios solicitados.solicitados.
108
4.6 Control Integrado de Cambios
Incluye:Incluye: … … cont.cont.
Gestionar los cambios aprobados Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan, cuando y a medida que se produzcan, mediante la regulación del flujo de mediante la regulación del flujo de cambios solicitados.cambios solicitados.
109
4.6 Control Integrado de Cambios
Mantener la integridad de las líneas base Mantener la integridad de las líneas base habilitando sólo los cambios aprobados habilitando sólo los cambios aprobados para su incorporación dentro de los para su incorporación dentro de los productos o servicios del proyecto. productos o servicios del proyecto. Mantener actualizada la documentación Mantener actualizada la documentación de configuración.de configuración.
Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades: … … cont.cont.
110
4.6 Control Integrado de Cambios
Revisar y aprobar todas las acciones Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas correctivas y preventivas recomendadas.recomendadas.
Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades: … … cont.cont.
111
4.6 Control Integrado de Cambios
Controlar y actualizar los requisitos Controlar y actualizar los requisitos del alcance, costo, presupuesto, del alcance, costo, presupuesto, cronograma y calidad; basándose en cronograma y calidad; basándose en los cambios aprobados, mediante la los cambios aprobados, mediante la coordinación de cambios durante todo coordinación de cambios durante todo el proyecto.el proyecto.
Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades: … … cont.cont.
112
4.6 Control Integrado de Cambios
Documentar el impacto total de los Documentar el impacto total de los cambios solicitados. cambios solicitados. Validar la reparación de defectos. Validar la reparación de defectos. Controlar la calidad del proyecto Controlar la calidad del proyecto según las normassegún las normas
Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades: … … cont.cont.
113
4.6 Control Integrado de Cambios
Algunas de las actividades de gestión de Algunas de las actividades de gestión de la configuración incluidas en el proceso la configuración incluidas en el proceso de control integrado de cambios son:de control integrado de cambios son:
Identificación de la Configuración. Identificación de la Configuración. Contabilidad del Estado de la Contabilidad del Estado de la Configuración. Configuración. Verificación y Auditoría de la Verificación y Auditoría de la Configuración. Configuración.
114
Figura 4-8. Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
115
4.6 Control Integrado de Cambios
Se desarrollan dos procedimientos para Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto: proyecto:
Procedimiento de Cierre AdministrativoProcedimiento de Cierre Administrativo Procedimiento de Cierre del ContratoProcedimiento de Cierre del Contrato
116
Proceso: Control Integrado de CambiosProceso: Control Integrado de Cambios117
4.7 Cerrar Proyecto
118
119
Procedimiento de Cierre AdministrativoEste procedimiento describe en detalle Este procedimiento describe en detalle
todas las actividades, interacciones, todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del con los miembros del equipo del proyecto y de los demás interesados proyecto y de los demás interesados involucrados en la ejecución del involucrados en la ejecución del procedimiento de cierre administrativo procedimiento de cierre administrativo del proyecto.del proyecto.
120
Cierre Administrativo
Se realiza cuando el proyecto terminaSe realiza cuando el proyecto terminaTambién puede realizarse cuando el También puede realizarse cuando el proyecto se suspende antes de proyecto se suspende antes de completar los entregables, o incluso para completar los entregables, o incluso para finalizar alguna de sus fasesfinalizar alguna de sus fases
121
Diferencias Cierre Administrativo y Cierre de Contratos
Todos los contratos SIEMPRE deben Todos los contratos SIEMPRE deben cerrarse antes que el proyecto.cerrarse antes que el proyecto. Al finalizar cada contrato, el Director del Al finalizar cada contrato, el Director del Proyecto debe realizar una auditoria de las Proyecto debe realizar una auditoria de las adquisiciones, cerrar administrativamente adquisiciones, cerrar administrativamente cada contrato y después cerrar cada contrato y después cerrar administrativamente el proyecto cuando administrativamente el proyecto cuando TODO el proyecto esté completadoTODO el proyecto esté completado
122
Procedimiento de Cierre del Contrato
Incluye todas las actividades e Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para establecer interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyectoestablecido para el proyecto Y para definir aquellas actividades Y para definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del proyectoadministrativo formal del proyecto
123
Cierre del Contrato
Todos los proyectos deben cumplir Todos los proyectos deben cumplir con este proceso.con este proceso. No importan las circunstancias por las No importan las circunstancias por las que se haya detenido, o que el proyecto que se haya detenido, o que el proyecto esté terminado.esté terminado. Si el proyecto involucraba contratos, Si el proyecto involucraba contratos, éstos deben cerrarse antes del cierre éstos deben cerrarse antes del cierre administrativoadministrativo
124
Notas
125
ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTOALCANCE DEL PROYECTO
126
127
Introducción La Administración del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.
128
Procesos del Alcance del Proyecto
129
Project Scope Management
130
Planificación del Alcance del ProyectoPlanificación del Alcance del Proyecto[5.1 Scope[5.1 Scope Planning] Planning]
131
Planificación del Alcance del ProyectoPlanificación del Alcance del Proyecto
Planificación del Alcance del Proyecto[5.1 Scope[5.1 Scope Planning] Planning]
Consiste en crear un plan de gestión del Consiste en crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje cómo se alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto. del proyecto.
