GESTORA URBANA DE IBAGUE NIT 809.009.742-2 … · EDIFICIO CAJA AGRARIA ... Plan De Acción...
18
1 EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838 www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected] GESTORA URBANA DE IBAGUE – NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno o quien haga sus veces: Luis Fernando Rojas Castro Periodo Evaluado : Mar 12 de 2107 a Jul 11 de 2017 Fecha de Elaboración : Julio 12 de 2017 “Un funcionario es una persona que simplemente cumple sus funciones, aquella persona que probablemente lo haga bien porque hay un manual de funciones que le dice lo que tiene que hacer. Un servidor público es una persona que sirve, es quien está en disposición de servicio, es quien entiende que los ciudadanos son sus jefes, que con su dinero producto de impuestos y Arriendos, se les paga su salario” D.A.F.P. La Gestora Urbana de Ibagué en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta por parte de su jefe de control interno, el informe pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la Entidad, basándose en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con la estructura del modelo estándar de control interno MECI (Decreto 943 de mayo 21 de 2014). 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1. TALENTO HUMANO 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos. Se cuenta con Código de Ética y Valores, el cual se socializó el día 21 de abril de 2017, por parte del jefe de Talento Humano. Se recalcaron los valores y los principios que los servidores públicos, deben acatar. Anexo, lista de asistencia.
Transcript of GESTORA URBANA DE IBAGUE NIT 809.009.742-2 … · EDIFICIO CAJA AGRARIA ... Plan De Acción...
1
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
GESTORA URBANA DE IBAGUE – NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o quien haga sus veces: Luis Fernando Rojas Castro
Periodo Evaluado : Mar 12 de 2107 a Jul 11 de 2017 Fecha de Elaboración : Julio 12 de 2017
“Un funcionario es una persona que simplemente cumple sus funciones, aquella persona que
probablemente lo haga bien porque hay un manual de funciones que le dice lo que tiene que
hacer. Un servidor público es una persona que sirve, es quien está en disposición de servicio, es
quien entiende que los ciudadanos son sus jefes, que con su dinero producto de impuestos y
Arriendos, se les paga su salario” D.A.F.P.
La Gestora Urbana de Ibagué en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la
Ley 1474 de 2011, presenta por parte de su jefe de control interno, el informe
pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la Entidad, basándose
en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y
Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con la
estructura del modelo estándar de control interno MECI (Decreto 943 de mayo 21
de 2014).
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1. TALENTO HUMANO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
Se cuenta con Código de Ética y Valores, el cual se socializó el día 21 de
abril de 2017, por parte del jefe de Talento Humano.
Se recalcaron los valores y los principios que los servidores públicos, deben
acatar.
Anexo, lista de asistencia.
2
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.
De conformidad a lo estipulado en el Plan de Bienestar Social de la Entidad, se llevó a cabo
la Celebración del Día de la Familia, en el mes de mayo de 2017, donde se solicitó a
COMFENALCO Bonos del supermercado Mercacentro, para que cada uno de los
funcionarios comprara junto con su familia elementos para su hogar; se realizó la entrega
material el día 26 de mayo de 2017, siendo estos entregados por la Ingeniera Sandra Roció
Meneses Trujillo, Gerente.
3
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Durante el presente mes y de conformidad a lo estipulado en el Plan de Bienestar
Social de la Entidad, se llevó a cabo en el mes de mayo celebración de los
cumpleaños de los funcionarios de la Gestora Urbana correspondiente al mes
mencionado, donde se solicitó a COMFENALCO una torta de Don Jacobo, gaseosa
y platos.
a.
4
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes y Programas.
La Entidad cuenta con los siguientes planes:
Plan Anual De Adquisiciones 2017.
Plan Anticorrupción Y De Atención Al Ciudadano 2017
Plan De Acción Institucional 2017.
Plan Estratégico.
La Entidad cuenta con los siguientes manuales y políticas:
Manual Buenas Practicas Estrategia Cero Papel
Manual Del Sistema Integrado De Gestión
Manual Plan De Acción Gobierno En Línea
Manual De Contratación
Manual De Funciones
Manual De Cartera
Manual De Depuración De Cartera
Políticas Contables
Manual De Calidad
Manual del SG-SST
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.
