La Gestión del Conocimiento en la

Organización

Diana Arroyo

Sofhía Aldaz

Gabriela Flores

Katya Gordillo

Quito, Marzo 2012

B. La Gestión del Conocimiento en la Organización, trabajo en equipo

  

Para el desarrollo de este plan, se considerará a una empresa ecuatoriana de auditoría financiera y de gestión. El objetivo principal del desarrollo de un plan de Gestión del Conocimiento para esta empresa será el de aprovechar el conocimiento que desarrolla un auditor al efectuar el trabajo en un cliente con un determinado problema y aplicarlo de esta manera en un problema similar de otro cliente por los otros auditores, además de conocer ciertos procesos que hicieron más efectiva una auditoría; todo este conocimiento será transmitido mediante herramientas web 2.0. El plan será desarrollo en base a la siguiente bibliografía: Soto Balbón MA, Barrios Fernández NM. Gestión del conocimiento. Parte II. Modelo de gestión por procesos . Acimed 2006;14(1). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_3_06/aci05306.htm. Consultado: 05/feb/2012. 

Aplicación de Nuevas Tecnologías

En la mencionada bibliografía se propone realizar un plan en base a los siguientes procesos:

Diagnóstico Diseño Implementación

Evaluación

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1. PROCESO DE DIAGNOSTICO

En esta etapa es importante realizar:

Un análisis de la situación actual para identificar cual es el rol que desempeña el conocimiento, sus fuentes y uso.

en nuestro caso práctico sabemos que el conocimiento de los auditores proviene por una continua experiencia en el desarrollo de problemas de los clientes y que es vital para la resolución de los mismos.

Establecer una definición práctica de lo que la organización entiende por conocimiento.

Para esta empresa, debería impartirse el siguiente concepto: Gestión de conocimiento es “La tarea de reconocer un activo humano enterrado en las mentes de la personas y convertirlo en un activo empresarial al que puedan acceder y que pueda ser utilizado por un mayor número de personas, de cuyas decisiones depende la empresa.” Marshall, Prusak y Shpilberg.

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Establecer la posición estratégica actual. En este parte del proceso es importante determinar el crecimiento de

la empresa y su participación en el mercado, tomando en cuenta en donde se encuentra y hacia donde quiere ir.

  Análisis de recursos y requerimientos. Se debe analizar los recursos físicos, humanos, financieros,

tecnológicos necesarios para efectuar un KM. A su vez se debe determinar los requerimientos funcionales para la implementación del proyecto.

2. PROCESO DE DISEÑO Desarrollo de la estrategia de conocimiento.

El recurso fundamental con el que cuenta la empresa, es la capacidad de análisis de problemas financieros o de gestión que desarrollan los auditores, sobre lo cual partimos para desarrollar una estrategia a largo plazo determinando lo que la empresa sabe y lo que puede hacer, y lo que debería saber y debería hacer.

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 Definición de meta estratégica. La meta debe ser elaborada por los participantes del plan

considerando que la meta debe ser real, específica, medible y en un marco determinado del tiempo.

Diseño de arquitectura de conocimiento. Se requiere inversión de tecnología, software y hardware para

la implementación de la estrategia.

A continuación se presenta un esquema de arquitectura, la cual facilita el desarrollo del plan informático.

Tomado de la página http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/apavez/zip/apavez.pdf Consultado: 05/feb/2012

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DESARROLLO DEL PLAN INFORMATICO:

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La Gestión del conocimiento abarca el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte del personal de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor, donde:

Detectar: Es el proceso de ubicar modelos cognitivos y activos tanto de pensamiento y acción de valor para la Empresa, el cual se enfoca en las personas. Los empleados, de acuerdo a sus capacidades cognitivas (modelos mentales, visión sistémica, etc.), son quienes determinan las nuevas fuentes de conocimiento de acción.

Seleccionar: Es el proceso de selección y evaluación del modelo en torno a un criterio de interés, los cuales pueden estar basados en criterios organizacionales, comunales o individuales y estar divididos en tres grandes grupos: Interés, Práctica y Acción.

