Estructura y procedimiento administrativo. · •La administración ^arregla, corrige y mejora...

Estructura y procedimiento administrativo.

Mtro. Omar Velásquez Manzo.Licenciado en Derecho.

Maestría en Administración Pública.Maestría en Ciencia Política.

Ciencia de la administración.

Mtro. Omar Velásquez Manzo.Licenciado en Derecho.

Maestría en Administración Pública.Maestría en Ciencia Política.

Bibliografía.

Kast, Fremont E. y Rosenzweig James, Administración en las organizaciones. Enfoque de sistemas y contingencias, McGraw Hill, México.Guerrero Orozco, Omar, Teoría administrativa del Estado, Oxford University Press, México, 2000.Galindo Camacho, Miguel, Teoría de la administración pública, Porrúa, México, 2003.

Organización

Es una asociación de personas con un fin común.Se integra por recursos humanos, materiales yfinancieros

Implica actividades estructurales e integradas, esdecir, individuos que trabajan juntos o cooperan enrelaciones de interdependencia.

Organización

1) Arreglos orientados a una meta: individuos con un propósito.

2) Sistemas psicosociales: individuos que trabajan en grupos.

3) Sistemas tecnológicos: se utilizan conocimientos y técnicas.

4) Una integración de actividades estructuradas: individuos que trabajan juntos en relaciones estructuradas.

Administración

Coordinación o manejo de los recursos (humanos, materiales y financieros) de una organización para el cumplimiento de sus fines.

1) Dirección hacia objetivos.2) A través de personas.3) Mediante técnicas.4) Dentro de una organización.

Etimología.

El verbo “administrar” proviene del latín ministrare.

Ministrare = ServirAd-ministrare = Servir a

ADMINISTRACIÓN EN LA ANTIGUA ROMA

• Res publica (la cosa pública): Bienes de uso común del pueblo de Roma, como carreteras, puertos, corrientes de agua, calles,

• Res universitatis (la cosa universal): Bienes propiedad de ciudades y corporaciones, como los teatros, los baños de la ciudad, plazas.

• Res privata (la cosa privada). Bienes propiedad de los particulares.

AdministrarGestionarDirigir

AdministraciónGestiónDirección

AdministradorGerenteDirector

Director General oGerente General

AdministerManageDirect

AdministrationManagementDirection

AdministratorManagerDirector

DirectorExecutive DirectorChief Executive Officer

Estructura administrativa / Estructura organizacional

“Sistema de relaciones formales que se establecen enel interior de una organización para que ésta alcancesus objetivos de conservación, productivos yeconómicos”.“Forma en que se agrupan las unidades responsablesde una dependencia o entidad, de acuerdo con unacoordinación de funciones y líneas de mandojerárquicamente establecidas” (Chiavenato)

Procedimiento administrativo

Procedimiento: “Método de ejecutar algunas cosas”(Diccionario de la Lengua Española).Proceso: “Conjunto de las fases sucesivas de unfenómeno natural o de una operación artificial”(Larousse).Proceso administrativo: “Consecución de fases oetapas a través de las cuales se lleva a cabo la prácticaadministrativa

Desarrollo de la administración

Administración

Administración pública

- Revolución Francesa 1789.

- Formación del Estado.

Funciones del Estado:Defensa, seguridad pública,impuestos, impartición dejusticia, obra pública.

Servicios públicos:Educación, salud, seguridadsocial, vivienda, aguapotable, vías decomunicación.

Administraciónprivada

- Revolución industrial

1775.

- Incremento del comercio, surgimiento de la banca.

- Formación del capitalismo.

La empresa como unidad productora de bienes y. servicios.

Libre mercado y libre competencia permiten el desarrollo de diversas empresas.

Globalización


Fin del Estado: Bienestar público temporal.Gobierno: Es el órgano encargado del ejercicio del poder político en el Estado. Se organiza en tres poderes: Ejecutivo, Legislativo y Judicial.Administración pública. Tres acepciones:a) Actividad: Manejo de los recursos del Estado para el cumplimiento

de sus fines.b) Órgano o institución: Poder Ejecutivo (federal, estatal o gobierno

municipal).c) Ciencia social que estudia la actividad administrativa del Estado.


