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Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco de Precios de Material de Intendencia

Tabla de Contenido

I. Información del Acuerdo Marco de Precios ........................................................................................ 3

A. Información general del Acuerdo Marco de Precios ......................................................................... 3

II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ........................................ 5

A. Usuario Comprador ........................................................................................................................... 6

B. Usuario Ordenador del Gasto ............................................................................................................ 6

III. Búsqueda del servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ................................................ 7

IV. Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el Catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ....................................................................... 8

V. Solicitud de Cotización .......................................................................................................................... 9

A. Diligenciamiento del formato de Solicitud de Cotización del Acuerdo Marco de Precios ................. 9

Paso 1. Descarga del formato ................................................................................................................ 9

Paso 2. Fechas estimadas y sedes de entrega de los Productos .......................................................... 9

Paso 3. Artículos de la solicitud de cotización ...................................................................................... 10

Paso 4. Gravámenes Adicionales ......................................................................................................... 11

Paso 5. Generar el resumen de la solicitud de cotización y CSV ........................................................ 11

B. Creación de la Solicitud de Cotización en la Tienda Virtual ............................................................ 12

C. Mensajes ......................................................................................................................................... 17

D. Finalizar evento de Cotización ........................................................................................................ 18

E. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores ............................................................................. 18

F. Aclaraciones durante el proceso de Cotización .............................................................................. 19

G. Selección del Proveedor .................................................................................................................. 20

VI. Solicitud de compra ............................................................................................................................. 21

A. Dirección de entrega de los bienes o servicios ............................................................................... 23

B. Archivos anexos .............................................................................................................................. 23

C. Estudios y documentos previos ....................................................................................................... 24

D. Fecha de vencimiento...................................................................................................................... 24

E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra ................................................................................ 24

F. Gravámenes adicionales ................................................................................................................. 24

G. Artículos del carro ............................................................................................................................ 25

H. Presupuesto que soporta la adquisición de Material de Intendencia .............................................. 25

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I. Cadena de aprobación y comentarios ............................................................................................. 26

VII. Orden de Compra .............................................................................................................................. 27

A. Aprobación solicitud de compra ...................................................................................................... 27

B. Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra .................................................................... 28

C. Documentos del Proceso ................................................................................................................ 31

D. Registro presupuestal ...................................................................................................................... 31

VIII. Facturación y Pago............................................................................................................................ 32

IX. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra ............................................ 33

X. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra................................................................... 33

XI. Liquidación y cierre de la Orden de Compra ..................................................................................... 34

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I. Información del Acuerdo Marco de Precios

La presente guía busca ayudar a las Entidades Estatales en el proceso de adquisición de Material de Intendencia a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La adquisición de bienes y servicios al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de Cotización cuando en la Operación Secundaria hay lugar a Cotización o con la Orden de Compra cuando no hay lugar a Cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco de Precios, los manuales, ver los videos, utilizar los simuladores disponibles y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de Cotización y órdenes de compra excepcionalmente. Antes de adelantar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el Proceso de Contratación y colocar de una Orden de Compra, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular, en el siguiente link encontrará el Acuerdo Marco de Precios de Material de Intendencia: ver acuerdo Marco. En el siguiente link encontrará el minisitio del Acuerdo Marco de Precios de Material de Intendencia: http://www.colombiacompra.gov.co/lista-de-acuerdos-marco#material-de-intendencia

Para el uso de la Tienda Virtual Colombiana se recomienda usar Chrome como explorador de Internet.

A. Información general del Acuerdo Marco de Precios

(i) Número de Proceso: LP-AMP-056-2015, Acuerdo marco de Precios de Material de Intendencia.

(ii) Objeto: establecer (i) las condiciones en las cuales los Proveedores venden Material de Intendencia al

amparo del Acuerdo Marco de Precios; (ii) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Acuerdo Marco de Precios; y (iii) las condiciones para el pago del Material de Intendencia por parte de las Entidades Compradoras.

