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2019-000166 24-2019-2166
GOBIERNO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE HACIENDA
CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES
COMPARECEN
DE LA PRIMERA PARTE: El Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto
Rico, representado en este acto por Orlando Rivera Berríos, en su carácter de Secretario
Auxiliar del Área de Administración, mayor de edad, soltero y vecino de Toa Alta, Puerto
Rico, en adelante denominado HACIENDA.
DE LA SEGUNDA PARTE: VIRTUS CONSULTING GROUP, una compañía
organizada bajo las leyes del Gobierno de Puerto Rico, representada en este acto por Luis
Caraballo, en calidad de Presidente, mayor de edad, casado y vecino de Dorado, Puerto
Rico, según consta en Resolución Corporativa del 2 de julio de 2018, de aquí en adelante
denominada la COMPAÑÍA.
Las PARTES aseguran estar capacitadas para realizar este acto y otorgamiento, lo
cual se comprometen a acreditar cuando y donde fuere necesario, y en tal capacidad:
EXPONEN
POR CUANTO: HACIENDA, de conformidad con los poderes y facultades que le
confiere la Constitución de Puerto Rico, el Plan de Reorganización Núm. 3 de 1994 y las
leyes fiscales que administra, en particular el Código de Rentas Internas de Puerto Rico
de 2011, según enmendado, está autorizado a contratar los servicios que sean
necesarios y convenientes para realizar las actividades, programas y operaciones de
HACIENDA y/o para cumplir con cualquier fin público autorizado por ley.
POR CUANTO: HACIENDA interesa contratar los servicios de la COMPAÑÍA
para realizar las funciones que se indican más adelante. La COMPAÑÍA afirma que
posee la experiencia necesaria y requerida para realizar los servicios contratados.
POR TANTO: Las Partes acuerdan otorgar el presente Contrato y en su
consecuencia lo formalizan de acuerdo a las siguientes:
CLÁUSULAS Y CONDICIONES
PRIMERA: La COMPAÑÍA se compromete a prestar a HACIENDA los servicios
profesionales consistentes en manejar la implantación de la nueva plataforma para el
Área de Contabilidad Central y el Área de Recursos Humanos del Departamento de
Hacienda, según contenidos en la propuesta presentada por la COMPAÑÍA, identificada
como ANEJO 1, la cual se incluye y se hace formar parte del presente contrato (en (
adelante, los "Servicios"). No obstante, las PARTES reconocen y aceptan que en caso
de inconsistencias entre las disposiciones del contrato y la propuesta, las disposiciones
del contrato prevalecerán. Entre los servicios a ser realizados por la COMPAÑÍA se
encuentran:
1. Migración de la nómina del Departamento de la Policía de ADP a RHUM,
incluyendo las nóminas de la Ley 70.
1
2. Levante de requerimiento del sistema contable de las siguientes agencias:
Policía de Puerto Rico; Departamento de Vivienda; Departamento del Trabajo;
OATRH.
3. Centralización de información financiera ("Data Dump") y automatización de
"queries" mensuales y/o semanales.
4. Servicios de consultoría y asesoría técnica, y otras tareas afines u otros
servicios de asesoramiento o consultoría, según requeridos por HACIENDA.
Estos, bajo las tarifas estipuladas en la tercera cláusula de este contrato.
SEGUNDA: Este Contrato estará en vigor desde la fecha en que se firma por
ambas partes hasta el 30 de junio de 2019 (el "Término"). La vigencia y validez del
Contrato están supeditadas a la aprobación de las agencias que por ley o reglamento
deban intervenirlo. El mismo podrá darse por terminado antes de la fecha de expiración
por cualquiera de las PARTES, previa notificación por escrito a la otra PARTE con quince
(15) días de antelación por parte de HACIENDA y treinta (30) días de antelación por
parte de la COMPAÑÍA, sin derecho a compensación adicional alguna, salvo lo
devengado bajo el mismo hasta esa fecha, o por causa según se establece más adelante.
Si HACIENDA opta por la resolución del Contrato, la COMPAÑÍA se abstendrá de
realizar gestiones adicionales, a no ser que su inacción pueda perjudicar a HACIENDA
o implique conducta profesional inadecuada en cuyo caso notificará a HACIENDA la
gestión a ser realizada. De ocurrir la cancelación del Contrato, queda expresamente
convenido que la COMPAÑÍA completará cualquier trabajo que quede pendiente al
momento de la cancelación del Contrato, sin que por ello HACIENDA venga obligado a
pagarle compensación adicional al pago correspondiente por el trabajo realizado según
los términos de este Contrato.
TERCERA: Las PARTES acuerdan lo siguiente con respecto a la forma de pago
por los servicios rendidos:
1. HACIENDA pagará a la COMPAÑÍA a razón de las tarifas por cada hora de
servicios que se detallan en el próximo inciso, sin exceder la cantidad de
cuatrocientos sesenta y nueve mil setecientos dólares ($469,700.00) durante
la vigencia de este Contrato. Se dispone, además, que la cantidad mensual
autorizada a pagar por los servicios que preste la COMPAÑÍA no excederá de
treinta y nueve mil ciento cuarenta y un dólares con sesenta y seis centavos
($39,141.66), excepto que por necesidades del servicio se autorice que se
facture en exceso de dicha cantidad mensual, siempre y cuando no se exceda
del máximo total autorizado para este Contrato.
2. Las tarifas por cada hora de servicios prestado que HACIENDA pagará a la
COMPAÑÍA son las siguientes:
1 Project Leader
3 Client Partner
430
1920
2
$110.00 ........_
$100.00
14 1 Functional Consultant 12560 1 $90.00 3. Los honorarios establecidos en este Contrato se pagarán por HACIENDA,
previa presentación de factura mensual, en la que la COMPAÑÍA hará constar
las fechas, horas y descripción de los servicios prestados. Dichas facturas
deberán estar certificadas y aprobadas por la Secretaria de Hacienda o su
representante autorizado.
4. El pago por los servicios provistos por la COMPAÑÍA a se efectuará de la cifra
E1260-141-0240000-2045-006-2019, o cualquier otra que para esos fines se
identifique, sujeto a la disponibilidad del presupuesto de HACIENDA.
5. La COMPAÑÍA entiende que el presupuesto de HACIENDA está sujeto a
cambios que pueda implementar el Gobernador o que de otra forma sean
requeridos por ley. De ser el caso, HACIENDA podrá reducir los Servicios
contratados mediante notificación escrita notificada con al menos quince (15)
días de antelación. HACIENDA sería responsable por el pago de los Servicios
rendidos a tenor con las disposiciones de este Contrato hasta la fecha de
efectividad de la notificación.
CUARTA: La COMPAÑÍA hace constar que a la fecha de la firma de este Contrato
no tiene relaciones contractuales con otras agencias o dependencias del gobierno.
QUINTA: Toda notificación o comunicación que tengan las PARTES a su haber
por motivo de este Contrato, se consignará en documento escrito y será enviada a la
dirección que aparece a continuación, salvo que las partes notifiquen un cambio a las
mismas.
HACIENDA: Departamento de Hacienda Edificio Intendente Ramírez 1 O Paseo Covadonga Viejo San Juan, PR 00902-4140
Att: Hon. Teresita Fuentes Marimón Secretaria de Hacienda
Con copia (que no constituye notificación) a:
COMPAÑÍA:
Departamento de Hacienda Área de Contabilidad Central de Gobierno Edificio Intendente Ramírez 1 O Paseo Covadonga Viejo San Juan, PR 00902-4140
Att: Ornar E. Rodríguez Pérez, CPA Secretario Auxiliar Contabilidad Central
Virtus Consulting Group PO Box 9023521 San Juan, PR 00902-3521
Att: Luis Caraballo
SEXTA: Las facturas deberán ser sometidas para pago no más tarde de los
primeros diez (1 O) días del mes siguiente al cual se rindieron los servicios. Conforme a la
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Carta Circular 1300-22-18, todas las facturas deberán ser registradas en el Registro de
Facturas en Línea. La COMPAÑÍA igualmente deberá presentar las facturas en papel no
más de diez (1 O) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio,
según las disposiciones de la Carta Circular 1300-02-1 O del 14 de julio de 2009. Asimismo,
la COMPAÑÍA se obliga a indicar en sus facturas la cantidad de fondos que le quedan
disponibles, tomando en consideración la cantidad máxima de fondos que se pactaron en
este Contrato. La COMPAÑÍA reconoce y acepta que HACIENDA no pagará facturas por
servicios prestados una vez se agote la cantidad máxima de fondos asignados a este
Contrato.
