Expectativas de Comportamiento

1. Debe mantener su micrófono y su cámara apagados hasta finalizar.

2. Las preguntas se responderán al concluir la orientación.

3. Pueden enviar sus preguntas a traves del “chat” o, al finalizarpueden “levantando la mano” para ser atendidos en ese orden .

4. Copia de la solicitud de propuestas y la presentación se publicará bajo esta convocatoria en la página web del Departamento de Educación https://www.de.pr.gov/oaf/rfp/.

1

Orientación sobre la solicitud de propuestas para la actualización y optimización de la aplicación móvil APP DE

RECURSOS:

PROFA. YANIRA SANTA

LCDA. FLORY MAR DE JESÚS APONTE

2

8 de septiembre de 2021

ObjetivoEl DEPR por medio de la Unidad de Tecnología y Currículo de la Subsecretaría Auxiliar de AsuntosAcadémicos y Programáticos (SAAP) y la Unidad de Adjudicación de Fondos (UAF) de la Oficina Central deCompras y Obligaciones solicitan propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) de conformidad con la RFP Núm.DEPR-UAF-21-003 (en adelante “RFP).

El objetivo de esta RFP es seleccionar un (1) proponente para que brinde los servicios de completar elproceso de desarrollo, actualización y optimización de la aplicación móvil APP DE del DEPR. El DEPRotorgará un contrato al proponente que presente la mejor propuesta que satisfaga las necesidades delDEPR.

3

IntroducciónDurante el año escolar 2019-2020, se diseñó y realizó la primera fase de la aplicación móvil APP DE delDepartamento de Educación de Puerto Rico (DEPR). Esta aplicación tiene el propósito de convertir a laaplicación móvil del Departamento de Educación actual (aplicación informativa simple), a una aplicacióninteractiva y compleja que mantenga comunicados a las madres, los padres o los encargados de losestudiantes sobre los procesos educativos de sus hijos y las actividades del DEPR.

El APP DE tuvo un alcance aproximado de más de diez mil descargas en teléfonos androides y 15 mil enteléfonos IPhone. En la primera fase, esta aplicación solo proveía anuncios y artículos cortos sobre laformación del carácter en los estudiantes, lo cual representa un 8 % de los usuarios. En esta segunda fase,la aplicación se utilizará para complementar los esfuerzos académicos y aumentar los accesos a lasdiferentes plataformas del DEPR. La misma será gratis y accesible al 100 % de los miembros de laspoblaciones escolares.

4

Introducción (Cont.)Las situaciones causadas por la pandemia COVID-19 y los temblores han afectado el proceso educativo yhan levantado nuevos retos en la comunicación del DEPR con las comunidades escolares. Es por esto quees de suma importancia fortalecer los canales de información hábil (24/7) entre el DEPR y el 100% de lospadres, estudiantes y maestros para mantenerlos al día con las actividades y procesos educativos. Estaaplicación es de fácil manejo y estará disponible gratuitamente para descargar en cualquier dispositivoelectrónico.

Con este propósito, a la Unidad de Tecnología y Currículo de la Subsecretaría para Asuntos Académicos yProgramáticos le fue aprobado el plan de trabajo aplicación móvil APP DE, que permite dentro de susiniciativas darle continuidad, actualización y optimización a la aplicación con el fin de garantizar lacontinuación de los trabajos durante la pandemia del COVID-19.

5

Aplicación actualLa aplicación existente funciona para 350,000 usuarios aproximadamente.

Hosting: Microsoft Azure

Descripción de los servicios de infraestructura:

La aplicación utiliza servicios PaaS de Azure (Platform as a Service). De esta forma el DE se centra en el manejo y beneficio de la aplicación a nivel de información y usuarios sin preocuparse del mantenimiento de la infraestructura y soporte ya que Microsoft bajo este tipo de servicios PaaS se encarga de muchas de las tareas de mantenimiento y soporte:

o App Services para el portal web con la oportunidad de escalar en base a la demanda de forma automática y así asegurar la disponibilidad de los servicios.

o Azure SQL Database para el almacenamiento y centralización de datos. Incluye redundancia para asegurar la disponibilidad y continuidad de los servicios.

o Acure Active Directory (M365) para la autenticación y seguridad al portal

o PowerBi para propósitos de reportes

o Azure Storage para almacenar documentos y contenidos estático.

o Bot Services para el manejo del asistente virtual en la aplicación.