(iii) Alcance: los Proveedores se obligan a entregar a las Entidades Compradoras el Material de Intendencia de acuerdo con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones y de acuerdo con la Oferta presentada a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública LP-AMP-056-2015.

(iv) Vigencia del Acuerdo Marco de Precios: 23 de diciembre de 2017 (ver cláusula 16 del Acuerdo Marco).

(v) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: 23 de julio de 2018. (vi) Tiempo de Cotización: los Proveedores tienen cinco (5) días hábiles para dar respuesta a la Solicitud

de Cotización. (vii) Criterios de Selección: la Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que ofrezca el menor

precio por el Producto en su Cotización.

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(viii) Precio del Material de Intendencia: el precio máximo en la Operación Secundaria es el ofrecido por el Proveedor en el Catálogo. El Proveedor debe indicar en la cotización el valor de cada uno de los Productos incluyendo el IVA cuando aplique. Si la Entidad Compradora ha informado sobre algún gravamen adicional, el Proveedor debe indicar también el valor de los gravámenes adicionales aplicables (ver cláusula 10 Acuerdo Marco).

(ix) Plazos de entrega y reunión de coordinación: los plazos de entrega de los Productos son los

señalados en la Tabla 1. Una vez generada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe convocar a una reunión de coordinación con el Proveedor y establecer un cronograma. Dicho cronograma debe contener: (i) la fecha definitiva de entrega de los Productos; las fechas de entrega parciales si la Entidad Compradora lo requiere; (ii) las fechas de las visitas de seguimiento para verificación de materia prima, si la Entidad Compradora lo requiere; (iii) las fechas de las visitas de seguimiento de elaboración de los Productos; y (iv) la definición del avance en la elaboración del Producto en cada una de las visitas de seguimiento.

Tabla 1. Tiempo máximo del Proveedor para la entrega del Material de Intendencia

Producto No. de unidades por Producto Plazo máximo de entrega

(días calendario)

Bota de combate y chaqueta de campaña

De 1 a 10.000 90

De 10.001 a 50.000 120

De 50.001 a 100.000 180

De 100.001 a 200.000 210

Más de 200.000 240

Los demás Productos

De 1 a 10.000 75

De 10.001 a 50.000 90

De 50.0001 a 100.000 150

De 100.001 a 200.000 180

Más de 200.000 210

Fuente. Acuerdos Marco de Precios de Material de intendencia

Si la Entidad Compradora programa la reunión de coordinación dentro de los primeros siete (7) días calendario siguientes a la generación de la Orden de Compra, el plazo máximo para la entrega de los productos empieza a contar a partir del día hábil siguiente al momento en que se genera la Orden de Compra. Si la Entidad Compradora no programa la reunión de coordinación dentro del plazo antes establecido, el plazo máximo para la entrega del Material de Intendencia empieza a contar a partir del día hábil siguiente al día en que es realizada la reunión de coordinación.

(x) Facturación y pago: el Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora al momento de

entrega de la totalidad del Material de Intendencia, incluyendo en esta el IVA y los gravámenes (estampillas) aplicables, previa aprobación por el supervisor o interventor de la Orden de Compra. Cuando el Proveedor y la Entidad Compradora acuerden entregas parciales, el Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora una vez el Proveedor haya hecho entrega de la entrega parcial según el porcentaje entregado del Producto definido en la reunión de coordinación, previa aprobación por el supervisor o interventor de la Orden de Compra, incluyendo en esta el IVA y los gravámenes (estampillas) aplicables.

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El retraso en los tiempos de entrega establecidos en el cronograma genera descuentos a favor de la Entidad Compradora en la factura correspondiente a la entrega donde se presentó el retraso. El valor de los descuentos será del 1% por cada siete (7) días calendario de retraso en la entrega. El Proveedor debe publicar copia de las facturas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano máximo dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de generación de la factura.

(xi) Terminación anticipada de la Orden de Compra: el Proveedor con la firma del Acuerdo Marco de Precios, presta de forma anticipada su consentimiento para la terminación de mutuo acuerdo de la Orden de Compra en la que se presente un atraso respecto del avance señalado en el cronograma en más de una (1) visita de seguimiento; o en más de una (1) entrega parcial.