La actividad administrativa del Estado es realizada de una manera concreta, inmediata, continua y espontánea para satisfacer, de manera directa, las necesidades públicas.Servicios públicos: Actividades que tienen por objeto la satisfacción de necesidades generales, de manera regular y continua: justicia, agua, drenaje, correo, etcétera… Incluye servicios sociales con el fin de mejorar situación de grupos sociales vulnerables.


Política(s) pública(s) (public policy-ies): Son lasmedidas o acciones que la autoridad implementapara atender o pretender resolver problemassociales específicos. Ejemplos: Política educativa,política de seguridad pública, política de seguridadnacional, política sanitaria, política económica,política de desarrollo social, etcétera.

Administración pública.

Revolución Francesa 1789.

Formación del Estado absolutista partir del siglo XV.

Revoluciones burguesas.

Estado constitucional con división de poderes (siglos XVIII y XIX).

Funciones básicas: paz, seguridad, impuestos, justicia.

Se agregan educación, salud, seguridad social, economía, buscando el bienestar social (Estado de bienestar).

Administración pública.

Carlos Juan Bautista Bonnin. Ciencia de la A.P. 1808.

Max Weber. Teoría sobre la burocracia.

Woodrow Wilson. Aplicación de los principios de la administración al gobierno estadounidense

CARLOS JUAN BAUTISTA BONNIN (1772-1846 Francia).

• 1808: Publica Principios de administración pública.• La ciencia de la AP es la ciencia del interés general y

que mira al interés público, que es el conjunto de los intereses particulares, un lazo que une a los individuos en la sociedad: “la reunión de aquellas necesidades y relaciones naturales y universales, cuya expresión son las leyes y el poder de éstas el regulador”.

• OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: “…cuidados y vigilancia de asegurar los derechos comunes y personales, la tranquilidad reina en las familias y la paz entre los ciudadanos; las propiedades están preservadas de la violencia o de la astucia, la fuerza pública contribuye al mantenimiento del orden, la industria nacional se aumenta con la industria particular, se sostiene el espíritu público, el hombre puede gozar en seguridad de cuanto ama y posee…”.

CARLOS JUAN BAUTISTA BONNIN (1772-1846 Francia).

• Crea la ciencia de la administración pública como un conjunto de conocimientos y principios lógicamente ordenados y sistematizados, con un objeto, un fin y un método propio.

• Distingue a la administración como ciencia, como arte (actividad) y como institución.

• La administración “arregla, corrige y mejora cuanto existe y da una dirección más conveniente a los seres organizados y a las cosas”.

• La administración:

a) Nació con la asociación o comunidad.b) La conservación de la sociedad es el principio de la administración.c) La administración es el gobierno de la comunidad.d) La acción social es su carácter, y su atribución la ejecución de las

leyes de interés general.

• La administración pública se fundamenta en normas jurídicas.

MAX WEBER (1864-1920 Alemania)

Obras:

Economía y sociedad.La ética protestante y el espíritu del capitalismo.«La política como vocación».

MAX WEBER - DOMINACIÓN LEGAL RACIONAL

Tipo de dominación legítima que descansa en la creencia en las ordenaciones jurídicas y en los derechos de mando de las personas indicadas por dichas ordenaciones. Estas ordenaciones son un conjunto de reglas generales y objetivas que se estatuyen con el objetivo de ser respetadas por los miembros de una asociación, y las personas que la integran obedecen al Derecho, no a una persona en particular. El aparato administrativo de este tipo de dominación es la burocracia.

MAX WEBER - BUROCRACIA

El cuadro administrativo de la dominación tradicional es la burocracia, integrado por funcionarios públicos profesionales y jerarquizados que prestan sus servicio al Estado a cambio de un salario.

La estructura burocrática es la adecuada para el manejo de grandes organizaciones, sean del sector público, privado o social.

WOODROW WILSON (1856-1924 EUA).

• Presidente de EUA de 1913 a 1921.• 1886. Estudio de la administración.• La administración es una ciencia con tres aspectos de interés: la

historia o estudios precedentes, precisar el objeto de estudio ydefinir los mejores métodos de investigación.

