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GESTION EN EL
PROCESO DEFACTURACION
MINISTERIO DE SALUD
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1.- FACTURACION
DEFINICIONES
ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER ENCUENTA
COMO FACTURAR :
TIPOS DE USUARIOS
TIPOS DE EMPRESAS
TIPOS DE SERVICIOS
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QUE ES FACTURARDADAS LAS CARACTERISTICAS DEL SGSSS, LOS
HOSPITALES ESE DEBEN REALIZAR UN REGISTROSISTEMTICO E INDIVIDUAL DE LOSSPROCEDIMIENTOS REALIZADOS Y SERVICIOSPRESTADOS A CADA USUARIO, LIQUIDARLOS A LASTARIFAS ESTABLECIDAS POR EL CNSSS Y REALIZAR
EL COBRO A LAS INSTANCIAS PERTINENTES.
FACTURA DE VENTA
SE ENTIENDE COMO FACTURA EL DOCUMENTO QUESOPORTA UNA TRANSACCIN DE VENTA DE BIENES OPRESTACIN DE SERVICIOS.
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REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA
SE DEBE EXPEDIR LA FACTURA CON EL LLENO DE LOS SIGUIENTES REQUISITOS >
1. ESTAR DENOMINADA EXPRESAMENTE COMO FACTURA DE VENTA
2. APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON - NIT DEL VENDEDOR O DE QUIENPRESTA DEL SERVICIO.
3. LLEVAR UN NUMERO QUE CORRESPONDA A UN SISTEMA DE NUMERACIONCONSECUTIVA DE FACTURAS DE VENTA.
4. FECHA DE EXPEDICIN
5. DESCRIPCION ESPECIFICA O GENERICA DE LOS ARTICULOS VENDIDOS OSERVICIOS PRESTADOS.
6. VALOR TOTAL DE LA OPERACIN
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AL MOMENTO DE LA EXPEDICIN DE LA FACTURA CUANDO SEA PORTALONARIO LOS REQUISITOS DE LOS LITERALES 1, 2, 4, Y 8 DEBERN
ESTAR PREVIAMENTE IMPRESOS A TRAVS DE MEDIOS LITOGRFICOS,TIPOGRFICOS O DE TCNICAS INDUSTRIALES DE CARCTER SIMILAR.
CUANDO SE UTILICE UN SISTEMA DE FACTURACIN POR COMPUTADOR O MAQUINASREGISTRADORAS, CON LA IMPRESIN EFECTUADA POR TALES MEDIOS SE ENTIENDELOS REQUISISTOS DE IMPRESIN PREVIA. NUMERACION CONSECUTIVA.
FACTURA POR COMPUTADOR
CUMPLIR LOS REQUISITOS EL SOFTWARE DEBE ASOCIAR LA IDENTIFICACIN DEL ARTCULO O SERVICIO ALA TARIFA DEL IMPUESTO A LAS VENTAS CORRESPONDIENTE.
EXPEDICION DE LAS FACTURAS
ENTREGA DEL ORIGINAL CON EL LLENO DE LOS REQUISISTOS.
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NUMERACION CONSECUTIVA
UN NUMERO QUE CORRESPONDA AL SISTEMA DE NUMERACIN
CONSECUTIVA .
SE DEBE REALIZAR LA INDICANDO DE LOS RANGOSCONSECUTIVOS O EL PREFIJO O SERIE ALFABETICA NUMERICAO ALFANUMERICA ESCOGIDA PARA SU DIFERENCIACION POR
TIPO DE FACTURA Y MANTENER A DISPOSICIN DE LADIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, UNREGISTRO EN EL CUAL CONSTE LA FORMAY DISTRIBUCIN DE LA FACTURACIN..
UTILIZACIN DE MAS DE UNA HOJA DE FACTURA O TALONARIO DEPAPEL.
SOLICITUDDE AUTORIZACION
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TIPOS DE USUARIOS
TIPO DEUSUARIO REGIMEN EMPRESA
CLASIFICAC.ESPECIFICA
QUE PAGAEL USUARIO
AFILIADO
NOAFILIADO
CONTRIBUTIVOE.P.S. AFIL. BENEFICIA.
AFIL. COTIZANTE
CUOTAS MOD. COPAGOS
COPAGO
SUBSIDIADO EPSS
E.P.S. - C.C.F.E.S.S.
NIVEL 0 SISBEN.
NIVEL 1 SISBEN.
NIVEL 2 SISBEN.
