CUESTIONARIO INDIVIDUAL

NOMBRE Y APELLIDOS: YANETH CARRANZA ALVAREZ

CARRERA PROFESIONAL: SECRETARIADO EJECUTIVO

la matriz de FODA de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Experiencia en todo tipo de actividades.

Honesta. Responsable. Capacidad de adaptarse a los

cambios. Claridad de los objetivos. Creativa.

Nuevos proyectos. Contactos con las instituciones. Mejorar las actividades que realizo

con los clientes. Organizar reuniones del jefe.

DEBILIDADES AMENAZAS

No domina inglés.

Poca experiencia.

Inseguridad.

Poca paciencia.

No tengo título del instituto.

Dificultad para tomar decisiones.

Gente más competitiva.

Falta de capacitación.

Envidias profesionales.

Competencia en el mercado.

El estrés.

CURRICULUN VITAE

YANETH CARRANZA ALVAREZ Jr. Miguel Iglesias S/N° Barrio de San Cristóbal - Huancavelica

E-mail: luna-yaneth@hotmail.com

I. INFORMACION PERSONAL:

Nacionalidad : PeruanaLugar de Nacimiento : Jr. Miguel Iglesias-San CristóbalDepartamento : HuancavelicaProvincia : HuancavelicaDistrito : HuancavelicaFecha de Nacimiento : 22 de Octubre 1988Estado Civil : SolteraSexo : FemeninaDocumento Nacional de Identidad – DNI N° : 45388032Edad Actual : 26 años

Dirección : Jr. Miguel Iglesias S/N° Barrio de San Cristóbal - Hvca

E-mail : luna-yaneth@hotmail.comCelular : 967686884

II. ESTUDIOS REALIZADOS:

EDUCACION PRIMARIA : Institución Educativa N° 3602 “Las Azules”- Huancavelica.

EDUCACION SECUNDARIA : Institución Educativa Estatal “Ramón Castilla y Marquesado “-Huancavelica.

EDUCACION SUPERIOR : Instituto de Educación Superior Tecnológico Publico de Huancavelica.

ESPECIALIDAD : Secretariado Ejecutivo.

III. CERTIFICACION:

Certificado, otorgado por haber participado en la “II EXPOCONSTRUCCION

TECNOLOGICA Y IV EXPOVIVINDA HUANCAVELICA 2014 EN VIVIENDA,

CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO”, organizado por la Dirección Regional de

Vivienda y Saneamiento llevado a cabo los días 12 y 13 de Junio 2014.

Certificado, otorgado por haber realizado las practicas Pre Profesionales en el “I

MODULO RECEPCION Y MANEJO DE LA INFORMACION” otorgado por la

Dirección Regional de Salud Huancavelica, con 265 horas cronológicas.

Certificado, otorgado por haber participado en el taller Magistrales del “III

CURSO DE ACTUALIZACION Y PERFECCIONAMIENTO DE GERENCIA Y

ADMINISTRATIVIOS – 2013”, organizado por el Instituto de Educación Superior

Tecnológico Publico de Huancavelica.

IV.HABILIDADES TECNICAS

Soy una persona fácil de manejar todo tipo de programas como son Microsoft

Word, Excel, SIGA, Power Point, y otros programas.

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YANETH CARRANZA ALVAREZDNI N° 45388032

EL PERFIL DE UNA SECRETARIA EN UNA INSTITUCIÓN PÚBLICA

FUNCIONES DE UNA SECRETARIA GENERAL

Mantener actualizado y organizado el archivo de los diferentes documentos emitidos por la secretaria general.Mantener formas de archivo de documentos seguros que garanticen la conservación y el buen estado de los mismos.Clasificar los archivos del sistema de acuerdo con su carácter y tipo de proceso.Mantener copias actualizadas y clasificadas en medio magnético de todos los archivos de la secretaria general.Digitar los diferentes documentos que se expiden en la secretaria general.Elaborar las certificaciones, constancias y demás documentación solicitada por los usuarios.Manejar en forma apropiada los diferentes programas de sistemas para el procedimiento de recepción de notas. Mediante el cual, se establecen los registros de ingreso de notas a la base de información, con el fin de adelantar procesos de vinculación, publicación y seguimiento de los estudiantes. Generar informes y estadísticas para efectos de la toma de decisiones de orden administrativo, académico, pedagógico y financiero.Entregar a las coordinaciones académicas los informes y registros de notas individuales parciales y finales.Elaborar los listados de estudiantes matriculados por programa, curso y periodo académico. Emitir certificados de matrículas y otros documentos solicitados por los representantes, los mismos que serán entregados en un plazo de veinticuatro horas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS; SECRETARIAS

Tratar de manera altamente cordial al personal de la comunidad Educativa, y a toda persona que requiera de sus servicios.Recetar, registrar, contralar y clasificar la documentación de la unidad educativa para su diligenciamiento.Velar por que los registros y documentos institucionales estén claramente adecuado análisis y toma de decisiones.Colaborar con la organización y ejecución del proceso de inscripción, selección, admisión y matricula de los estudiantes.Recibir las llamadas telefónicas de la institución educativa y orientar al cliente sobre la persona que puede resolver lo solicitado.Manejar el archivo de la Secretaria General y responsabilizarse por la documentación recibida.Guardar la debida reserva y discreción sobre la información que se le ha confiado.Cumplir con la jornada de trabajo legalmente establecida.Colaborar con el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales asignados a su manejo.

EL PERFIL DE UNA SECRETARIA EN UNA INSTITUCIÓN PRIVADA

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

GESTION ADMINISTRATIVA

Preparar, tramitar y controlar la documentación generada en la gerencia general.Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas y documentas en general.Convocar a sesiones o reuniones. Llevar el control de la agenda del gerente de área.Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia general. Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, tales como: entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras, publicidad, gerencias varias e interesados.Controlar presupuestos de publicidad con la facturación de la agencia de publicidad.Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.Evacuar las consultas que estén a su alcance.Preparar los informes que se le soliciten.Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.Colaborar con otras funciones afines.

GESTIÓN OPERATIVA

Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar el debido curso.Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.Enviar comunicaciones internas y documentos relaciones a los diferentes departamentos administrativos.Solicitar y mantener suministros de cafetería.Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.Realizar envíos de encomiendas al exterior.Efectuar cancelación y registro de las pólizas del INS.Receptar los periódicos y distribuir.

Coordinar con los departamentos el uso de la sala de sesiones.Enviar comunicaciones vía fax, correo electrónico y apartado postal a empresas e identidades.