GUÍA DE TRABAJO TRANSITORIO EN CASA...

GUÍA DE TRABAJO TRANSITORIO EN CASA BIBLORED

(EN EL MARCO DE ACUERDO TEMPORAL,

TRANSITORIO Y EXTRAORDINARIO DE TRABAJO EN CASA PARA LA PREVENCIÓN DE

CONTAGIO Y PROPAGACIÓN DEL COVID 19)

DOCUMENTO

Gestión TIC

2020

TABLA DE CONTENIDO

Pág. OBJETIVO.......................................................................................................... 4

ALCANCE .......................................................................................................... 4

1. ¿QUÉ ES EL TRABAJO EN CASA? ........................................................ 5

2. ASPECTOS NECESARIOS PARA REALIZAR TRABAJO EN CASA ...... 5

3. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO ...................................... 6

3.1. Área de trabajo con equipo de cómputo .................................................. 6

4. CONEXIÓN VPN ...................................................................................... 7

4.1. TIPOS DE CONEXIÓN ............................................................................ 7

4.1.1 Conexión desde equipo de escritorio ........................................................ 7

4.1.2. Conexión desde dispositivo móvil .......................................................... 12

5. CONEXIÓN RDP .................................................................................... 16

5.1. TIPOS DE CONEXIÓN ........................................................................... 16

5.1.1. EQUIPO DE ESCRITORIO .................................................................... 16

5.1.2. DISPOSITIVO MOVIL ............................................................................ 18

Red Distrital de Bibliotecas Públicas BIBLORED

GESTIÓN TIC

VERSIÓN 1.0

Fecha Aprobación 12/03/2020

TRABAJO EN CASA BIBLORED CÓDIGO: DCTB01

ELABORÓ/MODIFICÓ REVISÓ APROBÓ Original COPIAS O MODIFICACIONES

A ESTÉ DOCUMENTO DEBEN SER SOLICITADAS

AL GRUPO DE GESTIÓN TIC

NOMBRE CARGO ÁREA Fecha Elaboró/Modificó: dd/mm/aaaa

NOMBRE CARGO ÁREA Fecha revisión: dd/mm/aaaa

NOMBRE CARGO ÁREA Fecha revisión: dd/mm/aaaa

TABLA DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN ELABORÓ

1.0 12/03/2020 Elaboración del documento Catherine Bolaños Cristian Martínez

TRABAJO EN CASA BIBLORED | Página 4 de 23

TRABAJO EN CASA BIBLORED OBJETIVO Este documento pretende establecer conceptos básicos y lineamientos generales en la aplicación del modelo de TRABAJO EN CASA por parte de los funcionarios que laboran para la Red de Bibliotecas Públicas-BIBLORED. ALCANCE El documento se encuentra dirigido a los funcionarios que son objeto del modelo de TRABAJO EN CASA.

CONDICIONES EXCEPCIONALES DEL ALCANCE

1. Fundalectura no realizará revisión previa de los lugares de trabajo en casa,

dada la transitoriedad, grado de novedad inminente de necesidad prioritaria

del caso y excepcionalidad de la medida ocasionada por la Pandemia del

Covid-19. Por tanto, cada trabajador, en atención y cumplimiento de la

circular emitida por la ARL y socializada mediante capacitación virtual por el

Área de SST, deberá cumplir sus instrucciones y garantizar el adecuado

espacio y herramientas de trabajo, para su trabajo transitorio en casa.

2. Entre el Jefe directo y Trabajador se acordará los términos del temporal,

transitorio y extraordinario de trabajo en casa para la prevención de contagio

y propagación del Covid 19, mediante el formato diseñado por el Área jurídica

de Biblored.

3. El Trabajador diligenciará el formato de auto reporte de condiciones de

trabajo en casa que dispondrá el Área de SST.

4. El Área de SST efectuará revisiones aleatorias de forma virtual, a los lugares

de trabajo de los Colaboradores de la Red, de acuerdo a su capacidad de

carga laboral.