0 %
5%
10%
COPAGOS
VINCULADOS
PARTICULARES
D.D.S. D.L.S
CON SISBEN 1-2-3-
SIN SISBEN
5% - 10% - 30%
NEGOCIAR
100 %
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EMPRESAS VS PLANES DE BENEFICIOS
TIPO DUSUARIO REGIMENPLAN DEBENEFICIOS
AFILIADO
NOAFILIADO
CONTRIBUTIVO
SUBSIDIADO
VINCULADOS
PARTICULARES
POS
POS-S
OFERTAINTRAINSTITUCIONAL/POR CONVENIO
OFERTA
INTRAINSTITUCIONAL
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EVENTO EMPRESA
ACCIDENTETRANSITO
EVENTOCATASTROFICO
POBLACIONBENEF . P.A.B
POBLACIONATENCION INICIAL
URGENCIAS
TIPO DE EVENTO A SER ATENDIDO
QUIEN ?
ASEGURADORAY FOSIGA
FOSYGA
EL ESTADO ATRAVES DEMUNICIPIOS
SEGUN EL TIPO DEASEGURADORA O
RESPONSABLE
PAGO SERVICIOS
100%EMPRESAS
100%EMPRESAS
100%EMPRESAS
100%
EMPRESAS
TODO LO QUENECESITE
TODO LO QUENECESITE
RESOLUCION4288 - 96
TODO LO QUENECESITE
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MOMENTOS DE LA ATENCIN
Independientemente, del tipo de servicio querequiera el usuario por parte del Hospital E.S.E. siemprehabr una secuencia ordenada de actividades que sedesarrollan y que podran agruparse en tiempos diferentes:
La forma de definir los lmites entre uno Y otro momento, estadada por el tipo de servicio alrededor del respectivo centro deproduccin en los diferentes servicios asistenciales.
ADMITIR AL USUARIO
PRESTAR AL USUARIO LOSSERVICIOS ASISTENCIALES
EGRESAR AL USUARIO
PROMERMOMENTO
SEGUNDOMOMENTO
TERCER
MOMENTO
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MOMENTOS DE ATENCIN EN SALUD:
Admitir al UsuarioAdmitir al UsuarioPrestar ServiciosPrestar Servicios
CENTRO DECENTRO DEPRODUCCIONPRODUCCION
Egresar al UsuarioEgresar al Usuario
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1. ADMISION DEL USUARIO A LOSSERVICIOS
LA INSTITUCIN ACOGE AL USUARIO
LE GARANTIZA PLENA SATISFACCIN DE SUS
REQUERIMIENTOS Y CUMPLIMIENTO DE LOSREQUISITOS ADMINISTRATIVOS YASISTENCIALES
LO PREPARA PARA RECIBIR LOS SERVICIOS DE
SALUD
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ADMISIONES Y TRASLADO
Saludo de Bienvenida, momento deverdad importantsimo
Identificacin del paciente Ubicacin del paciente dentro del sistema
Chequeo de documentacin de ingreso
Apertura o Ubicacin de Historia Clnica
Coordinar la asignacin de citas
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SERVICIO
AMBULATORIO
SERVICIOURGENCIAS
SERVICIO
HOSPITALARIO
SERVICIO DEQUIROFANOS
SERVICIO DEAPOYO
DIAGNOSTICO
SERVICIO DESOPORTE
TERAPEUTICO
FLUJO DE LA DINMICA DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS
USUARIO
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MAPA DE LOS SERVICIOSAMBULATORIOS
PROCESOS SUBPROCESO CODIGO PRODUCTOS
1.1 Pr. Sr. CxEx. Medicina General CxEx por Mdico General
CxEx por Mdico Pediatra1.2 Pr. Sr. CxEx. Medicina Especialista
CxEx por Mdico Internista
1 PRESTAR
SERVICIOS
DE CX. EX.
1.3 Pr. Sr. CxEx. Otros Profesionales CxEx por Psicologa
Extraccin cuerpo extrao2.1 Pr Sr CxEx Px Dx Tx por MD Gral
Inmovilizacin
2.2 Pr Sr CxEx Px Dx Tx por Enfermera Cambio de Cateter
2 PRESTAR
SERV. PX.
DX. O TX.
2.3 Pr Sr CxEx Px Dx Tx por Md Ortop. Reduccin cadera fractura
Consulta prenatal3.1 Pr Sr Promocin y preven. GrupoGestantes Educacin
3.2 Pr Sr Promocin y preven. Grupo > 5
aosVacunacin
3 PRESTARSERV.
PROM. Y
PREV.
3.3 Pr Sr Promocin y preven. Grupo
HipertensosCharlas sobre hbitos
alimenticios
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PROCESOS PARA LA ATENCION DELUSUARIO
Entregar y Recibir Informacin del Usuario
Disponer los Registros Clnicos del Usuario
Programar la Atencin y Citar al Usuario
Facturar los Servicios a los Usuarios y Recaudar el
Pago Directo
Admitir al Usuario a la Hospitalizacin o a la
Observacin en Urgencias y Apertura Cuenta
Recepcin Usuario Centros de Produccin
Tramitar Salida y Orientar al Usuario
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USUARIO
AMBULATORIO
HOSPITALARIO
URGENCIAS
.INFORMAR
.PROGRAMAR
.REGISTRO
.CLINICO
.ASIGNAR CAMA
.ADMITIR/EGRESAR
U.A.U.
.REGISTRAR
.LIQUIDAR
.EMITIR FACTURA
.RECAUDAR
UNIDAD
FACTURACION
Consulta Externa
Promocin
Prevencin
Odontologa
Procedimientos
Ambulatorios
Ginecobstetri
cia
UCI
Pediatra
Lab. Clnico
Lab. Patologa
Imagenologa
Rehabilitacin
Banco SangreProcedimientos
Q. Electiva
Otras Unidades
Hospitalizacin
Soportes
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE FACTURACI N
EN LA PRESTACIN DE SERVICIOS
Quirrgicas
Medicina
Interna
REAS GERENCIALESUNIDAD FUNCIONAL FINANCIERA
UNIDADES PRODUCCIN Q. Ambulatoria
Q. Urgencias
Lab. Clnico
Lab. Patologa
Imagenologa
Banco Sangre
Rehabilitacin
Rehabilitacin
Banco SangreLab. Clnico
Lab. Patologa
Imagenologa
ServiciosBsicos
Servicios Complementarios
Observacin
Hospitalizacin
Partos
Consulta
Urgencia
Soportes
Soporte
InformacinGerencial/Operat.
Farmacia
Farmacia
Farmacia
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REGIMEN SUBSIDIADO
Decreto 2357 .Diciembre 29 de 1995 Por
medio del cual se reglamentan algunos aspectos delrgimen subsidiado del Sistema de Seguridad Socialen Salud
Acuerdo 72 CNSSS,Agosto 29 de 1996. Definicin del Plan deBeneficios del rgimen subsidiado (modifica y subroga 49 y62)
Acuerdo 74 CNSSS,Octubre 31 de 1997.Adiciones al plan debeneficios del rgimen subsidiado de las actividades,intervenciones y procedimientos de medicina fsica yrehabilitacin. Suministro de prtesis y rtesis -hernorrafias.
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Conceptos Tributarios y contables de la
Factura de Venta Fuente principal del registro Contable
Cumplir con los requerimientos de la DIAN
Numeracin de las facturas en consecutivo
Si es facturacin por computador debe ser
aprobado previamente por la DIAN
Numeracin aprobada por la DIAN (no aplica en
las ESES)
Conservar las facturas por un periodo mn 5 aos
El Recibo de Caja no reemplaza la factura
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RELACION DE
CUENTAS Consolidado de facturas por cliente
y contrato
Entrega de consolidados dentro de
los plazos definidos
Informes a Contabilidad y Carteray/o Tesorera
FACTURACION
SISTEMA DE INFORMACION HOSPITALARIO
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CAJA
NOMINA
CONTABI.
GENERAL
CONTABI.
COSTOS
PRESU-
PUESTOCARTERA
TESORE-
RIA
ESTADISTICA
FACTURACION
Almacn Farmacia Rx. Lab.Sala
CirugaSala
PartosUnidadRec.Nac
Urgen-cias
Etc.
SISTEMA DE INFORMACION HOSPITALARIO
INVENTARIO
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GRACIAS
POR SU
PARTICIPACION
SI UNO NO ESTA MEJORANDO
ESTA EMPEORANDO.
HAMMER
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GESTION EN EL
PROCESO DECARTERA
MINISTERIO DE SALUD
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CARTERA
DEFINICIONES COMO SE PREPRA Y QUE DEBE
CONTENER LA CUENTA DE COBRO
MECANISMOS DE CONTROL
COMO SE RECAUDA
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2 DEFINICIONES
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2.- DEFINICIONES
Qu es contabilizar cuentas?
Es el registro contable de las cuentas de cobroque son enviadas a las aseguradoras dando
origen a las cuentas por cobrar.