6

Aplicación actual

7

ENTIDADES ELEGIBLES

8

Entidades elegiblesSon elegibles aquellas entidades que estén autorizadas a realizar negocios en Puerto Rico. El proponentedebe demostrar que la entidad o el personal a cargo de los servicios requeridos poseen, mínimo, cincoaños de experiencia exitosa. El proponente debe proporcionar personal clave calificado y con experienciaen los servicios que estarán ofreciendo.

La entidad y/o su personal debe poseer experiencia en informática, creación, desarrollo de herramientasde tecnología, uso, manejo y administración de la aplicación móvil APP DE, apoyo técnico y adiestramientosen temas relacionados.

La entidad además deberá estar registrada en Registro Único de Profesionales (RUP) de la Administraciónde Servicios Generales (ASG) o presentar evidencia de que se encuentra en proceso de estarlo.(https://rup.asg.pr.gov/).

9

SERVICIOS PROFESIONALES SOLICITADOS

10

Servicios profesionales solicitadosSe solicitan servicios profesionales para el desarrollo, actualización y optimización de la aplicación móvil APP DE.

Además, se requiere la capacitación 21 especialistas en tecnología educativa de las Oficinas Regionales Educativas (ORE) o Maestros Recurso en el Uso de la Computadora (MRUC), para que brinden apoyo continuo durante todo el año escolar sobre el uso, manejo y cargar contenido a la aplicación móvil. También, se requiere adiestramiento para 10 técnicos de la Oficina de Sistemas de Información y Apoyo Tecnológico a la Docencia (OSIATD) que apoya en el manejo de la aplicación.

11

Detalle de los servicios requeridosFuncionalidad general de la aplicación

Aplicación móvil que aborda la comunicación interna entre alumnos, padres y maestros, que permita darle continuidad, actualización y optimización a la aplicación APP DE. Es una vía adicional de comunicación para aportar al proceso de educación de los estudiantes. Cambios a la aplicación incluirán: Actualización y optimización de la aplicación móvil APP DE y todos sus enlaces.

Actualización de directorios de la agencia.

Enlace con Mi Matrícula en línea (MeL).

Enlace con Sistema de Información Estudiantil (SIE).

Enlace a la plataforma de apoyo académico para padres y estudiantes desde sus hogares.

Enlace a los informes de progreso, matrícula en línea y planificación en línea para maestros.

Actualizar y mejorar las funcionalidades de generación de reportes de uso del APP.

Actualizar y mejorar las funcionalidades de generación de reportes de uso del APP (por estudiantes, maestros y padres).

Notificaciones para maestros, padres y estudiantes.

Asistencia virtual (BOT), software de soporte, orientado a proporcional ayuda a los usuarios para realizar tareas, automatizarlas o aportar información.

Sistema de gestión de contenido (CMS), software que ayuda a los usuarios a crear, administrar y modificar contenido sin necesidad de conocimientos técnicos especializados.

Paneles (Dashboard) y herramientas de reportes.

Gestión de identidad y acceso de usuarios (UIAM), modo de saber quién es el usuario y que permiso tiene.

12

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Funcionalidad para el administrador (OSIATD)

Manejo de contenido (subir presentaciones, reportes, etc.).

Manejo y mantenimiento de los Dashboard.

Manejo y mantenimiento de herramientas de reportes e informes administrativos.

Manejo y mantenimiento de informes.

Manejo y acceso a usuarios: gestión de identidad y acceso de usuarios (UIAM), modo de saber quién es el usuario y que permiso

tiene.

Push Notifications, para alertar o enviar información basado en los roles, región o escuela.

Optimizar la gestión de los usuarios:

o añadir o eliminar a los usuarios

o autentificación de los usuarios

o asignación de los perfiles a cada uno de los usuarios (director, maestro, estudiante)

o capacidad de asignar a otros administradores

o añadir y/o editar la información de un usuario

o mantenimiento de la aplicación

13

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Funcionalidad para Maestros

Área donde los maestros recibirán notificaciones de mensajes recibidos de parte de los usuarios (notification area).