Incluye la creación y definición de la Incluye la creación y definición de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). [Work Breakdown Structure (WBS)][Work Breakdown Structure (WBS)]
132
133
[5.1 Scope Planning]
.1 Inputs .1 Enterprise environmental factors
134
.1 Inputs .2 Organizational process assets
[5.1 Scope Planning]
135
.1 Inputs .3 Project charter
[5.1 Scope Planning]
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
136
137
138
.1 .1 InputsInputs .4 Preliminary project scope statement.4 Preliminary project scope statement
[5.1 Scope Planning]
Desarrollar el Enunciado del Alcance Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)del Proyecto (Preliminar)
Proceso de desarrollar un enunciado del alcance del proyecto, de carácter preliminar,de carácter preliminar, que ofrezca una descripción del alcance de alto nivel.
139
.1 .1 InputsInputs .5 Project Management plan.5 Project Management plan
[5.1 Scope Planning]
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTOPLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto.
Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o más planes de gestión subsidiarios y otros documentos de planificación
140
.2 Tools and Techniques .2 Tools and Techniques .1 Expert Judgment.1 Expert Judgment
[5.1 Scope Planning]
JUICIO DE EXPERTOS
141
.2 Tools and Techniques .2 Tools and Techniques .2 Templates, forms, standards.2 Templates, forms, standards
[5.1 Scope Planning]
PLANTILLAPLANTILLA Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar información y datos. Las plantillas suelen basarse en documentos creados durante proyectos anteriores. Y pueden reducir el esfuerzo necesario para realizar un trabajo y aumentar la consistencia de los resultados.
142
.3 Outputs .3 Outputs
.1 Project Scope Management plan.1 Project Scope Management plan
[5.1 Scope Planning]
Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Documento que describe cómo se definirá, desarrollará y verificará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.
Sirve de guía para saber cómo el equipo de dirección del proyecto gestionará y controlará el alcance del proyecto. Es un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto o una parte de él.
143
[5.2 Scope[5.2 Scope Definition] Definition]
Definición del Alcance del Proyecto
144Definición del Alcance del Proyecto
145
[5.2 Scope[5.2 Scope Definition] Definition]
La La definición del enunciado del definición del enunciado del alcancealcance es una componente clave para el es una componente clave para el éxito del proyecto.éxito del proyecto. Durante la planificación, se define y se Durante la planificación, se define y se describe con mayor detalle, debido a que describe con mayor detalle, debido a que se cuenta con mayor información relativa al se cuenta con mayor información relativa al proyecto.proyecto.
Definición del Alcance del Proyecto
146
Definición del Alcance del Proyecto …cont.
Las necesidades, deseos y expectativas Las necesidades, deseos y expectativas de los “Stakeholders” se analizan en este de los “Stakeholders” se analizan en este proceso y se traducen a requerimientos.proceso y se traducen a requerimientos. El equipo del proyecto y otros El equipo del proyecto y otros “Stakeholders”, con conocimiento adicional, “Stakeholders”, con conocimiento adicional, pueden preparar y realizar el análisis de pueden preparar y realizar el análisis de restricciones y suposiciones para asegurar restricciones y suposiciones para asegurar que estén completas. que estén completas.
147
Definición del AlcanceDefinición del AlcanceEntradas1.Activos de los procesos de la organización2.Acta de constitución del proyecto3.Enunciado del alcance del proyecto preliminar4.Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 5.Solicitudes de cambio aprobadas
148
Definición del AlcanceDefinición del AlcanceHerramientas y Técnicas1.Análisis del producto2.Identificación de alternativas3.Juicio de expertos4.Análisis de los interesados [Stakeholders]
149
Definición del AlcanceDefinición del Alcance
SalidasSalidas1.Enunciado del Alcance del Proyecto2.Cambios solicitados3.Juicio de expertos4.Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)
150
Notas
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Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
[ 5.3 Create WBS (Work Breakdown Structure) ][ 5.3 Create WBS (Work Breakdown Structure) ]
152
Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
La WBS es una La WBS es una descomposición descomposición jerárquica, orientada a jerárquica, orientada a los entregables del los entregables del proyecto, de los trabajos proyecto, de los trabajos que ejecutará el equipo que ejecutará el equipo de trabajo para crear los de trabajo para crear los productos requeridos. productos requeridos.
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La WBS organiza y define La WBS organiza y define el alcance total del proyecto, el alcance total del proyecto, mediante la mediante la subdivisión del subdivisión del trabajotrabajo en piezas más en piezas más pequeñas y manejables. pequeñas y manejables. En cada nivel inferior de la En cada nivel inferior de la estructura se tiene un estructura se tiene un incremento en el detalleincremento en el detalle de de los trabajos del proyecto. los trabajos del proyecto.