SÉPTIMA: Las facturas deberán cumplir con el Boletín Administrativo Núm. OE
2001-73 ("OE 2001-73"), aprobado el 29 de noviembre de 2001 y el Artículo 3.2 (e) de la
Ley 2-2018, conocido como el "Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico" (en
adelante, Ley 2-2018). Las disposiciones mencionadas establecen que todas las
facturas que se sometan a los jefes de las agencias y departamentos de la Rama
Ejecutiva para el cobro de bienes o servicios personales o profesionales suministrados,
incluyendo facturas relacionadas con obras y proyectos de construcción, deben contener
la siguiente certificación:
"Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público del Departamento de Hacienda es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto. Los servicios han sido prestados y no se ha recibido pago por ellos." Conforme a la OE 2001-73, los jefes de agencias y departamentos de la Rama
Ejecutiva no podrán pagar factura alguna a menos que contenga la certificación antes
indicada.
OCTAVA: La COMPAÑÍA someterá a HACIENDA, al final de cada mes y cuando
le sea requerido, un informe del progreso de sus gestiones detallando las tareas y
actividades llevadas a cabo. La confección de dicho Informe no podrá ser facturado como
servicio brindado ya que es una tarea administrativa. Dicho Informe podrá ser incluido
como parte de la factura mensual.
NOVENA: La COMPAÑÍA coordinará y se reunirá con HACIENDA o con su
representante autorizado, con representantes de otras agencias o ramas del Gobierno de
Puerto Rico, o con cualquier otra persona cuando fuere necesario, para llevar a cabo los
Servicios objeto de este Contrato.
DÉCIMA: Entre HACIENDA y la COMPAÑÍA no existe una relación de patrono
empleado. Por tanto, la COMPAÑÍA no es acreedora a los beneficios y derechos que
corresponden a los empleados que ocupan puestos en el Gobierno de Puerto Rico.
UNDÉCIMA: HACIENDA podrá notificarle la resolución inmediata del presente
Contrato sin notificación previa, de incurrir la COMPAÑÍA en cualquiera de las siguientes
conductas:
1. el desempeño deficiente de los Servicios;
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2. negligencia o abandono de sus deberes;
3. conducta impropia, o
4. el incumplimiento con cualesquiera de las cláusulas de este Contrato.
Asimismo, HACIENDA rescindirá automáticamente el Contrato si la
COMPAÑÍA/CONTRATISTA resulta convicta y/o culpable de cualquiera de los delitos
incluidos en el Artículo 3.4 de la Ley 2-2018. De resultar convicto y/o culpable por
cualquiera de dichos delitos, HACIENDA tendrá derecho a la devolución de las
prestaciones que hubiese efectuado con relación al contrato o contratos afectados
directamente por la comisión del delito y requerir la devolución de los fondos públicos de
la persona convicta o culpable.
Para fines de la jurisdicción federal o de los estados o territorios de los Estados
Unidos de América, aplicará la prohibición contenida en la presente cláusula en casos
de convicción por los delitos cuyos elementos constitutivos sean equivalentes a los de
los delitos mencionados en el Artículo 3.4 de la Ley 2-2018.
DÉCIMOSEGUNDA: La COMPAÑÍA, en cumplimiento con la Ley 237 de 31 de
agosto de 2004, certifica que durante los diez (1 O) años previos a la formalización de este
Contrato no ha cometido delito contra el erario, la fe o la función pública, contra el
ejercicio gubernamental o que involucre fondos o propiedad pública en el ámbito federal
o estatal. La COMPAÑÍA expresamente reconoce que tiene un deber continuo de
informar a HACIENDA durante todas las etapas de la contratación y ejecución del
Contrato, de cualquier situación que surja relacionada con los delitos antes mencionados.
En los casos donde no se haya determinado causa probable para arresto, alegación de
culpabilidad ni acusación contra la COMPAÑÍA pero se hayan realizado expresiones o
admisiones de delito, la COMPAÑÍA reconoce que HACIENDA tendrá que remitir el
asunto al Secretario de Justicia quien realizará las determinaciones y recomendaciones
pertinentes.
DÉCIMOTERCERA: Las PARTES reconocen que en la ejecución del Contrato
podrán tener acceso a información de carácter confidencial. "Información Confidencial"
significa información preparada, creada o revelada por HACIENDA o que se obtenga
para HACIENDA en el curso del desempeño de los Servicios. También se considera
Información Confidencial aquella de carácter privilegiada y protegida conforme a las
disposiciones del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado,
algún código previo aplicable o por cualquier ley o reglamento local o federal, información
contributiva federal, información que es considerada personal o que se encuentra
excluida de la definición de registros públicos contenida en las leyes locales y federales
y toda aquella información y registros custodiados por HACIENDA que no son
considerados públicos.
La Información Confidencial no deberá incluir información que:
1. Es parte del dominio público sin la intervención u omisión de la COMPAÑÍA;
2. Estaba en posesión legal de la COMPAÑÍA antes de este Contrato y no fue
obtenida directa o indirectamente de HACIENDA, es legalmente revelada a la
COMPAÑÍA por una tercera persona sin restricción o revelación, o
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3. Es independientemente desarrollada por la COMPAÑÍA.
La COMPAÑÍA no podrá divulgar, publicar, distribuir o de alguna manera utilizar
la información obtenida como resultado de sus responsabilidades conforme a este
Contrato. Cualquier divulgación de información no autorizada podrá ser causa suficiente
para la resolución de este Contrato por HACIENDA en la misma fecha de la notificación
y que la COMPAÑÍA tenga que reintegrar a HACIENDA toda cantidad de dinero recibida
en virtud de este Contrato.
La COMPAÑÍA acuerda mantener bajo estricta confidencialidad, a no compartir
con terceros o emplear en cualquier negocio que no sea objeto de este Contrato la
Información Confidencial. Se conviene expresamente que dicha Información
Confidencial no podrá ser utilizada para propósitos ajenos a la entidad contratante, ni
para obtener directa o indirectamente ventaja o beneficio económico para sí, algún
miembro de su unidad familiar ni para cualquier otra persona, negocio o entidad. Al
momento de concluir el presente Contrato, la COMPAÑÍA acuerda que devolverá la
Información Confidencial que hubiese obtenido como parte de la ejecución del mismo a
HACIENDA. La COMPAÑÍA acuerda tomar las medidas razonables para asegurar que
la Información Confidencial no sea revelada o distribuida en violación a las disposiciones
de este Contrato. Cualquier violación a este deber, además de estar sujeta a la resolución
del presente Contrato, también estará sujeta a las penalidades civiles y criminales
establecidas en las leyes estatales o federales aplicables.
Las PARTES podrán entregar Información Confidencial cuando así se requiera
por ley o por un tribunal o ente con jurisdicción y competencia para así requerirlo, pero
la PARTE que recibe el requerimiento u orden notificará a la otra PARTE inmediatamente
después de recibirlo, de manera que la otra PARTE tenga oportunidad de objetar el
requerimiento o de participar en el proceso de entrega de información o proceder como
entienda pertinente al respecto.