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Organizar: Es el proceso de almacenar la representación explícita del modelo de la información en forma estructurada.

Filtrar: Después de estar organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas automatizadas en torno a motores de búsquedas, las cuales se basarán en estructuras de acceso simples y complejas como mapas de conocimientos y portales de conocimiento.

Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana. En el caso que la comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deben cumplir todas las condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicación.

Usar: Es de mucha importancia aplicar el uso del conocimiento frente al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación.

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Creación del clima organizacional. Para la creación de un clima laboral adecuado que trabaje en

apoyo al plan realizado, es necesario transmitir a las personas involucradas los beneficios que esto proporcionará junto con los objetivos, las estrategias y los resultados que se esperan obtener.

 3. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Ejecución de los planes desarrollados. Cada uno de los planes propuestos conforme los objetivos y

metas se deben ejecutar, para ello se tendrá como opción de uso CMS como los siguientes:o Drupalo E107o Joomlao Xoopso Bloggero WordPress

 

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Revisión de la estrategia. Revisión en forma periódica a las metas, objetivos y planes

desarrollados en base a la estrategia.

4. PROCESO DE EVALUACIÓN Aplicación de mediciones. Las mediciones son: cuantitativas, cualitativas y observación. Interpretación de resultados.

Procesamiento y análisis de los datos obtenidos para determinar la información para la que se ha creado el indicador.

Tomando en cuenta la sensibilidad y la confidencialidad del proceso de Gestión del Conocimiento, y de que la información que se maneja es parte del capital intangible de la organización; se conoce que generalmente las organizaciones mantienen una Intranet que permite compartir información y recursos entre los distintos usuarios de la misma.

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Permite asimismo mantener bases de información sobre la empresa y su desarrollo histórico, proveedores, planes futuros y datos sobre los empleados que incluyen en algunos casos hasta imágenes personales. Permite la interconexión entre distintas localidades y facilita la gestión de proyectos.

Es por esto que consideramos de vital importancia los lineamientos y procedimientos de seguridad que se tengan sobre las mismas. Las Intranet, son vulnerables a ataques de Hackers o quienes quisieran sacar ventaja de la información acumulada.

Para proteger la información en una empresa donde exista una conexión con la red pública se utilizan estrategias de firewalls, routers, software de firewall, antispyware, detección de intrusos, etc. y el objetivo final será de proteger la red local, el sistema de mensajería y la información de la empresa.

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MEDIDAS DE SEGURIDAD SUGERIDAS:

Encriptación y contraseñas para validar a los usuarios y control de acceso.

Herramientas de software para evitar virus, bloquear sitios y controlar tráfico. Ejecutar programas antivirus desde los terminales individuales.

Mantener sistemas de Respaldo, como son cintas, DVD y Disco óptico, cuyo almacenamiento se lo realice en sitios alternos.

Uso de “Firewall”, que son equipos físicos que protegen el acceso a la red local de Hackers o individuos externos a la red local.

Establecer políticas de seguridad a nivel corporativo. Identificar los activos de información.

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LOS OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Los objetivos que han dado base a la Gestión del conocimiento son:

Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.

Implantar estrategias orientadas al conocimiento. Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la generación

y utilización del conocimiento. Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.

Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.

Reducir los costos asociados a la repetición de errores.

Es necesario comprender cuál es el proceso asociado a la Gestión del conocimiento y cómo este proceso establece las características de cada proyecto de Gestión del conocimiento a las Empresas analizadas.

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Realizar un análisis de riesgos, el cual determinará las amenazas y vulnerabilidades de los activos de información previamente inventariados.

Selección de controles. Determinar, bajo el principio de proporcionalidad, las

medidas correctoras a adoptar para paliar las deficiencias o anomalías detectadas.

Generar la documentación: Política de Seguridad, procedimientos básicos de gestión de la seguridad de la información, protocolos de actuación.

Fuente de consulta:

http:/www.degerencia.com/articulo/como_proteger_la intranet_de_mi_empresa.Consultado: 13-febrero-2012