GUÍA METODOLÓGICA PARA LA BÚSQUEDA DE SOCIOS LOCALES EN …
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1 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA BÚSQUEDA DE SOCIOS LOCALES EN TERRITORIO Y PARA EL MONITOREO DE LOS PROYECTOS DE FUNDACIÓN A-KASA
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA BÚSQUEDA DE SOCIOS
LOCALES EN TERRITORIO Y PARA EL MONITOREO DE LOS
PROYECTOS DE FUNDACIÓN A-KASA
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA BÚSQUEDA DE SOCIOS LOCALES EN
TERRITORIO Y PARA EL MONITOREO DE LOS PROYECTOS DE FUNDACIÓN A-KASA
Elaborado por:
Kelly Tatiana Franco Rúa
Asesor: Jackeline Guerra
Contaduría Pública
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín
2020
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Tabla de Contenido
Introducción ............................................................................................................................... 6
Capítulo 1. Diagnóstico Institucional ....................................................................................... 8
Capítulo 2. El proyecto ............................................................................................................ 16
2.1 Definición Del Problema ................................................................................................... 16
2.2 Justificación. ....................................................................................................................... 18
2.3 OBJETIVOS ...................................................................................................................... 21
2.3.1General. ............................................................................................................................ 21
2.3.2 Específicos. ...................................................................................................................... 21
2.4 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................ 22
2.4.1 Guía y monitoreo de proyectos. ..................................................................................... 22
2.4.2 Alianzas estratégicas....................................................................................................... 26
2.4.3 Fundación, organización social ..................................................................................... 30
2.5 Metodología De La Investigación ..................................................................................... 34
2.5.1 Enfoque Cualitativo ........................................................................................................ 34
2.5.2 Técnicas e instrumentos ................................................................................................. 34
Alcance: .................................................................................................................................... 34
Diseño: ...................................................................................................................................... 36
2.5.3 Población objetivo y muestra: ....................................................................................... 37
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2.6 Cronograma de actividades .............................................................................................. 38
Capítulo 3. Resultados ............................................................................................................. 39
3.1 Aplicación de ruta .............................................................................................................. 39
3.2 Alistamiento ....................................................................................................................... 40
3.4 Evaluación y monitoreo de los proyectos ........................................................................ 49
Aspectos Generales del Proyecto ...................................................................................... 49
Objetivos y Estrategias del Proyecto ................................................................................. 50
Organizaciones Participantes ............................................................................................. 50
3.5 Estructura proyecto ........................................................................................................... 51
3.6 Guía para la Instalación de Proyectos ............................................................................. 80
3.7 Anexos ................................................................................................................................. 91
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................. 108
Impacto del proyecto ............................................................................................................. 108
Conclusiones: ......................................................................................................................... 109
Recomendaciones: ................................................................................................................. 110
Referencias. ............................................................................................................................ 111
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Introducción
Se considera que los procesos de todas las organizaciones deben de estar de acuerdo a las
políticas y lineamientos establecidos para que estos sean exitosos, por ende, en el diagnóstico que
se realizó en Fundación A-kasa, se evidencio que algunos métodos utilizados en el manejo y
monitoreo de los proyectos y en la búsqueda de los socios locales en el territorio no estaban
correctos y no cumplían con las exigencias establecidas tanto por los donantes o socios
cooperantes como por la fundación , debido a esto, se propuso la construcción de una guía
metodológica la cual estará compuesta por una ruta con instrucciones e instrumentos necesarios
tanto para la búsqueda de socios locales en el territorio, como el adecuado manejo de los
proyectos.
Se llegó a la conclusión de que esta guía era necesaria construirla debido a que algunos
proyectos ya realizados con los socios en territorio no cumplían con los indicadores exigidos y se
tenían inconveniente en la comunicación y distribución de tareas, debido a esto, se construyó una
pregunta a resolver, ¿Cuáles son las características principales que se le deben evaluar a la
organización de base en territorio para convertirse en socio local y cuáles son los procesos a tener
en cuenta para el debido monitoreo de los proyectos?, dicha pregunta que se responde en la guía.
La construcción de esta guía metodológica está fundamentada en teorías que afirman que los
debidos procesos en las organizaciones, la articulación de los mismo y las alianzas estratégicas
son el éxito y forman un componente importante para el manejo de los recursos, según Crespo
(2011). Dicha guía, estará compuesta por uno cuestionario que determinan las características
necesarias para medir la capacidad de la organización de base, contiene el proceso adecuado para
la instalación y cierre de los proyectos, la creación del convenio o contrato entre la fundación y
el socio local en el territorio, los parámetros para la presentación de los informes técnicos y
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financieros / contables, adicionalmente, contiene quienes son responsables frente al socio en el
territorio para que haya una buena comunicación entre las partes.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA BÚSQUEDA DE SOCIOS LOCALES EN
TERRITORIO Y PARA EL MONITOREO DE LOS PROYECTOS DE FUNDACION A-
KASA
Capítulo 1. Diagnóstico Institucional
Fundación A-kasa
Fundación A-kasa está ubicada en la Calle 34 B # 93 B – 31 en el barrio Belencito del
municipio de Medellín del departamento de Antioquia, con teléfono: 589 76 55 y celular 320 511
2946, E-mail [email protected] , con una representación legal encabezada por la Sra.
Edith Marcela Castrillón Builes que a su vez tiene el cargo de Directora Ejecutiva de la
organización.
A-kasa, es una organización social que cuenta con más de cinco años de experiencia en
procesos de fortalecimiento a organizaciones sociales en todo el país, el objetivo misional de la
Fundación está relacionado con la importancia de instalar capacidades en los territorios para que
ellos sean autores de su propio desarrollo.
Este trabajo lo realizan a través de tres líneas de acción: 1) fortalecimiento a organizaciones
sociales, 2) trabajo con comunidades vulnerables, entre ellas comunidades étnicas (indígenas y
afrodescendientes), 3) población con discapacidad y atención a migrantes.
La organización moviliza y orienta una red de más de 84 organizaciones a nivel nacional en
distintas temáticas, hace parte del Comité de Política Pública para Organizaciones Sociales del
municipio de Medellín, allí aportan a la construcción de indicadores de la línea de formación a
organizaciones sociales, acompaña al Ministerio de Salud Nacional en la construcción de los
lineamientos de la Estrategia de Rehabilitación Basada en Comunidad – RBC, aportan al proceso
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de creación de la Política Pública Nacional de Primera Infancia en el componente de
discapacidad, participaron de las mesas de construcción del Decreto 1421 donde realizaron
recomendaciones sobre educación inclusiva, hicieron parte de la ejecución del proyecto Unidades
de Apoyo y Fortalecimiento Familiar – UNAFA en articulación con ICBF, Fundación
Saldarriaga Concha y OIM.
Los proyectos y apuestas de desarrollo a nivel nacional que han ejecutado a través de los años,
se han realizado de la mano de importantes socios estratégicos.
Fundación Liliane Fonds: Fundación A-kasa, se desempeña como operador de su Plan Anual
para el fortalecimiento de organizaciones de y para personas con discapacidad en el país,
adicionalmente desarrollaron el proyecto Conocer para Incidir, el cual, es una sistematización de
prácticas significativas en educación inclusiva y democratización de la información para
contribuir con el acceso a la educación de niños jóvenes con discapacidad en cinco países de
América Latina, a través de una estrategia de construcción, socialización y difusión de
conocimiento que promueva procesos de incidencia.
COSUDE (Embajada de Suiza en Colombia): Desarrollaron el proyecto ¡Mi educación
también cuenta!, el cual tenía como objetivo la articulación de padres de familia,
instituciones educativas y organizaciones de base comunitaria para la generación de
procesos asertivos de educación inclusiva en tres municipios del Cauca. (Silvia, Puerto
Tejeda y Santander de Quilichao).
Fundación Rodrigo Arroyave: Se encuentran ejecutando un proceso de capacitación y
articulación a docentes en educación inclusiva y etnoeducación en Silvia – Cauca.
Cooperación Internacional: Se encuentra en marcha una iniciativa de fortalecimiento a
líderes comunitarios en el barrio El Pozón de Cartagena.
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Recursos Propios:
- Está en desarrollo un proceso de fortalecimiento a líderes comunitarios en la Vereda
Granizal del municipio de Bello desde el modelo organizacional de Fundación A-kasa
- Acompañan población Mixta (población colombiana y migrantes venezolanos desde
Cúcuta hasta el estado de Táchira).
De igual forma, han sido participantes y organizadores de importantes espacios académicos a
nivel local, regional y nacional donde se han abordado temáticas como: educación inclusiva,
educación para el trabajo e inclusión socio laboral, se ha buscado descentralizar el conocimiento
de las grandes ciudades y ofrecer estos espacios en lugares como Palmira, Popayán y Cartagena.
Las metodologías, modelos de evaluación y sistematización de estos espacios han sido
construcción propia de Fundación A-kasa, y se encuentran direccionados en dos ejes: brindar
acompañamiento organizacional a la medida y la generación de espacios de construcción de
saberes que, faciliten el diálogo y la reflexión en torno a temas relevantes de acuerdo a las líneas
de trabajo.
También, hacen parte de la Red de Redes de RBC a nivel nacional, hacen parte de la Red de
Redes de RBC de las Américas desde la secretaría técnica y cuentan con la presidencia de la Red
LINC América Latina, la cual tiene como objetivo articular saberes, recursos y gestión de las
distintas organizaciones sociales miembro en pro de la inclusión, es importante mencionar que
LINC es una red global que tiene también presencia en África y Asia, a su vez, son organizadores
a nivel nacional de la campaña Tocamos la Campana iniciativa de Fundación Liliane Fonds desde
Holanda, la cual tiene como finalidad articular actores públicos y privados a favor de la
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educación inclusiva para personas con discapacidad; esta campaña se realiza de manera
simultánea en 97 países.
La fundación tiene por como objeto social, movilizar el desarrollo social de comunidad
vulnerables, igualmente brindar consultorías, asesorías, diseñar, estructurar, implementar y
ejecutar proyectos administrativos, institucionales y privados, con el fin de facilitar y optimizar
sus actividades y los servicios públicos y privados a toda la comunidad en general.
El portafolio de servicios de fundación A-kasa es:
Consejería: Realizan acompañamientos a organizaciones en temas administrativos, de
planeación y asesoramiento jurídico;
Formación a la medida: Llevan a cabo estudios exhaustivos a las organizaciones para así
brindarles una asesoría personalizada, dependiendo de sus necesidades;
Redes de relacionamiento: Crean redes de ayuda entre organizaciones basadas en la
amistad, en el acompañamiento y la confianza;
Potencializadores de ideas: Escuchan las ideas que tienen las organizaciones, se
analizan, se plantean y se logran que se hagan realidad;
Movilizadores de movilizadores: Apoyan a las organizaciones que tiene gran alcance en
su territorio para que su respaldo sigan creciendo y mejorando;
Capacidad instalada: Tras la implementación de un proyecto en una organización o
comunidad, se logra que ellos mismos aprendan a llevarlo a cabo e innovar cada vez que
sea necesario, cuando la fundación ya no pueda estar presente.
Misión
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Promovemos el fortalecimiento de comunidades y organizaciones sociales reconociendo sus
potenciales y sus capacidades para gestionar su propio desarrollo. Acompañamos la construcción
de nuevas formas de interacción y procesos de intervención para la resignificación del tejido
social.
Visión
La Fundación A-kasa es un referente a nivel nacional y latinoamericano en la generación e
implementación de iniciativas que fomentan la participación y la gestión social del conocimiento
para el desarrollo comunitario.
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DATOS DE LA DEPENDENCIA DONDE EL ESTUDIANTE REALIZARÁ LA
PRÁCTICA
En el momento, el practicante tiene un cargo de Auxiliar Contable y Administrativa y
Responsable del área de Contabilidad dentro de la Fundación; esta corresponde a la dependencia
del área contable que está compuesto por un grupo interdisciplinario de tres responsables, en
primer lugar, está el Revisor Fiscal, en segundo lugar está la Contadora y en tercer lugar el
practicante, pero debido a sus labores tanto administrativas y contables el jefe inmediato es la
Directora Ejecutiva de la organización.
Las funciones que desempeña el practicante son las siguientes:
Llevar el control de las transacciones diarias de la organización.
Realizar todo el ciclo contable.
Conciliación de cuentas.
Presentación de informes para entes competentes.
Realizar el pago de proveedores, seguridad social y empleados.
Mantener actualizados los documentos legales de la organización.
Realizar afiliaciones.
Apoyar a la contadora y revisora fiscal para la elaboración de información exógena y
declaración de renta.
Presentación de impuestos mensuales.
Y demás labores que se le asignen
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En el rastreo se evidenció la necesidad de crear una estructura con lineamientos para la
búsqueda y el monitoreo de los procesos con los socios en territorio, debido a que con estos se
estaba manejando un modelo que no aplicaba y cumplía con las necesidades y exigencias
establecidas por A-kasa y los donantes, de las principales inexactitudes que encontraron, estas
son las más relevantes:
Al momento de realizar la búsqueda del socio, no se contemplaban requisitos necesarios
como por ejemplo capacidad financiera, experiencia en territorio para la contratación o
firma del convenio.
La mayoría de socios no cuentan con una estructura organizacional bien establecida, que
en el transcurso de la ejecución del proyecto se evidenciaban notorias falencias tanto en la
parte de gestión como en la financiera y contable.
La presentación de informes no cumplía con los parámetros establecidos inicialmente,
pero tampoco se le notificaba a la organización de las inconsistencias.
Con algunos socios no se firmaban contratos o convenios al momento de realizar la
instalación del proyecto.
La comunicación que se tenía con los socios en territorio era muy ambigua y se prestaba
para mal interpretaciones.
Los socios en territorio no tenían claro la persona con la cual debían de comunicarse para
que les resolvieran dudas e inquietudes.
En este proceso, se identificó que estas inconsistencias encontradas afectan a todas las
áreas de la organización e impiden el normal funcionamiento de las labores.
Respondiendo al diagnóstico que se realizó en la Fundacion, se pretende realizar un plan de
mejora que consiste en la construcción de una guía metodológica que plantea unos lineamientos
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para la adecuada y estratégica contratación de los socios locales en el territorio, logrando
identificar cuáles son los requisitos que estas deben de cumplir para que puedan tener la
capacidad tanto operativa como financiera de responder correctamente a las exigencias que trae
consigo ejecutar un proyecto, también, saber cuáles y como son las entregas de rendiciones de
informes de la evolución del proyecto, quienes son las personas responsables de responder con
las necesidades requeridas por el socio local, construir el modelo de contrato con los términos
necesarios por si se incurre con alguna anomalía, tener un respaldo legal en que soportar la
solicitud de los resultados, además, saber quiénes son los responsables de la firma e instalación
de proyectos en el territorio con el socio local.
Esto se pretende realizar con el fin de que la fundación pueda monitorear fácilmente los
procesos y para que sea más estratégica a la hora de confiarle el recurso del ente donador a un
socio local y que los procesos internos con respecto al manejo de los recursos sea el adecuado y
todo este bajo parámetros que funcionen y se pueda soportar para no seguir con cometiendo los
mismos errores y falencias.
Este documento se dejará como base para elaborar estos procesos de manejo interno en la
organización para que cada día la fundación vaya mejorando en su estructura organización, para
ser más competitiva y conseguir recursos mayores y poder financiar los proyectos que estos
socios en territorio tenga y tener un mayor alcance en la población a beneficiada.
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Capítulo 2. El proyecto
2.1 Definición Del Problema
Fundación A-kasa es una organización que trabaja en pro de comunidades vulnerables; grupos
indígenas, migrantes, personas con discapacidad, educación inclusiva, entre otros, a lo largo del
territorio nacional. Constantemente se encuentra en la búsqueda de recursos mediante la creación
de proyectos y/o propuestas para presentarse a convocatorias ante cooperadores internacionales,
entes gubernamentales, sector público y privado.