Las PARTES acuerdan, además, hacer formar parte integral de este Contrato el
anejo sobre uso de Información Confidencial.
DÉCIMOCUARTA: La COMPAÑÍA realizará los estudios, rendirá los informes,
redactará los documentos y creará los programas y aplicaciones que sean necesarios y
pertinentes para el desempeño de las funciones que se le encomienden bajo l!=is
disposiciones de este Contrato. Todo material escrito, o de otra forma grabado, incluyendo
informes, datos, minutas de reuniones, sistemas de información, incluyendo programas,
aplicaciones y archivos electrónicos y cualesquiera otros que resulten de los estudios,
tareas y Servicios que lleve a cabo la COMPAÑÍA son propiedad del Gobierno de Puerto
Rico. El único titular de los derechos relativos a las creaciones de funcionarios
gubernamentales o por encargo de éstos es el Gobierno de Puerto Rico. Los usuarios de
los sistemas de información están obligados a respetar los derechos de propiedad
intelectual de los autores de las obras manejadas a través de dicho sistema.
Todo material, producto, documento o información, así como las aplicaciones,
programaciones y cualquier otro producto que sean desarrollados como parte de los
Servicios, o como consecuencia de los mismos, son propiedad del Gobierno de Puerto
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Rico. Es expresamente convenido que toda propiedad, código fuente, material y
producción que resulte de los Servicios, ya sea en forma de estudios, investigaciones,
consultas, diseños, fotografías o en cualquier otra forma que se manifieste, constituirá en
todo momento propiedad de HACIENDA, sin que ésta venga obligada a pagar a la
COMPAÑÍA retribución alguna por esa producción o por derechos sobre la misma en
adición a la compensación estipulada en este Contrato. HACIENDA queda también
expresamente autorizado y con pleno derecho para dar a los referidos productos el uso
oficial que estime conveniente. Cualquier violación a esta cláusula podrá conllevar
sanciones penales o civiles o ambas, según correspondan.
La COMPAÑÍA reconoce su deber y obligación de entregar o devolver a
HACIENDA todo escrito, expediente, documento, informe, materiales, programa y
aplicación (los "Materiales") que se produzcan en relación con este Contrato o que estén
en su poder como resultado de su relación contractual con HACIENDA tan pronto
concluyan sus encomiendas, al serle requeridos los mismos o al terminar la relación
contractual, según corresponda en cada caso. HACIENDA tendrá el derecho a uso sin
restricciones e ilimitado de dichos Materiales. Si la COMPAÑÍA no entrega o devuelve a
HACIENDA los mencionados Materiales, HACIENDA podrá solicitar la entrega de dichos
Materiales a la COMPAÑÍA o a sus sucesores mediante el procedimiento o acción judicial
que proceda.
En caso de que se resuelva el Contrato antes de la fecha de vencimiento estipulada
en el mismo, la entrega de los Materiales, deberá efectuarse inmediatamente después de
la fecha de notificación de la determinación de resolver el Contrato, no más tarde de cinco
(5) días, contados a partir de dicha notificación.
DÉCIMOQUINTA: La COMPAÑÍA no podrá subcontratar la realización de los
Servicios estipulados en este Contrato, salvo que medie autorización previa y por escrito
de parte de HACIENDA. Tampoco podrá ceder o traspasar cualquier derecho o
reclamación que surja en virtud de este Contrato o de los Servicios. Cualquier actuación
del Contratista a esos efectos, será nula y causa suficiente para la resolución de este
Contrato.
DÉCIMOSEXTA: La COMPAÑÍA certifica que ningún funcionario o empleado de
HACIENDA, o algún miembro de su unidad familiar tiene interés pecuniario directo o
indirecto en este Contrato, según dispuesto en el Artículo 4.3 (d) de la Ley 1-2012, según
enmendada, conocida como "Ley de Ética Gubernamental del Gobierno de Puerto Rico".
DECIMOSÉPTIMA: La COMPAÑÍA certifica que ninguno de sus incorporadores
accionistas, directores o empleados es funcionario o empleado de agencias, dependencia,
junta o corporación pública alguna del Gobierno de Puerto Rico, ni de sus municipios y que
ninguno de ellos se encuentra en disfrute de licencias regular, de enfermedad o militar de
las mencionadas agencias o dependencias, ni recibe pensión del gobierno durante la
vigencia de este Contrato.
DECIMOCTAVA: La COMPAÑÍA certifica y garantiza que:
1. Al momento de firmar este Contrato ha rendido su planilla contributiva durante
los cinco (5) años previos al mismo. Asimismo, certifica que ha rendido su
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planilla de Impuesto sobre Ventas y Uso o estaba exento de rendirla. En caso
de tener deuda con HACIENDA por cualquier concepto, se encuentra acogido
a un plan de pagos, con cuyos términos y condiciones está cumpliendo.
Certifica además, que ha rendido su planilla de contribución sobre la propiedad
mueble, o no tiene propiedad mueble y que no adeuda contribuciones sobre
propiedad mueble o inmueble al Centro de Recaudación de Ingresos
Municipales (CRIM).
2. Está inscrito en el Registro de Comerciantes del Departamento de Hacienda y
ha presentado copia del Certificado.
3. Al momento de suscribir este Contrato, ha pagado las contribuciones de
seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para
choferes (la que aplique) o se encuentra acogido a un plan de pago, con cuyos
términos y condiciones está cumpliendo.
4. De acuerdo con la Ley Núm. 5 de 30 de diciembre de 1986, según enmendada,
conocida como "Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de
Menores", está cumpliendo con las órdenes de retención emitidas como
patrono, si alguna.
5. En virtud de las disposiciones de la Ley 3-2014, la COMPAÑÍA certifica que se
encuentra en cumplimiento de la Ley 168-2000, según enmendada, mejor
conocida como "Ley para el fortalecimiento del apoyo familiar y sustento de
personas de edad avanzada". Certifica además, que no está sujeto por orden
judicial o administrativa a cumplir con obligación alguna, a tenor con la Ley
168-2000, antes citada o que, de estarlo, se encuentra en cumplimiento con la
obligación impuesta mediante órdenes de retención, como patrono, si alguna.
6. Está en cumplimiento con la Ley del Fondo del Seguro del Estado (Ley 45 de
18 de abril de 1935, según enmendada).
7. En el caso de corporaciones y compañías de responsabilidad limitada,
presentaron el certificado de buena pro ("good standing") y el certificado de
existencia o certificación de autorización para hacer negocios en Puerto Rico
(para corporaciones y compañías de responsabilidad limitada foráneas),
expedido por el Departamento de Estado.
8. Previo al otorgamiento del Contrato, la COMPAÑÍA presentó los siguientes
documentos:
a. Copia de la Patente Municipal
b. Copia de la Póliza expedida por la Corporación del Fondo del Seguro del
Estado (CFSE)
c. Certificado de Antecedentes Penales, en el caso de los contratistas en su
carácter individual.
d. Declaración Jurada según requerido por la Ley 2-2018 ("Código
Anticorrupción de Puerto Rico").
9. Tiene la capacidad y cumple con todas las leyes aplicables para rendir los
Servicios y cualesquiera otros trabajos que realice.
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1 O. En casos de servicios no profesionales, como requisito para la formalización y
previo al otorgamiento del Contrato, la COMPAÑÍA presentó copia de su
Certificado de Elegibilidad del Registro Único de Licitadores vigente, emitido
por la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico.
Esto, salvo que haya mediado una de las circunstancias que eximan a
HACIENDA del requisito de celebrar una subasta.
11. La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que no se encuentra
acogida a un proceso de quiebra. Asimismo, de estar y/o acogerse a un
proceso de quiebra, se compromete a notificar inmediatamente a HACIENDA y
proveer toda la información del caso, incluyendo nombre, número de caso,
estatus y cumplimiento con el Plan de Pago del Síndico.
