Fecha de aprobacin: Diciembre 04 de 2007 Resolucin N 1858

Revis: Jefe Divisin FinancieraJefe Seccin de PresupuestoJefe Seccin de Tesorera

PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Cdigo : PFI.16

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Versin : 03

Aprob: Rector

ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para verificar, comparar y conciliar la informacin de las cuentas bancarias registradas en el Libro Auxiliar de Bancos con la de los extractos suministrados por las entidades bancarias y hacer el anlisis y registro de los ajustes correspondientes.

UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.

SIF: Sistema de Informacin Financiero.

Libro Auxiliar de Bancos: Registro que mantiene la Universidad de las operaciones bancarias que realiza.

Boletn Diario: Relacin de ingresos, egresos e inversiones registrados en libros en forma diaria junto con los documentos soporte.

Conciliacin Bancaria: Comparacin entre el extracto bancario y el Libro Auxiliar de Bancos.

Aplica a todas las cuentas bancarias de la Universidad Industrial de Santander

N/A

CONSIDERACIONES

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El movimiento de ingresos y egresos que se realiza diariamente se debe registrar en el Libro Auxiliar de Bancos, con base en la informacin que suministran las Entidades Bancarias a travs de la pgina web y reportan las Unidades Acadmicas y/o Administrativas.

La Universidad debe preferiblemente mantener sus cuentas en las Entidades Bancarias que le permitan, a travs de la pgina web, el acceso diario a la informacin de las operaciones bancarias.

Las Unidades Acadmicas y/o Administrativas deben enviar oportunamente las consignaciones a la Seccin de Tesorera para su respectivo registro.

Las sedes deben enviar mensualmente el reporte de la conciliacin bancaria a la Seccin de Tesorera de la sede principal de la Universidad.

La Conciliacin Bancaria se debe realizar dentro del mes siguiente a la realizacin de las operaciones bancarias.

Diariamente las Entidades Bancarias suministran a travs de la pgina web, la informacin de las operaciones realizadas y publica los extractos bancarios. De igual forma, enva fsicamente a Tesorera los extractos en el mes siguiente.

El presupuesto de la Universidad se administra a travs de cinco (5) fondos, con el fin de hacer ms eficiente su manejo y ejercer control sobre la destinacin de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente forma:

Fondo 1 Fondo Comn: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones diarias de la Universidad.

Fondo 3 Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos para el desarrollo de programas de investigacin y proyectos especiales.

Fondo 5 Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que

presentan una difcil situacin econmica.

Fondo 6 Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general.

Fondo 8 Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes de recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinacin especfica es financiar proyectos de inversin.

Para el caso de las Sedes Regionales de Mlaga y Barbosa las conciliaciones bancarias se realizan directamente en la Sede Principal.

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido

Conector Conector de pginaInicio/Fin Documento

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INICIO

1

Descarga informacin de las operaciones bancarias

1. Ingresa a la pgina web de la Entidad Bancaria con la clave otorgada por la misma y descarga la informacin de las operaciones bancarias.

Registra los Ingresos/Egresos en las UAA correspondientes

Auxiliar Tesorera

Auxiliar Tesorera o Funcionario

Encargado

Ingresa a la pgina web de las Entidades Bancarias y descarga los extractos

3. Ingresa a la pgina web de las Entidades Bancarias con la clave otorgada por la misma y descarga los extractos.Si no se han publicado los extractos en la pgina web o no han llegado fsicamente en el tiempo establecido, informa a la Seccin de Tesorera para que realice la solicitud a la Entidad Bancaria.

Auxiliar Presupuesto o Funcionario

Encargado

ProcedimientoIngresos por Bancos

Procedimiento Egresos

Compara operaciones registradas en Libro

Auxiliar de Bancos con informacin de extractos

Auxiliar Presupuestoo Funcionario

Encargado

4. Ingresa al SIF y compara las operaciones registradas en el Libro Auxiliar de Bancos, con los movimientos reportados en los extractos y con la Conciliacin Bancaria del mes anterior.

2. Registra los Ingresos en el SIF (manejo ingresos recepcin de ingresos mantenimiento en Bancos Ingresos a Bancos) y los Egresos (manejo egresos recepcin de egresos mantenimiento en Bancos Egresos a Bancos) en las UAA correspondientes.

En caso de no identificar la UAA a la que afectan las operaciones bancarias, antes del cierre de la vigencia y con la periodicidad que se considere conveniente, provisionalmente registra el movimiento en los siguientes cdigos: - Fondo 1 en el 3140 (Divisin Financiera) - Fondo 6 en el 7850 (Proyectos Varios).

Para el caso de las Sedes Regionales, la entidad bancaria enva los extractos del mes correspondiente.

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

1

Consignaciones pendientes por registrar: Consignaciones o notas crdito que aparecen en el extracto pero no estn registradas en el Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.

Notas dbito pendientes por registrar: Notas dbito que aparecen en el extracto y no estn registrados en el Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.

Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de

Bancos que no cruzan con extractos: Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen en los extractos o no es fcil identificarlas.

Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de

Bancos que no cruzan con extractos: Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen en los extractos o no es fcil su identificacin.

Cheques pendientes por cobrar: Cheques girados por la Universidad que no han sido cobrados y cheques que aparecen en el extracto con un valor diferente al girado.

Elabora Conciliacin Bancaria

Formato Conciliacin Bancaria

Conciliacin Bancaria

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

Verifica los registros que aparecen pendientes y

realiza cruces, registros y anulaciones pertinentes

Compara las consignaciones pendientes por registrar en libros con las consignaciones registradas doblemente, y realiza los cruces, registros y anulaciones pertinentes.