Luego de presentar las convocatorias y estas ser aprobadas para su ejecución, el paso a seguir
es la búsqueda de un socio local en el territorio donde se planteó el proyecto o propuesta, Fundación
A-kasa funciona como una organización de segundo nivel, lo que quiere decir, busca una entidad
con sus mismas características, pero que tenga contacto directo con la comunidad beneficiada y a
esto se le denomina organización de primer nivel, para poder así transferir los recursos y poner en
marcha las actividades a realizar esperando alcanzar los indicadores tanto financieros como
sociales o de gestión en la operación y ejecución del mismo.
De acuerdo a algunos proyectos ya realizados con organizaciones en el territorio, se evidenció
que debido a la confianza y a la flexibilidad que se les otorgaba a los socios, no se estaban
cumpliendo con los indicadores, exigencias y requisitos establecidos por la Fundación.
Por esto mismo se llegó a la conclusión de que la Fundación también estaba fallando en algunas
cuestiones como:
No se tenía en cuenta la capacidad financiera y operativa del socio.
Con algunos socios no se realizaba el debido proceso de la firma del contrato e
instalación de proyecto.
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Al momento de realizar los pagos, se desembolsaba el monto total del proyecto en un
único pago.
No se realizaba una debida sistematización y seguimiento del proyecto por parte de
ninguna de las áreas de la Fundación.
La comunicación entre la fundación y las organizaciones asociadas era bastante
ineficiente.
Por estas razones se tomó la decisión de contar con algunos aspectos relevantes al momento de
contratar o realizar la búsqueda de estos socios, adicionalmente, mirar los procesos entre las áreas
de la organización para cumplir con las necesidades internas y externas requeridas por la
Fundación, el donante y el socio local.
Por lo cual se presenta el interrogante de ¿Cuáles son las características principales que se le
deben evaluar a la organización de base en territorio para convertirse en socio local y cuáles son
los procesos a tener en cuenta para el debido monitoreo de los proyectos?, para darle respuesta a
este interrogante, se pretende realizar una guía metodológica para controlar y monitorear estos
procesos de contratación y ejecución de proyectos en el territorio por parte de fundación A-kasa.
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2.2 Justificación.
Dentro de los lineamientos establecidos, se comprende que el socio local en territorio es una
figura muy importante para la fundación, porque es aquella entidad que representa y abre puertas
en las comunidades, adicionalmente, da la oportunidad de que A-kasa sea reconocida y que esta
misma ayude al crecimiento de la organización asociada.
Debido a que el socio local es aquella organización que representa a la fundación en el territorio,
es importante contemplar la guía de protocolos y pasos a seguir para que los procesos se realicen
correctamente y así poder abarcar y cumplir con los indicadores, la atención a las diversas
comunidades, el plan de actividades y que estas reconozcan la labor realizada y las organizaciones
encargadas de desarrollar dichas acciones.
Por consiguiente, controlar y monitorear la ejecución de los proyectos hace parte de una buena
práctica de gestión, debido a que el control asegura el éxito del proyecto, adicionalmente, como lo
indica el ITM (2016), este proceso asegura el seguimiento de dichos planes, y la consecución de
los objetivos planteados en la planificación de la propuesta, por consiguiente, se deben de aplicar
las fuentes y medios de verificación que según Crespo (2011) “Las fuentes o medios de verificación
constituyen la base para la supervisión y la evaluación del proyecto y deben indicar dónde el
ejecutor o el evaluador pueden obtener la información acerca de los indicadores” (Pág. 37).
Es importante controlar e ir midiendo los indicadores en el transcurso de la ejecución mediante
rendición de cuentas, porque según Crespo en su guía de diseño de proyectos sociales comunitarios
bajo el enfoque del marco lógico (2011), menciona que los indicares construyen la base del
seguimiento y evaluación del proyecto, por ende, estos se deben de ir revisando en el trascurso del
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proyecto y no al final, porque especifican de manera precisa si se está cumpliendo con el objetivo
propuesto por el proyecto.
Estas buenas practicas permiten que se constituyan redes de transparencia, las cuales le permiten
a A-kasa seguir trabajando y apoyando la labor realizada de los socios en los proyectos
desarrollados, y a su vez, se convierte en un grupo foco el cual puede seguir beneficiándose debido
a los resultados obtenidos en el proyecto.
La búsqueda de socios para realizar los proyectos en conjunto se debe de empezar con una
búsqueda minuciosa que cumpla con los requisitos establecidos por el ente contratante, así como
lo menciona Bettoni y Pousadela, en su guía para el desarrollo de alianzas colaborativas en la
Sociedad Civil.
La Selección del socio adecuado en función del valor que su presencia podría
aportar a la alianza. Es recomendable realizar la selección tras una búsqueda
exhaustiva y un análisis de las fortalezas y debilidades tanto propias como del socio
prospectivo. Una vez decidida la formación de la alianza, es conveniente dedicar
cierto tiempo al intercambio de información y a la profundización del conocimiento
recíproco. (Bettoni y Pousadela., 2015, pág. 19).
Esto se convierte en una alianza estratégica y permite el éxito del trabajo que se pretende
realizar, adicionalmente, deben de tener objetivos y expectativas iguales o similares para que esta
unión sea efectiva y cumpla con los lineamientos propuestos, y que el trabajo conjunto sea una
unión donde haya buena comunicación entre las partes relacionadas y entendimiento en las labores
a realizar.
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Por su parte, el socio local al desarrollar el proyecto, tiene como ganancia la experiencia
adquirida y el conocimiento más a profundidad de sus comunidades, en este trabajo conjunto
Fundación A-kasa deja capacidad instalada para que ellos sigan ejecutando proyectos de dicha
índole o mayores que les permitirá crecer como organización.
Además, es indispensable articular todos estos procesos en el territorio con cada una de las áreas
de la organización, para que ellos también vayan encaminados con lo que pretende y busca la
fundación mediante estos procesos de ejecución y elaboración de proyectos.
Por esto, es importante realizar esta guía, porque también permite conocer la realidad de los
contextos en territorio y saber identificar que organizaciones pueden cumplir con lo exigido para
liderar conjuntamente los proyectos.
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2.3 OBJETIVOS
2.3.1General.
Elaborar una guía metodológica para la aplicación en la búsqueda de socios en territorio y el
adecuado monitoreo de los proyectos.
2.3.2 Específicos.
Identificar las necesidades de la fundación con respecto a las características que debe de
cumplir el socio local en el territorio.
Determinar los parámetros que se requieren para la contratación del socio local en
territorio para la debida ejecución de los proyectos.
Documentar los diferentes pasos a seguir para la debida ejecución del proyecto tanto por
parte del socio como el de la fundación.
Crear una ruta de aplicación con todos insumos de la guía para entregar a la fundación
para el adecuado y oportuno manejo de esta.
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2.4 MARCO DE REFERENCIA
2.4.1 Guía y monitoreo de proyectos.
Para el buen monitoreo y planificación de los proyectos y de los procesos que van inmersos
dentro de este, es vital algunos elementos que ayudan a la organización en su mejora constante
tanto a niveles internos como externos para lograr el crecimiento continuo; se tiene en cuenta
diversos opciones que son de ayuda y generan practicidad, uno de estos es la elaboración de guías
que permiten identificar el paso a paso de los procesos a mejorar y reconocer que hay un
documento que lo instruye en el progreso de las actividades y permiten que no hayan reprocesos,
y todo esto se va adquiriendo con la experiencia que dejan otros programas o proyectos
realizados anteriormente.
Una guía es un documento maestro, que, según la Real academia española, dirige y encamina
los procesos dentro de una institución para poder ser más efectivos y eficientes, este elemento
combinado con la metodología, lo cual la define EcuRed (s.f.) como el conjunto de procedimientos
adecuados para lograr unos fines que van encaminados a llegar a un fin determinado o sea una manera
razonada de conducir el pensamiento para alcanzar un fin establecido. La combinación de estos
elementos permite llegar a construir una guía metodológica como lo define Fundación A-kasa es
un documento que describe aquellos pasos o normas a seguir por la organización, colaboradores y
otras partes relacionadas para mejorar el sistema de información y comunicación, a su vez ayuda
a identificar los diferentes trabajos a desarrollar y permite evidenciar cuales son los aspectos a
mejorar.
Dentro de la guía se va a contemplar el manejo adecuado de los proyectos en el territorio,
debido a que estos deben de tener un seguimiento a su ejecución, y esto es importante según
Crespo (2011), debido a que:
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La ejecución-seguimiento de un proyecto es la fase donde se trata de llevar a la
práctica lo previsto […]. Consiste en la intervención transformadora de la realidad
o situación, inicialmente se […], requiere de capacidad para programar, gestionar
y coordinar las actividades y llevar a cabo las decisiones de manera acertada,
gestionando los recursos (tanto humanos como materiales), el tiempo y el dinero,
con criterios de eficiencia y eficacia, para garantizar la consecución de los
resultados previstos. (pág. 8).
Para seguir en esta línea, el concepto de proyecto se define según La Fundacion Luis Vive,
(citado en Guía de Diseños de Proyectos sociales comunitarios bajo el enfoque del marco lógico,
2011), como “conjunto de recursos materiales y humanos que se combinan para la realización de
una serie de actividades, en un tiempo y con un costo determinado, con la finalidad de conseguir
unos resultados que cambien una realidad concreta.” Este mecanismo es muy común para la
obtención de recursos en organizaciones del sector social, ya que les permite incidir y dejar
capacidad instalada tanto en el territorio como en los socios locales, por eso en vital controlar y
monitorear estos procesos.
Estos procesos de identificación y diagnósticos de errores para la construcción del material
necesario para la mejora en los métodos, va de la mano con las áreas o departamentos que se
encuentran dentro de las organizaciones, para Fayol, (citado por de la Rosa y Arregoces, 2015),
se considerada que,
“la organización a partir de un enfoque sistémico, global y universal, que la
teoría se basaba en la búsqueda de la eficiencia a partir del énfasis en la estructura
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y las funciones que se deben cumplir en la organización, mediante esta concepción
se buscaba que existiera una mayor coordinación entre cada uno de los
departamentos que conforman la empresa.” (pág. 22),
Debido al aporte realizado por Fayol, se puede concluir que los departamentos o áreas de las
empresas deben de estar articuladas y encaminadas estratégicamente a los objetivos de la
empresa.
La articulación estratégica mejora los procesos continuos de la organización, debido a que este
reconoce las falencias encontrada en el diagnóstico, pero adicionalmente proporciona alternativas
para conseguir el resultado planteado, para Keisen (citado por Santacruz y Salcedo, 2013), la
articulación estratégica es un modelo sistémico que logra cuadruplicar los resultados con la
aplicación de los mismos recursos en una organización, solamente optimizando las
interrelaciones entre las partes de dicha organización, ya sean entre las áreas, personas u
organizaciones involucradas. (pág. 26).
Dentro de estos procesos de gestión se debe de articular las labores a realizar por parte de cada
colaborador de la organización con relación a lo propuesto para que haya una conexión entre
todos los aspectos relacionados en dicha guía, Como lo indica Huergo (2003) en su documento de
procesos de gestión:
“Por lo tanto, no podríamos hablar de una gestión “exitosa” si nos estamos
refiriendo tan sólo al equilibrio de fuerzas o la estabilidad lograda a partir de las
habilidades de quien coordina o conduce. La estabilidad y el equilibrio tienen que
basarse realmente en la corresponsabilidad de roles y de tareas diferenciadas, en el
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diseño de estrategias participativas que articulen los procesos de trabajo a partir de
las búsquedas personales y del proyecto colectivo. Todo ello para concretar los
objetivos, con los recursos y las posibilidades de desarrollo del proyecto y de las
personas que lo integran.” (pág. 3).
Reforzando esta teoría, el señor Cruz (2012) en su trabajo para la obtención de su doctorado,
explica que, “Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde
desempeñar en la organización, es imprescindible que cuenten con la información periódica y
oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás” (pág. 25).
Como lo indica las citaciones anteriores, todos los procesos deben de estar articulados y tener
relación y conocimiento por parte de los colaboradores u operadores para poder presentar un
buen resultado, como por ejemplo, estos deben de tener conocimiento de sus funciones, procesos,
objetivos, metas, productos a entregar y recursos con los que cuenta, para llegar a une evaluación
continua y a la mejora de procesos, para realizar esto se debe de tener presente los niveles de la
articulación, como lo indica Santacruz y Salcedo, (2013) “los niveles de articulación se pueden
medir al menos en 5 niveles: Conocimiento, referencia, metas comunes, integración de procesos,
evaluación y mejora conjunta, y se implementa a través de reuniones y talleres de trabajo”(pág.
27).
Si estos aspectos no se llevan a cabo, puede existir tergiversación de la información, mala
comunicación entre los colaboradores de la organización, poca sistematización de los proyectos y
procesos realizados, confusión en la distribución de labores, entre otros y esto revela una mala
imagen de la administración de los recursos de conocimiento de la organización tanto como para
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sus colaboradores como para sus socios. Para evitar estos aspectos, la organización como lo
recomiendo Ponjuán (citado por Alba, 2018) debe de identificar que
“los flujos de conocimiento y, más allá, gestionarlos, lo cual permite cumplir
con uno de los desafíos que hoy enfrentan las entidades: el intercambio de
conocimiento, el cual es poco logrado por la no integración correcta de las áreas
que conforman las organizaciones, ocasionado, fundamentalmente, por no contar
con un sistema de información capaz de compartir en tiempo real información
exacta y relevante, encargado de soportar el análisis estratégico y la planeación de
los escenarios” (pág. 120).
Controlar y medir los indicadores de los proyectos en una práctica muy importante dentro de la
ejecución, porque estos permiten determinar el logro del objetivo planteado. Por esto, es esencial contar
con unos aliados estratégicos que ayuden al cumplimiento de estas metas propuestas.
2.4.2 Alianzas estratégicas.
Las alianzas estratégicas o colaborativas es uno de los puntos centrales del tema a tratar, según
Bettoni y Pousadela, en su guía para el desarrollo de alianzas colaborativas en la Sociedad (2015)
las define como un mecanismo de promoción social que busca contribuir con acciones orientadas
al mejoramiento de sus relaciones con comunidades, pero también a mejorar las condiciones de
vida de los sectores más vulnerables de la sociedad.
La necesidad que genera control sobre estas alianzas es latente, debido a que si el conjunto de
organizaciones (socios locales) no trabaja sinérgicamente en los procesos de la planeación
estratégica no van a tener éxito, ni resultados satisfactorios, en este contexto, como lo indica Cruz
en su tesis “El control significa mantener las actividades organizacionales en conformidad con los
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planes y objetivos. La esencia del proceso de control consiste en regular las actividades
organizacionales y mantenerlas dentro de sus cursos prefijados” y con esto surge la necesidad de
controlar estos procesos colaborativos en los cuales se generan preguntas y las respuestas surgen
del proceso de la ejecución de los proyectos, las preguntas que principalmente deben de surgir
según Cruz, son las siguientes “¿Es compatible con el contexto? b) ¿Es compatible con los
objetivos y políticas? c) ¿Es coherente con los planes y programas? d) ¿Se realiza lo que se
decidió?” (pág. 14-16. 2012)
Concluyendo con esto, por eso es indispensable conocer las capacidades y aptitudes que tienen
las organizaciones al momento de formar alianzas para un trabajo conjunto, por ende, es
indispensable tener en cuenta algunos aspectos relevantes sobre aquella organización estratégica
(socios locales para fundación A-kasa).
De acuerdo a esto, el socio local debe de tener y contar con la capacidad de ejecutar los proyectos
de forma adecuada, para esto se toma como referente la Cámara de Comercio de Medellín (2019),
el cual posee un mecanismo denominado Registro Único de Proponentes – RUP lo cual indica
que “Es el registro que habilita a cualquier ente jurídico o natural domiciliado en Colombia que
esté interesado en celebrar contratos con las entidades estatales, Al registrarte en el RUP hacen
parte de la base de proveedores más grande del país”, este certificado contiene la información
más relevante de la organización, también verifica las capacidades que poseen las organizaciones
a la hora de presentarse ante un ente competente para la formación de una alianza en la ejecución
de un proyecto o propuesta.
