PROCESO DE GESTION

Instalacin de Software con licencia

Elaborado para:

Tabla de contenido

Tabla de contenido2Control31.OBJETIVO42.ALCANCE43.MATRIZ DE RESPONSABILIDADES44.DIAGRAMA DE FLUJO65.DESCRIPCION76.HERRAMIENTAS107.ANEXO10

ControlInformacin generalTipo de informacinDato

TtuloGR-POC- Procedimiento de Instalacin de Software con licencia

Versin Nro.Versin 1.0

Fecha de Ultima revisin-

Nombre del archivoGR-POC- Procedimiento de Instalacin de Software con licencia.

Originador del documentoRoxana Tarazona Villagaray

Revisin del documento por GMDJorge Tarazona/Luz Rosales

Sumario de cambios

Versin Nro.FechaOrigen del cambioResponsables de revisin GMDResponsables de revisin CLIENTE

1.008 de Agosto del 2014Creacin Miguel HuJuan De Dios Ardiles Corpus Blas /Hector Zevallos

Distribucin y revisin de este documentoEl originador de este documento lo distribuir a todas las personas responsables de aprobar este documento, el mismo que se enviar al momento de ser creado o cuando se le efecten cambios o actualizaciones. El documento ser revisado y actualizado cuando: Sea necesario realizar una correccin o agregado de informacin. Actualizacin por cambios o reestructuracin Revisin anual.

Distribucin del documentoEste documento ser distribuido en copias a los aprobadores o revisores y personas que el Gerente de Proyecto de GMD y o el destinatario estime conveniente.

1. OBJETIVO Asegurar la correcta atencin de requerimientos realizado por usuarios del Grupo Romero para instalacin de software con licencia

2. ALCANCEEste procedimiento aplica para todos los usuarios del Grupo Romero.Aquellas solicitudes que procedan de empresas no coberturadas se proceder con la atencin y se informar al Grupo Romero.

3. MATRIZ DE RESPONSABILIDADESSe define el proceso a seguir, en el cul se incluye la interaccin con el sistema de gestin de tickets

Leyenda:Usuario: UsrPrimer Nivel: N1Aprobador GR : Ap GRGrupo Romero Compras : GR CAnalista de configuraciones : ANCONFIG

Procedimiento de Instalacin de Software con licenciaUsrN1Ap GRGR CAN CONFIG

1. Solicita instalacin de softwareX

2. Valida el tipo de software solicitadoX

3. Software con licencia?X

3.1 POC_Instalacin de Software/Software adicionalX

3.2 Valida informacin y verifica requisitos necesariosX

4. Informacin completa?X

4.1 Notifica a usuario que la informacin est incompleta, si existe ticket web se procede a cancelarX

4.2 Genera orden de cambio con la categoria correspondienteX

5. Requiere aprobacin?X

5.1 Realiza la revisin de tareas a asignarX

5.2 Recepciona solicitud para aprobacinX

6. Aprueba?X

6.1 Sistema notifica a usuario que la solicitud ha sido aprobadaX

6.2 Sistema notifica a usuario que la solicitud ha sido DenegadaX

7. Generacin de OC/Compra de LicenciaX

8. Ejecuta la compra de licencia, informa la llegada de la licenciaX

9. Se auto asignan las tarea correspondientesX

10. Instalacin y configuracion de SoftwareX

11. Actualizacion de control de licenciasX

12. Ejecuta la atencin, documenta, cierra tareaXX

13. Verifica Ejecucin de Tareas AsignadasX

14. POI_Seguimiento de tickets pendienteX

15. Tareas atendidas?X

16. Resuelve ticket de cambioX

17. Informa a Usuario de la solicitud atendida cierra el ticketX

GR-POC- Procedimiento de Instalacin de Software con licencia

Revisin 1.0Fecha Efectiva: 01/08/2014Pgina 5 de 13

Antes de utilizar alguna copia de este Documento, verifique que el nmero de Revisin sea igual al que muestra la Lista Maestra de Control o al que muestra el Documento en el DMS para asegurar que la copia est vigente. De no ser as, destruya la copia para asegurar que no se haga de sta un uso no previsto.