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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A los trabajos incluidos en el nivel más bajo de la WBS se les denomina paquetes de trabajo [work packages]; los cuales pueden ser programados, estimados sus costos, monitoreados y supervisados.
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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1.0 Concept1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner 1.2.4 Define server owner
requirementsrequirements1.3 Define specific functionality1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management 1.4 Define risks and risk management
approachapproach1.5 Develop project plan1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development3.0 Web Site Development4.0 Roll Out4.0 Roll Out5.0 Support5.0 Support
WBS in Tabular Form
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Basic Principles for Creating WBSs*1. A unit of work should appear at only one place in the WBS.2. The work content of a WBS item is the sum of the WBS items
below it.3. A WBS item is the responsibility of only one individual, even
though many people may be working on it.4. The WBS must be consistent with the way in which work is
actually going to be performed; it should serve the project team first and other purposes only if practical.
5. Project team members should be involved in developing the WBS to ensure consistency and buy-in.
6. Each WBS item must be documented to ensure accurate understanding of the scope of work included and not included in that item.
7. The WBS must be a flexible tool to accommodate inevitable changes while properly maintaining control of the work content in the project according to the scope statement.
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
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.1 Inputs.1 Inputs .1 Organizational process assets.1 Organizational process assets .2 .2 Project Scope statementProject Scope statement .3 .3 Project Scope Management Project Scope Management planplan .4 Approved change requests.4 Approved change requests.2 Tools & Techniques.2 Tools & Techniques .1 WBS templates.1 WBS templates .2 .2 DecompositionDecomposition
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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.3 Outputs.3 Outputs .1 Project .1 Project ScopeScope statement statement (updates)(updates) .2 Work breakdown structure.2 Work breakdown structure .3 WBS dictionary.3 WBS dictionary .4 Scope Baseline.4 Scope Baseline .5 Project scope management .5 Project scope management plan (updates)plan (updates) .4 Requested changes.4 Requested changes
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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Diccionario de la Estructura Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo (EDT / WBS)Desglose del Trabajo (EDT / WBS)
El diccionario de la EDT / WBS El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve incluye una breve definición del definición del alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo, productos entregables definidos, una productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de actividades asociadas y una lista de hitos.lista de hitos.
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EjemploEjemplo DICCIONARIO WBSDICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad )
Nombre de Proyecto___________
Actividad No._____
Fecha_______
Persona Asignada__________
Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )
Objetivos Cuantificados
Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de trabajo? )
Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio trabajo? )
Entregables
Suposiciones
Recursos Asignados
Duración
Costo
Fecha
Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la Actividad________________
Aprobado por: Administrador de Proyecto___________________________________Fecha:______________
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Línea Base [Scope baseline]Línea Base [Scope baseline] Plan de fases de tiempo aprobado.o Para un proyecto: una componente de la estructura de desglose del trabajo, un paquete de trabajo o una actividad del cronograma.
Incluye el alcance del proyecto, el costo y el cronograma.
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[ 5.4 Scope Verification ][ 5.4 Scope Verification ]
Verificación del AlcanceVerificación del Alcance
167
Verificación del AlcanceVerificación del Alcance
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Verificación del AlcanceVerificación del Alcance [Scope Verification][Scope Verification]
La verificación del alcance La verificación del alcance es el proceso por medio del es el proceso por medio del cual se obtiene la aceptación cual se obtiene la aceptación formal de los “Stakeholders” formal de los “Stakeholders” acerca del alcance acerca del alcance completado del proyecto y de completado del proyecto y de sus entregables asociados.sus entregables asociados.
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Se orienta a la aceptación Se orienta a la aceptación de los entregables. de los entregables. El control de calidad se El control de calidad se enfoca al cumplimiento de enfoca al cumplimiento de los requerimientos los requerimientos especificados para los especificados para los entregables.entregables.
Verificación del AlcanceVerificación del Alcance [Scope Verification][Scope Verification]
170
[ 5.5 Scope Control ][ 5.5 Scope Control ]Control del AlcanceControl del Alcance
171
Control del AlcanceControl del Alcance
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Control del Alcance [Scope Control ]Control del Alcance [Scope Control ]
Se refiere al análisis de los factores que generaron cambios en el alcance del proyecto y a controlar el impacto de estos cambios.
Control Integrado de CambiosControl Integrado de Cambios 173
174
Sistema de Gestión de la Configuración Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System][Configuration Management System]
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Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System]Management System]Conjunto de procedimientos formalmente documentados que se utilizan para implementar la dirección y supervisión técnica y administrativa para:
identificar y documentar las características funcionales y físicas de un producto, resultado, servicio o componente; controlar cambios a dichas características; registrar e informar cada cambio y su estado de implantación.
Notas
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Bibliografía
Kerzner, Harold (2005), “Project Management – A systems approach to planning, scheduling, and controlling”, 9th Edition, John Wiley and Sons, New York.
Newell, Michael (2002), “Preparing for the Project Management Professional (PMP®) Certificaction Exam”, Second Edition, American Management Association, New York.
Project Management Institute (2004), “A guide to the project management body of knowledge (PMBOK ® guide)”, Third Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.
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