Los compromisos se ejecutan siguiendo las políticas de operación establecidas,
mediante una estructura de procesos y procedimientos igualmente definidos en
el Sistema de Gestión.
El beneficio social que presta la Gestora Urbana, como promotora de vivienda y proyectos especiales, como banco inmobiliario y como administradora del espacio público, y que resalta la importancia del deber cumplido, orientando recursos hacia la satisfacción de necesidades insatisfechas de la población ibaguereña (en este caso vivienda digna), y comprometiendo todas las acciones pertinentes hacia el bienestar general.
5
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Consolidación documental de aproximadamente el 30% de los arrendatarios de bienes fiscales de la Gestora Urbana.
Depuración de la base de datos de inscritos como usufructuarios del espacio público y de bienes fiscales.
Entrega de expedientes a la administración central, para el programa de titulación gratuita de bienes fiscales.
Documentación e implementación en un 80% del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
Actualización de la matriz de riesgo institucional de conformidad a guía para la administración del riesgo expedida por el DAFP.
Actualización de la Matriz de Indicadores y la inclusión de la ficha técnica de indicadores para respectiva evaluación.
Modificación del plan de acción 2017.
La entidad cuenta con Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se formularon riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos.
6
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
1.2.3 Estructura Organizacional
La GESTORA URBANA DE IBAGUE tiene definida su estructura organizacional de
acuerdo a lo establecido en la Resolución No.285 del 24 de Octubre de 2007, y
su manual de funciones aprobado por Resolución No.49 del 12 de Diciembre de
2014.
Se realizó un convenio con la ESAP, para el diagnóstico y reestructuración de la
Planta de Personal, a la fecha no se ha ejecutado.
Este estudio de la Escuela de Administración Publica – ESAP Territorial Tolima,
realizado en la vigencia 2015, fue presentado y enviado vía correo electrónico a la
Ingeniera Sandra Roció Meneses Trujillo, Gerente de la Entidad para su estudio y
posterior decisión.
Se espera modificar el manual de funciones, labor que no se ha ejecutado,
El organigrama de la GESTORA URBANA DE IBAGUE es el siguiente:
JUNTA DIRECTIVA
Gerencia
Oficina de Control
Interno
Oficina Planeación y del
Sistema de Gestión de
Oficina Jurídica y de
Contratación
Oficina de Recursos
Oficina Inmobiliaria
Oficina de Vivienda
y Proyectos
Tesorería
Presupuesto y
Contabilidad
Almacén
Gestión Documental
Espacio Público
Bienes Fiscales
Talento Humano
7
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
1.2.4 Indicadores de Gestión
Se establecieron 20 Indicadores, a los que se les hará seguimiento trimestral,
semestral y anual, de acuerdo a su periodicidad. A continuación relaciono el
cumplimiento de los indicadores de la entidad para la vigencia 2017.
