GENERALDELANACIÓN 1. INTRODUCCIÓN
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GENERAL DE LA NACIÓN
1. INTRODUCCIÓN
En desarrollo de lo señalado en la ley 80 de 1993, artículo 25, numeral 12, modificado por el artículo 87
de la Ley 1474 de 2011, la ley 1150 de 2007, Ley 1450 de 2011 artículo 274, Ley 1474 de 2011 artículo
94 y el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.5.1, los siguientes son los estudios y documentos previos
que sirven de soporte para la elaboración de la invitación pública y el contrato, del proceso que tiene por
objeto SELECCIONAR AL CONTRATISTA QUE PRESTE EL SERVICIO DE VIGILANCIA, UBICACIÓN,
REVISIÓN Y SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS PROCESOS JUDICIALES EN LOS QUE ES Y SEA
PARTE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, QUE CURSAN EN LOS DESPACHOS
JUDICIALES DE TODO EL TERRITORIO NACIONAL
2. DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que a
continuación se indica. Los términos definidos son aplicados en singular y en plural de acuerdo como lo
requiera el contexto en el cual son considerados. Los términos no definidos a continuación deben
entenderse con su significado natural y obvio.
2.1 DEFINICIONES LEGALES1
ACTA DE INICIO
ACTA DE ENTREGA Y
RECIBO A
SATISFACCIÓN
ACTA DE CIERRE DEL
EXPEDIENTE
ACTO
ADMINISTRATIVO DE
ADJUDICACIÓN
CDP
CLÁUSULA.
CONTRATISTA
CONTRATO
ESTUDIOS PREVIOS.
Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se deja constancia de
que se han cumplido los requisitos de ejecución del contrato y se estipula la fecha de inicio del plazo
pactado. Será obliqatoria cuando así se establezca en la minuta correspondiente
Es el documento en el que se deja constancia de la forma cómo el contratista entrega a la Entidad los
bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y del recibo a satisfacción de estos por parte de la
PGN, puede incluir salvedades sobre asuntos de la ejecución del negocio jurídico.
Acto administrativo a través del cual la entidad deja constancia de la finalización de todas actividades
conexas al contrato y de la finalización de los términos de las garantías pendientes de calidad
estabilidad y mantenimiento2. Será responsabilidad de los supervisores o interventores cumplir con las
funciones y obligaciones a su cargo relativas a la vigilancia del cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones pactadas, así se cumplan en la etapa pos contractual, como garantías, servicios conexos,
etc. En cumplimiento de esta responsabilidad deberán elaborar y remitir a la Oficina Jurídica el Acta de
Cierre correspondiente para su revisión y visto bueno y para la firma del ordenador del gasto. Si a la
terminación del contrato, cuando no se requiera su liquidación, o a la liquidación de éste se cumplan
todas las obligaciones pactadas, con la suscripción de las actas correspondientes se efectuará el cierre
del expediente contractual.
Es el documento por el cual la Entidad manifiesta su voluntad inequívoca de adjudicar o declarar
desierto un proceso de selección. Para las licitaciones públicas se expedirá una Resolución, para las
demás modalidades de selección dicha voluntad se expresará en el acta correspondiente, salvo en la
contratación directa, en la que se proferirá el acto administrativo de justificación o el correspondiente
documento de estudios previos. Este acto es definitivo y no admite recursos, de manera que solo puede
impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa.
El acto de adjudicación es irrevocable, salvo que dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del
contrato y su suscripción, sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto
se obtuvo por medios ¡legales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la Entidad podrá aplicar lo
previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993
Es el documento que deja constancia de la asignación de recursos de un determinado rubro del
presupuesto de la Entidad con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso
determinado, y cuya función o propósito es reservar recursos presupuéstales para la celebración de un
contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o
programa no se puede llevar a cabo.
Estipulación plasmada dentro de una minuta de un contrato que hace referencia a las prestaciones u
obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del negocio celebrado
Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un
contrato estatal.
Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las
entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones
especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad3.
Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal; si
las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.
Son el conjunto de documentos y trámites, que sirven de soporte para establecer las necesidades de la
Entidad, la conveniencia de la futura contratación y para elaborar del proyecto de pliego de condiciones,
los pliegos de condiciones y el contrato, y que tienen por finalidad estudiar y examinar las condiciones
del proceso de selección, los términos el contrato y su ejecución, tales como el objeto, obligaciones,
plazo, valor, forma de pago, etc
'Manual de contratación - Procuraduría General de la Nación - Consulta efectuada el 16/04/2018 9:07 am
2 Artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015- Consulta efectuada el 16/04/2018 9:10 am
3 http://www.procuraduria.qov.co/portal/media/file/contratacion/manual de contratacion.pdf. v Artículo 32 de la Ley 80 de 1993, consulta efectuada el
16/04/18 9:45 am.
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1
GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE
EVALUACIÓN
INFORME DEL
INTERVENTOR 0 DEL
SUPERVISOR
MINUTA
MULTA
OFERTA
PAC
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
PLAZO DE
EJECUCIÓN
PGN
PLIEGO DE
CONDICIONES 0
INVITACIÓN PÚBLICA.
PROPONENTE
REGISTRO
PRESUPUESTAL
SECOP
SUPERVISOR
Documento en el que los miembros del comité o comités designados, consignan el resultado de la
verificación de la capacidad de los oferentes y de ponderación de las propuestas recibidas en el trámite
de los procesos de selección adelantados por la Entidad.
Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un contrato da cuenta a la Entidad sobre la
ejecución material y financiera del negocio jurídico, pudiendo dar a conocer situaciones irregulares o
dificultades que ameritan la adopción de medidas administrativas o judiciales para salvaguardar los
intereses de la Entidad y el erario público.
Documento que suscriben las partes para dejar constancia de las condiciones de ejecución de un
contrato (tales como objeto, valor, plazo, forma de pago, obligaciones, garantías, sanciones, domicilio,
responsables de seguimiento y control, información presupuestal, requisitos de perfeccionamiento y
legalización, entre otras) o de las modificaciones que se efectúan a su contenido original (adición,
prórroga, otrosí, modificación).
Mecanismo legal previsto para conminar el cumplimiento de un contratista, a través de la aplicación de
una pena o sanción pecuniaria, que debe ser impuesta en acatamiento del debido proceso y en las
condiciones pactadas dentro del contrato, siempre durante su plazo de ejecución.
Aquella cantidad de bienes o servicios que los productores están dispuestos a vender bajo
determinadas condiciones de mercado
Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo
de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para
llevar a cabo determinada actividad.
Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de
compras al que se refiere la Ley Anual de presupuesto. Es un instrumento de planeación de la gestión
contractual de una vigencia fiscal determinada, que las entidades estatales deben diligenciar, publicar y
actualizar en los términos del presente título.
Es el tiempo específico en el que se debe ejecutar el objeto del contrato, fuera del cual ello ya no será
posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en la cual se cumplan
los requisitos de ejecución, o desde aquella en que se suscriba el "acta de inicio", para el efecto, el
contrato correspondiente señalará la condición para iniciar su contabilización.
Procuraduría General de la Nación.
Es el acto administrativo que contiene los requisitos objetivos de participación en un proceso de
contratación cuando implica convocatoria pública, en el que se definen, entre otros aspectos, las reglas
de verificación de la capacidad de los oferentes y de evaluación de las ofertas, las causales de rechazo
de los ofrecimientos, el cronograma del proceso, los mecanismos de comunicación con la
administración, las condiciones del contrato a celebrar, etc. Hacen parte del pliego de condiciones y de
la invitación pública las adendas, aclaraciones y respuesta a observaciones.
Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta (unión temporal,
consorcio y promesa de sociedad) que aspira celebrar contratos con la PGN y presenta para ello, de
manera formal, una oferta.
Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del
contrato.
Sistema Electrónico de Contratación Pública al que se refiere el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007.
Servidor público responsable de efectuar el seguimiento integral, es decir, técnico, administrativo,
financiero, contable y jurídico de un contrato, cuando no se requieren conocimientos especializados.
DEFINICIONES TÉCNICAS
VIGILANCIA
UBICACIÓN
REVISIÓN
SEGUIMIENTO
PROCESO JUDICIAL
DESPACHO JUDICIAL
ADAPTADOR DE RED:
ADSL:
Cuidado y atención exacta en las cosas que están a cargo de cada uno.4
Situar o instalar en determinado espacio o lugar.5
Ver con atención y cuidado. Someter algo a nuevo examen para corregirlo, enmendarlo o repararlo.6
Observar atentamente el curso de un negocio o los movimientos de alguien o algo.7
Conjunto de actos y trámites seguidos ante un juez o tribunal, tendentes a dilucidar la justificación en
derecho de una determinada pretensión entre partes y que concluye por resolución motivada.
Serie de actos procesales que van desde la demanda judicial hasta el fallo.8
Es el conjunto de personas que participan subordinadamente en la Administración de justicia mediante
el desempeño de funciones materializadas en la instrumentación del proceso.9
Es el dispositivo que, instalado en una ranura de expansión de la placa madre, conecta físicamente el
ordenador con la red10
Sistema de trasmisión digital sobre hilo de cobre o fibra óptica, que por sus características puede
alcanzar velocidades muy superiores a las actuales, gracias al aumento y división del ancho de banda".
4 http://dle.rae.es/?id=bnxivAN - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:33 p.m.
5 http://dle.rae.es/?id=bOSKBlz - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:33 p.m.
6 http://dle.rae.es/?¡d=WOhBQZa - consulta del 7dejul¡ode2018 alas 9:34 p.m.
7 http://dle.rae.es/?id=XT8l8aE . - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:34 p.m.
8 http://dle.rae.es/?id=UFbxsxz y http://www.enciclopedia-iuridica.biz14.eom/d/proceso/proce5o.htm .- consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:34 p.m.
9 http://www.enciclopedia-juridica.biz14.eom/d/despacho-judicial/despacho-judicial.htm.-consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:47 p.m.
10 http://colpretecnologia.bloqspot.eom/p/glosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:50 p.m.
11 http://colpretecnologia.blogspot.eom/p/glosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:50 p.m.
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ANTIVIRUS:
APLICACIÓN:
ARCHIVO:
ARCHIVO
EJECUTABLE:
BANNER:
BASE DE DATOS:
BUSCADOR:
CD-R:
CLAVE DE ACCESO:
CONECTIVIDAD:
CONSULTA:
DESCARGAR:
EKOGUI
PORTAPAPELES:
WEB: .
Programa cuya finalidad es prevenir los virus informáticos, así como curar los ya existentes en el
sistema. Estos programas deben actualizarse periódicamente. Ejemplos de antivirus: McAfee, Norton12
Cada uno de los programas que, una vez ejecutados, permiten trabajar con el ordenador. Son
aplicaciones los procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos, programas de dibujo,
paquetes estadísticos, etc13.
Datos estructurados que pueden recuperarse fácilmente y usarse en una aplicación determinada. Se
utiliza como sinónimo de fichero. El archivo no contiene elementos de la aplicación que lo crea, sólo los
datos o información con los que trabaja el usuario14.
Es el archivo que contiene las instrucciones necesarias para que un determinado programa se ponga en
marcha15.
Espacio publicitario insertado en una página de internet16
Conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera
sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc. El programa
más conocido es Microsoft Access17.
Son aquellos que están diseñados para facilitar encontrar otros sitios o páginas Web. Algunos ejemplos
de buscadores son Google, Yahoo18.
(CD-Recordable) CD virgen que solo permite una grabación. Estos CDs se pueden ir rellenando en
varias sesiones, pero no se puede borrar su contenido para cambiarlo19.
Una clave de acceso es una combinación de letras, números y signos que debe teclearse para obtener
acceso a un programa o partes de un programa determinado, un terminal u ordenador personal, un
punto en la red, etc. Muchas veces se utiliza la terminología inglesa (password) para referirse a la clave
de acceso20.
Capacidad de dos o más elementos hardware o software para trabajar conjuntamente y transmitirse
datos e información en un entorno informático heterogéneo21.
Interrogación realizada a una base de datos, en la que se requiere una información o informaciones
concretas en función de unos criterios de búsqueda definidos22.
Copiar a través de una red (Internet, BBS, etc.) un elemento que se encuentra ubicado físicamente en
otro ordenador (Un fichero, un programa, un documento, etc.) a nuestro disco duro23.
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Colombiano. Es una herramienta
informática diseñada para gestionar la información de la actividad litigiosa a cargo de las entidades y
organismos estatales del orden nacional cualquiera que sea su naturaleza jurídica y por aquellas
entidades privadas que administran recursos públicos. Esta herramienta tiene como objetivo gestionar
los casos y procesos judiciales en curso de una forma eficaz, eficiente y oportuna; brindar mecanismos
focalizados a la generación de conocimiento; y producir información que permita formular políticas de
prevención del daño antijurídico, generar estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la
optímización de los recursos requeridos para la gestión del Ciclo de Defensa Jurídica. Pero sobre todo,
en el Sistema se registra la información que permite hacer una adecuada gestión del riesgo fiscal
asociado a los litigios contra la Nación.24.
