Gestión de Los Interesados y Planificación Parte 2 2014

UNIVERSIDAD TCNICA FEDERICO SANTA MARA

PDP Bsico BancoEstado

Programa Direccin de Proyectos para Lderes de

Desarrollo de la Gerencia de Sistemas

Gestin de los Interesados y Planificacin

v 2014- Sergio Mura



Objetivos del curso

Identificar los interesados y sus relaciones y valorizar sus

influencias en un proyecto.

Analizar la relacin de los interesados con la planificacin

del proyecto/iniciativa

Valorizar la gestin de las comunicaciones con los

interesados

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Gestin de los Interesados y Planificacin

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Agenda

1. Marco Referencia

2. Gestin de los Interesados

3. Planificacin

1. Alcance,

2. Tiempo

3. Costo

4. Reflexiones



Gestin de los Interesados y Planificacin Agenda

1. Marco Referencia

2. Gestin de los Interesados

3. Planificacin Alcance, Tiempo y Costo

4. Reflexiones

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Es la definicin clara y precisa de objetivos (y las actividades que se ejecutarn para lograrlos),

de manera que se logre una meta final

Proceso Planificacin

Responder a qu, cmo, cundo, dnde, con quin, con qu, cunto, etc.

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Para qu planificamos?

Para minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que

rodea al mundo de los negocios y definiendo las

consecuencias de una accin administrativa determinada

Para elevar el nivel de xito organizacional durante la

ejecucin de los proyectos

Para coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las

organizaciones

Para definir como se ejecuta, se supervisa y controla y se cierra

el proyecto

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PDP Bsico BancoEstado 7

10 reas de Conocimiento

5 Grupos de Proceso

Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5th Ed



Es el ms importante de todos los grupos de procesos

Tiempo de dedicacin proporcional al alcance del proyecto y a la complejidad del mismo

Es una actividad continua que parte con los conceptos iniciales hasta la entrega del producto. Los planes deben ser revisados regularmente a medida que se cuenta con ms informacin.

La Planificacin

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El Plan: Gua la ejecucin y control del proyecto; define

referencias para evaluar el avance y cumplimiento del proyecto

El lder del proyecto es el responsable de: Armarlo y validarlo. Difundirlo y ejecutarlo. Actualizarlo y re-difundirlo

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La Planificacin



Interaccin entre los Procesos de Planificacin

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Desarrollar

Plan de

Gestin

Definir Actividades

EstimarDuraciones

Desarrollar Cronograma

Recopilar

Requisitos

Definir el

Alcance

Crear la EDT

(WBS)

Secuenciar Actividades

Estimar Recursos

Planificar Gestin de:

Costos

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Alcance

Tiempo

Plan de Gestin Interesados

RegistroInteresados



Asegurar que el proyecto incluya: TODO el trabajo necesario y SOLAMENTE el trabajo

necesario para completar el proyecto con xito

Consideraciones:

Gestionar el alcance implica definir y controlar queest y que no est incluido en el proyecto.

Sin una adecuada Gestin del Alcance, el riesgo deno cumplir los plazos y presupuestos se incrementasignificativamente.

Qu es la Gestin del Alcance del proyecto?

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Solucin:PRODUCTO

OSERVICIO

Caractersticasy

funcionesTrabajo

requerido

ALCANCEDEL

PRODUCTO

ALCANCEDEL

PROYECTO

PROYECTOPRODUCTO

Qu es el Alcance del Proyecto?

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Gestin del Alcance

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Significa:

Asegurarse de que se est realizando el trabajo requerido.

Impedir que se ample el alcance sin un sistema de control de

cambios.

Asegurarse de que los cambios en el alcance concuerden con

lo especificado en el Acta de Constitucin del proyecto.

Definir y controlar lo que est incluido y lo que no est

incluido en el proyecto.

Prevenir el trabajo extra.



Procesos :

Planificar la Gestin del Alcance Recopilar Requisitos Definir Alcance Crear Estructura de Divisin del Trabajo (EDT) Verificar el Alcance y Controlar el Alcance

Gestin del Alcance del proyecto

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Curso Control y Monitoreo de

Proyectos



Recopilar Requisitos: Entradas principales

Registro Interesado Plan de Gestin de Interesados Ficha Proyecto .

Gestin del Alcance del proyecto

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Alcance - Requisitos

El xito del proyecto est directamente influenciado por el

cuidado que se ponga en el levantamiento de requisitos del

producto y del proyecto.

Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas,

documentadas y cuantificadas, del cliente, el sponsor y otros

stakeholders.

Los requisitos deben ser identificados, evaluados y registrados

con suficiente detalle como para ser medidos una vez que

empiece la ejecucin del proyecto.

El plan de costos, cronograma y el plan de calidad se

sustentan en estos requisitos.