2017
No. PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR METASEGUIMIENTO Y
EVALUACION
1Cumplimiento Plan Estrategico
(Efectividad)>=80% 20%
2Cumplimiento de Indicadores
(Efectividad)>=80% 63%
3 Auditorias Internas (Eficacia) >=80% 22%
4Evaluaciòn el Sistema Integrado de
Gestiòn (Eficiencia)>=80% 0%
5 Atencion al Ciudadano
Tramites a Peticiones, Sugerencias,
Quejas y Reclamos
(Eficacia)
70% + ó -5 79%
6Presupuesto
(Eficacia)>=80% N/A
7Razon Corriente
(Eficacia)>=1 100%
8
Divulgación Política de Seguridad Y
Salud en el Trabajo
(Eficacia)
Política en
SST
divulgada
100%
9
% cumplimiento Plan Institucional de
Capacitación
(Eficacia)
>=80% 80%
10% cobertura de la capacitación
(Eficiencia)>=80% 80%
11
Cumplimiento de
requisitos legales en seguridad y salud
en el trabajo
(Eficacia)
>=80% 80%
12Accidentes e incidentes de trabajo
(Eficacia)0 100%
13Efectividad acciones de mejora En SST
(efectividad)>=80% 100%
14 Gestiòn DocumentalTransferencias Documentales
(Eficacia)>=80% 0%
15Actualizacion Predios de la G.U
(Efectividad)>=80% 29%
16Convenios de Pago
(Eficacia)>=80% 100%
17Formulaciòn de proyectos
(Eficiencia)>=80% 100%
18Ejecuciòn Proyectos
(Eficiencia)>=80% 38%
19Atender los Procesos Judiciales en
Tèrmino (Efectividad)>=100% 100%
20 Comites de Conciliaciones >=100% 100%
Vivienda y Proyectos
Especiales
Gestión Jurídica
Recursos Físicos y
Financieros
Gestiòn Talento Humano
Inmobiliaria
GESTORA URBANA DE IBAGUE
MATRIZ DE INDICADORES
Direccionamiento
de la Entidad
Evaluacion Control y Mejora
F-ECM-008V.02
F.A 10/11/2016
8
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
ANALISIS GENERAL DE LOS INDICADORES 2017
Los 20 indicadores presentados se clasifican así:
1 Indicadores son de una periodicidad Anual.
15 indicadores son de periodo Semestral.
4 indicadores son de periodo trimestral.
Se cumplió con doce indicadores.
No se cumplió con seis indicadores.
Un indicador no se presentó, por ser de corte anual.
Se hace necesario fortalecer los controles en todos los procesos y
procedimientos para que esta herramienta prevenga y contribuya al logro de
los objetivos propuestos.
Capacitar y sensibilizar al personal a cargo de los diferentes procesos, sobre
la importancia de la matriz de Indicadores a efecto de minimizar los riesgos
que puedan afectar el desarrollo de los procedimientos y poder alcanzar los
objetivos y metas trazadas.
Se recomienda elaborar, presentar e implementar un plan de mejoramiento
que permita avanzar y corregir en las dificultades que retrasan la operatividad
de los diferentes procedimientos para poder cumplir con los objetivos de la
Entidad.
1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS.
El Contexto Estratégico de la Gestora Urbana, refleja las condiciones y aspectos Externos e Internos que rodean a la entidad y pueden afectar el logro de los Objetivos y Metas institucionales. Se requiere capacitación para todo el personal en manejo de riesgos, mostrar que elementos pueden afectar el sistema y que mecanismos se deben usar para mitigarlos.
9
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
En total son treinta los riesgos institucionales que se han clasificado así:
Como se observa en el anterior cuadro, la Entidad ha trabajado en el tema de riesgos, los riesgos altos bajaron un 40%, los riesgos extremos bajaron en un 68% Esto es debido al trabajo y logro en algunas metas. Aun así los riesgos que están en una zona extrema y alta que se deben minimizar son:
1. Pérdida de imagen institucional. 2. Incumplimiento de las metas del plan de desarrollo 3. No atender oportunamente los requerimientos de los clientes 4. Desinterés en atender solicitudes de los clientes tanto internos como
externos. 5. Perdida de Información 6. Prescripción de la acción de cobro persuasivo 7. No dar respuesta en el término a los requerimientos. 8. Falta de medios tecnológicos. 9. No dar respuesta en el término a las actuaciones judiciales, administrativas
y derechos de petición. 10. Carencia de recurso humano 11. Invasión de bienes inmuebles 12. Iliquidez en la cuenta de fondos comunes.
Por lo anterior, la Gerencia debe impartir lineamientos para que los procesos minimicen los riesgos detectados en zonas altas y extremas, realizar campañas de identificación, socialización y prevención de riesgos al interior de la entidad.
Clase de Riesgo Evaluacion Inicial Evaluacion Final
Riesgos Bajos 0 10
Riesgos Moderados 1 1
Riesgos Altos 10 6
Riesgos Extremos 19 13
Total Riesgos 30 30
Clasificacion de Riesgos
10
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL.
De acuerdo al procedimiento P-ECM-004, (Autoevaluación Institucional), la Oficina
de Control Interno, mediante memorando No. 25 del 22 de junio de 2017, entregó a
cada funcionario, el formato de autoevaluación con las respectivas preguntas para
resolver de acuerdo a cada criterio.
