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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
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LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA,
DOCUMENTACIÓN.
TEMA 4 – SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NERY FONSECA CARO
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
2015
TEMA: Generalidades de un SGD
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CONTENIDO
Tema No 4....................................................................................................................................1
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................4
CONCLUSIONES............................................................................................................................7
BIBLIOGRAFÍA...............................................................................................................................9
TEMA: Generalidades de un SGD
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como fin dar a conocer la importancia que tiene la información en los archivos y la importancia que ha venido desencadenando a lo largo de la humanidad, pues la información es ahora más que una acumulación de expresiones y datos: es una verdadera industria cuyos comienzos se remontan a mediados del siglo diecinueve, tanto que la necesidad de expresión y comunicación es innata al hombre como ser social y por ello es una manifestación de carácter universal, esa capacidad de comunicación es la que nos permite una interrelación con nuestros semejantes y facilita así mismo la transmisión de nuestros pensamientos y vivencias como medio de transcendencia para el futuro.
La información sin interesar su soporte, tiene un trámite normal dentro de este proceso de gestión, es por esto que los archivos se constituyen en un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora, desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se les considera como almacenes de papeles inútiles, sabiendo que son el eje principal de una organización en el momento de tomar una determinada decisión.
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JUSTIFICACIÓN
La depresión y la debilidad que hasta ahora ha tenido la estructura archivística en las organizaciones, nos lleva a concientizar a la alta dirección de la importancia de una estructura sólida que permita no solo racionalizar la producción de la información sino identificar con claridad los canales, su flujo y el control mismo, adaptada y ajustada a la realidad actual en lo que se refiere a los medios de producción, conservación, recuperación y prestación de servicios. Es muy claro que la información y su manejo constituyen, repetimos, aspectos esenciales en la gestión de toda organización. Los problemas de los archivos obedecen más a probables de tipo administrativo de la organización que a fallas técnicas.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Conocer la importancia de los sistemas de gestión documental mediante la experiencia extraida a través de diferentes empresas analizando cada uno de sus procesos documentales y archivísticos
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los requisitos que debe tener un sistema de gestión documental
Conocer las generalidades y características de un sistema de gestión documental
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1. DEFINICIÓN
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GES
TIÓ
N
DOCU
MEN
TAL
son programs de gestion de base de datos que disponen de una tecnologia idonea, para el tratamiento de documentos
cientificos, culturales y tecnicos
permite obtener eficiencia en el manejo documental, brindar confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos; agilizar procesos de investigacion y juicios fiscales, y apoyar el
desarrollo de los procesos misionales y administrativos.
es el conjunto de normas tecnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organizacion, permitir la recuperacion de informacion desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacion indefinida de los documentos mas valiosos, aplicando principios de racionalizacion y economia.
el objetivo de un sistema de gestion documental es almacenar y gestionar documentos electronicos, que pueden ser
originales o copias digitales de documentos en formato papel
es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nacio debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos, permite hacer busquedas de documentos de forma rapida y sencilla, a la vez que habilita la consulta de
investigaciones de los usuarios para cada documento.
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1.1 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
De acuerdo con el decreto 2609 de 2012 en el articulo 19, dice respecto a los criterios para la selección de los sistemas de gestión de documentos que además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, se deben tener muy claras las necesidades de la entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
El Archivo Jorge Palacios Preciado reglamentará en coordinación con el Ministerio de tecnologías de la información y de las comunicaciones los requisitos funcionales y no funcionales que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir.
El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción de líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia.
Es importante el manejo de las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de unidad de correspondencia
Promueve la necesidad de integrar el sistema de gestión documental con todas las funciones administrativas de la entidad, asi como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas de las que haga uso la entidad.
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2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE
2012
Establece que las Entidades Públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:
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GEN
ERAL
IDAD
ES mediante cuadros de clasificacion
documental organizar los documentos fisicos y electronicos, incluyendo sus metadatos.
a traves de Tablas de Retencion documental y Tablas de Valoracion Documental determinar plazos de conservacion y eliminacion para la
informacion y los documentos electrónicos de archivo
establecer procesos de eliminacion parcial o completa de acuerdo con los tiempos
determinados en las TRD Y TVD
a lo largo del ciclo vital del documento garantizar la autenticidad de los documentos
de archivo y la inforamcion conexa (metadatos)
mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones documentales en
series y subseries
facilitar el acceso y disponibilidad de los doucmentos de archivo cuando estos sean
requeridos
preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en series y subseries a largo
plazo, independientemente de los procedimientos tecnologicos utilizados para
su creación.
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3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CARACTERÍSTICAS DE UN SGD
INDEXACIÓÓN Y BÚSQUEDA
Permite una búsqueda y recuperación rápida y efectiva
de dichos documentos
ALMACENAJE DE METADATOS EN EL GESTOR
DOCUMENTAL
almacenan informacion identificativa del documento
que se ha guardado
INTEGRACIÓN DEL GESTOR DOCUMENTAL EN
PROGRAMAS DE GESTIÓN
se puede enlazar a programas o software de gestion para
esta forma poder recuperar o almacenar los documentos
CONTROL DE VERSIONES DE DOCUMENTOS EN EL GESTOR
DOCUMENTAL
guarda distintas copias o versiones de los documentos
permitiendo recuperar versiones anteriores.
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CARACTERÍSTICAS DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE 2012
CONFORMIDADLos sistemas de
información deben respaldar la
gestion de la informacion a partir de los
procesos administrativos de
las entidades.
INTEROPERABILIDAD
deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de
informacion, a lo largo del tiempo
SEGURIDAD
los sistemas de gestion
documental deben mantener la informacion
administrativa en un entorno seguro
METADESCRIPCIÓN
generación de metadatos
normalizados, sean manuales o automatizados
ADICIÓN DE CONTENIDOS
permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos que
se altere la autenticidad
DISEÑO Y FUNCIONAMIENT
O
la creación y captura de
documentos en el sistema
GESTIÓN DISTRIBUIDA
capacidades para importar y exportar
masivamente los documentos
series, subseries, y expedientes y
métodos asociados
DISPONIBILIDAD Y ACCESOdebe asegurar la autenticidad, la
integridad, la inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos
electrónicos
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
libre adopcion de tecnologías
La gestion adecuada de los
documentos debe basarse en el
desarrollo de las funciones de las
Entidades Públicas, sus
dependencias y funcionarios
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4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE CORMAGDALENA
5.CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE SU SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5.1 INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN
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CONCLUSIONES
La gestión de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo de los archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conservar información, mas no papeles.
La planeación, la organización y control de trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan, los elementos que juegan el papel mas importante, puesto que un servicio de ifnoramcion eficiente, ayuda a otro a hacer su trabajo en forma mas eficaz
Para lograr una buena administracion de la información es necesario definir normas muy concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración y uso.
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BIBLIOGRAFÍA
MEJÍA, MYRIAM.; CAÑÓN, JEANNETTE.; BARRERA,
AMANDA.; MELO, C. ALEXANDER.; PARADA A. HERNÁN O.;
TRIANA T. JORGE W: Guía para la implementación de
un programa de gestión documental.; ed. L.l
Barcaz, Ed. AGRINFOR, t. 1, Archivo General de la
Nación, Bogotá, 2005.
Enlaces- hipervínculos
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion
%20Documental.pdf
http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-iv-
gestion-documental.html
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