WOODROW WILSON (1856-1924 EUA).

• Si bien la administración deriva de la política, las cuestiones administrativas no son cuestiones políticas, pues la administración pública es la ejecución detallada y sistemática del Derecho Público, y cada aplicación determinada de una ley es un acto administrativo.

• La administración pública tienen como tarea hacer que los actos de gobierno sean mejores, se depure su organización y se cumplan los deberes de los funcionarios escrupulosamente.

• La política es competencia del estadista, pero la administración lo es del funcionario técnico.

• Es necesario que los funcionarios públicos y el personal que labora en la administración pública esté eficientemente preparado y con sentido de responsabilidad.

Administración privada.

Revolución Industrial (Inglaterra, siglo XVIII)

1775. Máquina de vapor de James Watt.

1862. Motor de combustión interna.

1865. Producción masiva de acero.

FREDERICK TAYLOR (1856-1915, EUA).

• Inicio de la administración científica.• 1898. “A Piece-Rate System” (Un Sistema de Destajo). • 1903. Principios de administración de talleres.• 1911. The Principles of Scientific Management (Los principios de

administración científica). Define el método para estudiar científicamente las actividades administrativas de la empresa.

El trabajo se puede analizar científicamente y que era responsabilidad

de la administración proporcionar los lineamientos específicos para el

desempeño del trabajador.

Propone un método de trabajo que incluye la selección de los

trabajadores mejor calificados para desarrollar tareas específicas y a su

capacitación sobre el procedimiento más eficiente para desempeñar su

trabajo.

Ve al trabajador como un apéndice de la máquina, y proponía que

debían ser motivados con premios económicos, lo cual llevaría a un

incremento de la productividad.

Había que seleccionar al trabajador científicamente y después

capacitarlos, enseñarle y desarrollarlo.

Sólo a través de la implantación y adaptación de los mejores

instrumentos y condiciones de trabajo, y la cooperación de los

trabajadores como se puede asegurar el trabajo rápido.

Principios:

a) Planeación. Recalca la importancias de la necesidad de crear una área o departamento que se dedique al análisis, desarrollo y mejoramiento de las actividades laborales, sustituir por completo la improvisación y sentido común a la toma de decisiones por un concepto y cuerpo científico.

b) Selección científica de los trabajadores así como de los recursos y materiales que se han de utilizar en el proceso de trabajo. La preparación y entrenamiento de las personas deberán estar en acorde con sus habilidades, vocación y características físicas. Además se deberá tomar cuidado en la preparación de la distribución física de la planta, evitando flujos innecesarios en el proceso de trabajo, y la disposición racional de las herramientas y material que se ha de utilizar.

c) Control: Vigilar y controlar el trabajo de acuerdo al método planeado, certificando así la aplicación de las normas establecidas, que la gerencia intervenga y colabore para que toda ejecución sea posible.

Principios:

d) Principio de ejecución: Para un eficiente logro de objetivos es importante tomar en consideración la división de trabajo, con ello se garantizará la disciplina y orden en el proceso.

Reglas:

1. Organizar la industria para un funcionamiento satisfactorio.2. Aplicación de métodos y tiempos necesarios para aumentar la

productividad de los obreros.3. Incremento de salarios con base en el mejor funcionamiento y

disminución de costos de la producción, tratando de aumentar la productividad:

a) Utilización del mínimo consumo de esfuerzo humano, de recursos materiales y capital invertido; b) Separación del trabajo de la planificación y el trabajo intelectual del manual;

c) Trabajo plenamente planificado; d) Dirección bien informada sobre aspectos del trabajo; e) Los capataces deben supervisar al menor número posible de trabajadores, no realizar trabajo de planificación y la maquinaria bajo su responsabilidad debe agruparse en un solo taller; f) Las relaciones con los trabajadores deben hacerse científicamente para que la responsabilidad de las labores se distribuya entre la dirección y los obreros, por lo que éstos requieren capacitación previa, debiendo existir un ambiente de cordialidad entre los trabajadores con un reconocimiento a la condición humana de éstos; g) Que los sistemas de salarios estén determinados por la calidad y cantidad de las labores; que serán fácilmente medibles para hacer una justa retribución.