Asistente virtual (BOT), que ayude al usuario y contesta sus preguntas.

Llenar los formularios en la aplicación.

Área de comunicación específica para maestros.

Enlace a aplicaciones externas (Planificación en Línea, DE Online Campus).

Manejo del perfil del usuario.

Manejo y mantenimiento de los Dashboard.

Acceso al calendario escolar.

Acceso a las guías de uso en PDF.

14

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Funcionalidad para el padre, madre o encargado

Acceso a los informes de progreso.

Acceso a matrícula en línea.

Acceso a la plataforma de apoyo académico para padres y estudiantes desde sus hogares.

Área donde los padre, madre o encargado recibirán notificaciones de mensajes recibidos de parte de los usuarios (notification area).

Asistente virtual (BOT), que ayude al usuario y contesta sus preguntas.

Llenar los formularios en la aplicación.

Cursos para padres (área para adquirir conocimientos sobre tecnología).

Área de comunicación específica para padre, madre o encargado.

Conexión a aplicaciones externas (DE Online Campus).

Manejo del perfil del usuario.

Acceso al calendario escolar.

Acceso a las guías de uso en PDF.

15

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Funcionalidad para el estudiante Enlace a la plataforma de apoyo académico para padres y estudiantes desde sus hogares.

Área donde los estudiantes recibirán notificaciones de mensajes recibidos de parte de los usuarios (notification area).

Asistente virtual (BOT), que ayude al usuario y contesta sus preguntas.

Acceso a usuarios: gestión de identidad y acceso de usuarios (UIAM), modo de saber quién es el usuario y que permiso tiene.

Llenar los formularios en la aplicación.

Área de comunicación específica para estudiantes.

Conexión a aplicaciones externas (DE Online Campus).

Manejo del perfil del usuario.

Acceso al calendario escolar.

Acceso a las guías de uso en PDF.

16

Detalle de los servicios requeridos (cont.)

Integración y tecnología

La aplicación móvil debe tener la capacidad para utilizarse en dispositivos móviles como: IOS y Android

Base de datos relacional o que sea interrogable mediante herramientas estándar de SQL.

Utilizar una sola cuenta single sign on utilizando miescuela.pr para los maestros y estudiantes, de.pr.gov

para los administradores, facilitadores, directores y itec.pr para los institutos del sistema.

La aplicación móvil debe tener una interface o sección que pueda redirigir, a través de enlaces, a otras

plataformas del Departamento de Educación manejadas por otros contratistas como, por ejemplo:

Matrícula en línea, SIE, DE Online Campus.

La aplicación debe funcionar para un universo de 650,000 usuarios aproximadamente.

Hosting: Microsoft Azure

17

Detalle de los servicios requeridos (cont.) Descripción de los servicios de infraestructura:

o La aplicación utiliza servicios PaaS de Azure (Platform as a Service). De esta forma el DEPR se centra en el

manejo y beneficio de la aplicación a nivel de información y usuarios sin preocuparse del mantenimiento de

la infraestructura y soporte ya que Microsoft bajo este tipo de servicios PaaS se encarga de muchas de las

tareas de mantenimiento y soporte:

App Services para el portal web con la oportunidad de escalar en base a la demanda de forma

automática y así asegurar la disponibilidad de los servicios.

Azure SQL Database para el almacenamiento y centralización de datos. Incluye redundancia para

asegurar la disponibilidad y continuidad de los servicios.

Acure Active Directory (M365) para la autenticación y seguridad al portal.

PowerBi para propósitos de reportes.

Azure Storage para almacenar documentos y contenidos estáticos

Bot Services para el manejo del asistente virtual en la aplicación.

18

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Rendimiento y seguridad

La seguridad debe ser por role-based access controls:

o Administrador

oMaestro

o Padre, madre o encargado

o Estudiante

La aplicación debe poder usar un certificado de seguridad y encriptación de la data. El DEPR ya tiene un

certificado que se usa para sus aplicaciones web.

Proveer evidencia de la cantidad mínima de usuarios simultáneos, el tiempo promedio de respuesta y

los estándares de servicio que están dispuestos a cumplir (service level agreement).