Se tomó como base 24 encuestas, que fueron realizadas por los diferentes
funcionarios de la entidad, cada encuesta consta de 15 preguntas.
Una vez recibida las encuestas, se tabularon, para entregar el resultado consolidado
a la Gerencia para su respectivo trámite y toma de decisiones.
La Autoevaluación institucional se desarrolló con el propósito de determinar si las
actividades contenidas en los procesos se ejecutan de manera efectiva en
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, la calificación tabulada arrojó
como resultado un promedio de (3), que significa que los objetivos y metas
institucionales, se cumplen aceptablemente.
Por lo anterior, se recomienda reforzar cada ítem en mención, debido a que la
calificación, no es la más razonable para la entidad.
Anexo cuadro con la evaluación:
11
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
F-ECM-015
V-00
F.A: 17/12/2014
No. Calificacion
1 3
2 2
3 3
4 3
5 4
6 3
7 3
8 4
9 3
10 3
11 3
12 3
13 4
14 3
15 4
3
Numero de Repeticiones % Participacion
0 No sabe 0 0%
1 No se cumple 0 0%
2 Se cumple insatisfactoriamente 1 7%
3 Se cumple aceptablemente 10 67%
4 Se cumple en alto grado 4 27%
5 Se cumple plenamente 0 0%
TOTAL 15 100%
ENCUESTA
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
La entidad cuenta con mecanismos de comunicación para llegar a las partes
interesadas.
La entidad promueve el trabajo en equipo
Se tienen en cuenta los aportes de los equipos de trabajo en la toma de
decisiones
Las actividades se realizan en cumplimiento al manual de funciones y
competencias
Usa el manual de procedimientos para el desarrollo de las actividades diarias
Conoce la misión y la visión de la entidad.
El proceso de Inducción le permite la adaptación e integración del nuevo
servidor público a la cultura organizacional.
Se cumplen con los programas y proyectos de la entidad
El trabajo que desempeña contribuye a prestar un mejor servicio a la
ciudadania
Las actividades que usted realiza contribuyen al logro de los objetivos de la
entidad.
Los objetivos institucionales están orientados al deber ser de la entidad.
Cuenta la entidad con acciones tendientes a prevenir, eliminar o mitigar los
riesgos, que puedan afectar los procesos y por ende al logro de los objetivos
institucionales.
Objetivo: Determinar si las actividades contenidas en los procesos se ejecutan de manera efectiva en
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Calificacion
Las relaciones entre funcionarios, indistinto de su cargo, se basan en la
confianza y el respeto.
DETALLE
Los incentivos y reconocimientos laborales son otorgados con objetividad
A los funcionarios se les informa los cambios, logros y asuntos por parte de
los directivos.
Promedio General
12
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
2.2. AUDITORIA INTERNA
Para la vigencia 2017, ya se tiene programado el ciclo anual de auditorías, que
empieza en abril hasta septiembre de 2017.
Aun no se realizan todas, se tiene programado el 100% entre agosto y septiembre
de 2017.
2.3. PLANES DE MEJORAMIENTO
La Contraloría Municipal de Ibagué, realizó Auditoria a los Estados Financieros y la
Contratación 2016, se evaluó el plan de mejoramiento 2015 el cual no se cumplió,
la calificación obtenida alcanzó un 67%, razón por la cual las metas no cumplidas
se incorporarán en el nuevo plan.
El 10 de julio de 2017, se aprobó el plan de mejoramiento según RE01602, por parte
de la Contraloría Municipal.
En esta vigencia, la entidad debe dar solución a 12 hallazgos y 9 más de la vigencia
pasada que no se cumplieron, para un total de 21 hallazgos por resolver.
La oficina de Control Interno, repartirá el respectivo plan de acuerdo a lo planificado,
para que a partir del informe de gestión de julio, incorporen los avances con soportes
que garanticen el cumplimiento.
DEBILIDADES
No se promueve el total cumplimiento del objeto social de la entidad como herramienta efectiva y eficaz para el desarrollo de la ciudad.
