Por que en la 5ta y ultima edicin del PMBOK se incorpora la Gestion de Interesados?El rea describe el trabajo que debe hacer el Gerente de Proyecto para involucrar y comprometer a los interesados en las decisiones clave y actividades del proyecto.Surge de la necesidad identificada por el Project Management Institute (PMI) de segregar la Gestin de los interesados de la Gestin de Comunicaciones.

Segn describe la nueva gua del PMBOK en su apendice X1 , se consideraron tres razones para hacer este cambio:

Eliminar la confusin existente entre los procesos de distribuir informacin y reportar desempeo, as como cierta redundancia de los mismos con los procesos de controlar alcance, tiempo y cronograma. Dar mayor foco a la Planificacin de las Comunicaciones basada en la identificacin de necesidades de comunicacin, la recoleccin y distribucin de informacin, as como el monitoreo de las comunicaciones para asegurar la eficiencia. Expandir el conocimiento y describir en detalle las actividades realizadas para Gestionar las necesidades de los interesados. La descripcin no se limita a la identificacin y gestin de las necesidades (como en la cuarta edicin), sino que adems se describe como mantener un dialogo continuo con los interesados, gestionar los asuntos (issues) y asegurar el grado de participacin necesario en el proyecto.

ElPMIha decidido hacer este cambio al reconocer que la Gestin de Comunicaciones y Gestin de interesados son reas distintas, que deben ser tratadas por separado, y que ambas contribuyen con el xito de los proyectos.Cmo realizar la Gestin de Interesados?

Planificar la gestin de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados y el mantenimiento de las relaciones con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se basa en el anlisis de sus expectativas, intereses y el posible impacto de los interesados en el xito del proyecto. Tambin se ocupa de mantener un dilogo fluido y continuo con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, resolver los problemas conforme ocurran y promover su implicacin activa en las decisiones y actividades del proyecto.

Cmo pueden clasificarse los interesados de un proyecto?Es imperativo identificar a todas las personas y organizaciones que sern impactadas por el proyecto y posteriormente documentar la informacin relevante respecto a sus intereses, participacin e impactos sobre el xito del proyecto.Analizar a los interesados ayuda a definir el lugar para cada stakeholder, as como sus funciones. El anlisis de stakeholders es una herramienta de modelo de clasificacin que ayuda identificar y determinar el impacto o apoyo que cada stakeholder podra generar y entonces es utilizado para clasificar a stos y as precisar la informacin para la Estrategia de Administracin de los Stakeholders.A continuacin revisaremos la clasificacin del desempeo de los stakeholders en grupos internos o externos y los papeles que juegan dentro de un proyecto.Stakeholders internos:La mayora de los stakeholders claves son personas que laboran dentro de la organizacin sobre la cual se va a desarrollar el proyecto. En este grupo encontramos: Clientes internos:Normalmente son personas para quienes el project manager est haciendo el trabajo y tienen una necesidad particular en que el proyecto pueda ser dirigido a feliz trmino. A menudo, los clientes internos pagan por el proyecto y por lo tanto reciben impactos en sus negocios a partir de los entregables del proyecto. Patrocinador del proyecto:Normalmente, no es una posicin especfica dentro de la organizacin, ms bien es un rol jugado en un proyecto. El papel del patrocinador es tpicamente un representante de alta jerarqua quien tiene un gran inters en los resultados del proyecto. Este rol puede ser invalorable para el project manager cuando enfrenta problemas o asuntos que van ms all de su mbito de influencia. El sponsor puede facilitar decisiones y contribuir con la asignacin de recursos. Un patrocinador puede ser un miembro de la direccin quien tiene un inters en el xito o fracaso en el proyecto. Hay que describirles sus roles, as como las expectativas del administrador del proyecto. Despus de todo, la direccin de la empresa debera estar muy dispuesta a contribuir con el xito. Equipo central del proyecto:Generalmente estn ligados cercanamente para hacer el trabajo. En la mayora de los casos el equipo principal es un grupo relativamente pequeo compuesto a partir de diferentes departamentos de trabajos necesarios para completar el proyecto. Proveedores de recursos funcionales:Asegurar los recursos puede depender del tipo de estructura de la organizacin que requiere el proyecto. En los proyectos se debe solicitar recursos de otros departamentos, pidindoselos al gerente funcional adecuado. Supervisor del administrador de proyectos:Simplemente es el jefe del project manager y tiene un gran inters en el xito del proyecto. El lder del proyecto debe mantenerlo informado en todo momento y protegerlo para que no reciba sorpresas desagradables. Diferentes grupos de apoyo:Esos grupos existen dentro de la organizacin y son los relativos a la parte legal, contabilidad, procesamiento de datos y recursos humanos de la empresa. El papel de stos hacia el proyecto es ms de apoyo que trabajo activo, dependiendo de las necesidades especficas del proyecto. Aqu hay que considerar si uno de eso grupos debera tener un representante en las reuniones del equipo principal.Stakeholders externos:Los de este grupo tienen inters intrnseco en el proyecto, aunque no formen parte de la organizacin. En este grupo encontramos: Clientes externos:Se caracterizan tpicamente por los contratos. Grupos de usuarios:Se debe considerar a los grupos de usuarios si el proyecto desarrolla o fabrica un producto que ser comercializado y vendido a los consumidores. El lder del proyecto puede consultar al stakeholder externo acerca de gustos, desagrados, preferencias y elecciones que tal vez su estrategia de marketing ha asilado para el futuro o para un producto producido similarmente. Proveedores:El proyecto puede requerir materiales que deben ser conseguidos a partir de compaas externas. El project manager debe utilizar la lista de proveedores principales en el caso de que la empresa tenga una. Contratistas y consultores:Al igual que ocurre con los materiales, los cuales son adquiridos a proveedores, el lder del proyecto tambin puede utilizar tanto a contratistas como consultores para realizar ciertas labores o requerir de algunos servicios. En este caso es recomendable usar un criterio basado en el desempeo y un registro verificable al momento de seleccionar a estos stakeholders.Cite un ejemplo prctico de un proyecto en riesgo en Venezuela o cualquier parte del mundo, a causa de no considerar la Gestin de Interesados

En la construccin de una sede Empresarial, el equipo del proyecto no tuvo una buena gestin de comunicacin con los interesados internos, por lo que a nivel estructural y arquitectnico no se cumplieron las metas establecidas, lo cual tuvo un impacto tanto en el alcance como en el costo del proyecto.Qu relacin existe entre la Gestin de Interesados y la Gestin de Comunicaciones?

Tanto la Gestin de Interesados como la Gestin de comunicaciones, se relacionan entre s para establecer las bases tempranas dirigidas a la posterior planificacin, ejecucin, as como monitoreo y control de la informacin y comunicacin del proyecto, para alcanzar el xito en ste.