DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Tribulaciones de un Director de Proyecto

• ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO

El lanzamiento de los proyectos, su arranque operativo, se

suele basar en una reunión que puede presentar dos variantes según sea el ámbito de responsabilidad en el que se lleve a cabo:

• Internamente a la empresa que desarrolla el proyecto.• De esa misma empresa con uno o varios de sus contratistas.

El objetivo de estas reuniones es tratar de evitar al máximo las sorpresas posteriores a través, de la definición de las reglas maestras de la relación entre las empresas que participan en el proyecto y de anticipar lo que puede suceder.

• AVANCE

Medición del progreso de un proyecto, expresada por el cociente entre el coste previsto (avance previsto) o realizado (avance real) para una tarea, actividad, paquete de trabajo, proyecto y el coste estimado total, en el momento de la medición.

• CAMINO CRÍTICO

Conjunto de actividades de una planeación, ligadas entre sí, que constituye la duración más larga de entre todas las posibles en el proyecto.

La holgura de sus actividades es cero: no pueden alargarse sin que se retrase la fecha de finalización del proyecto.

• CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Los objetivos deben de estar definidos de forma clara y concisa, de manera que sean intangibles para las personas que trabajen en el proyecto y que tengan un cierto nivel de decisión: son uno de los motores más importantes del proyecto. Por ello:

Deben ser cuantificables y controlables.

Los objetivos principales deben ser desagregables en objetivos intermedios para facilitar su control.

Deben ser realistas

Deben tener fecha de caducidad

Deben ser permanentes mientras no se decida que se cambien

Deben estar jerarquizados entre sí. No todos tienen el mismo peso.

• CARGA DE TRABAJO

Histograma en el que se reflejan los períodos de tiempo, en abscisas y el volumen de recursos, sean personas o sean medios materiales, para las distintas clases de éstos, en ordenadas.

• CIERRE

Proceso básico de la dirección de los proyectos durante el cual se procede de una forma ordenada al finalizar el trabajo realizado y a dejar constancia en los archivos, a través del sistema de gestión del conocimiento de la empresa.

• COARTADA

Excusa buscada por alguien para justificar que no ha entregado un trabajo a tiempo (entregable) o que su coste ha sido mayor del previsto.

• Suele estar propiciada porque esa persona o empresa no ha recibido a tiempo la documentación o medios materiales que necesita para realizar su trabajo.

• CONTINGENCIA

Provisión realizada para afrontar las consecuencias de los riesgos de un proyecto sobre el incumplimiento de los objetivos, para mitigarlas hasta un nivel aceptable para la organización.

Puede ser de plazo o coste. La de plazo se calcula, para una actividad concreta o para todo el proyecto, cuando haya riesgo razonable de no cumplir el plazo de la actividad o del proyecto9. La de coste, sumada con los costes y el margen, da lugar al precio de venta del proyecto.

• CONTROL

Proceso básico de la dirección de los proyectos durante el cual se comparan los resultados reales con los previstos para una determinada variable analizando las causas de las variaciones, evaluando las posibles alternativas e implementando las acciones correctoras apropiadas cuando es necesario.

• CONTROL DE LA PLANIFICACION

Revisión periódica de la planificación, realizada tomando datos reales de los trabajos realizados que se comparan con lo previsto. Esta toma de datos puede ser directa, mediante personal propio o indirecta recibida, recibida de los suministradores.

• CONTROL DEL LOS CAMBIOS

Mecanismos que permite realizar la monitorización, seguimiento y control de los cambios que se originan en un proyecto que afectan a los parámetros del mismo.

• CUADRO DE MANDO

Información resumida de la situación del proyecto. Debe contener información de los siguientes conceptos.

Recursos presentes en el proyecto Trabajo realizado en comparación con el planificado Calidad del trabajo realizado medida través de algún indicador

suficientemente explicativo Avance del proyecto previsto y real a la fecha en que se revisa el cuadro Coste actualizado del proyecto y su comparación con el inicial Rentabilidad del proyecto Máxima exposición al riesgo

• DETECCION DE UN PROYECTO

Existen dos formas básicas de identificar un proyecto. Una es a través de los contactos personales, incluso institucionales y otra es mediante una gestión comercial.

• ENTORNO MULTIPROYECTO

En torno a un determinado proyecto se realizan, dentro de la compañía, otros proyectos, con lo que los directores de proyecto, salvo que trabajen en un proyecto que les exija dedicación única, tienen que trabajar en un entorno multiproyecto.

• EQUIPO DE TRABAJO

Pequeño número de personas con habilidades complementarias, con propósitos y objetivos comunes que son cuantificables para el conjunto. Las principales diferencias son que

• Un equipo de trabajo confía unos en otros y se apoyan, se expresan objetivamente y en un grupo de trabajo se mide la confianza y no forman parte del trabajo.

• ESTRUCTURA DE DESAGREGACION DEL PROYECTO

Descomposición lógica y sistemática del proyecto en sus elementos constitutivos, sean tangibles o intangibles, que está orientada hacia el producto final. Los elementos en que queda descompuesto el proyecto suele llamarse paquetes de trabajo.

