FUNDS MANAGEMENT SAPBBP

2011

FUNDS MANAGEMENT

• El control presupuestal representa un punto importante a considerar en cualquier empresa, mediante este módulo se realiza el desarrollo de los presupuestos así como el seguimiento y asignación de partidas presupuestales, las características específicas de esta funcionalidad

FUNDS MANAGEMENT

I. Tiene interacción directa con los módulos financieros (contabilidad general, activos fijos, costos, proyecto, tesorería, etc.) y logísticos (adquisiciones, inventarios, ventas, etc.) y el registro tanto contable como presupuestal se generan en línea de las operaciones que involucren asignaciones presupuestales.

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III. En SAP cada transacción generada se registra un Log de la transacción, el cual permite identificar que usuario, a qué hora y en qué fecha llevo a cabo el registro, modificación y/o cancelación.

IV. La funcionalidad de Control de disponibilidad, permite hacer las validaciones respectivas, cada vez que se realicen operaciones que afecten partidas presupuestales, este proceso es en línea y de manera automática, rechazando las operaciones que no tengan suficiencia presupuestal

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V. Permite registrar de manera directa los compromisos que requieran contar con suficiencia presupuestal cuando estos se generen o ingresen al sistema, así mismo se pueden modificar o cancelar (total o parcialmente) estas reservas presupuestales

VI. Permite llevar a cabo proyecciones presupuestales de gastos aplicando de manera general o por partida específica

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VII. Este módulo posee su propio sistema de información, el cual cuenta con una amplia gama de reportes los cuales se pueden adaptar de acuerdo con los requerimientos específicos utilizando la herramienta Report Painter, y sets de agrupación. Así mismo se tienen otras herramientas para desarrollar reportes más complejos tales como Sapscript o desarrollos un lenguaje propio de programación (ABAP), Así mismo permite exportar a una hoja de cálculo la información de los reportes para su manejo posterior

VIII. Esta funcionalidad depende de los Datos Maestros relativos al control presupuestal

ESTRUCTURA PRESUPUESTAL

• La estructura presupuestal, representa la estructura funcional y organizacional de una empresa desde el punto de vista del Control Presupuestario. Esta es la base para la planeación y ejecución del

• presupuesto. En esta es posible seleccionar en cuales asignaciones contables (objetos de contabilización) es posible distribuir presupuesto para su ejecución o aquellas de donde otras asignaciones contables de FM tomarán los recursos financieros. Esto se conoce como Dirección de Presupuesto

COMBINACION PRESUPUESTAL

• Los fondos son las unidades mediante las cuales se asignan los presupuestos, es decir son colectares de presupuestos que ayudan a identificar de donde provienen los recursos presupuestales.

• Los centros gestores son usados para representar unidades organizacionales (áreas de responsabilidad, departamentos) y están estructurados jerárquicamente.

• El objeto de presupuesto es el rubro o partida presupuestal, estos se pueden definir de acuerdo a los tipos de saldo, egresos o ingresos, para estos objetos se pueden crear agrupaciones o jerarquías las cuales permiten tener un mejor control y clasificación de los mismos. Como característica adicional un objeto presupuestal puede tener el indicador de presupuesto negativo. Puede entonces ingresar el presupuesto negativo dentro de las imputaciones FM correspondientes.

FONDO / CENTRO GESTOR / PARTIDA PRESUPUESTAL

COMBINACION PRESUPUESTAL

VALIDACION PRESUPUESTAL

• Verificar el control presupuestal al momento de realizar las siguientes operaciones.

• Solicitud de Pedido T-Code ME51N.

• Pedidos (Ordenes de Compra T-Code ME21N.

• Recepción de Facturas T-Code MIRO.

• Reserva de Presupuesto T-Code FMX1.

• Recepción de Facturas T-Code FB60 .

• Reporte para checar momentos presupuestales T-Code ZPRESUPUESTOS .

VALIDACIONPRESUPUESTAL

Ordenes de venta / compra

Pedidos.

RESERVAS

GASTOS CAJA

CHICA

Facturas MP y PT.

Gastos operativos.

CONTROL

CONTROL

VALIDACION DE PRESUPUESTO

RESERVA DE PRESUPUESTO

Reserva de presupuesto En la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 2000

TRASLADO

Traslado de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 1000Desde : Cege 3004010103Pospre 6302011401Importe -500Cege 3004010104Pospre 6309010201Importe -500

SUPLEMENTO

Suplemento de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 1000

DEVOLUCION

Devolución de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. -500

MOMENTOS PRESUPUESTALES

• Presupuesto original• Presupuesto Mod. Autorizado• Pre compromiso• Comprometido• Ejercido

• Disponible

ZPRESUPUESTOS

Ahora con la creación del Suplemento nos agrego presupuesto al disponible.

ROLES

Actividad Rol

Crear Datos Maestros

Dar de Alta:

Fondos / Centros Gestores / Partidas Presupuestales

CREATE MASTER DATA

Administrador presupuestal

Entrada de Presupuesto, Traslados, Suplementos, Reservas y todas las creaciones de documentos presupuestales.

OPERATIONAL FUNCTIONS OF FUNDS MANAGEMENT

Usuarios y Responsables de CEGE´S

Poder checar los momentos presupuestales de las combinaciones elegidas asi como poder ver el Disponible

INFORMATION SYSTEM

PERFILES DE TOLERANCIA

• Los perfiles de tolerancia apuntan a diferentes límites de tolerancia por acción de control de disponibilidad,

• Límite de tolerancia: uso relativo (en %)• Aviso por mail al administrador del sistema

GRACIAS

Noviembre 2011

Mauricio de Zavaleta ArriojaSAP FM Consultant