Memoria reservada que se utiliza para almacenar datos que fueron copiados de una aplicación con el fin
de insertarlos en otra25.
Por este término se suele conocer a WWW (World Wide Web), creado por el Centro Europeo de
Investigación Nuclear como un sistema de intercambio de información y que Internet ha estandarizado.
Supone un medio cómodo y elegante, basado en multimedia e hipertexto, para publicar información en
la red. Inicial y básicamente se compone del protocolo http y del lenguaje html26.
3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓNPRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
De conformidad con lo consagrado por el artículo 15 del Decreto Ley 262 de 2000 "Por el cual se
modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de
Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan
12 http://colpretecnologia.bloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:52 p.m.
13 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:52 p.m.
14 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qlosario.htmi - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:53 p.m."5 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 9:53 p.m.6 https://es.thefreedictionarv.com/banner - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:01 p.m.
7http://colpretecnoloqia.blogspot.com/p/qlosario.htmi - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:02 p.m.
8 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qiosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:02 p.m.
9 http://colpretecnoloqia.bioqspot.eom/p/qiosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:03 p.m.20 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:04 p.m.
21 http://colpretecnologia.blogspot.eom/p/glosario.ritml - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:04 p.m.22 http://colpretecnoloqia.blogspot.eom/p/qlosario.htmi - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:05 p.m.23 http.7/colpretecnoloq¡a.bíoqspot.com/p/qlo5ario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:06 p.m.24 https://www.ekoquí.qov.co/Pages/que-es.aspx consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:06 p.m.
25 http://colpretecnoloqia.bloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:06 p.m.26 http://colpretecnoloqiabloqspot.eom/p/qlosario.html - consulta del 7 de julio de 2018 a las 10:07 p.m.
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GENERAL DEUNACION
normas para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría General de la
Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones
administrativas a las que se encuentren sujetos.", la Oficina Jurídica tiene, entre otras, la siguiente
función:
"2. Representar al Procurador General en las acciones de tutela y a la Procuraduría General de
la Nación en los procesos en que ésta sea demandada o deba actuar como demandante".
Mediante la Resolución No. 253 del 9 de agosto de 2012 "... se adopta el Manual Específico de
Funciones por Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la
Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público", en donde se
establece que la Oficina Jurídica de la Procuraduría General de la Nación a través de los abogados
adscritos a la misma y de aquellos designados por los Procuradores Regionales y Provinciales, adelanta
la representación judicial de la Entidad en los procesos ordinarios y en las acciones constitucionales
(tutelas, populares, acciones de grupo y de cumplimiento) en la que sea parte.
Esta representación implica que los profesionales designados, además de las funciones propias de su
cargo, visiten semanalmente los diferentes despachos judiciales donde cursen los procesos para
inspeccionar el estado en que se encuentran los mismos, tales como la fijación en lista, estados, edictos,
libros radicadores, y así preparan la estrategia de defensa, en los términos legamente previstos para el
efecto y estructurar, de manera seria y eficaz, la defensa de los intereses de la Entidad, con el fin de
proteger su patrimonio y evitar decisiones adversas a la misma.
La Oficina Jurídica a través instructivos y memorandos, ha impartido instrucciones a todos los abogados
de la Entidad que tengan dentro de sus funciones ejercer la representación judicial de la Procuraduría,
relacionados con la verificación permanente el estado de los procesos y actualizar los informes de
gestión y el aplicativo EKOQUI a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Lo anterior, es significativo en lo referente a la prevención del daño antijurídico que la Procuraduría
General de la Nación pueda sufrir en razón de posibles condenas judiciales, toda vez que, a partir de
dicha información, se optimiza el control y seguimiento de los procesos judiciales, y se pueden fijar
estrategias, que permitan mantener un sistema oportuno de defensa judicial de la Entidad.
De otro lado, la Oficina de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación, así como la
Contraloría Genera! de la República, en sus auditorías, han formulado hallazgos administrativos, respecto
del seguimiento de los procesos judiciales en los que es Parte la Entidad. Al analizar las conclusiones de
dichos hallazgos con la ejecución de las tareas de vigilancia y seguimiento a cargo de los abogados del
Grupo de Defensa Judicial, se puede evidenciar, que en atención al alto volumen de procesos, su
distribución geográfica y el deficiente servicio de consulta de procesos en los Sistemas de Información de
la Rama Judicial en ciertos lugares del País, a dichos profesionales se les dificulta la atención adecuada
y completa de dichas tareas, lo que genera el riesgo de no ejercer en los tiempos establecidos en la ley la
defensa de los intereses de la Entidad, en aquellos eventos en que, por las razones expresadas, no
resulta posible estar permanentemente enterados del estado de los procesos que cursan en los
diferentes despachos judiciales del país.
Es importante resaltar que, a la fecha, la Procuraduría General de la Nación funge como demandada en
1874 procesos ordinarios.
El Grupo de Defensa Judicial de la Oficina Jurídica cuenta actualmente con ocho (8) abogados para
atender un total aproximado del 65% de los procesos en Bogotá y a nivel territorial algunos abogados de
las Procuradurías Regionales y Provinciales ejercen la representación en el restante 35%. Estas
cantidades fluctúan en el mes, teniendo en cuenta que hay procesos que terminan, demandas que se
instauran por parte de la Oficina Jurídica y nuevos procesos que se presentan en contra de la
Procuraduría General de la Nación, más un aproximado mensual de 170 Acciones Constitucionales,
principalmente tutelas, por lo que el número de funcionarios dedicados a esta labor no es suficiente para
llevar a cabo la vigilancia y seguimiento de todos los procesos, más aún, si se tiene en cuenta que,
adicional a las actividades que la defensa conlleva, les corresponde realizar los informes de
conciliaciones judiciales y extrajudiciales, someterlos a decisión del Comité de Conciliación, asistir a la
correspondiente diligencia, contestar demandas, alegar de conclusión, y asistir a las audiencias dentro
del sistema de oralidad implementado por la Ley 1437 de 2011.
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GENERAL DE U NACIÓN
Lo anterior se estableció de acuerdo con el inventario de procesos judiciales que se adelantan en la
Entidad con corte a 30 de junio de 2018, el cual fue elaborado por la Oficina Jurídica de conformidad con
la información que reposa en sus bases de datos, en donde se puede advertir, además, que del total de
procesos judiciales en los que es Parte la Entidad, un alto porcentaje se encuentra en Bogotá, y el resto
en las diferentes regiones del país, en las cuales el Procurador Regional asigna un funcionario enlace
para la vigilancia y control de los procesos que cursan en los diferentes despachos judiciales de su
región, función que es adicional a las propias del ejercicio del cargo, lo cual evidencia que por su carga
laboral no se logran los resultados adecuados en la vigilancia y seguimiento de los procesos a su cargo.
A lo dicho, debe agregarse que, en la planta de personal de la Procuraduría General de la Nación, no
existe disponibilidad de personal que forme parte del Grupo de Defensa Judicial, para que ejerza la
vigilancia y seguimiento de los procesos judiciales en que es parte la Entidad, toda vez que el personal
de planta con perfil para ejercer dicha labor se encuentra desarrollando funciones misionales propias delcargo del cual son titulares en las correspondientes dependencias.
De conformidad con la certificación expedida el 23 de julio de 2018 por la Jefe de la División de Gestión
Humana de la Entidad, "... una vez verificados los perfiles de los empleos que integran la planta de la
Entidad que se encuentran en el "Manual Específico de Funciones y Requisitos por Competencias
Laborales" de los empleos de la planta de personal de la Procuraduría General de la Nación y del
Instituto de Estudios del Ministerio Público", y la planta de cargos, estos son insuficientes para atender la
necesidad de contar con los servicios de No. (1) contratista que preste el servicio especializado a nivel
nacional, de vigilancia, ubicación, revisión y seguimiento diario de los procesos judiciales en los que es
parte la PGN, como demandante o demandada, así como los servicios de radicación, búsqueda y
obtención de piezas procesales de los mismos, para evitar la consumación de riesgos asociados con el
vencimiento de términos judiciales ...".
Todo lo mencionado evidencia que, para lograr efectividad y eficiencia en la defensa judicial de la
Entidad, es necesario contratar los servicios de una persona natural o jurídica que ejerza la vigilancia
ubicación, revisión y seguimiento diario de los procesos judiciales en los que es y sea Parte la
Procuraduría General de la Nación, que cursan en los despachos judiciales de todo el territorio nacional,
que cuente con herramientas tecnológicas a través de un software WEB, que permita un manejo
oportuno y eficaz de la información de los procesos judiciales que adelanta y coordina la Oficina Jurídica
en todo el país, optimizando el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales atribuidas a la
Procuraduría General de la Nación, salvaguardando así, el patrimonio y los intereses del EstadoColombiano.
2.1. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓNINSTITUCIONAL.
La contratación para que se preste el servicio de vigilancia, ubicación, revisión y seguimiento diario de los
procesos judiciales en los que es y sea Parte la Procuraduría General de la Nación que cursan en los
despachos judiciales de todo el territorio nacional, se encuentra enmarcada dentro del Plan Estratégico
Institucional "Poruña Procuraduría Ciudadana 2017-2021"apuntando a la perspectiva, objetivo y criterio
de logro, así:
Eje Estratégico Objetivo Descripción - Eje Meta Indicador
3 Gestión para
un estado
moderno,
transparente y
en paz.
• Fortalecimiento
PGN
• Gestión para la
Transparencia
•TICS
• Gestión del
conocimiento
Respuesta al
ciudadano
1.Fortalecer la planeación y la
gestión estratégica
institucional, a través de un
talento humano que da
ejemplo de servicio público, y
de una gestión del
conocimiento y de las Tics al
servicio de la misionalidad,
para realizar una gestión
coordinada e integral al
servicio del ciudadano en la
nación y el territorio
Una Procuraduría
para el cambio
I.lmplementar un modelo
de planeación y gestión
estratégica que enaltezca
el servidor público,
modernice y articule
sistemas y tecnologías de
la información y la
comunicación, y gestión
del conocimiento, para
una acción coordinada en
el territorio que responda
efectivamente al
ciudadano.
1 Modelo de planeación y
gestión estratégica
implementado
2.Sistemas de información
modernos y articulados
operando
3. Gestión del conocimiento
y plataforma tecnológica y
de las comunicaciones
fortalecida y operando
4. Lineamientos, esquemas
y protocolos de acción
efectiva y coordinada en el
territorio ¡mplementados.
5. Sistema de servicio a la
ciudadanía fortalecido
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5
GENERAL DE LA NACIÓN
El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios y la
ciudadanía en general en el link:
qel archivos/3//37 PEl-PGN-v1.pdf, de la página web de la
entidad.
4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR.
4.1 Objeto.
Seleccionar al contratista que preste el servicio de vigilancia, ubicación, revisión y seguimiento diario de
los procesos judiciales en los que es y sea Parte la Procuraduría General de la Nación, que cursan en los
despachos judiciales de todo el territorio nacional
4.2. Alcance del objeto.
El proceso se estructura con la finalidad de contratar la prestación del servicio de vigilancia, ubicación,
revisión y seguimiento de los procesos judiciales en donde la Procuraduría General de la Nación se
encuentre vinculada o tenga interés, ya sea por ser demandante, demandada, coadyuvante, litisconsorte
o interviniente y que cursen dentro de los despachos judiciales de Bogotá D.C y del territorio nacional,
diferentes de aquellos en donde se actúa como sujeto procesal especial en los términos del artículo 303
de la Ley 1734 de 2011, esto es, como Ministerio Público.
El futuro contratista se compromete a vigilar y ejercer control diario presencial a las notificaciones en los
diferentes despachos judiciales e informar a la Oficina Jurídica de la Procuraduría General de la Nación
de manera inmediata o a más tardar antes de las 5:00 p.m. del día siguiente a la publicación, las
actuaciones procesales comunicadas junto con el soporte respectivo o las piezas procesales.
4.3 Identificación del contrato a celebrar.
El contrato a celebrar resultado del presente proceso será una Prestación de servicios.
