Gestión documental con SharePoint

Automatización del Proceso de Publicación Documental

Haarón GonzalezConsultor Independiente en .NET y SharePointhttp://msmvps.com/blogs/haarongonzalez haarongo@prodigy.net.mx

Microsoft MVP, MCT, MCAD, MCTS

Necesidades

Automatizar el proceso de elaboración de procedimientos

Estructurar la documentación empresarial de acuerdo a procesos empresariales

Agilizar los tiempos de revisión y autorización de documentos

Medir el uso y aplicación de los procedimientos

Solución a necesidades

Categorización ágil de los documentos empresariales

Seguimiento del proceso de elaboración, revisión y aprobación

Facilidad de acceso y operación

¿Como? Uso de formatos con InfoPath 2007 Flujo de trabajo de SharePoint para la

aprobación de un documento con envíos de notificaciones por correo electrónico

Tablero de control del estado de aprobación de un documento

Integracion completa con Microsoft Office 2007

DemostraciónUn gerente o jefe de área «Solicitante» solicita la creación de un procedimiento para su departamento especificando

la información general del mismo y asignando a un responsable «Persona Asignada» interno para su gestión

Solicita la creación, modificación, eliminación o

suspensión de un procedimiento

Solicitante

Organización y Métodos asigna un líder y notifica

a persona asignada y solicitante

Líder de Proyecto revisa e inicia el análisis

Persona Asignada

Poner solicitud en análisis

Solicitante

DemostraciónUn encargado del área de procedimientos «Líder de

Proyecto» atiende la solicitud y colabora con el solicitante y la persona asignada en recabar la información necesaria

para crear la versión borrador del documento

Persona Asignada

Nueva Modificación Suspensión Eliminación

Líder de Proyectoanaliza la información adjunta a la solicitud

Líder de Proyectoanaliza la información adjunta a la solicitud

Obtiene copia de la versión publicada

actualmente

¿falta informa

ción?

Poner solicitud en generar borrador

Se genera borrador acorde al estándar

Líder de Proyectoingresa contenido del procedimiento en el

documento

NO

Solicitar mas información

SI

¿ Ya se envió la

información?

SI

1

A

DemostraciónEl “Líder de Proyecto” somete a

autorización el documento borrador

Somete a Aprobación

Líder de Proyectotermina el procedimiento

borrador

¿esta de acuerdo

?

1 A

involucrados involucrado

Aprueba

Líder modifica procedimiento

SI

Dar comentarios y sugerencias

NO

¿se requiere reunión

?

NO

SI

Involucrados se reúnen

¿hubo respuest

a de todos?

¿Es eliminac

ión o suspensi

ón?

SI

Se elimina y se manda al histórico

SI

Se libera el documento borrador

y notifican

NO

Involucrados

NO

DemostraciónUna vez autorizado el procedimiento el responsable del área de procedimientos prepara y aplica la seguridad al

documento para proceder a publicarlo en la Intranet

Accede al sitio de “Gerencia de

Organización y Métodos”

Subsitio de “Procedimiento 001”

Subsitio de “Procedimiento 002”

Subsitio de “Procedimiento 003”

Subsitio de “Procedimiento 004”

Subsitio de “Procedimiento 005”

Procedimiento en Formato XPS

Flujo del Procedimiento

Formulario del Procedimiento

Tablero de Control

Usuario Final

Costo beneficio El costo en tiempos de autorización de un

procedimiento no automatizado es de 21 días• Gestión de aprobadores• Identificación de cuellos de botella

El costo en tiempos de autorización de un procedimiento automatizado es de 4 días• Reglas de escalamiento • Facilidad de uso e información accesible todo el

tiempo• Consolidación del contenido

Costo Incluye consultoría e implementación No incluye plataforma o

licenciamiento de Software Microsoft

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