La COMPAÑÍA expresamente reconoce que las anteriores son condiciones
esenciales del presente Contrato, y de no ser correctas, en todo o en parte, ello será
causa suficiente para que HACIENDA pueda dejar sin efecto el mismo y la COMPAÑÍA
tendrá que reintegrar a HACIENDA toda cantidad de dinero recibida bajo este Contrato.
La COMPAÑÍA renuncia a presentar la defensa de enriquecimiento injusto en
caso de que se comprobase que la COMPAÑÍA ha certificado falsamente o con error la
información sobre su situación contributiva contenida en esta cláusula. La COMPAÑÍA
reconoce, que la veracidad y corrección de la información que ha certificado es un
elemento esencial al otorgamiento de este Contrato por HACIENDA.
DECIMONOVENA: A la COMPAÑÍA no se le efectuarán retenciones ni descuentos
de sus honorarios para el pago del Seguro Social Federal. La COMPAÑÍA es responsable
de rendir sus planillas y pagar las aportaciones correspondientes tanto del IRS como del
Seguro Social Federal y del Departamento de Hacienda.
VIGÉSIMA: HACIENDA hará las retenciones aplicables que dispone la Sección
1062.03 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendado. Esta condición
quedará automáticamente enmendada si la COMPAÑÍA presenta a HACIENDA una
certificación de relevo total o parcial de retención en el origen sobre pagos por Servicios
prestados. La COMPAÑÍA se obliga, como condición necesaria a este Contrato, a
presentar las certificaciones, relevos y otros documentos que acrediten su situación
contributiva, que sean requeridos por HACIENDA o su representante autorizado.
VIGÉSIMOPRIMERA: La COMPAÑÍA acuerda y acepta expresamente que
HACIENDA tiene la facultad de auditar su expediente contributivo y de retener cualquier
pago pendiente por los montos adeudados a HACIENDA por concepto de deudas
tasadas. La COMPAÑÍA certifica y garantiza que, al momento de suscribir este Contrato,
no tiene asuntos pendientes de resolverse o adjudicarse ante HACIENDA.
VIGÉSIMOSEGUNDA: En virtud de las disposiciones de la Ley Núm. 48 de 30 de
junio de 2013, todo pago emitido por una agencia, dependencia o instrumentalidad del
Gobierno de Puerto Rico, corporación pública, la Asamblea Legislativa y la Rama
Judicial, por concepto de servicios profesionales, consultivos, de publicidad u orientación,
conllevará una aportación especial de uno punto cinco (1.5) por ciento y ninguna cantidad
está exenta de la aplicación del mismo.
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VIGÉSIMOTERCERA: La COMPAÑÍA entiende y reconoce con su firma, que
HACIENDA no viene obligado al reembolso de ningún tipo de gastos que sean incurridos
por la COMPAÑÍA en relación a los Servicios, salvo que otra cosa sea dispuesta. Sin
embargo, de materializarse este supuesto, HACIENDA habrá de disponerlo así en el
Contrato y dispondrá de una partida presupuestaria para dicho fin. Además, cualquier
desembolso por concepto de gastos deberá cumplir con el Reglamento Número 37
"Reglamento de Gastos de Viaje" emitido por el Departamento de Hacienda el 8 de mayo
de 2008, o cualquiera que sea aprobado posteriormente.
VIGESIMOCUARTA: La COMPAÑÍA acuerda relevar y exonerar de
responsabilidad e indemnizar a HACIENDA por todos los costos o gastos de cualquier
naturaleza (incluyendo honorarios de abogado) en que ésta incurra y que se originen o
surjan con relación a reclamaciones de terceras personas por daños personales,
incluyendo la muerte, o por daños a la propiedad, pero cuyos daños hayan sido
ocasionados por acciones u omisiones de la COMPAÑÍA en el cumplimiento o
incumplimiento de sus obligaciones bajo el Contrato. Además, releva de responsabilidad
de cualquier daño que pueda ocasionar la COMPAÑÍA o sus empleados, asociados,
agentes o representantes, a cualquier tercera persona, natural o jurídica. Esta
exoneración y relevo se interpretará de la forma más favorable a HACIENDA, e incluye
el relevo del pago de cualquier sentencia, así como los gastos de litigio, intereses y
honorarios de abogado.
VIGÉSIMAQUINTA: El Gobierno de Puerto Rico prohíbe el uso ilegal de
sustancias controladas en el sector público, por lo que HACIENDA ha establecido un
programa de detección de uso ilegal de sustancias controladas para todo su personal,
de acuerdo con el Reglamento del Programa de Pruebas para la Detección de
Sustancias Controladas en Funcionarios y Empleados del Departamento de Hacienda
de 21 de mayo de 1999, según enmendado. En cumplimiento con dicho Reglamento, y
según fuese solicitado por HACIENDA, la COMPAÑÍA llevará a cabo a su cuenta y costo,
pruebas de detección de uso ilegal de sustancias controladas a los empleados de la
COMPAÑÍA a ser asignados a trabajar en HACIENDA y someterá una certificación
negativa, no más tarde de diez (1 O) días desde la fecha en que se hizo el examen. La
prueba podrá ser coordinada con el Oficial de Enlace a cargo del Programa en
HACIENDA, para ser llevada a cabo en un laboratorio bajo Contrato con HACIENDA o
en cualquier otra entidad, pública o privada, que se dedique a realizar análisis clínicos o
forenses, debidamente autorizada y licenciada por el Secretario de Salud de Puerto Rico,
que procese pruebas para la detección de sustancias controladas usando las guías y
parámetros establecidos por el National lnstitute of Drug Abuse. La negativa de
someterse a dicha prueba o un resultado positivo en la misma, así certificado por el
laboratorio, será causa suficiente para la cancelación inmediata de este Contrato.
HACIENDA podrá requerir pruebas periódicas adicionales para su propio personal, de
acuerdo con el proceso implementado en dicho Reglamento.
VIGESIMOSEXTA: La COMPAÑÍA mantendrá todos los informes, hojas de
trabajo y demás documentos relacionados con sus Servicios para ser examinados o
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copiados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en sus intervenciones. Dichos
documentos deberán mantenerse por un periodo no menor de seis (6) años o hasta que
se efectúe una intervención por la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero.
VIGESIMOSÉPTIMA: La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que
ni la empresa ni sus directores, oficiales, accionistas, socios, miembros de Junta de
Oficiales o Directores, principales, subsidiarias o compañías matrices tienen pleitos
contra el Gobierno de Puerto Rico y/o sus funcionarios.
VIGÉSIMOCTAVA: La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que
entiende y reconoce que se compromete a regirse por las disposiciones establecidas en
la Ley Núm. 1 de 3 de enero de 2012, según enmendada, conocida como "Ley de Ética
Gubernamental del Gobierno de Puerto Rico" y en la Ley Núm. 2 de 4 de enero de 2018,
conocida como "Código de Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico".
VIGÉSIMANOVENA: La Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006, conocida como
Ley para Implantar la Reforma Fiscal del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada,
dispone en el Artículo 20 que será política pública del Gobierno de Puerto Rico incentivar
el desarrollo de la tecnología estimulando que todo desembolso de fondos públicos se
realice mediante métodos electrónicos. En cumplimiento con dichas disposiciones de
ley, HACIENDA emitió la Carta Circular 1300-10-12, con fecha del 14 de diciembre de
2011, con el propósito de requerir que las agencias establezcan en sus Contratos una
cláusula en la cual los suplidores acepten recibir los pagos por bienes o servicios
prestados mediante transferencia electrónica. A esos efectos, la COMPAÑÍA se obliga
a completar el Modelo SC 733, "Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de
Suplidores" para proveer información sobre la cuenta bancaria a la cual se realizará la
tran$ferencia y que contiene la siguiente autorización:
Autorizo al Departamento de Hacienda a depositar electrónicamente toda suma que adeude a este suplidor en una cuenta bancaria. En caso de haber algún sobrepaga, o cualquier error relacionado al pago electrónico, autorizo al Departamento de Hacienda a cargar electrónicamente la cuenta bancaria para corregir el error.