4.4. Clasificación UNSPSC
Según el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (Versión 14 del UNSPSC) contenidoen la dirección http://www.colombiacompra.aov.co/Clasificador-de-bienes-v-;
contractual se enmarca dentro del siguiente código de Clasificador de Bienes y Servicios:
El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código clasificador de Bienes y Servicios:27
GRUPO
F- Servicios
F- Servicios
F- Servicios
F- Servicios
SEGMfcNTO
92000000
Servicios de Defensa Nacional,
Orden público, Seguridad y
Vigilancia
80000000
Servicios de Gestión, Servicios
Profesionales de Empresa y
Servicios Administrativos
80000000
Servicios de Gestión, Servicios
Profesionales de Empresa y
Servicios Administrativos
80000000
Servicios de Gestión, Servicios
Profesionales de Empresa y
Servicios Administrativos
FAMILIA CLASE PRODUCTO
92100000
Orden público y
seguridad
80120000
Servicios legales
80120000
Servicios legales
80120000
Servicios legales
92101800
Sistemas judiciales
80121500
Servicios de
derecho penal
80121600
Servicios de
derecho comercial
80121700
Servicios de
responsabilidad
civil
9Z1U1BU&
Trámites de apelación o
revisión judicial
80121503
Servicios para defensa o de
derecho penal
80121609
Servicios de investigación
legal
80121706
Servicios legales sobre
derecho laboral
4.5 ESPECIFICACIONES ESENCIALES O CONDICIONES MÍNIMAS.
v.co/clasificador-de-bienes-fcservicios Consulta del 14/05/2018
Oficina Jurídica - [email protected]
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6
GENERAL DE U NACIÓN
Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas de servicios que requiere la Entidad, las cuales
se entenderán aceptadas con la firma de la carta de presentación de la oferta y serán de obligatorio
cumplimiento para el futuro contratista.
4.5.1 Vigilancia, control y seguimiento
• El contratista deberá realizar vigilancia, control y seguimiento diario y presencial en los
despachos judiciales con el fin de identificar las novedades o movimientos de los procesos en
donde la Procuraduría General de la Nación es parte, y comunicarlos dentro de los términos y
condiciones señalados.
• Realizar directamente en los despachos judiciales, el levantamiento de la información del estado
de los procesos judiciales en los que la Entidad es parte.
• Generar y enviar diariamente a los correos electrónicos que señale la Oficina Jurídica de la PGN,
el reporte de las novedades o movimientos (notificaciones por estado, traslados,
emplazamientos, fijaciones en lista, edictos) de los procesos judiciales en los que la Entidad es
parte, de manera inmediata o más tardar antes del mediodía siguiente a la publicación, junto con
los documentos soportes de la actuación. Las providencias judiciales comunicadas deberán ser
legibles, nítidas y accesibles a los usuarios.
• Informar la ubicación plena de procesos judiciales iniciados en contra de la Entidad con el fin de
autorizar su vigilancia.
Entiéndase por "ubicación plena", la identificación de procesos judiciales iniciados en contra de la
PGN, que no hayan sido notificados a la entidad y en consecuencia no han sido incluidos en el
servicio de "vigilancia judicial" La comunicación hecha por el CONTRATISTA deberá contar como
mínimo con la siguiente información: a) Despacho de Conocimiento b) Radicado o Código Único
de Procesos "CUP" (23 dígitos) c) Demandante d) Fecha del auto admisorio de la Demanda e)Número de identificación de e-KOGUI.
4.5.2 PLATAFORMA TECNOLÓGICA
La persona natural o jurídica que preste el servicio de vigilancia judicial deberá contar con un programa o
sistema (software) WEB debidamente licenciado y sin restricciones al número de usuarios que lo
accedan, y que permita el acceso desde los navegadores conocidos en el mercado; que sea de
distribución libre y no tenga costo para la PGN (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Ópera, Safari,Chrome, etc.).
Usuarios: Asignar usuarios generales y especiales con su respectiva contraseña que permitan el acceso
a la base de datos creada para que de manera oportuna (real y en línea) los apoderados designados al
proceso, coordinador del grupo de defensa y quien brinda apoyo administrativo puedan conocer el estado
de cada expediente y las providencias comunicadas que hacen parte de la hoja de vida o ruta del
proceso.
Hoja de vida o ruta de proceso: El Contratista creará e incorporará en el sistema una hoja de vida o
ruta de cada uno de los procesos judiciales que le sean reportados por la PGN, para el control,
seguimiento y comunicación de las notificaciones judiciales.
El CONTRATISTA garantizará la actualización diaria de la hoja de vida o ruta con toda información
obtenida con ocasión al control, vigilancia y seguimiento diario a los despachos judiciales (notificaciones,
actuaciones, providencias, etc.), esta deberá ser registrada en la hoja de ruta del proceso y estar a
disposición de la PGN, en la plataforma para su consulta, en medio digital o audio, según sea el caso
junto con un resumen sucinto de la providencia notificada, la fecha, tipo de publicación, etapa, actuación
procesal y la autoridad que la profiere.
Código Único de Proceso - (Cup): El CONTRATISTA se compromete a que todos los procesosasignados para la vigilancia judicial contarán con el Código Único de Procesos "CUP" designado por la
rama judicial. Si los procesos cuentan con uno o más "CUP" de identificación de proceso, el
Oficina Jurídica - procesosjudiciales@procuraduría.gov.co
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7
GENERAL DEUNAC10N
CONTRATISTA designará en su plataforma virtual, una casilla especial en la que se guarde el historial de
estos números con el fin de conservar la trazabilidad y cambios presentados.
Concurrencia: Debe permitir la concurrencia de 80 usuarios de Internet, sin que esto degrade los
tiempos de respuesta en el sistema. En caso de que se requiera aumentar la concurrencia, debe estar en
capacidad de permitirlo.
Sistema de alertas tempranas: El contratista deberá prestar el servicio de alerta temprana por correo
electrónico y a través de la plataforma designada por éste, sobre el vencimiento de términos
(contestación de demandas, audiencias, traslados para alegar, traslados para interponer recursos y su
admisión, entre otros) previstos para las respectivas actuaciones. El servicio de alerta temprana se
activará como mínimo dentro de los tres (3) días previos al vencimiento del término comunicado.
Idioma: Las ayudas, herramientas, documentación y los sitios de soporte deben operar y entregarse en
idioma español.
Integridad de la información: Debe proveer información integral, real, confiable y oportuna de los datos
registrados en el sistema.
Reportes: El sistema debe permitir generar reportes para realizar seguimiento y validación de los
procesos de la PGN, por criterios como ciudad, departamento, tema, entre otros.
Tutorial: Debe proporcionar un tutorial, con posibilidad de ser fácilmente descargable por los usuarios.
Asistencia general: El contratista garantizará el mantenimiento y la actualización permanente al sistema,
el acceso y la seguridad de la información dentro de la modalidad 7X24 (7 días a la semana y 24 horas al
día) y proveer un canal de comunicación vía telefónica, web, chat, que resuelva las inquietudes y
solicitudes presentadas por la PGN en horario laboral 5X8 (5 días a la semana, 8 horas al día).
Tiempo de respuesta: Todo requerimiento técnico, asistencial o directamente relacionado con el
funcionamiento de la plataforma, solicitado de forma escrita, verbal o telefónica por la entidad, deberá ser
atendido en el término de la hora (1) siguiente y solucionado máximo a las cuatro (4) horas.
Cuando el requerimiento contemple un tema funcional o de información (ajuste, ingreso, documentación,
informes) deberá ser atendido en el término de la hora (1) siguiente y solucionado máximo a las dos (2)
horas, salvo que se demuestre imposibilidad no imputable al CONTRATISTA, quien deberá comunicarlo
dentro del término anteriormente señalado. Una vez superada la imposibilidad, el CONTRATISTA deberá
adelantar la gestión encomendada e informar de manera inmediata el restablecimiento del servicio.
Confidencialidad sobre el manejo de la información: Dada la naturaleza de las actividades a realizar
en desarrollo del objeto contractual, el Contratista debe garantizar la preservación de la integridad y
confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente o por
intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias para impedir su
duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida y suscribirá con la
Entidad el documento "ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE
CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN".
A la terminación del contrato el contratista deberá presentar un informe final en medio magnético (formato
Excel) que dé cuenta del estado actualizado de los procesos y que contenga la información relacionada a
continuación.
Oficina Jurídica - procesosjud¡ciales@procuraduría.gov.co
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8
GENE
RALDE
LANA
CIÓN
NOMBRE
DEMANDANTE
IH.s.
::"
NUMERODE
RADICACIÓN
25000234200020150
341500
11001333503020130
015301
DESPACHO
JUDICIAL
TRIBUNALADMINISTRATIVO
DECUNDÍNAMARCA
TRIBUNALADMINISTRATIVO
DECUNDINAMARCA
ID.
EKOGU1
937156
937156
MEDIODECONTROL
NULIDADY
RESTABLECIMIENTO
NULIDADY
RESTABLECIMIENTO
DELDERECHO
TEMA
(DISCIPLINARIO.
CONCURSO.
BONIFICACIÓNPOR
COMPENSACIÓN.
PRIMAESPECIAL.
EXENCIÓN
TRIBUTARIA.PRIMA
TÉCNICA
RESPONSABIDAD
DELESTADO.
EJECUTIVO.OTROS
BONIFICACIÓNPOR
COMPENSACIÓN
DISCIPLINARIO
DESCRIPCIÓN
DETALLADADE
LAS
PRETENSIONES
NJ..L-.-.L".H-.\.
;■;
NO.004950DEL
15DE
OCTUBREDE
2014,
PROFERIDOPORLA
SECRETARIA
GENERAL,POR
MEDIODELCUALSE
NIEGA
RECONOCIMIENTOY
PAGODELA
BONIFICACIÓN
NULIDADFALLO
DISCIPLINARIODE
FECHA
15DEMARZO
DE
2012,PROFERIDO
PORLA
PROCURADURÍA
DELEGADAPARALA
MORALIDAD.
SANCIONÓCON
DESTITUCIÓNE
INHABILIDAD
INSTANCIAEN
LAQUESE
ENCUETRAN
ELPROCESO
PRIMERA
PRIMERA
ESTADO
ACTUALDEL
PROCESO
YULTIMA
ACTUACIÓN
ESPERANDOA
QUE
FIJEN
FECHADE
AUDIENCIA
INICIAL
ESPERANDOA
QUE
NOTIFIQUEN
ELAUTO
ADMISORIODE
LADEMANDA
FALLO1AINSTANCIA
OÚNICAINTANCIA
:FALLO2A
INTA
NCIA
SENTIDO
(FAVORABLE.
DESFAVORABLE)
FECHA
SENTIDO
DEL
(FAVORABLE.
FALLO
DESFAVORABLE)
FECHA
DEL
FALLO
NOMBREDEL
APODERADO
PGN
ALVARO
ANDRÉS
TORRES
ANDRADE
ALVARO
ANDRÉS
TORRESAM
..'-T
■
Los
datosque
contiene
elcuadrose
presentan
amanera
deejemplo
para
diligenciarcada
columna.
Esteformatodeberá
contener
lainformación
relacionadacon
latotalidadde
los
procesosobjetodeseguimiento,controlyvigilancia.
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9
PROCURADURÍAGENERAL DEUNUIOR
5. ANÁLISIS DEL SECTOR - VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.
5.1 Análisis del Sector.
5.1.1 Aspectos Generales.
IMPORTANCIA DEL SECTOR TERCIARIO (Servicios)
Para efectos de análisis la contratación que requiere la Entidad pertenece al macro sector
Servicios, Sector Actividades Jurídicas y de Contabilidad y la Actividad (M6910) Actividades
Jurídicas, esta clase incluye asesoramiento y representación en procedimientos civiles;
asesoramiento y representación en procedimientos penales; asesoramiento y representación en
relación con conflictos comerciales y laborales.
Considerando que el sector de la economía a analizar es el de servicios, se deben tener en
cuenta los datos más importantes de los aspectos que se enumeran a continuación:
5.1.2. Análisis Económico.
Para el estudio de mercado se parte de que el objeto de la contratación que requiere la Entidad
pertenece al Macrosector Servicios, sector actividades profesionales, científicas y técnicas según
los datos suministrados en el Boletín técnico del DAÑE: "Encuesta Mensual de Servicios - Marzo
2018"28, la cual consiste en una investigación de carácter estadístico por medio de la cual el
Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DAÑE) obtiene la información de las
variables principales del sector servicios para el análisis de su evolución en el corto plazo.
En marzo de 2018 los mayores incrementos en los ingresos nominales se presentaron en los
servicios de actividades profesionales científicas y técnicas (31,9%), desarrollo de sistemas
informáticos y procesamiento de datos (14,1%) y restaurantes, catering y bares (11,8%), respecto
al mismo mes del año anterior.
'ENCUESTA MENSUAL.DE SERVICIOS v EMS
Ingresos totales y personal ocupada teta! OIU4
Varfactón anual
Mario d« 2018
'«■ÉS»*5 'LHÉ
Los mayores incrementos en el personal ocupado total se presentaron en los servicios de publicidad
(14,4%), restaurantes, catering y bares (5,0%) y producción de películas cinematográficas y
programas de televisión (4,5%), respecto al mismo mes del año anterior.
