FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

(Guía del PMBOK®)

PARTICIPANTES:

Charles Carvajal Eva Rodríguez

Margarita CarreñoZaida Maldonado

AGENDA

Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos.

Dirección de Proyectos

Áreas de Experiencia.

Ciclo de Vida del Proyecto

Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto.

Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

PMBOK®GERENCIA DE PROYECTOS Y LAS TIC`s

Constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administración de proyectos.

Concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.

¿QUÉ ES PMBOK?

Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Project Management Body of Knowledge - Project Management Institute

ASENTTI, 2006

Identificar, concentrar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas en la Dirección de Proyectos.

¿CUÁL ES LA FINALIDAD DEL PMBOK?

GENERALMENTE ACEPTADASSignifica que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad.

MEJORES PRÁCTICAS

Significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes.

MEJORES PRÁCTICASNo quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de dirección del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto con base en sus características y particularidades.

Sección I: Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos.

Proporciona una estructura básica para entender la Dirección de Proyectos.

Capítulo 1. Introducción, define los términos claves y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK.

Capítulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organización, describe el entorno en el cual operan los proyectos.

Sección II: Norma para la Dirección de Proyectos Aplicable a un Proyecto.

Especifica todos los procesos de Dirección de Proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto.

Capítulo 3. Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto, describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de Dirección de Proyectos que componen tales grupos. Este capítulo describe la naturaleza multidimensional de la Dirección de Proyectos.

¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO PMBOK?

Sección III: Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos

¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO PMBOK?

Organiza los 44 procesos de Dirección de Proyectos de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos del Capítulo 3 en nueve Áreas de Conocimiento.

Aporta elementos para satisfacer las necesidades de administración de proyectos.

Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos de la organización.

Los proyectos se utilizan para lograr los objetivos definidos en el plan estratégico de la empresa, independientemente si el proyecto es administrado por la propia organización, o si corresponde a un proveedor de servicios externo.

Las mejores prácticas integradas en PMBOK ayudan a lograr los resultados esperados de los proyectos de forma más efectiva, garantizando que éstos sirven como inductores para la consecución de los objetivos definidos en el plan estratégico.

Según lo plantea el PMBOK, una Dirección de Proyectos efectiva requiere que el equipo de administración del proyecto comprenda los conceptos correspondientes al cumplimiento de las normas y regulaciones del área de aplicación.

Las mejores prácticas definidas en el PMBOK pueden ser tomados como referencia para la planeación, organización y control de las actividades de los proyectos destinados a garantizar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios.

Los equipos de proyectos efectivos integran las mejores prácticas para la administración de proyectos con la normatividad y regulación a las que están sujetas las operaciones de la empresa.

ADMINISTRACIÓN

REGULACIÓN

¿QUÉ NECESIDADES SATISFACE PMBOK?

PMBOK facilita los procesos

involucrados en el desarrollo y gestión

de los riesgos asociados a un proyecto.

PMBOK considerados los controles

necesarios para la administración de los

principales riesgos de cada fase del

proyecto. Las mejores prácticas compiladas en el

PMBOK ayudan a la empresa a administrar

los proyectos que tienen por objetivo

garantizar la disponibilidad, confidencialidad

e integridad de la información, ya que

proporciona prácticas probadas para mejorar

los procesos de administración de los

proyectos de seguridad.

CONTROL

SEGURIDAD

¿QUÉ NECESIDADES SATISFACE PMBOK?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Temporal. Significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

Productos, servicios o resultados únicos. Un proyecto crea productos entregables únicos. Los proyectos pueden crear:

Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.

Elaboración gradual. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

La dirección de un proyecto incluye:

1. Identificar los requisitos.

2. Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar.

3. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes.

4. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a por lo menos, cinco áreas de experiencia:

ÁREAS DE EXPERIENCIA

Describen el conocimiento propio del campo de la dirección de proyectos, que se superpone con otras disciplinas de dirección.

Se componen de:

Definición del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

Nueve Áreas de Conocimiento.

Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni están presentes en todos los proyectos.

Las áreas de aplicación se definen, por lo general, en términos de:

Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo.Elementos técnicos.Especializaciones de gestión.

Grupos de industria.

FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

CONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL ÁREA DE APLICACIÓN

Los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, económico, ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados.