TRIGÉSIMA: El Memorando Núm. 2017-001 de la Secretaría de la Gobernación,
con fecha de 30 de enero de 2017, dispone que todo contrato de servicios profesionales
que exceda de diez mil dólares ($10,000) deberá incluir las siguientes cláusulas, so pena
de que se decrete nulo ab initio el mismo:
a) Servicios lnteragenciales: Ambas PARTES reconocen y acceden a que los
Servicios podrán ser brindados a cualquier entidad de la Rama Ejecutiva con
la cual HACIENDA realice un acuerdo interagencial o por disposición directa
de la Secretaría de la Gobernación. Los Servicios se realizarán bajo los
mismos términos y condiciones en cuanto a horas de trabajo y compensación
consignados en este contrato. Para efectos de esta cláusula, el término
"entidad de la Rama Ejecutiva" incluye a todas las agencias del Gobierno de
Puerto Rico, así como a las instrumentalidades y corporaciones públicas y a la
Oficina del Gobernador.
11
b) Terminación por la Secretaría de la Gobernación: La Secretaría de la
Gobernación tendrá la facultad para dar por terminado este contrato en
cualquier momento.
TRIGÉSIMOPRIMERA: La COMPAÑÍA reconoce que en el desempeño de su
función profesional tiene un deber de lealtad completa hacia HACIENDA, lo que incluye el
no tener intereses adversos a dicho organismo gubernamental. Estos intereses adversos
incluyen, no solo sus intereses particulares, sino también la representación de clientes que
tengan o pudieran tener intereses encontrados con HACIENDA. Este deber, además,
incluye la obligación continua de divulgar a HACIENDA todas las circunstancias de sus
relaciones con clientes y terceras personas y cualquier interés que pudiere influir en
HACIENDA al momento de otorgar el Contrato o durante su vigencia. La COMPAÑÍA
representa intereses encontrados cuando, en beneficio de un cliente o suyo propio,
promueve aquello a lo que debe oponerse en cumplimiento de sus obligaciones con
HACIENDA. Representa intereses en conflicto, además, cuando su conducta es descrita
como tal en las normas de ética reconocidas en su profesión o en las leyes y reglamentos
del Gobierno de Puerto Rico. En Contratos con corporaciones, sociedades o firmas,
constituirá una violación de esta prohibición en que alguno de sus directores, miembros,
socios, oficiales, asociados o empleados incurra en la conducta aquí descrita. La
COMPAÑÍA evitará aún la apariencia de la existencia de intereses encontrados. De
conformidad con esto, HACIENDA advierte y requiere a la COMPAÑÍA, como condición
necesaria al otorgamiento de este Contrato y la COMPAÑÍA acepta y se compromete, a
no contratar directa ni indirectamente con persona natural o jurídica alguna que sea
empleada de carrera o que preste servicios por Contrato a HACIENDA.
TRIGÉSIMOSEGUNDA: Las partes reconocen la necesidad de agilizar la
comunicación y los procesos entre los consultores, proveedores de bienes y servicios y
las agencias del Gobierno de Puerto Rico. Además, aceptan el deber de proteger y
custodiar el récord de actividades oficiales y la integridad del contenido de todas las
comunicaciones oficiales y notificaciones entre ellas, sin poner en riesgo los sistemas de
información del Gobierno y garantizando su seguridad. Por lo cual, acuerdan que, en lo
sucesivo, toda persona natural o jurídica que supla servicios al Gobierno, vendrá
obligada a solicitar y utilizar la cuenta de correo electrónico que le sea provista por el
Gobierno con resguardo de las comunicaciones escritas y oficiales de los suplidores con
cualquier agencia con la que exista un contrato, siendo este el único medio de
comunicación y notificación autorizado, para las comunicaciones electrónicas, mientras
el contrato esté vigente. La cuenta de correo electrónico provista servirá para cursar
toda comunicación oficial con el Gobierno, utilizando el dominio
@Vendors.PR.Gov. Estas cuentas se activarán al perfeccionar el contrato, se
mantendrán activas durante la relación contractual y se desactivarán al término de
vencimiento del contrato. Además, podrán reactivarse, con la renovación de los
contratos, luego de la correspondiente notificación a la OGP por parte de la agencia
Contratante.
12
TRIGÉSIMOTERCERA: La COMPAÑÍA acepta someterse a la jurisdicción del
Gobierno de Puerto Rico y sus leyes, reglamentos, ordenanzas y/o cualquier otra
disposición que sea de aplicabilidad al negocio jurídico que se formaliza mediante el
Contrato. Esta aceptación es una que se hace libre y voluntariamente entendiendo que,
para todos los fines legales, la COMPAÑÍA ha renunciado a su derecho de utilizar
cualquier otro foro que no sean los Tribunales del Gobierno de Puerto Rico.
TRIGÉSIMOCUARTA: Ninguna prestación o contraprestación objeto de este
Contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la
Oficina del Contralor a tenor de lo dispuesto en la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975,
según enmendada.
TRIGÉSIMOQUINTA: Este Contrato constituye la totalidad del acuerdo entre las
PARTES en relación con los Servicios. Cualquier cambio o modificación sustancial que las
PARTES acuerden con respecto a los términos y condiciones de este Contrato, se
incorporará al mismo mediante enmienda formal escrita, de acuerdo con las normas que
rigen la contratación de servicios profesionales por las agencias del gobierno
TRIGÉSIMOSEXTA: Si cualquier palabra, frase, oración, inciso, subsección,
sección, cláusula, tópico o parte de este Contrato fuera impugnada por cualquier razón
ante un Tribunal y declarada inconstitucional o nula, tal sentencia no afectará,
menoscabará o invalidará las restantes disposiciones y partes de este Contrato, sino que
su efecto se limitará a la palabra, frase, oración, inciso, subsección, sección, cláusula,
tópico o parte así declarada y la nulidad o invalidez de cualquier palabra, frase, oración,
inciso, subsección, sección, cláusula, tópico o parte en algún caso específico no afectará
o perjudicará en sentido alguno su aplicación o validez en cualquier otro caso, excepto
cuando específica y expresamente se invalide para todos los casos.
Y PARA QUE ASI CONSTE, las PARTES suscriben el presente Contrato en
San Juan, Puerto Rico, hoy 2 de octubre de 2018.
ORLANDO RIVERA BERRIOS
L///L--DEPARTAMENTO DE HACIENDA
LUIS CARABALLO
13
irtus CONSULTING GROUP
Ledo. Raúl Maldonado
Secretario
Departamento de Hacienda
Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central
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ANEJO 1
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Confidencialidad
El material presentado en esta propuesta por Virtus Consulting Group, Inc. incluye
información que no podrá ser revelada fuera de la DEPARTAMENTO DE HACIENDA
y no deberá ser reproducida, utilizada o divulgada para ningún otro propósito que
no sea el de evaluar la misma. En el caso de que el contrato sea otorgado por los
resultados de esta propuesta, la DEPARTAMENTO DE HACIENDA tendrá derecho de
reproducir, utilizar y divulgar la información provista en el resultado del contrato.
Esta restricción no limita a la DEPARTAMENTO DE HACIENDA el derecho de uso de
la información contenida en esta propuesta si es obtenida por otras fuentes sin
restricción de confidencialidad.
Conflicto de Intereses
Virtus Consulting Group, lnc. certifica que ningún representante o empleado que
ejerza alguna función o responsabilidad en la revisión o aprobación de este
documento o en la ejecución de este proyecto, adquirirá voluntariamente, antes de
finalizar el proyecto, algún interés personal o directo en este contrato o propuesta.