Alcance - Requisitos

Objetivos Necesidadesdel negocio

u oportunidad

RequisitosFuncionales

Caractersticas y funciones del productoDescripcin del entorno:

o Organizacino Procesos de negocio

Requisitosde Calidad

Criterios de Aceptacin

Impacto

En Otras reasEn Otras Entidades

RequisitosNo Funcionales

Niveles de ServicioRendimientoSeguridadPrivacidadRegulacionesOtros

Soporte y Capacitacin

Limitaciones actualesJustificacin del proyecto

Del negocioDel proyecto

Trazabilidad

Textual o con

modelos

Supuestos y

restricciones

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Identificador

Descripcin

Justificacin

Requirente

Fuente

Prioridad

VersinEstado (Activo, cancelado, diferido, aprobado)Fechas (requerido, completado)Otros

Salidas del proceso

Recopilar Requisitos

Documentacin de Requisitos

Matriz de trazabilidad Tabla que vincula requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Describe los requisitos individuales para satisfacer las necesidades del negocio con el proyecto



Recopilar Requisitos

Qu cosas se pueden hacer para obtener esas salidas:

Entrevistas Focus Group Cuestionarios y

encuestas Prototipos Anlisis de Documentos Diagramas de contexto Otros ..



Anlisis

En GSIS de BancoEstado cmo

recopilan requisitos?

En sus proyectos:

Estn los requisitos de todos

los interesados?

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Gestin del Alcance

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Se define alcance del proyecto considerando los requisitos que sern considerado y los

que quedarn excluidos siendo explcitos en algunos casos

Puede ser altamente iterativo

Chequear que en cronograma estn todos

los entregables y actividades para cumplir

sus requisitos

Definir Alcance

...


Recopilar requisitos

CrearEDT



Se requiere:

Definir las Actividades - Identificar las actividades especificas para desarrollar los entregables definidos

Secuenciar las Actividades - Identificar y documentar las interrelaciones y dependencias entre actividades

Estimar los Recursos de las Actividades - Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos y suministros necesarios para cada actividad

Estimar la Duracin de las Actividades - Establecer periodos laborables) necesario para cada actividad

Desarrollar el Cronograma - Analizar las secuencias, duraciones y recursos necesarios y restricciones, creando el modelo de programacin

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Desarrollo del cronograma



Lista de Actividades (Uso de Plantillas)Atributos de Actividades: Nombre y descripcin de la actividad Producto o entregable Requerimiento de recursos Dependencias (pre requisitos) Responsable(organizacin y persona) Costo Restricciones Comentarios

Lista de Hitos

Definir actividades

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Identificar y documentar las relaciones lgicas (dependencias) entrelas actividades del cronograma

Pueden incluir adelantos o atrasos, identificar holguras Debe conducir a un programa realista y alcanzable Puede ser realizado manualmente o con la ayuda de software Identificar ruta crtica

El principal resultado del proceso es: Diagrama de red del cronograma.

Las dependencias pueden ser:

Obligatorias: la naturaleza del trabajo dicta el orden de ejecucin de las actividades

Discrecionales: son definidas por el equipo de proyecto y se basan en la experiencia y mejores prcticas

Externas: una actividad que no pertenece al proyecto lo impacta

Secuenciar actividades

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Fallas en la estimacin

Enfoque Optimista o de SUPERMAN No considerar la distribucin del tiempo de los realizadores Supuestos: las personas dedican el 100% de su tiempo en la oficina

al trabajo Experiencia y habilidades del realizador y del planificador La productividad no es proporcional al nmero de personas

trabajando en una tarea Falta de o mala definicin de las tareas Lo inesperado siempre ocurre (Ley de Murphy). En la planificacin

siempre hay que considerar contingencias

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Estimar la Duracin de las Actividades



Es una tarea de elaboracin progresiva referidatambin como planificacin gradual, a travs deltiempo (Rolling wave) y depende: La calidad de los datos La disponibilidad de la informacin Calendario de los recursos Disponibilidad de los involucrados

Impacto de los Factores ambientales (cultura y estructuraorganizacional)

Informacin histrica Reservas para contingencias

Estimar la Duracin de las Actividades

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Estimar cules recursos (personas, equipos, materiales, etc.), en qu cantidad y cundo se requerirn para realizar

las actividades del proyecto

Estimar recursos de actividades

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Equipos?

Materiales?

Subcontrato?

HH?




Desarrollo del cronograma significa determinar las fechasde inicio y de trmino de las actividades del proyecto y delproyecto como un todo.

Si las fechas de inicio y trmino no son realistas, probablemente elproyecto no ser completado como est programado.

El proceso de desarrollo del programa es iterativo, especialmenterelacionado con las actividades de estimacin de duracin de lasactividades y de costo.

El principal resultado del proceso es: Cronograma del proyecto,Lnea base del cronograma




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El principal resultado del proceso es:

Cronograma del proyecto, la lnea base del

cronograma, datos del modelo del cronograma

La lnea base del cronograma es una versin

determinada del cronograma, la que est aceptada

y aprobada por los miembros del equipo del

proyecto



Tcnicas de Compresin del cronograma

Para reducir la duracin del cronograma, sin afectar el alcance del proyecto.

Fast Tracking (ejecucin rpida): Las actividades se realizan en paralelo en vez de en serie.

Crashing (intensificacin): Agregar recursos a una actividad para reducir su duracin. Implica aumento del costo del proyecto.

Ambas introducen riesgos al proyecto Permiten negociar con el cliente y el sponsor




Anlisis

Revisemos y comentemos Gantt

de los Proyectos en BancoEstado

Cmo desarrollo el Cronograma

del Proyecto?

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Trabajar sobre el cronograma considerando interesados, requisitos y revisando actividades,

secuencias, tiempo y Ruta crtica

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