19

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Operaciones tecnológicas

La aplicación APP DE debe estar disponibles en cualquier momento (24/7) online.

La aplicación debe tener un soporte técnico durante el periodo de vigencia del contrato.

Proveer una guía considerando las preguntas frecuentes de los usuarios para que estos puedan tener

autoservicio.

Proveer a los usuarios un manual de uso de acuerdo con el rol del usuario: administrador, maestro, estudiante

y padre, madre o encargado online o en formato PDF disponible para descargar.

Preparar guías y/o manuales relacionados al uso y administración de la aplicación móvil APP DE y los cambios

o nuevas funcionalidades que permitan la transferencia de conocimiento al personal del DEPR.

Proveer adiestramientos continuos al personal del DEPR sobre el uso y manejo de la aplicación, (5 especialista

en tecnología o maestro recurso en el uso de la computadora por ORE y 10 técnicos de OSIATD).

20

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Entregables

Proveer al DEPR recomendaciones sobre la maximización del uso de la aplicación móvil APP DE y fácil manejo de la misma.

La aplicación generará los siguientes entregables para descargar o imprimir en formato PDF o Word para:

o Administradores de la aplicación

información de los usuarios: ORE, municipio, escuela, código de la escuela, nombre y apellidos, rol, usuario, grado,

materia, estándar y demás campos activos en la plantilla.

cantidad y por ciento de usuarios (maestros) conectados mensualmente, semanal y diario.

cantidad y por ciento de usuarios (estudiantes) conectados mensualmente, semanal y diario.

cantidad y por ciento de usuarios (padre, madre o encargado) conectados mensualmente, semanal y diario.

cantidad y por ciento de usuarios (usuarios particulares) conectados mensualmente, semanal y diario.

cantidad y por ciento de uso de los enlaces mensualmente, semanal y diario.

o Administrador de Sistemas de Información

Con la entrega de la aplicación se debe entregar un manual técnico, con las configuraciones requeridas para hacer la

instalación de la aplicación y el SQL en el servicio de PaaS de Azure. Este manual incluiría las configuraciones

necesarias para que el sistema se pueda volver a instalar y poner en funcionamiento en el caso de que el mismo fuera

eliminado o borrado.

21

Detalle de los servicios requeridos (cont.)

Otros

Crear y ofrecer adiestramientos sobre el uso de la aplicación móvil APP DE según sea necesario.

Preparar guías y/o manuales relacionados al uso y administración de la aplicación móvil APP DE y los

cambios o nuevas funcionalidades que permitan la transferencia de conocimiento al personal del DEPR.

Proveer adiestramientos continuos al personal del DEPR sobre el uso y manejo de la aplicación, (5

especialista en tecnología o maestro recurso en el uso de la computadora por ORE y 10 técnicos de

OSIATD).

Proveer al DEPR recomendaciones sobre la maximización del uso de la aplicación y fácil manejo de esta.

Se orientará a los usuarios en su rol de administradores sobre el manejo de la aplicación y su contenido

mediante Microsoft Team, Moodle, o alguna otra aplicación de fácil acceso o uso. Se debe contemplar

el uso de pre y post pruebas para validar el conocimiento adquirido. El adiestramiento deberá preparar

a los administradores para que estos puedan capacitar a otros futuros administradores.

22

Detalle de los servicios requeridos (cont.)Manejo del proyecto

El proponente seleccionado coordinará con el gerente de operaciones de la Unidad de Tecnología y

Currículo los trabajos que se estarán realizando.

Cualquier cambio en las fechas calendarizadas, dentro del periodo de contratación, deberá ser

aprobado previamente por el DEPR.

El proponente seleccionado participará en reuniones con el personal del Nivel Central para la

organización y la logística de los procesos a seguir.

El proponente seleccionado participará en toda reunión convocada por la Subsecretaría para Asuntos

Académicos y Programáticos enfocadas en el proyecto de aplicación móvil APP DE. El proveedor, en

coordinación con la Subsecretaría, serán responsables de la coordinación efectiva de la aplicación móvil

APP DE.