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MISIÓN
Producir resultados tangibles y significativos para nuestros clientes con el fin de
convertirnos en uno de sus asesores más allegados.
VISIÓN
Virtus será la firma de Consultoría más respetada y reconocida de Puerto Rico y de
la región.
VALORES
Estos son los valores claves por los cuales nos guiamos y evaluamos nuestra gente y
fomentamos el carácter de nuestra compañía:
- Nuestros recursos hacen la diferencia
- Nuestros clientes son nuestra razón de ser
- Servimos sobre todo con Integridad, Confianza y Respeto
- Nuestra pasión es solucionar retos técnicos y de negocios
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Propuesta de recursos para la Gerencia de Proyectos Financieros y' de
Recursos Humanos de la Secretraría Auxiliar de Contabiliad Central.
• El Departamento de Hacienda de Puerto Rico (Hacienda) está orientado a
convertirse en una agencia moderna y proactiva por ello planifica
implantar una nueva infraestructura tecnológica para el manejo de las
áreas de Finanzas y Recursos Humanos con la misión, deber y propósito
de implementar un moderno sistema financiero atemperado a las nuevas
realidades fiscales que impone el entorno en PuertoRico.
• Para cumplir con su visión se requiere una coordinación efectiva y el
establecimiento de proyectos tecnológicos de gran escala que ayuden a
cumplir sus objetivos estratégicos, además de dirigir la planificación de
esfuerzos para estos efectos.
• Puerto Rico requiere de un sistema financiero y presupuesta! eficiente,
moderno y que fundamentalmente provea de manera confiable y
oportuna la información contable y financiera establecida por los
principios contables que rigen la contabilidad de gobierno en Puerto Rico
En adición, el establecimiento de la Junta él.e Supervisión Fiscal acorde a la ley
PROMESA exige del gobierno transparencia y claridad en la gestión y manejo de las
finanzas. Asistiremos al DEPARTAMENTO DE HACIENDA en la ejecución de las
distintas iniciativas de la oficina de Contabilidad Central.
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irtus El Proyecto estará basando en 6 áreas principales:
• • • • • •
Estrategia Planificación Desarrollo Ejecución Adiestramiento Transferencia de Conocimiento
Perfil corporativo de Virtus
Virtus Consulting Group, Inc. es una firma de consultoría que asesora y ayuda a
nuestros clientes a implementar nuevos procesos en el área financiera. Virtus tiene
una práctica de Consultoría con soluciones y recursos aplicables a todos los sectores
e industrias.
El compromiso de Virtus es que las empresas y/o agencias de gobierno, tengan el
empoderamiento necesario para usar la tecnología y obtener resultados tangibles.
En orden de alcanzar exitosamente esos resultados, nuestra misión, visión y valores
guían nuestra empresa y a nuestros socios de negocio.
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irtus Objetivos
Basado en nuestra experiencia los factores claves para el éxito de esta
implementación son la presencia y liderato de una oficina de gerencia que agilice el
proceso de toma de decisiones, la dedicación de un equipo de control de calidad que
ejecute las pruebas de procesos y sistemas, y la ejecución efectiva de un plan de
manejo del cambio. Para atender estas necesidades, nuestro objetivo principal en
esta propuesta es presentar al equipo de VIRTUS como una extensión del equipo del
Departamento de Hacienda y asistir en las tareas del día a día dentro de las
siguientes áreas de trabajo:
• Gerencia Estratégica
• Desarrollar los planes del Proyecto, velando por el registro de
riesgos, el manejo de factores críticos para el éxito, la coordinación
de controles de calidad, la adquisición de recursos de proyecto
adicionales y la facilitación de transferencia de conocimientos y
manejar el programa de calidad.
• Manejar la implementación de las organizaciones y la gestióndel
cambio
• Planificar y apoyar a Hacienda durante la ejecución de las
actividades correspondientes para asegurar que la fuerza laboral
esté comprometida, capacitada y alineada con los cambios.
• Establecer y ejecutar un plan de comunicaciones multi
direccionales entre Hacienda y los empleados, y entre las agencias
relacionadas y las distintas comunidades de interés.
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Alcance
El plan de implementación para la Oficina de Proyecto contempla integrar de
manera coordinada los componentes gerendales, organizacionales y de recursos
humanos, operacionales y tecnológicos relacionados a selección e implantación de
un sistema financiero en el gobierno de Puerto Rico. Esta integración permitirá
balancear las necesidades de cada componente funcional de la agencia para
optimizar el resultado total del proyecto. no el de un componente aislado.
Para una implantación exitosa de proyectos, VIRTUS propone una Oficina de
Gerencia de Proyectos (PMO) compuesta de un equipo de recursos experimentados
con la habilidad demostrada de manejar proyectos complejos y facilitar que los
"stakeholders" estén involucrados a través de la duración del proyecto. Nuestro
equipo utilizará metodologías probadas desde la iniciación del proyecto hasta el
cierre del mismo. Nuestros recursos tienen experiencia extensa en desarrollar
reingeniería de los procesos del negocio en varias organizaciones a nivel local e
internacional. Todas estas destrezas combinadas se utilizarán en la gerencia de los
proyectos de transformación del Hacienda.
VIRTUS implementará un PMO que establece e implementa las mejoras
prácticas de gerencia de proyectos para el beneficio de la agencia de forma tal que la
colaboración, estandarización y mejoramiento sobresalgan en los resultados de los
proyectos del Hacienda. Nuestros recursos cubrirán todas las áreas de gerencia de
proyecto, manejo del cambio y reingeniería de procesos, entre otras áreas.
VIRTUS utilizará la siguiente metodología para asegurar el éxito de los
proyectos a los que sea asignado desde su comienzo. La metodología se
compone de dos fases que ejecutadas de forma rigurosa y exhaustiva
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desencadenarán el desarrollo óptimo del proyecto, logrando así los objetivos
fijados. Nuestra metodología integra cinco líneas de trabajo a través de todas las
fases que aseguran que el proyecto tome en cuenta los aspectos de negocio
necesarios para su éxito.
Planeación y arranque del proyecto:
En esta fase fundamentalmente se organiza, planifica y establecen lineamientos
generales del desarrollo del proyecto en sus distintas iniciativas, pero
particularmente en la referida a la certificación, definición de requerimientos y
diseño de solución para servir de insumo ~l proceso de selección y evaluación del
nuevo sistema financiero del gobierno de Puerto Rico. Entre las actividades
resaltantes destacan:
>"' Recopilación y revisión información relevante existente a la fecha
>"' Planificación detallada de los trabajos
>"' Certificación de alcances
>"' Identificación de expectativas y riesgos
>"' Establecimiento de actores, participantes relevantes yroles
>"' Fijación arquitectura organizativa y procesos a primer nivel
El objetivo fundamental será establecer las bases de información y arquitectura
técnica que servirán de insumo para la fase de Evaluación y Selección del
Sistema Financiero y Recursos Humanos de Puerto Rico. Empleando como
aceleradores los productos de trabajo recopilados en la etapa anterior, el equipo
de trabajo se dará la tarea de delinear, organizar, planificar, evaluar y revisar los
productos que se establezcan como resultado de esta fase. Entra las actividades
resaltantes destacan.
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irtus )"" Planeación Detallada : En esta actividad, VIRTUS proporcionará
los planes de trabajo, confirmación de objetivos, alcances del
proyecto e instituciones y agencias a ser integradas con el
sistema, la organización y estándares, el plan de comunicaciones
y gestión de cambios, el plan de riesgos y las tareas para
mitigarlos, y el lanzamiento del proyecto dentro de la institución
y agencias con quienes se intercambiará datos.
)"" Validación y Certificación. Durante esta fase, el equipo de
proyecto documentara los requerimientos específicos del
proyecto al que fuimos asignados y certificará el diseño general
de la solución.