5. Fundalectura, conforme la causa de fuerza mayor origen de la medida

temporal, transitorio y extraordinario de trabajo en casa para la prevención

de contagio y propagación del Covid 19, no suministrará equipo alguno ni

conexiones inalámbricas esto deberá correr por cuenta y riesgo directo del

Trabajador; El Área de Gestión Tic, sólo garantizará el acceso por VPN para

que el TRABAJADOR EN CASA pueda desarrollar su labor de manera

remota, conforme la GUÍA DE TRABAJO TRANSITORIO EN CASA DE

BIBLORED. Nota: El trabajador que no cuente con equipo o conexión

inalámbrica (Internet), deberá informarlo en el acuerdo suscrito y relacionado

en el numeral 2 del presente.

6. El Área de SST notificará a la ARL el acuerdo transitorio de TRABAJO

OCASIONAL EN CASA y relacionará a todos aquellos colaboradores que

opten por esta modalidad, para su cobertura en casa.


7. El Trabajador deberá disponer de un celular o teléfono local, y equipo

computador, portátil o de escritorio.

8. En caso de accidente laboral o presencia de sintomatología relacionada al

COVID 19 o gripe normal, o afectación de salud alguna, se deberá informar

vía correo electrónico al Área de SST ([email protected])

9. El trabajador y Fundalectura se responsabilizan de mantenerse informados

de todas las recomendaciones, directivas, resoluciones y/o decretos que se

expidan en torno a la Pandemia del Covid 19, para su cumplimiento y

acatamiento., por lo que la medida transitoria se mantendrá conforme la

evolución del país y en específico de la ciudad capital, respecto la fuerza

mayor.

10. El trabajo ocasional en casa, podrá aleatoriamente combinarse con trabajo

físico en el lugar habitual de trabajo (Bibliotecas) según organización y

acuerdo del numeral 2.

1. ¿QUÉ ES EL TRABAJO EN CASA? Para desarrollar TRABAJO EN CASA se debe contar con herramientas tecnológicas tales como el computador, conexión a internet, puesto de trabajo ergonómico, iluminación, herramientas de comunicación, aplicaciones y software especializado. 2. ASPECTOS NECESARIOS PARA REALIZAR TRABAJO EN CASA Es importante que el personal aprobado para realizar TRABAJO EN CASA cuente como mínimo con las siguientes soluciones tecnológicas:

Necesidad Herramienta Descripción

Conectividad Redes Fijas

/Redes móviles

Para la realización del TRABAJO EN

CASA es indispensable la conexión

de manera permanente.

Infraestructura

Informática

Computador Fijo

/Portátil

/Tableta

y Teléfono móvil

Dependiendo de su labor, el

colaborador deberá contar con su

equipo de trabajo fijo o móvil.

Aplicaciones Telefonía El funcionario contará con la

disposición de su número celular, al

cual se desviarán las llamadas de su

extensión. Adicional de contar con

aplicaciones de video conferencia

como Skype para tener contacto con

BibloRed de ser necesario.

Escritorio Compartido Como la información y herramientas

para desarrollar la labor de los


funcionarios se encuentra en los

equipos dispuestos en las sedes, se

generaran VPN’s que les permitan la

conexión al escritorio compartido.

Manejo de Agendas Reuniones, compromisos, citas y

demás eventos para los funcionarios

serán manejadas a través de Google

Calendar.

Registro de trabajo El registro estará a cargo del área de

Gestión TIC.

Seguridad Seguridad de la

información sensible

de BibloRed

Teniendo presente que como funcionario de BibloRed se debe contar con los principios de lealtad, honradez, responsabilidad y transparencia. Y valores tales como honestidad, compromiso y diligencia. Toda información que se comparta, sustraiga o corrompa desde el equipo que el funcionario disponga para TRABAJO EN CASA será responsabilidad suya y por tanto cualquier acción legal recaerá en el mismo.

De su parte BibloRed asegura la conexión por VPN SSL con el fin de establecer una conexión segura de equipos externo hacia los servicios de TI de BibloRed.

3. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Para ejercer TRABAJO EN CASA como funcionario de BibloRed, usted deberá:

Contar con la capacidad de poder separar la vida profesional de la vida

familiar, esto implica manejar horarios dedicados al trabajo, recuerde que a

pesar que se encuentre en casa deberá discriminar sus horarios laborales de los

personales y evitar que otras actividades interfieran en sus tareas.

Contar con un espacio adecuado para poder realizar TRABAJO EN CASA.

Para evidenciar que efectivamente cuenta con un espacio adecuado para ejercer TRABAJO EN CASA se debe comprobar:

3.1. Área de trabajo con equipo de cómputo La utilización habitual y prolongada de equipos con pantallas puede ocasionar trastornos visuales y oculares, fatiga mental, molestias o dolor en la espalda,


cuello y manos. La mayoría de las veces esos trastornos tienen como causa la forma en la que se utilizan esos equipos, más que los equipos en sí mismos. Como funcionario que ejerce TRABAJO EN CASA usted debe tener en cuenta:

1. Optar por una postura ergonómica adecuada, tal y modo se indica a

continuación:

2. Asegurar que existe suficiente espacio de trabajo para el equipo de cómputo,

monitor, teclado, mouse y documentos.

3. Asegurar una buena iluminación.

4. Ubicar la mesa y el monitor de tal manera que se eviten los reflejos.

5. El monitor siempre debe estar limpio.

6. Se debe contar con espacio suficiente delante del teclado para descansar las

manos cuando no se usando.

7. Elegir los colores de modo que sea confortables a la vista, evitar letras rojas

sobre fondos azules o viceversa.

8. Realizar pausas activas tanto para la vista como para la postura.

9. Evitar el ruido excesivo recomendable de 55dB a 70dB.

10. El área de trabajo debe contar con buena ventilación.

4. CONEXIÓN VPN La conexión por VPN le permitirá conectarse a su equipo de trabajo directamente, de modo tal que pueda acceder a sus archivos, trabajar sobre éstos, su correo electrónico, y demás herramientas que tenga instaladas, sin necesidad de extraer ningún archivo en USB o cualquier otro medio externo, además de contar con las herramientas administrativas (Microsoft Office, Novasoft, Adobe Suite, navegación, etc.).

4.1. TIPOS DE CONEXIÓN

4.1.1 Conexión desde equipo de escritorio

La conexión por VPN puede realizarse desde un equipo con sistema operativo Windows y MacOS, descargando la aplicación Forticlient de la URL https://www.forticlient.com/downloads,

https://www.forticlient.com/downloads


Instalación:

Al ejecutar la instalación se iniciará la descarga de elementos necesarios para el

funcionamiento de la aplicación:

Marque la opción Sí, he leído y acepto en la parte inferior de la ventana y

haga clic en Siguiente.

Haga clic en Instalar y luego Siguiente en todas las ventanas que aparezcan,

manteniendo las opciones por defecto.


Al terminar la instalación mostrará la siguiente ventana. Haga clic en Finalizar:

Al finalizar la instalación, se generará el siguiente acceso directo en el escritorio

del equipo o en las aplicaciones de iOS

De igual manera se generará el acceso en el menú de Inicio en equipos

Windows:


Configuración:

Una vez finalizada la instalación ejecute la aplicación. Aparecerá inicialmente un

mensaje de aceptación de uso de la aplicación. Marque la casilla y haga clic en

I accept


Haga clic en Configure VPN

En la siguiente ventana brinde la siguiente configuración. Mantenga las demás

opciones por defecto y haga clic en Save para guardar la configuración.

- Connection Name: VPN BIBLORED

- Remote Gateway: 201.244.104.26

- Customize port: Habilitarlo y modificar el número por 10443

- Do not Warn Invalid Server Certificate: Habilitar la casilla


Al finalizar la configuración, la ventana deberá aparecer como se muestra a

continuación:

Ingrese el usuario y contraseña entregados para habilitar la conexión.

Al estar conectado, aparecerá la ventana con la información de la conexión.

Haga clic en Disconnect para cerrar la conexión al terminar sus actividades.

4.1.2. Conexión desde dispositivo móvil

La conexión desde móvil se puede realizar desde Android y OSx con la siguiente configuración. NOTA: Se recomienda evitar el uso de la conexión por móvil y realizar la conexión desde un equipo de escritorio, ya que por los tamaños de la ventana dificulta el uso del escritorio remoto, pero se habilita por emergencia.


Acceda a la App store de iOS o Google Play de Android, e instale la

aplicación FortiClient VPN. Asegúrese que el fabricante sea Fortinet, como

se ve en las imágenes, para garantizar el uso de la aplicación correcta.

Se generará el siguiente acceso en su dispositivo móvil:

Al abrir la aplicación, solicitará crear la VPN. Brinde la siguiente información

y haga clic en Create para crear la conexión:

- Input the VPN Name: VPN BIBLORED

- VPN TYPE: Seleccione SSL VPN

Al finalizar mostrará la configuración, que deberá modificarse con la siguiente

información. Los demás datos se deben mantener por defecto:


- Server: 201.244.104.26

- Port: 10443

- Username: El usuario entregado a cada funcionario para la conexión

Vuelva a la pantalla anterior, y aparecerá la VPN creada. Oprima Connect

para iniciar sesión e ingrese la contraseña entregada cuando la solicite.


En la siguiente ventana se mostrará la conexión creada

Por último, para el dispositivo móvil, aparte del Forticlient, se debe instalar la

aplicación RD Client de Microsoft, la cual se encuentra en la tienda de Google

Play para Android y App Store para iOS. Asegúrese que el fabricante

Microsoft aparezca, para garantizar que es la aplicación correcta.

Se generará el siguiente acceso en su dispositivo móvil:


5. CONEXIÓN RDP La conexión se realizará por la aplicación de Escritorio remoto (RDP) tanto en el equipo de escritorio como el móvil 5.1. TIPOS DE CONEXIÓN 5.1.1. EQUIPO DE ESCRITORIO

En los programas del equipo, busque la aplicación Conexión a escritorio

remoto

Al abrir la aplicación, ingrese la dirección IP entregada seguida de :5995

como se muestra en la imagen. Ejemplo: 192.168.41.99:5995

Solicitará el usuario de su equipo y la contraseña. Debe ingresarla con el

dominio, como se muestra a continuación. Ejemplo:

VBARCO\profesionalprocesos


En caso de aparecer la ventana de alerta de la identidad del equipo, haga

clic en Si para continuar con la conexión.

Por último, estará conectado en su equipo y podrá trabajar directamente

sobre él normalmente.


Para cerrar la conexión, en la parte superior del escritorio remoto aparecerá

una barra azul, y haga clic en el botón X. Por último, cierre la conexión de la

VPN.

5.1.2. DISPOSITIVO MOVIL

Acceda a la aplicación de Escritorio remoto instalada.

Al abrirla, la aplicación no tiene ninguna conexión configurada, por lo cual se

deberá oprimir el + de la esquina superior derecha y oprimir Desktop.


Haga clic en ADD MANUALY para agregar manualmente la conexión.

En el espacio Host name or IP address ingrese la dirección IP de su equipo

y oprima SAVE en la esquina superior derecha. Mantenga las demás

opciones por defecto.


En la ventana siguiente aparecerá la conexión creada, oprímala.

Oprima Connect en la siguiente ventana, confirmando que la IP corresponda

a la asignada.


Solicitará el usuario de su equipo y la contraseña. Debe ingresarla con el

dominio, como se muestra a continuación. Ejemplo:

VBARCO\profesionalprocesos y oprima CONNECT


Por último, estará conectado en su equipo y podrá trabajar directamente

sobre él. La pantalla de su equipo se ajustará al ancho de la pantalla

En la parte superior de la conexión aparece el botón de teclado, y el botón

del menú de la aplicación.

Para cerrar la conexión, abra el menú de la aplicación. En el panel derecho

aparecerá la conexión existente. Oprima la X que aparece en la esquina

izquierda. Por último, cierre la conexión de la VPN.

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