Aquí miden los requisitos exigidos para determinar la capacidad que pueda tener el proponte
para poder ejecutar los proyectos u ofertas a las que se vaya a presentar, la Cámara de Comercio
28
de Medellín en su guía Registro Único de Proponentes (2019), mide estos requisitos de los
habilitantes de la siguiente manera:
Experiencia: Contratos ejecutados en cada uno de los bienes o servicios que
ofrece la entidad.
Capacidad jurídica: Es el conocimiento del proponente derivado de su
participación previa en actividades iguales o similares previstas al objeto del
contrato a licitación
Capacidad financiera: Equivale al índice de liquidez (activo corriente/pasivo
corriente), índice de endeudamiento (pasivo total/activo total) y razón
cobertura de interés (utilidad operacional/gastos de interés).
Capacidad organizacional: Rentabilidad del patrimonio (utilidad
operacional/patrimonio) y rentabilidad del activo (utilidad operacional/activo
total) (pág.5)
Este certificado le permite a cualquier entidad que lo posea presentarse a convocatorias para la
contratación pública y privada por medio de licitaciones o por la creación de propuestas y proyectos
en pro del bienestar de la comunidad para la obtención de recursos o la generación de alianzas
estratégicas para la realización de proyectos en conjunto esperando resultados comunes.
Esta certificación también permite que la organización posea más experiencia mediante la
contratación pública y privada, esto se define según Quiroz (2018), en su trabajo denominado La
contratación pública y la contratación privada desde la realidad colombiana, como el primer
acercamiento a la luz pública para la ejecución del presupuesto de la nación y se realiza con un
ente público y una persona jurídica privada y la contratación privada como el acuerdo entre dos
partes ya sean personas jurídicas o naturales privadas distintas a las del estado.
29
Estas contrataciones permiten que la entidad obtenga experiencia como uno de los indicadores
fundamentales para obtener proyectos de índole significativa y que verdaderamente incidan en
territorios vulnerables, para lograr esto, el orden y el diagnostico institucional juega un papel
crucial dentro de la organización, puesto que es una herramienta de análisis del contexto que logra
nivelar procesos en los cuales se tiene falencias para después mejorarlos, según la Organización
de Estados Iberoamericana en su documento de Diagnostico Institucional (2016.) menciona que
esta evaluación
“permite identificar los problemas o dificultades de la institución. Distinguir lo
que no funciona como debería y elegir a qué abocarse es fundamental para
planificar con sentido y foco. No se puede mejorar todo al mismo tiempo. Por eso,
el diagnóstico da pistas para elegir qué problema enfrentar cada vez y aporta
información para entender las causas del mismo. Un proyecto de mejora debe
apuntar directamente a las causas de los problemas y no a otros factores” (pág.2)
Entonces, siguiendo esta línea, este diagnóstico se contempla para la realización y
sistematización de los procesos de mejora, por lo que permite el perfeccionamiento de su
capacidad organizacional y de los procesos continuos que ejecuta la organización. Estos aspectos
tratados anteriormente van volviendo a las organizaciones más competentes para ejecutar
proyectos y tener los resultados esperados y así convertirse en entes estratégicos para formar
alianzas.
30
También es importante documentar los procesos porque esto permite identificar, recopilar,
analizar, crear, diseñar y desarrollar las técnicas adecuadamente y es la base para un buen sistema
ejecución y de gestión en los proyectos.
2.4.3 Fundación, organización social
En Colombia existen muchas organizaciones que luchan por el bienestar de la comunidad y
entre ellas están las fundaciones, que se definen como una entidad que tiene como prioridad el
bienestar general de la comunidad y juegan un papel muy importante dentro de los sectores
económicos del entorno social, según la Cámara de Comercio de Medellín (Cámara de Comercio
de Medellín, 2019), desempeñan variadas funciones significativas en la sociedad colombiana:
como agentes que gestionan el bien general, de acuerdo con su naturaleza asistencialista; como
articuladoras de las funciones estatales que se llevan a cabo gracias a la iniciativa y con recursos
privados; o como la unión de ciudadanos en la búsqueda de un bienestar común.
Estas entidades poseen un amplio marco legal que las regula, las principales normas que rigen
a este tipo de entidades según la Cámara de Comercio de Medellín (2019), son las siguientes:
Constitución política de Colombia art 38
Código Civil artículo 633 y siguientes.
Decreto 1529 de 1990 (compilado en el Decreto 1066 de 2015).
Reconocimiento y cancelación de personería jurídica de las fundaciones.
Decreto 2150 de 1995. En su artículo 40 determina la inscripción ante las cámaras de
comercio a las fundaciones. Al igual que el Decreto 427 de 1996 (compilado en el
Decreto 1074 de 2015).
Decreto 4400 del 2004. Traza que estas organizaciones son contribuyentes
31
del impuesto sobre la renta y complementarios y que pertenecen al Régimen Tributario
Especial.
Decreto 1074 del 2015. en su capítulo 40, recoge todo lo atinente al registro de las
Entidades Sin Ánimo de Lucro.
Ley 1819 del 2016. Esta ley busca controlar la evasión de impuestos y lavado de
activos en este tipo de entidades y por esto modifica las normas del Régimen
Tributario Especial
Decreto 92 del 2017. Entró en vigor a partir del 1 de junio del 2017 y reglamenta la
contratación con entidades sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso 2 del
artículo 355 de la Constitución Política.
Decreto 2150 del 2017. A través de este decreto se exponen los requisitos para que
estas entidades pertenezcan al Régimen Tributario Especial.
Dichas entidades hacen parte de un grupo que se denomina Entidades Sin Ánimo de Lucro –
ESAL, la cual tiene como característica principal el no reparto de sus excedentes a sus
fundadores, si no que estos deben de ser reinvertidos en su objeto social o en la misma
comunidad, y “la cual indica que tiene como finalidad complementar las funciones del Estado y
ofrecer respuestas innovadoras, capacidades, recursos, conocimientos para la solución de
problemas locales y nacionales mediante el suministro de servicios de carácter especial con reglas
del derecho privado”(Cámara de Comercio de Medellín, 2019,p.19), por ende, este tipo de
organizaciones pertenecen al Régimen Tributario Especial, que cuenta con beneficios tributarios
los cuales permite alivianar la carga prestacional e impositiva permitiendo que estas cuenten con
más flujo de efectivo para sus labores.
32
Estas entidades del sector social, juegan un papel muy importante dentro de la sociedad, ya
que estas se permiten llegar y tener presencia donde el Estado no tiene la capacidad, como lo
expresa la Comisión de Expertos para la Equidad y la Competitividad Tributaria, (citada por
Cámara de Comercio de Medellín, 2019, pág.19, 2019) determina que:
“las ESAL actúan donde el Estado y el mercado no tienen la capacidad o se
requiere de trabajo complementario para construir tejido social y fortalecer la
institucionalidad. Representan un instrumento poderoso para la expresión de los
ciudadanos y de la sociedad civil como agentes de desarrollo social y político. Por
eso, se denominan como el tercer sector, en tanto no operan bajo las reglas del
mercado como los agentes privados, ni tampoco forman parte del Estado”.
A estas entidades también se les denominan organizaciones de la sociedad civil, debido a que
buscan el bien común, ya sea en “una comunidad territorial, población, temática o de interés que
comparte propósitos y/o necesidades que pasan por una identidad colectiva” (acuerdo 52 política
pública de las Organizaciones Sociales de la Sociedad Civil en el Municipio de Medellín,2015,
pág. 2). Y poseen una clasificación según su modo de operar, según el mismo acuerdo 52 política
pública de las Organizaciones Sociales de la Sociedad Civil en el Municipio de Medellín (2015)
Organizaciones de primer nivel: Organización social de base comunitaria que busca
el bien común, ya sea físico o intelectual en una comunidad o territorio.
Organizaciones de segundo nivel: Es una Organización asociativa, es esto quiere
decir que asocia a organizaciones de primer nivel.
33
Organizaciones de tercer nivel: Organizaciones asociativas de asociaciones, a lo que
se refiere con que es una asociación de varias asociaciones del segundo nivel y que su
impacto en el territorio es mucho más amplio.
Organizaciones de cuarto nivel: Está conformado por plataformas de discusión o
redes de organizaciones civiles.
Organizaciones de quinto nivel: Son organizaciones de segundo piso que tienen la
capacidad de destinar recursos a organizaciones de los cuatro niveles anteriores con el
propósito de ampliar su cobertura de impacto.
Esto refleja que dichas organizaciones son actores importantes para la atención de las personas
más vulnerables en la sociedad, por lo que se debe de tener presente que para que este tipo de
entidades logren atender e impactar a dichas poblaciones deben de tener un sostenimiento económico
necesario para subsistir, deben de ingeniarse métodos de recaudo de recursos para así contar con un poder
adquisitivo y flujo de caja que le permita la realización de sus operaciones con éxito.
34
2.5 Metodología De La Investigación
2.5.1 Enfoque Cualitativo
El presente trabajo de grado se construyó bajo los parámetros del enfoque cualitativo, donde
consta de un proceso que utiliza información descriptiva que orienta a estructurar teorías que dan
sustento al trabajo realizado, esta maneja un diseño flexible para resolver la realidad y enfrentar a
las poblaciones objeto de estudio, además, incorpora aspectos en esquemas diversos orientados a
la investigación social.
Como lo indica Mesias (s.f.), “Este enfoque se caracteriza por ser descriptivo, inductivo,
holístico, fenomenológico, estructural-sistémico y ante todo flexible, destaca más la validez que
la replicabilidad, trata ante todo de identificar la naturaleza profunda de las realidades y su
estructura dinámica”.
2.5.2 Técnicas e instrumentos
De acuerdo las definiciones presentadas sobre este enfoque, se da a conocer cuáles fueron las
técnicas e instrumentos utilizados para la construcción del presente trabajo.
Alcance: De acuerdo a la revisión y búsqueda para determinar la estrategia de la investigación
y estado del conocimiento sobre el problema a investigar, se puede concluir que para el presente
trabajo se utilizaron los métodos derivados del alcance como:
Descriptivo: Se compone del análisis de la población a estudiar, como lo indica
(Chura, 2017), este busca especificar propiedades, características y rasgos importantes
del fenómeno a investigar y así poder medir y recoger información independiente o
35
conjunta mostrando el fenómeno y contexto de la situación, aquí se puede destacar el
rastreo y la recolección de información para darle validez a la propuesta a construir.
Explicativo: En este proceso se pretende establecer las causas que se derivan del
problema a investigar, según (Chura,2017) el interés de este alcance se centra en
explicar el porqué de la propuesta a investigar y por qué se relacionan las variables
entre sí, esto quiere decir que aquí se deriva el diagnostico institucional y la
justificación realizada , donde se enfoca en explicar el fenómeno y las condiciones que
originan el planteamiento del problema, además, evidencia de forma explicativa y
estructurada los procesos en los cuales se estaba fallando para realizar un adecuado
manejo de las búsqueda de los socios y el debido monitoreo de los proyectos.
De acuerdo a lo anterior, se propuso la construcción de la guía metodológica teniendo en
cuenta que la fundación busca mejorar los procesos internos por medio de una búsqueda eficiente
para la formación de alianzas con las organizaciones de base, adicional, el debido proceso para el
manejo de los proyectos en el territorio y así permitir que los resultados sean exitosos.
Esto se logró concluir mediante una evaluación que se hizo tomando como referente (muestra)
todas las organizaciones con las que la fundación ha formado alianzas estratégicas para la
ejecución de los proyectos en el territorio, y cuáles eran los resultados que se presentaban en la
ejecución de los mismos y lo encontrado no fue satisfactorio, debido a esto y a la identificación
de las necesidades que requiere cubrir la fundación, se propuso la construcción de dicha guía
36
Diseño: Aquí se demuestran los instrumentos utilizados para el desarrollo y la construcción de
la guía, tomando como base el diagnostico encontrado con las técnicas del alcance.
Observación participante: En este proceso se observó el contexto de una forma no
estructurada para la recolección de información y así determinar los pasos a seguir para
la elaboración de la guía, como indica (Campy y Gomez, s.f), es necesario acceder a la
comunidad, seleccionar a las personas claves, participar en todas las actividades,
aclarando todas las observaciones que se vayan realizando mediante una método
formal o informal y así permite tomar notas de campo para facilitar la descripción o
interpretación y la sistematizar los procesos de forma adecuada.
Grupos de enfoque: para ir avanzando en el proceso de construcción del trabajo de
grado, se construyó un grupo de enfoque que permitió la recolección de ideas y de
información para la construcción del documento maestro, el cual permitía la
recopilación de la información suministrada para ir distribuyendo de forma ordenada,
estos grupos de enfoque son importantes porque según (Hamui-Sutton y Valera, 2012)
“captan el sentir, pensar y vivir de los individuos, provocando auto explicaciones para
obtener datos cualitativos”, Kitzinger (citado por Hamui-Sutton y Valera, 2012, pág.
56) considera estos grupos focos son como entrevistas grupales donde interviene el
investigador y el participante, con el propósito de obtener la información más clara y
concisa. Y de esta forma se permitió conocer las opiniones por áreas de la organización
frente al tema a tratar.
Grupo de discusión: Este método se fue desarrollando en la medida del cumplimiento
del cronograma, donde se realizó una reunión con unas personas específicas que
contribuían con el enriquecimito del trabajo elaborado, aquí el investigador adopto la
37
forma de observador y no de interventor. Es una de las principales diferencias con los
grupos de enfoque según (Campy y Gomez, s.f, pág. 13).
De estas formas se realizó la respectiva sistematización de todos los procesos y actividades
realizadas para la construcción del documento final, el cual quedó compuesto principalmente por
un alistamiento que será aplicado en las organizaciones, las técnicas e instrumentos para la
debido monitoreo de los proyectos y el respectivo proceso de la instalación y cierre de proyectos.
2.5.3 Población objetivo y muestra:
La población objetivo son las organizaciones de base con las que fundación A-kasa forma
alianzas para la ejecución de proyectos donde estos se convierte en socios locales en el territorio,
adicionalmente, un foco central en este proceso es la evaluación, seguimiento y monitoreo la de
los proyectos ejecutados por estos.
La muestra es el resultado obtenido de la construcción de una guía metodológica para la
aplicación de procesos para la búsqueda adecuada de estos socios y para el adecuado monitoreo
de los proyectos, que será aplicada y utilizada en las organizaciones de base y en los procesos
internos y externos de la fundación.
38
2.6 Cronograma de actividades
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1Reunión con la Directora ejecutiva para
presentar el plan de mejora
2Reunión con el equipo de trabajo para la
presentación de la propuesta
3
Reunión con el equipo de trabajo para
acordar por areas que propuestas tienen
para mejorar la busqueda del socio y la
respectiva evaluacion y monitoreo de los
proyectos
Reunion con la asesera de trabajo de grado
y la directora de la organización para
conocer mas detalle del plan de mejora
propuesto por el practicante y la aceptacion
del mismo
4
Elaboración de mapa mental con los
aspectos que se pretenden evaluar y los
procesos para el monitoreo e instalacion de
los proyectos
5
Distribucion por areas, las tareas para el
apoyo de la construccion del documento
maestro para presentar a las organizaciones
de base
6
Creacion de alistamiento por areas para
evaluar la capaicidad del socio local en el
territorio
7Reunion de equipo para evaluar y aprobar
el alistamiento
8
Entrega de los pasos a seguir por el socio en
el territorio para el monitoreo de los
proyectos
9
Reunion en equipo de trabajo para
compartir los aspectos relevantes de la
construccion de la guia por areas
10Ssitematizacion de la informacion
recolectada
11
Documentacion del plan de mejora con toda
la informacion suministrada por cada area
de la organización
12
Construccion de la guia metodologica con
los insumos de la documentacion del
proceso
13Construccion de la ruta de aplicación de la
guia
14Presentacion del documento a la asesora de
trabajo de grado
15Correcciones pertinentes a la guia y de la
ruta de aplicación
16
Entrega final de la guia metodologica para la
aplicación de esta en la evaluacion y
monitoreo de los proyectos y para la
busqueda del socio local en el territorio
17 Entrega de la guia a la organización
JunioFebreroItem Actividades
Marzo Abril Mayo
39
Capítulo 3. Resultados
Guía metodológica para la búsqueda de socios locales en territorio y para el monitoreo
de los proyectos de Fundacion A-kasa
3.1 Aplicación de ruta
Aquí se encuentra una guía con los respectivos pasos para obtener una primera impresión de la
dinámica y estructura de las organizaciones, asociaciones o instituciones (socios locales en
territorio) a emprender un proyecto con Fundación A-kasa, al igual que las indicaciones pertinentes
para su construcción, ejecución, cierre y contratación o convenio y anexos referentes al tratamiento
de la comunicación y logística dentro y fuera de la Fundación A-kasa.