II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano

La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdos-marco/solicitud, recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

El Acuerdo Marco de Precios de Material de Intendencia tiene dos roles de usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano:

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A. Usuario Comprador

B. Usuario Ordenador del Gasto

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, el usuario de la Entidad Compradora recibirá un correo electrónico con la información de su cuenta.

El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

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Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente do_not_reply@colombiacompra.coupahost.com. Un usuario ya registrado debe ingresar a www.colombiacompra.gov.co/AMP y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión.

III. Búsqueda del servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Para encontrar el servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda

Intendencia y luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Acuerdos Marco de Precios y entrar a Material de Intendencia

El resultado de la búsqueda muestra el artículo del Catálogo para la adquisición de Material de Intendencia en el Acuerdo Marco de Precios.

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La solicitud de cotización se genera a partir de una plantilla de cotización, la cual es única para cada Producto. Para identificar el número de la plantilla la Entidad Compradora debe ir al cuadro en “Información adicional” y buscar el Producto, el número de la plantilla que se encuentra en la primera columna de la tabla.

IV. Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el Catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano

En el siguiente enlace la Entidad Compradora puede consultar el Acuerdo Marco de Precios correspondiente, las especificaciones técnicas, los criterios de selección del Proveedor y la información detallada del Catálogo del Acuerdo Marco de Precio. http://www.colombiacompra.gov.co/lista-de-acuerdos-marco#material-de-intendencia

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V. Solicitud de Cotización

La Entidad Compradora antes de crear una Solicitud de Cotización debe definir los requerimientos técnicos de la compra y diligenciar el formato de Solicitud de Cotización del AMP que puede ser descargado aquí.

A. Diligenciamiento del formato de Solicitud de Cotización del Acuerdo Marco de Precios

El formato de Solicitud de Cotización es el formato en Excel que deben diligenciar las Entidades Compradoras y enviar a los Proveedores para Cotizar el Material de Intendneica a traves de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El formato de Solicitud de Cotización determina la mejor Oferta total de todos los Proveedores. El Usuario Comprador debe tener en cuenta lo siguiente al momento de diligenciar el formato de Solicitud de Cotización:

i. Cantidades requeridas de los Productos ii. Colores, tallas, materiales, entre otros, de los Productos. Lo anterior, con base en las fichas técnicas

definidas en el Acuerdo Marco de Precios. iii. Sedes de la Entidad compradora para la entrega de los Productos. iv. Fechas de entrega, parciales o totales, teniendo en cuenta los tiempos mínimos de entrega definidos

el Acuerdo Marco de Precios. v. Gravámenes adicionales (estampillas).

Paso 1. Descarga del formato

Para el diligenciamiento del formato de Solicitud de Cotización la Entidad Compradora debe descárgalo aquí. Al abrirlo debe hacer clic en “habilitar edición” y “habilitar contenido”, y guardar el archivo. Posteriormente, debe ingresar la información de la Entidad Compradora en los campos de color gris claro:

Paso 2. Fechas estimadas y sedes de entrega de los Productos

La fecha de entrega es la estimada para recibir los Productos en las sedes de la Entidad Compradora. Este debe ser acorde a los tiempos de entrega definidos en el Acuerdo Marco de Precios. La Entidad debe escribir el número de entregas que requiere en “Número de entregas” y hacer clic en “Agregar filas”. Para cada una de las fechas de entrega estimadas la Entidad Compradora debe diligenciar la información del lugar de entrega y la cantidad estimada a entregar.

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El Acuerdo Marco de Precios tiene entregas en todo el país.

Paso 3. Artículos de la solicitud de cotización

La Entidad Compradora debe seleccionar el Producto que desea adquirir. La Entidad Compradora debe crear un evento de cotización diferente por cada Producto de la lista. No obstante, la Entidad Compradora puede adquirir en un mismo evento de cotización los siguientes Productos: (i) cantimplora, jarro para cantimplora y portacantimplora; y (ii) morral de campaña y parrilla metálica para morral de campaña. El formato despliega automáticamente una lista con las características de cada uno de los Productos. La entidad Compradora debe diligenciar cada una de estas características de acuerdo a su necesidad y especificar la cantidad requerida en cada una. Con el botón de “Agregar filas” la Entidad Compradora puede generar las filas que sean necesarias.

Posteriormente, la Entidad Compradora debe definir si aplica o no la GTMD-0004-A2 para la verificación del cumplimiento de las especificaciones. Es importante tener en cuenta que si la Entidad Compradora selecciona la opción “No”, el Proveedor no está obligado a entregar certificados de conformidad ni otras pruebas de laboratorio del Producto. Respecto al plan de muestreo, la Entidad Compradora debe señalar si aplica el indicado en la especificación técnica del Producto (NTMD o FT), o se debe definir un nuevo plan de muestreo y anexarlo al evento de cotización con la Solicitud de Cotización. Por ejemplo, cuando el número de unidades es muy pequeño. Finalmente, en lo referente al empaque y al rotulado, la Entidad Compradora debe señalar si aplica el indicado en la NTMD o FT, o si por el contrario define uno nuevo. En caso de requerir uno diferente debe anexarlo al evento de cotización con la Solicitud de Cotización.

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Paso 4. Gravámenes Adicionales

Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional (estampillas), la Entidad Compradora debe especificarlo en el campo “Gravámenes adicionales” en el simulador. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la Solicitud de Cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la Solicitud de Cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios.

Paso 5. Generar el resumen de la solicitud de cotización y CSV

Cuando la Entidad compradora termine de diligenciar la hoja “SolCotización” y verificar que la información es correcta, debe dar clic al final en el botón “Simular”. Eso la lleva a la hoja “ResumenCotización” donde se ve el resumen de la solicitud de cotización.

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Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia, el valor definitivo sólo lo podrá conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los Proveedores. Una vez la Entidad Compradora verifica que la información allí contenida es correcta debe dar clic en “Generar CSV”. Con esta función, Excel genera un archivo plano o archivo CSV que guardará en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la Entidad Compradora ha venido trabajando. Excel emite un aviso indicado que generó el documento y su ruta de acceso.

B. Creación de la Solicitud de Cotización en la Tienda Virtual

El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, entrar a Cotización y seleccionar crear un evento.

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En la columna “Crear a partir de una plantilla”, la Entidad Compradora debe buscar en el campo “Encontrar una plantilla” el número de plantilla identificado para el Producto que requiere cotizar, según lo encontrado en la sección III. Luego debe elegir “Crear”. Ejemplo: escribir “14470” para encontrar la plantilla de Camisetas, seleccionarla y hacer clic en “crear”.

Al crear la Solicitud de Cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.

En la solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos, los demás están predefinidos y no deben ser modificados:

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(a) Nombre y logo: completar el “Nombre del Evento” con el nombre de la Entidad y cargar su logo en el campo “Logo de la Entidad”.

(b) Socios de negocios: es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales de la Entidad Compradora. Estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.

(c) Plazo del evento: el Acuerdo Marco establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo de cinco (5) días calendario para cotizar los Productos, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su publicación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La hora de finalización del evento debe ser las 11:59 p.m. del último día del evento.

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(d) Anexos: la Entidad Compradora debe dar clic en el icono “Agregar a adjunto” y en “Datos adjuntos” adjuntar el formato de solicitud de cotización diligenciado en Excel de la sección V.A. Aquí, la Entidad Compradora también debe anexar la información sobre el plan de muestreo, empaque y rotulado cuando este sea diferente al señalado en las especificaciones técnicas del Producto.

(e) Artículos y lotes: la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los componentes o “ítems” de los productos que requiere utilizando el archivo CSV que generó a partir del formato de solicitud de cotización en la sección V.A. el el Paso 5.

Para realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el icono “Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”.

Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana:

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En el ícono “Choose file” la Entidad debe seleccionar el archivo CSV generado en el Paso 5. de la sección V.A. y luego hacer clic en ícono “Comenzar carga”. La plataforma despliega una ventana, en la cual la Entidad debe hacer clic en el ícono “Finalizar carga”.

Una vez la plataforma termina de cargar el archivo, lo cual puede tardar unos minutos, aparecerá una ventana que indica que el archivo se cargó correctamente. La Entidad Compradora debe hacer clic en el icono “Listo”.

Los ítems del formato de cotización deben aparecer en la plantilla de cotización. Es necesario que la Entidad Compradora verifique que los productos, las cantidades y los demás servicios corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización.

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(f) Enviar el evento de producción: al hacer clic en este ícono la Entidad Compradora envía la solicitud de cotización a todos los Proveedores del Segmento y Región correspondiente.

C. Mensajes

Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los proveedores acerca de la Solicitud de Cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del evento de Cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de Cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.

Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de Cotización, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de Cotización una vez el evento haya concluido.

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D. Finalizar evento de Cotización

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el acuerdo marco, solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado Cotización, y (ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores a través de la Tienda Virtual,

solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores.

Una vez finalizado el evento de Cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas. Recuerde que una vez finalizado el proceso de Cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios hasta la adjudicación del mismo.

E. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores

Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o a través de la Tienda Virtual del Estado en el menú superior en la pestaña de “Cotización”. Debe hacer clic en la Solicitud de Cotización correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el nombre de cada respuesta para ver el valor total de la Cotización y sus archivos adjuntos. Adicionalmente, el usuario puede “Exportar todas las respuestas” para generar un archivo en Excel con las mismas.

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La Entidad Compradora debe verificar que el Proveedor cotizó un precio menor o igual al publicado en el Catálogo. F. Aclaraciones durante el proceso de Cotización

El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las Solicitudes de Cotización de forma responsable y diligente. Para ajustar la Solicitud de Cotización cuando han cometido errores, la Entidad Estatal debe enviar un mensaje a los Proveedores. El mensaje debe indicar el error incluido en la Solicitud de Cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su Cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de Solicitud de Cotización corregido.

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La Entidad Compradora puede consultar el correo de los Proveedores en el evento de Cotización:

En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los Proveedores y a Colombia Compra Eficiente de las justificaciones de esta acción. Después de revisadas las cotizaciones de los Proveedores, la Entidad Compradora establece cuál es la del menor valor, y en caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al Proveedor o Proveedores. Por ejemplo, cuando la Cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar. Cuando el Proveedor no responde la aclaración, la Entidad Estatal no debe tener en consideración esa Cotización para la colocación de la Orden de Compra, y pasar a colocarla con la siguiente Cotización que tenga el menor precio. Es importante tener en cuenta que la Entidad Compradora puede solicitar aclaraciones sobre la Cotización pero no puede modificar las condiciones de la Solicitud de Cotización. En consecuencia, para cambiar las condiciones debe cancelar el evento e iniciar de nuevo el evento de Cotización. Para cancelar el evento, la Entidad Compradora debe notificar por medio físico o electrónico la cancelación a todos los Proveedores que hacen parte del evento.

G. Selección del Proveedor

La Entidad Compradora debe elegir la Cotización que ofrezca el Material de Intendencia con todas las características solicitadas y que haya ofrecido el menor precio en la Solicitud de Cotización. Posteriormente la Entidad Compradora debe agregar la Cotización al “Carrito” haciendo clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor elegido, luego en “Seleccionar”.

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Posteriormente, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.

VI. Solicitud de compra

La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha seleccionado la Cotización ganadora, debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes al del Acuerdo Marco de Precios de Material de Intendencia. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) en artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación.

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A. Dirección de entrega de los bienes o servicios

La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa

, en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega.

Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”.