23

FORMATO DE PROPUESTA

24

Contenido de la propuestaa) Información general del proponente (Portada)

Favor incluir toda la información solicitada en los espacios provistos.

b) Resumen ejecutivoIncluir una descripción general de la entidad, su experiencia ofreciendo servicios similares y loslogros obtenidos en el ofrecimiento de estos. Indique la capacidad administrativa en términos de losrecursos humanos, tecnológicos y fiscales de la institución para cumplir con los requisitos del trabajosolicitado. Provea una descripción breve de los servicios que se estarán ofreciendo y de formageneral presente las metas, los objetivos y resultados esperados.

25

Contenido de la propuesta (cont.)c) Cualificaciones y experiencia en general del proveedor del servicio

i. Proveer un narrativo donde se describa la experiencia de la entidad y/o su personal prestando servicios similares a losolicitado en esta RFP. Esta descripción debe incluir:1. Descripción breve de su entidad, identificando las cualidades claves o servicios proporcionados que lo distinguen

de otras y que demuestre al menos cinco años de experiencia.2. Proveer una descripción narrativa de al menos un proyecto similar completados en los últimos cinco (5) años.

Además, debe completar el Anejo D donde identifique al menos tres referencias de clientes a los que hayaprovisto servicios de alcance y magnitud similar dentro de los pasados cinco años. Una de las referencias debe serla misma que se hace referencia en el narrativo. Debe incluir solamente referencias sobre servicios que son losuficientemente similares para demostrar la capacidad para llevar a cabo los servicios solicitados en la RFP.

3. Descripción de la estructura organizacional y su trayectoria, experiencia y cualificaciones del personal que ofrecerálos servicios relacionados a este proyecto. En el caso de contemplar personal que no haya sido contratado, deberáincluir una descripción de los trabajos y responsabilidades que llevará a cabo.

4. Proporcionar una tabla con el área de especialidad y/o formación académica, puesto/función en este proyecto,experiencia previa y tiempo de experiencia de los recursos que estarán involucrados en la prestación de losservicios estipulados en este documento.

26

Contenido de la propuesta (cont.)c) Cualificaciones y experiencia en general del proveedor del servicio

ii. Se requiere incluir como anejos el Curriculum Vitae (5 páginas máximo cada uno) o Resumé (2páginas máximo cada uno) de los recursos que ofrecerán los servicios requeridos. Cada uno de losResumé o Curriculum Vitae no debe exceder las páginas estipuladas, respectivamente, a espaciosencillo. Deben incluir las cualificaciones y experiencias que poseen para el éxito de este proyecto.Incluir los Resumé o Curriculum Vitae en el Anejo E.

27

Contenido de la propuesta (cont.)d) Alcance del Trabajo

i. Proveer un plan detallado (scope of work) donde describa en forma clara y específica la metodología detrabajo. Debe incluir los resultados, actividades, indicadores y medios de verificación del proyecto. Indicarcómo completará el alcance de los servicios y se asegurará en el cumplimiento con el calendario detrabajo propuesto. Describa las estrategias a utilizar para la preparación y entrega de los informes finales.

ii. Presente un plan de transición y transferencia de conocimiento donde además indique los requisitostécnicos para completar el proceso de transición que permita que el DEPR asuma el control de laaplicación. Deberá incluir un plan detallado de migración de ambientes, el cual incluya todos loselementos necesarios para poder migrar del ambiente controlado por el proveedor al ambiente a sercontrolado por el DEPR, incluyendo los siguientes elementos:

1. Equipos (servidores, etc.)2. Licencias (de software de sistemas y de aplicaciones)3. Servicios (de plataformas, web services, etc.)4. Servicios profesionales necesarios5. Itinerario

28

Contenido de la propuesta (cont.)d) Alcance del Trabajo

iii. Describa las etapas o fases que serán objeto de validaciones o certificaciones por parte del DEPRpara el proceso de instalación y desarrollo de la aplicación y el calendario propuesto para estas.

iv. Presentar un plan de adiestramiento que contemple:

a) Adiestramiento técnico para la administración de la aplicación.

b) Adiestramiento a los especialistas de Tecnología de las ORE para que brinden apoyo continuodurante todo el año escolar sobre el uso y manejo de la aplicación.

v. Presente un calendario de trabajo (timeline) por fases y tiempo límite para la ejecución de esteproyecto. El mismo debe mostrar las tareas asociadas al desarrollo, pruebas y puesta en vivo de laaplicación. En el calendario de trabajo se deberá evidenciar el tiempo para la integración de lasaplicaciones y servicios existentes en el DEPR y el tiempo estimado para la migración, sincronizaciónparalela de datos (en caso de ser requerido por el DEPR) y transferencia de conocimiento alpersonal del DEPR. Incluir el calendario en el Anejo F.

