Gestión Documental basada en la Digitalización

Los Sistemas Documentales cumplen una función cada día más importante y vital

en todo de tipo de organización.

Las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma

frecuente la información archivada.

Mejoramos la gestión de documentos, aumenta la rapidez en los procesos de consulta, revisión y actualización para su

análisis inmediato

Gestión Documental basada en la Digitalización

La selección de los documentos es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la información pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al

sistema.

Son documentos digitales aquellos en los cuales la

información está registrada en formato electrónico, sobre un

soporte electrónico, y que requiere de dispositivos

informáticos para la consulta.

Gestión Documental basada en la Digitalización

Los principales objetivos del Proyecto son:Modernizar y optimizar la gestión documental.

Homogenizar y unificar los procesos de digitalización de documentos iniciados en las diferentes Dependencias de la

organización.

Mejorar la capacidad de gestión administrativa y de planeamiento estratégico.

Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en ésta materia.

Implantar progresivamente un Sistema de Trámite Documentario con un sistema adecuado a la naturaleza de los procesos de

gestión documental.

Gestión Documental basada en la Digitalización

Gestión Documental basada en la Digitalización

Los beneficios que se derivan de la implantación de una solución documental de digitalización:

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorroDe una forma sencilla, la organización tiene acceso

instantáneo a toda la documentación necesariapara su actividad de negocio,

Uso racional de los recursosLa gestión documental facilita que la información

se  comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como

consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos

archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos.

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Las publicaciones electrónicas nos permite además salvaguardar colecciones originales del deterioro

físico, daños materiales, o extravíos, característicos de los documentos tradicionales.

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