• HOLGURA

Hay dos clases diferentes: la total y la libre Holgura total: lo que se puede retrasar una actividad sin que se altere la

duración total del proyecto. La holgura que tiene una actividad no es de la actividad, está en la actividad; por ello, debe ser administrada por la cadena o cadenas alas que pertenece, es decir, por el director del proyecto.

Holgura libre: lo que se puede retrasar una actividad sin que quede afectada ninguna otra actividad del proyecto.

• INFORME DE AVANCE

Es ciertamente difícil, y probablemente poco práctico dada la gran variedad de proyectos que se pueden presentar, intentar conseguir un modelo universal de informe de avance del proyecto.

• INFORME DE GESTIÓN

Es complementario del informe de avance y contiene, por encima de él, los datos que son internos de la empresa como los costes o ciertos análisis con respecto a las actuaciones de determinados actores en el proyecto que no conviene que conozca el cliente.

• INGENIERO DE PROYYECTO

Persona que cubre las posibles ausencias del director de proyecto, ostentando su representación ante el cliente y la propia empresa, y en quien el director de proyecto delega parte de sus trabajos. La figura del ingeniero de proyecto se establece en proyectos de un volumen importante como principal ayuda a su director.

• INICIACIÓN

Proceso básico de la dirección de los proyectos durante el cual se decide y autoriza el comienzo del proyecto.

Normalmente, para trabajos de una cierta importancia, se celebra una reunión de lanzamiento.

• LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES

Tabla que contiene las actividades pendientes de realizar conteniendo: código de identificación, fecha, descripción, responsable y fecha de realización.

• MATRIZ DE CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO

Tabla que contiene los riesgos que se pueden presentar en un proyecto evaluando su impacto económico, la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos y, como consecuencia, su valor probable, producto de los valores anteriores.

• MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Tabla de doble entrada en la que se relacionan los responsables y las funciones de un proyecto. Trata de asegurar que cada elemento del alcance del proyecto se asigna a un responsable.

Las funciones están ubicadas en los paquetes de trabajo, por lo que puede establecerse, también, la correspondencia de éstos con los responsables.

• MICROMANAGEMENT

Forma de dirección en la que se trabaja tan al detalle en los problemas que surgen que acaba realizándolos uno mismo en lugar de dirigiéndolos.

Suele practicarse por personas muy especializadas, desconfiadas con el trabajo de los demás o agónicas en su trabajo.

• PAQUETE DE TRABAJO

Unidad más pequeña en la que se puede dividir un proyecto, de tal manera que el mismo se pueda gestionar razonablemente de una forma independiente, como si fuera un pequeño proyecto; constatar el hecho de que para cada realizador de un paquete, éste constituye su proyecto.

• PLAN DE PROYECTO

Es una especie de “biblia” del proyecto en el que deben estar incluidas las contestaciones a cualquier pregunta que se pueda presentar durant5e su desarrollo, relativas a cómo hay que actuar en determinadas circunstancias.

Debe incluir la descripción de todas las restricciones y riesgos que puede presentar el proyecto, en definitiva las hipótesis en las que está basado, así como la forma en que se va a documentar el progreso del propio plan y cómo se va a informar de ello.

• PLAN DE PUNTOS DE INSPECCIÓN

Plan en el que quedan reflejadas las diferentes inspecciones a realizar para un determinado suministro en el proyecto indicado, como mínimo, la empresa a inspecciona , el objeto de la inspección, la fecha y el tipo de ensayo.

• PLANIFICACIÓN

Proceso básico de la dirección de los proyectos en virtud del cual se ubican en el tiempo las actividades necesarias para desarrollar un proyecto, incluyendo para cada una lo que sea de aplicación de: duración, fecha de comienzo obligada, fecha de terminación obligada, restricciones genéricas o particulares que pueda tener, detección de los trabajos del proyecto que no pueden realizarse sin que finalice.

• PROGRAMACIÓN DE REFERENCIA

Intermedia entre la de tiempos más tempranos y más tardíos, que se obtiene al tener en cuenta las restricciones de recursos, personas y medios materiales, que tiene el proyecto.

Como su nombre indica sirve de referente para realizar el control de las actividades, sean propias o ajenas.

• REALIZACIÓN

Proceso básico de3 la dirección de los proyectos durante el cual se coordinan todos los esfuerzos necesarios para cumplir las previsiones de la planificación.

• REUNIONES DE OPERACIONES

Foro en el que se pueden tratar los problemas de los proyectos, en particular aquellos que aparecen cuando un proyecto entra en conflicto con otros.

Asisten los directores de proyecto de la empresa que puedan tener interferencias entre sí. Suelen ser mensuales. Las convoca el director de operaciones, quien dice los que tienen que asistir.

• RIESGO

Condición o evento incierto que, si ocurre, tiene un efecto (negativo o positivo) en los objetivos del proyecto.

• SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Base de datos de una empresa en la que se recogen sus conocimientos: explícitos, a través de los documentos generados en los proyectos, e implícitos, o tácitos, que los tienen las personas y que necesitan de una elaboración adecuada para incorporarlos al sistema.

• UMBRAL

Valor predeterminado para un indicador de control de la gestión del proyecto. Pueden establecerse distintos grados de severidad.

• VALOR GANADO

Cantidad de proyecto realizada a una determinada fecha.

Equivale al valor previsto para el trabajo realizado en el proyecto en ese momento.