El aspecto de mayor relevancia, durante este proceso es el involucramiento
interagencial a través de múltiples talleres de trabajo de certificación de alcances
y requerimientos.
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irtus Organigrama del proyecto
La organización del equipo del proyecto es un factor importante para
el éxito del mismo. Por ello, recomendamos un Equipo de Trabajo
dirigido a lograr los siguientes objetivos, a través de la vida del
proyecto:
• Buena comunicación entre los miembros del equipo
• Resolver dudas rápidamente y al niveladecuado
• Planificación, supervisión y control del proyecto
• Productividad de los miembros del equipo
. El equipo de trabajo será conformado por los consultores
experimentados de VIRTUS y el personal que el Hacienda designe al
proyecto. Durante todo el proyecto el Comité Timón, conformado por
la alta gerencia de la Agencia y los gerentes del proyecto, apoyarán
la toma decisiones y velarán por el cumplimiento de los objetivos
establecidos.
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Nuestro Equipo
Liderazgo
Nuestros consultores han cumplido con sus responsabilidades de gestión
previamente en el sector público y en grandes proyectos de sistemas de
información. Ellos han demostrado la capacidad de añadir valor a los
proyectos de sus clientes, mientras permanecen enfocados en las
cuestiones importantes dentro de un plan de proyecto estrictamente
controlado.
Capacidad Técnica
Nuestro equipo de consultores propuestos posee una competencia
técnica probada en las áreas de comercio electrónico, grandes proyecto
de integración de sistemas, aplicaciones financieras y planificación
estratégica.
Manejo de Proyectos
Nos aseguraremos de un manejo del proyecto fuerte y eficiente para
garantizar que todas las tareas se completen en tiempo y en presupuesto.
Tenemos un historial demostrado de manejo de equipos grandes en
plazos ajustados y hemos desarrollado el manejo de proyectos y métodos
de trabajo de entrega que aseguran la integración eficiente y eficaz del
trabajo y los resultados.
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Premisas
• Se proveerán recursos con la potestad de tomar decisiones
ejecutivas y resolver conflictos de manera expedita para
cumplir los plazos establecidos en el plan detrabajo.
e:i. Las tarifas no incluyen el costo de servicios de terceros que puedan surgir.
• La Agencia estará de acuerdo con la metodología propuesta por VIRTUS
para la implantación del proyecto.
• La Agencia dará apoyo al personal de VIRTUS para lograr la implantación
total del sistema.
• Se establecerá un Comité Ejecutivo, el cual deberá reunirse por
lo menos quincenalmente para revisar el progreso del mismo y
resolver asuntos pendientes.
• Asignará los recursos necesarios (humanos y físicos) para completar
exitosamente el proyecto.
• Proveerá de manera inmediata y eficiente, toda aquella
información que los consultores de VIRTUS requieran para llevar
a cabo las tareas del plan de trabajo.
• Una vez enviado un entregable, el cliente dispone de cinco (5) días
hábiles para realizar observaciones. Caso contrario, pasados los 5
días hábiles, el entregablese considerará aceptado.
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irtus • El cliente proveerá acceso al internet a los consultores que estén
desarrollando tareas on-site.
• Cualquier impacto sobre las tareas del proyecto ocasionados por
fusiones, incorporaciones, u otras adquisiciones o disposiciones de
la Agencias o sus divisiones afiliadas, serán consideradas un cambio
del alcance del proyecto y serán manejadas de acuerdo a la política
de control decambios.
e::, Cualquier situación o condición que modifique aspectos funcionales,
técnicos u operativos, o que impacte en el cronograma, equipo o
entregables del proyecto, será considerado "cambio en el alcance".
• Ampliación del equipo de consultores para reemplazar recursos de la
Agencia que no estén disponibles.
• Extensiones del cronograma producidas por modificaciones de
fechas clave por parte de la Agencia y/ o no disponibilidad de
recursos claves en el momento requerido por el proyecto (recursos
humanos y materiales).
• Demoras en las tomas de decisiones con impacto en el proyecto en
alguna de las instancias que implique modificaciones al cronograma.
• Retraso en la entrega de información acordada entre VIRTUS y el Hacienda
según plan de trabajo.
• VIRTUS asume que los servicios profesionales propuestos se
ejecutarán de forma ininterrumpida. Cualquier tipo de interrupción
no prevista deberá ser aprobada por escrito entre los Gerentes de
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•
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Proyecto de ambas partes. Atrasos u otras desviaciones a las
premisas antes expuestas, tales como (pero no limitados a):
Hacienda de facilidades físicas, disponibilidad de personal, pre
requisitos de cumplimiento, etc., podrían representar cambios de
alcance y/ o cargos adicionales.
• De determinarse necesario por ambas partes, se podrán llevar a
cabo algunas tareas del proyecto en las facilidades de VIRTUS para
acelerar el cronograma del mismo o para reducir los gastos de viaje.
• Cualquier atraso en el cronograma de trabajo no imputable o no
atribuible a VIRTUS deberá ser reconocido a VIRTUS en modalidad
de tiempo y materiales y a las tarifasvigentes.
• El personal de la Agencia estará disponible para ejecutar las tareas
asignadas según el plan de trabajo. Esto es imprescindible para
poder cumplir con el mismo. Se deberá notificar al Gerente de
Proyecto de ambas partes cualquier falta de disponibilidad de
recurso, al menos tres (3) semanas antes (ejemplo; vacaciones,
adiestramientos y viajes de negocio, entre otros) .
Una vez en producción, VIRTUS acompañará a Hacienda brindando
el apoyo necesario para asegurar el éxito del proyecto y hacer una
transición adecuada a los usuarios clave que continuarán con el
Soporte del proyecto
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Programa de Calidad
• Establecer el proceso de gestión de la calidad para validar la calidad del
proyecto y los productos relacionados.
Manejo de implementación
• Manejo de la migración de la nómina de pólicia hacia el área de contrabilidad
central.
Manejo de Implementación de organizacione y gestiones de cambio.
Gerenciar junto al Departamento de Hacienda durante la ejecución de los
procesos correspondientes para garantizar la ejecución del proyecto y que
se encuentren acorde con los cambios
• Desarrollar un plan de comunicaciones multi direccionales entre el
Departamento de Hacienda y el personal de la agencia al igual que entre las
agencias relacionadas.
Además como parte de esta propuesta estaremos ofreciendo los recursos necesarios
para cualquier otra función relacionada que así la agencia determine.
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Propuesta Económica
• A continuación, se presenta la partida de los servicios profesionales que
Virtus brindará y su inversión asociada por recurso por hora durante la
vigencia del contrato de Julio 1 de 2018 al 30 de Junio de 2019.
• A continuación encontrará el detalle de la inversión económica de
"'.... $469,700.00 por un total de 4910 horas para los recursos técnicos basado en
el alcance para las funciones arriba descritas.
Cantidad Recurso Horas Rate por Hora
1 Project leader 430 $110.00
3 Client Partner 1920 $100.00
4 Functional Consultant 2560 $90.00
Agradecemos profundamente la oportunidad que nos brinda de poder presentarle esta ropuesta.
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ANEJO --- sobre uso información confidencial Contratos del Área de Tecnología e Información.
l. Cumplimiento:
Conforme al contrato suscrito, el contratista se compromete a cumplir y asume la responsabilidad del cumplimiento de parte de sus empleados con lo siguiente:
1. Todo trabajo se llevará a cabo con la supervisión del contratista o de su empleado a cargo.
2. Cualquier planilla o información contributiva, incluyendo Planilla Federal o Información proveniente de Planillas Federales (en adelante "FTI"), sin importar el formato, se utilizará únicamente para los propósitos establecidos en este contrato. Dicha información será tratada como información confidencial y no será divulgada o publicada, de ninguna manera, a personas no autorizadas. El único uso autorizado de esta información será aquel que conlleve al cumplimiento de lo establecido en este contrato, siguiendo las salvaguardas de seguridad requeridas. La divulgación a cualquier persona que no sea empleado autorizado del contratista está terminantemente prohibida.