Ruta
1 Aplicar formato (Alistamiento)
2 Línea técnica y metodológica
3 Convenio
4 Contrato
5 Instalación de proyectos
6 Ejecución de proyecto
7 Cierre del proyecto
Anexos
40
Protocolos comunicación
Protocolos de logística
3.2 Alistamiento
(Aplicar formato)
A continuación, encontrará una serie de preguntas a diligenciar por la organización, asociación
o institución, divididas desde los siguientes campos: Experiencia, Talento Humano,
Administrativo, Contabilidad, Capital Social y Comunicación. Cada uno de ellos cuenta con
diferentes preguntas relacionadas al campo o área con el propósito de conocer y comprender la
estructura y dinámica de las organizaciones, asociaciones o instituciones a trabajar con Fundación
A-kasa.
Por favor diligenciar con veracidad este cuestionario no es una prueba de aceptación o
rechazo, sólo un mecanismo que facilita la identificación de los procesos o acciones en los
campos mencionados.
Si en el transcurso de su diligenciamiento surge alguna duda o comentario comunicarse al
número telefónico ____________ o al correo electrónico ________________ para mayor
información.
Es importante definir el tiempo que se les otorga a las organizaciones para diligenciar y enviar
Datos Generales
Nombre de la organización, asociación o institución: ____________________________
__________________________________________
41
Sede de la organización, asociación o institución: _____________________________
País ______________ Departamento/estado _____________ Ciudad _______
Teléfono de contacto: ________________
Correo electrónico: ____________________________
Página Web: ________________________________
Experiencia.
1 Suministre un listado con las contrataciones que ha celebrado, donde puede referir los
siguientes datos:
Talento humano
1 Diligencie la siguiente tabla, cuántas veces sea necesario según el número de colaboradores
con los que cuenta la organización.
Ítem
Nombre Del
Colaborador
Cargos Dentro
De La
Organización
Nivel De
Formación Área
Tiempo De
Experiencia
2 ¿La organización paga mensualmente los aportes de seguridad social de sus empleados?
Título
Del
Proyecto
Objeto Del
Proyecto-
Convenio Y/O
Contrato
Población
Impactada
Fecha
De Inicio
Fecha De
Terminación
Monto
Contratado
Socios -
Donantes
42
Sí ___ No___
3 ¿La organización y los empleados tienen buenos accesos a los recursos, equipo,
herramientas y materiales necesarios para realizar su trabajo adecuadamente y conforme a lo
establecido?
Sí ___ No___ ¿Por qué?
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________
4 ¿Con qué frecuencia y en qué temas la organización capacita a sus colaboradores?
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
________________________________
5 Marque con una X si dentro de sus colaboradores alguno pertenece a los siguientes grupos
poblacionales:
Afrodescendientes ____
Mujeres ____
Hombres ____
Indígenas ____
Víctimas del conflicto armado ___
43
Migrantes ___
Personas con discapacidad___
Administrativo
1 ¿La organización cuenta con una visión, misión y valores escritos, divulgados y conocidos
por todos los miembros?
Sí ___ No___ ¿Cómo lo logran? Anexar
2 ¿La organización tiene definido algún diagrama donde se muestra la forma como está
organizada?
Sí ___ No___ Anexar
3 ¿La organización realiza un presupuesto para la ejecución del año?
Sí ___ No___
4 ¿La organización se reúne con su máximo órgano (junta directiva o asamblea general) para
la aprobación de estados financieros y la para la toma de decisiones?
Sí ___ No___ ¿Con qué frecuencia?
5 ¿La organización cuenta con metas a cumplir a corto, mediano y largo plazo?
Sí ___ No___ Mencione tres metas
6 ¿La organización ha contratado servicios de consultoría y capacitación?
Sí ___ No___ ¿En qué áreas ha contratado?
44
7 ¿La organización aprovecha sus logros en gestión para promover su imagen institucional, la
calidad de sus servicios y su posicionamiento social? ¿Cómo?
8 ¿La organización cuenta con un sistema de monitoreo y evaluación activa para sus
actividades? ¿Cómo?
Contabilidad
1 ¿La organización cuenta con un sistema contable para el registro de sus operaciones y
transacciones diarias?
Sí ___ No___ ¿Qué medio utiliza?
2 ¿La organización conoce y maneja el ciclo contable?
Sí ___ No___
3 ¿La organización realiza sus estados financieros anualmente?
Sí ___ No___ Anexar
4 ¿La organización elabora, maneja y presenta su información contable y financiera bajo
estándares internacionales-NIIF?
Sí ___ No___
5 ¿La organización cuenta con unas políticas contables?
Sí ___ No___
6 ¿La organización cumple con sus obligaciones tributarias y financieras mensualmente?
Sí ___ No___
45
7 ¿La organización cada año hace actualización del registro mercantil o cámara de comercio?
Sí ___ No___
8 ¿La organización mantiene su RUT actualizado?
Sí ___ No___
9 ¿La organización presenta declaración de renta cada año?
Sí ___ No___ ¿Por qué?
10 ¿La organización presenta su permanencia para el Régimen Tributario Especial ante la
DIAN cada año?
Sí ___ No___ ¿Por qué?
11 ¿La organización presenta toda su información contable, financiera y de gestión ante los
entes de vigilancia y control?
Sí ___ No___ ¿Por qué?
12 ¿La organización lleva un registro de sus ingresos y gastos (relación de causalidad)?
Sí ___ No___ ¿Por qué?
13 ¿El contador y el revisor fiscal son personas diferentes?
SÍ____ No___
14 ¿La organización tiene asegura los equipos e instalaciones contra siniestros?
Sí ___ No ___
46
Capital social.
1. Incidencia
1.1 ¿La organización o alguno de sus miembros participa en el comité local de
discapacidad?
1.2 ¿La organización participa en algún grupo o mesa de movilización ciudadana?
1.3 ¿La organización participa en espacios de incidencia en colaboración con otras
organizaciones? ¿Cuáles?
2. Reconocimiento
2.2 ¿La organización realiza eventos de visibilizarían con la participación de personas
diferentes a sus beneficiarios? ¿Cuáles?
2.3 ¿Le han hecho notas radiales, televisivas, reportes gráficos por medios locales,
regionales o nacionales?
3. Gestión del Conocimiento
3.3 ¿La organización cuenta con publicaciones como cartillas, trípticos, modelo de
intervención o similares? ¿Cuáles?
4. Grupo poblacional
47
4.1¿Qué tipos de población acompaña o atiende la organización? ¿Cuáles y cuantos?
42 ¿La organización cuenta con enfoques transversales, por ejemplo, en género o etnias?
¿Cuáles enfoques? ¿Cómo integran el enfoque en sus acciones?
5. Cobertura territorial
5.1 Describa la cobertura territorial de la organización teniendo en cuenta: Numero de
municipios, comunas, barrios, resguardos, veredas.
6. Redes
6.1 ¿La organización participa en alguna red local, regional o nacional?
6.2 ¿la organización moviliza o articula una red entre las familias o personas beneficiarias
de sus acciones?
Comunicación
1. ¿La organización cuenta con un departamento de comunicaciones?
Sí ___ No ___ ¿Por qué?
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________________
48
2. ¿La organización cuenta con un ecosistema digital; ¿es decir, tiene redes sociales y página
web?
Sí __ No__ Si la respuesta es sí ¿Con qué frecuencia publican en sus redes?
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________________
3. ¿En la organización existen protocolos, parámetros o manuales de estilo para el manejo de
la imagen organizacional?
Sí ___ No___
4. ¿las evidencias fotográficas y de video de todas las actividades en territorio de la
organización cuentan con las respectivas firmas de formatos para la cesión de derechos de
imagen?
Sí __ No__
5. ¿La organización cuenta con algún manual o parámetros para la publicación de contenido
en las redes sociales?
Sí __ No__
6. ¿Con qué frecuencia la organización actualiza su sitio web?
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________________
49
7. ¿La organización cuenta con equipo para la producción de audio y video (cámara,
micrófono, grabadora, etc.)?
Sí __ No__
8. ¿Algún miembro del equipo de colaboradores de la organización cuenta con nociones para
la captura de fotos y videos de buena calidad?
Sí __ No__
9. ¿la organización cuenta con protocolo o parámetros para la realización de fotografías y
videos en territorio?
Sí __ No__
Al finalizar enviar al correo electrónico: ______________________
Muchas gracias
3.4 Evaluación y monitoreo de los proyectos
1. Modelo estructura línea técnica y metodológica
Este modelo facilitará la construcción de la línea técnica y metodológica requerida para el
desarrollo de un proyecto, de la línea dependerá su instalación, ejecución y cierre.
Aspectos Generales del Proyecto
50
Objetivos y Estrategias del Proyecto
Organizaciones Participantes
Roles y funciones entre el equipo base y organizaciones asociadas
Equipo base Organizaciones Asociadas
Fases de operatividad del proyecto
La operatividad será desarrollada en fases de la siguiente manera: -
MONITOREO Y EVALUACION
PERMANENTE
RESULTADOS
ESTRATEGIAS/ OBJETIVOS
Nombre del
proyecto
.
INFORMES DE AVANCE
51
Cada fase cuenta con diversas actividades:
1 Fase preparatoria o alistamiento: en esta fase se construye el proyecto y las líneas técnicas
y metodológicas preliminares necesarias para su desarrollo.
1.1 Construcción estructura proyecto: para la construcción de un proyecto se debe tener en
cuenta los siguientes ítems:
3.5 Estructura proyecto
Datos de la organización
Preparatoria o alistamiento
Co-construcción Línea, técnica especifica, linea
de sistematización
Formación/instalación a referentes
Implementación/Ejeccución
Cierre
Monitoreo y Evaluación
Comunicación
52
(Que presenta el proyecto)
Organización
Nombre director ejecutivo
Teléfono
Dirección
Ciudad, departamento, país
Sitio web
Contexto ( Descripción de espacio, tiempo, población, beneficiarios, causas de la
problemática, obstáculos presentes, oportunidades, estadísticas que soportan las
dificultades u oportunidades, entre otros)
Descripción de la propuesta (se relata descriptivamente la finalidad del proyecto,
los enfoques o ejes a trabajar, la población beneficiaria, el desarrollo del proyecto con
sus diferentes estrategias a emplear, la forma de intervención y metodología…)
53
Objetivo
Son pasos intermedios o acciones inmediatas que contribuyen a alcanzar las
finalidades.
General: enuncia el logro macro a
conseguir
Específicos: enuncia las acciones a
implementar para conseguir el objetivo
general.
Actividades
Enuncia el número de actividades que se implementará para conseguir los objetivos
definidos
Resultados
Un proyecto debe especificar, además, la manera en que se expresarán sus
resultados. Generalmente, éstos se miden en función de si el proceso ha cumplido con
los objetivos que se trazaron al inicio. En esta tarea hay que ser preciso, realista y
evitar vaguedades o escenarios demasiado abstractos.
54
Presupuesto
Tiene que ver con la financiación de proyecto. Pero no sólo en términos generales;
si es preciso, el cálculo debe incluir el coste de cada etapa y los gastos adicionales en
los que pueda incurrir el grupo de trabajo durante la ejecución de sus tareas.
1.2 Construcción línea técnica y metodológica especifica.
Si bien el presente documento es una línea técnica y metodológica es posible que algunos
proyectos requieran crear otra línea metodológica específica para llevar a cabo su proceso de
intervención o el desarrollo de las actividades. Para ello, es relevante pensar en:
*El diseño metodológico deberá establecer un plan de trabajo de acuerdo a la estructura del
proyecto que asegure un proceso ininterrumpido e integral de las actividades planteadas,
considerando los objetivos del trabajo y todos los requerimientos de logística, personal, y
coordinación con actores clave.
*La línea metodológica responde a la pregunta de ¿cómo se va hacer? ¿cuál es el paso a paso
para el desarrollo de las actividades o la intervención?
55
1.3 Construcción Línea Técnica y Metodología en sistematización (Ver línea metodológica
de sistematización).
Para sistematizar el proceso del proyecto, etapas, periodos o experiencias dirigirse a la carpeta
protocolo de sistematización.
1. Fase Co-Construcción línea Metodológica especifica
Luego de construir la línea metodológica específica del proyecto y de sistematización se debe
socializar con las personas implicadas en el proyecto para retroalimentación y ajustes en caso de
ser necesario.
Socialización y retroalimentación línea técnica y metodológica específica.
Socialización y retroalimentación línea técnica de sistematización.
Nota: en esta fase se debe incluir las diferentes sugerencias o comentarios a la línea
metodológica dados en la socialización, con el propósito de hacer partícipes a todos los
actores presentes en el desarrollo del proyecto.
Cosiderar las estrategias del proyecto
Considerar los objetivos planteados
Considerar las actividades del proyecto
Considerar los actores del proyecto Tiempo de duración
¿Qué metodología utilizar?
56
2. Fase Formación e Instalación a referentes
En esta fase se comparte en terreno con los actores implicados en el proyecto cada una de las
acciones y momentos a tener en cuenta antes, durante y después del desarrollo del proyecto.
Aquí se explica la línea técnica y metodológica con sus respectivos apartados y la línea técnica de
sistematización, es decir, un profesional de Fundación A-Kasa o alguien designado por la
fundación explicará y formará en las acciones puntuales y más relevantes del proyecto para su
correcto funcionamiento como:
Línea metodológica especifica
Línea de sistematización
Seguimiento y monitoreo
Informes financieros y contabilidad
Plan de comunicación
Cierre
Guía de Sistematización.
1 Implementación/Ejecución: en el desarrollo del proyecto se debe tener en cuenta los
siguientes apartados para su correcto funcionamiento en la fase de ejecución.
1.1 Plan de Comunicación
1.2 Fichas Técnicas por actividad (De acuerdo a pautas definidas en seguimiento y
monitoreo).
Nombre del proyecto
Lugar y fecha de la ejecución
Objetivo de la actividad
57
Temas principales a tratar
Metodología de la actividad
Paso a paso del desarrollo
Conclusiones/Retroalimentación
4.4 Seguimiento semanal virtual de acuerdo a pautas definidas en seguimiento y
monitoreo
4.5 Reunión Técnica mensual de acuerdo a pautas definidas en seguimiento y monitoreo.
1 Fase Cierre: Es la fase final donde se evalúa el desarrollo del proyecto y el trabajo
implementado por cada uno de los actores.
5.1 Evaluación en contexto
Acta de reunión de cierre del proyecto
Proyecto:
Fecha de inicio:
Fecha de finalización:
Fecha de realización del acta de cierre:
Área:
Asistentes:
Principales logros:
58
Objetivos Alcanzados:
Productos Generados:
Contribución a la consecución de efectos:
Gestión del proyecto:
Barreras y facilitadores de la gestión:
RESUMEN DE EJECUCION FINANCIERA:
Buenas prácticas y lecciones aprendidas:
Comentarios y sugerencias:
________________________ _________________________
PROFESIONAL A-KASA PROFESIONAL DE XXXXXXXX
Quien lidera la reunión de cierre Quien lidera la reunión de cierre
5.2 Evaluación interna (áreas que intervinieron en el proceso)
59
Preguntarse por las lecciones aprendidas del equipo de trabajo es necesario para valorar los
aspectos que sumaron y restaron desde diferentes áreas que intervinieron en el proyecto. Además,
loa aspectos a mejorar en cada área.