4. DIAGRAMA DE FLUJO

GR-POC- Procedimiento de Instalacin de Software con licencia

Revisin 1.0Fecha Efectiva: 10/09/2013Pgina 8 de 13

Antes de utilizar alguna copia de este Documento, verifique que el nmero de Revisin sea igual al que muestra la Lista Maestra de Control o al que muestra el Documento en el DMS para asegurar que la copia est vigente. De no ser as, destruya la copia para asegurar que no se haga de sta un uso no previsto.5. DESCRIPCION1. Solicita instalacin de softwareUsuario solicita instalacin de software a travs de los canales disponibles: Web y correo electrnico. La solicitud debe tener el formato de solicitud de Instalacin de Software.xls. (Anexo I) del Grupo Romero como adjunto.2. Valida el tipo de software solicitadoEl analista de nivel 1 recibe la solicitud, valida si la solicitud del usuario hace referencia a software con licencia o a un software estndar que no requiera uso de licencia. 3. Software con licencia?Si el software solicitado requiere asignacin de licencia pasa al punto 3.2, si el Software no requiere asignacin de licencia pasa al punto 3.13.1 POC_Instalacin de Software/Software adicionalEl analista de nivel 1 ejecuta el procedimiento de instalacin de software/software adicional para aquellas solicitudes donde no requiera asignar o comprar una licencia.3.2 Valida informacin y verifica requisitos necesariosEl analista de nivel 1 es responsable de validar que la solicitud est ingresado en el formato tenga los campos completados y tenga los requisitos especificados en el registro Formato Base I - Datos Requeridos por Tipo de Requerimiento Estndar (Anexo II).Contacta al usuario va telfono si es necesario toma control del equipo y complementa informacin del Software a instalar : Version Idioma Sistema operativo del equipo (32 o 64 bits)

4.Informacin completa?Si la informacin est completa pasa al punto 4.2 de lo contrario pasa al punto 4.1.4.1 Notifica a usuario que la informacin est incompleta, si existe ticket web se procede a cancelarSi la informacin no est completa, el analista de Nivel 1 se contactar va telfono o correo electrnico con usuario indicando que el formato no cuenta con los requisitos mnimos. Si existe un ticket creado va web procede a cancelar.

4.2 Genera orden de cambio con la categoria correspondienteSi la informacin est completa, el analista de Nivel 1 genera orden de cambio con la categora Soporte microinformtico.Instalacin/configuracin de software con licencia con el estado Ingresado.5. Requiere aprobacin?Si la solicitud pertenece a las empresas indicadas en el Anexo III- Lista de aprobadores. El analista de nivel 1 cambiar el estado de la orden de cambio de Ingresado a Por aprobar, el sistema de gestin de tickets notificar al aprobador correspondiente va correo electrnico indicndole que tiene una solicitud por aprobar. En caso no requiera aprobacin pasa al punto 5.2

5.1 Realiza la revisin de tareas a asignarEl analista de nivel 1 revisa las tareas a asignar segn lo solicitado en el Anexo I- formato de solicitud de Instalacin de Software.xls., validar que cada tarea cuenta con su grupo y analista asignado antes de realizar el despliegue.Una vez validadas las tareas proceder al cambio de estado de Ingresado a En proceso. Si la solicitud proviene de una aprobacin, el analista de nivel 1 cambiar el estado de Aprobado a En Proceso.Las tareas se desplegarn hacia los grupos de solucin en paralelos o secuencial, una vez asignadas a los especialistas las tareas se mostrarn en estado Pendiente

5.2 Recepciona solicitud para aprobacinEl aprobador de GR recibe la notificacin, ingresa al sistema de gestin de ticket valida la solicitud ingresada en la orden de cambio y segn ello aprobar o denegar la solicitud. Pasa al punto 6.6.Aprueba?Si el aprobador GR aprueba la solicitud realizar el cambio de estado en la orden de cambio de Por aprobar a Aprobado. Pasa al punto 6.1

Si el aprobador GR rechaza la solicitud realizar el cambio de estado en la orden de cambio de Por aprobar a Denegado. Pasa al punto 6.2