Algunos aportes:

-La “estandarización” tanto de herramientas e instrumentos así como de las actividades que se realiza en la empresa para cada clase de labor. -El empleo de reglas de cálculo y demás instrumentos que permitan economizar el tiempo -El despertar la “iniciativa” del trabajador y compensarla con una bonificación generosa en el éxito de sus labores. En “A Piece-RateSystem” propone retabular el valor del trabajo que desarrollaba un obrero en una jornada laboral, un sistema de tasas de pago diferenciales por pieza y no en su concepto administrativo tradicional. - La implementación de una “tasa diferencial”. - Desarrollar un sistema moderno de costos.

HENRY GANTT (1861-1919, EUA).

• Escuela científica.• 1908. “Adiestramiento a los obreros en los hábitos de la

administración y la cooperación”.• 1916. Work, Wages, and Profit.• 1919. Organizing for Work.

HENRY GANT (1861-1919, EUA).

Sistema de salarios de bonificación por tarea: si el empleado terminaba su tarea fijada para el día, recibía una bonificación adicional a su paga diaria normal, si no terminaba su trabajo recibía su paga normal y no era castigado.

Gráfica de Gantt, hecha exclusivamente para llevar un control de lo planeado contra lo que se ha ejecutado en tiempo real. Es una grafica elaborada de líneas rectas para ilustrar y medir la actividad sobre un plano de coordenadas, la coordenada vertical nos indica la actividad y su producción, y en su eje horizontal el tiempo.

HENRY GANTT (1861-1919, EUA).

La dirección debe disponer de medios para capacitar e instruir a los obreros y motivar un cambio en sus malos hábitos. Tener una política para instruir a los obreros en lugar de forzarlos, “La psicología de las relaciones con los empleados”.

Propone entregar diariamente a los capataces una orden de trabajo, que es la lista de trabajo que tienen que realizarse ese día.

HENRI FAYOL (1841-1925, Francia).

• Escuela clásica o del proceso administrativo.• Padre de la teoría administrativa.• Obra: Administración industrial y general.• La teoría clásica se centraba en definir la estructura para garantizar

la eficiencia en todas las partes involucradas, sean éstas órganos (secciones, departamentos) o personas (ocupantes de cargos y ejecutantes de tareas). La tarea administrativa debe ser una unaresponsabilidad compartida con los subordinados.


• La administración es una actividad común para cualquier tipo de negocio, organizaciones lucrativas y no lucrativas, organismos políticos, deportivos, religiosos o de diversión, etc.

• Áreas funcionales de la empresa:


• La función administrativa está estructurada por cinco componentes, que integran lo que se conoce como proceso administrativo.


PREVISIÓN: Se trata de calcular el porvenir y prepararlo. Se manifiesta a través de un programa de acción, o sea la línea de conducta a seguir, los medios que se han de emplear. Es una especie de cuadro hacia el futuro en el que los acontecimientos próximos están vislumbrados con cierta claridad. Este programa de acción se encuentra asegurado en primera instancia con la definición del objetivo. El programa de acción se basa en:

a) Los recursos de la empresa. b) La naturaleza e importancia de las operaciones en curso. c) Las posibilidades futuras; y, en parte, de las condiciones técnicas,

comerciales y financieras.


ORGANIZACIÓN: proporciona todas las cosas útiles al funcionamientode la empresa y puede ser dividida en organización material yorganización social. Construye una estructura dual (material yhumana) para conseguir los objetivos generales. Analiza y estudia cadauno de los niveles jerárquicos, su función y su método de trabajo.


DIRECCIÓN: conduce la organización a funcionar. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés de los aspectos globales. Encauza todos los esfuerzos de los subordinados hacia el objetivo en común. Subordina los intereses del grupo de trabajadores a los intereses de la empresa.


COORDINACIÓN: La coordinación de los servicios de cada uno de losdepartamentos implica ver a éstos como clientes internos y, por lotanto, responsabilizarse por sus acciones para no crear ineficiencias entodos los niveles. Es importante generar juntas periódicas (semanaleso quincenales) con el fin de no simplemente utilizarlas como un mediode crear los planes de trabajo, sino de escuchar y resaltar todo lobueno y malo que sucede dentro de la empresa.