B. Archivos anexos

La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los siguientes archivos:

(i) Formato de Cotización enviado por el Proveedor seleccionado con la oferta ganadora. (ii) Copia del CDP (s) y si la Orden de Compra es por más de una vigencia copia de la autorización

de Vigencia Futura. (iii) La Entidad Compradora puede incluir otros archivos adicionales con información del proceso si

lo considera conveniente.

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C. Estudios y documentos previos

Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente:

(i) El Manual de Acuerdos Marco1 establece que la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios.

(ii) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta.

(iii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta2.

La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios correspondiente. D. Fecha de vencimiento

Debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es la fecha en la cual fe finaliza la entrega de los Productos. Esta fecha de vencimiento no puede ser superior al 21 junio de 2018. E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra

Indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. F. Gravámenes adicionales

Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. Esta información también debe estar incluida en la Solicitud de Cotización (artículos) y en el formato de Solicitud de Cotización (archivo en Excel) adjunto. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la Solicitud de Cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la Solicitud de Cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios.

1 Ver Manual http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140116manualampoperacionsecundaria.pdf . 2 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el

Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales.

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Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la Solicitud de Cotización y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. G. Artículos del carro

En la sección “Artículos del carro” encuentra los artículos del Proveedor seleccionado, el Proveedor y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado(s) lo(s) artículo(s) al Carrito.

Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el

cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, realizar los cambios y guardarlos.

H. Presupuesto que soporta la adquisición de Material de Intendencia

En la solicitud de compra creada, en la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP que soporta la adquisición del Material de Intendencia. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa

en la línea de cada bien o servicio, y elegir los CDPs o vigencias futuras correspondientes, los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados para realizar la contratación.

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Si no encuentra el CDP debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades Compradoras que no hagan parte del SIIF, el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora.

Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP a un producto o servicio, debe hacer clic en el

ícono de las flechas , elegir los CDP correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP deben sumar el 100% del valor a adquirir del bien o servicio.

Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos:

Valor total de la solicitud de compra

Número del CDP/VF

Archivos adjuntos

I. Cadena de aprobación y comentarios

Finalmente, en “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los Proveedores. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente.

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El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede:

- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.

- Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto.

VII. Orden de Compra

El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra.

A. Aprobación solicitud de compra

El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.

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El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al Proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”.

B. Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra

Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica el CDP registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al Proveedor. Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder en SIIF a expedir el Registro Presupuestal correspondiente.

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Si la Entidad Compradora no hace parte del SIIF, después de la aprobación de la solicitud de compra, el sistema envía la Orden de Compra al Proveedor y genera un mensaje en la pantalla indicando el número de la Orden de Compra. Para consultar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar en el menú superior en la pestaña “Órdenes”, el sistema le mostrará todas las Órdenes de Compra de la Entidad.

Para ingresar a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el número de la Orden de Compra.

Al ingresar a la información Orden de Compra la Entidad Compradora encontrará:

(i) Fecha de generación del Orden de Compra

(ii) Un link a la solicitud de compra

(iii) La información diligenciada por la Entidad en la solicitud de compra.

(iv) La información del Proveedor y haciendo clic en el nombre del Proveedor el sistema le mostrará la

información del Proveedor: información de contacto, información bancaria, información tributaria,

actividad económica.

(v) Artículos.

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Para ver la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón que se encuentra al final de la información de la Orden de Compra “Vista de impresión del Proveedor” y el sistema le mostrará la Orden de Compra con el logo de la Entidad. La Entidad puede imprimir la Orden de Compra o enviarla por correo.

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C. Documentos del Proceso

El Manual de Acuerdos Marco establece los Documentos del Proceso (ver Manual).

D. Registro presupuestal

Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras que usan SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaria, régimen tributario y actividad económica e información de contacto.

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Para modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra ver sección X. Para la liquidación y cierre de la Orden de Compra ver sección XI.