6.1Sistema notifica a usuario que la solicitud ha sido aprobadaSi la solicitud es aprobada el sistema de gestin de tickets notificar al usuario solicitante que la solicitud ha sido aprobada. Pasa al punto 5.16.2 Sistema notifica a usuario que la solicitud ha sido DenegadaSi la solicitud es rechazada el sistema de gestin de tickets notificar al usuario solicitante que la solicitud ha sido denegada.7. Generacin de OC/Compra de LicenciaSe asigna la tarea de generacin de orden de compra y/o compra de licencia al grupo GR compras al especialista Analista de compras. Pasa al punto 8.8. Ejecuta la compra de licencia, informa la llegada de la licencia El analista es responsable de revisar la informacin documentada en el ticket de orden de cambio (Formato adjunto) para realizar la atencin correspondiente.

El analista de compras del Grupo Romero activar su proceso de compra para la adquisicin de la licencia del software solicitado, documenta la tarea indicando la licencia a asignar. 9. Se auto asignan las tarea correspondientesUna vez completada la tarea de generacin de OC/Compra de Licencia se desplegarn las tareas que dependen de la informacin de la compra de la licencia Pasa al punto 10.10. Instalacin y configuracion de SoftwareSe asigna la tarea de instalacin y/o configuracin de Software al grupo de nivel 1 y al analista correspondiente.El analista es responsable de revisar la informacin documentada en el ticket de orden de cambio (Formato adjunto) y tarea (Generacin de OC/Compra de licencia ) para realizar la atencin correspondiente. Pasa al punto 12.11. Actualizacion de control de licencias Se asigna la tarea de instalacin y/o configuracin de Software al grupo de analista de configuraciones y al analista correspondiente.El analista es responsable de revisar la informacin documentada en el ticket de orden de cambio (Formato adjunto) y tarea (Generacin de OC/Compra de licencia ) para realizar la actualizacin del control de licencias. Pasa al punto 12.12. Ejecuta la atencin, documenta, cierra tareaEn analista asignado es responsable de la documentacin de la tarea y del cierre del mismo. La tarea pasa de su estado Pendiente a Cerrado.13. Verifica Ejecucin de Tareas AsignadasEl analista de nivel 1 validar que todas las tareas estn atendidas y cerradas antes de proceder con el cierre de la tarea e informar al usuario solicitante.14. POI_Seguimiento de tickets pendienteEl analista de nivel 1 es responsable de realizar el seguimiento de los tickets asignados y de mantener informado al usuario el avance de la atencin15. Tareas atendidas?Si las tareas fueron atendidas pasa al punto 16, de lo contrario pasa al punto 14.16. Resuelve ticket de cambioUna vez concluida las atenciones, el analista de nivel 1 cambia el estado de la orden de cambio de En Proceso a Resuelto.17. Informa a Usuario de la solicitud atendida cierra el ticketEl analista de nivel 1 informar al usuario va telefnica que la solicitud ha sido atendida y proceder al cierre de la orden de cambio para que enve la encuesta de la atencin.

6. HERRAMIENTAS

Sistema de gestin de tickets - CA Service Desk

7. ANEXO7.1 Anexo I Formato de Solicitud de instalacin de software

7.2 Anexo II Formato Base I : Datos Requeridos por Tipo de Requerimiento Estndar.

7.3 Anexo III Lista de AprobadoresEmpresaAprobadorCargoRequerimientos

PrimaxOsmar Benigno Espetia LLacsahuangaAnalista de TICualquier requerimiento relacionado a TI

Agrcola AdelchiraArturo Meneses Rui DiasJefe de TICualquier requerimiento relacionado a TI

TramarsaDennys Castillo OrdinolaJefe de InfraestructuraCualquier requerimiento relacionado a TI

Palmas del Espino - ShanusiCarlos Vasquez Panduro-Cualquier requerimiento relacionado a TI

MinkaMarielena Castillo CarreoJefe de RRHHCualquier requerimiento relacionado a TI

LIMTEKVictor Ivan Espino MirandaAsistente de SistemasCualquier requerimiento relacionado a TI

Christian TamarizJefe de Administracion

NavarroGerencia de Operacin

ATSA PerIvan Esparta Cardenas (No aprobador)Gerencia de MantenimientoToda solicitud que haga se considera aprobada