CONTROL: Consiste en una verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones transmitidas y los principios establecidos. Su objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y evitar su repetición. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, a los actos. A las personas que llevan a cabo esta tarea se les llama verificadores o inspectores. El buen verificador debe ser competente e imparcial.


Catorce principios.

1) División del trabajo. Especialización del trabajo.2) Autoridad y responsabilidad. Dar órdenes y exigir obediencia.3) Disciplina. Empleados deben obedecer.4) Unidad de mando. Un empleado debe recibir órdenes de un solo

superior.5) Unidad de dirección. Una sola cabeza y un solo plan conjunto de

actividades, trabajadores con un mismo objetivo en un plan.6) Subordinación del interés individual al interés general.7) Remuneración. 8) Centralización (Descentralización). 9) Línea de autoridad. 10) Orden. Un lugar para cada quien y cada quien en su lugar.


Catorce principios.

11) Equidad. Igualdad y justicia para el trato al personal.12) Estabilidad del personal. Trabajador debe tener seguridad en su empleo y progreso en su carrera.13) Iniciativa. Trabajadores pueden realizar propuestas.14) Espíritu de cuerpo. Trabajo en equipo.

PETER DRUCKER (1909-2005, Austria).

• Escuela empírica.• 1939. The End of Economic man.• 1946. Concept of the Corporation.• El ejecutivo eficaz• Los autores empíricos hacen énfasis en los aspectos prácticos de la

administración y la búsqueda de resultados concretos y palpables.Buscan desarrollar sus conceptos en forma práctica y utilizable,considerando principalmente la acción administrativa.


El gerente es la persona responsable del desempeño eficiente de unaorganización, es decir, del uso adecuado de los recursos productivos.Las operaciones básicas en el trabajo de un gerente son: planeación,organización, motivación y comunicación, evaluación y desarrollo.

1. Su atención se enfoca en objetivos. 2. Se concentra en una sola tarea. 3. Establece prioridades. 4. Sus directrices de acción están enfocadas a participar y motivar a

otros a que contribuyan en la organización. 5. Sabe que el tiempo es el recurso más preciado. 6. Acepta y promueve la influencia que puede tener el trabajador

con sus sugerencias e innovaciones. 7. No se preocupa demasiado en las relaciones humanas. 8. Cualquier persona es capaz de mejorar su propia contribución.


Propone una administración por objetivos. Es importante organizaruna empresa como un equipo que busca en forma compacta alcanzarobjetivos específicos, los cuales deben ser cuidadosamenteseleccionados y dictados por el más alto nivel directivo

• Se examinan diferentes alternativas desde diferentes puntos devista.ƒ

• Se definen objetivos.ƒ• Se establecen prioridades.ƒ• Se estimulan a los administradores hacia los objetivos.ƒ• Se establecen canales adecuados de comunicación.ƒ• Se asignan recursos en forma cuidadosa.ƒ• Se llevan a cabo los cambios necesarios en la organización para la

implantación de esta filosofía.ƒ• Se evalúan los resultados.

ELTON MAYO (1880-1949, Australia).

• Escuela de las relaciones humana o escuela humanística. Tuvo como principal objeto de estudio al individuo en el proceso organizacional del trabajo. Se aplicó la psicología y la sociología al ámbito empresarial y procesos de trabajo debido a la necesidad de humanizar más al proceso productivo y las organizaciones.

ELTON MAYO (1880-1949, Australia).

• Comprobó que el grado de producción de un trabajador está determinado por su integración al grupo laboral.

• Verificó que el comportamiento de los trabajadores es influenciado por los valores establecidos en el grupo donde participa.

• Constató que los trabajadores se ajustan a las normas y estándares establecidos por el grupo, para evitar sanciones.

• La empresa pasó a ser considerada como una organización social, nutrida por diversos grupos informales.

• Se propusieron el estudio y comprensión de las relaciones humanas.

• Se estableció la importancia del contenido y naturaleza del trabajo.• Se enfatizaron los elementos emocionales.

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