VIII. Facturación y Pago

El Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora al momento de entrega de la totalidad del Material de Intendencia, incluyendo en esta el IVA y los gravámenes (estampillas) aplicables, previa aprobación por el supervisor o interventor de la Orden de Compra. Cuando el Proveedor y la Entidad Compradora acuerden entregas parciales, el Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora una vez el Proveedor haya hecho entrega de la entrega parcial según el porcentaje entregado del Producto definido en la reunión de coordinación, previa aprobación por el supervisor o interventor de la Orden de Compra, incluyendo en esta el IVA y los gravámenes (estampillas) aplicables. Las Entidades Compradoras deben aprobar y pagar las facturas dentro de los 30 días calendario, siguientes a la fecha de presentación de la factura. Si la factura no cumple con la normativa aplicable o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el término de 30 días empezará a contar a partir de la presentación de la nueva factura. El Proveedor debe igualmente remitir a la Entidad Compradora los soportes que certifiquen que está al día con sus obligaciones del sistema de seguridad social integral. El Proveedor debe cumplir con las obligaciones derivadas de la Orden de Compra mientras el pago es formalizado. El retraso en los tiempos de entrega establecidos en el cronograma genera descuentos a favor de la Entidad Compradora en la factura correspondiente a la entrega donde se presentó el retraso. El valor de los descuentos será del 1% por cada siete (7) días calendario de retraso en la entrega. El Proveedor debe publicar copia de las facturas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano máximo dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de generación de la factura. La Entidad Compradora puede consultar sus facturas en la Tienda Virtual.

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La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del Proveedor en “Proveedores”, en el menú superior.

IX. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra

Los documentos publicados en las Órdenes de Compra de la Tienda Virtual del Estado Colombiano pueden ser vistos por los usuarios registrados de las Entidades Compradoras y Proveedores. Si las Entidades Compradoras requieren hacer la publicación de documentos de carácter público para asociarlos a las Órdenes de Compra deben seguir los siguientes pasos:

(i) Solicite el link de acceso al formulario de envío (haciendo clic aquí) para ello debe diligenciar la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario.

(ii) Envíe los documentos para publicación ingresando al link que aparece en el correo electrónico y diligenciando los datos de la Orden de Compra y adjuntando los documentos.

(iii) Una vez aprobada la solicitud se le notificará al correo electrónico la publicación de los documentos

los cuales pueden ser consultados (haciendo clic aquí)

X. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra

Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra, acordar la terminación anticipada o aclarar datos de la Orden de Compra. Para el efecto, antes de la fecha de vencimiento de la Orden de Compra la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y seguir los siguientes pasos para publicar el cambio:

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(i) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra

(haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este

documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y en los casos en que se requiera el

Proveedor. La modificación, aclaración o cancelación de la Orden de Compra se entiende realizada

cuando las partes la firman.

(ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar el

nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le

llegará el acceso al correo electrónico del usuario.

(iii) Publique el cambio de la Orden de Compra ingresando al link que aparece en el correo electrónico.

Diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados.

Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar el cambio.

XI. Liquidación y cierre de la Orden de Compra

Para publicar el documento de liquidación la Entidad Compradora debe seguir los siguientes pasos:

(i) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra

(haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este

documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y el Proveedor. La liquidación se

entiende realizada cuando las dos partes la firman. Si las dos partes han firmado un documento

diferente donde se liquide la Orden de Compra el formato de modificación, aclaración, cancelación o

liquidación lo puede firmar únicamente el ordenador del gasto.

(ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar

nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le

llegará el acceso al correo electrónico del usuario.

(iii) Publique la liquidación ingresando al link que aparece en el correo electrónico, diligencie los datos de

la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados.

Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar la liquidación como uno de los documentos de la Orden de Compra. Una vez publicado el documento de liquidación Colombia Compra Eficiente le notificará el resultado y

posteriormente la Entidad Compradora debe cerrar la Orden de Compra. Para ello la Entidad Compradora

debe ingresar a “Órdenes” en el menú superior de la TVEC.

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Bajo la columna “Acciones”, debe hacer clic en el ícono de ”Cerrar orden de compra”. El sistema genera

un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra. Recuerde que previamente debe aprobar todas

las facturas pendientes si a ello hubiere lugar.