Lecciones Aprendidas
Equipo
Componente Sumó Restó Por mejorar
Conceptual
Gestión interna
/externa
Financiero
Comunicación
Impacto Social
Logística
Gestión del
Conocimiento
6 Fase Monitoreo y seguimiento: proceso realizado de forma transversal
6.1 Pautas de monitoreo
El monitoreo es un proceso que sirve para recolectar y analizar información derivada de la
ejecución de un proyecto; estos insumos aportan datos relevantes que permiten entender si se
están alcanzando los objetivos que se trazaron desde la escritura del proyecto.
60
Los procesos de monitoreo informan al detalle sobre el cómo, cuándo, dónde, con quién y
quién es la persona responsable de cada una de las actividades. Este proceso consta de cuatro
componentes: evidencias, encuadres e informes.
Evidencias
Las evidencias son un instrumento técnico que permite verificar la eficiencia y eficacia de las
acciones que se desarrollan desde la ejecución del proyecto. De igual forma, son un insumo vital
para la realización de informes periódicos y finales a nuestros financiadores o entidades de
control.
Dentro del componente de evidencias se encuentra también la gestión de formatos que
facilitará la entrega de evidencias. Las evidencias que se solicitan posteriormente al desarrollo de
cada actividad son: acta de reunión, listado de asistencia, registro fotográfico, consentimiento
informado y autorización para la toma de registro fotográfico (ver carpeta anexos seguimiento y
monitoreo).
Para el desarrollo de cada proyecto se creará una carpeta en google para drive que estará
administrada por el equipo técnico de A-kasa y que se compartirá con el encargado de gestionar
las evidencias en la organización de base.
Las evidencias se deben subir a la carpeta de google drive con un plazo de una semana
después de realizada la actividad, de ser necesario se realizará retroalimentación a las actas de
reunión. Adicionalmente, se le solicita a la organización generar bases de datos con la
información personal de cada una de las personas que participan de las actividades, de acuerdo
con la temática y población de cada iniciativa se generarán formatos adicionales como: formatos
de piar, formato para valoraciones pedagógicas, entre otros.
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Se adjuntan a este documento los formatos de acta de reuniones, listado de asistencia, registro
fotográfico, consentimiento informado y autorización para la toma de registro fotográfico. Cada
formato se adapta con el logo que se cree para cada proyecto o debe de ir con el logo de
Fundación A-kasa.
Para llevar un proceso organizado sobre las evidencias del proyecto, se sugiere llenar y
posteriormente revisar de manera semanal, mensual o según la periodicidad con la que se
plantean las actividades la siguiente matriz:
Encuadres
Los encuadres son ajustes que usualmente se deben realizar a los cronogramas de trabajo
establecidos en cada proyecto, ya que por distintos motivos las fechas pueden variar,
especialmente en proyectos donde se realizarán agendas de incidencia o acciones de este tipo, ya
que la consecución de las citas está sujeta a la disponibilidad de otros actores.
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
Evidencia
Actividad 4
Actividad 1
NOMBRE DEL PROYECTO
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
ACTIVIDADES MUNICIPIO
Actividad 2
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Actividad 3
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
62
Estos ajustes también se pueden presentar desde la parte técnica u operativa del proyecto, por
ejemplo: cambio en la temática de un taller, cambio de profesional que facilitaría el taller,
descubrimiento de una nueva necesidad en la comunidad, entre otros. Para este tipo de ajustes
que son más de fondo, se debe realizar una reunión virtual y realizar un acta de reunión o utilizar
un medio de comunicación escrito como correo electrónico o WhatsApp para comunicar los
compromisos acordados y así tener un respaldo de la comunicación y de los ajustes que se
concreten con la organización de base.
Informes
Los informes son documentos escritos que sustentan la realización de las actividades
planteadas para el proyecto, se dividen en informes de tipo técnico e informes de tipo financiero.
Usualmente estos informes se les presentan a los donantes que financian los proyectos de manera
trimestral o semestral, de acuerdo a la duración de proyecto. Los insumos que se utilizan para
este propósito son las evidencias que se consignan de manera periódica en la carpeta de google
drive.
Para el monitoreo interno de los proyectos que se encuentran en ejecución se les solicita a las
organizaciones operadoras presentar informes bimensuales donde se comunique de forma más
específica todos los por menores del proyecto como: dificultades de comunicación, dificultades
de tipo contextual, entre otros (ver anexos).
Informes y reportes financieros
Esta guía se construye con el propósito de dejar establecido los parámetros de como la
organización asociada en adelante socio local debe presentar los reportes financieros y contables
63
ante el departamento de contabilidad, para así ser revisados por este y luego realizar la respectiva
consignación para seguir ejecutando el proyecto.
Los pasos correspondientes para cumplir lo exigido son los siguientes:
El socio local deberá enviar antes de la firma del convenio, sus últimos estados financieros
firmados por representante legal y revisor fiscal, con su debida declaración de renta, el formulario
de la presentación de permanencia del año actual y el RUT actualizado, seguido de esto, se
enviará a una persona del equipo de Fundación A-kasa para la firma e instalación del proyecto.
El socio local al firmar el convenio con Fundación A-kasa, deberá enviar seguidamente el
certificado de la cuenta bancaria, cámara de comercio actualizada y cedula del representante legal
al correo [email protected], para así poder realizar el primer desembolso y darle
inicio al proyecto.
El primer desembolso que se realiza es del 30% del total del proyecto, el segundo desembolso
será del 50%, el tercer desembolso será del 20% y esto puede variar dependiendo del convenio o
proyecto firmado.
Al momento en que el socio local haya recibido el recurso, deberá dar inicio a las operaciones
y actividades establecidas, y por ende con la ejecución del presupuesto establecido; El socio local
deberá manejar relación de causalidad con respecto a lo convenido, se dejara de reconocer gastos
que no se considere causales del proyecto, como por ejemplo gastos administrativos, y la
organización deberá de asumirlos.
El socio local deberá de realizar informes financieros y contables, estos deben de estar
compuestos por los siguientes elementos:
Debe de ser en un archivo de Excel, y el archivo debe de contener:
64
El nombre de la organización y el NIT
El nombre del proyecto
Fecha y monto del ingreso recibido
Relación de los gastos con su respectiva fecha, número de documento, razón social, NIT,
concepto y valor de la factura.
No. Proveedor Concepto Fecha
factura
No.
Documento Valor
Todos los gastos deben de tener documento equivalente (si es persona jurídica, factura
con su respectiva resolución y si es persona no responsable de IVA, su RUT con copia de
la cédula de ciudadanía) y este debe ser escaneado para ser enviados con el reporte
financiero. Los recibos o facturas deben de quedar legibles y en un archivo individual.
Se debe de especificar el saldo a la fecha del reporte sea excedente o faltante.
Pago Fecha Valor Condiciones
1. Desembolso Tras la firma del contrato
2. Desembolso
En función del avance de
los trabajos y tras recepción y
aprobación por parte de la
Fundación A-kasa del:
> Informe financiero
intermedio
> Informe operativo
intermedio
3. Desembolso
En función del avance de
los trabajos y tras recepción y
aprobación por parte de la
Fundación A-kasa del:
> Informe financiero
intermedio
> Informe operativo
intermedio
Nota:
- Según proyecto, el número de desembolsos puede cambiar.
65
1 El reporte financiero debe de tener todas sus facturas o documentos equivalentes anexados,
estos anexos deben de ser nombrados con el número de la factura y la fecha para así poder
identificarlos más fácil, y serán enviados en archivo PDF y en una carpeta comprimida llamada
“ANEXOS PRIMER INFORME”, “ANEXOS SEGUNDO INFORME”, y así consecutivamente.
2 El informe financiero se debe de enviar en conjunto con el informe de seguimiento,
operativo o de gestión, al siguiente correo [email protected] con copia al de
3 La fecha del informe será establecida dentro del convenio y la organización tendrá máximo
dos días más de gabela para enviar el informe. (dependiendo de la rapidez del informe, así es la
rapidez de la consignación)
66
4 El informe financiero será revisado dentro de los 5 días siguientes desde el momento de
recepción de los documentos.
5 Al momento de que el informe se presenten inconsistencias, se notificará inmediatamente y
la organización tendrá máximo dos días para dar la respuesta a lo solicitado.
6 Luego de que el informe financiero como el de gestión estén aprobados, se procederá a
realizar el segundo desembolso.
Estos parámetros, se deben de cumplir para todos los informes financieros que se le solicite a
la organización, se recomienda ser muy organizados con la información para así poder agilizar
los procesos y que no haya retraso en las actividades programas por falta de recursos.
1 Comunicación anexar lo desarrollado
3 CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN ENTRE LA FUNDACIÓN A-KASA Y
EL _________________________
EDITH MARCELA CASTRILLON BUILES, mayor de edad, de nacionalidad colombiana,
con domicilio en la ciudad de Medellín, identificado con la cédula de ciudadanía No.
1.128.466.272 debidamente facultado para suscribir acuerdos de cooperación y actuando en
nombre y representación de La Fundación A-kasa según los estatutos y aprobación de la junta
directiva de una parte y _________________ mayor de edad, con residencia y domicilio en la
ciudad de ___________________, identificado con cédula de ciudadanía No.
_________________ expedida en ____________________ en calidad de representante legal del
67
________________________, con NIT ___________________, de otra parte, hemos acordado
celebrar el siguiente convenio, previas las siguientes:
CONSIDERACIONES:
1. Que FUNDACIÓN A-KASA, constituida legalmente según consta en acta de 25 de marzo de
2.015, en el libro 1, bajo el número 1017, identificada con NIT: 900.837.582-2
2. Que la Fundación AKASA es una entidad sin ánimo de lucro, que tiene su domicilio social y
su oficina principal en Medellín, es una organización que promueve la co-creación de
saberes en entornos vulnerables a través del fortalecimiento en el tejido social en las
comunidades, para generar oportunidades de sostenibilidad.
3. Que dentro de las estrategias fijadas por la Fundación AKASA, se busca suscribir alianzas
encaminadas a generar intercambio de conocimientos para la construcción de nuevos
conceptos y desarrollo de estrategias conjuntas que propendan por el desarrollo comunitario y
la inclusión social.
4. Que el ______________ (Aquí es importante que se consigne la información de constitución
legal y cualquier dato general que se quiera sumar al convenio marco, como por ejemplo los 3
primeros puntos que incluye Fundacion A-kasa).
5. Que, de acuerdo con las leyes colombianas, el Código Civil Colombiano establece la
viabilidad de celebrar convenios Marco, como una modalidad de acuerdo, alianza, convenio,
entre dos o más partes, mediante la cual se establecen las condiciones generales en que se
desarrollará la relación convencional.
6. Que esta modalidad de convenios se caracteriza por plasmar la voluntad de las partes en el
sentido de aunar esfuerzos para el desarrollo de un objetivo conjunto, sin llegar a
comprometer por sí solo los recursos financieros, logísticos y humanos de ninguna de las
entidades comprometidas.
7. Que las Entidades firmantes coinciden en su interés por establecer una relación de
colaboración con la necesidad de aunar esfuerzos, realizar proyectos y acciones conjuntas,
dirigidas a promover la plena inclusión en la sociedad de las personas más vulnerables en
condición de discapacidad
68
8. Que tanto la Fundación A -KASA como el __________________, se encuentran interesadas
en cooperar, por lo que ambas partes suscriben el presente convenio marco, con arreglo a las
siguientes.
CLAUSULAS:
PRIMERA. – OBJETO. Aunar esfuerzos para la realización de acciones conjuntas en EL
TERRITORIO NACIONAL dirigidas a promover la plena inclusión en la sociedad de las
personas con discapacidad; en la medida de las posibilidades territoriales y financieras del
entorno así lo permitan, en diferentes escenarios; bajo los lineamientos nacionales establecidos.
Así mismo propender por el empoderamiento y participación social de las personas con
discapacidad a través de la implementación de las acciones establecidas por cada organización
para el cumplimiento de sus objetivos y sus respectivas misiones institucionales.
SEGUNDA. - ÁMBITOS DE COLABORACIÓN. Las partes manifiestan su intención de
colaborar realizando las acciones necesarias para el desarrollo del objeto del Convenio. En
consecuencia, se definen los siguientes ámbitos de cooperación, que a título enunciativo son los
siguientes:
COMPROMISOS DE LA Fundación A-KASA:
Levantamiento y análisis de información nacional en los territorios dónde haga énfasis
conjunto con el objetivo de impactar a través del enfoque comunitario y desarrollo a las
poblaciones más vulnerables a través de los programas de: Estrategia de Rehabilitación
Basada en Comunidad, Educación Inclusiva, Desarrollo Comunitario Local Inclusivo.
69
Desarrollo de acciones de Rehabilitación Basada en la Comunidad (RBC). Fortaleciendo la
Visibilización, participación de las personas con discapacidad y líderes como agentes de
cambio, constructores de paz como alternativa de inclusión social.
Articulación institucional con entidades público/privadas para la realización de acciones
encaminadas al fortalecimiento y empoderamiento comunitario de las personas con
discapacidad.
Gestión con la cooperación internacional para la consecución de recursos técnicos y
financieros que permitan el desarrollo de proyectos que beneficien las personas con
discapacidad.
Participar en las reuniones que se realicen periódicamente para hacer seguimiento al
desarrollo de la alianza.
COMPROMISOS DE LA ________________________:
________________________________
________________________________
________________________________
TERCERA. -COMISIÓN DE SEGUIMIENTO. Para la ejecución del presente Convenio,
las partes establecerán un Comité Operativo que permita identificar las acciones concretas a
desarrollarse y hacer seguimiento a las mismas de acuerdo a la realización del Plan Operativo.
El Comité estará conformado en representación de FUNDACIÓN A-KASA por:
1. MARCELA CASTRILLÓN - Directora Ejecutiva
2. DANIEL CASTRILLÓN - Director de Impacto Social
3. DENISSE YULIETH SANCHEZ - Líder de Relaciones Públicas
Por: _____________________
70
1. _______________________ - Gerente General
2. _______________________ - __________________
CUARTA. - CONVENIOS DERIVADOS. El presente Convenio no implica por sí mismo la
asunción de compromisos económicos por las partes. Una vez se establezcan las actividades
concretas a desarrollar por FUNDACIÓN A-KASA y EL ________________ según el objeto de
este convenio y la disponibilidad de recursos para las mismas, las partes podrán suscribir
convenios específicos a fin de establecer el alcance, términos contractuales y presupuesto para
cada actividad.
En dichos acuerdos, la colaboración de AMBAS PARTES podrá materializarse mediante la
realización de una o varias aportaciones económicas, como mediante la contratación por parte de
los suministros o servicios que resulten necesarios para el cumplimiento de los compromisos
asumidos.
La FUNDACIÓN A-KASA no será responsable con relación a terceros que se pudieren ver
afectados como consecuencia de la suscripción por parte del __________________ de los
referidos contratos en el marco del presente acuerdo. Como tampoco de EL
________________________, será responsable con relación a terceros que se pudieren ver
afectados como consecuencia de la suscripción por parte de la FUNDACIÓN A-KASA de los
referidos contratos en el marco del presente acuerdo.
No obstante, en caso de que las partes acuerden realizar aportes económicos durante la
ejecución del Convenio, éstos habrán de ser previamente aprobados por la parte que vaya a
realizarlas de acuerdo con el procedimiento establecido en su normativa interna.
71
QUINTA. -CONFIDENCIALIDAD. Las Partes se comprometen a mantener en estricta
reserva y a dar el trato de confidencial a toda la información de propiedad de cada una de ellas.
Deberán respetar con arreglo a la ley los derechos de propiedad industrial (patentes, marcas, etc.)
y los derechos patrimoniales y morales de autor de cada una de ellas. Toda información no
pública relacionada con las Partes intercambiada entre ellas durante la vigencia de este Convenio,
será usada solamente para desarrollar y/o cumplir los términos y/o los campos de cooperación
especificados bajo este documento y será tratada de manera confidencial. No obstante, este
Convenio no impone ninguna obligación a cargo de la parte receptora de información
confidencial respecto de la:
1. Información que de derecho ya se encontraba en su poder al ser enviada por la otra
parte, o que, de otro modo, previamente haya sido objeto de su conocimiento.