Compara las notas dbito pendientes por registrar en libros con las notas dbito registradas doblemente y realiza los cruces, registros y anulaciones pertinentes.

2

Auxiliar Presupuesto o Funcionario

Encargado

Auxiliar Presupuesto

6. Imprime conciliacin bancaria y archiva junto con los extractos. Enva una copia de la conciliacin bancaria a

Tesorera.

5. Elabora la Conciliacin Bancaria con las diferencias encontradas, relacionndolas de la siguiente manera:

7. Verifica los registros que aparecen pendientes y realiza el estudio de los mismos en el siguiente orden:

La sede Barrancabermeja y Socorro no realiza la impresin de la conciliacin, ya que sta se enva al final de todo el proceso.

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

2

8. A partir de dichas comparaciones se pueden presentar:a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y en extracto pero con diferente valor.b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro auxiliar de bancos.c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y no en extracto.

Operacin figura en extracto y Libro

Auxiliar de Bancos?

Si

No

1Pg 6

Revisa documentos que soportan la operacin

bancaria

3

Valor en libro auxiliar >

valor en extracto?

No

Si

a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de

bancos y en extracto pero con diferente valor. Revisa los documentos que soportan la operacin para

determinar en dnde se presenta la inconsistencia.

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

Anula ingreso y lo registra nuevamente por

el valor correcto

Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es mayor al valor del extracto, y el valor correcto corresponde al registrado en el extracto, anula el registro existente y nuevamente hace el ingreso por el valor real.

Si el valor correcto es el registrado en el libro auxiliar de bancos, enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor y adjunta documentos que

justifiquen la solicitud.

Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de

Sede

Si

Correcto el extracto?No

Enva carta a la entidad Bancaria solicitando correccin del valor

2

Pg 7

Auxiliar Tesorera o Funcionario

Encargado

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

4

3

Operacin figura en extracto y no en Libro

Auxiliar de Bancos?

No1

Si

Revisa documentos que soportan la operacin

bancaria

b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro

auxiliar de bancos.

Revisa los documentos que soportan la operacin bancaria.

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

Realiza registro de la operacin bancaria

Si efectivamente la operacin reportada por la Entidad Bancaria no aparece en el Libro Auxiliar de Bancos por error de la Universidad, registra en el SIF la operacin bancaria.

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

Realiza ajuste en libros mediante registro de un ingreso por valor de la

diferencia

Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es menor al valor del extracto, y el valor correcto es el que aparece en el extracto, realiza ajuste en libros mediante el registro de un ingreso por valor de la diferencia.

Si el valor correcto corresponde al registrado en el libro auxiliar de bancos, enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor y adjunta documentos que justifiquen la solicitud.

Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de

Sede

Si

Correcto el extracto?No

Enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

2

Pg 7

Si

Correcto el extracto?No

3

Pg 7

DESCRIPCIN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

4

10. En el extracto bancario del siguiente mes verifica que la Entidad Bancaria haya realizado los ajustes solicitados y que aparezcan las consignaciones hechas con la finalidad de corregir las diferencias entre valores.

Verifica los ajustes hechos

Auxiliar Tesorerao Funcionario

Encargado

11. Despus de realizar todos los ajustes pertinentes o registrar la inconsistencia anexa la Conciliacin Bancaria al Boletn Diario y los documentos pertinentes.

Anexa la Conciliacin Bancaria al Boletn Diario

Auxiliar Tesorera

FIN

Entidad BancariaRealiza ajustes e informa motivos de inconsistencia

9. Realiza los ajustes solicitados por la Seccin de Tesorera o Coordinadores de Sede a que haya lugar e informa los motivos de la inconsistencia.

2

Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de

Sede

c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de

bancos y no en extracto. Revisa documentos y solicita por escrito a la Entidad

Bancaria la explicacin de la inconsistencia y correccin de la misma, anexando los soportes que demuestren el ingreso o egreso respectivo.

Solicita explicacin de la inconsistencia y anexa

soportes que demuestren el ingreso o egreso

3

Solicita a la Entidad Bancaria informacin sobre la operacin

Solicita a la Entidad Bancaria le enve informacin sobre la operacin efectuada.

Auxiliar TesoreraJefe de Tesorera o Coordinador de

Sede

Nota: La sede Barrancabermeja y Socorro enva mensualmente la conciliacin Bancaria a la Seccin de Tesorera.

CONTROL DE CAMBIOS

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01 Creacin del Documento

VERSINFECHA DE

APROBACINDESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Octubre 11 de 2004

Adecuacin del documento al Sistema de Gestin de Calidad segn el Procedimiento Control de Documentos.

Inclusin del alcance y definiciones. Modificacin de las consideraciones relacionadas con el envo de las consignaciones que

deben realizar las UAA a la Seccin de Tesorera y la realizacin de la conciliacin bancaria.

El registro de las operaciones diarias se cambia de realizarse en el Libro Auxiliar de Bancos a los mdulos de Ingresos y Egresos en el SIF.

Cambian las UAA donde se registran provisionalmente los movimientos bancarios. Se elimina el uso del Mdulo de Conciliaciones del SIF. Inclusin y descripcin detallada de los casos que pueden presentarse al realizar el

estudio de los registros que aparecen pendientes. Actualizacin Formato Libro Auxiliar de Bancos Modificacin Formato Conciliacin Bancaria

02 Diciembre 04 de 2007

Inclusin de responsables. Inclusin de una consideracin relacionada con las sedes regionales. Incluir actividades relacionadas con las conciliaciones bancarias de las sedes regionales.

03 Junio 11 de 2010

PFI 16 CONCILIA BANCARIAS JUNIO 11 10 DEFINITIVO.VSDPg 1Pg 2Pg 3Pg 4Pg 5Pg 6Pg 7C. Cambios