' https://www.dane.gov.co/files/investiqaciones/boletines/ems/bol ems marzo 18.pdf
10
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
En marzo de 2018, doce de los quince subsectores de servicios presentaron variación positiva en los
ingresos totales.
Tabla 1- Variación anual de tos Ingresos y contribución por tipo de ingresos, sepn subsector de
serviciosMar» 2018?
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En marzo de 2018, doce de los quince subsectores de servicios presentaron variación positiva en el
personal ocupado total.
Tabia 3. Variación airo! dtei personal ocupado total y contribución por categoría
de contratación» ssgón subsector ú& servicios
Marzo 201QP
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*• PersofkJ ers mistón splicst para ía seíscstri M - djv^ión 82*"* Personal Hom Caíetíra a^ica jpara ía secut»i p grupo 854p Ciíí*5 pro (íj
Respecto de la evolución por subsector de servicios, se presenta el subsector de servicios con las
variaciones de ingresos nominales más altas, dentro de los cuales se encuentran los servicios que nos
ocupan.
Los Subsectores de servicios con las tres variaciones más altas fueron: 1. Actividades profesionalescientíficas y técnicas. 2. Desarrollo de sistemas informáticos y procesamiento de datos. 3.
Restaurantes, catering y bares, de las cuales se analizarán las dos primeras que son las que se
relacionan con el objeto de la contratación que se pretende celebrar, así:
1.1. Actividades profesionales científicas y técnicas.
1.1.1 Variación anual: marzo 2018 / marzo 2017
11
GENERAL DE LA NACIÓN
En marzo de 2018, los servicios de actividades profesionales científicas y técnicas registraron un
crecimiento de 31,9% en los ingresos nominales. Por su parte el personal ocupado total presentó un
crecimiento de 0,9% respecto al mismo periodo de 2017.
Gráfico 3. Variación anual y contribución da tos Ingresos nominales por típ» y del personalocupado total por tipo de coniratación
Actividades profesionales científicas y técnicas
Tola! Nacional
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I MI
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Fuente: OANE - Bojes» Mensual de Sonidos EMS
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«induye ps««»at pmmmtfss, personal tespwt *ec» y fersonal temporal contraía*» a 8a«és áe ajsndas de
La variación de 31,9% en los ingresos totales, se explica por el incremento de 32,5% de los ingresos
por servicios, de 11,8% de la venta de mercancías. Por su parte los otros ingresos operacionalesregistraron una disminución de 13,2%.
La variación de 0,9% en el personal ocupado total, se explica por el incremento de 14,0% en el
personal temporal directo. Por su parte el personal permanente registró una disminución de 3,9%, el
personal contratado a través agencias registró una disminución de 31,8%.
1.1.2 Variación año corrido: enero - marzo 2018 / enero - marzo 2017
En lo corrido del año hasta marzo, los servicios de actividades profesionales científicas y técnicas
registraron un crecimiento de 19,5% en los ingresos nominales. Por su parte el personal ocupado totalregistró un crecimiento de 0,4%, respecto al mismo periodo de 2017.
1.2. Desarrollo de sistemas informáticos y procesamiento de datos.
1.2.1 Variación anual: marzo 2018 / marzo 2017.
En marzo de 2018, los servicios de desarrollo de sistemas informáticos y procesamiento de datos
registraron un crecimiento de 14,1% en los ingresos nominales. Por su parte el personal ocupado total
presentó un crecimiento de 2,3% respecto al mismo periodo de 2017.
í 4, Variación amiaí y c**ntrí&is;f¿m de ios ingresos, nominales por tipo y del 5ocupado total y por tipo de contratación
Desarrollo <M sistemas Informáticos y procesamIonio do dalos
TstaJHadonat
Mar/o 201S"
i
m GANE - Eocuesia fifemüí tíe Servicia EMS
12
PROCURADURÍAGENERAL DE LANACiON
La variación de 14,1% en los ingresos totales, se explica por el incremento de 16,2% de los ingresos
por servicios y por el incremento de 72,0% de otros ingresos operacionales. Por su parte la venta de
mercancías registró una disminución de 8,0%.
La variación de 2,3% en el personal ocupado total, se explica por el incremento de 3,3% en el
personal permanente y de 1,8% en el personal temporal directo. Por su parte el personal contratado a
través agencias registró una disminución de 9,9%.
1.2.2 Variación año corrido: enero - marzo 2018 / enero - marzo 2017.
En lo corrido del año hasta marzo, los servicios de desarrollo de sistemas informáticos y
procesamiento de datos registraron un crecimiento de 10,9% en los ingresos nominales.
Por su parte el personal ocupado total registró un crecimiento de 2,7%, respecto al mismo periodo de
2017.
5.1.3 Análisis Legal
La Entidad Estatal debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de contratación, tanto
las que influyen en el mercado del servicio como la que regula la actividad de los proveedores y
compradores de manera particular.
5.1.3.1 Normas que influyen en el mercado del servicio: La Procuraduría General de la Nación
además de garantizar y asegurar el cumplimiento de su misión para velar por el correcto ejercicio de
las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos, debe fijar una política
de defensa de los intereses de la Nación lo cual tiene su fundamento legal en la Constitución política y
el Decreto Ley 262 de 2000.
Así las cosas, los conflictos que se susciten en su ejercicio son de diversa índole y deberán ser
resueltos bajo las directrices de la ley, de los medios de control adecuados para la protección y
defensa de los intereses del Estado y de las normas establecidas en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el Código General del Proceso, entre otras
disposiciones que regulen los procesos en donde la Entidad sea parte.
En relación a la regulación legal aplicable al entorno de servicios de vigilancia, revisión y seguimiento
de los procesos judiciales, existe el siguiente marco normativo.
5.1.3,1,1. Ley 1285 de 2009, reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia.
5.1.3.1.2 Ley 270 de 1996, considerando que la justicia es un valor superior consagrado en la
Constitución Política que debe guiar la acción del Estado y está llamada a garantizar la efectividad de
los derechos fundamentales, dentro del marco del Estado Social y Democrático de Derecho, y a lograr
la convivencia pacífica entre los colombianos, y que dada la trascendencia de su misión debe generar
responsabilidad de quienes están encargados de ejercerla.
"ARTICULO 101. FUNCIONES DE LA SALAS ADMINISTRATIVAS DE LOS CONSEJOS
SECCIONALES. Las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura tendrán las
siguientes funciones:
6. Ejercer la vigilancia judicial para que la justicia se administre oportuna y eficazmente, y cuidar del
normal desempeño de las labores de funcionarios y empleados de esta Rama."
5.1.3.1.3 Acuerdo N° PSAA11-8716 de 2011 — La Sala Administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura; Por el cual se reglamenta el ejercicio de la Vigilancia Judicial Administrativa consagrada en
el artículo 101, numeral 60, de la Ley 270 de 1996.
5.1.3.1.4. Acuerdo 088 de 1997, Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa. Reglamenta el
ejercicio de la Vigilancia Judicial Administrativa consagrada en el artículo 101, numeral 60, de la Ley
270 de 1.996.
13
GENERAL DE LA NACIÓN
"Artículo 1o. La Vigilancia Judicial es un mecanismo administrativo de carácter permanente,
establecido por la Ley para asegurar que las labores de los funcionarios y empleados de la Rama
Judicial se desarrollen de manera oportuna y eficaz, y es diferente de la función jurisdiccional
disciplinaria a cargo de las Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura y de la
de Control Disciplinario de la Procuraduría General de la Nación.
Artículo 3o. La Vigilancia Judicial Administrativa se ejercerá de oficio o a petición de quien aduzca
interés legítimo y recaerá sobre acciones u omisiones específicas en procesos singularmente
determinados. El impulso oficioso será producto del ejercicio de las funciones propias de las Salas
Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, principalmente como consecuencia de
las visitas generales o especiales a los despachos judiciales."
5.1.3.2. Otras normas:
Reglamentación Focha Denominación
Ley 80
Ley 850
Ley 1150
Ley 1450
Ley 1474
Decreto 019
Decreto 1082
Decreto 1882
28 de octubre de 1993
18 de noviembre de 2003
16dejuliode2007
16 de junio de 2011
12 de julio de 2011
10 de enero de 2012
26 de mayo de 2015
15 de enero de 2018
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública
Por medio del cual se reglamentan las veedurías
ciudadanas
Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación
con Recursos Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-
2014
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector administrativo de Planeación
Nacional.
Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones
orientadas a fortalecer la contratación pública en
Colombia, la Ley de infraestructura y se dictan otras
disposiciones.
Manual de contratación de la entidad
5.2.1. ESTUDIO DE LA OFERTA
¿Quién vende?
La Oficina Jurídica identificó las empresas proveedoras del servicio especializado de
"vigilancia judicial" a nivel nacional, a partir de la búsqueda en la página de Colombia Compra
Eficiente - "Secop I y II", a través de las Entidades Estatales que cuentan con este servicio.
PROVEEDORES
ICARUS.COM.CO S.A.S.
LUPA JURÍDICA S.A.S.
CONTRACTUAL LEGAL ADVISERS S.A.S.
ASD CONSULTORES LTDA
LITIGAR PUNTO COM S.A.
GRUPO JURÍDICO CALLFIANDI S.A.S.
VIACPRO
¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?
14
GENERAL DE LAU
La actividad principal del sector es la vigilancia judicial de los procesos en los despachos deconocimiento. No obstante, lo anterior, las empresas prestadoras de este servicio ofrecen un sin
número de actividades que coadyuvan con la labor encomendada, como lo son: Ubicación plena delos procesos, auditoría judicial de procesos, radicación de documentos ante los diferentes despachosjudiciales, asistencia a audiencias, transcripción de providencias, configuración y/o instalación desoftware para la sistematización de los procesos, entre otros.
La dinámica del proceso de producción, entrega y distribución del servicio especializado de "vigilanciajudicial" se puede identificar principalmente a partir de dos ciclos de la información:
El insumo del contrato especializado de "vigilancia judicial" está a cargo principalmente de dosagentes externos:
Los despachos judiciales. Los despachos judiciales a través de los operadores judiciales profieren
providencias las cuales deben ser comunicadas a los interesados durante el proceso para que
adelanten su intervención y defensa. La notificación inicial debe ser personalmente a la parte
demandad. (Citación, notificación o envío de la notificación al correo electrónico designado para eltrámite)
Las empresas prestadoras del servicio. Identificados los procesos donde la Entidad es parte o
interviene en él, las empresas prestadoras del servicio especializado de "vigilancia judicial se
encargarán de comunicar a la Entidad contratante, los procesos en su contra con el propósito de que
esta autorice su vigilancia, control y seguimiento de todas las actuaciones que se profieran en el
proceso y comunicarlas dentro de los términos establecidos, para lo cual deberá adelantar actividadescomo:
• Realizar visitas diarias y presenciales a los despachos judiciales.
• Recolectar la información de los movimientos (estados, edictos, avisos) presentados en
los procesos judiciales en donde la Entidad es parte.
• Sistematizar la información recopilada en las visitas y subirlas al software de la empresa
prestadora del servicio adjuntando los documentos soportes.
• Informar vía correo electrónico a las personas designadas los cambios presentados con
ocasión a los movimientos que se generaron en el proceso.
• Enviar mensajes de alerta temprana de vencimiento de términos, a los correos
electrónicos designados por la Entidad
5.2.2. ESTUDIO DE LA DEMANDA
5.2.2.1 Contrataciones de la entidad:
Sobre este punto es importante mencionar que la Procuraduría General de la Nación, no ha celebrado
contratos para la prestación del servicio de vigilancia judicial
5.2.2.2 Contrataciones de otras entidades
Teniendo en cuenta el objeto contractual, se consultaron procesos en otras entidades utilizando la
página del SECOP, encontrando los siguientes contratos con objeto similar:
CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL
MODALIDAD
OBJETO
CONTRATISTA
VALOR
PLAZO
FACTOR DE
CALIDAD
Selección Abreviada de Menor Cuantía PSA02-17
Contratar el servicio especializado de vigilancia judicial en los despachos judiciales de
departamentos, ciudades y municipios del país, que garantice la verificación, sistematización
y la entrega confiable y oportuna de todas las actuaciones, trámites y decisiones que se
generen en los procesos judiciales en que sea parte la caja de sueldos de retiro de la policía
nacional como sujeto procesal
Litigar Punto Com S.A. - Único oferente
$500.000.000
Hasta el 31 de diciembre de 2017 o hasta agotar recursos.
Entrega de documentos ante los diferentes despachos judiciales Hasta 150 puntos para
el oferente que ofrezca sin costo alguno para CASUR, la entrega de documentos en los
15
GENERALDEUNACÍON
Forma de pago
Experiencia del
proponente
Garantías
Link
diferentes despachos judiciales en los cuales se encuentre un proceso donde CASUR es
sujeto procesal, obtendrá el siguiente puntaje:
Ha.
i.
2.
3.
4.
s.
Ofrecimiento
Una (I) Entrega de documentos ai mes en alguno de los
diferentes despachos judiciales en los cuales CASUR sea sujeto
orocesaíTres (3) Entregas de documentos ai mes en algunos de tos
diferentes despachos judiciales en los cuales CASUR sea sujeto
orocesaí
Cinco (5) Entregas de documentos al mes en algunos de los
diferentes despachos judiciales en tos cuales CASUR sea sujeto
procesal
Siete (7) Entregas de documentos al raes en algunos de ios
diferentes despachas judiciales en los cuales CASUR sea sujeto
omcesaíMÁS D6 StETE (7) Entregas de documentos al ras en algunos de
tos diferentes despacho* judiciales en los cuales CASUR seasujeto procesa!
Puntaje asignado
S
30
70
100
150
Representación judicial extraordinaria ante los diferentes despachos judiciales: Hasta 150 puntos
El oferente que ofrezca sin costo alguno para CASUR, la representación judicial
extraordinaria ante los diferentes despachos judiciales en los cuales se encuentre un
proceso donde CASUR es sujeto procesal, obtendrá el siguiente puntaje:
No,
1.
2.
3,
4.
Oíredimienta
Una (1) representación judidai extraordinaria al mes en alguno
de tos diferentes despachos judiciales en los cuales CASUR sea
sufeto procesal
Tres (3) representaciones judiciales extraordinarias al mes en
algunos de los diferentes despachos Jydiclaies en los cuales
CASUR sea sujeto procesal
Cinco (5) representaciones judiciales extraordinarias al mes en
algunos de (os diferentes despachos judiciales en los cuales
CASUR sea sujeto orocesaí
MÁS DE CINCO (5) representaciones Judiciales extraordinarias ai
mes en algunos de los diferentes despachos Judiciales en los
osles CASUR sea sujeto orocesaí
Puntaje asignado
20
80
110
1SO
El valor del contrato se cancelará de manera mensual conforme facturación del proveedor
del número de procesos asignados y activos, según el valor unitario establecido por el
contratista en su oferta el cual es de TRES MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y CUATRO
PESOS MONEDA CORRIENTE ($3.944) incluido IVA por proceso, para vigilancia, control y
seguimiento judicial.
Mínimo 3 contratos cada uno por un valor de 550 SMMLV
Cumplimiento 20%. Termino de ejecución y 4 meses más
Pago de salarios 5% Termino de ejecución y 3 años más
Calidad del servicio 20% Termino de ejecución y 4 meses más
https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=16-11-4675095.
DIAN DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS
Modalidad
objeto
Contratista
Valor
Plazo
Rango de
subasta
Subasta
Contratar la prestación del servicio especializado de "vigilancia judicial" de los procesos que
cursen en los diferentes despachos judiciales del país en donde la UAE DIAN sea parte.
LITIGAR PUNTO COM
$214.212.349
Hasta el 31 de diciembre de 2017 o hasta agotar recursos.
ÍTEM
SERVICIO DE
VIGILANCIA
JUDICIAL A
NIVEL
NACIONAL
RANGOS
RANGO 1:5501 A 6000
PROCESOS
VALOR MENSUAL POR
PROCESO INCLUIDO IVA
(SEGÚN RANGO)
$ 4.609
16
PROCURADURÍAGEIBUDEUlCli
Forma de pago
Experiencia del
proponente
Garantías
Link
RANGO 2: 6001 A 6500
PROCESOS
RANGO 3: 6501 A 7000
PROCESOS
RANGO 4: 7001 A 7.500
PROCESOS
RANGO 5: 7501 A 8.000
PROCESOS
RANGO 6: 8001 A 8.500
PROCESOS
RANGO 7: 8501 A 9.000
PROCESOS
RANGO 8: 9.001 A 9.501
PROCESOS
RANGO 9: 9501 A
10.000PROCESOS
$ 4.462
$5.129
$ 4.957
$ 4.782
$ 4.648
$ 3.858
$ 3.785
$ 4.850
Por mensualidades vencidas de acuerdo al número de procesos activos vigilados en el mes,
previa presentación de los "Documentos soporte para el pago" por parte del CONTRATISTA.
El valor a pagar por proceso activo efectivamente vigilado, será tomado de los precios
unitarios ajustados por rango.
hasta TRES (3) CONTRATOS EJECUTADOS que sumados completen el 100% del
presupuesto oficial y cuyo objeto sea igual al del proceso
Cumplimiento 20%. Termino de ejecución y 4 meses más
Pago de salarios 5% Termino de ejecución y 3 años más
Calidad del servicio 20% Termino de ejecución y 4 meses más
https://community.secop.qov.co/Public/Tenderinq/OpportunitvDetail/lndex?noticeUID=CO1.NT
C.361474&isModal=true&asPopupView=true.
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Modalidad
Objeto
Contratista
Factor de calidad
Valor del contrato
Valor unitario
Plazo
Forma de pago
Experiencia del
proponente
Garantías
Link
Selección Abreviada de Menor Cuantía
MC 02 de 2018
Prestar del servicio de vigilancia judicial de los procesos en los que la Superintendencia de
Sociedades sea demandada o llegue a serlo ante los diferentes despachos judiciales del país
soportado en mecanismos electrónicos.
Litgar punto com
El proponente que ofrezca el servicio adicional de entrega de documentos de la entidad en
despachos judiciales en la mayor cantidad de ciudades o municipios distintos a Bogotá D.C
dentro de los términos judiciales pertinentes, obtendrá el máximo puntaje (40 puntos); las
demás ofertas se calificaran proporcionalmente utilizando una regla de tres simple
(54.180.000.oo),
$4.530 con IVA
hasta el diecinueve (19) de diciembre de dos mil diecisiete (2018)
Relación de servicios efectivamente prestados en el periodo a facturar.
Dos (2) contratos celebrados con objeto similar, el valor de cada contrato deberá ser igual o
superior a 69 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV)
Cumplimiento 20%. Termino de ejecución y 4 meses más
Pago de salarios 5% Termino de ejecución y 3 años más
Calidad del servicio 20% Termino de ejecución y 4 meses más
https://communitv.secop.qov.co/Public/Tenderinq/OpportunitvDetail/lndex?noticeUID=C01.N
TC.382130&isModal=true&asPopupView=true.
MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
MODALIDAD Mínima cuantía 02 de 2018
OBJETO Prestar el servicio de vigilancia, seguimiento y ubicación de cada uno de los procesos judiciales
en los que la entidad es parte en los diferentes despachos judiciales del país. Asimismo de los
17
PROCURADURÍAghideuícm
procesos que sean reportados durante la vigencia del contrato en los cuales sea parte esta
entidad y la radicación de documentos en los procesos judiciales que se adelantan en contra o
favor del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
Contratista Lupa Jurídica SAS
Valor
contrato
29.666.468
Propuesta
económica ÍTEM
1
2
DESCRIPCIÓN
VIGIUNCÍA
JUDICIAL
RADICACIÓN
DE
DOCUMENTOS
TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA
CANTIDAD
830
5
VALOR
UNITARIO
$2.849
$17.582
VALOR
IVA
$541
$3.340
UNITARIO
CON IVA
$3.390
$20.922
$25.445.345
El valor total de la propuesta económica resulta de multiplicar:
$3.390*830 procesos*9 meses + $20.922*5 radicaciones = $25.445.345
PLAZO Hasta el 30 de noviembre de 2018
Forma de
pago
Relación de servicios efectivamente prestados en el periodo a facturar.
Experiencia
del
proponente
Hasta 3 contratos ejecutados entre el primero de enero de 2014 y la fecha de cierre del
proceso, cuyo objeto sea igual o similar al presente proceso u la sumatoria sea igual o
mayor a la del presupuesto.
Garantías Cumplimiento 20%. Termino de ejecución y 6 meses más
Pago de salarios 5% Termino de ejecución y 3 años más
Calidad del servicio 20% Termino de ejecución y 1 año más
Responsabilidad Civil Extracontractuai: 200 SMMLV
Link https://communitv.secop.qov.co/Public/Tenderinq/ContractNoticeManagement/lndex?currentLang
uaqe=es-CQ&Page=loqin&Country=CO&SkinName=CCE
Analizados los procesos señalados con antelación, podemos concluir que:
Modalidad de selección: Cada entidad escoge la modalidad de selección teniendo como referencia
principal el presupuesto oficial asignado.
Valor del contrato: En los 4 procesos analizados se observa que el valor que determina el contrato es
el precio unitario por la vigilancia de cada proceso judicial oscilando entre $3.390 y $4.609 con IVA,
multiplicado por la cantidad de procesos en los que la entidad es parte.
Forma de pago: Todas las entidades cancelan mensualidades vencidas, previa facturación de los
procesos efectivamente vigilados.
Experiencia mínima requerida: Se concluye que la experiencia requerida se acredita presentando
entre 2 y 3 contratos que sumen el presupuesto oficial
Garantías exigidas. En tres de los cuatro procesos se exigió la constitución de garantía de
cumplimiento, calidad y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, en
porcentajes del 20, 10 y 5 respectivamente. El uno de los cuatro contratos analizados se requirió
adicionalmente la constitución de seguro de responsabilidad civil extracontractuai por 200 SMMLV.
5.3. ANÁLISIS DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
5.3.1 Estudio de mercado.
Mediante correos electrónicos, la Oficina Jurídica de la Procuraduría General de la Nación remitió
invitaciones a cotizar a las empresas que, de acuerdo con el estudio de sector realizado, se pudo
establecer que prestan el servicio que se pretende contratar, obteniendo las siguientes cotizaciones:
COTIZACIÓN No. 1 Presentada por la sociedad LUPA JURÍDICA S.A.S.
18
PROCURADURÍAGEHUDEIWÜ
Valor unitario mensual por cada proceso antes de IVA
IVA
Valor unitario incluido IVA
Valor mensual a pagar por vigilancia de 1.874 procesos
Valor total por los cinco (5) meses que se proyectan de
ejecución de contrato
$ 3.780
$718
$4.498
$8.429.252
$42.146.260
COTIZACIÓN No. 2 Presentada por la sociedad LITIGANDO.COM
Valor unitario mensual por cada proceso antes de IVA
IVA
Valor unitario incluido IVA
Valor mensual a pagar por vigilancia de 1.874 procesos
Valor total por los cinco (5) meses que se proyectan de
ejecución de contrato
$ 10.796
$ 2.051
$12.847
$24.125.876
$120.629.380
Para realizar el estudio se tomaron los valores unitarios de los cuatro (4) procesos adelantados por
entidades públicas en el presente año que fueron objeto de análisis en el estudio de la demanda y la
cotización presentada por la sociedad LUPA JURÍDICA S.A.S., al tener valores homogéneos; por
consiguiente, del estudio se excluyó la cotización presentada por LITIGANDO.COM al considerar que
el precio ofrecido excede en hasta en 2.7 veces el valor unitario del precio más alto contratado por las
Entidades.
OFERTAS
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LA CAJA DE
SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LA
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
PROCESO DE CONTRATACIÓN MINISTERIO DE
AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
COTIZACIÓN LUPA JURÍDICA S.A.S.
VALORES PROMEDIO
Valor unitario incluido
IVA
$3.944
$4.609
$4.530
$3.390
$4.498
4.194
Valor mensual a pagar
por vigilancia de 1.874
procesos
$7.391.056
$8.637.266
$8.489.220
$6.352.860
$8.429.252
$7.859.931
De acuerdo al estudio efectuado por la Oficina Jurídica, tomando como base los históricos de los
procesos ordinarios en los que es Parte la entidad, se concluye que son notificados aproximadamente
cincuenta (50) procesos nuevos cada mes, de la siguiente manera:
MES
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
PROCESOS ESTIMADOS
1924
1974
2024
2074
2124
Teniendo en cuenta entonces el número de procesos proyectados a diciembre de 2018 (2124),multiplicado por el valor promedio unitario, se proyecta que el valor del contrato podría alcanzar lasuma de CUARENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOSOCHENTA PESOS M/CTE ($44.540.280), suma resultante de multiplicar el estimado de procesos
totales al mes diciembre, los cuales según tabla anterior ascendería a 2.124 por el valor promedio
unitario que equivale a $4.194.
19
GE» DE LA NACIÓN
5.3 2. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
Teniendo en cuenta que el plazo proyectado para la ejecución del contrato será de aproximadamente
cinco (5) meses, el valor estimado por la Entidad para la presente contratación es de CUARENTA Y
CUATRO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS M/cte
($44.540.280).
6. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALQUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN Y PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Teniendo en cuenta el tiempo de ejecución del contrato, los servicios a prestar y el presupuesto
asignado dentro del plan anual de adquisiciones para la contratación, existen recursos para cubrir el
valor estimado del contrato incluido IVA, impuestos, deducciones, retenciones, según la legislación
vigente y todos los costos asociados, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal No. 65218 del 31 de julio de 2018 expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución
Presupuestal de la Procuraduría General de la Nación.
Este proceso se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones como se evidencia en el Certificado Nc
2018-150 del 1 de junio de 2018 expedido por el administrador del plan.
7. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
El proceso de selección y el contrato que llegare a suscribirse como resultado del mismo, estará
sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se regirá por las normas consagradas en las
Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1450 de 2011, artículo 274, 1474 de 2011, artículo 94, el Decreto
1082 de 2015, y demás disposiciones legales que las complementen, modifiquen o reglamenten.
Teniendo en cuenta que el presupuesto asignado para la contratación es de CUARENTA Y CUATRO
MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS M/cte ($44.540.280)
valor que no supera el 10% de la mínima cuantía de la Entidad que equivale a CINCUENTA
MILLONES SETECIENTOS OCHENTA MIL SETECIENTOS TREINTA PESOS M/CTE
($50.780.730,00), de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 en su artículo
2.2.1.2.1.5.2., la modalidad de la selección del contratista es la de mínima cuantía.
7.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN.
Por tratarse de una selección de mínima cuantía, se tendrá como único factor de escogencia el menor
precio de la propuesta económica conforme a lo señalado en el Anexo PROPUESTA
ECONÓMICA, resultado de la multiplicación de los valores unitarios por el número de procesosproyectados con corte a diciembre de 2018.
Los proponentes deben presentar su oferta en forma total y la adjudicación del proceso será hasta el
valor del presupuesto oficial
8. GARANTÍAS.
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual, derivados del incumplimiento del
contrato y de su liquidación que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u
omisiones del contratista, éste debe presentar cualquiera de las garantías que de conformidad con el
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.3.1.2, sean aplicables dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a la fecha de la firma del contrato, teniendo en cuenta la importancia del cumplimiento
satisfactorio del objeto del contrato, con la siguiente cobertura:
AMPARO
Cumplimiento.
Calidad del servicio.
PORCENTAJE (%)
SOBRE EL VALOR
TOTAL DEL CONTRATO
30%
20%
VIGENCIA
Tiempo de ejecución del contrato y hasta la liquidación
del mismo (tiempo estimado 8 meses), contado a partir
de la fecha de suscripción del negocio jurídico.
Tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses
más, contado a partir de la fecha de inicio del mismo.
20
PROCURADURÍAEEHIEU1CH
Pago de salarios y prestaciones
sociales e indemnizaciones del
personal utilizado en la ejecución
del contrato.
5%Tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más
contado a partir de la fecha de inicio del mismo.
En todo caso, el contratista se compromete a ajustar la vigencia de los amparos de la garantía a partir
de la suscripción del acta de inicio, así como a ampliar el valor de la misma o su vigencia, en el evento
en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, en virtud de lo
consagrado en el artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015.
Se estima la inclusión de estos amparos, en los porcentajes y vigencias antes señalados, ya que
teniendo en cuenta la naturaleza del contrato a celebrar y las obligaciones a cargo del contratista, la
entidad debe estar cubierta de los perjuicios derivados por el incumplimiento total o parcial a cargo del
contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del mismo; el pago del valor de las multas y de la
cláusula penal pecuniaria; el cumplimiento de las obligaciones laborales derivadas de la contratación
de personal para la ejecución del contrato y los perjuicios derivados por la deficiente calidad del
servicio prestado.
9. ASPECTOS VERIFICABLES
9.1 CAPACIDAD JURÍDICA.
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, artículo 6, pueden celebrar contratos con las
entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes.
La capacidad jurídica es la facultad de una persona para celebrar contratos con una Entidad Estatal,
es decir (i) obligarse a cumplir el objeto del contrato; y (ii) no estar incursa en inhabilidades o
incompatibilidades que impidan la celebración del contrato.29
Las personas naturales mayores de 18 años capaces jurídicamente a menos que estén expresamente
inhabilitadas por decisión judicial o administrativa, como la interdicción judicial, y que no estén
incursas en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar derivadas de la ley.30
La capacidad jurídica de las personas jurídicas está relacionada con: (i) la posibilidad de adelantar
actividades en el marco de su objeto social; (ii) las facultades de su representante legal y la
autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos
sociales; y (iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar
derivadas de la ley.31
El objeto social de las personas jurídicas integrantes de un proponente plural debe permitir adelantar
las actividades del proceso de contratación, bien por ser parte de su objeto social principal o ser una
actividad conexa a este. Los representantes legales de las personas jurídicas integrantes del
proponente plural deben estar plenamente facultados para comprometer a la persona jurídica en el
cumplimiento de la totalidad del objeto del contrato puesto que la responsabilidad es solidaria frente a
la Procuraduría General de la Nación.32
Si la propuesta la presenta una persona jurídica, su objeto social estará en el certificado de existencia
y representación o el que haga sus veces, donde se verificará quién ejerce la representación legal, las
facultades del mismo, el objeto social, dentro del cual se debe hallar el objeto del proceso y la
duración de la sociedad.
En el caso de uniones temporales, consorcios, sus miembros deberán acreditar que dentro de su
objeto social se encuentra comprendida la actividad que se comprometen a desarrollar en el acuerdo
de conformación correspondiente. En todo caso el consorcio o, la unión temporal, deberá en conjunto,
acreditar que sus objetos sociales comprenden el objeto del proceso.
29 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia Compra Eficiente
30 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia Compra Eficiente.
31 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia Compra Eficiente.
32 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia Compra Eficiente.
21
procuraduríaGENERAL DEUMCION
La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más (artículo 6o Ley 80
de 1993).
Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el
oferente deberá allegar la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de
Socios o el estamento de la sociedad que tenga esa función.
En el evento que del contenido del certificado de existencia y representación o el que haga sus veces
se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante
Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de éstos se
desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá
igualmente allegar la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de Socios o
el estamento de la sociedad que tenga esa función.
Respecto de la capacidad jurídica, se verificarán los siguientes aspectos:
9.1.1 Certificado de existencia y representación legal y/o documento legal idóneo: En caso de que el
oferente sea persona jurídica deberá presentar Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio en el que figure que desarrolla objeto similar al de la presente
contratación, con fecha de expedición no superior a quince (15) días hábiles de antelación al cierre del
proceso.
9.1.2 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente y/o del representante legal.
9.1.3 Documento de conformación del consorcio o de la, unión temporal.: En caso que el oferente se
presente en consorcio o, unión temporal, deberá allegar el documento de constitución en los términos
del artículo 7 de la Ley 80 de 1993.
9.1.4 Certificación de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscal: Cumplir con
las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, conforme a lo previsto en las
normas aplicables sobre la materia. En el evento que el oferente se encuentre incurso en alguna de
las causales de exoneración previstas en la ley, deberá hacer esta manifestación por escrito.
El cumplimiento de este requisito se acredita, cuando es persona jurídica, mediante certificación
suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso, y cuando es persona
natural allegando copia de la planilla PILA debidamente pagada.
Cuando el proponente no allegue con su oferta la certificación de que trata este numeral o la misma
requiere aclaraciones, la Procuraduría las solicitará dentro de los términos previstos para solicitar
aclaraciones.
9.1.5 Registro Único Tributario: El proponente debe allegar fotocopia del Registro Único Tributario
RUT, en el que indique a qué régimen pertenece. En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada
uno de sus integrantes debe presentar este documento.
9.1.6 Formato único de hoja de vida: El proponente debe allegar el formato único de hoja de vida
adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
9.1.7 Verificación responsables fiscales, antecedentes disciplinarios y Sistema Registro Nacional de
Medidas Correctivas RNMC de la Policía Nacional de Colombia como infractor de la Ley 1801 de
2016: La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar si el proponente o
cualquiera de los integrantes del consorcio o unión temporal, se encuentra (n) reportado(s) como
responsable (s) fiscal de la Contraloría General de la República, si aparece inhabilitado para contratar
en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI" de la Entidad y
en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC de la Policía Nacional de Colombia
como infractor de la Ley 1801 de 2016. En caso de que el proponente o alguno de los integrantes del
Consorcio o la Unión Temporal, se encuentren reportado como responsable fiscal y registre sanciones
o inhabilidades, no podrá contratar con la Procuraduría General de la Nación.
9.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA
22
procuraduríaGENERAL DE IANHCI0H
Teniendo en cuenta el objeto del contrato que se pretende ejecutar, y conforme a su justificación, elproponente deberá indicar en el Anexo Experiencia del Proponente, hasta dos (2) contratos
celebrados y ejecutados con entidades públicas o privadas, relacionados con el objeto del procesocontractual, es decir la prestación del servicio vigilancia judicial, cuyos montos sumados no podrán serinferiores al presupuesto oficial asignado para este proceso que corresponde a CUARENTA Y
CUATRO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS M/cte($44.540.280) incluido IVA.
El proponente deberá incluir en el Anexo de experiencia la siguiente información:
• Nombre del contratante que suscribió el contrato, dirección, teléfono y ciudad.
• Objeto: prestación del servicio de vigilancia judicial.
• Datos del contratante: dirección de correo electrónico, contacto, dirección, teléfono• Fecha de inicio.
• Fecha de terminación: Los contratos deben encontrarse terminados a la fecha de cierre de laInvitación Pública.
• Valor: Los contratos relacionados sumados deben acreditar un valor total, igual o superior a
CUARENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOSOCHENTA PESOS M/cte ($44.540.280).
• Porcentaje de participación: si el contrato fue ejecutado en consorcio o unión temporal deberáincluir los porcentajes.
La Entidad no acepta que cada renovación automática de un contrato se cuente como un nuevo
contrato, en razón que el contrato es uno solo y el hecho de prorrogarlo o adicionarlo no significa que
se celebre un nuevo negocio contractual. De esta forma su cumplimiento se verifica desde el inicio
hasta la culminación del mismo, entendiendo que ha finalizado cuando ha terminado su últimarenovación.
En el caso de propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los
integrantes debe acreditar el cumplimiento de por lo menos un (1) contrato con el lleno de requisitos
establecidos en este numeral. Salvo lo relativo al valor del contrato, ya que éste se puede acreditar enconjunto.
En los contratos que fueron ejecutados en consorcio o unión temporal, deberá indicarse el porcentaje
de participación de cada uno de ellos en dicho contrato, valor que debe discriminarse en pesos
colombianos y será el que se aplique al proponente para verificar la experiencia teniendo en cuenta lo
señalado en este numeral. Así mismo, en caso de personas jurídicas cuando no tengan más de tres
(3) años de constituidas, se les podrá acumular la experiencia de los accionistas, socios o
constituyentes, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.2.
En el caso que el proponente haya participado en procesos de fusión o escisión empresarial, debe
tomar para estos efectos, exclusivamente los contratos o el porcentaje de los mismos, que le hayan
asignado en el respectivo proceso de fusión o escisión, para ello debe aportar el certificado del
contador público o del revisor fiscal (si la persona jurídica tiene revisor fiscal) que así lo acredite.
LAS CERTIFICACIONES, COPIAS DE CONTRATOS, ACTAS DE LIQUIDACIÓN, REFERENCIASCOMERCIALES, ETC., SOLO SE ACEPTARÁN COMO DOCUMENTOS ACLARATORIOS DE LARELACIÓN DE EXPERIENCIA QUE ALLEGUE EL OFERENTE.
En caso de requerirse aclaraciones sobre datos contenidos en la información suministrada por los
oferentes, la Procuraduría podrá solicitarlas al proponente por escrito, quien contará con el términoestablecido en el cronograma del proceso para suministrarlas.
En el periodo de verificación de las propuestas, los oferentes podrán allegar relación de contratos
diferentes a los mencionados en su propuesta, siempre y cuando cumplan con los requerimientosexigidos por la Entidad en este numeral y los contratos se encuentren concluidos antes de la fecha decierre del proceso.
Justificación del requerimiento de experiencia.
23
6EMERAL DE LA NACIOH
Para garantizar la idoneidad y capacidad del oferente para atender el objeto del contrato, se consideraque las condiciones exigidas en cuanto al número de contratos, el alcance de éstos y la condición deestar terminados los contratos, son adecuada y proporcional al contrato que se pretende suscribir.