2. Información disgregada que sea del dominio público al momento de recibirla, o que
haya pasado a ser del dominio público sin que obre negligencia, culpa o dolo por parte
del receptor;
3. Información que de derecho haya sido recibida por el receptor de terceros que no
estaban obligados a guardar confidencialidad;
4. Información que sea revelada por el titular a terceros sin exigirles confidencialidad, y
que sea conocida por el receptor;
5. Información que sea desarrollada autónoma e independientemente por el receptor al
margen de la relación, esto es, sin que exista un aprovechamiento de la información
recibida;
72
6. Información que deba ser revelada por mandato legal o de cualquier regulación
emanada legítimamente del Estado;
7. Información que deba ser revelada por decisión judicial o de la respectiva autoridad
competente, siempre y cuando, de manera oportuna, se haya notificado de este hecho al
titular y se le haya permitido una defensa efectiva en relación con su interés de
mantenerla en reserva; y/o
8. Información que sea revelada por receptor con aprobación escrita previa de su titular.
SEXTA. -VIGENCIA. El presente Convenio entrará en vigor en la fecha de su firma. Tendrá
una duración inicial de doce (12) meses contados a partir de la firma del mismo.
Con carácter general, la no renovación del presente Convenio Marco no afectará la vigencia de
los Convenios Específicos, ni las actividades por ellos amparadas, sin perjuicio de lo que a los
efectos de su extinción pudiera establecerse además en dichos Convenios Específicos.
SÉPTIMA. -MANEJO DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL. Los derechos de propiedad
intelectual sobre los conocimientos, productos, resultados y/o tecnologías generadas en desarrollo
del convenio, contenidos en programas de formación, resultados de investigación, modelos y
metodologías, desarrollos de software, entre otros, independientemente de la manera en que se
expresen y de su soporte, serán de propiedad de las partes firmantes en este convenio y podrán
ser publicados conjunta y separadamente por las partes, con indicación de origen y autoría. Así
mismo, en la realización de proyectos de investigación y otras actividades en que intervengan
ambas partes se deberá especificar la participación correspondiente.
73
No obstante, lo consignado en esta cláusula, las partes podrán acreditar sus reservas o
impedimentos frente a propiedad industrial o intelectual no compartible y/o secretos y temas
similares.
OCTAVA. - INDEMNIDAD. Será obligación de las partes mantener indemne a la otra parte
de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa su propia actuación, de
sus subcontratistas o dependientes.
NOVENA. - CAUSAS DE TERMINACIÓN. El presente Convenio se terminará por las
siguientes causas: 1) De forma anticipada, por mutuo acuerdo entre las partes. 2) Por vencimiento
del término fijado en el presente Convenio para la ejecución del mismo. 3) Por la ejecución del
objeto del presente Convenio. 4) Por incumplimiento de las obligaciones que imposibiliten la
continuidad del Convenio. 5) Por fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados y
justificados, los cuales impidan ejecutar el objeto del Presente Convenio.
PARAGRAFO: En el evento que opere cualquiera de las causales de terminación, no habrá
lugar a reclamación de perjuicios y/o indemnización alguna a cargo o a favor de ninguna de las
partes.
DÉCIMA. - USO DE IMAGEN INSTITUCIONAL. En las publicaciones y eventos que se
realicen en desarrollo de las actividades previstas en este convenio, se hará referencia a la
FUNDACIÓN A-KASA y EL ________________ en estricto cumplimiento de lo establecido, en
su caso, en los respectivos Manuales de Identidad Corporativa de las partes.
74
PARÁGRAFO PRIMERO: Salvo autorización expresa y escrita de las partes, ningún
funcionario, agente o dependiente podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial de la otra
para fines publicitarios o de cualquier otra índole.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Cada parte se abstendrá de hacer comentarios públicos o
privados que afecten la reputación de la otra y que tenga como propósito o por efecto su
desacredito, deshonra o el perjuicio de su buen nombre.
DÉCIMA PRIMERA. - MODIFICACIÓN: Este Convenio es susceptible de modificación
por acuerdo expreso de ambas partes, incluyendo la posibilidad de ampliación de su objeto.
También podrá ser resuelto por mutuo acuerdo antes de la finalización del periodo inicial de
vigencia o del de cualquiera de sus prórrogas, sin perjuicio de la aplicación, en tal caso, de lo
dispuesto en la cláusula primera en cuanto a la continuidad de las actividades que estuviesen aún
pendientes de ejecución.
DÉCIMA SEGUNDA. -Supervisión. Las partes designarán por escrito (1) supervisor por
cada entidad para el presente Convenio.
DÉCIMA TERCERA. – Seguimiento y monitoreo. Las actividades realizadas en el marco de
este convenio, deberán ser debidamente reportadas e informadas a cada una de las partes cuando
así se requiera.
DÉCIMA CUARTA. - CONTROVERSIAS. Cualquier diferencia que surja de la
interpretación o puesta en marcha de las actividades de cooperación contenidas en este convenio,
75
será resuelta amistosamente, a través de consultas entre las partes o en su defecto a través de la
conciliación de conformidad con lo establecido en la Ley 446 de 1998 en consonancia con la Ley
640 de 2001.
DÉCIMA QUINTA. - NOTIFICACIONES. Las notificaciones y comunicaciones escritas
que se envíen entre las partes, se deberán entregar en las siguientes direcciones electrónicas y
físicas:
FUNDACIÓN A -KASA:
Nombre: Marcela Castrillón
Dirección: Calle 34B N°93B31, Medellín.
Correo electrónico: [email protected]
Celular: 3205108653
Nombre: Daniel Castrillón
Dirección: Calle 34B N°93B31, Medellín.
Correo electrónico: [email protected]
Celular: 3168756112
Nombre: Denise Yulieth Sánchez
Correo electrónico: [email protected]
Celular: 3137678049
76
Aquí se consignan los datos de los encargados directos del proyecto, van a variar de acuerdo al
proyecto
EL ___________________________:
• Nombre: _________________________
• Dirección: _________________________________
• Correo electrónico: ______________________________
DÉCIMO SÉXTA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente Convenio se
entiende perfeccionado a partir de su suscripción.
De conformidad con lo expuesto y convencidos, en el ejercicio de las atribuciones de las que
son titulares, los firmantes suscriben el presente Convenio Marco de Cooperación el día____del
mes______ del año 2020.
Por la FUNDACIÓN AKASA: Por EL __________________
_______________________ ________________________
EDITH MARCELA CASTRILLON XXXXXXXXX
CC.1.128.466.272 C.C XXXXXXXXXXXXXXX
DIRECTORA EJECUTIVA REPRESENTANTE LEGAL
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4 Contrato
Contrato: 001
Nombre del proyecto: ____________________________
Contrato entre:
Fundación A-kasa y __________________________________
Número del contrato: 001
Título del Proyecto:
Presupuesto para el Proyecto:
Plazo del Proyecto:
Breve descripción del proyecto
Objetivos principales del proyecto:
____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________
Actividades principales:
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Para este proyecto, las partes han acordado las siguientes condiciones:
______________, utilizara los fondos disponibles por la Fundación A-kasa exclusivamente
para la ejecución del proyecto, asegurara que no se hará ningún cambio en el uso de los
fondos y se ajustara a la propuesta de “______________________”.
_______________________ necesitará previa autorización de por escrito de FUNDACIÓN
A-KASA en caso de cambio en el uso de los fondos, actividades y/o en caso de ajustes en el
presupuesto (líneas presupuestarias).
Los fondos provistos para la ejecución del proyecto no pueden ser utilizados inmediatamente
en su totalidad, el gasto debe ser acorde a la ejecución, el dinero se depositará en una cuenta
78
de banco de ahorro, los intereses y gastos bancarios deben ser reportados en el informe con el
respectivo soporte.
Si al terminar la ejecución, existe un saldo a favor de Fundación A-kasa por ahorros, alianzas
u optimizaciones, se definirá conjuntamente la destinación del recurso.
Los muebles conseguidos para la ejecución del presente contrato pasarán a propiedad de la
FUNDACIÓN A-KASA, salvo si se suscribe clausulas adicionales por otro tipo de
negociación en la propiedad; para la compra de cualquier bien mueble con recursos del
presente contrato se deben presentar 3 cotizaciones del producto.
La Fundación A-kasa, entregará una contribución total en pesos de $XXX.000.000 para el
proyecto, El cronograma de desembolsos es:
Una vez justificado cada desembolso (informe formato Excel y recibos escaneados),
Fundación A-kasa tendrá (10) Diez días hábiles para la revisión y aprobación/devolución, si
todo está en perfecto orden se procede al próximo desembolso o a la expedición del acta de
cierre si corresponde.
______________ informará por escrito (correo electrónico) a la Fundacion A-kasa de la
recepción de cada cantidad de dinero dentro del plazo de (6) seis días, indicando la cantidad
recibida y adjuntando una copia del comprobante de banco.
________________ enviará informes narrativos y financieros según el siguiente cronograma.
La
_______________________, alimentará el centro de información (DRIVE), con cada actividad
Tipo de
Informe
Fecha Final
del Periodo de
Referencia
Fecha Límite
para la
Presentación del
Informe
Justificación
de Resultados
Justificación
de Resultados
Justificación
de Resultados
Justificación
de Resultados
Justificación
de Resultados
Informe
Final
79
realizada donde se hará control y seguimiento de actividades (actas, fotografías, listas de
asistencia).
Junto con el informe financiero (adjunto tabla de justificación de gastos) deben venir las
facturas a nombre de FUNDACIÓN A-KASA, algunas facturas tendrán retención en la fuente
(adjunto tabla de retenciones), el apoyo para el manejo contable del proyecto lo realizara:
Tatiana Franco: [email protected]
320-5112946
034-5897655
_______________, no tiene derecho a transferir fondos a terceros de la Fundación A-kasa, a
menos que la Fundación A-kasa haya dado previa autorización por escrito para hacerlo.
_______________, está obligada a reintegrar los fondos recibidos si estos fueran utilizados
de manera diferente a la acordada en la propuesta de proyecto o como resultado del
incumplimiento de este contrato.
Las cláusulas del convenio marco de cooperación entre FUNDACIÓN A-KASA y
_________________, sobre solución de diferencias, modificaciones, confidencialidad,
responsabilidades contractuales y demás, también aplica al presente contrato.
Este contrato finalizará tras la conclusión del proyecto y el cierre completo de los procesos
relacionados con la justificación y los procedimientos financieros y administrativos a seguir.
La FUNDACIÓN A-KASA y la _______________ han firmado el presente contrato por
duplicado a los______ días, del mes de ______, del año 20_____.
Para la Fundación A-kasa
_____________________ ________________________
Marcela Castrillón
Directora Ejecutiva
80
3.6 Guía para la Instalación de Proyectos
Este protocolo tiene como objetivo establecer una guía clara y concisa para la instalación de
proyectos en territorio. Usualmente este proceso se comparte con la organización de base
comunitaria con quien se operaria el proyecto, esta socialización se realiza por medio de una
visita a territorio.
El protocolo de instalación se divide en 4 momentos que son: socialización de línea técnica,
construcción de cronograma, pautas de seguimiento y monitoreo y equipo de trabajo.
Nota: Esta instalación se realiza después de haber construido toda la línea técnica y
metodológica del proyecto y de sistematización y se ha introducido los ajustes propuestos por los
diferentes actores en caso de haberlo hecho.
Momentos
1 Socialización Línea metodológica especifica del proyecto y de sistematización
La línea metodológica específica y de sistematización se socializa con los actores a ejecutar el
proyecto en territorio compartiendo cada uno de los momentos más relevantes.
2 Construcción Cronograma
La construcción de cronograma tiene como objetivo convenir fechas posibles o tentativas para
la realización de cada una de las actividades con la organización de base que esté operando el
proyecto. Esto permite tener control y conocimiento sobre lo que se realiza en territorio, facilita
la realización del monitoreo y permite gestionar agendas de trabajo de forma organizada, aun mas
cuando profesionales de A-kasa deben desplazarse hasta los municipios.
81
Para este propósito se sugiere utilizar este formato de cronograma:
El encuadre de cronograma se debe realizar de forma mensual, debido a que por
externalidades como: situaciones de orden público, condiciones climáticas, entre otros; las fechas
pactadas pueden verse afectadas.
Es importante mencionar que las fechas de realización siempre se convienen para facilitar la
asistencia de la población objetivo de cada proyecto, pero no con la organización operadora del
proyecto, a menos de que sea por un motivo de fuerza mayor, ya que en la fase de alistamiento
del proyecto se hace énfasis en el tiempo que deben destinar semanalmente para la puesta en
marcha de las actividades.
Se sugiere también hacer uso de la herramienta google calendar.
3 Pautas de monitoreo
El monitoreo es un proceso que sirve para recolectar y analizar información derivada de la
ejecución de un proyecto; estos insumos aportan datos relevantes que permiten entender si se
están alcanzando los objetivos que se trazaron desde la escritura del proyecto.
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Octubre Noviembre Diciembre
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividades
Nombre del Proyecto
Tiempo de ejecución del proyecto - Ejm: Meses
82
Los procesos de monitoreo informan al detalle sobre el cómo, cuándo, dónde, con quién y
quién es la persona responsable de cada una de las actividades. Este proceso consta de cuatro
componentes: evidencias, encuadres e informes.
Evidencias
Las evidencias son un instrumento técnico que permite verificar la eficiencia y eficacia de las
acciones que se desarrollan desde la ejecución del proyecto. De igual forma, son un insumo vital
para la realización de informes periódicos y finales a nuestros financiadores o entidades de
control.
Dentro del componente de evidencias se encuentra también la gestión de formatos que
facilitará la entrega de evidencias. Las evidencias que se solicitan posteriormente al desarrollo de
cada actividad son: acta de reunión, listado de asistencia, registro fotográfico, consentimiento
informado y autorización para la toma de registro fotográfico.
Para el desarrollo de cada proyecto se creará una carpeta en google para drive que estará
administrada por el equipo técnico de A-kasa y que se compartirá con el encargado de gestionar
las evidencias en la organización de base.
Las evidencias se deben subir a la carpeta de google drive con un plazo de una semana
después de realizada la actividad, de ser necesario se realizará retroalimentación a las actas de
reunión. Adicionalmente, se le solicita a la organización generar bases de datos con la
información personal de cada una de las personas que participan de las actividades, de acuerdo
con la temática y población de cada iniciativa se generarán formatos adicionales como: formatos
de piar, formato para valoraciones pedagógicas, entre otros.
83
Se adjuntan a este documento los formatos de acta de reuniones, listado de asistencia, registro
fotográfico, consentimiento informado y autorización para la toma de registro fotográfico. Cada
formato se adapta con el logo que se cree para cada proyecto o debe de ir con el logo de
Fundación A-kasa.
Para llevar un proceso organizado sobre las evidencias del proyecto, se sugiere llenar y
posteriormente revisar de manera semanal, mensual o según la periodicidad con la que se
plantean las actividades la siguiente matriz:
Encuadres
Los encuadres son ajustes que usualmente se deben realizar a los cronogramas de trabajo
establecidos en cada proyecto, ya que por distintos motivos las fechas pueden variar,
especialmente en proyectos donde se realizarán agendas de incidencia o acciones de este tipo, ya
que la consecución de las citas está sujeta a la disponibilidad de otros actores.
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
Evidencia
Actividad 4
Actividad 1
NOMBRE DEL PROYECTO
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
ACTIVIDADES MUNICIPIO
Actividad 2
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Actividad 3
FECHA DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Evidencia
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Estos ajustes también se pueden presentar desde la parte técnica u operativa del proyecto, por
ejemplo: cambio en la temática de un taller, cambio de profesional que facilitaría el taller,
descubrimiento de una nueva necesidad en la comunidad, entre otros. Para este tipo de ajustes
que son más de fondo, se debe realizar una reunión virtual y realizar un acta de reunión o utilizar
un medio de comunicación escrito como correo electrónico o WhatsApp para comunicar los
compromisos acordados y así tener un respaldo de la comunicación y de los ajustes que se
concreten con la organización de base.