El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en los siguientes contexto:

Entorno cultural y social.Entorno internacional y político.Entorno físico.

La dirección general comprende la planificación, organización, selección de personal, ejecución y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento.

Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo:

Gestión financiera y contabilidad - Compras y adquisiciones - Ventas y comercialización Contratos y derecho mercantil - Fabricación y distribución - Logística y cadena de suministro

Planificación estratégica, planificación táctica y planificación operativa Estructuras y comportamiento de la organización, administración de personal,

compensaciones, beneficios y planes de carrera Prácticas sanitarias y de seguridad - Tecnología de la información.

COMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL

HABILIDADES

INTERPERSONALES

COMUNICACIÓN

EFECTIVA

INFLUENCIA EN LA

ORGANIZACIÓN

LIDERAZGO

MOTIVACIÓN

NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN

DE CONFLICTOS

RESOLUCIÓN DE

PROBLEMAS

PMBOK®

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante.

El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

1. Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase.

2. Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable

3. Quién está involucrado en cada fase.

4. Cómo controlar y aprobar cada fase.

CARACTERÍSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión.

El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o transferencia de componentes técnicos.

El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.

CARACTERÍSTICAS DE LAS FASES DEL PROYECTO

RELACIONES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

El ciclo de vida del producto que comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto.

PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO

Se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

DIRECCIÓN DE

PROYECTOS

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios.

PROCESO

Procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos.

Procesos orientados al producto.

El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categorías principales:

Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto.

Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados.

Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN

Durante el proceso de

iniciación se refina la

descripción del alcance

inicial y los recursos que la

organización está

dispuesta a invertir.

Se compone de procesos

que facilitan la

autorización formal para

comenzar un nuevo

proyecto o una fase del

mismo.

Ayuda a recoger información de

varias fuentes de diverso grado

de completitud y confianza.

Desarrollan el plan de gestión

del proyecto.

Identifican, definen y maduran el

alcance del proyecto, el coste

del proyecto y planifican las

actividades del proyecto que se

realizan dentro del proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.

Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.

Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

Se compone de aquellos

procesos realizados para

observar la ejecución del

proyecto de forma que se

puedan identificar los posibles

problemas oportunamente y

adoptar las acciones correctivas,

cuando sea necesario, para

controlar la ejecución del

proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.

Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS COSTES DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

2. Son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar las expectativas.

3. Consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general.

4. Los procesos de integración de dirección de proyectos incluyen:

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto6. Control Integrado de Cambios7. Cerrar Proyecto

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

2. Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

3. Abarca los procesos de:

1. Planificación del Alcance

2. Definición del Alcance

3. Crear EDT

4. Verificación del Alcance

5. Control del Alcance

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

2. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Definición de las Actividades2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades3. Estimación de Recursos de las Actividades4. Estimación de la Duración de las Actividades5. Desarrollo del Cronograma6. Control del Cronograma

GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS COSTES DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

2. Abarca los procesos de:

1. Estimación de Costes2. Preparación del Presupuesto de Costes3. Control de Costes

1. Incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió.

2. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de la política, los procedimientos y los procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, según corresponda.

3. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificación de Calidad

2. Realizar Aseguramiento de Calidad

3. Realizar Control de Calidad

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.

2. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.

3. Los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificación de los Recursos Humanos

2. Adquirir el Equipo del Proyecto

3. Desarrollar el Equipo del Proyecto

4. Gestionar el Equipo del Proyecto

1. Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

2. Proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas.

3. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificación de las Comunicaciones2. Distribución de la Información3. Informar el Rendimiento4. Gestionar a los Interesados

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto.

2. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

3. Los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificación de la Gestión de Riesgos2. Identificación de Riesgos3. Análisis Cualitativo de Riesgos4. Análisis Cuantitativo de Riesgos5. Planificación de la Respuesta a los Riesgos6. Seguimiento y Control de Riesgos

GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

1. Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.

2. Incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

3. También incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato.

4. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen lo siguiente:

1. Planificar las Compras y Adquisiciones2. Planificar la Contratación3. Solicitar Respuestas de Vendedores4. Selección de Vendedores5. Administración del Contrato6. Cierre del Contrato

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO