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24/03/2009

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

Son funciones del Administrador las siguientes:

1-- En cuanto a la compra de Mercadera:

a) Revisin permanente de Stock de mercadera para !acer el pedidode acuerdo a los promedios de venta de los "ltimos dos meses# atrav$s del cuaderno de pedidos se podr% llevar el seguimientorespectivo !asta su llegada a nuestros almacenes

&) Solicitar la coti'acin respectiva al proveedor# ( anali'ar los preciosofrecidos

c) *n arc!ivo *+cel ,recios de compra# llevar el registro de todos losprecios por producto# proveedor# para reali'ar la comparacin de los

mismosd) *la&orar el pedido a trav$s del correo electrnico va telefnica#

con todas las indicaciones respecto a transportee) -ngresar al sistema la factura de compra una ve' internada la

mercadera en los almacenes con el visto de conformidad de losencargados de Almac$n# una ve' ingresada la factura al sistema#llevar el registro en el cuaderno de compras

f) ,rogramar ( e.ecutar los pagos a proveedores# seg"n losvencimientos ue ser%n anotados en la agenda respectiva

g) -ngresar al sistema dic!os pagos para su descargue

!- En cuanto al control de "arde#a) ontrol constante de los ingresos ( salidas de mercadera a trav$s

de las tar.etas de 1arde+&) *+igir el cumplimiento del descargo en las tar.etas al momento de

sacar mercadera# la cual no de&e salir de Almac$n sin la firmarespectiva del encargado al sacar ( entregar los productos

c) *l control de salidas de mercadera se !ace seg"n los ocumentos-nternos# los cuales una ve' sellados con el visto de descargo (entrega# de&en arc!ivarse

d) ontrolar ue los saldos de e+istencias en fsico coincidan con elsaldo de sistema

$!- En cuanto a la% &enta%

OFICINA

a) *la&oracin de acturas# oletas de 5enta# 6uas de remisin#pedidos ( 7etras# seg"n sea la solicitud del cliente# en todos loscasos dic!os documentos de&en ser entregados con un cargo# elcual regir% !asta el pago

&) *n el caso de ventas al contado# reali'ar el co&ro respectivo (entregar la documentacin cancelada# guardando siempre en cuanto

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a facturas la copia emisor 8color verde)# ue de&e ser entregada aonta&ilidad

c) Reali'ar el cuadre de a.a ( entregar seg"n planilla de co&ran'a# eldinero por las ventas reali'adas durante el da as como todos los

pagos reali'ados por nuestros clientes# seg"n sea el orden:ocumento interno# 5ouc!er factura# cliente# importe# o reci&o#&servaciones 8si fuera depsito en cuenta# etc)

d) 7as ventas de oficina ue se reali'an con &oleta de venta# se .untandurante el da ( se reali'a un documento interno por todas las &oletas( dic!os importes se consignan en la planilla de co&ran'a

e) ,or ning"n motivo se de.ar% de declarar ( entregar el dinerorecaudado# la entrega de&e reali'arse en la fec!a correspondiente

f) Respecto a las ventas con 7etra# de&er% acordarse el pla'o de pago#30# ;0 ( 90 das# as como su condicin en cartera o presentacin alanco

g) 7as letras de&en consignarse en el cuaderno de registro de lasmismas# ( programar en la agenda su vencimiento

!) Si el pago es en cartera# de&er% coordinar con el cliente dic!o co&roue no e+ceder% de los < das de su vencimiento

i) ,ara la presentacin al anco# de&e reali'arse el llenado del formatode 7etras el cual consta de 02 copias# una copia de&e arc!ivarse unave' presentado dic!o formato

.) =na ve' presentadas las letras al anco# se de&er% informar alcliente mediante carta de los vencimientos de las mismas

'RO&INCIAS

(!- En cuanto a lo% de%pac)o% para el Cu*co

a) Revisin de la documentacin enviada por el 5endedor de la 'ona&) 5aciado de la planilla de co&ran'a al sistemac) Atencin de pedidos# con el pago anticipado por el fleted) *nvo de los reuerimientos ue !aga el vendedor 8reci&os# planillas#

etc)e) *nvo de la co&ran'a pendiente de la semana anterior a trav$s de un

so&re el cual contendr% adem%s una relacin de los pedidos

enviadosf) oordinacin constante en cuanto a nuevos precios# productos# etc

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+!- En cuanto a lo% de%pac)o% para Tacna

a) Revisin de la documentacin enviada por el 5endedor de la 'ona&) 5aciado de la planilla de co&ran'a al sistema

c) Atencin de pedidosd) *nvo de los reuerimientos ue !aga el vendedor 8reci&os# planillas#

etc)e) *nvo de la co&ran'a pendiente de la semana anterior a trav$s de un

so&re el cual contendr% adem%s una relacin de los pedidosenviados

f) oordinacin constante en cuanto a nuevos precios# productos# etc

,!- En cuanto a lo% peddo% de Mollendoa) Revisin de la documentacin enviada por el 5endedor de la 'ona