No se aceptan contratos en ejecución, por cuanto para la PGN es importante conocer las condicionesen que efectivamente se cumplieron los contratos y se prestó el servicio.
Se pudo constatar además que, de acuerdo con el estudio del sector y lo manifestado por quienes
allegaron cotización para el estudio del mercado, los posibles oferentes cumplen con los
requerimientos. Según la verificación realizada en el estudio del sector, a otros procesos decontratación de características similares, se observa que exigen certificaciones de experiencia con
ejecución del 100%.
En consecuencia, del análisis efectuado, se tiene que estas estipulaciones no limitan la libre
concurrencia y garantizan la idoneidad requerida por la Entidad.
9.3 CAPACIDAD FINANCIERA
Teniendo en cuenta que el pago se efectuará una vez se reciban a satisfacción los servicios a
contratar, se considera que en el proceso no es necesario exigir capacidad financiera mínima.
10. ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO
De conformidad con el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en proceso de
contratación, versión M-MACPC-13 actualizado por Colombia Compra Eficiente el 29 de enero de
2018, literal D), este análisis no se efectúa para los procesos de contratación adelantados por la
modalidad de selección de contratación directa y mínima cuantía.
11 - OTROS ASPECTOS
11.1 Plazo de ejecución:
El plazo de ejecución del contrato será hasta el 21 de diciembre de 2018 o hasta el agotamiento del
presupuesto lo primero que ocurra. El plazo se cuenta a partir de la firma del acta de inicio, la cual se
suscribirá por parte del contratista y el supervisor designado por la Procuraduría, dentro de los tres (3)
días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de
legalización y ejecución del mismo.
11.2 Lugar de ejecución.
Los servicios serán prestados en todo el territorio nacional, teniendo en cuenta los despachos
judiciales que tramitan los procesos en los que es parte la Entidad.
En todo caso se tendrá como domicilio contractual Bogotá D.C.
11.3 Forma de Pago.
La Procuraduría General de la Nación cancelará el valor del contrato, en mensualidades vencidas de
acuerdo con el número de procesos efectivamente vigilados y controlados durante el respectivo
periodo. .v
Los pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha en la que el
supervisor del contrato radique definitivamente la factura en la División Financiera - Grupo de Cuentas
de la Procuraduría General de la Nación, con los respectivos soportes, previa revisión y aprobación de
la factura e informe presentados por el contratista. El proceso de aceptación de la factura se surtirá en
un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su entrega por parte del
CONTRATISTA, periodo en el cual la supervisión realizará las reclamaciones en contra de su
contenido, bien sea mediante la devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al
emisor o tenedor de la factura. La factura deberá ir acompañada del acta de recibo a satisfacción de la
24
GENERAL DE U NACIÓN
prestación del servicio, del informe de ejecución de acuerdo con el formato establecido por la Entidad
y de la certificación de cumplimiento con las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y
Parafiscales, conforme lo previsto en las normas aplicables a la materia. El cumplimiento de esta
obligación, por parte del contratista, se acredita, cuando es persona jurídica, mediante certificación
suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso, y cuando es personanatural allegando copia de la planilla PILA debidamente pagada.
En el caso de personas que pertenecen al régimen simplificado, no están obligadas a expedir factura,sino que el pago se tramita con el formato denominado "certificación para interventoría y supervisiónde contratos".
En caso de consorcios o uniones temporales cada uno de sus integrantes debe allegar estosdocumentos.
En todo caso, el pago estará sujeto a la aprobación del PAC (Programación Anual Mensualizado deCaja).
11.4. Requisitos de legalización y ejecución del contrato
El contrato se entiende legalizado con la suscripción del mismo y cuando se efectué el
correspondiente registro presupuestal, por parte de la Procuraduría General de la Nación. Para su
ejecución se requiere la legalización y la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento.
En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá:
-Diligenciar el formulario Beneficiario-cuenta en el cual indicará el número de la cuenta corriente o de
ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del contrato, cuenta que debe
figurar a nombre y con el NIT del contratista.
-Para el registro del contrato, debe anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el
nombre del cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y si a
la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato. El nombre del beneficiario y
número de identificación debe ser el mismo en el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta, en la
certificación del banco y en las facturas que posteriormente se presenten.
- Cumplir con el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, conforme lo
previsto en las normas aplicables a la materia. El cumplimiento de esta obligación, por parte del
contratista, se acredita, cuando es persona jurídica, mediante certificación suscrita por el
representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso, y cuando es persona natural
allegando copia de la planilla PILA debidamente pagada.
12. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
12.1. Generales.
El Contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones de carácter general:
1. Cumplir con el objeto del contrató con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia
responsabilidad. Por lo tanto, no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral
alguno del CONTRATISTA, ni de su personal con la PGN.
2. Presentar oportunamente al supervisor del contrato los informes y/o entregables requeridos.
3. Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean entregados o que elabore en
desarrollo del contrato, asegurado que reposen en la dependencia correspondiente.
4. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo
del contrato, cuando con ellos causé perjuicio a la administración o a terceros en los términos del
artículo 52 de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
25
GENERAL DE LA NACIÓN
5. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y
entrabamientos que puedan presentarse y en general se obliga a cumplir con lo establecido en la Ley
80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
6. De conformidad con lo establecido en las normas aplicables a la materia, deberá acreditar
encontrarse al día con el pago al sistema integral de seguridad social y parafiscales. El cumplimientode esta obligación, por parte del contratista, se acredita, cuando es persona jurídica, mediante
certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso, y cuandoes persona natural allegando copia de la planilla PILA debidamente pagada. Dicha certificación deberá
ser aportada junto con la factura y/o documento de cobro, según corresponda.
7. Mantener actualizado su lugar de domicilio y residencia durante la vigencia del contrato y cuatro (4)meses más y presentarse a la PGN en el momento en que sea requerido por el mismo para la
suscripción de la correspondiente Acta de Liquidación.
8. Presentar oportunamente al supervisor del contrato, un informe mensual para el pago sobre las
actividades realizadas durante la ejecución del mismo, así como los demás informes de actividades
que se soliciten sobre cualquier aspecto de la prestación del servicio.
12.2. ESPECÍFICAS
En desarrollo del objeto contractual y de acuerdo con las necesidades de la entidad, el contratista
deberá cumplir con las siguientes obligaciones específicas:
1. Cumplir con los requerimientos técnicos, establecidos en el anexo técnico, estudios previos,
invitación pública, contrato y demás documentos que hagan parte de la ejecución del contrato.
2. Ejercer la vigilancia judicial a nivel nacional, en todos los despachos judiciales y ante las
autoridades administrativas, en donde cursen procesos ordinarios en los que la PGN sea parte.
3. Reportar notificaciones diariamente a través del correo electrónico y del programa o sistema
(software) WEB que se tenga para la VIGILANCIA JUDICIAL a la PGN, de tal manera que se informe
las novedades o movimientos de los procesos. Este reporte se deberá hacer a todos los correos que
indique el supervisor del contrato, este proceso e información se debe realizar de forma automática a
través del software que proponga el oferente.
4. Poner a disposición de la PGN un Coordinador de vigilancia judicial, para que atienda todos los
requerimientos e inquietudes que surjan durante la ejecución del contrato, la cual deberá tener una
disponibilidad de lunes a viernes de 8:00 A.M. a 5:00 P.M.
5. Realizar seguimiento a procesos especiales que sean previamente definidos por la PGN en los que
ésta sea parte y otros donde se tenga interés como tercero legitimado, según solicitud que para el
efecto le haga el supervisor.
6. Realizar directamente en los despachos judiciales el levantamiento de la información del estado
actualizado de los procesos judiciales en los que es parte la PGN, así como la ubicación de piezas
procesales.
7. Proporcionar levantamiento de información, fotocopias y/o fotos, o PDF de los documentos y piezas
legibles, de los procesos de interés de la PGN que existan en los distintos despachos judiciales a nivel
nacional, según requerimiento de la Entidad.
8. Prestar el servicio de alerta temprana por correo electrónico del programa o sistema (software)
WEB que se tenga para la VIGILANCIA JUDICIAL a la PGN, sobre el vencimiento de términos
(contestación de demandas, audiencias, traslados para alegar, traslados para interponer recursos y su
admisión, entre otros) previstos para las respectivas actuaciones.
9. Informar la ubicación de los nuevos procesos judiciales que se inicien en los diferentes despachos
en los cuales la PGN aparezca como parte demandada, con el fin de autorizar su vigilancia.
26
GENERAL DE LA NACIÓN
10. Elaborar un (1) informe mensual, en el que se consolide el total de procesos en vigilancia y elestado de los mismos con indicación de los procesos que tuvieron movimiento durante el períodorespectivo.
11. Suministrar por demanda de la información, las novedades presentadas en los procesos mediantearchivo electrónico con las características técnicas definidas por la Entidad que permitan la lectura dedatos y su posterior cargue a la base de datos de la PGN.
12. Implementar protocolos de seguridad informática necesarios para evitar alteración o perdida de lainformación o conocimiento de terceros no autorizados por la PGN.
13. Presentar la prefactura ante la PGN, a fin de conciliar con el CONTRATISTA, los procesosvigilados y ubicados durante el correspondiente período.
14. Poner a entera disposición de la PGN, el software, programa o sistema que oferte para lavigilancia de los procesos judiciales, en los casos en los que la PGN lo requiera.
15. Entregar a la terminación del contrato un informe final en medio magnético que dé cuenta del
número de procesos que cursan en los diferentes despachos judiciales del país, su estado actual,
procesos archivados y demás novedades surgidas en cada uno de ellos durante la ejecución
contractual. Este informe debe ir acompañado de la elaboración de estadísticas, tal y como sea
requerido por la PGN, conforme al objeto contractual. Esta información debe ser exportada del
software del contratista al aplicativo que requiera la Entidad y deberá cumplir como mínimo con loscampos o variables que le solicite la Entidad.
16. Guardar confidencialidad y reserva sobre toda la información que llegue a conocer en desarrollo
del Contrato. En consecuencia, no podrá reproducir en todo o en parte, ni suministrar esta información
a terceras personas, ni usarla con fines distintos al propósito del Contrato y se encargará de mantener
la confidencialidad de la información, la cual es extensiva a las personas a su cargo, siendo
responsable frente a la PGN por los daños y perjuicios que se generen en caso de que la misma nosea respetada.
17. Previo a la liquidación del contrato, el contratista deberá entregar al supervisor una certificación
suscrita bajo la gravedad de juramento por parte del Revisor Fiscal si lo hubiere, o en su defecto por el
Representante Legal, en la cual conste que se encuentra a paz y salvo por todo concepto con los
empleados y/o subcontratistas contratados por éste, encargados de las actividades objeto delcontrato.
18. Mantener vigente a favor de la PGN las pólizas de seguros conforme lo exigido en cuanto atiempos y coberturas.
13. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD.
EL CONTRATISTA está en la obligación de mantener a la PROCURADURÍA libre de cualquier daño operjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sussubcontratistas o dependientes.
14. CLÁUSULA DE SUBCONTRATACIÓN.
En caso de que el CONTRATISTA subcontrate con terceros la ejecución de actividades relacionadas
con el objeto del contrato, no exonerará a éste de la responsabilidad de ejecución del contrato ni del
cumplimiento de la totalidad de las obligaciones derivadas del mismo. La PROCURADURÍA no tendráninguna vinculación con el subcontratista.
15. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
No se requiere de interventoría externa: En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011,
artículo 83, parágrafo, la Entidad considera que no se requiere de interventoría externa debido a que
se cuenta con personal de planta idóneo y suficiente para realizar el seguimiento técnico,administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del contrato.
27
GEiRALDEUiCIQN
La coordinación general del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina Jurídica de la Entidad.
Para realizar la supervisión del contrato, se requiere de un funcionario adscrito a la Oficina Jurídica
perteneciente al grupo de Defensa Judicial
El o los funcionarios designados como supervisores deberán llevar a cabo el seguimiento y control delcontrato de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 y Manual de Contratación de la
Entidad, sin perjuicio de las responsabilidades que le asisten al Jefe del área en relación con la
supervisión de la contratación solicitada.
16. LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EXPEDIENTE
La liquidación del contrato se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en los artículos 60 de la
Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de
2012. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses siguientes a lafecha de terminación del plazo de ejecución del contrato. En aquellos casos en que EL
CONTRATISTA no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la
Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad deliquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en
el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. De conformidad con lo
establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 "vencidos los términos de lasgarantías de calidad, se procederá a suscribir el acta de cierre del expediente del proceso contractual.
17. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE
El proponente y posterior contratista responderá por haber ocultado inhabilidades, incompatibilidades
o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa (Artículo 26 Numeral 7 Ley 80 de 1993).
18. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El proponente y posterior contratista manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende
prestado con la firma de la carta de presentación y con la suscripción del contrato, que los recursos
que componen el patrimonio de la sociedad, sus socios y el representante legal no provienen de
lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de
cualquier actividad ilícita y que los dineros recibidos como pago de este contrato, no serán destinados
a ninguna de las actividades antes descritas.
Bogotá D.C., 31 de julio de 2018.
ALVARO ANDRÉS TORRES'ANDRADE
Jefe (e) Oficina Jurídica
28
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
ANEXO 1
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas de servicios que requiere la Entidad, las
cuales se entenderán aceptadas con la firma de la carta de presentación de la oferta y serán de
obligatorio cumplimiento para el futuro contratista.
1 - Vigilancia, control y seguimiento
• El contratista deberá realizar vigilancia, control y seguimiento diario y presencial en los
despachos judiciales con el fin de identificar las novedades o movimientos de los procesos en
donde la Procuraduría General de la Nación es parte, y comunicarlos dentro de los términos y
condiciones señalados.
• Realizar directamente en los despachos judiciales, el levantamiento de la información del
estado de los procesos judiciales en los que la Entidad es parte.
• Generar y enviar diariamente a los correos electrónicos que señale la Oficina Jurídica de la
PGN, el reporte de las novedades o movimientos (notificaciones por estado, traslados,
emplazamientos, fijaciones en lista, edictos) de los procesos judiciales en los que la Entidad
es parte, de manera inmediata o más tardar antes del mediodía siguiente a la publicación,
junto con los documentos soportes de la actuación. Las providencias judiciales comunicadas
deberán ser legibles, nítidas y accesibles a los usuarios.
• Informar la ubicación plena de procesos judiciales iniciados en contra de la Entidad con el fin
de autorizar su vigilancia.
Entiéndase por "ubicación plena", la identificación de procesos judiciales iniciados en contra
de la PGN, que no hayan sido notificados a la entidad y en consecuencia no han sido
incluidos en el servicio de "vigilancia judicial" La comunicación hecha por el CONTRATISTA
deberá contar como mínimo con la siguiente información: a) Despacho de Conocimiento b)
Radicado o Código Único de Procesos "CUP" (23 dígitos) c) Demandante d) Fecha del autoadmisorio de la Demanda e) Número de identificación de e-KOGUI.
• Entregar a la terminación del contrato un informe final en medio magnético que dé cuenta del
estado actualizado de los procesos y que contenga la información relacionada en el anexo
adjunto - matriz de procesos.
2 - PLATAFORMA TECNOLÓGICA
La persona natural o jurídica que preste el servicio de vigilancia judicial, deberá contar con un
programa o sistema (software) WEB debidamente licenciado y sin restricciones al número de usuarios
que lo accedan, y que permita el acceso desde los navegadores conocidos en el mercado; que sea de
distribución libre y no tenga costo para la PGN (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Ópera,
Safari, Chrome, etc.).
Usuarios: Asignar usuarios generales y especiales con su respectiva contraseña que permitan el
acceso a la base de datos creada para que de manera oportuna (real y en línea) los apoderados
designados al proceso, coordinador del grupo de defensa y quien brinda apoyo administrativo puedan
conocer el estado de cada expediente y las providencias comunicadas que hacen parte de la hoja de
vida o ruta del proceso.
Hoja de vida o ruta de proceso: El Contratista creará e incorporará en el sistema una hoja de vida o
ruta de cada uno de los procesos judiciales que le sean reportados por la PGN, para el control,
seguimiento y comunicación de las notificaciones judiciales.
El CONTRATISTA garantizará la actualización diaria de la hoja de vida o ruta con toda información
obtenida con ocasión al control, vigilancia y seguimiento diario a los despachos judiciales
(notificaciones, actuaciones, providencias, etc.), esta deberá ser registrada en la hoja de ruta del
proceso y estar a disposición de la PGN, en la plataforma para su consulta, en medio digital o audio,
29
PROCURADURÍAGENERAL DE UNM
según sea el caso junto con un resumen sucinto de la providencia notificada, la fecha, tipo de
publicación, etapa, actuación procesal y la autoridad que la profiere.
Código Único de Proceso - (Cup): El CONTRATISTA se compromete a que todos los procesos
asignados para la vigilancia judicial contarán con el Código Único de Procesos "CUP" designado por larama judicial. Si los procesos cuentan con uno o más "CUP" de identificación de proceso, el
CONTRATISTA designará en su plataforma virtual, una casilla especial en la que se guarde el historial
de estos números con el fin de conservar la trazabilidad y cambios presentados.
Concurrencia: Debe permitir la concurrencia de 80 usuarios de Internet, sin que esto degrade los
tiempos de respuesta en el sistema. En caso que se requiera aumentar la concurrencia, debe estar en
capacidad de permitirlo.
Sistema de alertas tempranas: El contratista deberá prestar el servicio de alerta temprana por correo
electrónico y a través de la plataforma designada por éste, sobre el vencimiento de términos
(contestación de demandas, audiencias, traslados para alegar, traslados para interponer recursos y su
admisión, entre otros) previstos para las respectivas actuaciones. El servicio de alerta temprana se
activará como mínimo dentro de los tres (3) días previos al vencimiento del término comunicado.
Idioma: Las ayudas, herramientas, documentación y los sitios de soporte deben operar y entregarse
en idioma español.
Integridad de la información: Debe proveer información integral, real, confiable y oportuna de los
datos registrados en el sistema.
Reportes: El sistema debe permitir generar reportes para realizar seguimiento y validación de los
procesos de la PGN, por criterios como ciudad, departamento, tema, entre otros.
Tutorial: Debe proporcionar un tutorial, con posibilidad de ser fácilmente descargable por los
usuarios.
Asistencia general: El contratista garantizará el mantenimiento y la actualización permanente al
sistema, el acceso y la seguridad de la información dentro de la modalidad 7X24 (7 días a la semana y
24 horas al día) y proveer un canal de comunicación vía telefónica, web, chat, que resuelva las
inquietudes y solicitudes presentadas por la PGN en horario laboral 5X8 (5 días a la semana, 8 horas
al día).
Tiempo de respuesta: Todo requerimiento técnico, asistencial o directamente relacionado con el
funcionamiento de la plataforma, solicitado de forma escrita, verbal o telefónica por la entidad, deberá
ser atendido en el término de la hora (1) siguiente y solucionado máximo a las cuatro (4) horas.
Cuando el requerimiento contemple un tema funcional o de información (ajuste, ingreso,
documentación, informes) deberá ser atendido en el término de la hora (1) siguiente y solucionado
máximo a las dos (2) horas, salvo que se demuestre imposibilidad no imputable al CONTRATISTA,
quien deberá comunicarlo dentro del término anteriormente señalado. Una vez superada la
imposibilidad, el CONTRATISTA deberá adelantar la gestión encomendada e informar de manera
inmediata el restablecimiento del servicio.
Confidencialidad sobre el manejo de la información: Dada la naturaleza de las actividades a
realizar en desarrollo del objeto contractual, el Contratista debe garantizar la preservación de la
integridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso
directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean
necesarias para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización
indebida y suscribirá con la Entidad el documento "ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DELALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN".
A la terminación del contrato el contratista deberá presentar un informe final en medio magnético
(formato Excel) que dé cuenta del estado actualizado de los procesos y que contenga la información
relacionada a continuación.
30
PROC
URAD
URÍA
CEKMUEWKtCIOI
NOMBRE
DEMANDANTE
NÚMERODE
RADICACIÓN
DESPACHO
JUDICIAL
ID.
EKOGUI
MEDIODECONTROL
TEMA
(DISCIPLINARIO,
CONCURSO.
BONIFICACIÓNPOR
COMPENSACIÓN.
PRIMAESPECIAL,
EXENCIÓN
TRIBUTARIA.PRIMA
TÉCNICA
RESPONSABIDAD
DELES1ADO.
EJECUTIVO.OTROS
234200020150
341500
111333503020130
015301
TRIBUNALADMINISTRATIVO
DECUNDINAMARCA
TRIBUNALADMINISTRATIVO
DECUNDINAMARCA
937156
937156
NULIDADY
RESTABLECIMIENTO
NULIDADY
RESTABLECIMIENTO
DELDERECHO
BONIFICACIÓNPOR
COMPENSACIÓN
DISCIPLINARIO
!
NO.004950DEL
15DE
OCTUBREDE
2014
,
PROFERIDOPORLA
SECRETARIA
GENERAL,POR
MEDIODELCUALSE
NIEGA
RECONOCIMIENTOY
PAGODELA
BONIFICACIÓN
FALLO1AINSTANCIA
OÚNICAINTANCIA
FALLO2AINTANCIA
DESCRIPCIÓN
DETALLADADE
LAS
PRETENSIONES
INSTANCIAEN
LAQUESE
ENCUETRAN
ELPROCESO
ESTADO
ACTUALDEL
PROCESO
YULTIMA
ACTUACIÓN
SENTIDO
(FAVORABLE.
DESFAVORABLE)
FECHA
DEL
FALLO
SENTIDO
(FAVORABLE.
DESFAVORABLE)
FECHA
DEL
FALLO
NOMBREDEL
APODERADO
PGN
!
NULIDADFALLO
DISCIPLINARIODE
FECHA
15DEMARZO
DE
2012
,PROFERIDO
PORLA
PROCURADURÍA
DELEGADAPARALA
MORALIDAD,
SANCIONÓCON
DESTITUCIÓNE
INHABILIDAD
PRIMERA
PRIMERA
ESPERANDOA
QUE
FIJEN
FECHADE
AUDIENCIA
INICIAL
ESPERANDOA
QUE
NOTIFIQUEN
ELAUTO
ADMISORIODE
LADEMANDA
ALVARO
ANDRÉS
TORRES
ANDRADE
ALVARO
ANDRÉS
TORRESAM 31
PROCURADURÍAGENERAL DE LUNACIÓN
ANEXO 2
OFERTA ECONÓMICA
TOTAL DE PROCESOS
EN LOS QUE ES
PARTE LA ENTIDAD
ACTUALMENTE
1.874
VALOR UNÍVARIO
SIN IVA
VALOR IVA VALOR UNITARIO
CON IVA
VALOR TOTAL
(Vr unitario con IVA x
1.874)
NOTA- De acuerdo al estudio efectuado por la Oficina Jurídica, tomando como base los históricos de losprocesos ordinarios en los que es Parte la entidad, se concluye que mensualmente son notificadosaproximadamente cincuenta (50) procesos nuevos, de la siguiente manera:
. MES
• Aqosto
• Septiembre
• Octubre
• Noviembre
• Diciembre
. PROCESOS ESTIMADOS
. 1924
. 1974
. 2024
. 2074
. 2124
En razón a lo anterior el valor del contrato se manejará como bolsa teniendo en cuenta lacantidad de procesos efectivamente vigilados mensualmente por el contratista
Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurraal indicar el valor de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que sederiven de dichos errores u omisiones, sin que por esta razón haya lugar a alegar ruptura del
equilibrio contractual.
Para efecto del señalamiento del precio ofrecido, el proponente debe tener en cuenta todos loscostos, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demásemolumentos que considere necesarios para la fijación de la propuesta económica.
La Entidad verificará las operaciones aritméticas de cada uno de los componentes de losvalores. En caso de presentarse error de esta índole se tendrá en cuenta el valor correcto para
efectos de la evaluación y de la adjudicación.
El proponente deberá, en el momento de elaborar su propuesta, evitar formular condiciones
económicas y de contratación artificialmente bajas, con el propósito de obtener la adjudicacióndel contrato. Esto de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 26 de la Ley 80
de 1993.
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015, cuando de conformidad conla información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmentebajo requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado.Analizadas las explicaciones, el comité asesor evaluador, recomendará el rechazo o la
continuidad de la oferta explicando sus razones.
Los precios determinados en la propuesta económica deberán permanecer inmodificables
durante el plazo de ejecución del contrato.
32
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
ANEXO No. 3
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
N°
1
2
N° Y FECHA DE
SUSCRIPCIÓN DEL
CONTRATO
NOMBRE DEL
CONTRATANTE,
DIRECCIÓN DE
CORREO
ELECTRÓNICO,NOMBRE DEL
CONTACTO,
DIRECCIÓN FÍSICA YTELÉFONO
OBJETO
DEL
CONTRATO
FECHA DE
INICIACIÓNFECHA DE
TERMINACIÓN
VALOR
DEL
CONTRATO
PORCENTAJE DE
PARTICIPACIÓN:SI EL CONTRATO
FUE EJECUTADO
EN CONSORCIO
UNIÓNTEMPORAL
DEBERÁ INCLUIRLOS
PORCENTAJES.
ANEXO 4
MATRIZ DE PROCESOS
(Formato Excel)
33