Informes
Los informes son documentos escritos que sustentan la realización de las actividades
planteadas para el proyecto, se dividen en informes de tipo técnico e informes de tipo financiero.
Usualmente estos informes se le presentan a los donantes que financian los proyectos de manera
trimestral o semestral, de acuerdo a la duración de proyecto. Los insumos que se utilizan para
este propósito son las evidencias que se consignan de manera periódica en la carpeta de google
drive.
Para el monitoreo interno de los proyectos que se encuentran en ejecución se les solicita a las
organizaciones operadoras presentar informes bimensuales donde se comunique de forma más
específica todos los por menores del proyecto como: dificultades de comunicación, dificultades
de tipo contextual, entre otros.
Informes y reportes financieros
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Esta guía se construye con el propósito de dejar establecido los parámetros de como la
organización asociada en adelante socio local debe presentar los reportes financieros y contables
ante el departamento de contabilidad, para así ser revisados por este y luego realizar la respectiva
consignación para seguir ejecutando el proyecto.
Los pasos correspondientes para cumplir lo exigido son los siguientes:
El socio local deberá enviar antes de la firma del convenio, sus últimos estados financieros
firmados por representante legal y revisor fiscal, con su debida declaración de renta, el formulario
de la presentación de permanencia del año actual y el RUT actualizado, seguido de esto, se
enviará a una persona del equipo de Fundación A-kasa para la firma e instalación del proyecto.
El socio local al firmar el convenio con Fundación A-kasa, deberá enviar seguidamente el
certificado de la cuenta bancaria, cámara de comercio actualizada y cedula del representante legal
al correo [email protected], para así poder realizar el primer desembolso y darle
inicio al proyecto.
El primer desembolso que se realiza es del 30% del total del proyecto, el segundo desembolso
será del 50%, el tercer desembolso será del 20% y esto puede variar dependiendo del convenio o
proyecto firmado.
Al momento en que el socio local haya recibido el recurso, deberá dar inicio a las operaciones
y actividades establecidas, y por ende con la ejecución del presupuesto establecido; El socio local
deberá manejar relación de causalidad con respecto a lo convenido, se dejara de reconocer gastos
que no se considere causales del proyecto, como por ejemplo gastos administrativos, y la
organización deberá de asumirlos.
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El socio local deberá de realizar informes financieros y contables, estos deben de estar
compuestos por los siguientes elementos:
1. Debe de ser en un archivo de Excel, y el archivo debe de contener:
El nombre de la organización y el NIT
El nombre del proyecto
Fecha y monto del ingreso recibido
Relación de los gastos con su respectiva fecha, número de documento, razón social, NIT,
concepto y valor de la factura.
No. Proveedor Concepto Fecha
factura
No.
Documento Valor
Todos los gastos deben de tener documento equivalente (si es persona jurídica, factura
con su respectiva resolución y si es persona no responsable de IVA, su RUT con copia de
la cédula de ciudadanía) y este debe ser escaneado para ser enviados con el reporte
financiero. Los recibos o facturas deben de quedar legibles y en un archivo individual.
Pago Fecha Valor Condiciones
1. Desembolso Tras la firma del contrato
2. Desembolso
En función del avance de
los trabajos y tras recepción y
aprobación por parte de la
Fundación A-kasa del:
> Informe financiero
intermedio
> Informe operativo
intermedio
3. Desembolso
En función del avance de
los trabajos y tras recepción y
aprobación por parte de la
Fundación A-kasa del:
> Informe financiero
intermedio
> Informe operativo
intermedio
Nota:
- Según proyecto, el número de desembolsos puede cambiar.
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Se debe de especificar el saldo a la fecha del reporte sea excedente o faltante.
2. El reporte financiero debe de tener todas sus facturas o documentos equivalentes
anexados, estos anexos deben de ser nombrados con el número de la factura y la fecha
para así poder identificarlos más fácil, y serán enviados en archivo PDF y en una carpeta
comprimida llamada “ANEXOS PRIMER INFORME”, “ANEXOS SEGUNDO
INFORME”, y así consecutivamente.
3. El informe financiero se debe de enviar en conjunto con el informe de seguimiento,
operativo o de gestión, al siguiente correo [email protected] con copia al
4. La fecha del informe será establecida dentro del convenio y la organización tendrá
máximo dos días más de gabela para enviar el informe. (dependiendo de la rapidez del
informe, así es la rapidez de la consignación)
5. El informe financiero será revisado dentro de los 5 días siguientes desde el momento de
recepción de los documentos.
6. Al momento de que el informe se presenten inconsistencias, se notificará inmediatamente
y la organización tendrá máximo dos días para dar la respuesta a lo solicitado.
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7. Luego de que el informe financiero como el de gestión estén aprobados, se procederá a
realizar el segundo desembolso.
Estos parámetros, se deben de cumplir para todos los informes financieros que se le solicite a
la organización, se recomienda ser muy organizados con la información para así poder agilizar
los procesos y que no haya retraso en las actividades programas por falta de recursos.
4 Equipo de trabajo
Desde la perspectiva de Fundación A-kasa los equipos de trabajo son la base fundamental para
realizar procesos de ejecución exitosos, es vital la articulación entre los miembros de este y
generar habilidades para la comunicación eficaz.
Los equipos de trabajo se estructuran dependiendo de las características de cada proyecto
como: duración, temática, lugar, entre otros. Sin embargo, hay unos roles que
independientemente de estas características deben permanecer, estos roles son: Líder de proyecto,
referentes territoriales y facilitadores.
Líder de proyecto
El líder de proyecto es una persona que se encuentra en la oficina central de Fundación A-kasa
haciendo gestión y monitoreo constante de todos los por menores del proyecto. Esta persona es
quien hace la visita de instalación del proyecto en territorio, de igual forma, es la persona que estará
en constante articulación con la Coordinación de Impacto Social y con la Dirección Ejecutiva para
la toma de decisiones, también lo estará con el referente territorial para dar línea sobre la realización
de las acciones.
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Referente territorial
El referente territorial es la persona que tiene a su cargo la gestión de las actividades del
proyecto en el sitio, quien conoce de primera mano las necesidades de la comunidad, es quien
debe realizar gestiones con las entidades territoriales pertinentes para movilizar, visibilizar y
gestionar recursos adicionales para impulsar el proyecto que se está ejecutando, es quien debe dar
las directrices necesarias a los facilitadores para la realización de actividades y finalmente es
quien gestiona y mantiene redes de relacionamiento con la población participante en el proyecto.
Facilitador
El facilitador es quien lleva a la práctica todas las actividades planteadas en el proyecto, tales
como: desarrollo de talleres, encuentros de construcción, espacios de discusión, capacitaciones,
entre otros. También es quien organiza agendas de trabajo y es responsable de la toma y posterior
entrega de evidencias al líder de proyecto.
6 Ejecución
En el desarrollo del proyecto se debe tener en cuenta los siguientes apartados para su
correcto funcionamiento en la fase de ejecución.
Plan de Comunicación
Fichas Técnicas por actividad (De acuerdo a pautas definidas en seguimiento y monitoreo).
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Nombre del proyecto
Lugar y fecha de la ejecución
Objetivo de la actividad
Temas principales a tratar
Metodología de la actividad
Paso a paso del desarrollo
Conclusiones/Retroalimentación
Proceso para pagos
El coordinador de proyectos de la Fundación es la persona encargada de solicitar desembolso
de dinero para los programas o proyecto, dicha solicitud debe ser realizada al aérea de
contabilidad, quienes realizarán la transferencia después de verificar si el destinatario de los
fondos, se encuentra a paz y salvo con desembolsos anteriores o justificaciones anteriores.
Para solicitar el desembolso, previamente el coordinador de programas debe asegurarse de que
los productos a pagar estén en óptimas condiciones desde los ámbitos, contables, técnicos,
comunicacionales y de sistematización (para mayor información ver protocolos de instalación o
Línea técnica).
Seguimientos periódicos
Para monitorear la ejecución de proyectos, el área de impacto social debe desarrollar llamadas
de seguimiento semanalmente. Además, se realizará una reunión de seguimiento virtual o
presencial en la cual se evaluará el progreso en el cumplimiento de indicadores y se darán
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directrices técnicas. Cada reunión mensual, deberá contar con un acta que, de cuenta de los
principales tópicos abordados, compromisos y acuerdos, y está debe ser enviada con copia a
todas las personas involucradas en el proceso o mencionadas en el acta. (para mayor información
ver protocolos de instalación o línea técnica).
7 Cierre de proyecto
Por último, se realizará el cierre del proyecto con el propósito de evaluar los resultados y
próximos proyectos implementar. Para ello se realizará una reunión de cierre, una evaluación de
las áreas que participaron con miras a la identificación de aspectos que sumaron y restaron para
tener en cuenta en futuros proyectos. Además, se realizará informe final para entrega a donante.
Nota: Retomar línea técnica para mayor información.
3.7 Anexos
Protocolo comunicación
El rol de la comunicación contribuye a la circulación de los avances y logros de la Fundación
entre diferentes sectores de la opinión pública, la comunidad y las contrapartes, fortaleciendo
nuestra imagen.
La comunicación, además, al difundir todas nuestras actividades desarrolladas y buenas
prácticas, propicia un mejor clima organizacional entre los compañeros del equipo base y las
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demás organizaciones sociales de base, que nos acompañan en el desarrollo de todos nuestros
proyectos.
Asimismo, la confianza de esos colaboradores en la organización se transmite a la relación con
otras instituciones tales como entidades gubernamentales, ONG, donantes, etc. Por esto, el área
de comunicación debe estar presente en los tres momentos; antes, durante y después, de todos los
proyectos que se desarrollen dentro de la Fundación A- Kasa.
Los colaboradores de A-kasa personifican la labor que la fundación llevándola a cabo en el
país. Por consiguiente, se hace necesario que todo el equipo comunique un mensaje claro
unificado que consolide la imagen de A-kasa como una organización sin ánimo de lucro, que
trabaja en pro de la inclusión de todas las personas en nuestra sociedad.
En la iniciativa de abordar el uso de un solo lenguaje, el Área de Comunicaciones ha
elaborado estos procesos que le facilitará a todo el equipo el manejo de un mismo mensaje y le
brindará información importante sobre las estrategias de comunicación efectiva a nivel interno y
externo.
El papel del área de comunicaciones en la fundación
El área de comunicación debe ser el soporte de las demás áreas de la organización, difundir y
dar a conocer toda la misión y proyectos desarrollados es la tarea fundamental de dicho
departamento, en este sentido las diferentes formas de divulgación; medios de comunicación,
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redes sociales, pagina web, etc., se convierten en el puente para que todos los públicos objetivos
y actores externos tengan información y una retroalimentación clara de todos los procesos
adelantados dentro de Fundación A-Kasa.
Para lograr los objetivos de visibilizar y dar a conocer toda nuestra misión cada uno de los
colaboradores de la fundación debe tener en cuenta:
● Las piezas de comunicación de la organización deben contar con la aprobación del Área
de Comunicaciones antes de su producción y divulgación.
● Durante el trabajo con las Organizaciones Sociales de Base, es necesario asegurarnos de
generar la suficiente visibilidad, sin perder de vista nuestros objetivos y posición frente a
ellas.
● Es importante que cualquier texto, entrevista, o difusión desarrollada y llevada a la
opinión pública antes deba ser debidamente revisada por el área de comunicaciones para
asegurarnos que el nombre de la organización está siendo utilizado de manera correcta.
Comunicación externa
Esta es la manera más adecuada de divulgar y dar a conocer todos los procesos y proyectos
adelantados por la organización y en general todo el trabajo que se realiza, este nodo de la
comunicación no solo es responsabilidad del área de comunicaciones, también es deber de todos
colaboradores que se encuentran vinculados a los diferentes procesos de la fundación, puesto que
a través de su forma de actuar en público, envía mensajes, favorables o desfavorables, que
inciden en la imagen de la organización. En resumen, todos sus miembros son responsables, con
sus actitudes, de la reputación de A-kasa.
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Portavoz
El portavoz o vocero principal de la fundación es el representante legal; directo (a), o la
persona que él asigne, de este modo es la única persona que puede hablar de temas sensibles de la
Fundación, frente a medios de comunicación, organizaciones o la sociedad civil.
Cuando un medio de comunicación solicita información
● Mantenga siempre una actitud amable, segura y tranquila, no ceda frente a la presión
ejercida por el periodista o medio.
● Evite emitir su punto de vista u opinión personal frente a los diversos temas desarrollados
en una entrevista, todo lo dicho está sensible a la interpretación del periodista y el medio.
● Tenga presente que todo lo dicho puede ser usado por el periodista o medio de
comunicación como material para la elaboración de cualquier pieza periodística.
● Si un medio de comunicación solicita información relacionada con las actividades o
temáticas de la organización, se debe realizar un acompañamiento permanente desde el
Área de Comunicaciones, quien se encargará de buscar la mejor fuente de información y
la manera de suministrar.
● Los temas sensibles de la organización son competencia exclusiva del representante o de
quien es asignado por este.
● Nunca mentir.
● Jamás responder: “sin comentarios”.
● No improvisar, no especular ni adivinar.
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● No tratar de hacer que un comentario se considere extra oficial después de hacerlo.
● No dar noticias ni hacer anuncios sin preparar un mecanismo de divulgación con el Área
de Comunicaciones.
Conferencias y espacios académicos
Si se es conferencista o ponente en cualquier evento, tenga en cuenta las recomendaciones del
ítem anterior.
La imagen de la fundación es un deber de todos
La imagen de Fundación A-kasa está todo el tiempo en manos de nuestro equipo de
colaboradores, para lograr tener una imagen favorable en todo momento es importante:
● Representar el deber ser de la Fundación frente a todos nuestros receptores
(organizaciones de base, entes gubernamentales, sociedad civil, medios de comunicación
etc.) durante el desempeño de nuestras actividades se están representando los intereses de
Fundación A-kasa y no nuestras convicciones personales.
● actuar acorde a los valores de la fundación y al estar en terreno portar prendas de vestir
oficiales con el logo tales como chalecos, gorras, entre otros artículos.
● Mantener al tanto al área de comunicaciones de todas las actividades y acciones que
desarrollan y que son de interés público, además de entregar insumos para la creación de
todo el contenido.
● Asegurarse que, en todos los eventos y apariciones públicas, la imagen corporativa sea
usada de manera adecuada y acorde a lo establecido en este protocolo.
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● Garantizar que los aliados estratégicos y las entidades que en algún momento sean
ejecutores de los proyectos de Fundación A-kasa, cumplan a cabalidad los estándares de
imagen corporativa.
● Asegurar que cualquier pieza de comunicación que se utilice esté previamente aprobada
por el Área de Comunicaciones.
Redes sociales
Los medios digitales son escenarios para socializar el trabajo realizado por la Fundación,
posicionar la marca y evidenciar sus conocimientos específicos. Las redes sociales son el
escenario para humanizar la marca. Definir y plasmar en cada post: ¿Quiénes son los amigos de
A-Kasa? ¿Cuáles son nuestras anécdotas? ¿Qué nos da miedo? ¿Qué nos indigna? ¿Qué amamos?
¿Qué nos apasiona? ¿Cuáles son nuestras contradicciones? ¿Cómo es nuestro lenguaje? ¿Cuáles
son nuestras palabras o frases que nos caracterizan? ¿Cuáles son nuestros colores favoritos,
olores, momentos, hobbies, música…?
● Generar Interacción.
● Menos palabras, más acciones: No escribir quién somos, misión, visión, etc. Con
fotografías y videos demostrarlo
● Menos institucionalidad, más emocionalidad
● Lenguaje claro, cercano
● Las redes sociales que manejará A-Kasa son Instagram, Facebook, Twitter y Youtube.
Instagram:
● Fotos en primeros planos
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● Mensajes cortos.
● Sonrisas y miradas expresivas
● Nombres reales, escenas, frases textuales (historias)
● Interacción (Ejemplo: Etiqueta a un amigo que: __________)
● Numerales universales: (Ejemplo #ParaCadaNiño)
Facebook:
● Videos de los integrantes de A-Kasa: (Ejm: Nuestra directora habla sobre _____).
● Invitaciones a Facebook Live. Invitación a hacer preguntas
● Fotos con mensajes emotivos, cortos.
● Datos sobre un tema y fotografía.
● Imágenes con preguntas y fotografía (Ejm: ¿Qué pequeñas acciones mejoran tu vida?)
● Mensajes cortos
● Enlace a blog con fotografía emotiva y frase de enganche.
● Red de información para informar y conectar la Fundación A-Kasa con líderes y
organizaciones afines o de interés.
● Permite llegar a unas audiencias segmentadas por medio de la participación en
conversaciones con etiquetas (hashtag).
● Permite construir relaciones colaborativas con otras fundaciones que pueden tener causas
comunes a la de A-Kasa.
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● Es un canal de comunicación bidireccional que permite tener una retroalimentación
constante de las acciones y noticias.
Youtube
● Los vídeos son un formato de contenido preferido por gran cantidad de la audiencia
online y es el segundo motor de búsqueda después de Google.
● En particular funciona muy bien para tutoriales y formación.
● Gran potencial para sensibilizar y dar a conocer la labor de A-Kasa.
● Se utiliza para el lanzamiento de campañas y con el objetivo de captar donativos.
● Poner un link directo a la página web.
● Utilizar imágenes llamativas relacionadas a los proyectos.
● Realizar presentaciones cortas (no más de 2 minutos) de los miembros de la fundación.
Esto ayuda a transmitir cercanía.
● Utilizar el canal para transmitir lo que haces día a día, el impacto obtenido y los logros
alcanzados.
● Imágenes más que palabras. Contar historias, utilizar la técnica del storytelling.
Comunicación interna
Por medio de la comunicación interna Fundación A-kasa pretende fortalecer la interacción entre
los colaboradores, tanto dentro de la sede principal como en territorio con el fin de generar una
cultura organizacional simple, dinámica y organizada.
Imagen corporativa
Este es un manual ya elaborado y de manera independiente
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Protocolo de logística
Es necesario que la organización identifique el tipo de evento que va a realizar, para cada uno
el desarrollo es diferente y puede o no ser más complejo.
Previo a cada evento se deben determinar las características del sitio al que se convocará, de
modo que las cotizaciones cumplan los requisitos. Ejemplo, el sitio debe ser accesible para
personas con movilidad reducida, ofrecer alimentación, estación de agua, café y aromática,
ayudas audiovisuales, etcétera.
Es muy importante que el o los talleristas narren el desarrollo del taller a la persona encargada
de la logística, así se podrán identificar detalles necesarios para el buen desarrollo del evento,
como salidas, momentos de esparcimiento, compartirles, entre otros.
Talleres
Se debe considerar que la que cantidad de asistentes incluyendo quienes dirigen el taller debe
oscilar entre 25 y 35 personas, para que se garantice el buen desarrollo
Etapas del evento:
Invitación:
Nombre del evento
Lugar, fecha y hora del evento
Carta y/o tarjeta de invitación
Listado de personas a invitar, con correos y números de teléfono
Confirmar participación
Preparación de materiales básicos para el desarrollo del taller:
Formato de asistencia y autorización de imágenes
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Formato acta
Lapiceros
Hojas tamaño carta
Marcadores permanentes (colores variados)
Marcadores borrables (colores variados)
Pos-it de colores
Papel periódico
Video Beam (opcional)
Cámara Fotográfica (opcional)
Cinta de enmascarar
Fichas bibliográficas (colores)
Pendón
Nota: De acuerdo con la actividad de los talleristas la lista de materiales tendrá variaciones.
1. Desarrollo del taller:
2.
En la medida de lo posible se debe tener un co-tallerista, es decir, alguien que esté atento a
todos los detalles logísticos y en cualquier momento pueda apoyar del desarrollo del taller.
Se debe tener una agenda detallando el tiempo de las actividades e incluyendo los espacios de
alimentación, de manera que se puedan mantener informados los participantes y los talleristas
puedan manejar el tiempo de sus actividades.
Se debe destinar un espacio para ubicar allí los materiales
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En caso de que se tenga incluido el refrigerio, se debe acordar con el proveedor que llegue con
los alimentos 15 minutos antes de la hora del break, para ubicarlo en donde se haya acordado
previamente con el tallerista.
Tomar registro fotográfico de cada momento del día.
Encuentros
Este se diferencia por la duración del trabajo. Puede ser de dos días hasta una semana.
1. Invitación:
Nombre del evento.
Lugar, fecha y hora del evento, duración, indicaciones de cómo llegar.
Carta y/o tarjeta de invitación.
Listado de personas a invitar, con correos y números de teléfono.
Confirmar participación.
*Se debe solicitar la restricción de alimentos y/o condiciones especiales, de manera que
se pueda garantizar la accesibilidad y el confort de todos los participantes.
* Se debe hacer la claridad si el encuentro no incluye el hospedaje, y enviar un listado
de hoteles cercanos al auditorio o salón de reuniones.
2. Preparación de materiales básicos para el desarrollo del taller:
Habladores con frase para cada mesa dentro del auditorio
102
Agenda del evento para cada participante
Separador (detalle personalizado)
Escarapelas
Formato de asistencia y autorización de imágenes
Formato acta
Evaluación del encuentro
Lapiceros
Hojas tamaño carta
Marcadores permanentes (colores variados)
Marcadores borrables (colores variados)
Pos-it de colores
Papel periódico
Video Beam (opcional)
Cámara Fotográfica (opcional)
Cinta de enmascarar
Fichas bibliográficas (colores)
Dulces para cada participante
Pendón
Nota: De acuerdo con la actividad de los talleristas la lista de materiales tendrá variaciones.
3. Desarrollo del encuentro:
Cuando el encuentro se desarrolla en un hotel:
En la habitación de cada uno de los invitados se deja:
El letrero de bienvenida
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La agenda del encuentro
Los dulces y/o suvenir.
Antes de que lleguen los participantes al salón, deben estar ubicados en las mesas de
manera general los habladores con la frase que acompaña el evento, adicionalmente en
cada puesto estarán los materiales que se hayan acordado incluyendo el separador
(detalle personalizado).
Siempre debe haber un encargado de la logística y materiales, debe tener todo el contexto del
desarrollo del encuentro en caso de que deba apoyar alguna actividad. Dentro del salón y cerca
del tallerista debe estar la mesa para los materiales de modo que él pueda tomar lo que necesite
sin perder la atención del público.
Esta persona se encargará de que la agenda se cumpla a cabalidad, el tipo de alimentación de
acuerdo a las restricciones de salud de los participantes y el presupuesto para el evento, atento a
los tiempos de las actividades, los momentos de alimentación, suplir las necesidades que surjan
ya sea de materiales, acuerdos con el hotel, hasta el cumplimiento de los términos de pago.
Tomar registro fotográfico de cada momento del día.
Siempre debe estar informado de las cambios o ajustes que tenga el programa para que pueda
acomodar todo el proceso logístico al nuevo desarrollo.
Si previamente se han acordado salidas turísticas, esto también debe estar incluido en la
agenda del coordinador logístico, para hacer los arreglos de transporte, visitas y alimento.
Cuando el encuentro no se desarrolla en un hotel:
104
La coordinación debe incluir todo lo anterior excepto el hospedaje; si además se excluye la
alimentación, debe informarse con antelación a los participantes.
Foros y eventos académicos
Usualmente tienen duración de un día. Para este tipo de eventos es necesario crear una
estrategia de comunicación, sea para recordación y participación del evento al público específico
que se invita sin costo, o al público en todos los canales de comunicación para que compre las
entradas
1. Si el evento tiene costo:
Nombre del evento
Línea gráfica
Lugar, fecha y hora del evento, duración, indicaciones de cómo llegar
Temática
Tarjeta de invitación, pieza gráfica.
Formulario de inscripción (en caso de no contratar una empresa de boletería)
Definir el valor y cuáles son las estrategias de venta, es decir, descuentos por preventa,
descuento por grupos, paquetes de venta. Todos estos valores deben hacer parte de las
piezas que se difundan del evento.
Definir canales para la compra de las entradas, como líneas telefónicas, empresas de
boletería, o transferencias electrónicas.
105
2. Preparación de materiales básicos para el evento:
Auditorio: con ayudas audiovisuales
Una persona encargada de la toma de fotos, videos, testimonios
Agenda del evento para cada participante – digital
Formato de asistencia y autorización de imágenes
Evaluación del encuentro – puede ser digital, se envía el enlace al celular o correo
electrónico
Lapiceros
Marcadores permanentes (colores variados)
Pos-it de colores
Papel periódico
Fichas bibliográficas (colores)
Cinta de enmascarar
Stickers de colores (si aplica)
Pendón
Tiquetes para el almuerzo y refrigerios (si aplica)
Nota: De acuerdo con el diseño del evento la lista de materiales tendrá variaciones.
3. Desarrollo del evento:
Para este caso, el maestro de ceremonia y el coordinador logístico deben estar en
conocimiento de toda la agenda y los pormenores de todo; el maestro de ceremonia guiará el
106
desarrollo del evento, dando paso a cada parte del programa y el coordinador deberá estar atento
con todo previamente ubicado.
Antes de que se de apertura al ingreso los distintivos, materiales, agenda, pendón y personal
deben estar en los puestos previamente asignados. Para esto es muy importante que cada persona
conozca su rol, el momento en el que interviene, la duración de su tarea y el producto que debe
entregar en caso que aplique.
El pendón debe estar ubicado en la entrada
Registro de participantes antes del ingreso (si aplica se debe contemplar los
computadores o formato físico)
Entrega de distintivos, materiales, agenda y tiquetes de alimentación.
La persona encargada de las presentaciones (pc) debe tenerlas con antelación al día del
evento y poder enviar las memorias a los asistentes.
El registro fotográfico y audiovisual debe tomarse desde los previos, y como mínimo
una persona debe estar encarga de hacerlo.
En caso de entregar un producto al final del evento se deben destinar al menos dos
personas para hacer la sistematización.
Una persona debe estar ubicada estratégicamente donde los panelistas lo vean para que
ayude a controlar el tiempo de las intervenciones.
Nota: El coordinador logístico debe estar en contacto todo el tiempo con el maestro de
ceremonias, para salvaguardar el desarrollo del evento en cualquier situación.
107
Tomar registro fotográfico de cada momento del día.
Siempre debe estar informado de las cambios o ajustes que tenga el programa para que pueda
acomodar todo el proceso logístico al nuevo desarrollo.
Si previamente se han acordado salidas turísticas, esto también debe estar incluido en la
agenda del coordinador logístico, para hacer los arreglos de transporte, visitas y alimento.
108
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Impacto del proyecto
El impacto de la guía metodológica se ira midiendo, presentando y reflejando de acuerdo a la
utilización de esta para la búsqueda de socios en el territorio, esta será utilizada en las
organizaciones de base con las que se pretende formar alianzas y el resultado saldrá de acuerdo a
las respuestas de las organizaciones, ya sea positiva o negativa., adicionalmente, se evaluará la
aceptación tanto por tanto de fundación A-kasa, como de los socios en los procesos relacionados
con el monitoreo de los proyectos.
Este insumo entregado se considera como una base para la construcción de técnicas e
instrumentos los cuales permiten ir mejorando los procesos con la rigurosidad que necesitan para
que las actividades a realizar sean exitosas, además que el uso de la guía permita que en el
trascurso del tiempo no se presentes más falencias de esta índole.
Esta guía está sujeta a modificaciones de acuerdo a los parámetros y lineamientos que se
vayan considerando necesarios para tener éxito en los procesos planteados anteriormente y esto
se ira evidenciando en el trascurso del manejo de la ruta de la guía metodológica. Debido a lo
expuesto y como se mencionaba anteriormente, el impacto de la guía se medirá posteriormente a
su entrega para que le den el respectivo manejo.
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Conclusiones:
Todos los procesos realizados dentro de una organización, necesitan ser planificados para que
los resultados sean los esperados y se eviten los reprocesos y falencias por parte de todos los
involucrados.
Realizar correctamente los procesos, le permite a la organización tener una mirada más
general de sus operaciones.
Al momento de realizar alianzas es vital conocer al socio, debido a que este va a representar el
nombre de la organización en el territorio y lo más importante, va a manejar recursos que son
destinados para un fin específico y que se les debe de dar el mejor manejo posible.
Para que los proyectos se realicen con éxito, se deben de ir monitoreando en el transcurso de
su ejecución y así poder ir evaluado y calificando su evolución para su respectiva sistematización.
La articulación de los procesos es esencial, ya que este permite que la comunicación entre las
partes sea más asertiva para evitar los mayores errores posibles.
Las organizaciones sociales deben tener muy presente que sus estructuras organizacionales
son una parte vital, ya que estés les permite conocer cuáles son los debidos procesos a realizar
permitiendo la mejora constante.
El equipo que conforma una organización debe de conocer todos los procesos que maneja la
entidad para que haya un trabajo conjunto y sinérgico, permitiendo que todos puedan responder
de una manera exitosa.
Se debe tener mucho cuidado a quien se le entrega la ejecución de un proyecto, porque de la
labor que este realice dependen variables importantes, como por ejemplo el manejo del recurso y
110
la atención debida a la población a impactar, por eso hay que tener lineamientos establecidos para
la búsqueda de los socios.
De estos procesos exitosos depende la obtención de recursos tanto para ejecutar el objeto
social de organización, como para la sostenibilidad de la misma.
Recomendaciones:
Para la elaboración de la guía, se contó con la contribución del equipo de trabajo, algunos no
conocían de fondo los procesos que la fundación estaba realizando con estos socios en el
territorio y para ellos fue un poco más complejo la contribución, pero de una u otra manera se les
debido de contextualizo en la problemática abordada.
Se recomienda que todos los colaboradores conozcan todos los procesos y proyectos que
maneja la organización, para que estos trabajen conjuntamente en la obtención del objetivo
principal que debe convertirse en objetivo común, el cual es el éxito de las labores que dirige y
maneja la fundación, ya que estos permiten la construcción de un tejido social, el reconocimiento
y el éxito de la misma.
111
Referencias.
-Alba, M. (2018). Articulación de procesos, flujos de información y conocimiento bajo
criterios de infoconocimiento y sostenibilidad en el reporte corporativo. Universidad Externado
de Colombia. Recuperado de Revistas Javeriana
https://revistas.javeriana.edu.co/index.php/cuacont/article/view/24305
-Albuquerque, F y Dimi, M. (2008). Guía de aprendizaje sobre integración productiva y
desarrollo económico territorial. Recuperado de http://www.bibliotecavirtualrs.com/wp-
content/uploads/2013/10/modulo1_redes_innovacion_competitividad.pdf
-Bettoni, A y Pousadela, I. (2015) Guía para el desarrollo de Alianzas colaborativas de la
Sociedad Civil. Centro Ecuatoriano de Derecho Ambiental. Recuperado de:
http://www.lasociedadcivil.org/wp-content/uploads/2015/06/2015M-CEDA-alianzas-
colaborativas.pdf
-Cámara de Comercio de Medellín. (2019). Entidades Sin Ánimo de Lucro: Asociaciones,
Fundaciones y Corporaciones. Medellín: Tragaluz Editores S.A.S. Recuperado de
https://www.camaramedellin.com.co/biblioteca/entidades-sin-animo-de-lucro-asociaciones-
fundaciones-y-corporaciones
-Cámara de Comercio de Medellín. (2019). Registro Único de Proponentes. Recuperado de
https://www.camaramedellin.com.co/Portals/0/servicios-registrales/registro-
proponentes/documentos/Memorias-Registro%20%C3%9Anico%20de%20Proponentes.pdf
-Campy, T y Gomes, E. (s.f). Técnicas e instrumentos cualitativos de recogida de datos.
Recuperado de
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