29

Contenido de la propuesta (cont.)e) Costo de los servicios (Presupuesto)

Proveer un narrativo del presupuesto del proyecto y detallar los costos de los servicios en formato de tabla. Estainformación debe ser presentada a base de fases y debe indicar los elementos de validación de cada fase demodo que permita que se pueda realizar la evaluación, aceptación y eventual pago de estas. Por cada fase debeindicar el tipo de recurso a utilizar, costo por hora y cantidad de horas que proveerá dicho recurso. Debe utilizarsiguiente formato para desglosar el presupuesto.

Como parte del proceso de negociación el DEPR podrá solicitar cambios al presupuesto según lo entiendanecesario.

30

Fase (si aplica)

Tipo de recurso Total de Horas

Costo por Hora

Total

TOTAL

Contenido de la propuesta (cont.)f. Garantías

Describir las garantías a ofrecerse.

g. Capacidad financiera y organizacional Describa su capacidad fiscal, financiera y organizacional para llevar a cabo todas las actividadesdescritas en la propuesta. La descripción debe incluir lo siguiente: el tipo de entidad legal, organizacióny el área de especialidad.

h. Solidez financieraEvidencia de que el solicitante tiene recursos financieros y organizacionales para llevar a cabo las actividades requeridas en esta solicitud. Adjunte en el Anejo G el último estado financiero auditado, revisado o compilado de la organización.

31

PROCESO DE EVALUACIÓN

32

Criterio de evaluación y selección de proponenteEl DEPR revisará las propuestas y seleccionará la propuesta que ofrezca el mejor valor y se reserva el derecho deadjudicar el contrato a un oferente que no tenga el menor precio. Si el DEPR decide que las presentaciones oralesde propuestas calificadas ayudarían al proceso de selección, el DEPR notificará a todos los proponentes invitadosa hacer estas presentaciones. Todos los proponentes serán notificados de la selección del DEPR tan pronto comosea posible. Una vez seleccionada la empresa proponente seleccionada, se ejecutará un contrato de servicios deservicios profesionales. Todo el contenido de la propuesta seleccionada, junto con esta RFP, y cualquier preguntay respuesta formal proporcionada durante el proceso de propuesta, puede incorporarse en el contrato final adiscreción del DEPR.

a. CernimientoSe realizará un proceso de cernimiento a cada propuesta entregada para determinar si cumple con lossiguientes requisitos de elegibilidad:i. la entidad es elegible;ii. incluye todas las partes del formulario de la propuesta requeridos para evaluación.Las propuestas que no cumplan con los criterios de cernimiento serán descalificadas y no pasarán aproceso de evaluación.

33

Criterio de evaluación y selección de proponente

b. Criterio de evaluación

Cada propuesta será evaluada de acuerdo con los criterios establecidos por el DEPR, utilizando larúbrica preparada para este propósito. No serán consideradas las propuestas incompletas o que nocumplan con las instrucciones emitidas. Se seleccionará la propuesta con la puntuación más alta y seles requerirá la negociación según los criterios que identifique el DEPR que deben ser revisados.

34

CRITERIO PESO %

Cualificaciones, referencias y experiencia en general del proveedor del servicio 25%

Plan de servicios y metodología 35%

Costos propuestos 20%

Garantías propuestas 10%

1. Solide Solidez financiera

Ratios: Equity, Debt to Capital ratio, Working capital, Total Debt to Assets, Short-term, Debt Coverage, Return on Net Worth, Current Rati and Quick Ratio

10%

2. 100%

Proceso de revisiónEl proceso de reconsideración o revisión de la adjudicación del RFP estará regido por las disposiciones de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley 38-2017, según enmendada.

35

PREGUNTAS

36