No se han implementaron unidades de negocio propio y/o a través de la administración municipal como aliada estratégica del mismo.
Incremento de cartera por concepto de arrendamiento de bienes fiscales y uso y aprovechamiento del espacio público.
Deterioro del mobiliario urbano por falta de cambio.
Incumplimiento por parte de los jefes de proceso a los planes de mejoramiento internos y externos de la entidad.
13
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Dependencia extrema de los recaudos por concepto de arrendamiento, como fuente de generación de los gastos de funcionamiento.
Falta de personal de apoyo y asistencial en las distintas áreas.
Poca legalización de subsidios de proyectos ejecutados en vigencias anteriores y en la presente vigencia.
Escasa recuperación de predios y bienes de la entidad mediante procesos de lanzamiento, de restitución, reivindicatorios o policivos.
El Plan de Mejoramiento de la vigencia 2015, no se cumplió, la Oficina de Control Interno, emitió 12 memorandos solicitando los respectivos avances, y no se recibió de todas las áreas involucradas información que garantizara el cumplimiento al plan, por tal razón, no se cumplió.
Poca Instrumentación Jurídica para la liquidación de convenios y contratos,
existen contratos de vigencias pasadas que ya vencieron los plazos para la
liquidación, se requiere avanzar en el tema para poner fin a los anticipos que
aún persisten en la contabilidad.
Falta la Revisión de los cánones de arrendamiento, Aun no se tiene definido
el procedimiento exacto para el reajuste.
Poca respuesta oportuna a los derechos de petición, la mayoría de los
procesos de la entidad no cumplen satisfactoriamente con la respuesta
oportuna de estas peticiones. A la fecha hay un gran número de PQRS
pendientes de respuesta.
Falta la Actualización de las tablas de retención documental.
Poco cumplimiento a los procedimientos.
Poca gestión para la entrega de los apartamentos comprados y actualmente desocupados del Skate Plaza.
14
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
EJE TRANSVERSAL : INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se mantiene comunicación abierta y permanente a través de los diferentes canales
de comunicación y los mecanismos de atención como son: Ventanilla única,
atención personalizada, atención telefónica, buzón de PQRS, pagina web, correo
electrónico, redes sociales y demás medios de información y comunicación.
Se tiene establecido realizar la rendición de cuentas en julio de 2017, pero a la fecha
no se consolida informe y no se tiene el día programado.
Se cuenta con Intranet, Twitter, Faceboock y pagina web
www.gestoraurbanaibague.gov.co, en donde se puede encontrar toda la
información de acuerdo a lo estipulado en la ley de transparencia 1712 de 2014.
15
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
RECOMENDACIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
Trabajar en los indicadores, para medir el comportamiento de la gestión aún
no se consolidan como herramientas claves para mediciones oportunas y
alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones.
Se observa que algunos de los controles establecidos para el manejo de los
riesgos identificados en los procesos, no siempre se aplican de la forma
adecuada. Para garantizar la operatividad de los controles, y evitar la
materialización de los riesgos; es necesario además de fortalecer el
seguimiento oportuno a los riesgos de los procesos, realizar actividades de
socialización y capacitación, especialmente cuando se actualizan los mapas
de riesgos dando a conocer de forma inmediata los cambios incorporados, y
reforzando la importancia de los seguimientos y aplicación de controles por
parte de los líderes e integrantes de los procesos.
Se observan temas como el caso de actualización de las tablas de retención
documental, aun no se consolidan ni socializan. Falta reforzar y organizar el
proceso de gestión documental.
Los PQRS, no se contestan de manera oportuna, mensualmente se envía
memorando recordando la obligación que tienen los funcionarios de dar
respuesta oportuna, la oficina de control interno solicitó a la Gerencia, iniciar
las acciones disciplinarias por incumplimiento a la contestación oportuna de
los PQRS, en la vigencia 2017.
Recomendación al área de contratación y proyectos para la liquidación de los
convenios y contratos de vigencias anteriores.
Solucionar los problemas de escrituración de los programas de vivienda que
adelanto la entidad.