3. Toda planilla o información contributiva, incluyendo FTI, será registrada al ser recibida y almacenada según los parámetros de seguridad establecidos previo, durante y luego de ser procesada. Además, toda documentación o información producto del proceso de planilla o información contributiva, incluyendo FTI, se manejará con el mismo nivel de cuidado y seguridad como si fuere la información original.
4. El Contratista se compromete a y certifica que los datos procesados durante la ejecución de su contrato serán completamente eliminados de toda base de datos o sistema de almacenamiento de información en sus sistemas, computadoras o servidores y ninguna información producto de la ejecución del presente contrato será retenida al momento en que el trabajo culmine. Si la eliminación de todos los datos al momento de la terminación del trabajo no es posible, el contratista certificará que cualesquiera datos del Interna/ Revenue Services (en adelante IRS) o del Departamento remanente, almacenado o guardado en cualquier lugar, seguirán sujetos a todos. los requisitos de seguridad para la prevención de divulgaciones no autorizadas.
5. Cualquier información dañada o copias de papel generadas al procesar la información proveniente del IRS o del Departamento de Hacienda serán entregadas a la agencia o a su representante autorizado. Cuando dicha entrega no sea posible, el contratista
1
será responsable de la destrucción de la información dañada o cualquier copia de papel y proveerá a la agencia, o a su representante autorizado, una certificación con la fecha en que el material fue destruido, la descripción de dicho material y el método de destrucción utilizado.
6. Todo sistema de computadora que reciba, procese, almacene o transmita planillas o información contributiva, incluyendo FTI, cumplirá con los requisitos de seguridad establecidos en la Publicación 1075 del IRS. Con el propósito de cumplir con los requisitos funcionales y las garantías requeridas, las funcionalidades de seguridad del ambiente donde resida la información deben proveer controles de manejo, operacionales y técnicos. Todas las funcionalidades de seguridad deben estar activas y disponibles para proteger contra cualquier acceso no autorizado a planillas o información contributiva.
7. Ningún trabajo realizado durante la vigencia de este contrato que contenga planillas o información contributiva, incluyendo FTI, será subcontratado sin autorización previa y por escrito del Departamento de Hacienda o del IRS, según aplique.
8. El contratista mantendrá una lista de los empleados autorizados a acceder planillas o información contributiva, incluyendo FTI. Dicha lista será provista al Departamento y, según sea requerido, a la Oficina de Revisión del IRS.
9. El Departamento de Hacienda tendrá la potestad de rescindir de este contrato si el contratista incumple con los requisitos de seguridad antes establecidos.
11. Sanciones Civiles y Criminales
1. El contratista deberá notificar por escrito a los empleados que vayan a tener acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, que dicha información solamente será utilizada para los propósitos oficiales que se detallen en el aviso y con el alcance especificado y que toda divulgación no autorizada de dicha información constituye un delito con multas ascendientes a $5,000, pena de cárcel hasta un máximo de 5 años o ambas, en adición a las costas incurridas para la acusación. Dicho contratista también notificará a cada empleado que cualquier divulgación no autorizada futura de planillas o información contributiva también resultará en sanciones por daños y perjuicios por una cantidad no menor a $1,000 con relación a cada divulgación no autorizada. Estas penalidades y multas están dispuestas en las Secciones 7213 y 7431 del Código de Rentas Internas Federal y en 26CFR 301.6103(n)-1. Lo anterior no excluye la aplicación de medidas civiles y criminales conforme al Código de Rentas Internas estatal.
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2. Todo empleado del contratista a quien se le vaya a dar acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, deberá ser notificado por escrito que dicha información, no importa el formato en el cual se encuentre, será utilizada únicamente para los propósitos establecidos en este contrato. Dicha información deberá ser tratada como confidencial y no podrá ser divulgada o publicada de ninguna manera a ninguna persona, a no ser para la consecución de los propósitos establecidos en este contrato. La inspección o divulgación fuera del ámbito oficial de este contrato de información que contenga planillas o información contributiva a cualquier persona no autorizada constituye un delito menos grave que acarrea una multa mínima de $1,000 o pena de cárcel por un periodo no mayor de un año o ambas, en adición a la imposición de las costas incurridas en la acusación. El contratista también notificará a cada empleado u oficial de su empresa que la divulgación o inspección no autorizada de planillas o información contributiva también resultará en la imposición de sanciones no menores de $1,000 por cada divulgación o inspección no autorizada de las cuales se le haya encontrado responsable o la suma de las cantidades equivalentes a los daños causados a la parte demandante y por los cuales se les haya impuesto responsabilidad de dicha inspección o divulgación. De determinarse que dicha inspección o divulgación no autorizada fue realizada de forma intencional o como resultado de negligencia crasa, se le impondrán daños punitivos, más las costas y honorarios de abogado. Estas penalidades se encuentran provistas en las secciones 7213A y 7431 del Código de Rentas Internas Federal.
3. El contratista tiene la responsabilidad de informar a sus empleados sobre las penalidades establecidas en la Ley de Privacidad de 1974, 5 U.S.C. 552a, por la inspección o divulgación no autorizada de planillas o información contributiva. Específicamente la sección 552a(i)(1)del título 5 U.S.C, aplicable a contratistas en virtud de la sección 552a(m)(1 ), establece que cualquier empleado del contratista, quien por su empleo o puesto tenga posesión o acceso a los archivos de la agencia que contengan información que identifique a individuos cuya divulgación se encuentre protegida por le Ley de Privacidad de 1974 o sus Reglamentos, que con conocimiento de que tal divulgación se encuentra prohibida voluntariamente divulgue dicho material o información de cualquier manera a cualquier persona o agencia que no se encuentre autorizada a recibirla, será culpable de cometer un delito menos grave con la imposición de una multa no mayor a $5,000.
4. El contratista y aquellos empleados con acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, deberán tomar el adiestramiento sobre divulgación y manejo de planillas o
3
información contributiva ofrecido por el Departamento y firmarán una certificación indicando que entienden las normas, procesos y políticas de seguridad del Departamento para salvaguardar de información del IRS y de los contribuyentes. El contratista y sus empleados deberá reafirmar su comprensión y entendimiento sobre estos procesos anualmente mediante la renovación de la certificación firmada. La certificación inicial y las subsiguientes renovaciones de las certificaciones se mantendrán en los archivos del Departamento sujetas a inspección. Como parte de la certificación y la renovación posterior de la certificación, el contratista anualmente se encuentra advertido de lo provisto en las secciones 7 431 (Daños Civiles por la Divulgación no Autorizada de Planillas o Información de Planillas Federales), 7213(Divulgación no Autorizada de Información) y 7213a del Código de Rentas Internas Federal. El adiestramiento ofrecido, previo a la certificación inicial, cubrirá las políticas de incidentes, los procedimientos para reportar divulgaciones no autorizadas y violaciones de seguridad. Para ambas certificaciones, la inicial y la anual, el contratista firmará, en manuscrito o electrónicamente, un acuerdo de confidencialidad en el cual certifica su conocimiento de los requisitos de seguridad para el manejo de planillas o información contributiva.
111. Inspección:
El IRS y el Departamento de Hacienda se reservan el derecho enviar a sus funcionarios u oficiales a realizar inspecciones en las oficinas del contratista para verificar las facilidades y las operaciones utilizadas para llevar a cabo las labores requeridas para la consecución de este contrato. Basada en dicha inspección se le podrá requerir al contratista que lleve a cabo acciones correctivas, en caso de que se encuentren incumplimientos, con relación a los requisitos de seguridad.
4