&) 5aciado de la planilla de co&ran'a al sistemac) Atencin de pedidosd) *nvo de los reuerimientos ue !aga el vendedor 8reci&os# planillas#

etc)e) *nvo de la co&ran'a pendiente de la semana anterior a trav$s de un

so&re el cual contendr% adem%s una relacin de los pedidosenviados

f) Adicionalmente la revisin de la mercadera ue ueda en poder delvendedor

g) oordinacin constante en cuanto a nuevos precios# productos# etc

.!- En cuanto a lo% peddo% de &alle%a) Revisin de la documentacin enviada por el 5endedor de la 'ona&) 5aciado de la planilla de co&ran'a al sistemac) Atencin de pedidos con el co&ro anticipado por el fleted) *nvo de los reuerimientos ue !aga el vendedor 8reci&os# planillas#

etc)e) 7a entrega de la co&ran'a se !ace a trav$s de un cargo el cual al

retornar el vendedor se revisa el estado de todos los documentosentregadosf) oordinacin constante en cuanto a nuevos precios# productos#

co&ran'as atrasadas# etc

/!- En cuanto a la% CO0RANAS

a) Reali'acin del arc!ivo por vendedor# a fin de ue puedan reali'ar laco&ran'a sin inconvenientes# dic!o arc!ivo indica ue los pedidosfueron atendidos ( recepcionados por los clientes

b) Respeto a los clientes de ficina# llevar un control ( llamarlos seg"nsea el vencimiento de sus documentos para el co&ro

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c) >odo pago de&e ser amparado por la entrega del reci&ocorrespondiente#

d) *nvo de un listado de co&ran'as pendientes a todos los vendedores

con las indicaciones de las deudas mu( atrasadas para el co&rorespectivo

e) Reali'ar la co&ran'a de 7etras en cartera# !acer las renovaciones deletras presentadas al anco# de acuerdo a solicitud del cliente

f) *l sistema permite o&tener un listado de clientes por vendedor# dic!olistado de&e ser enviado a cada vendedor para ue pueda llevarregistro ( e+igir las deudas atrasadas seg"n las condiciones decr$dito

g) *n cuanto al pago de letras en cartera# una ve' reci&ido el c!eue

depsito en la cuenta# se de&er% enviar al cliente dic!a letrade&idamente cancelada

!) 7os a&onos ue reali'a el anco por las letras presentadas de&eningresarse a la planilla de co&ran'a# seg"n sea el caso: pago total# acuenta# saldo# para !acer el descargo en el sistema

2!- De%cuento% 3lora 4 La5e

a) ,resentar descuentos 8ue son trados por clientes como forma depago) seg"n cronograma esta&lecido# en cuanto a la primerauincena:

a 0? presentacin 7aivea 0? reco.o so&re ( relacin 6loriaa 0< presentacin 6loriaa 09 reco.o c!eue 7aive

*n cuanto a la segunda uincena:

a 22 presentacin 7aivea 22 reco.o so&re ( relacin 6loriaa 23 presentacin 6loriaa 24 reco.o c!eue 7aive

&) ,ara am&os casos en arc!ivo *+cel !a( una plantilla para el llenadode los descuentos# seg"n cdigo# cliente# o descuento# -mporte (uincenas a descontar

c) 7a presentacin se reali'a con 02 copias# en el caso de 6loria de&e

adicionalmente enviar 0@ diskette con la gra&acin del arc!ivo

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d) Reali'ar el cuadre seg"n los descuentos presentado ( enviar cartas alos clientes con el resumen de los descuentos presentados e importea&onado a sus cuentas# as como la devolucin de auellos ue seencuentran cancelados

e) Arc!ivo de los cargos respectivos de las cartas# as como las copiasde los descuentos presentados

f) >anto los reportes enviados a 6loria ( 7aive como los reportesreci&idos# de&en ser arc!ivados

16!- En cuanto a la Admn%trac7n de O8cna

a) ontrolar la !ora de ingreso ( salida de todo el personal&) Supervisin de las funciones reali'adas por cada uno

c) Apo(o integral a la 6erenciad) *la&oracin de informes mensuales respecto a comisiones de

vendedores ( otro solicitados por la 6erenciae) Recepcin de llamadas ( atencin a clientesf) lasificacin ( arc!ivo de la documentacin acumulada diariamente:

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