Realizar la instrumentación jurídica necesaria y rápida para la liquidación del
contrato del Portal de San Gabriel, debido a que este conlleva presuntas
irregularidades en su cumplimiento y ejecución.
Revisar y concluir que hacer con los dineros que presuntamente eran para
obras de urbanismo y/o subsidios y que fueron entregados como anticipo al
constructor del portal de san Gabriel. Dineros de la Gobernación y la Alcaldía.
16
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Revisar y modificar los procedimientos, indicadores y manual de funciones
para ser socializados conforme a los cambios organizacionales de la entidad.
Se debe adquirir sede propia.
Se debe seguir incentivando a los funcionarios para el mejoramiento del clima laboral.
En cada proceso, revisar y buscar nuevos riesgos con el objetivo de mitigarlo,
reducirlo y eliminarlo.
Sensibilizar sobre el rol que cumplen los servidores públicos en el desarrollo
de sus funciones.
Continuar con la jurisdicción coactiva y/o la que de acuerdo a la ley podamos
instaurar.
Crear y fortalecer el área de cartera de la entidad.
Contratar personal para que exclusivamente se dedique a la gestión de la
cartera, entre ellas la organización de los expedientes, cobro y depuración,
con el propósito de superar los hallazgos fiscales y disciplinarios planteados
por la Contraloría Municipal de Ibagué.
Modificar los procedimientos para definir quién debe manejar la cartera,
actualmente no se tiene definido si esta obligación recae en inmobiliaria o
recursos.
Buscar conceptos sobre qué hacer con la cartera, se podrá castigar ?.
Usar un solo programa de cartera, actualmente contamos con Therrysoft y
Syscafe, definir cuál dejar.
Actualización de los contratos tanto de predios como de ocupantes de
espacio público.
Realizar mesas de trabajo para darle aplicabilidad y entender el decreto de
uso y aprovechamiento del espacio público.
17
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Realizar gestión eficaz para la recuperación de los predios de onzaga, la
placita, nueva castilla, los tunjos y en donde la entidad tenga bienes de su
propiedad y estén siendo utilizados sin beneficio para la empresa.
Retomar el tema de saneamiento contable, en los servicios públicos, tanto
de agua como energía. Caso parque y centro comercial Andrés López,
adeudamos de acuerdo al Ibal y Enertolima grandes sumas de dinero.
Recuperar los comodatos entregados, para definir nuevas políticas, como el
pago de servicios públicos por parte de los ocupantes y arreglos locativos.
Recuperar los baños públicos del parque Andrés López, allí no está definido
el ocupante, no están los servicios públicos legalizados y se adeuda servicio
de agua y luz.
Entrega del escenario deportivo Skate Plaza, tanto de la obra física como los
servicios públicos.
Poca gestión para la entrega de los apartamentos comprados y actualmente desocupados del Skate Plaza.
Poner a funcionar el lote comprado para parqueadero público en la calle 21,
lleva más de un año y aun no se dispone de su uso.
Promover el total cumplimiento del objeto social de la entidad como
herramienta efectiva y eficaz para el desarrollo de la ciudad. Contar con más
autonomía para gestionar proyectos.
Falta la Revisión de los cánones de arrendamiento, Aun no se tiene definido
el procedimiento exacto para el reajuste.
Organizar el archivo de la entidad, especialmente el ubicado en el centro
comercial Andrés López, contratar los arreglos y enviar personal para que
adelante trabajo.
Cumplir con el programa de gobierno, en cuanto a las metas que le
corresponden a la entidad.
Los líderes de proceso, no entregan oportunamente los informes de gestión
mensual.
18
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - SEPTIMO PISO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
Organizar el área jurídica, contratar menos asesores externos y fortalecer la
contratación presencial, para prestarle más apoyo a las áreas que requieren
servicios, existe inconformidad del área de inmobiliaria y proyectos ante la
falta de acompañamiento jurídico.
Sigue pendiente la autorización para utilizar el manual de contratación, no
está aprobado por la junta directiva.
Cordialmente,
FERNANDO ROJAS CASTRO Asesor de C.I