TesisJurdica:En materia tributaria, la cuenta de cobro, la cual
consolida el valor total de los servicios prestados, no
se considera como factura ni documento equivalenteo sustitutivo de la misma. ( Legislacin de Impuestos
y Aduanas Nacionales).
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EVENTOS CATASTROFICOS Y TERRORISTAS
Formato FOSGA -01. resolucin 1591 de 1.995
FOSGA 02
Certificacin de que el paciente est incluido en elcenso de vctimas. decreto 1283 de 1.996.
Cuando se trate de vctimas de eventos terroristas, elalcalde de la respectiva localidad, deber informar del
hecho de manera inmediata al FOSYGA y expedir el
certificado .
Se cobra ante el FOSYGA
Soportes Administrativos :
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CARCELARIA Y DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA
Acuerdos 59 y 85del Consejo Nacional de
Seguridad Social en Salud = Convenios firmados porel Ministerio de Salud con diferentes IPS.
Es un Evento catastrfico y los soportes sernlos contemplados para este tipo de eventos.SEGUN EL MARCO LEGAL ESTABLECIDO.
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IVA SOCIAL
Para atender pacientes del Programa IVASOCIAL, se debe firmar previamente unconvenio con M.S. Y se cobra al Mismo.
Soportes :
Consolidado mensual de atencin, de acuerdo con lametodologa establecida por el Ministerio de Salud.
Fotocopia del carnet entregado por la IPS, con el
logotipo del Ministerio de salud y de la Institucin,donde conste que el paciente pertenece al programade IVA Social.
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DEVOLUCIN DE LAS CUENTAS
Qu es una Glosa? Son las Objeciones que se presentan a lascuentas de cobro.
Documentos sin diligenciar o mal diligenciados.
documentos enmendados.
Inconsistencias en los soportes anexos.
Cuando en una cuenta se presentan inconsistencias, laASEGURADORA la devolver a la IPS para sucorreccin.Decreto 723 de 1997
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7.- EN QU CONSISTE LAAUDITORIA DE CUENTAS?
Verificar el cumplimiento de los requisitos.
Conocimiento de la Legislacin Vigente
Datos del ingreso del Paciente (RIPS)Datos de egreso del paciente (RIPS).
Datos de la Atencin (RIPS).
Soporte de los servicios prestados (En caso de solicitudpor las aseguradoras).
Clusulas y Condiciones del Contrato
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RECAUDO DE LAS CUENTAS DECOBRO
GESTORCLIENTE
OBLIGACION
CARTERACARTERA
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ETAPAS DEL PROCESO DERECAUDO
PRECOBRANZA: Etapa de planeacin yorganizacin de actividades de cobranza
COBRANZA:El Cara a Cara
POSTCOBRANZA : Seguimiento y control
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TIPOS DE CLIENTES
C L I E N T E S
Q U I E R E
P U E D E
Q U I E R E
N O P U E D E
N O Q U I E R EY P U E D E N O Q U I E R EN O P U E D E
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ETAPAS, TECNICAS Y METODOSDE RECAUDO, ESTRATEGIAS
11
2
3
4
5
piso- cimiento
precobranza
Cobranza
ETAPAS
1 PISO : Atencin
2 PISO : Interes3 PISO : Conviccin
4 PISO : Deseo5 Piso : Pago
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Referente Tcnico y/o legal del Proceso
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El Decreto 723 de 1997, donde se establecen las
relaciones entre las ARS, EPS, IPS, en cuanto al pago
de las obligaciones contradas por los Hospitales.
El decreto 882 /1998, por la cual se fija el margen de
solvencia que asegura la liquidez de las Entidades
promotoras de Salud y Administradora del Rgimen
Subsidiado.
La resolucin 4252 de 1.997 del M.S. artculo 7, de
los requisitos de informacin financiera para la
Prestacin del Servicio, que debe contener:Presupuesto, contabilidad de costos, facturacin y
cartera.
y
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VISION DE NUESTRA COLOMBIAEn el ao xxxx Colombia es el pas de las
oportunidades, pacfico, tolerante,democrtico y pluralista, que garantiza laseguridad y la justicia a sus ciudadanos,
quienes son respetuosos de las leyes y
comparten principios ticos, con unapoblacin educada y comprometida que ha
satisfecho sus necesidades bsicas; unasociedad que ha alcanzado un alto nivel de
desarrollo, basado en la competitividad de susorganizaciones, la equidad, el empleo y la
preservacin del ambiente.
FIN
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